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Copropriété et Extranet obligatoire au 1 er Janvier 2015 Comment éviter les effets « pervers » et obtenir un VRAI Extranet

Copropriété et Extranet obligatoire

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Page 1: Copropriété et Extranet obligatoire

Copropriété etExtranet obl igatoire

au 1 e r Janvier 2015

Comment éviter

les effets

« pervers »

et obtenir

un VRAI

Extranet

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C o p ro p r i é t é e t E x t ra n e t   o b l i g a to i r e a u 1 e r J a nv i e r 2 0 1 5   :

Comment éviter les effets «  pervers  » et obtenir un VRAI Extranet

Introduction 3

I. Pourquoi faut-il refuser toute augmentation d’honoraires relative à la mise à disposition d’un extranet  ? 5

1) Une demande d’extranet qui émane des professionnels. 5

2) Un extranet qui permet au syndic de réaliser un gain de productivité et une baisse des coûts structurels. 5

II. Les services et documents minimums à insérer dans l’extranet etcomment s’y prendre 7

1) Les droits des copropriétaires.  7

2) Les droits du conseil syndical. 8

a. Les archives   stratégiques 8

b. Les documents et pièces de gestion courante 8

III. Les dangers de l’extranet pour les syndicats des copropriétaires et les copropriétaires, et comment les neutraliser  ? 10

1) Utilisation des données personnelles des copropriétaires 10

2) La captation des syndicats des copropriétaires 11

3) L’intrusion dans les échanges du conseil syndical 11

4) La confiscation des échanges entre conseil syndical et syndic 12

5) L’extranet, une amorce au «  coffre-fort  » électronique 12

SOMMAIRE

Page 3: Copropriété et Extranet obligatoire

IV. Comment l’ARC agit pour faire évoluer la situation ? 13

ARRÊTÉ RELATIF À L’EXTRANET (proposition) 14

V. Comment l’ARC aide les petits et moyens cabinets de syndicsprofessionnels  ? 17

1) Copro-Net «  version 1  » 17

2) Copro-Net «  version 2  » 18

3) Les garanties qu’offre l’extranet de l’ARC 18

4) Une solution pour l’archivage de longue durée 19

VI. Une marginalisation des syndics bénévoles ? 20

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Copropriété & Extranet

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Eviter les effets « pervers » et obtenir un VRAI Extranet

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I n t ro d u c t i o n

Le nouvel article 18 Alinéa 10 de la loi du 10 juillet 1965 oblige, à partir du 1er janvier 2015, les syndics professionnels à mettre à la disposition du syndicatdes copropriétaires un «  espace numérique ». Cet extranet doit prévoir deuxinterfaces  : l’une pour le conseil syndical et une autre pour les copropriétaires. Voici l’alinéa de la loi  concernant ce point :

Le syndic est chargé (…)  :

8«  de proposer, à compter du 1er janvier 2015, lorsque le syndic est unsyndic professionnel, un accès en ligne sécurisé aux documentsdématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés, saufdécision contraire de l’assemblée générale prise à la majorité de l’article25 de la présente loi. Cet accès est différencié selon la nature desdocuments mis à la disposition des membres du syndicat decopropriétaires ou de ceux du conseil syndical  ».

Comme on peut le constater cet alinéa ne précise nullement le cadre juridiquede ce dispositif ni ne renvoie à aucun texte réglementaire.

Pourtant, les questions sont nombreuses.

1) Quelles sont les options ou services minimums que doit contenir cetextranet  ?

2) Quels sont les documents minimums à mettre à la disposition du conseilsyndical et des copropriétaires  ?

3) Le syndic peut-il présenter une facture supplémentaire pour la mise àdisposition de ce service ?

A cela se rajoute des questions importantes de sécurité.

4) Comment éviter que les données personnelles des copropriétaires et de lacopropriété ne soient pas utilisées à d’autres fins notamment commerciales ?

5) Comment garantir l’interopérabilité d’un système informatique à un autrepermettant que le syndicat des copropriétaires ne se retrouve pas captif dusyndic en place ?

