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Consultation Prestataire technique audiovisuel

Date limite et heure limite de réception des réponses : le lundi 03 novembre 2014 à 12 heures

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CNOSF 1 avenue Pierre de Coubertin

75640 PARIS Cedex 13 __________________________________________________________________________________

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Contexte Le CNOSF est une association reconnue d’utilité publique qui représente le mouvement sportif sur le territoire français et regroupe les fédérations sportives, dont le siège est situé à la Maison du Sport Français. La Maison du Sport Français est amenée à accueillir des évènements du CNOSF et de ses partenaires, des différents acteurs du mouvement sportif et de la famille du sport au sens large, ainsi que d’autres organisateurs, qui louent ses espaces au CNOSF. Dans ce cadre, les organisateurs d’évènements au sein de la Maison du Sport Français bénéficient du parc de matériel audiovisuel du CNOSF et ont recours à des prestations techniques audiovisuelles. Par ailleurs, les manifestations organisées au sein de la Maison du Sport Français par le CNOSF et les différents organisateurs d’événements, nécessitent occasionnellement le recours à la mise en place de matériel audiovisuel complémentaire à celui déjà présent au sein de la Maison du Sport Français. L’entretien régulier de ce matériel au sein de CNOSF nécessite également le recours à des prestations de maintenance afin d’en garantir le bon entretien.

1. Objet de la consultation

La présente consultation a pour objet la désignation d’un prestataire chargé de la réalisation des prestations de services suivantes au sein de la Maison du Sport Français :

- réalisation de prestations techniques audiovisuelles ; - installation de matériel audiovisuel complémentaire ; - maintenance du matériel audiovisuel présent.

2. Destinataires des prestations – Lieu d’exécution

Les prestations de services assurées par le prestataire retenu sont destinées au CNOSF ainsi qu’à toute entité organisant une manifestation au sein de la Maison du Sport Français, au 1 avenue Pierre de Coubertin, 75013 Paris.

3. Durée du contrat

Le prestataire retenu débutera sa prestation à compter du 1er décembre 2014 pour une période de 3 ans. Le contrat n’est pas renouvelable par tacite reconduction.

4. Exclusivité

Les missions définies à l’article 5 de la présente consultation sont confiées au prestataire à titre exclusif. Il en résulte que le CNOSF veillera à ce que les organisateurs de manifestation au sein de la Maison du Sport Français respectent cette exclusivité.

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Néanmoins, dans les cas où le prestataire retenu, averti dans un délai raisonnable, serait dans l’impossibilité d’exercer une prestation dans les conditions des présentes, le CNOSF et les organisateurs d’une manifestation au sein de la Maison du Sport Français conservent la possibilité de recourir librement à un autre prestataire audiovisuel de leur choix, sans que cette possibilité puisse faire l’objet d’une quelconque indemnité au prestataire.

5. Missions du prestataire

5.1 Prestations techniques audiovisuelles Le prestataire assurera, sur demande, les prestations techniques audiovisuelles au sein de la Maison du Sport Français, et notamment :

- La gestion de la régie son (gestion des microphones HF, diffusion sonore dans les espaces, micros, enceintes, console de mixage, interprétation simultanée) ;

- L’enregistrement audio et vidéo (CD ou clé USB) ; - La projection informatique et vidéo ; - La régie lumière et exploitation de l’éclairage (projecteurs traditionnels et automatiques) ; - L’apport du matériel approprié ; - La gestion et la mise en œuvre des équipements (installation, implantation, câblage) ; - La captation vidéo ; - La gestion des patchs audio et vidéo ; - Le contrôle de la qualité des images, des sons et des installations.

Pour la réalisation de ces prestations, le prestataire mettra à la disposition du CNOSF ou des organisateurs de manifestations des techniciens maitrisant les moyens techniques audiovisuels. Toute demande du CNOSF ou d’un organisateur fera préalablement l’objet d’un devis du prestataire qui devra être confirmé via bon de commande par le CNOSF ou l’organisateur de la manifestation. 5.2 Location et installation temporaire du matériel audiovisuel complémentaire au sein de la Maison du Sport Français A la demande du CNOSF ou d’un organisateur de manifestation au sein de la Maison du Sport Français, le prestataire assurera la location et l’installation de tout matériel audiovisuel complémentaire, et notamment ceux visés en annexe 2, sans que celle-ci soit limitative, nécessaire à l’organisation de l’évènement concerné, pour la durée de celui-ci. Toute demande du CNOSF ou d’un organisateur fera préalablement l’objet d’un devis du prestataire qui devra être confirmé via bon de commande par le CNOSF ou l’organisateur de la manifestation. 5.3 Maintenance du matériel audiovisuel de la Maison du Sport Français Le prestataire assurera la maintenance préventive et curative du matériel technique audiovisuel présent au sein de la Maison du Sport Français, propriété du CNOSF, dans le respect des garanties constructrices en cours.

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Maintenance préventive Dans le cadre de la maintenance préventive, le prestataire s’engage à assurer :

- Une visite semestrielle pour dépanner et contrôler les installations audiovisuelles ; - Le nettoyage des matériels et les mises à jour sur le matériel en place.

