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Direction & Contrôle dans les Direction & Contrôle dans les Services publics fédérauxServices publics fédéraux
IRG Belgium, Congrès 24 novembre 2000IRG Belgium, Congrès 24 novembre 2000
Bruxelles, Radisson SAS HotelBruxelles, Radisson SAS Hotel
Marc Van HemelrijckMarc Van Hemelrijck
Tom AuwersTom Auwers
Cabinet du Ministre de la Fonction publique Cabinet du Ministre de la Fonction publique
et de la Modernisation de l’Administration et de la Modernisation de l’Administration
Luc Van den BosscheLuc Van den Bossche
IRG Belgium Congrès 24/11/00 Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux [email protected] 2/31
ContenuContenu
Gestion & Contrôle et CopernicGestion & Contrôle et Copernic
Propositions du groupe de travail Cycle de contrôlePropositions du groupe de travail Cycle de contrôle
Nouveau cycle budgétaireNouveau cycle budgétaire
Rôle d’évaluation de l’Inspection des FinancesRôle d’évaluation de l’Inspection des Finances
Audit interneAudit interne
Contrôle interneContrôle interne
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Copernic: 5 programmes de modernisation Copernic: 5 programmes de modernisation radicale radicale
Nouvel organigramme
Introduction d ’un système de mandats
Redéfinition du cycle de contrôle budgétaire
Introduction d ’une politique MRH
Introduction d ’une politique de communication
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Objectif de CopernicObjectif de Copernic
Responsabilisation des SPFResponsabilisation des SPF
les SPF doivent pouvoir opérer un management intégral les SPF doivent pouvoir opérer un management intégral
le SPF opére comme unité distincte avec une large le SPF opére comme unité distincte avec une large autonomie en matière de décisions opérationnelles autonomie en matière de décisions opérationnelles
chaque SPF doit aussi répondre à un minimum de chaque SPF doit aussi répondre à un minimum de normes et à des devoirs en matière de justification et normes et à des devoirs en matière de justification et de reporting. de reporting.
les SPF doivent mettre en place un système de contrôle les SPF doivent mettre en place un système de contrôle interneinterne
les SPF doivent développer les instruments et données les SPF doivent développer les instruments et données nécessairesnécessaires
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Thèse 1 Thèse 1
La responsabilisation La responsabilisation avait peu de sens dansavait peu de sens dans
l’administration fédérale actuellel’administration fédérale actuelle
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ArgumentationArgumentation
Les ministères fédéraux actuellement: Les ministères fédéraux actuellement:
Déficit en termes de politique:Déficit en termes de politique: enchevêtrement entre politique et administratifenchevêtrement entre politique et administratif vision ‘Budget’: focus sur le contrôle ex antevision ‘Budget’: focus sur le contrôle ex ante
Déficit en termes de gestionDéficit en termes de gestion:: capacité d’orientation limitée de la contractualisationcapacité d’orientation limitée de la contractualisation paquets de tâches pas homogènes paquets de tâches pas homogènes vision ‘Fonction publique’: camisole des formations du personnelvision ‘Fonction publique’: camisole des formations du personnel défaut d’information sur les prestationsdéfaut d’information sur les prestations systèmes d’information financière inadaptéssystèmes d’information financière inadaptés système d’évaluation inadaptésystème d’évaluation inadapté
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Thèse 2Thèse 2
La responsabilisation dansLa responsabilisation dansl’administration fédérale donnera lieul’administration fédérale donnera lieu
à une situation suboptimaleà une situation suboptimale
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Causes de la suboptimalitéCauses de la suboptimalité
Pas d’univocité quant aux mécanismes Pas d’univocité quant aux mécanismes de gestion et de contrôlede gestion et de contrôle
Vision lacunaire de la politique du personnelVision lacunaire de la politique du personnelpour le management supérieurpour le management supérieur
Pas de bonne délimitationPas de bonne délimitationdes domaines de managementdes domaines de management
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Réforme de l’administration fédéraleRéforme de l’administration fédérale
Une responsabilisation sensée est facilitée par Une responsabilisation sensée est facilitée par la révision/l’instauration de: la révision/l’instauration de:
une structure organisationnelle, y compris la une structure organisationnelle, y compris la relation entre politique et administrationrelation entre politique et administration
un fondement légal du système des mandats un fondement légal du système des mandats
des mécanismes de contrôle et de direction des mécanismes de contrôle et de direction adaptésadaptés
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Système des mandats: principes dans le Système des mandats: principes dans le projet d’A.R.projet d’A.R.