Il est donc important de ne pas considérer l’extranet comme un simple outil ouun «  gadget  » mais comme un véritable outil de gestion et de contrôle degestion, qu’il faut appréhender.

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Ce petit guide sera donc décomposé en trois parties.

1 La première traitera du point purement financier. Faut-il ou non accepterune augmentation des honoraires ou bien accepter une facturationsupplémentaire pour la mise à disposition de cet outil ?

2La deuxième traitera des services et documents minimums à exiger pourque l’extranet soit considéré comme efficace.

3Quant à la troisième partie, elle permettra d’analyser les différentsrisques qui sont attachés à cet outil informatique en indiquant lesprécautions nécessaires afin d’éviter que le syndicat des copropriétaires

ne s’en retrouve victime.

Pour finir, nous indiquerons comment l’ARC œuvre afin que les petits et moyenscabinets de syndics professionnels ne se retrouvent marginalisés vis-à-vis desgrands groupes de syndics qui développent des extranets ultrasophistiqués.

Par ailleurs nous verrons comment l’ARC aide les syndics bénévoles adhérentsà pouvoir proposer eux aussi une solution d’extranet à leurs copropriétaires,même si l’obligation ne concerne que les syndics professionnels.

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Copropriété & Extranet

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I . P o u rq u o i f a u t - i l r e f u s e r t o u t ea u g m e n t a t i o n d ’ h o n o ra i r e s r e l a t i v e

à l a m i s e à d i s p o s i t i o n d ’u n ex t ra n e t   ?

Les syndics vont invoquer les investissements financiers importants qu’ils ontengagés pour proposer aux copropriétaires un extranet performant. Ils vontaffirmer que cet outil est un service supplémentaire mis à la disposition de lacopropriété qui justifie une revalorisation de leurs honoraires ou une facturesupplémentaire. Cet argument qui pourrait paraître incontournable ne résistepas à l’analyse.

En effet, comme on va le voir, cet outil permet avant tout aux syndics d’obtenirun gain de productivité, ainsi qu’une baisse de leurs charges de fonctionnement.

1) Une demande d’extranet qui émane des professionnels

Lors des débats sur la loi ALUR, le gouvernement voulait imposer le compteséparé pour toutes les copropriétés sans possibilité de dérogation. Leschambres professionnelles qui ont estimé la perte financière que cela allaitentrainer pour leurs adhérents, ont proposé une solution alternative qui consisteà rendre obligatoire un extranet dans les copropriétés afin de garantir latransparence dans la gestion financière des copropriétés.

Ils ont ainsi obtenu le maintien de la possibilité de la dérogation de comptebancaire séparé pour les syndicats de copropriétaires de moins de 16 lots. Cequi représente plus de 60% des copropriétés en France. Ce compromis leurpermet de maintenir sur leur compte bancaire les fonds d’un nombre importantde syndicats de copropriétaires qu’ils gèrent, continuant à générer des produitsfinanciers à partir d’une trésorerie qui ne leur appartient pas. L’investissementde cet extranet est donc compensé par les produits financiers qu’ils continuentainsi de percevoir.

2) Un extranet qui permet au syndic de réaliser un gain deproductivité et une baisse des coûts structurels

Comme on pouvait s’y attendre, de nombreux syndics qui ont déjà mis en placecette solution n’ont pas pour autant fourni les documents comptables

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permettant d’assurer une transparence financière de leur gestion. Pire, cet outils’avère être avant tout une solution permettant aux syndics professionnelsd’augmenter leur productivité sans qu’il n’y ait de répercussion (à la baisse) surleurs honoraires.

C’est ainsi que certains syndics ont pu économiser l’impression etl’affranchissement des appels de fonds en les envoyant de manière électroniquesans réduire pour autant leurs honoraires.

L’extranet leur permet aussi d’accéder rapidement à l’ensemble des documentsde la copropriété de manière numérique y compris les archives. Ils peuvent ainsirécupérer plus facilement des contrats ou des factures appartenant auxcopropriétés qu’ils gèrent, économisant ainsi temps et travail.

Autre exemple, en donnant la possibilité à chaque copropriétaire de consulteren ligne son compte individuel de charges, cela permet au syndic de réduire letraitement des appels téléphoniques.

