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Contrat de Professionnalisation Guide Pratique Mise à jour Juin 2017

Contrat de Professionnalisation - opcabaia.fr · Les jeunes âgés de 16 à 25 ans révolus, afin de compléter leur formation initiale. Contrat ... inscrits depuis plus d’un an

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Contrat de

Professionnalisation

Guide Pratique

Mise à jour Juin 2017

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Table des matières

INTRODUCTION ................................................................................................................................. 1

I. Infos pratiques ....................................................................................................................... 1

1. Les publics éligibles ............................................................................................................. 2

2. Les actions de formation éligibles ................................................................................................ 2

3. La durée du contrat ............................................................................................................. 3

4. La durée de la formation……………………………………………………………………………………………… 3

5. Le calendrier de la formation……………………………………………………………………………………….… 3

6. Le tutorat ...................................................................................................................................... 3

7. La période d'essai………………………………………………………………………………………………………… 3

8. La durée hebdomadaire de travail……………………….………………………………………………………… 4

9. La rémunération du bénéficiaire .................................................................................................. 5

10. Les aides à l'embauche…………………………………………………………………………………………………………... 5

11. Le financement de la formation ................................................................................................... 5

12. La subrogation de paiement......................................................................................................... 6

13. La rupture d'un contrat ………………………………………………………………………………………………………… 6

II. La gestion de votre dossier .......................................................................................... 7

1. Envoi du dossier à OPCABAIA ............................................................................................... 7

2. Les cas particuliers ............................................................................................................ 8

3. La dématérialisation du dossier ............................................................................................ 8

4. Le respect du décret qualité ................................................................................................. 9

5. La charte qualité OPCABAIA ............................................................................................... 10

6. Le cheminement de votre dossier………………………………………………………………………………………….11

ANNEXES

1 - Check liste avant envoi du dossier à OPCABAIA

2 - Attestation de compétences du tuteur 3 - Demande de subrogation de paiement 4 - Modèle de programme de formation 5 - Document de synthèse 6 - Cas de succession de contrats 7 - Durées de la formation à respecter 8 - Les bonnes pratiques sur le cerfa

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INTRODUCTION

Le contrat de professionnalisation est un contrat de travail de type particulier conclu entre un employeur et un salarié stagiaire de la formation professionnelle continue. Son objectif est l’insertion ou le retour à l’emploi du bénéficiaire par l’acquisition d’une qualification professionnelle reconnue par l’État et/ou la branche professionnelle.

Le contrat alterne des périodes d’enseignements généraux, technologiques et professionnels et des périodes de pratique en entreprise sur un poste de travail en lien avec la qualification préparée.

Le contrat est conclu pour une durée indéterminée (CDI) ou déterminée (CDD) de 6 à 24 mois pour certains bénéficiaires ou certaines qualifications prévus par l’accord de branche.

Le bénéficiaire du contrat doit être obligatoirement accompagné par un tuteur désigné par l’employeur pendant toute la durée du parcours de professionnalisation.

I. Infos pratiques

Les publics éligibles

Type Public

Contrat Jeune

Les jeunes âgés de 16 à 25 ans révolus, afin de compléter leur formation initiale.

Contrat Adulte

Les demandeurs d’emploi âgés de 26 ans et plus sans durée minimale d’inscription à Pôle emploi.

Le numéro IDE doit figurer sur le cerfa uniquement pour les

personnes dont la dernière situation avant le contrat est :

demandeur d'emploi (code 9)

inactif (code 10)

Contrat Renforcé*

• Les travailleurs handicapés • Les bénéficiaires du revenu de solidarité

active (RSA) • de l’allocation de solidarité spécifique (ASS) • de l’allocation aux adultes handicapés (AAH) • les personnes ayant bénéficié d’un Contrat

Unique d’Insertion - CUI • les bénéficiaires de l’API (Allocation Parent

Isolé) dans les départements d’Outre-mer

Joindre un justificatif délivré par l’autorité compétente (Pôle emploi, Conseil Général, CDAPH …).

Contrat Nouvelle Chance*

Les demandeurs d’emploi, quel que soit leur âge, inscrits depuis plus d’un an au Pôle emploi.

Joindre un justificatif délivré par Pôle emploi.

Le titulaire d’un contrat de professionnalisation bénéficie de l’ensemble des dispositions applicables aux autres salariés de l’entreprise dans la mesure où elles ne sont pas incompatibles avec les exigences de la formation.

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Les actions de formation éligibles

Actions de formation qui visent : un diplôme ou un titre professionnel inscrit au Répertoire National des Certifications

Professionnelles (RNCP) un Certificat de Qualification Professionnelle (CQP) une qualification reconnue dans les classifications d’une Convention Collective Nationale (CCN) de

Branche.

Types de

qualification Certificateur A retenir

Diplômes de l’Education Nationale

CAP/BEP/BAC/BTS/LICENCE/MASTER 2 Tous les diplômes de l’Education Nationale sont inscrits de droit au RNCP

Titres RNCP L’organisme de formation (OF) qui a déposé une demande d’enregistrement de sa formation au RNCP. Attention : l’enregistrement est valable de 3 à 5 ans.

L’OF doit renouveler l’enregistrement de son titre tous les 3/5 ans

CQP(1) Action professionnalisante reconnue par une Branche professionnelle

Tous les CQP ne sont pas inscrits au RNCP.

Qualifications CCN(2) L’employeur

Il n’y a pas de classifications dans la convention collective des sociétés et mutuelles d’Assurance.

Types de qualification Attention particulière

Diplômes

Le Master 1 n’est plus un

diplôme depuis 2012

2 possibilités:

Remonter le Contrat sur le Master 2 sur 2 ans

Trouver une reconnaissance CCN

Tous les D.U. (diplômes

universitaires) ne sont pas

enregistrés au RNCP

Demander la fiche RNCP à l’OF et la joindre au Contrat.

