Coperfin 1 Explication sur le projet dorganisation

Coperfin 1

Explication sur le projet d’organisation

p. 2Coperfin 1: Explication sur le projet d’organisation

Table des matières

> Introduction

> Les programmes BPR et les réseaux

> Description des programmes

> Description des réseaux

> Structure des programmes et des réseaux

> Approche des programmes BPR

Note: Cette présentation porte sur Coperfin 1. Les organigrammes repris dans cette présentation ne sont donc plus actuels. Vous retrouverez la version actuelle (juin 2003) de l’organigramme du SPF Finances dans l’annexe 1.


IntroductionLe Ministère des Finances en mouvement …

> 10 ans de réforme au sein du Ministère des Finances– Plan quinquennal– Plan quinquennal bis– Management de la performance– Plan d’action Zenner

> Copernic, la modernisation de l’administration fédérale:– Approbation du nouvel organigramme– Rapport N-3 – Transition vers le SPF Finances

> Lancement des programmes BPR au sein du Ministère: COPERFIN (24 septembre 2001)

Coperfin représente la modernisation du Ministère des FinancesCoperfin représente la modernisation du Ministère des Finances


IntroductionL’organigramme de Coperfin 1

Douanes et Accises

Services patrimo-

niaux

Recettes non fiscales

Grandes Entreprises

RecettesLutte

contre la fraude

Collecte et Echange

d’informa-tions

Mesures et évalua-

tions

Sécurité juridique

Parti-culiers

PME

Président Comité de Direction

Cellule Stratégique

Etudes et Documentation

Budget et Contrôle de gestion

Personnel & Organisation

ICT

Secrétariat et Services Logistiques

Impôts et Recouvrement

Services – coordination et exploitation

Expertises et supports fonctionnels

Program ManagementOffice

Documentation Patrimoniale

Services – stratégie et exploitation



Trésorerie


IntroductionRapport N-3

> Le rapport N-3 présente l’élaboration de l’organigramme et détermine

– Le nombre de fonctions de management au niveau N-3 et leur contenu fonctionnel

– Les circonscriptions administratives des centres

> La fonction de management N-3 (comparable à celle de directeur régional actuellement) garantit la réalisation d’un certain nombre d’objectifs ainsi que la gestion opérationnelle de la circonscription administrative. La personne qui remplira cette fonction sera choisie aussi bien pour ses connaissances techniques fiscales que pour ses compétences en matière de management. Ici aussi des mandats de 6 ans sont d’application

> Les services qui constituent le centre peuvent être répartis sur un ou plusieurs endroits

> L’organisation et les localisations exactes ne sont pas spécifiées dans ce rapport et doivent encore être déterminées

CentresN-3

N-2

N-1

N

Douanes et Accises

Services patrimo-

niaux


Grandes Entreprises

RecettesLutte

contre la fraude

Collecte et Echange

d’informa-tions

Mesures et évalua-

tions


Parti-culiers

PME



Etudes et Recherches



ICT










Trésorerie

Douanes et Accises

Services patrimo-

niaux


Grandes Entreprises

RecettesLutte

contre la fraude

Collecte et Echange

d’informa-tions

Mesures et évalua-

tions


Parti-culiers

PME






ICT










Trésorerie


> Un programme “Business Process Reengineering” détermine l'ensemble des changements nécessaires au niveau du personnel, des moyens (informatiques) et des méthodes de travail pour créer un meilleur environnement de travail et pour atteindre de meilleurs résultats

> Concrètement pour le Ministère des Finances:– En raison de l’ampleur du Ministère des Finances, onze programmes BPR

fonctionnels ont été lancés, axés sur une administration précise (ex. Douanes et Accises)

– Cinq programmes BPR génériques ont également été mis sur pied. Ils ne sont pas liés à une administration particulière mais examinent une série d’aspects communs (ex. Citizen Relationship Management)

– Quatre réseaux soutiennent les programmes (voir p.19)– Les programmes BPR ne s’appliquent dans un premier temps qu’aux

administrations fiscales et pas à l’administration de la Trésorerie– Chaque programme a la même structure (manager de programme, groupe de

travail,…) et travaille de la même manière (voir plus loin)

Les programmes BPR et les réseaux (1/3)