En effet, le copropriétaire qui souhaite connaître sa situation comptable netéléphonera plus au service comptable, mais se rendra directement sur sonespace numérique pour le consulter.

Comme on le voit, l’extranet est avant tout un gain de temps et d’argent pourles syndics. Il est donc inopportun et injustifié qu’ils réclament en plus unerevalorisation de leurs honoraires ou bien présentent une facturationsupplémentaire.

Il faut être particulièrement vigilants car en l’absence de décret déterminant lecontrat type, certains syndics proposent d’ores et déjà la gratuité de cet outilpour accéder à l’interface «  copropriétaires  » mais réclament en revanche uncoût supplémentaire pour l’interface «  conseil syndical  ».

Pour toutes les raisons invoquées précédemment et parce que la loi oblige lesdeux interfaces, il ne faudra pas accepter d’augmentation d’honoraires ou deprestations particulières liée à la mise en place de cet extranet.

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Copropriété & Extranet

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I I . L e s s e r v i c e s e t d o c u m e n t s m i n i m u m sà i n s é re r d a n s l ’e x t ra n e t e t c o m m e n t s ’y p re n d re

Comme indiqué précédemment, la loi ne précise pas les documents et servicesminimums à faire figurer dans l’extranet. Il y aura du moins dans un premiertemps (en espérant que le gouvernement se décide à rédiger un arrêté précisantle cadre juridique de l’extranet, comme nous le demandons en proposant nous-même un texte d’arrêté) deux types d’extranet  : la « coquille vide » dans laquelleil n’y aura rien ou presque rien ou bien «  l’extranet optimisé » qui sera aussi bienutile au syndic, au conseil syndical, qu’aux copropriétaires.

Pour inciter le syndic à proposer une solution performante, il ne faudra pashésiter à faire jouer la concurrence en rappelant au syndic que d’autres cabinetsproposent un extranet performant qui intègre tels ou tels services oudocuments supplémentaires.

Concrètement, il faut distinguer les droits des copropriétaires et ceux du conseilsyndical  :

1) Les droits des copropriétaires

Le copropriétaire doit principalement avoir accès à deux types d’informations  :

4 La première concerne les indications relatives à sa situation comptableau jour le jour lui permettant d’adapter le montant de ses règlementsà son solde individuel de charges.

4 Le deuxième type d’information concerne tous les documentsnécessaires pour établir «  l’état daté  » ou le «  pré-état daté  » en casde vente d’un lot.

En effet la loi ALUR impose de nombreux documents différents qu’il faut joindreà toute promesse de vente (c’est ce qu’on appelle le «  pré-état daté  »). Il estdonc opportun de profiter de cet espace dématérialisé pour permettre l’accès àl’ensemble de ces documents qui pourront alors être téléchargeables soit parle copropriétaire vendeur soit directement par le notaire du vendeur.

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Certains syndics vont évoquer l’impossibilité technique pour mettre en ligne cesdocuments. En réalité, le problème réside –pour les syndics- dans un manque àgagner, puisque la délivrance de ces différents documents «  papier » est unemanne financière pour les syndics qui facturent la simple photocopie durèglement de copropriété « papier » entre 30 et 50 €.

2) Les droits du conseil syndical

Conformément à l’article 21 de la loi du 10 Juillet 1965, le conseil syndical peutavoir accès à toutes pièces ou documents se rapportant à la gestion de lacopropriété.

L’extranet doit donc donner la possibilité au conseil syndical d’avoir accès à tousces documents qui peuvent se décomposer en deux types de documentsfondamentaux auxquels se rajoutent, bien entendu, ceux mis à la disposition descopropriétaires. Il s’agit d’une part des « archives stratégiques », et d’autre partdes documents et pièces de gestion courante.

a. Les archives   stratégiques

Il faudra au minimum que le règlement de copropriété en cours de validitésoit téléchargeable ainsi que les procès-verbaux des cinq dernièresannées. Cela permettra de pouvoir rapidement remonter sur  une décisiond’assemblée générale ayant une incidence sur l’exercice en cours. C’estnotamment le cas pour des travaux dont la réalisation a été repousséed’une année sur l’autre ou des travaux pluriannuels.

b. Les documents et pièces de gestion courante

Cette rubrique est la plus importante, car elle permet de suivre au jour lejour l’évolution de la gestion de la copropriété.