Si le D.U. n’est pas enregistré au RNCP : trouver une

reconnaissance CCN

Titres Professionnels

Vérifier la validité de la fiche

RNCP ?

Si la fiche RNCP est obsolète demander la copie de la

demande de renouvellement envoyée au RNCP et la joindre

au Contrat

Tous les MBA ne sont pas

enregistrés au RNCP

Demander la fiche RNCP à l’OF et la joindre au Contrat.

Si le MBA n’est pas enregistré au RNCP : trouver une

reconnaissance CCN

Tous les Bachelors ne sont

pas enregistrés au RNCP

Demander la fiche RNCP à l’OF et la joindre au Contrat.

Si le Bachelor n’est pas enregistré au RNCP : trouver une

reconnaissance CCN

CQP Vérifier l’enregistrement du

CQP au RNCP

Si le CQP n’est pas enregistré au RNCP : demander un

courrier à l’OF l’autorisant à délivrer le CQP à un salarié de la

branche Banque ou Assurance à joindre au CP

Qualifications CCN

Remplir le document de synthèse (voir modèle en annexe)

(1)Certification de Qualification Professionnelle

(2)Métiers reconnues par les Classifications d’une Convention Collective Nationale de Branche

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3 La durée du contrat

La durée du CDD ou de l’action de professionnalisation en CDI : • Ne peut pas être inférieure à 6 mois, • Peut aller jusqu’à 24 mois selon les actions de formation.

Ces durées minimum et maximum sont calculées de date à date. OPABAIA refusera la prise en charge d’un contrat de professionnalisation qui ne respecte pas ces durées légales conventionnelles.

4 La durée de la formation

La durée des actions de professionnalisation (évaluation, accompagnement et formation) : • Ne peut être inférieure à 15 % de la durée du contrat et à 150 heures. • Pour les agents généraux : Ne peut être inférieure à 20 % de la durée du contrat et à 150

heures. • Ne peut être supérieure à la durée maximum prévue par votre accord de Branche.

Consultez le tableau des durées minimum et maximum financées par OPCABAIA en annexe.

5 Le calendrier de la formation Un contrat de professionnalisation est un contrat d’alternance qui associe :

Des enseignements généraux, professionnels et technologiques dispensés dans des organismes de formation ou dans un service de formation de l’entreprise

L’acquisition d’un savoir-faire par l’exercice en entreprise d’activités professionnelles en relation avec la qualification visée

Une évaluation/examen des compétences et des aptitudes professionnelles acquises

Ces périodes d’alternance doivent être positionnées sur un calendrier ; la période d’examen doit être fixée dès la signature du contrat et positionnée avant la date de fin du contrat. OPCABAIA refusera le contrat si le calendrier de la formation ne comporte pas au moins 3 périodes d’alternance (formation+ pratique en entreprise + formation + examen ou évaluation des compétences).

6 Le tutorat L’entreprise doit désigner un tuteur pour accompagner et suivre le bénéficiaire tout au long de son parcours de professionnalisation.

Le tuteur doit : Etre volontaire, Justifier d’une expérience professionnelle d’au moins 2 ans dans une qualification en rapport

avec la qualification préparée par le bénéficiaire, Pour la branche des sociétés d’assistance => Avoir suivi une formation de tuteur avant de

prendre ses fonctions de tuteur : joindre la copie de l’attestation de suivi de la formation.

Un salarié ne peut pas tutorer simultanément plus de 3 alternants (en contrat de professionnalisation ou d’apprentissage); ce nombre est porté à 2 si le tuteur est le Dirigeant d’entreprise.

7 La période d’essai

Les parties peuvent convenir de ne pas fixer de période d’essai pour un contrat de professionnalisation.

A défaut de dispositions conventionnelles ou contractuelles plus favorables, ce sont les règles de droit commun qui s’appliquent.

1.Pour un CDD, le code du travail prévoit que la durée maximale de la période d'essai est fixée à :

un jour par semaine, dans la limite d'1 mois, pour tout CDD ≥ à 6 mois.

2.Pour les CDI : se référer aux dispositions de votre convention collective.

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8 La durée hebdomadaire de travail Si vous indiquez une durée de travail hebdomadaire supérieure à 35 heures, il convient de déterminer avec le bénéficiaire si les heures indiquées en dépassement de l’horaire légal font l’objet d’un repos compensateur ou d’une rémunération.

1. Si les heures de travail dépassant la durée légale font l’objet d’un repos compensateur :

Dans ce cas, la durée hebdomadaire mentionnée sur le Cerfa doit être portée à 35 heures (circulaire DGEFP n°2007/21 du 23/07/2007).

2. Si les heures de travail dépassant la durée légale font l’objet d’un paiement majoré :

Dans ce cas, la rémunération brute mensuelle portée sur le Cerfa doit respecter la grille des salaires prévue par l’accord de branche.

9 La rémunération des bénéficiaires

Le titulaire d’un contrat de professionnalisation bénéficie d’une rémunération minimale qui varie en fonction de son âge et de son niveau de formation.

Les heures supplémentaires : En application de l’article L6325-6 du code du travail, le régime des heures supplémentaires s’applique aux salariés titulaires d’un contrat de professionnalisation. Seuls les salariés âgés de moins de 18 ans en sont exclus en application de l’article L3162-1 du code du travail.

Pour connaître le salaire minimum à appliquer sur la base de votre convention collective nationale, accéder à la grille des salaires sur notre site.

Nous vous rappelons que le Cerfa du contrat de professionnalisation fait référence à un salaire brut mensuel à l’embauche qui doit inclure «les primes ou accessoires de salaires» prévus au contrat.

Opcabaia apprécie la rémunération minimum à verser au bénéficiaire du contrat de professionnalisation prévue par l’article L. 6325-8 du code du travail sur la base du :

salaire mensuel + prime 13eme mois + primes accessoires sur la durée totale du contrat

12 mois Dans ces conditions, il convient d'inclure toutes les primes et accessoires de salaires prévus dans le

salaire mensuel à déclarer dans le Cerfa (ex : treizième ou quatorzième mois, prime de vacances…) et

d’indiquer un salaire mensuel ramené sur une base de 12 mois.