Evaluation
Appréciation finale
Engagements annuels
Annexes au contrat
Engagement contractuel
Rémunération
Durée
Sélection
Nombre de niveaux de management
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Responsabilisation: groupes de travail Responsabilisation: groupes de travail CopernicCopernic
Groupe de travail Groupe de travail Budget & Contrôle de la GestionBudget & Contrôle de la Gestion
Groupe de Groupe de travailtravail
Contrôle Contrôle interneinterne
Groupe de travailGroupe de travailAudit interneAudit interne
Consultants:Consultants:Nouvelle organisationNouvelle organisation
B&CG B&CG
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Modernisation des instruments de contrôle et Modernisation des instruments de contrôle et de directionde direction
PrincipePrincipe Le suivi et le contrôle des SPF doit s’opérer de manière Le suivi et le contrôle des SPF doit s’opérer de manière adéquate, en ligne avec la responsabilisationadéquate, en ligne avec la responsabilisation
évolution du contrôle externe vers le contrôle interne évolution du contrôle externe vers le contrôle interne évolution des contrôles a priori vers les contrôles a posteriori évolution des contrôles a priori vers les contrôles a posteriori
(évaluation et audit)(évaluation et audit) garanties etgaranties et stimuli pour une gestion financière minutieuse par stimuli pour une gestion financière minutieuse par
une bonne combinaison de mesures de toutes natures une bonne combinaison de mesures de toutes natures
Le SPF horizontal B&CG a un rôle clé dans:Le SPF horizontal B&CG a un rôle clé dans: la collecte de données la collecte de données la fixation de directives et de normes (en concertation avec les la fixation de directives et de normes (en concertation avec les
SPF) SPF) monitoring et étude monitoring et étude soutien des SPFsoutien des SPF
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Modernisation des instruments de contrôle et Modernisation des instruments de contrôle et de directionde direction
ActionsActions
Révision du cycle budgétaire
Révision missions de contrôle Inspection des Finances
Introduction d’une fonction d’audit interne
Développement de systèmes de contrôle interne
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Acteurs concernésActeurs concernés
Ministre et conseil stratégique
Management de ligne
Inspection des Finances
Audit interne
Direction Budget et Contrôle de la Gestion
SPF Budget et Contrôle de la Gestion
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Principe-cascade Principe-cascade
Plan stratégique du ministre/conseil Plan stratégique du ministre/conseil stratégique: stratégique: vision à 4 ansvision à 4 ans
Plan opérationnel annuel avec objectifs et Plan opérationnel annuel avec objectifs et prestations: prestations: horizon à 3 anshorizon à 3 ans
Budget de prestations: Budget de prestations: budget 1 anbudget 1 an
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Nouveau cycle budgétaire (ex ante)Nouveau cycle budgétaire (ex ante)
Bilatérales Bilatérales techniquestechniques
Etablissement Etablissement plan opérationnelplan opérationnel
Appréciation Appréciation plan opérationnelplan opérationnel
ConsolidationConsolidationBilatérales Bilatérales politiquespolitiques
Approbation Approbation définitivedéfinitive
Détermination Détermination marge budgétairemarge budgétaire
Détermination Détermination marge budgétairemarge budgétaire
législaturelégislature
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Nouveau cycle budgétaire (ex ante)Nouveau cycle budgétaire (ex ante)
Etape 0: début législatureEtape 0: début législature Estimation de la marge budgétaire globaleEstimation de la marge budgétaire globale Définition de la politique macro-budgétaire de Définition de la politique macro-budgétaire de
la législaturela législature
Etape 1: exercice budgétaire X-1Etape 1: exercice budgétaire X-1 Détermination de la marge budgétaire de Détermination de la marge budgétaire de
l’année Xl’année X Composition des enveloppes par SPFComposition des enveloppes par SPF
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Nouveau cycle budgétaire (ex ante)Nouveau cycle budgétaire (ex ante)
Etape 2Etape 2 Etablissement du plan opérationnel dans le Etablissement du plan opérationnel dans le
cadre de l’enveloppecadre de l’enveloppeobjectifs stratégiques et opérationnels (aussi bien la objectifs stratégiques et opérationnels (aussi bien la
‘routine’ que la ‘nouvelle politique’)‘routine’ que la ‘nouvelle politique’)volumes de prestations escomptésvolumes de prestations escomptés coûts des prestations à fournircoûts des prestations à fournir.