C’est pour cela qu’il faudra y faire figurer  :

4 les devis  ;

4 les ordres de services ;

4 les factures de l’exercice en cours  ;

4 le relevé des dépenses, qui évolue au jour le jour  ;

4 les relevés bancaires  (dont la délivrance deviendra obligatoire à partirdu 24 mars 2015)  ;

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4 les échanges avec les fournisseurs  ;

4 les documents comptables tels que le grand livre  ;

4 le carnet d’entretien qui évolue en fonction de la vie de la copropriété  ;

4 les contrats  ;

4 les fiches de paie  ; 

4 l’état des procédures de recouvrement ;

4 le suivi des sinistres.

Bref, tout ce qui peut permettre d’améliorer un suivi et un contrôle duconseil syndical afin d’assurer une meilleure gestion de lacopropriété.  Certains syndics vont refuser de mettre ces documentsen ligne ou vont évoquer une impossibilité technique. En réalité, ilspréfèreront éviter de tendre le bâton pour se faire battre. Ils pensent qu’enmettant à disposition l’ensemble des documents, le conseil syndical seraen mesure de mieux contrôler leurs actions limitant ainsi leur liberté.

Il faudra en dernier lieu déterminer la fréquence de mise à jour desdocuments notamment les documents comptables. En fonction del’importance de la copropriété (nombre de lots et équipements) ou biendes problèmes qu’elle rencontre (impayés, sinistres…), la fréquence devravarier entre un et trois mois maximum.

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I I I . L e s d a n g e r s d e l ’e x t ra n e t p o u r l e s s y n d i c a t s d e s c o p ro p r i é t a i r e s

e t l e s c o p ro p r i é t a i r e s , e t c o m m e n t l e s n e u t ra l i s e r   ?

L’extranet présente plusieurs dangers qui peuvent concerner aussi bien lesyndicat des copropriétaires que les copropriétaires.

Nous allons les présenter et indiquer les précautions à prendre.

1) Utilisation des données personnelles des copropriétaires

Les syndics vont invoquer habilement la nécessité informatique ou logistiquepour obtenir des copropriétaires plusieurs informations personnelles. Ilsconstitueront ainsi une base de données « qualifiée » avec les coordonnées descopropriétaires, les informations bancaires, le statut du propriétaire (occupant,bailleur), le statut matrimonial ou encore la composition du ménage, mais aussiles numéros de portable…En réalité, ces données pourront être utilisées àd’autres fins (notamment commerciales) ou bien être tout simplementrevendues à des publicitaires, et ce à l’insu des copropriétaires.

Pour éviter ce désagrément, les copropriétaires devront être vigilants, pour netransmettre que les informations nécessaires au service auquel il souhaiteaccéder.

Par exemple, si le copropriétaire ne souhaite pas réaliser des paiements en ligne,il ne sert à rien qu’il délivre ses coordonnées bancaires. Par ailleurs, il faudraéviter de répondre à des questionnaires trop intrusifs et illégaux, même si lesyndic affirme le contraire (composition familiale, salaires, détention d’autresappartements, coordonnées du locataire etc…). Rappelons que nous avonsdénoncé ces questionnaires illégaux aussi bien chez « Syndic+ » (groupe Foncia)que chez Loiselet & Daigremont.

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2) La captation des syndicats des copropriétaires

Les grands groupes de syndics vont développer leur propre solution extranetavec un langage informatique verrouillé. Cela rendra alors impossible ou quasi-impossible le transfert des données d’un extranet à un autre en cas dechangement de syndic. Les syndicats des copropriétaires se retrouveront ainsicaptifs du syndic en place sous peine de perdre l’intégralité de leurs donnéesinformatiques. Il est donc impératif de prévoir en amont cette difficulté. Pourcela il faudra inscrire à l’ordre du jour une résolution qui précise que le syndicatdes copropriétaires est propriétaire de l’intégralité des données et qu’à ce titrele syndic s’engage à transférer en cas de changement de syndic l’intégralité desinformations sur des logiciels libres, dits communément « open-source ».