L'entreprise peut de façon complémentaire établir un contrat de travail sur papier libre ou plus simplement un courrier adressé à son salarié, afin de lui préciser que le montant mensuel tel que mentionné dans le Cerfa intègre l’ensemble des primes, lesquelles lui seront versées selon les modalités prévues par l’entreprise.

Tout contrat de professionnalisation dont le salaire indiqué sur le cerfa ne correspondra pas à cette modalité de calcul sera retourné pour mise en conformité.

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10 Les aides à l’embauche Plusieurs aides existent pour soutenir les embauches en contrat de professionnalisation :

o Aide Forfaitaire à l’Employeur (AFE) pour l’embauche d’un demandeur d’emploi de plus de 26 ans : 200€ par mois dans la limite de 2 000€ + Allégement des cotisations sociales

o Aide à l’embauche de demandeurs d’emploi de plus de 45 ans (cumulable avec l’AFE) : 2 000€ payés en 2 fois + Exonération des cotisations sociales patronales sur la part de la rémunération inférieure ou égale à un SMIC mensuel, à l’exception des cotisations accidents du travail et maladie professionnelle.

Pour connaître l’ensemble des aides, rendez-vous sur www.travail-emploi.gouv.fr

11 Le financement de la formation et du tutorat

OPCABAIA finance les heures de formation, d’évaluation et d’accompagnement du contrat de professionnalisation, la formation du tuteur, et l’Aide à la Fonction Tutorale (AFT) selon des forfaits définis par les Branches professionnelles et le Conseil d’Administration. Elles sont révisées chaque année au mois de juillet et sont susceptibles d’évoluer en cours d’année en fonction des ressources financières de l’opca et de la consommation.

OPCABAIA ne finance pas les droits d’inscription facturé le cas échéant par le centre de formation, L’employeur devra régler ces droits d’inscription directement au centre de formation. Ils ne peuvent en aucun cas être facturés au bénéficiaire.

Pour connaitre nos forfaits de prise en charge en vigueur www.opcabaia.fr :

Sélectionnez votre branche professionnelle, puis téléchargez les Règles de prise en charge :

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Forfait horaire :

La prise en charge par OPCABAIA sera calculée comme suit = durée de la formation x le forfait horaire :

- si le coût de la formation est < au forfait horaire, OPCABAIA règlera le coût réel à l’organisme de formation et paiera le reliquat à l’employeur à la fin du contrat de professionnalisation au prorata des heures de formation réellement effectuées.

- si le coût de la formation est > au forfait horaire, OPCABAIA règlera le forfait horaire à l’organisme de formation et l’employeur règlera le complément directement à l’organisme. Dans ce cas, le prestataire devra effectuer une facturation à OPCABAIA et une facturation à l’entreprise.

12 La subrogation de paiement

En demandant la subrogation de paiement, vous bénéficiez : - D’une réduction des tâches administratives : OPCABAIA se charge de toutes les relations avec

l’organisme de formation. - D’une trésorerie facilitée (pas d’avance de trésorerie).

L’organisme de formation peut prévoir dans la convention de formation, le paiement des heures

d’absence du stagiaire. Dans ce cas, l’organisme facturera directement les heures d’absence à l’employeur.

13 La rupture d’un contrat

Un contrat de professionnalisation peut être rompu avant son terme : Selon les règles de droit commun : démission ou licenciement D’un commun accord : avec un accord écrit entre les 2 parties

Dans tous les cas, l’entreprise doit prévenir OPCABAIA dans le mois suivant la rupture, en adressant la copie de l’accord entre les 2 parties ou de la notification de licenciement ou de démission.

14 Le refus de prise en charge OPCABAIA procèdera automatiquement à un refus de prise en charge du contrat dans les cas suivants :

• Le bénéficiaire n’est pas éligible • La formation n’est pas éligible • Le dossier est parvenu à OPCABAIA après la date limite fixée dans les règles de prise en charge • L’entreprise n’est pas à jour de ses cotisations annuelles au titre de la formation professionnelle

continue. • Le dossier n’est pas conforme et l’ensemble des justificatifs demandés n’est pas fourni ou remis en

conformité. • Le calendrier de la formation ne comporte pas au moins 3 périodes d’alternance (formation+

pratique en entreprise+formation+examen ou évaluation des compétences détaillée dans un calendrier).

• L’organisme de formation ne répond pas aux critères du décret qualité et n’est pas référencé par OPCABAIA. En cas de refus de prise en charge, le contrat devra être requalifié :

• En CDD si le refus intervient pendant la période d’essai • En CDI si le refus intervient une fois que la période d’essai est écoulée

L’entreprise devra régulariser le salaire du bénéficiaire et le versement des charges patronales

depuis la date de signature du contrat.

L’entreprise sera redevable du paiement des heures de formation auprès de l’organisme de

formation.

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II. La gestion de votre dossier

1. Envoi du dossier à OPCABAIA

L’employeur établit le cerfa EJ20 en 3 exemplaires et le fait signer au bénéficiaire. Les informations portées sur le Cerfa sont réputées exactes et strictement identiques à celles portées sur la convention et le programme. Il remet un exemplaire au bénéficiaire et conserve un exemplaire dans le dossier du personnel.

Il réunit les justificatifs suivants et les transmet à OPCABAIA dans les 5 jours calendaires suivant le début du contrat :

Un exemplaire du Cerfa avec l’ensemble des champs dûment remplis

Les signatures des bénéficiaires ne sont pas exigées pour OPCABAIA, ce document vaut contrat de travail et il en est de la responsabilité de l’entreprise de signer ce contrat avec le bénéficiaire.