> Un “réseau” est le nom donné à un groupe de personnes qui s’occupent d’aspects précis et bien définis:

– ICT: Technologie de l’Information et de la Communication (software, hardware,…)– Personnel: description de fonction, compétences– Infrastructure: bâtiments,…– Contrôle interne: construction de processus permettant de réduire les risques prévisibles

afin de pouvoir réaliser avec un degré de confiance élevé les objectifs du SPF Finances

> Un réseau est organisé de la même manière qu’un programme (manager de programme, groupe de travail,…)

> Le réseau procure un soutien aux programmes dans leur domaine. Il rassemble également leurs différentes propositions dans ce domaine. Ainsi, le réseau ICT par exemple présente un plan global pour l’ICT qui rassemble l’ensemble des propositions. Chaque programme a une personne de contact dans le réseau, qui peut être contactée si nécessaire ou qui contacte elle-même le programme quand une action particulière doit être mise en oeuvre

> Les réseaux veillent également à la cohérence de l’approche des différents groupes de travail et peuvent prendre des initiatives par rapport aux groupes de travail



ICTICT

PersonnelPersonnel

InfrastructureInfrastructure

Groupe 3

9) Gestion des risques

10) CRM Entités Fiscales

11) Réglementation Entités Fiscales

Groupe 2 3) Particuliers

4) PME

5) Grandes Entreprises

6) Recouvrement

7) Perception

8) Lutte contre la Fraude

Groupe 11) Douanes & Accises

2) Enquêtes et Recherches

Groupe 412) CRM Documentation patrimoniale

13) Réglementation Documentation patrimoniale

Groupe 514) Services Patrimoniaux

15) Mesures et Evaluations

16) Sécurité juridique

Contrôle Interne Contrôle Interne



Description des programmes (1/10)

Douanes et Accises

Douanes et Accises/Enquêtes et Recherches

Grandes Entreprises

RecettesLutte

contre la fraude

Collecte et Echange

d’informa-tions

Mesures et évalua-

tions


Parti-culiers

PME






ICT









Trésorerie

GROUPE 1


Services patrimo-

niaux




GROUPE 1

> Programmes fonctionnels Impôts et Recouvrement– Douanes et Accises

• Le groupe de travail Douanes et Accises étudie comment mieux allouer les moyens dont il dispose afin d’offrir aux opérateurs économiques un service plus efficace, plus rapide et de meilleure qualité

– Enquêtes et Recherches• Ce groupe de travail analyse les possibilités pour transformer le

comportement réactif en un comportement proactif par le biais d’échange d’informations et en collaborant avec les autres services (tant en externe qu’en interne)



Grandes Entreprises

RecettesLutte

contre la fraude

Parti-culiers

PME

PPMEGEPerception/Rec.Lutte contre la fraude

Douanes et Accises

Collecte et Echange

d’informa-tions

Mesures et évalua-

tions







ICT









Trésorerie

GROUPE 2


Services patrimo-

niaux




GROUPE 2

> Programmes fonctionnels Impôts et Recouvrement– Particuliers, PME, GE

• Chaque groupe de travail veut dessiner dans les grandes lignes pour son groupe cible (les particuliers, les PME et les GE) la manière optimale de taxer et de fournir des services. Les particularités et caractéristiques de chaque groupe sont prises en compte.

– Lutte contre la Fraude• Ce groupe de travail désire développer des processus permettant de mieux tracer et

combattre les cas de fraude importants et par conséquent de mieux traiter les dossiers

– Perception• Le groupe de travail analyse les possibilités d’aligner et d’automatiser le processus de

perception

– Recouvrement• Le but poursuivi par ce groupe de travail est de parvenir à une approche intégrée de

certains contribuables afin d’attaquer de façon plus dynamique le problème de non-paiement, et en particulier de la fraude et de l’insolvabilité organisée


GROUPE 3CRM Entités FiscalesGestion des risques/Réglementation Entités fiscales


Douanes et Accises

Grandes Entreprises

RecettesLutte

contre la fraude

Collecte et Echange

d’informa-tions

Mesures et évalua-

tions


Parti-culiers

PME






ICT









Trésorerie


Services patrimo-

niaux




GROUPE 3

> Programmes génériques Entités Fiscales– CRM Entités Fiscales

• CRM signifie Citizen Relationshîp Management et analyse dans quelle mesure les services offerts peuvent être adaptés aux besoins des “clients”

