Cours d'initiation Microsoft Access.

Une base de donnes permet de classer, trier et filtrer de larges quantits d'informations. Chaque logiciel de gestion comptable, de gestion commerciale, de gestion de stock, etc., est d'ailleurs une base de donnes. Vous pouvez galement le faire avec un tableur comme Excel. C'est en partie vrai. Si vous tes un utilisateur avanc du tableur, certaines fonctions peuvent sembler similaires. Nanmoins, les possibilits de Microsoft Access sont largement suprieures dans ces domaines, surtout si vous utilisez de grandes quantits de donnes.

Pour dbuter notre formation Access, commenons par un petit lexique spcifique aux bases de donnes.

2. Le classement par tri.

Prenons par exemple un fichier d'adresse. Le tri va permettre de classer par ordre alphabtique suivant le nom, le prnom, etc. Dans la majorit des bases de donnes, ces classements peuvent se faire suivant diffrents niveaux. Par exemple.

Classement par Nom.

Puis par Prnom.

Et enfin par Code postal, etc.

Dans notre exemple, les personnes seront d'abord tries suivant le nom. Si deux personnes ont le mme nom, le tri se fera alors suivant le prnom. Pour deux personnes homonymes, le classement se fera ensuite suivant le code postal du lieu de rsidence, etc.

3. Filtrage des enregistrements.

La fonction de filtre des enregistrements permet de n'afficher que les enregistrements rpondant des critres complexes. Dans le cas de notre fichier d'adresse, ceci permet par exemple Access de n'afficher que les hommes de plus de cinquante ans habitant une ville. Ce type de filtre est trs efficace. Pour faire ces filtres, il vous faut imprativement crer des champs adquats - avec les bonnes donnes - suivant la personne. La principale difficult lorsque vous crez une base de donnes Access : C'est de choisir correctement les champs.

4. Vocabulaire. Les termes enregistrements, et champs.

Les bases de donnes, notamment Access, sont caractrises par des enregistrements et des champs. Dans le cas d'un carnet d'adresse, l'enregistrement reprsente les coordonnes de la personne. Le champ, reprsente la case remplir, un renseignement repris dans une catgorie pour chaque enregistrement. La cration d'une base de donnes - implique donc au pralable - la cration d'une structure - en fonction des renseignements souhaits. Cette tape est de loin la plus importante. De par leur conception, ajouter des champs - alors que la base de donnes et ses diffrents modules d'analyse sont crs - est fastidieux. Des exemples sont galement fournis directement avec la base de donnes.

Quels champs devons-nous crer? Reprenons notre exemple d'un fichier d'adresse Access. Quelles sont les catgories de renseignements que nous serions amens rechercher - sachant que la fonction d'une base de donnes passe par le tri et le filtrage. Un autre critre va rentrer en ligne de compte - des renseignements supplmentaires.

Le critre Nom. Ceci est d'abord un renseignement sur la personne - mais va nous permettre de faire une recherche sur une personne.

Le critre Prnom. Ce critre est identique celui du nom. Pourrions-nous rassembler le nom et le prnom? Oui et non. Prenons le cas d'utilisation de cette base de donnes pour un mailing. L'adresse de la personne reprend effectivement le nom et le prnom. Par contre, la phrase type en bas de la lettre reprend "Je vous prie d'agrer, Monsieur Lejeune, mes salutations distingues." Remarquez tout de suite que le prnom n'est plus utilis. Pour des lettres amicales, c'est le prnom qui est utilis.

Le critre adresse : reprend la rue et le numro de maison, bote postale. Dans l'adresse, le dbutant va dcouper cette information en tranche. Est-ce ncessaire? Probablement non. Il est peu probable que vous fassiez un tri - ou un filtre sur la rue - et moins encore sur le numro de maison. Ce champ est indicatif.

Le critre code postal. Ici aussi nous pourrions rassembler le code postal et la ville. Nanmoins, dissocier les 2 va nous permettre diffrentes petites choses. La ville est spcifique - et va nous permettre de faire un tri. Par contre, du moins en Belgique et en France, le code postal va permettre de trier non pas sur le domicile - mais sur une zone d'habitation, typiquement sur la commune en Belgique.

Le critre ville. Ce critre va nous permettre de faire un tri sur le domicile.

Les critres numro de tlphone, fax, GSM, etc. A moins de faire une recherche type annuaire inverse, ces informations ne sont qu'indicatives.