La convention de formation ou le devis comportant toutes les mentions d’une convention formation

La signature et le cachet de l’entreprise sont obligatoires, celle de l’organisme n’est pas exigée par Opcabaia ; il en est de la responsabilité de l’entreprise de faire signer ce contrat par le prestataire.

Le programme de la formation sur papier en tête de l’organisme ou de l’entreprise (Cette pièce n’est pas

obligatoire pour les diplômes de l’Education Nationale).

En cas de formation à distance (FOAD) : Le programme de la formation précise, outre les mentions obligatoires requises pour toute action de formation :

la nature des travaux demandés au stagiaire et le temps estimé pour les réaliser,

les modalités de suivi et d'évaluation spécifiques aux séquences de FOAD,

les moyens d'organisation, d'accompagnement ou d'assistance, pédagogique et technique, mis à

disposition du stagiaire,

Les évaluations spécifiques, organisées par le dispensateur de la formation, qui jalonnent ou terminent la formation.

Le calendrier de la formation (Cette pièce n’est pas obligatoire pour les diplômes de l’Education Nationale).

La demande de subrogation de paiement : uniquement si vous adressez le contrat par courrier (voir modèle en annexe)

L’attestation de compétences du tuteur : uniquement si vous adressez le contrat par courrier (voir modèle en

annexe)

Le RIB de votre entreprise : uniquement si vous déposez votre premier contrat ou si vous avez changé de RIB

Nous vous informons qu’aucune disposition législative, ni réglementaire ne prévoit de sanction liée au retard de communication du contrat de professionnalisation complet à l’OPCA; Nous recommandons de nous adresser le contrat de professionnalisation seulement si vous avez réuni toutes les pièces nécessaires à la bonne instruction de votre dossier. OPCABAIA traitera tout dossier complet même si le délai d’envoi du contrat n’a pas été respecté. OPCABAIA dispose d’un délai légal de 20 jours pour instruire votre dossier.

A défaut de communication d’un dossier complet, OPCABAIA se verra dans l’obligation de vous retourner l'ensemble du dossier pour sa remise en conformité. Pour les contrats de professionnalisation non conformes, OPCABAIA se verra dans l’obligation de refuser le dossier et ne pourra déposer votre contrat auprès de la DIRECCTE en vue de son enregistrement.

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2. Les cas particuliers

Si la qualification préparée est un titre professionnel :

Les diplômes de l’éducation nationale sont inscrits de droit au RNCP. En revanche, les titres sont

enregistrés à la demande du centre de formation et leur enregistrement a une durée limitée. Assurez-vous,

lors de l’embauche de l’alternant, que le titre qu’il prépare est toujours en cours de validité.

Demandez la copie de l’enregistrement au RNCP ou de son renouvellement à l’organisme de formation, et la joindre au contrat. Si la qualification préparée est une classification reconnue par une Convention Collective Nationale de Branche: Joindre le document de synthèse précisant la classification (emploi repère) visé et la convention collective y afférant. Si le salarié est bénéficiaire d’un minima social (revenu de solidarité active, allocation de solidarité spécifique, allocation adulte handicapée, ou a été bénéficiaire d’un contrat unique d’insertion) : Joindre une copie du justificatif de versement délivré par l’autorité compétente. Pour les travailleurs handicapés : Joindre une copie de l’avis délivré par la commission des droits et de l’autonomie des personnes handicapées (CDAPH). Si le salarié a échoué à l’examen de fin de formation et que vous souhaitez renouveler le contrat : Joindre la copie du relevé de notes lors des épreuves à l’examen. Si le salarié recruté prépare la deuxième année d’une formation et a effectué la première année chez un autre employeur : Joindre une attestation des heures de formation suivies lors de la première année (délivrée par l’organisme de formation).

3. La dématérialisation du dossier

Vous pouvez transmettre le contrat et l’ensemble des justificatifs de façon dématérialisée grâce à mes services en ligne .

La saisie en ligne de votre dossier est guidée et votre dossier sera traité en priorité.

En 2017, vous pouvez encore envoyer votre dossier par courrier à OPCABAIA.

A PARTIR DE 2018 : Obligation de transmettre le contrat de professionnalisation en ligne, l’envoi sous format papier ne sera plus possible.

Date limite de réception des dossiers : OPCABAIA adressera un refus de prise en charge pour tous dossiers réceptionnés au-delà de

cette date. Voir le calendrier sur www.opcabaia.fr

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4. Le respect du décret qualité de 2015

Conformément aux dispositions du le décret n°2015-790 du 30 Juin 2015 qui définissent les modalités selon lesquelles les financeurs de la formation professionnelle s’assurent de la capacité des prestataires de formation à dispenser des actions de qualité au sens de l’article L. 6316-1 du code du travail, OPCABAIA a mis en place une procédure d’évaluation interne permettant l’inscription sur son catalogue de référence des organismes de formation qui remplissent les critères de qualité. Dans ce cadre et afin d’être référençable par nos soins, chaque organisme de formation doit préalablement s’enregistrer et obtenir la validation de son dossier sur la plateforme Datadock (www.data-dock.fr). Celle-ci est un outil d’aide au référencement permettant à chaque organisme de formation de déposer, via un

accès extranet sécurisé, les éléments d’information et pièces justificatives associées au regard de 21

indicateurs, figurant sur cette plateforme, qui permettent de vérifier la satisfaction des critères qualité tels

qu’énumérés à l’article R.6316-1 du code du travail, à savoir :

l’identification précise des objectifs de la formation et son adaptation au public formé ; l’adaptation des dispositifs d’accueil, de suivi pédagogique et d’évaluation aux publics de stagiaires ; l’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement à l’offre de formation ; la qualification professionnelle et la formation continue des personnels chargés des formations ; les conditions d’information du public sur l’offre de formation, ses délais d’accès et les résultats

obtenus ; la prise en compte des appréciations rendues par les stagiaires.