Plan par missionPlan par missionDéroulement sur 3 ansDéroulement sur 3 ansConsolidation des plans opérationnels des différentes Consolidation des plans opérationnels des différentes
directions opérationnellesdirections opérationnelles
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Nouveau cycle budgétaire (ex ante)Nouveau cycle budgétaire (ex ante)
Etape 3Etape 3 Appréciation du plan opérationnelAppréciation du plan opérationnel
répercussion budgétairerépercussion budgétaire caractère exécutablecaractère exécutable caractère correct des inputs et outputscaractère correct des inputs et outputs confrontation à l’étude d’efficacitéconfrontation à l’étude d’efficacité
Avis de l’IF au ministreAvis de l’IF au ministre
Etape 4Etape 4 Bilatérales techniquesBilatérales techniques
schéma des questions d’opportunitéschéma des questions d’opportunité solution pour les problèmes budgétairessolution pour les problèmes budgétaires validation méthode de calcul entre objectifs et prestationsvalidation méthode de calcul entre objectifs et prestations
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Nouveau cycle budgétaire (ex ante)Nouveau cycle budgétaire (ex ante)
Etape 5Etape 5 Consolidation de tous les plans opérationnelsConsolidation de tous les plans opérationnels
Inventorisation des problèmesInventorisation des problèmesFixation de la méthode de calcul des problèmes transversauxFixation de la méthode de calcul des problèmes transversaux
Etape 6Etape 6 Bilatérales politiquesBilatérales politiques
Elimination des problèmes budgétaires restantsElimination des problèmes budgétaires restantsReconsidérationsReconsidérations
Etape 7Etape 7 Approbation résultat bilatérales au conseil des Approbation résultat bilatérales au conseil des
ministres ministres Soumission au parlementSoumission au parlement
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Contrôle ex ante: introduction types de Contrôle ex ante: introduction types de dossiersdossiers
Distinction entre dossiers de :Distinction entre dossiers de :Type 1Type 1
Type 2Type 2
Type 3 Type 3
Degré de risque comme critère déterminant Degré de risque comme critère déterminant
Champ d’application plus limité de l’avis de Champ d’application plus limité de l’avis de suspension de l’IFsuspension de l’IF
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Type 3: restriction de l’avis suspensif de Type 3: restriction de l’avis suspensif de l’IFl’IF
L’appréciation reste nécessaire en matière de L’appréciation reste nécessaire en matière de
Légalité
Régularité
Applicabilité budgétaire
Opportunité
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Contrôle ex nunc & ex postContrôle ex nunc & ex post
Ex-nunc Ex-nunc fonction horizontale de clignotantfonction horizontale de clignotant
Ex-post Ex-post accent sur la fonction d’audit interneaccent sur la fonction d’audit interne examens ad hoc par l’IFexamens ad hoc par l’IF évaluation du rapport annuel du SPF par l’IFévaluation du rapport annuel du SPF par l’IF IF dans le comité d’auditIF dans le comité d’audit
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Position de la fonction d’audit internePosition de la fonction d’audit interne
Directionsopérationnelles
DG DG DG
Conseil des Ministres
Ministre
Conseil stratégiquePrésident : Ministre
PrésidentComité de Direction
Secrétariat généralet Services logistiquesDirection
ICT
Direction Personnel& Organisation Direction Budget
& Contrôle Gestion
Secretariat personnel
Cellulestratégique
Service Audit interne
Comité d’audit
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Tâches de la fonction d’audit interneTâches de la fonction d’audit interne
Apprécier l’efficacité et l’efficience du système Apprécier l’efficacité et l’efficience du système de contrôle interne au sein d’un SPF. de contrôle interne au sein d’un SPF.