• Ce groupe de travail recherche une réponse pratique à la question de savoir comment positionner les différents services de “Impôts et Recouvrement” par rapport au contribuable: quels services ou produits offrir, via quels canaux? Le groupe tient compte dans ses recherches des conséquences que ceux-ci peuvent avoir sur les processus, l’organisation et les systèmes

– Gestion des risques• Le groupe de travail désire développer une méthode permettant de détecter les

déclarations les plus risquées et de les traiter ensuite de manière appropriée

– Réglementation Entités Fiscales• Le but de ce groupe de travail est de développer un processus qui transforme la

réglementation en matière d’Impôts et Recouvrement en méthodes de travail pratiques



GROUPE 4CRM Documentation PatrimonialeRéglementation Documentation Patrimoniale

Douanes et Accises

Grandes Entreprises

RecettesLutte

contre la fraude

Collecte et Echange

d’informa-tions

Mesures et évalua-

tions


Parti-culiers

PME






ICT









Trésorerie


Services patrimo-

niaux




GROUPE 4

> Programmes génériques Documentation Patrimoniale– CRM Documentation Patrimoniale

• Ce groupe de travail recherche une réponse claire et pratique à la question de savoir comment positionner les différents services de la Documentation patrimoniale par rapport au contribuable: quels services ou produits offrir, via quels canaux? Le groupe tient compte dans ses recherches des conséquences que ceux-ci peuvent avoir sur les processus, l’organisation et les systèmes

– Réglementation Documentation Patrimoniale• Le but de ce groupe de travail est de développer un processus qui

transforme la réglementation actuelle en matière de Documentation Patrimoniale en méthodes de travail pratiques



Services PatrimoniauxMesures et EvaluationsSécurité Juridique

Douanes et Accises

Services patrimo-

niaux

Grandes Entreprises

RecettesLutte

contre la fraude

Collecte et Echange

d’informa-tions

Mesures et évalua-

tions


Parti-culiers

PME






ICT









Trésorerie

GROUPE 5


Services patrimo-

niaux




GROUPE 5

> Programmes fonctionnels Documentation Patrimoniale– Services Patrimoniaux

• Le groupe de travail désire trouver une manière d’améliorer le recouvrement des créances non-fiscales et des amendes pénales, ainsi que de moderniser la gestion du patrimoine mobilier et immobilier de l’Etat.

– Mesures et Evaluations• Le groupe de travail veut permettre de moderniser des mesures et la mise

sur pied d’une méthode permettant de satisfaire à la demande d’exécution d’estimation de valeur.

– Sécurité Juridique• L’objectif de ce groupe de travail est de moderniser la gestion du droit réel

et les tâches fiscales apparentées


Description des réseaux

> ICT, Personnel, Infrastructure– Ces réseaux s’axent sur le support des programmes fonctionnels et

génériques dans le développement des exigences opérationnelles futures en matière d’ICT, de personnel et d’infrastructure

– De plus, les réseaux veillent à rassembler et à approcher de manière cohérente les aspects ICT, personnel, infrastructure et contrôle interne de l’ensemble du SPF Finances

> Contrôle interne– Le contrôle interne reprend l’ensemble des actions qui doivent être

entreprises par le management et le personnel dans le but d’assurer une sécurité raisonnable au niveau de la réalisation des objectifs, de l’utilisation des moyens, de la connaissance et de la gestion des risques, du respect des droits et réglements, de la lutte contre la fraude, etc.

– Ce réseau jouera un rôle important lorsque les programmes détermineront leurs processus futurs


> Un trajet de changement tel que Coperfin demande une structure temporaire, spécialement érigée pour les différents programmes et réseaux.

> A côté de cette structure temporaire, le ComDir garde ses fonctions de validation des rapports intermédiaires et finaux.