1. Organismes de formation non détenteurs d’une certification ou label référencé par le CNEFOP Pour les organismes ne détenant pas de certification ni de label inscrit sur la liste du CNEFOP au sens de l’article R.6316-3 du code du travail, la validation de leur dossier sur la plateforme Datadock est une condition préalable nécessaire à l’inscription sur notre catalogue de référence, celle-ci faisant partie intégrante de notre procédure interne d’évaluation.

2. Pour les organismes dotés d’un(e) certification ou label inscrit sur la liste du CNEFOP au sens de l’article R. 6316-3 du code du travail, ceux-ci doivent simplement justifier de la détention de leur certification ou label afin de bénéficier d’une présomption simple de qualité.

A cette fin, l’organisme de formation doit déposer sur la plateforme Datadock la pièce permettant de justifier de la détention de la certification ou du label en question. Cette modalité de transmission via la plateforme permet d’assurer un délai de traitement optimal de la procédure d’inscription de ces organismes sur notre catalogue de référence.

3. Organismes de formation référencés par un financeur public Pour les organismes d’ores et déjà référencés par un financeur public de la formation professionnelle continue non enregistrés sur la plateforme Datadock, leur inscription sur notre catalogue de référence s’effectuera selon les modalités suivantes : copie du justificatif en cours de validité, délivré par l’autorité compétente.

Les organismes de formation disposent d’une période de transition allant jusqu’au 30 juin 2017 pour déposer leurs preuves de conformité vis-à-vis du décret qualité.

Pour éviter toute rupture dans la chaîne de financement des formations 2017, OPCABAIA assure un accompagnement des organismes de formation dans la mise en place de leur référencement sur Data-Dock et le catalogue de référencement d’OPCABAIA.

Retrouvez le catalogue de tous les prestataires respectant les critères de qualité et référencés par OPCABAIA sur www.opcabaia.fr

Les organismes de formation ne figurant pas dans le catalogue de référence d’OPCABAIA ne pourront

plus bénéficier du financement du contrat de professionnalisation.

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5. La charte qualité OPCABAIA

Pour garantir à ses adhérents le bon usage des fonds de la formation professionnelle, OPCABAIA a mis à disposition des prestataires formation sur le site internet, une charte qui a pour objectif de préciser l’organisation des relations envers tout organisme de formation bénéficiant d’un financement d’OPCABAIA.

Tout organisme de formation bénéficiant d’une prise en charge financière de la part d’OPCABAIA reconnaît avoir pris connaissance et accepté au préalable les termes de la présente Charte sans conditions ni réserves, dans sa dernière version en vigueur accessible sur le site www.opcabaia.fr.

En cas de questions complémentaires :

- Contacter votre conseiller formation – ses coordonnées sur www.opcabaia.fr - Consultez le site de la Direction Générale de l’Emploi et de la Formation Professionnelle

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5. Le cheminement de votre dossier

CONSTITUTION DE VOTRE DOSSIER avec l’ensemble des justificatifs

ENVOI DU DOSSIER COMPLET A OPCABAIA

DOSSIER COMPLET

ET CONFORME

DOSSIER

NON-CONFORME

(Retour à l’employeur)

ACCORD DE PRISE EN

CHARGE D’OPCABAIA

TELETRANSMISSION DU

CONTRAT

A LA DIRECCTE

REGLEMENT

Paiement des heures réalisées

et justifiées sous réserve de

recevoir une attestation de

suivi et le cas échéant une

attestation d’assiduité pour la

formation à distance.

- à l’organisme de formation

(si subrogation de

paiement),

- à l’employeur (si

remboursement ).

REFUS DE PRISE EN

CHARGE SI :

le contrat ne respecte pas :

Le Code du travail

L’accord de branche

La date limite de réception des dossiers

L’organisme de formation n’est pas référencé par OPCABAIA

COURRIER DE REFUS A

L’EMPLOYEUR ET AU

SALARIE

Le contrat n’est pas

déposé à la DIRECCTE et

n’est pas éligible aux

aides financières

attachées à un contrat de

professionnalisation.

Attention : en cas de

refus de prise en charge,

le contrat doit être

requalifié en contrat de

droit commun.

Mise en

conformité

du dossier

ou

par courrier

DOSSIER INCOMPLET

RELANCE POUR MISE EN CONFORMITE

Réclamation des pièces manquantes

ou de mise en conformité des pièces selon les règles du contrat de professionnalisation.

Ou de mise en conformité du cerfa non

complet ou erroné.

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ANNEXES

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ANNEXE 1 - Check liste avant envoi du dossier à OPCABAIA

Nous vous invitons à vérifier que tous les éléments ci-dessous ont bien été remplis ou joints au contrat. Dans le cas contraire, le contrat sera considéré incomplet ou non conforme aux dispositions légales et ou conventionnelles du contrat de professionnalisation et le financement de la formation pourra être refusé par OPCABAIA.

Documents Obligatoires A

cocher Points de vigilance

CERFA n°EJ20 du Contrat de professionnalisation :

1 seul exemplaire du Cerfa pour OPCABAIA.

L’entreprise conserve 1 exemplaire dans le dossier du personnel et remet 1 exemplaire au bénéficiaire.

La signature des parties n’est pas exigée sur l’exemplaire OPCABAIA.

En revanche, elle est obligatoire pour les exemplaires du bénéficiaire et de l’employeur.

Remplir l’ensemble des champs du cerfa

Si le salarié a plus de 26 ans et qu’il était demandeur d’emploi avant le contrat renseigner son identifiant Pole emploi (IDE).

La durée du contrat est ≥ à 6 mois et ≤ à 24 mois de date à date.

La durée de la formation est ≥ à 150h et ≤ à la durée maximum prévue par l’accord de branche. Voir tableau des durées en annexe.

Pour les formations diplômantes/titres/CQP :

la date de début de la formation est ≤ à 2 mois suivant la date de début du

contrat

la date de fin du contrat est ≤ à 2 mois suivant la date d’examen.

Pour les formations reconnues dans une classification d’une convention collective :

la formation se termine dans le mois suivant la date d’examen.