Voici une question et une résolution types qu’il faudra intégrer dans l’ordre dujour  :

Transfert des données insérées dans l’extranet  :«  Les données et informations insérées dans l’extranet sont la seulepropriété du syndicat des copropriétaires. A ce titre le syndic en places’engage à remettre au conseil syndical à tout moment et au syndic quiaurait été élu à sa place les données et informations concernées sur unsupport informatique dit «  libre » qui permettra de pouvoir facilement lesrécupérer. Pour cela, les données seront fournies sur un tableur et lesdocuments en format PDF.  »

3) L’intrusion dans les échanges du conseil syndical

Certains syndics vont mettre à la disposition du conseil syndical une interfacequi permet d’échanger entre les membres. Cette option sera présentée commeune aide mise à la disposition du conseil syndical afin de gérer à distance lesproblèmes de la copropriété.

Cependant, cette interface qui sera intégrée dans l’extranet sera aussi accessiblepar le syndic. Il pourra ainsi savoir si le conseil syndical souhaite changer deprestataire ou encore mettre en concurrence le syndic. Il risque donc des’immiscer dans les actions que le conseil syndical souhaite mettre en œuvre. Ilfaut donc éviter purement et simplement d’utiliser cet espace de conversationet plutôt faire appel aux boites mails standards ou à une page gérée par leconseil syndical.

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4) La confiscation des échanges entre conseil syndical et syndic

Certains syndics vont intégrer dans l’extranet une boîte mail qui permet auxmembres du conseil syndical d’échanger automatiquement avec le gestionnaireou un des salariés du cabinet de syndic. Ils vont invoquer le côté pratique de cetoutil pour imposer au conseil syndical de passer par cette option. Là encore, ilfaut impérativement refuser cette exigence sachant qu’en cas de litige avec lesyndic, ce dernier confisquera l’intégralité des échanges en rendant l’accès toutsimplement impossible.

5) L’extranet, une amorce au «  coffre-fort  » électronique

Certains syndics vont utiliser l’extranet comme outil leur permettant de mettreen place la convocation électronique des assemblées générales. Ils vont doncinciter un maximum de copropriétaires à rentrer leurs données personnelles enleur mettant à disposition un coffre-fort électronique leur permettant d’archiverl’intégralité de leurs informations, y compris celles ne concernant pas lacopropriété. Ce coffre-fort, qui risque de devenir une exigence pour envoyer lesconvocations de manière électronique, est avant tout un moyen supplémentairepour les syndics de «  capter  » les copropriétaires et donc conserver la gestionde la copropriété. En effet, ils feront valoir qu’en cas de changement de syndicles copropriétaires perdront l’accès à cet espace sécurisé et par voie deconséquence leurs documents personnels archivés.

Comme on le voit tout ceci est préoccupant et l’on est surpris par l’absence deréaction des autorités à l’ensemble des «  alertes » sur tous ces points.

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Copropriété & Extranet

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I V. C o m m e n t l ’A R C a g i t p o u r f a i r e é vo l u e r l a s i t u a t i o n ?

L’ARC a initié un groupe de travail pluridisciplinaire qui a pour but de travaillersur un texte permettant de définir ce que devra au minimum contenir la solution« extranet » proposée par les syndics professionnels. Ce groupe est composéde syndics professionnels, d’éditeurs de logiciels, de responsables de sitesinternet de professionnels de l’immobilier et d’associations de consommateurs.

L’ensemble des travaux et des recommandations de ce groupe seront repris dansun « livre blanc » qui sera alors remis aux Ministères de la Justice et duLogement ainsi qu’aux rapporteurs de la loi ALUR, dans le but de préparer larédaction et la publication d’un arrêté définissant le cadre juridique de cetextranet.