A la fin de chaque opération de maintenance préventive, un compte rendu détaillé sera établi et signé par les deux parties.

Maintenance curative Les prestations de maintenance curatives feront l’objet d’un devis du prestataire qui devra être confirmé via un bon de commande par le CNOSF. En cas de panne empêchant le bon fonctionnement d’un équipement, et à la demande du CNOSF, le prestataire devra, dans le cadre d’une location temporaire pourvoir au remplacement provisoire du matériel. A la fin de chaque opération de maintenance curative, un compte rendu détaillé sera établi et signé par les deux parties.

Intervention Le prestataire indiquera dans son offre le délai et les modalités d’intervention de maintenance du matériel audiovisuel de la Maison du Sport Français. Il précisera également les délais et modalités d’intervention en cas d’urgence. 5.4 Diagnostic initial Le prestataire devra procéder à un diagnostic des équipements et systèmes audio de la Maison du Sport Français, qui sera remis au CNOSF dans les 15 jours calendaires suivant la date de début des prestations, visée à l’article 3 du présent contrat.

6. Engagements du CNOSF

Afin que le prestataire puisse assurer ces missions, le CNOSF s’engage à :

• adresser au prestataire, chaque début de mois, un calendrier prévisionnel des manifestations organisées au sein de la Maison du Sport Français, lequel pourra être modifié jusqu’à 48 heures avant l’évènement ;

• transmettre toutes demandes techniques complémentaires (installation de matériel,

réalisation de prestations techniques) au prestataire au minimum une semaine avant la date de l’événement, lorsqu’il est à l’origine de la demande ;

• transmettre les informations relatives au prestataire aux organisateurs de manifestations au sein de la Maison du Sport Français souhaitant s’associer les services d’un prestataire audiovisuel aux fins de la réalisation d’une prestation et les inviter à transmettre toutes demandes techniques complémentaires (installation de matériel, réalisation de prestations

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techniques) à la société au prestataire au minimum une semaine avant la date de l’événement ;

• faire respecter l’exclusivité accordée au prestataire.

7. Recours aux prestations

Le CNOSF se rapprochera directement du prestataire pour toutes les prestations dont l’exclusivité lui est confiée. Dès lors qu’un organisateur de manifestation au sein de la Maison du Sport Français souhaitera s’associer les services d’un prestataire audiovisuel aux fins de la réalisation d’une prestation visée à l’objet de la présente consultation, le CNOSF transmettra les informations relatives au prestataire afin qu’ils conviennent directement ensemble de la prestation. En suite de cela, le CNOSF n’interviendra plus dans les relations entre l’organisateur concerné et le prestataire.

8. Nombre de prestations

Le nombre de manifestations se déroulant au sein de la Maison du Sport Français nécessitant le recours à une prestation audiovisuelle est estimé à 100 (cent) par an y compris certains week ends. Toutefois, le prestataire ne pourra réclamer aucune indemnité au CNOSF dans l’hypothèse ou le nombre de prestation serait inférieur à cette estimation.

9. Conditions financières

9.1 Tarifs des prestations Les tarifs des prestations sont ceux mentionnés à l’annexe 2 « bordereau de prix », applicables en toutes circonstances. Les prix sont fermes et non révisables pendant les trois années du contrat. 9.2 Facturation

Le prestataire adressera mensuellement au CNOSF les factures correspondant à l’ensemble des prestations du mois réalisées pour le compte du CNOSF, ainsi que pour celui des autres organisateurs de manifestations au sein de la Maison du Sport Français. Le règlement des prestations de maintenance préventive sera effectué en douze mensualités égales, après réception d’une facture adressée avant la fin du mois en cours par le prestataire. Le délai de règlement des factures par le CNOSF est de 30 jours fin de mois.

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10. Contenu des réponses

10.1 Présentation de la candidature

Les candidats doivent présenter leur candidature dans les conditions suivantes sous peine d’être écartés de la consultation. Le dossier de présentation de chaque candidature comprend obligatoirement les pièces suivantes :

o Une lettre de candidature comprenant :

nom commercial et dénomination sociale ;

adresses de son établissement et de son siège social (si différente de celle de l’établissement) ;

adresse électronique, numéros de téléphone et de télécopie ;

numéro SIRET ;

extrait KBIS.

o Un document du candidat :

o présentant les effectifs et ressources humaines globales du candidat ;

o indiquant son expérience et ses références en matière de réalisation de prestations techniques audiovisuelles et de maintenance, au cours des 3 dernières années (nom des destinataires, contenu et étendue des missions, date de réalisation, importance financière) ;

o comprenant une déclaration du chiffre d’affaires global et du chiffre d’affaires concernant les services objet de la présente consultation, réalisés au cours des 3 derniers exercices disponibles.

10.2 Présentation de l’offre

L’offre devra comprendre :

un mémoire technique contenant : - Un descriptif détaillé des effectifs dédiés aux prestations (comprenant notamment les

CV)

- Le délai et les conditions d’intervention (également en cas d’urgence).

Le bordereau de prix (annexe 2) complété et signé.