Le critre informations professionnelles. On y retrouve le nom de la socit, la fonction de la personne - et les coordonnes de l'entreprise. Les rgles sont identiques que celles de l'adresse prive.

D'autres renseignements seront rajouts suivant l'utilisation de cette base de donnes Access titre de renseignements - comme la date de naissance, le prnom de l'pouse ou de l'poux, le nombre d'enfants, etc.

5. Base de donne Access?

Maintenant que les explications prliminaires du cours sont acquises, intressons nous la base de donnes de Microsoft. Les onglets d'Access se subdivisent en 7 parties. Passons en revue les principaux.

Dbutons par l'onglet table. Grace cet onglet, on cre une table. Les tables reprennent les informations brutes - donc non traites de la base de donnes - telles que les enregistrements et les champs.

L'onglet requte. Une requte permet diverses mises en forme des tables - telles que le tri, le filtre, l'affichage ou non des donnes, etc.

L'onglet formulaire. Un Formulaire affiche les donnes des tables - et des requtes - d'une manire agrable.

L'onglet tat. Un tat permet d'imprimer des donnes de tables et de requtes - avec si ncessaire des regroupements et des calculs. C'est bien l la grosse diffrence entre Excel et Access, les calculs ne se font pas par de simples formules, mais bien par ces tats d'impression. L'avantage, c'est qu'une fois que l'tat est fait, tout se fait automatiquement. Le dfaut, c'est de faire ces tats. Nanmoins - lorsqu'il est question de procder de nombreux enregistrements - prcisment plus de 500, Excel est vite dpass, et limit ses 65535 lignes par feuille.

L'onglet macros. Les macros permettent d'excuter des fonctions partir de requtes ou de formulaires. Nous ne rentrerons pas dans la programmation d'ACCESS dans cette formation - mais utiliserons ces fonctions pour crer un formulaire d'entre.

L'onglet Page : permet de crer des pages Internet pour accder la base de donnes.

Aprs avoir dmarr Access sous l'onglet TABLES, slectionnons la commande "Crer une table en mode cration". Une fentre 3 colonnes (l'une intitule Nom du champ, une intitul Type de donnes, et la dernire intitule Description) apparatra.

La colonne Nom du champ reprend le nom du champ. La colonne Type de donnes reprend des formats de donnes prtablis, tels que le format Texte, le format Mmo, le format Numrique, le format Date/Heure, le format Montaire, le format Numro Auto, le format Oui ou Non, le format Objet O.L.E, le format Lien hypertexte, le format Assistant Liste de choix...

Comme l'exercice de ce cours Access doit nous permettre de crer une base de donnes de gestion de CD-DVD dans une bibliothque, commenons directement par crer la table pour cet exercice.

2. Les formats de Champs sous Access.

Mme si certains types de champs dpassent le cadre de ce cours Access, voyons les principaux.

Le format Texte : permet de crer un champ avec du texte et des chiffres mlangs. Vous ne pouvez pas faire de calculs dans ce type de champs. La taille est limite 255 caractres.

Le format Mmo est quivalent TEXTE mais peut reprendre plus d'informations. Des limitations d'affichage, notamment dans les tats - rendent ce type de champ peu utilis. La taille maximum est de 65.535 caractres.

Le format Numrique. Ce format de champ permet de rentrer des chiffres sous diffrents formats.

Le format Date et heure.

Le format Montaire est identique numrique mais rajoute le caractre montaire. Gnralement, on utilise directement numrique.

Le format Numro Auto permet Access d'incrmenter le numro chaque nouvel enregistrement.

Le format Oui/non est de type boolen (c'est--dire de type vrai ou faux).

Le format Lien hypertexte.

Le format Objet O.l.e. Ce format de champ permet d'insrer tout objet provenant d'une application compatible O.L.E, ou images, etc.

Le format Assistant liste de choix, permet de crer suivant une liste tape - ou reprise dans une autre table - les diffrentes possibilits acceptes. Cette notion sera vue dans un chapitre part.

Les autres proprits des champs seront vues ultrieurement dans Proprits avances des tables.

3. Cration d'une table Access simple.

Pour commencer l'exercice de ce tutorial, nous allons crer une simple table. Dans l'onglet "TABLE", slectionnons "Crer une table en mode cration". En premier, crons un champ dont le nom est classement. Ce champ va permettre de classer nos albums selon un numro par exemple. Nous le laissons en mode texte. Compltons par les champs suivants :

Le champ texte pour le "Titre album".