Le salaire est ≥ au salaire minimum prévu par la convention collective : voir

grilles des salaires sur www.opcabaia.fr

Convention de formation

Ou Devis/Bon de commande

Document obligatoire avec cachet et signature de l’entreprise.

Si tout ou partie de la formation est réalisée à distance = fournir le programme de la formation FOAD. Voir modèle en annexe.

Programme de formation

Cette pièce n’est pas obligatoire pour les diplômes de l’Education Nationale.

Document obligatoire sur papier en-tête de l’organisme avec toutes les mentions légales que doit contenir un programme. Voir modèle en annexe.

Calendrier de la formation

Cette pièce n’est pas obligatoire pour les diplômes de l’Education Nationale.

Le contrat de professionnalisation est un dispositif de l’alternance ; le calendrier doit prévoir des périodes de formation et de pratique en entreprise. Le rythme de l’alternance est défini par le centre de formation et peut varier d’un contrat à un autre ; en revanche OPCABAIA refusera un contrat si le calendrier ne comporte pas à minima 3 périodes d’alternance (formation+ pratique en entreprise+formation).

Demande de subrogation = gestion du règlement à l’organisme par OPCABAIA.

Cette pièce n’est pas obligatoire si vous avez rempli le cerfa en ligne.

Si vous souhaitez la subrogation de paiement remplir le formulaire.

Voir modèle en annexe.

Fiche Tutorat

Voir modèle en annexe.

Cette pièce n’est pas obligatoire si vous avez rempli le cerfa en ligne.

Vérifier que le tuteur ne tutore pas plus de 3 personnes simultanément (ou 2 maximum si le tuteur est le dirigeant) ; sinon désigner un autre tuteur.

Vérifier que le tuteur désigné a bien une expérience professionnelle en rapport avec la qualification préparée par le bénéficiaire du contrat d’au moins 2 ans.

Pour les sociétés d’assistance : vérifier que le tuteur a bien suivi une formation de tuteur.

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Documents complémentaires

A

cocher Points de vigilance

Justificatif pour les bénéficiaires de minima sociaux

Programme pour la formation interne réalisée par l’entreprise

Document obligatoire sur papier en-tête de l’entreprise avec toutes les mentions légales que doit contenir un programme. Voir modèle en annexe.

Enregistrement RNCP pour les titres professionnels et les CQP

Vérifier que la formation est bien enregistrée au RNCP sur http://www.rncp.cncp.gouv.fr/

Si vous ne trouvez pas la fiche RNCP demander la preuve à l’organisme qu’il a demandé l’enregistrement ou le renouvellement de l’enregistrement au RNCP et joindre la copie au contrat.

Si la formation n’est pas enregistrée au RNCP Rapprochez-vous de votre conseiller formation OPCABAIA qui étudiera la faisabilité de rattacher le contrat de professionnalisation à une qualification reconnue par une convention collective nationale de Branche.

RIB Uniquement si vous déposez votre premier contrat ou si vous avez changé de RIB

Attestation nombre d’heures suivies en 1

ère année

A joindre SI changement d’employeur entre la 1ère et la seconde année de formation.

Relevé de notes obtenues à l’examen

A joindre SI redoublement suite à l’échec à l’examen.

Copie de l’attestation de suivi de la formation tuteur

Uniquement pour les sociétés d’assistance

Si vous avez indiqué les codes 1 à 4 joindre

1 copie du justificatif en cours de validité,

délivré par l’autorité compétente.

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ANNEXE 2 - Attestation de compétences du tuteur

Je soussigné(e)

agissant en qualité de

certifie que Mr, Mme (Prénom et nom du tuteur)

né(e) le (à remplir obligatoirement)

et tuteur de (Prénom et nom du salarié tutoré)

Rempli bien les obligations légales suivantes :

Il est volontaire

Il justifie d'une expérience professionnelle d'au moins deux ans dans une qualification en rapport

avec l'objectif du contrat de professionnalisation

Il ne tutore pas simultanément, plus de trois salariés en alternance (contrat d’apprentissage,

contrat de professionnalisation ou en période de professionnalisation) - 2 salariés si le tuteur est

l’employeur.

Fait à

Le . Signature et cachet de l’entreprise

Les missions du tuteur sont :

o Accueillir, informer et guider le bénéficiaire du contrat de professionnalisation au sein de l’entreprise;

o Organiser les activités du bénéficiaire dans l’entreprise qui contribuent à l’acquisition des savoir-faire professionnels;

o Veiller au respect de l’emploi du temps du bénéficiaire; o Assurer la liaison avec l’organisme ou le service chargé des actions d’évaluation,

d’accompagnement et de la formation du bénéficiaire; o Participer à l’évaluation de la formation.

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ANNEXE 3 - Demande de subrogation de paiement

Le financement d’OPCABAIA est conditionné au respect des obligations légales, réglementaires et

conventionnelles applicables aux contrats de professionnalisation.

OPCABAIA a défini des conditions générales de gestion qui sont consultables sur www.opcabaia.fr.

L’organisme de formation s’engage à mettre à disposition d’OPCABAIA tous les éléments permettant de contrôler

la réalité de la formation.

La subrogation de paiement n’est pas possible dans le cas où le prestataire pratique l’affacturage.

Je soussigné(e)

agissant en qualité de

demande à OPCABAIA de procéder, dans la limite du financement accordé par ce dernier, au règlement direct de

la formation auprès de l’organisme de formation (Raison sociale de l’organisme de formation)

enregistré sous le n° de déclaration d’activité

et le siret

et ce pour la formation effectuée dans le cadre du contrat de professionnalisation de (Prénom et nom du salarié)

Je certifie avoir pris connaissance des Conditions Générales de Gestion.

