Cours Gestion Du Temps

Notions de tâche et Activité

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Document Millésime Page cours Gestion du temps octobre 09 1 - 50

Sommaire

1. Introduction ..................................................................................... 2 2. Découpage en tâches ......................................................................... 2 2.1. Les caractéristiques d’une tâche ....................................................... 3 2.2. Critères de découpage en Tâches ..................................................... 3 2.2.1. Tâches d’exécution ................................................................... 3 2.2.2. Tâches de coordination ou de décision ........................................ 3 2.2.3. Niveau d’intervention ................................................................ 4 2.2.4. Le temps ................................................................................. 4 2.2.5. Les ressources ......................................................................... 4

2.3. Autres aspects de la définition des Tâches ......................................... 4 2.3.1. L’adhésion des responsables des Tâches ..................................... 4 2.3.2. La définition d’objectifs précis .................................................... 5 2.3.3. La Notion de Charge et Délai ..................................................... 5



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1. Introduction Organiser son temps de travail, c’est tout d’abord arriver à déterminer les activités à mener et envisager de les organiser en fonction de critères de délais, de coût ou de dépendances. Nous allons dans ce premier document poser les bases du découpage de l’activité en tâches et préciser quelles seront les propriétés de celles-ci. Vous devrez nécessairement pour réussir disposer d’une compréhension du contexte plus général de l’activité de votre service, de votre entreprise et avoir la capacité de concilier des exigences contradictoires telles que :

� les ressources disponibles et les attentes; � les priorités différentes des parties prenantes; � la qualité et la quantité.

La gestion des activités est une démarche visant à structurer, assurer et optimiser le bon déroulement des tâches devant être réalises dans le cadre d’une activité professionnelle.

2. Découpage en tâches Il est impossible d’arriver à organiser son temps de travail si nous l’abordons de manière globale et nous sommes alors dans l’obligation de le décomposer en sous-ensembles d’activité à fonction simple : les tâches. Une tâche est caractérisée par des matières premières qui lui sont nécessaires : ce sont les objets entrants ou préalables (un document, une machine mise à disposition, une norme, un opérateur formé et opérationnel, un logiciel, …) et elle fournit un ou plusieurs produits résultats, ce sont les objets sortants ou livrables (une note, une vente, une fiche technique, un contrat, un besoin satisfait, un problème résolu,…). Les objets entrants peuvent être déjà à disposition ou bien sont les objets sortants d’une autre tâche destinée à les produire. Les objets sortants peuvent être réemployés par une autre tâche. Cette méthode permet de mettre en évidence les tâches préparatoires et de matérialiser les dépendances entre les différentes tâches.


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Si vous devez réaliser des ventes de contrats de location de vacances, il est nécessaire de disposer :

� Des contrats de location � Du prix de la location � Du descriptif des locations � Du planning des locations et des disponibilités

2.1. Les caractéristiques d’une tâche Une Tâche est une action à mener pour obtenir un résultat. A chaque Tâche que l’on aura définie, il conviendra ensuite d’associer :

� un objectif précis et mesurable � des ressources (personnel, matériel, locaux) � un temps ou charge de réalisation � une date de début et une date de fin � un coût

Les critères de découpage en Tâches font le plus souvent appel au bon sens, mais nous pouvons essayer d’en formaliser quelques uns.

2.2. Critères de découpage en Tâches

2.2.1. Tâches d’exécution Leur réalisation demande un certain délai qui varie en fonction de la nature de la réalisation.

� Réaliser un appel téléphonique � Rédiger un rapport � Animer une réunion

2.2.2. Tâches de coordination ou de décision Ces Tâches correspondent le plus souvent à des actions de décision, à des accords d’intervenants externes, à des faits ponctuels. Le temps de réalisation de ces Tâches sera le plus souvent négligeable mais elles conditionnent souvent fortement la suite des travaux :

� Convocation à une réunion � Déclenchement d’une commande � Coup de téléphone à un intervenant pour déclencher une action � Signature d’un document


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2.2.3. Niveau d’intervention Une Tâche doit constituer une unité logique. On distinguera donc les tâches qui demandent des compétences et des niveaux d’intervention différents. La rédaction du contrat de location peut faire appel à des juristes et des chargés de communication. La vente du contrat de location demande la disponibilité d’un opérateur de vente.