Nous vous livrons d’ores et déjà dans ce dossier certaines réflexions émanantde ce groupe de travail :

1) L’ensemble des participants est favorable pour établir une liste minimum dedocuments que le syndic sera tenu de mettre à la disposition du conseilsyndical ;

2) Conformément aux demandes de l’ARC, on retrouve, dans cette liste, entreautres les documents stratégiques que sont le « grand livre comptable », lesfactures ou les ordres de service. Ces documents devront périodiquementêtre mis à jour. Il semble qu’une actualisation mensuelle soit une périodicitéacceptable aussi bien pour les syndics qui doivent réaliser desrapprochements bancaires que pour les associations représentant lesconseils syndicaux qui doivent disposer de documents à jour ;

3) Le groupe de travail a aussi convenu que l’ensemble des données figurantdans l’extranet était de la seule propriété du syndicat des copropriétaires.Cependant, une difficulté majeure persiste concernant l’interopérabilité desextranets entre eux en cas de changement de syndic. Même si lesprofessionnels reconnaissent que le syndicat des copropriétaires estpropriétaire des données, ils invoquent néanmoins le fait que la transmissiondes données informatiques est quasi impossible. Ils considèrent que chaquesyndic dispose de son propre logiciel informatique rendant impossible le

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transfert des données numériques. Ce point crucial a donc incité l’ARC à saisirles Ministères du Logement et de la Justice ainsi que le Premier Ministre dansla mesure où des solutions existent (contrairement à ce que certains disent)comme des API (Application Programming Interface)

C’est pour cela que l’ARC réclame rapidement une modification du décret du17 mars 1967 qui renverrait à un arrêté ayant pour objet de réglementer lecadre juridique de cet extranet.

Voici le projet d’arrêté que nous avons envoyé aux ministères de la justice etdu logement  :

ARRÊTÉ RELATIF À L’EXTRANET (proposition)

Article 1 : L’intégration de l’extranet dans les honoraires de gestioncourante.

Le syndic devra proposer au syndicat des copropriétaires un accès en ligne sécuriséaux documents dématérialisés qui devra être intégré dans les honoraires de gestioncourante et donc présenter une interface pour tous les copropriétaires et une interfacepour le conseil syndical. En cas de vote de dérogation, le syndic sera en droit derevaloriser ses honoraires dès lors que son projet de contrat aura prévu un montantprécis.

Article 2 : Propriété des données et documents fournis dans l’extranet.

Le syndicat des copropriétaires reste le seul propriétaire de l’intégralité desinformations et documents insérés dans cet extranet. A ce titre, en cas de changementde syndic, ce dernier ne peut réclamer aucun honoraire ou facture supplémentaire pourla transmission des informations numériques.

Article 3 : Format des données et documents en cas de changement desyndic

Le syndic s’engage à remettre dès la fin de son mandat et dans un délai maximum deun mois à son successeur, l’intégralité des données et documents sur un supportnumérique accessible à partir de logiciel utilisant des sources ouvertes. Les donnéesnumériques seront fournies sous forme de tableurs, quant aux documents, ils serontfournis au format PDF. La remise de ces documents pourra être assurée sur une cléUSB ou un CD-ROM. Ils seront transmis en même temps que les archives papiers.

En cas de défaut de transmission totale ou partielle des données ou informationsnumériques, le syndic repreneur pourra invoquer l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965et agir en conséquence.

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Article 4 : Protection des données personnelles des copropriétaires et desdocuments de la copropriété.

La gestion des données numériques du syndicat des copropriétaires concernant sesrelations personnelles avec les copropriétaires est soumise aux obligations déclarativesde loi n°78-17 du 6 janvier 1978 "Informatique et Libertés". Le syndic devra justifierd’avoir rempli ces obligations à première demande du conseil syndical. Il ne pourraexiger des copropriétaires la communication d’autres informations personnelles quecelles prescrites par la loi et les règlements. Toute sollicitation d’informationspersonnelles supplémentaires devra être justifiée quant à son utilité dans l’intérêt dusyndicat des copropriétaires. Son contrat devra comporter une clause par laquelle ils’interdit toute utilisation des informations personnelles recueillies à d’autres fins quecelles nécessaires à ses relations avec les copropriétaires dans l’exercice de sonmandat.