Fait à

Le

Signature et cachet de l’entreprise

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ANNEXE 4 - MODELE DE PROGRAMME DE FORMATION

L’article L6353-1 du code du travail et la circulaire du 14 mars 2006 précise les mentions obligatoires que doit

contenir un programme de formation. «Les actions de formation professionnelle sont réalisées conformément

à un programme préétabli qui, en fonction d’objectifs déterminés, précise les moyens pédagogiques,

techniques et d’encadrement mis en œuvre ainsi que les moyens permettant de suivre son exécution et d’en

apprécier les résultats».

Intitulé de la formation :

Dates de la formation Début :

Fin :

Durée totale de la formation en heures

Dont durée de la formation à distance (Formation Ouverte A Distance)

en heures estimées

Lieu de la formation Interne ou externe ? Inter ou intra entreprise ?

Pré-requis

Les connaissances, compétences nécessaires pour suivre l’action de formation et atteindre l’objectif visé ?

Participant(s) Noms ou nombre de stagiaires et typologie des participants (métier, service, catégorie…)?

Objectifs

A l’issue de la formation, le(s) stagiaire(s) devront connaître : A l’issue de la formation, le(s) stagiaire(s) seront capables de : L’objectif de la formation est de valider la certification ….

Contenu et déroulement de la formation Décrire les différentes phases théoriques et pratiques de la

formation et leurs contenus ? Les différentes étapes intermédiaires à parcourir par le stagiaire en vue d’atteindre l’objectif visé ?

Moyens d’encadrement Nom et prénom du/des formateurs ? ou Décrire les compétences techniques, professionnelles pratiques ou théoriques des formateurs ?

Supports et matériels utilisés Quels sont les supports pédagogiques et matériels utilisés pendant la formation ? livrets pédagogiques, diaporama, vidéos, plateforme elearning, ouvrages, cdrom, séquences filmées par le formateur, jeux de rôle, cas pratiques, mise en situation, travaux en sous-groupe, jeux, MOOC, COOC, SPOC, scenettes…

Formation externe =

Sur papier en-tête de

l’organisme

Formation interne =

Sur papier en-tête de

l’entreprise

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Modalité de suivi

une procédure de suivi de l’exécution de la formation doit être prévue. Il s’agit :

des feuilles d’émargement signées par demi-journée par le stagiaire et le formateur.

des attestations de suivi signées par le représentant de l’organisme

des attestations d’assiduité dans le cas de formation à distance

Modalités d’évaluation des résultats Toutes actions de formation doit donner lieu à une

procédure d’évaluation du stagiaire qui permet de déterminer si le stagiaire a atteint l’objectif. Plusieurs modalités sont envisageables : questionnaire de satisfaction du stagiaire, QCM, Quizz, entretiens individuels tracés par un compte-rendu, observation en situation de travail, étude de cas corrigée par le formateur, réalisation d’un dossier ou d’un mémoire, mise en situation, entretien avec un jury…

Coûts de l’action Prix de vente pour les organismes externes ? Prix de revient pour la formation interne ?

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ANNEXE 5 - CONTRAT OU PÉRIODE DE PROFESSIONNALISATION

Qualification reconnue dans les classifications d’une Convention Collective Nationale

Document de synthèse

Ce document est obligatoire dans le cadre : d’un contrat ou période de professionnalisation réalisée en interne

d'un contrat ou période de professionnalisation visant une qualification reconnue par une CCN

si les mentions de la qualification visée ne figurent pas dans la convention de formation.

si le parcours de formation est réalisé par plusieurs organismes de formation (internes et ou externes)

Raison sociale de l'entreprise :

Représentée par :

Article 1 – Objectifs

L’entreprise met en œuvre une formation dans le cadre d'un(e):

Intitulé de formation :

ayant pour sanction une qualification reconnue :

par la Convention Collective Nationale : (intitulé de la CCN)

correspondant à la classification suivante : (intitulé du métier/emploi)

et à la catégorie et/ou niveau suivant(e) :

Nom, Prénom du stagiaire :

Article 2 – Organisation de la formation

Alternance :

Conformément à l’article L. 6324-5 du code du travail, l’entreprise s’engage à veiller à ce que les actions au titre de la période de professionnalisation associent des enseignements généraux, professionnels et technologiques et l’acquisition d’un savoir-faire, par l’exercice en entreprise d’une ou plusieurs activités professionnelles en relation avec la qualification préparée.

Si plusieurs organismes : Présentation du parcours de formation menant à la qualification professionnelle :

Dates de la période de professionnalisation : du : au :

Intitulé des modules de formation Durée en

heures Date de début

Date de fin

Organisme de formation

☐ Période de professionnalisation

☐ Contrat de professionnalisation

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le cas échéant : Déroulement des actions d'évaluation ou d'accompagnement :

Indiquer les modalités de l’évaluation préalable à l’action de formation :

Indiquer les modalités de l’accompagnement du salarié pendant la période de professionnalisation :

Le cas échéant : Si tout ou partie du parcours est réalisé en formation interne :

☐cocher la case

La circulaire n°2007/021 du 23/07/07 précise la notion de « service de formation interne » lorsque l’entreprise dispose d’une structure pérenne de formation identifiée comme telle dans son organisation. Ainsi, conformément à la circulaire, l’entreprise met à disposition du bénéficiaire de la formation, par l’intermédiaire de son service formation, des moyens nécessaires à une prestation de formation, à savoir : des locaux identifiés pour délivrer ses actions de formation (présence de salle(s) dédiée(s) à temps plein ou partiel à la formation théorique ainsi que l’utilisation d’équipement(s) spécifique(s) pour la formation pratique) des supports ou matériels pédagogiques (documentation, diaporama, maquette, vidéoprojecteur,…)

du personnel chargé de l’organisation de la formation au sein de l’entreprise (responsable formation, assistant formation, autres...) un ou plusieurs formateurs qui consacrent tout ou partie de leur temps à la formation (statut permanent ou occasionnel)

Cachet et signature

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ANNEXE 6

(Références : circulaire DGEFP 2012/15 du 19/07/2012 et article L.6325-7 du code du travail)

Peut-on conclure un contrat de professionnalisation en CDD après un :

Type de contrat Avec le même employeur Avec un employeur différent

CDD ?