2.2.4. Le temps Une Tâche doit être courte dans le temps de façon à ce que les objectifs puissent être perçus facilement par ceux qui la réalisent. Par ailleurs il semble plus motivant d’avoir de nombreuses échéances : l’effort pour atteindre l’objectif augmente considérablement à l’approche de l’échéance. En effet la durée affectée aux Tâches doit permettre d’exercer un contrôle effectif sur le bon déroulement de l’activité.

2.2.5. Les ressources Pour des raisons de commodité de gestion, et donc d’efficacité, on essayera de définir une Tâche comme une entité utilisant des ressources en continu. Ceci afin de faciliter l’ordonnancement des tâches soit l’organisation et la planification des tâches dans le temps.

2.3. Autres aspects de la définition des Tâches

2.3.1. L’adhésion des responsables des Tâches Lors de la définition des différentes Tâches, il est très souhaitable de faire participer les différents acteurs concernés en leur demandant de préciser :

� les temps d’exécution qu’ils prévoient � les ressources qu’ils pensent nécessaires

Bien sûr, ces ressources et ces temps feront l’objet d’une négociation avec le responsable de l’activité.


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2.3.2. La définition d’objectifs précis Les objectifs peuvent être divers : temps de charge, coûts, délais, qualité, ….. Un responsable ne peut pas élaborer une action si les critères de mesure restent flous ou ambigus. Pour une planification, on peut considérer que tout ce qui n’est pas mesurable, évaluable, quantifiable, n’existe pas. On s’attachera à associer à chaque Tâche un ou plusieurs objectifs, chaque objectif étant assorti d’un critère de mesure. On précisera donc les modalités du contrôle des objectifs :

� Que mesure-t-on � Qui mesure � Où cela a lieu � Quand � Comment (outils de mesure et barème) � Pourquoi, pour quel objectif

Enfin, il semble indispensable, pour impliquer tous les intervenants, que ceux-ci connaissent :

� Les Tâches amont et leurs responsables, c’est à dire les Tâches qui doivent obligatoirement être réalisées avant qu’ils puissent entreprendre la leur.

� Les Tâches aval et leurs responsables, c’est à dire les Tâches qui ne pourront pas être entreprises avant la fin de la Tâche dont ils sont responsables.

2.3.3. La Notion de Charge et Délai A toute Tâche d’exécution il faut associer un temps. Son évaluation faite avec précision en vue d’optimiser les Ressources qui seront affectées constitue un des enjeux essentiels d’une bonne gestion des activités . Il faut bien faire, la distinction entre la Charge et le Délai (ou durée).

La Charge : C’est la quantité de travail nécessaire pour accomplir une tâche. Elle s’exprime généralement en jours-homme, semaines-homme, mois-homme ou années-homme. Le Délai : Exprimé en jours, semaines, mois ou années, ou délimité par une date de début et une date de fin, c’est la traduction de la charge dans une période.


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Sommaire

1. Introduction ..................................................................................... 1 2. L’ordonnancement et la planification .................................................... 1 2.1. L’ordonnancement .......................................................................... 1 2.1.1. Le principe d’antériorité ............................................................ 1 2.1.2. Localisation dans le temps ......................................................... 1

2.2. La planification .............................................................................. 2 2.2.1. Le Planning ............................................................................. 2 2.2.2. Dates au plus tôt et au plus tard ................................................ 3 2.2.3. Estimation des charges ............................................................. 3 2.2.4. Exemple des outils de planification ............................................. 3

Ordonnancement et planification des tâches


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3. Introduction Après avoir découper nos activités en tâches, défini pour chacune un objectif, une charge de travail, un responsable de sa réalisation et un délai, encore devons-nous afin d’optimiser notre travail et les ressources mobilisés ordonnancés ces tâches en prenant en compte les dépendances entre-elles, les préalables, leur impact sur les tâches aval, … Ce document aborde donc les problèmes et principes d’une bonne organisation des tâches entre-elles et des critères à prendre en compte.

4. L’ordonnancement et la planification

4.1. L’ordonnancement L’Ordonnancement est l’élaboration d’un plan d’action permettant de réaliser une activité de travail en tenant compte de diverses contraintes après avoir décomposé cette activité en Tâches et après avoir défini la durée de chaque tâche. C’est la façon de combiner et de répartir dans le temps les différentes tâches en vue de la réalisation d’une activité. Remarque : Les contraintes à prendre en compte lors de l’ordonnancement sont de plusieurs types

4.1.1. Le principe d’antériorité Antériorité : Une tâche ne peut être effectuée que si une ou plusieurs tâches sont terminées. Exemple : on ne pourra pas vendre des contrats de location avant d’avoir établi les clauses de ce contrat.