Le certificat de visite visé à l’article 11, dûment rempli, daté et signé.

11. Visite des lieux

Les candidats souhaitant répondre à la présente consultation devront obligatoirement procéder à une visite des locaux de la Maison du Sport Français.

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Dans ce cadre, ils doivent prendre contact auprès de : La responsable des services généraux du C.N.O.S.F.

1 avenue Pierre de Coubertin 750640 Paris cedex 13

Courriel : martinedupuy@cnosf.org Tel : 01 40 78 28 14

Les visites devront être effectuées entre le mardi 14 et le lundi 20 Octobre 2014. Un certificat de visite, daté et signé, sera remis au candidat.

12. Modalités de réponse

Les réponses à cette consultation devront parvenir au CNOSF, sous pli recommandé avec accusé de réception ou remis en mains propres contre décharge (de 9h30 à 16h45, du lundi au vendredi), le 03 Novembre 2014 à 12h00 (heure française) au plus tard, à l’adresse suivante :

CNOSF – A l’attention de la Direction administrative et financière - Consultation « Prestataire technique audiovisuel » - Confidentiel – Ne pas ouvrir

1 avenue Pierre de Coubertin 75640 Paris cedex 13

13. Modalité de sélection des offres et des candidatures

13.1 Analyse des candidatures Lors de l’analyse des candidatures pourront être éliminés les candidats ne présentant pas des capacités suffisantes pour exercer les prestations. L'absence de références relatives à l'exécution de prestations de même nature ne peut justifier, à elle seule, l'élimination d'un candidat et les capacités financière, professionnelles et techniques du candidat seront examinées. 13.2 Analyse des offres Le CNOSF choisira librement l’offre économiquement et techniquement la plus avantageuse compte tenu des critères suivants :

o Prix proposé (60%) o Qualité technique de l’offre (25%) o Références dans le secteur (15%)

14. Notification et document contractuel

Le choix du prestataire retenu sera notifié par courrier électronique.

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15. Résiliation

15.1 Résiliation pour manquement Dans l'hypothèse où l'une des parties ne respecterait pas les engagements auxquels elle s'astreint en vertu de la présente convention, l'autre serait fondée à se désengager de sa propre prestation après mise en demeure, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, restée sans effet après un délai de (30) trente jours. La résiliation de la convention interviendra de plein droit par une nouvelle lettre recommandée avec demande d'avis de réception adressée à la partie défaillante. Elle a pour effet de mettre un terme immédiat et de plein droit à la présente convention, sans préjudice de la faculté pour la partie victime du manquement de demander tous dommages et intérêts, qu'elle estimerait justifiés, en compensation du préjudice subi. 15.2 Résiliation pour force majeure Nonobstant ce qui précède, aucune partie ne sera responsable de la non-exécution totale ou partielle de ses obligations au titre de la présente convention, si cette non-exécution est provoquée par un événement constitutif de force majeure. Seront considérés comme cas de force majeure les événements remplissant les critères fixés par la jurisprudence de la Cour de cassation. La partie invoquant un événement constitutif de force majeure devra en aviser l'autre partie dans les cinq jours suivant la survenance ou la menace de cet événement. Les parties conviennent qu’elles devront se concerter dans les meilleurs délais afin de déterminer ensemble les modalités d’exécution du présent contrat pendant la durée du cas de force majeure. Au-delà d’un délai de un mois d’interruption pour cause de force majeure, le présent contrat sera résilié automatiquement, de plein droit, nonobstant l’article 3 du présent contrat.

16. Relations entre les parties

Le prestataire ne sera pas le mandataire, ni le préposé, ni l’associé (au sens de l’article 1832 du Code civil) du CNOSF et il ne pourra, en aucune façon, l’engager par ses actes.

17. Documents contractuel

La participation à la présente consultation emporte acceptation des présentes conditions par chaque candidat. Le prestataire sera lié par le présent document et l’offre qu’il aura présentée au CNOSF. Ultérieurement au choix du prestataire, le CNOSF pourra décider de la rédaction d’un document contractuel entre les parties, venant éventuellement compléter et préciser les modalités pratiques d’exécution de certaines obligations.

18. Innocuité des tolérances

La circonstance que l’une des parties ait toléré, serait-ce ab initio et de façon répétée, l’inexécution par l’autre partie d’une ou de plusieurs de ses obligations ne fera pas obstacle — en dehors de

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l’hypothèse où la prescription serait acquise et dans cette mesure seulement — à ce qu’elle demande à son débiteur l’intégralité de ce qui lui est dû. Dans l’hypothèse où l’une des parties ratifierait un acte accompli par l’autre en méconnaissance de l’une des stipulations des présentes et de ses suites, cette ratification ne produirait aucun effet au-delà de ses termes.

19. Loi applicable et attribution de juridiction

La présente consultation et ses suites sont soumises à la loi française. Tout litige entre les parties qui trouverait son origine dans la présente consultation et ses suites serait de la compétence du Tribunal de Grande Instance de Paris. Annexe 1 : Matériel audiovisuel de la Maison du Sport Français Annexe 2 : Bordereau de prix