Oui.

Pas de délai de carence entre les

2 contrats (article L1244-4 du code

du travail).

Oui. Pas de conditions

Contrat

d’apprentissage ?

Oui à condition que le contrat de

pro permette de compléter la

qualification acquise en

apprentissage.

Oui. Pas de conditions

Contrat aidé ?

Oui à condition que le contrat de

pro permette d’acquérir une

qualification pour occuper un autre

poste de travail.

Oui. Pas de conditions

Peut-on conclure un contrat de professionnalisation en CDI après…

…un contrat de

professionnalisation en

CDD ?

Oui, à condition que les formations

préparées se situent dans une

logique de parcours : la première

qualification visant l’obtention d’un

niveau de qualification

indispensable pour préparer la

seconde.

Oui. Pas de conditions

Peut-on conclure après un contrat de professionnalisation en CDD un :

Type de contrat Avec le même employeur Avec un employeur différent

CDD ?

Oui, à conditions de respecter les

règles de renouvellement d’un

CDD (articles L1244-1 et L1243-11 du

code du travail) et le délai de carence (L1244-4 du code du travail).

Oui. Pas de conditions

Contrat

d’apprentissage ? OUI

Contrat aidé ? NON

LA SUCCESSION ET LE RENOUVELLEMENT

DES CONTRATS DANS LE CADRE D’UN

CONTRAT DE PROFESSIONNALISATION

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Peut-on renouveler un contrat de pro avec le même bénéficiaire ?

Type de contrat Avec le même employeur Avec un employeur différent

Contrat de

professionnalisation en

CDD ou CDI

Oui, mais seulement dans les cas

suivants (article L.6325-7 du Code

du travail) :

- si échec à l’examen; - maternité, adoption, maladie,

accident du travail; - défaillance de l’organisme de

formation.

Oui, mais seulement dans les cas

suivants (article L.6325-7 du Code

du travail) :

- si échec à l’examen; - maternité, adoption, maladie,

accident du travail; - défaillance de l’organisme de

formation.

Un seul renouvellement possible

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ANNEXE 7

Toutes les branches d’OPCABAIA ont prévu que la durée des actions de formation des contrats

pouvait être portée dans certains cas au-delà du plafond de 25% fixé par la loi :

Branche % Minimum % Maximum

Agents Généraux 20 % 40 %

Sociétés et Mutuelles d’Assurances 15 % 50 %

Assisteurs 15 % 40 %

Banques (Formations certifiantes) 15 % (40 %) plafonné à 1500 h

Durée du CP Nb de mois

DUREE DE LA FORMATION

15 % 20 % 40 % 50 %

Minimum Maximum

6 150 182 364 455

7 159 212 425 531

8 182 243 485 607

9 205 273 546 683

10 228 303 607 758

11 250 334 667 834

12 273 364 728 910

13 296 394 789 986

14 319 425 849 1062

15 341 455 910 1138

16 364 485 971 1213

17 387 516 1031 1289

18 410 546 1092 1365

19 432 576 1153 1441

20 455 607 1213 1517

21 478 637 1274 1593

22 501 667 1335 1668

23 523 698 1395 1744

24 546 728 1456 1820

DUREE DE FORMATION

FINANCEE PAR OPCABAIA

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ANNEXE 8

Diplôme le plus élévé

obtenu

LES BONNES PRATIQUES POUR REMPLIR LE CERFA

Tous les champs en rouge sont obligatoires : le contrat de professionnalisation sera bloqué si vous ne les complétez pas.

Publics spécifiques : jeunes âgés de 16 à 25 ans révolus (second cycle de l'enseignement secondaire non validé

et non titulaires d'un diplôme technologique ou professionnel) demandeurs d'emploi longue durée (> 1 an) Pensez à joindre le justificatif au dossier

N’oubliez pas de déclarer la situation avant contrat, ou la spécificité du bénéficiaire, qui peuvent vous apporter une majoration du financement de la formation et de l’aide à la fonction tutorale.

N’oubliez pas d’indiquer la date de naissance du tuteur, qui peut vous apporter une majoration de l’Aide à la fonction tutorale.

Attention Attention : Indiquer l’adresse du lieu d’exécution du contrat de pro, et non l’adresse du siège de l’entreprise.

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Attention :

Faire un avenant – code 30 = Lorsqu’il y a modification du contrat initial (dates, rémunération, formation, OF)

Attention :

• Si la formation est réalisée en interne (par l’entreprise) : ne pas compléter Organisme, ni de siret, ni de N° de déclaration d’activité

• Cohérence entre le type de qualification visée ET le diplôme ou titre visé. Vous ne pouvez pas mettre le code 3 dans le type de qualification visée, et un code diplôme dans le champ diplôme ou titre visé.

• Spécialité de la formation : voir notice du cerfa ou demander le code à l’organisme de formation

• Date de début et date de fin = Respecter les obligations d’alternance Formation/mise en pratique en entreprise imposées par les règles du contrat de professionnalisation.

Attention à la cohérence entre les 2

Attention :

• Respecter les durées minimum (6 mois) et maximum (24 mois) d’un contrat de professionnalisation de date à date. • Respecter la succession de contrat de professionnalisation = maximum 2 contrats avec le même employeur • Respecter la durée maximum de fin du contrat par rapport à la date de fin de la formation : voir le guide • Respecter la rémunération imposée par votre convention collective de Branche : voir les grilles sur www.opcabaia.fr • Indiquer un salaire brut lissé sur 12 mois et incluant toutes les primes

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Attention : Pensez à faire signer le cerfa par les 2 parties et d’en donner un exemplaire au bénéficiaire.

• Le cerfa vaut contrat de travail, mais il est conseiller de rédiger un contrat de travail en annexe du cerfa pour préciser davantage les obligations du salarié et de l’employeur.