4.1.2. Localisation dans le temps Localisation dans le temps : Elle impose un intervalle de temps entre deux tâches successives. Ou bien elle implique qu’une tâche commence après le début d’une autre mais avant son achèvement.


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Exemples :

� La construction des murs suivra celle des fondations, mais, pour le séchage, un temps d’attente obligatoire de quelques semaines sera nécessaire entre les deux tâches.

� On pourra estimer qu’un intervalle de temps est nécessaire entre deux séquences de formation bien que matériellement les deux opérations puissent se succéder et ceci pour des raisons de disponibilité du personnel ou de saturation intellectuelle.

Il faut prendre en considération les deux catégories de tâches suivantes :

� Parallèles : On peut réaliser ces tâches en même temps puisqu’elles nécessitent des ressources et des conditions préalables différentes. Ces tâches ne sont pas dépendantes les unes des autres.

� En série : On doit accomplir ces tâches dans l’ordre car elles sont

subordonnées à la disponibilité des ressources et au respect d’autres conditions préalables.

4.2. La planification C’est l’activité qui consiste à déterminer et à ordonnancer les tâches du projet, à estimer leurs charges et à déterminer les profils nécessaires à leur réalisation. L’outil requis est le planning. Les objectifs du planning sont les suivants :

� déterminer si les objectifs sont réalisés ou dépassés � suivre et communiquer l’avancement des réalisations � affecter les ressources aux tâches

4.2.1. Le Planning Le planning correspond aux dates pour réaliser les activités, identifier les jalons et atteindre les objectifs. C’est l’indispensable outil de la planification.

Les étapes successives

Reprenons l’exemple de l’activité de locations saisonnières. Ce type d’activités comporte plusieurs grandes étapes :

� Elaborer la plaquette de commercialisation � Etablir un plan de communication � Elaborer le contrat de location type � Recruter des vendeurs ou contracter avec un prestataire de

service � Lancer les opérations de commercialisation � …


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4.2.2. Dates au plus tôt et au plus tard Pour bâtir un planning, il faut associer à chaque tâche les dates au plus tôt (Début au plus tôt et Fin au plus tôt de l’exécution de la tâche) et les dates au plus tard (Début au plus tard et Fin au plus tard de l’exécution de la tâche). La durée de la tâche est le temps ouvré qui s’écoule entre le début et la fin de la tâche.

4.2.3. Estimation des charges Au niveau tâche, il faut estimer chacune des tâches qui font généralement l’objet d’une affectation individuelle. Cette estimation est basée essentiellement sur l’expérience et la réalisation de tâches similaires.

4.2.4. Exemple des outils de planification Le plus souvent, nous nous contenterons dans notre activité de définir un planning grâce à un tableur de type Excel. Vous aurez l’occasion dans une activité d’apprentissage d’élaborer un tableau de planification.


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Sommaire

1. Introduction 1 2. Perte de temps du fait des autres 1 3. Perte de temps de notre fait 2

Raisons de la perte de temps


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5. Introduction Les raisons de perdre du temps sont nombreuses. Nous passons notre temps, et donc à le perdre, à justifier nos retards et les manquements à nos engagements. Certes, les raisons de perte de temps peuvent être le fait des autres, mais bien souvent, soyons honnêtes, elles sont bel et bien de notre propre fait Ce document présente quelques cas classiques de perte de temps. Il faudra les intégrer et prendre les mesures préventives et correctives qui s’imposent.

6. Perte de temps du fait des autres -La paperasserie, l'administration, les formalités maison. -L'attente d'une réponse qui bloque le traitement d'un dossier. -Un plan de charge irréaliste. -Les dérangements multiples : téléphone, collègues, voire patron, sans oublier clients et fournisseurs qui débarquent sans prévenir. -Les changements de priorité de la direction qui navigue à vue, ce qui bouleverse votre charge de travail. -La " réunionnite " ou l'abus de réunions, trop longues, mal préparées, dont aucune décision ne ressort. -Cocktails, soirées mondaines, repas d'affaires plus ou moins obligés qui ne se traduisent pas par la concrétisation d'une affaire. -Manque de communication interne, rétention d'information...