– Le ComDir est présidé par le Secrétaire général et se compose des Directeurs généraux des administrations fiscales, du Directeur général des Services Généraux et des représentants du Cabinet

> La structure temporaire englobe les composants suivants:– Comité de pilotage– Sponsor de programme– Coordinateur de programme– Manager de programme– Conseiller interne BPR– Groupe de travail de programme

> Tous ces composants ne se retrouvent pas dans chaque programme/réseau

> Cette situation temporaire est représentée graphiquement à la page suivante

+ Support des consultants externes

Structure des programmes et des réseaux (1/6)


Comité de Pilotage

ComDir

CoordinateurCoordinateur

Manager de ProgrammeManager de Programme

Groupe de travail

Groupe de travail

Sponsor de ProgrammeSponsor de Programme



Groupe de travail

Groupe de travail

Groupe de travail

Groupe de travail


Conseiller interne BPRConseiller

interne BPRConseiller




interne BPR

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Comité de direction (ComDir )

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Comit é de Pilotage Entités fiscales• Président SPF Finances

(d.a. secrétaire g énéral )• N-1 SPF Finances (d.a. administrateur général et administrateur g énéral adjoint )• Représentant cabinet ministre des Finances et Commissaire du Gouvernement

• N-2 Douanes & Accises (d.a. directeur g énéral)• N-2 P (d.a. directeur g énéral)• N-2 PME (d.a. directeur g énéral)• N-2 GE (d.a. directeur g énéral)• N-2 Recouvrement (d.a. directeur g énéral)• N-2 Lutte contre la fraude (d.a. directeur g énéral)

• Responsable FEDICT• Responsable SPF P&O• Responsable DICT (d.a. secrétariat g énéral)• Responsable P&O (d.a. secrétariat g énéral )

••Coordinateur P/PME/GECoordinateur Recouvrement/Encaissement

Comit é de pilotage Documentation patrimoniale• Président SPF Finances (d.a. secr étaire g énéral)• N-1 Documentation du patrimoine (d.a. administrateur général & administrateur général adjoint)• Repr ésentant cabinet ministre des Finances et Commissaire du Gouvernement • N-2’s de Documentation patrimoniale (d.a. directeur-général) • Resp. FEDICT et Resp. SPF P&O• Resp. DICT et Resp. P&O (d.a. Secr. Gén)

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(d.a. directeur g énéral)

N-2 Recouvrement(d.a. directeur g én.)

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N-2 Lutte contre la fraude(d.a. directeur g én.)

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N-2 Douanes et Accises

(d.a. directeur g én.)

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COUPOLES

•se réunit au moins 1x par semaine avecle gestionnaire de programme

•dirige le groupe de travail sur le plan opérationnel (avec un consultant externe)

•se réunit environ 1x toutes les 2 semaines (plus fr équemment si nécessaire)• élabore de fa çon intérimaire les (sous -)aspects avec des consultants externes

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• se réunit 1x toutes les 6 semaines (r éunion par organe coordinateur)

• valide les documents

SPONSOR DU PROGRAMME

GESTIONNAIRE DE

PROGRAMME

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COMDIR

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d.a: dans l ’attente d ’une d ésignation

(d.a. directeur- général)

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admini-strateur général adjoint)

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(d.a. directeur- général)

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N-2 SP

N-2 M&E

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•Coordinateur Réseaux ICT/P&O/Infrastructure •Coordinateur Réseaux ICT/P&O/Infrastructure


RESPONSABILITES

> Comité de pilotage– Celui-ci est responsable de la gestion de Coperfin, càd de la direction et du suivi

des programmes de reengineering respectifs– Le Comité endosse toutes les responsabilités nécessaires à un moment ou

l’autre pour assurer le bon fonctionnement de Coperfin et des programmes

> Sponsor de programme– Il est responsable de l’application au niveau du programme des décisions prises

par le comité de pilotage, dont il fait partie.– Il a le pouvoir hiérarchique nécessaire pour encourager les changements et les

actions au niveau du programme– Il peut être le sponsor de plusieurs programmes

> Coordinateur de programme– N’apparaît que dans le groupe 2 (P-PME-GE-Recouvrement-Fraude). Le nombre

et le type de programmes rendent une coordination nécessaire afin d’en assurer la cohérence



RESPONSABILITES> Manager de programme

– Endosse avec le consultant externe la responsabilité finale du planning et de la direction des travaux opérationnels au sein du programme

– Le manager de programme fait le rapport du statut de son programme lors des réunions du comité de pilotage

> Conseiller interne BPR– Collabore au programme BPR et soutient le manager de programme

> Groupe de travail de programme– Garantit la mise en forme du fonctionnement futur des différentes

administrations/aspects de l’organisation pour toutes les facettes du fonctionnement opérationnel

– Les collaborateurs des programmes sont sélectionnés sur base de leur expertise fonctionnelle ou sur base de leur connaissance approfondie de certains aspects des processus centraux, ainsi que pour leur sensibilité du terrain.