Le champ date/heure pour la "date de l'album".

Le champ texte pour le "titre 1" ou le premier titre de l'album. Le champ texte pour "interprte - 1".

Le champ date/heure pour la "date album".

Nous pourrions crer titre 2, interprte 2, ...et ainsi de suite mais nous verrons que de meilleures possibilits existent.

Quittons par la croix droite sur la fentre - et Access demande si nous voulons sauvegarder notre table. Acceptons l'enregistrement et nommons cette table "Album".

Une nouvelle question apparat demandant une cl primaire. Cette cl n'est pas obligatoire - mais acclre le traitement des informations d'une base de donnes sous Access. Malheureusement, cette cl doit tre unique dans la table. Nous pourrions choisir classement, mais ceci n'est pas possible si nous utilisons titre 2, etc. A ce stade, ne slectionnons pas de cl primaire.

Cliquons de nouveau sur album pour l'ouvrir et nous pouvons maintenant rentrer des donnes dans les diffrents champs, des enregistrements qui sont dans notre cas des chansons.

Serait-il possible de scinder notre table en deux. Une partie serait rserve au contenu des albums, et l'autre - rserv l'en-tte (c'est--dire le titre de l'album, etc.). OUI! Cette partie sera vue plus tard et s'appelle une base de donnes relationnelle.

Ceci va modifier notre table de dpart puisque nous allons pouvoir utiliser le classement comme cl primaire, il n'y aura plus de risques de doublons. Modifions notre table et supprimons les deux champs "titre 1" et "interprte 1". Pour cela, slectionnons la table album et cliquons sur le bouton "Modifier". Slectionnons la ligne et appuyons sur la touche "Del".

Slectionnez le champ "Classement" et avec la touche droite de la souris, faisons apparatre le menu contextuel. Cliquons sur "cl primaire", en le laissant en type de donnes texte. Le classement sera ds lors unique. Si notre classement devait tre en chiffre et fait automatiquement, nous pouvions pour ce champ utiliser dans la deuxime colonne le type "Numro Auto". Cette solution pose quelques problmes lors de la suppression d'enregistrements.

Crons maintenant - par la mme mthode - une deuxime table que nous appellerons "contenu" - reprenant les champs classement, numro de piste, interprte et titre.Lorsque Access demande la cl primaire, cliquez sur OUI et un champ sera automatiquement rajout de type numrotation automatique.

Nous voici donc avec 2 tables Access. Un chapitre suivant nous permettra de crer une base de donne relationnelle - en les reliant entre-elles via un champ de mme type (ici c'est le champ classement qui servira cet effet).

4. La cl primaire.

Nous venons de voire deux manires d'utiliser la cl primaire dans ce cours. Cette notion est secondaire dans de nombreux cas - mais peut-tre particulirement utile. Lorsque vous crez une nouvelle table, l'enregistrement, Access demande automatiquement si vous voulez crer une cl primaire. A quoi sert cette cl? Elle va permettre d'acclrer certains traitements de l'information.

La premire possibilit est de laisser Access crer un champ spcifique qui va s'incrmenter automatiquement suivant le numro.

La deuxime solution est d'utiliser un champ de la table Access comme cl primaire. Dans ce cas le contenu de ce champ doit tre unique (deux enregistrements ne peuvent utiliser la mme valeur pour ce champ). Cette solution est utilise dans ce cours pour notre table album. En plus, Access indexe automatiquement par ordre croissant sur la cl primaire.

Dans le premier cas, ce champ "cl primaire" n'est pas le numro de l'enregistrement - mais bien un nombre s'incrmentant chaque nouvel enregistrement. Par contre, si vous supprimez un enregistrement, le champ n'est pas remis jour dans les enregistrements restants. Pour redmarrer la cl primaire 1, il faut donc supprimer le champ de la base de donnes et en recrer un champ de nom identique.

5. Dplacements pour saisir de nouveaux enregistrements.

Cliquons 2 fois sur le nom de la table cr, Access affiche le contenu sous forme de tableau - avec les enregistrements en ligne et les champs en colonne. En bas de la fentre, on retrouve une petite barre d'outils avec marqu, le Numro de l'enregistrement actuel, le Nombre d'enregistrements mentionn, les options Ajouter un enregistrement, Premier enregistrement, et Dernier enregistrement.