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7. Perte de temps de notre fait -Absence de plan de travail journalier, voire hebdomadaire. -Pas de sens de la hiérarchie des priorités. -Incapacité à terminer les tâches en cours. -Système de prise de notes mal étudié. -Tendance à vous laisser distraire. -Incapacité à vous imposer des échéances. -Aucune connaissance des règles élémentaires du classement et du rangement du bureau. -Manie de vous perdre dans les détails. -Refus de déléguer ou même d'attribuer des tâches. -Tendance à remettre à plus tard les décisions difficiles ou ardues. -Incapacité à décider, à trancher, à choisir quitte à blesser. -Incapacité à dire non, à refuser. -Fatigue, baisse de régime, insuffisance de sommeil, surmenage...


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Sommaire

1. Introduction ..................................................................................... 4 2. S’isoler ............................................................................................ 4 3. Ecoutez ............................................................................................ 5 4. Déléguez .......................................................................................... 5

Les 3 règles d'or

Office de la Formation Professionnelle et de la Promotion du Travail

DIRECTION RECHERCHE ET INGENIERIE DE FORMATION

SECTEUR NTIC

ROYAUME DU MAROC

8. Introduction Etre productif dépend bien sûr de soi mais également souvent des autres. Pour se libérer du temps, il faut donc apprendre à s’isoler et à dire non aux sollicitations de vos collaborateurs. Il faut aussi parfois se faire violence, en se « résignant », par exemple, à déléguer ce qui peut l’être. Et ne pas hésiter à prendre en compte voire à provoquer les remarques de votre entourage, sur la façon dont vous perdez votre temps…

9. S’isoler Quand avez-vous eu l'occasion pour la dernière fois de vous concentrer deux heures sans interruption sur un dossier ? On gaspille pourtant beaucoup de temps faute de concentration. " Nous travaillons sans recul, estime Jean-Louis Servan-Schreiber, auteur du Nouvel art du temps. Pour un canon, c'est un progrès. Pas pour un cerveau ! " Téléphone qui sonne, collègue qui débarque pour discuter, responsable hiérarchique qui vient solliciter votre avis..., les dérangements de toutes sortes nuisent à la productivité. Apprenez à dire non et à lutter contre les " singes ", selon l’image créée il y a quelques années par Blanchard, Oncken et Burrows, trois gourous américains du management, pour évoquer les voleurs de temps qui surgissent inopinément sur le dos de tout un chacun. Plus difficile est de savoir dire non aux autres quand ce sont nos supérieurs hiérarchiques. Dans ce cas, à défaut, osez dire : " Oui, mais... " Faites-vous toujours préciser le degré d'urgence d'une tâche. Cela vous évitera de rendre un dossier dans les plus brefs délais et de constater que le donneur d'ordres le laisse dormir une bonne semaine avant de l'ouvrir. Ayez les bons réflexes : mettez votre téléphone en messagerie, éteignez votre portable... Résistez au mythe de la porte ouverte et de la disponibilité permanente. Signifiez que vous êtes occupé en jouant la carte de l'humour. Vous perdrez moins en qualité de relations humaines que vous ne gagnerez en temps. Un petit gadget (un drapeau rouge, un panonceau " Do not disturb ") apposé sur votre porte suffira à dissuader vos collègues sans les vexer. Vous pouvez rester à l'écoute de vos collègues en instituant simplement un moment où vous êtes accessible à tous.


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10. Ecoutez Les assistantes et les secrétaires sont souvent les mieux organisées et les plus aptes à déceler et à corriger vos travers.

11. Déléguez Enfin, ne vous laissez pas envahir par des tracas extérieurs aux vôtres. Jouez tout simplement de la fermeté et rappelez les responsabilités de chacun. Dé-lé-guer ! C'est le grand secret pour se libérer du temps (au double sens de s'en affranchir et de le maîtriser). C'est aussi un art. Il faut d'abord savoir résister à la tentation, naturelle lorsqu'on a grimpé dans la hiérarchie, de continuer à effectuer soi-même certaines tâches. Chassez d'abord de votre esprit les fausses bonnes raisons (" Je suis seul à pouvoir le faire aussi bien ", " Je ne veux pas perdre la main ", etc.). Ensuite, n'hésitez pas à retourner à vos collègues les dossiers qu'ils vous ont confiés pour se décharger de leurs problèmes sur vous. Puis, en cas de surcharge chronique, attribuez certaines des tâches qui vous incombent à des personnes de confiance.