Personne de contact

Infrastructure

Personne de contact

Infrastructure

Personne de contact

ICT

Personne de contact

ICT

Personne de contact

Personnel

Personne de contact

PersonnelProgramme

Interaction entre les programmes et réseaux

Personne de contact Contrôle

interne



Approche des programmes (1/3)

> Durant dix mois, les groupes de travail des programmes BPR vont analyser, en collaboration avec les réseaux, les différents aspects de leur administration ou de leur organisation: procédures, processus, réglementation, compétences, culture, etc.

> Après 10 mois sera présentée l’approche de réalisation, qui décrit la nouvelle image des administrations respectives ou aspect de l’organisation et qui explique les étapes concrètes à franchir pour parvenir à cette image

> Cette approche de réalisation devra être élaborée de manière plus large en projets concrets. Ces projets seront à leur tour systématiquement implémentés, de manière à ne pas mettre en danger le fonctionnement des administrations. La nouvelle image sera ainsi mise en place pas à pas.



> Les programmes travaillent tous de la même manière:1. La première étape, qui est terminée pour tous les groupes de travail, consistait

à élaborer un planning et à mettre au point tous les préparatifs nécessaires2. Pendant la deuxième étape, les programmes déterminent leurs objectifs,

stratégie et principes directeurs. Ces principes forment les lignes directrices pour l’élaboration ultérieure de la situation future. C’est également lors de cette phase que les “Quick Wins” sont identifiés pour leur administration/leur organisation. Les Quick Wins sont des améliorations qui peuvent être mises en place de manière rapide et à faible coût.

3. Lors de la troisième étape, les programmes dessineront la situation future. Ils tiendront compte lors de cet exercice de la situation actuelle.

4. La quatrième étape servira à faire la comparaison entre la nouvelle situation et l’actuelle. Ensuite, un plan sera élaboré afin de passer de la situation actuelle à la situation nouvelle. Cette comparaison analytique s’appelle l’”analyse du fossé”. Cette étape verra également l’ébauche de l’approche de réalisation ou d’implémentation, dans lequel tous les aspects liés à l’ICT, au personnel, à l’infrastructure et au contrôle interne seront repris.



Etape 1 Etape 2 Etape 3

Préparation et planning

Détermination des objectifs, de la stratégie et des principes directeurs

Identification des Quick Wins

Image du fonctionnement futur (“To Be”)

Evaluation de la situation actuelle (“As Is”)

Etape 4

Analyse du fossé

Ebauche d’une approche de réalisation avec risques et contraintes

Septembre-Octobre

Octobre-Novembre

Novembre-Mars

Avril-Juin

Timing approximatif (possibilité de chevauchement et de déviation)

Comité de

Pilotage

Comité de

Pilotage

Comité de

Pilotage

Comité de

Pilotage


Annexe 1: Organigramme de Coperfin 2

Président du Comité de Direction


Etudes et documentation

Budget & Contrôle de Gestion



ICT PMO stratégique & Communication


TrésorerieDocumentationPatrimoniale

D & A GE Recouvrement Lutte contre la fraude

Relations européennes et internationales

Gestion de la monnaie

Financement de l’Etat et marchés financiers

Paiements

Dépôts, consignations et oppositions

Expertise et Support fonctionnels

PMO

Services, Coordination et Exploitation

Expertise et Support fonctionnels

PMO

Services, Stratégie et Exploitation

Centre

Services patrimoniaux

Recouvrement Non-Fiscal

Mesures et Evaluations

Collecte et Echange d’info


CentreCentre Centre Mesures et Evaluations spéciales

CentreEnquête et Recherches

SM SMSGC

P

Centre

SM SGC

PME

Centre

SM SGC

Centre

SM SGC

Centre

SM SGC

SM = Support du Management

SGC = Stratégie de Groupes cibles

NOUVEAU par rapport à Coperfin 1

Documents

Coperfin 1 Explication sur le projet dorganisation