Examiner le fonctionnement et l’efficacité du Examiner le fonctionnement et l’efficacité du système de qualité au sein d’un SPF.système de qualité au sein d’un SPF.
Contribuer au développement du Control Self Contribuer au développement du Control Self Assessment (CSA) au sein du SPFAssessment (CSA) au sein du SPF
Missions spécifiquesMissions spécifiques
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Reporting au départ de la fonction d’audit Reporting au départ de la fonction d’audit interneinterne
Rapport détaillé confidentielRapport détaillé confidentiel chef de service concerné;chef de service concerné; chef de la direction opérationnelle;chef de la direction opérationnelle; président du comité de direction;président du comité de direction; comité d’audit.comité d’audit.
Rapport de synthèseRapport de synthèse ministre;ministre; comité de direction;comité de direction; comité d’audit.comité d’audit.
Suivi de l’implémentation des recommandationsSuivi de l’implémentation des recommandations chef de la direction opérationnelle;chef de la direction opérationnelle; président du comité de direction;président du comité de direction; comité d’audit.comité d’audit.
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Missions du comité d’auditMissions du comité d’audit
Contrôle interneContrôle interne
Processus d’auditProcessus d’audit
Information financièreInformation financière
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Principes de base du contrôle interne: Principes de base du contrôle interne: passépassé
fortement axé sur cycle budgétaire/comptabilité objectif = légitimité basé sur la supervision et la vérification tolérance-zéro certitude absolue
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Contrôle interne =Contrôle interne =l’atteinte desl’atteinte des
du SPF
Principes de base du contrôle interne: Principes de base du contrôle interne: aveniravenir
Légitimité EfficienceSécurité juridique EffectivitéEgalité juridique Economie
Risques de faceRisques de face EntreprenantEntreprenant
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Principes de base du contrôle internePrincipes de base du contrôle interne
Le contrôle interne est un processus continu imbriqué Le contrôle interne est un processus continu imbriqué dans l’organisation, et non un “système supplémentaire”dans l’organisation, et non un “système supplémentaire”
Le contrôle interne est l’affaire de chacun dans l’organisationLe contrôle interne est l’affaire de chacun dans l’organisation
Le contrôle interne donne une certitude raisonnable mais non absolueLe contrôle interne donne une certitude raisonnable mais non absolue
Les mesures de contrôle interne existent pour couvrir des risquesLes mesures de contrôle interne existent pour couvrir des risques et ne sont pas des objectifs en soiet ne sont pas des objectifs en soi
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Parcours d’implémentationParcours d’implémentation
Etape 4Etape 4
Implémenter Implémenter les mesures les mesures de contrôlede contrôle
Etape 0. Améliorer l’environnement de contrôleEtape 0. Améliorer l’environnement de contrôle
Etape 5. Développer un système de monitoringEtape 5. Développer un système de monitoring
Etape 3Etape 3
Evaluer les Evaluer les risquesrisques
..
Etape 2Etape 2
Identifier les Identifier les objectifsobjectifs
Etape 1Etape 1
Etablir les Etablir les processusprocessus
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Conditions connexes Conditions connexes
Développer un système interne de garantie de la Développer un système interne de garantie de la qualité quant à la régularité et la légalité des qualité quant à la régularité et la légalité des dossiers d’exécutiondossiers d’exécution
Introduction d’un nouvel instrumentaire comptable Introduction d’un nouvel instrumentaire comptable
Assouplissement des possibilités de transfert des Assouplissement des possibilités de transfert des crédits crédits
Parallélisme entre l’achèvement et le Parallélisme entre l’achèvement et le développement du nouvel instrumentaire de développement du nouvel instrumentaire de contrôlecontrôle