Article 5 : Documents et services minimums à faire figurer dansl’interface « copropriétaires ».

Le syndic devra au minimum mettre dans l’interface « copropriétaires » les informationset documents suivants :

• La situation comptable du copropriétaire qui devra présenter les différents appels defonds ainsi que l’historique des règlements.

• L’intégralité des documents et données informatiques nécessaires à l’établissementde l’état daté prévu dans l’article 5 du décret du 17 mars 1967 ainsi que ceuxnécessaires à la constitution du dossier à joindre à la promesse de vente prévu dansl’article 721-2 du code de la construction et de l’habitation.

En cas d’absence de l’une de ces données ou informations, le syndic ne pourra pasfacturer la délivrance ou la reprographie de ces informations. Il sera tenu de les mettregratuitement à la disposition du copropriétaire dans les plus brefs délais.

Article 6 : Documents et services minimums à faire figurer dansl’interface conseil syndical.

Le syndic devra mettre dans l’interface du conseil syndical tout document luipermettant de mener à bien sa mission. Pour cela, le conseil syndical devra avoir auminimum accès à la liste des documents suivants :

• le règlement de copropriété en vigueur ;

• les convocations et procès-verbaux des cinq dernières années

• les ordres de services ;

• les devis ;

• les factures ;

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• le relevé des dépenses qui évolue au jour le jour ;

• les relevés bancaires ; (dont leur délivrance deviendra obligatoire à partir du 24 mars2015)

• les échanges avec les fournisseurs ;

• les documents comptables tels que le grand livre ;

• le carnet d’entretien qui évolue en fonction de la vie de la copropriété ;

• les contrats ;

• les fiches de paie des gardiens et employés d’immeuble du syndicat des copropriétés.

Article 7 : Fréquence de mise à jour des documents de la copropriété.

Le syndic devra préciser dans son contrat de mandat la fréquence de mise à jour desdonnées et documents de la copropriété. La durée sera déterminée en fonction desparticularités de la copropriété. Néanmoins, les mises à jour ne pourront pas excéderune période supérieure à 3 mois.

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V. C o m m e n t l ’A R C a i d e l e s p e t i t s e t m oye n s c a b i n e t s d e sy n d i c s

p ro f e s s i o n n e l s   ?

Plusieurs petits et moyens cabinets de syndics professionnels ne vont pasforcément investir dans le développement d’un extranet efficace. Ils vont, pourla plupart, solliciter un vote de dérogation ou bien utiliser des extranetsproposés sur Internet dont ni le syndic, ni le syndicat des copropriétaires ne sontpropriétaires. Ils vont donc négocier avec des prestataires de site d’extranetsun accès gratuit en contrepartie de la mise à disposition des données recueillies.Les prestataires vont donc disposer des données et informations de lacopropriété et pourront, à l’insu des copropriétaires, les utiliser comme bon leursemble (vente de fichiers, mailing…). Le conseil syndical devra impérativementrefuser cette solution alternative. En échange, il pourra proposer la solutiondéveloppée par l’ARC.

1) Copro-Net «  version 1  »

Depuis cinq ans, l’ARC a mis en place un extranet s’intitulant « Copro-Net » quipermet au conseil syndical de mettre à la disposition des copropriétairesdiverses données et informations intrinsèques à la copropriété. Cet outilprésente cinq options principales  :

a. Le «  mot  » du conseil syndical : Le conseil syndical a la possibilitéd’informer au jour le jour les copropriétaires de l’évolution ou desévénements concernant la copropriété. Il peut ainsi faire état d’uneréunion avec un prestataire ou à une consultation juridique qu’il a eu àl’ARC.

b. Le calendrier : Le conseil syndical peut informer les copropriétaires surles dates importantes à retenir, comme le jour de l’assemblée générale oubien les jours de relevés des compteurs ou de coupure d’eau ou encorede chauffage…

c. Les archives de la copropriété : Un module permet de stockernumériquement l’intégralité des archives de la copropriété ce qui permetau conseil syndical et aux copropriétaires d’y avoir accès facilement etsans coût supplémentaire.