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Sommaire

1. Introduction ..................................................................................... 1 2. Les mauvaises habitudes .................................................................... 1 3. Cinq «Modèles» ................................................................................ 2 4. Bien évaluer la durée ......................................................................... 3 5. Comment faire ? ............................................................................... 3

Arrêt sur le temps


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12. Introduction Nos journées semblent toujours trop courtes. Comment ne pas se laisser déborder? Les réponses de nos invités et du journaliste Jean-Louis Servan-Schreiber, qui nous livre quelques passages de son dernier ouvrage Les sondages nous annoncent que les cadres à responsabilité, et en particulier les femmes, se plaignent plus que jamais du stress et du manque de temps, bien plus que du manque d'argent, de verdure ou de liberté. Paradoxe inexplicable? Pas tant que ça, car, comme toutes les choses importantes de la vie, bien utiliser son temps n'est pas enseigné à l'école. Pas plus, d'ailleurs, qu'aimer, se connaître et se changer, bien se nourrir, élever ses enfants, faire un bon usage de l'argent, écouter les autres... et mourir. Nous sommes tous, en la matière, des autodidactes. Dès l'école, on nous affuble d'une montre et on nous distribue des horaires de cours. Initiation éclair. Peu après commencent à s'empiler dans notre petit panier quotidien (qui ne contient, après tout, que vingt-quatre heures) métro, réunions, boulot, rendez-vous, dodo, coups de téléphone, repas, sport, shopping, ébats amoureux, journaux à lire, biberons à donner, notes à rédiger, courses à faire, etc. Certains craquent, d'autres s'organisent. La plupart ont mal à leur temps et ne savent pas que ça se soigne. Au XXème siècle, nous avons bouleversé la santé, le bien-être matériel, la vitesse, la communication, l'espace et maintenant notre corps. Notre prochaine conquête est évidente: notre temps. Ce ne sera pas la plus facile, car c'est un combat à mains nues et avec nous-mêmes. Mais il en vaut la peine, car il rend la vie plus sereine et débouche sur la sagesse.

13. Les mauvaises habitudes Examinons quelques-unes de nos nombreuses manières de gâcher notre temps. Que ce soit au travail ou à la maison, nous avons des tâches à accomplir. Petites ou grandes, ce sont elles qui ponctuent nos journées. Mais c'est nous qui, en principe, choisissons dans quel ordre les effectuer et qui décidons des priorités. Ainsi, nous faisons d'habitude ce qui est facile avant ce qui est difficile; ce que nous savons faire avant ce qui est nouveau; ce qui est urgent avant ce qui est important; ou encore ce que d'autres nous demandent avant ce que nous avons choisi. Ce n'est pas tout. Ce qui est noté à une heure donnée sur notre agenda prendra le pas sur des travaux auxquels nous n'avons pas affecté d'horaire. Nous sommes souvent plus disponibles pour les interrupteurs que pour nos propres priorités. De même, nous traitons plutôt les


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problèmes dans l'ordre où ils se présentent, ce qui n'a pas forcément de rapport avec leur ordre d'importance. Quand plusieurs personnes dépendent de nous : clients, subordonnés, enfants; nous nous occupons d'abord de celles qui réclament le plus bruyamment, même si leurs problèmes ne sont pas forcément les plus urgents.

14. Cinq «Modèles» Un psychologue, le Dr Kahler, a mis en évidence les cinq injonctions les plus courantes dont nous sommes, souvent sans le savoir, tributaires dans nos actions. (...)

Les «dépêche-toi» croient que si l'on peut réaliser quelque chose en prenant son temps, ce ne doit pas être important. Ils ont besoin de précipitation pour se sentir justifiés. Aussi leur suffit-il de s'y prendre à la dernière minute, au prix d'un stress dont ils peuvent se plaindre à voix haute.

Les «sois parfait» ne savent pas s'arrêter dans la mise au point des derniers détails. Ils perdent du temps à ranger, raffiner, contrôler, garantir. Ils auront du mal à décider, car ils craindront de manquer d'une information cruciale. Leur perfectionnisme les met en retard et les empêche de prendre du recul.

Les «fais-moi plaisir» disent souvent oui quand ils pensent non et se retrouvent embarqués dans une série d'activités dont ils n'ont que faire. Ils n'aiment pas annoncer une nouvelle désagréable, ce qui les amènent à laisser en souffrance des situations qui se détériorent. (...) Confrontés aux engagements qu'ils n'ont pas pu tenir, ils sont consternés, mais ont bonne conscience, puisqu'ils voulaient faire plaisir.

Les «essaie encore» pensent que ça ne peut être que dur et difficile. Si ça ne l'est pas, ils ne prendront pas le problème au sérieux. Ils se justifient davantage dans l'effort que par les résultats. Pour eux, plutôt que d'aboutir, il est plus important que l'on sache qu'ils n'ont rien ménagé... et guère dormi.

Les «sois fort» n'ont besoin de personne. Ils doivent trouver seuls les solutions, et ne savent pas déléguer. Ils n'expriment pas de faiblesses, ne se plaignent pas. Ils prennent sur eux, serrent les dents et tiennent à avoir eu raison. Droits sur la passerelle, ils sauront couler avec le bateau.


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15. Bien évaluer la durée L'appréciation toute simple du temps qu'il faut pour faire les choses, bref l'expérience de la durée, n'est pas donnée à tout le monde. (...) Ainsi, cette sommité médicale parisienne qui fait attendre ses patients entre quarante-cinq et nonante minutes. Et ce, tous les jours.

Quelquefois, le retard prend des proportions si alarmantes que sa secrétaire s'évertue à joindre au téléphone les clients de l'après-midi pour leur dire de ne venir que deux heures plus tard. Le diagnostic est simple: ce médecin inscrit un malade toutes les demi-heures alors qu'il les garde chacun au moins trois quarts d'heure. Depuis des années. Et quelque chose en lui refuse de s'en apercevoir. (...)

Si l'on aspire à maîtriser son temps, c'est pour vivre mieux, pas seulement pour gagner du temps. (...) On fait un travail sur soi-même, on réfléchit à la manière dont on vit, et chacun en tire les conclusions qu'il juge utiles.

La démarche est donc plus profonde et, espérons-le, plus féconde que celle d'une amélioration des performances.

16. Comment faire ? Réorganiser nos priorités

Nous faisons ce qui nous plaît avant ce qui nous déplaît, ce qui va vite avant ce qui prend du temps... Nos priorités ne sont pas forcément les meilleures.

Evaluer la durée de nos activités

Apprécier le temps dont on a besoin pour faire les choses n'est pas facile. Or ce sont les petites erreurs d'évaluation cumulées qui font les grands retards.

Gestion n'est pas maîtrise !

Gérer son temps, c'est gagner en efficacité: on accomplit davantage dans la même journée. Maîtriser son temps, c'est réfléchir à la façon dont on vit et en tirer les conclusions qu'on juge utiles. Un travail sur soi qui s'avère plus fécond.


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Pour approfondir le sujet….

A lire

� • «Le nouvel art du temps», Jean-Louis Servan-Schreiber, Albin Michel, 1999.

� • «10 considérations sur le temps», Bodil Jönsson, Gallimard. � Tout est affaire d'attitude, dit la physicienne suédoise. Si on est persuadé

de manquer de temps, il y a de fortes chances que l'on se sente «comme un hamster dans la roue de sa cage». Mais si l'on décide qu'on a le temps; et cette «joie n'est ni plus ni moins fausse que l'horreur de ne pas avoir le temps, (...) le temps peut se révéler une mine d'or inépuisable».

� La démonstration va cependant plus loin que cette seule méthode Coué: selon Bodil Jönsson, il faut distinguer le «temps personnel» et «le temps des horloges» après lequel nous courons. Dans le viseur de la physicienne (entre autres): le téléphone portable, qu'elle range dans la catégorie des «voleurs de temps», car il perturbe réflexions et discussions.

Sur Internet

� Centre Pompidou à Paris, exposition "Le temps, vite" � Le livre "faster, the acceleration of just about everything" de James

Gleick, un livre sur l'accélération de toutes choses, à paraître ultérieurement en français

� La ChronoDynamie: une chronobiologie adaptée à chacun pour connaître ses rythmes et améliorer l'organisation de ses journées

Sources de référence

«Le nouvel art du temps», Jean-Louis Servan-Schreiber, Albin Michel, 1999.