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d. Les autres documents de la copropriété : Le conseil syndical peut mettreen ligne l’intégralité des documents qu’il souhaite sans restriction decapacité. Il peut donc numériser les contrats, les factures, les grands livres,les relevés bancaires etc…

e. Les documents nécessaires à la réalisation de «  l’état daté  » ou du«  pré état daté  » : le conseil syndical peut insérer l’intégralité desdocuments nécessaires pour élaborer l’état daté ou le pré état daté. Celapermet de réduire au maximum l’intervention du syndic ainsi que le coûtde sa prestation.

2) Copro-Net «  version 2 »

Afin de répondre aux exigences de la loi, l’extranet mis par l’ARC à la dispositionde ses adhérents va évoluer. La nouvelle version de l’outil va donc prévoir troisinterfaces pour  :

• le conseil syndical via le portail de l’adhérent à l’adressewww.leportaldelarc.fr ;

• chaque copropriétaire via le site www.copro-net.fr et un accèspersonnalisé (adresse mail et mot de passe personnel) ;

• le syndic (professionnel ou bénévole) via une interface dédiée.

La «  version 2  » sera mise gratuitement à disposition des copropriétésadhérentes à l’ARC dès debut février.

3) Les garanties qu’offre l’extranet de l’ARC

Depuis sa création, l’ARC se fait un devoir de garantir la confidentialité desdonnées qu’elle récupère. Dans ce même esprit, l’ARC s’engage à ne jamaisdivulguer les données qui seront récupérées. A tout moment, le conseil syndicalsera libre de supprimer ou de rajouter les documents qu’il souhaite sans quel’ARC n’ait à intervenir ou à donner son avis.

Cette solution se veut donc conforme aux dispositions de la loi, adaptée auxbesoins de la copropriété et sécurisante.

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Copropriété & Extranet

Page 20: Copropriété et Extranet obligatoire

Eviter les effets « pervers » et obtenir un VRAI Extranet

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4) Une solution pour l’archivage de longue durée

L’ARC a retenu un partenaire spécialiste de l’archivage électronique, la sociétéCOGETEFI, qui propose l’outil MAIA. Cet outil est recommandé pour le stockagedes archives dormantes (documents ayant été validés par l’AG ou de plus de 2 ans) selon l’architecture fonctionnelle suivante.

COPRO-NET

MAIA

Extranetdu syndic

Conseil syndicalSyndic bénévole

Syndic professionnel

Syndicat des Copropriétaires

Documents vivants (< 2ans)

4Conseil syndical4Copropriétaires

Archives dormantes (> 2ans)

4Conseil syndical4Copropriétaires

Documents vivants (< 2ans)

4Conseil syndical4Copropriétaires

Archives dormantes (> 2ans)

4Conseil syndical4Copropriétaires

Serviced’archivage

Architecture fonctionnelle du service extranet de l’ARC

Page 21: Copropriété et Extranet obligatoire

V I . U n e m a rg i n a l i s a t i o n d e s sy n d i c sb é n é vo l e s ?

Certaines chambres syndicales pensent que cette nouvelle obligation réservéeuniquement aux syndics professionnels va marginaliser les syndics bénévolesqui ne seront pas en capacité de proposer un service d’extranet similaire. Il estvrai que ce service impose un développement qui n’est pas forcément coûteux,mais qui nécessite un savoir-faire informatique.

Voilà pourquoi la coopérative technique de l’ARC proposera bientôt en plus dela version 2 de Copro-Net, un nouvel outil dénommé COPRO-GESTION qui vaêtre utilisé par les syndics bénévoles pour la gestion courante de leurcopropriété ce qui leur permettra de donner la possibilité aux copropriétairesde consulter ou de suivre en ligne leur état individuel de charges et de connaîtrela situation financière de la copropriété au jour le jour.

Eh oui, il y a les syndics bénévoles adhérents à l’ARC et les autres !

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Copropriété & Extranet

Page 22: Copropriété et Extranet obligatoire

Association des Responsables de Copropriété25/31, rue Joseph Python

75020 PARISTél.: 01 40 30 12 82Fax : 01 40 30 12 63

E-mail : [email protected]

© Février 2015Prix : 1 € AB

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