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Sommaire

1. Introduction ..................................................................................... 6 2. Les T.I.C. et le temps : ...................................................................... 7 3. Agenda papier ou informatique ........................................................... 7 3.1. L’agenda papier : .......................................................................... 8 3.1.1. Les bonnes caractéristiques :..................................................... 8 3.1.2. Les actions : ............................................................................ 9 3.1.3. Planning journalier : ................................................................. 9 3.1.4. Répertoire téléphonique : .......................................................... 9 3.1.5. Pages de notes : ...................................................................... 9

3.2. L’assistant électronique (Organiser) : ............................................. 11 3.2.1. Les fonctions de l’assistant : .................................................... 11 3.2.2. Saisie des données et fonctions spécifiques: .............................. 12

4. Les logiciels de gestion (Outlook) : .................................................... 13 4.1. Présentation ................................................................................ 13 4.2. Fonctions du logiciel ..................................................................... 13 4.3. Avantages du logiciel .................................................................... 14 4.4. Inconvénients du logiciel : ............................................................. 14 4.5. Le couplage avec la téléphonie mobile : ......................................... 14

5. Les Plannings .................................................................................. 15 5.1. Les matériels utilisés : .................................................................. 15 5.1.1. Les plannings à fiches en T (ou à épaule), ................................. 16 5.1.2. Les plannings à gouttières (ou à bandelette), ............................ 16 5.1.3. Les plannings effaçables ......................................................... 17 5.1.4. Les plannings magnétiques ..................................................... 17 5.1.5. Les limites ............................................................................. 18

6. Les Documents utiles ....................................................................... 18 6.1. La check list ou liste de contrôle ..................................................... 18 6.2. Les post-it ................................................................................... 18 6.3. L’éphéméride .............................................................................. 18 6.3.1. Les imprimés courants : .......................................................... 19

Outils de gestion du temps


17. Introduction Pour nous aider à maîtriser notre temps ou notre emploi du temps, nous pouvons nous appuyer sur un certain nombre d’outils à notre disposition. Ils sont de différentes natures, sur différents supports et peuvent être utilisés parfois de manière complémentaires. Ce document passe en revue les différents outils à notre disposition pour planifier et suivre les ou nos activités.

Agenda papier

Assistant électronique

Le trieur ou échéancier

Logiciel de gestion du temps

Plannings

Les documents utiles

LES OUTILS


18. Les T.I.C. 1 et le temps : Vous venez d’acheter un assistant numérique dernier cri. Séduit par son design et ses fonctionnalités, vous êtes persuadé de tenir enfin la solution à votre problème de gestion du temps ! Jusqu’au moment où, en essayant de le domestiquer, vous vous rendez compte qu’il n’est qu’un élément du système, qu’il vous prend un temps fou et qu’il ne répond que partiellement à vos besoins… Le mode d’emploi des TIC n’est pas toujours aussi simple qu’on le dit. Il faut parfois beaucoup de temps pour apprendre à les maîtriser, et l’apprentissage et le rodage sont de plus en plus chronophages. Les TIC font réellement gagner du temps lorsqu’elles permettent de traiter l’information : réalisation de calculs, de recherches, travail à distance avec partage des données… Rester dans la course du temps, c’est donc se tenir informé de ce qui se fait sans pour autant s’aliéner aux technologies.

19. Agenda papier ou informatique Il convient de trouver l’outil qui vous convient le mieux et de tenir compte des contraintes organisationnelles de l’entreprise.

1 Technologies de l’Information et de la Communication : informatique, Internet, Messagerie

électronique, Agenda électronique (Palm)…


19.1. L’agenda papier : Un agenda constitue une mémoire : il aide à réfléchir, à prévoir, à fixer le temps utile aux activités. L’agenda a l’avantage d’être un bon support pour la prise de rendez-vous et facile à emporter. Il a l’inconvénient d’être insuffisant pour bien gérer son temps. Pour bien organiser son temps, il est essentiel de noter précisément les événements, les rendez-vous et les engagements à venir. Vous trouverez plusieurs sortes d’agenda, comparez-les et choisissez le mieux adapté à vos besoins. Pour se servir d’un agenda, il faut une certaine discipline. Vous devez d’abord vous habituer à y inscrire tous les rendez-vous et événements prévus ; Veillez à ce qu’il soit toujours à jour et consultez le régulièrement pour vérifier vos engagements. Chaque jour planifiez d’importantes tâches liées à des événements fixés et veillez à les effectuer dans les délais prévus. N’oubliez pas de réserver du temps pour les imprévus.

19.1.1. Les bonnes caractéristiques :

1. L’agenda doit être maniable et peu encombrant ; Il doit permettre de noter toutes les informations nécessaires aux activités personnelles et professionnelles ;

2. Il comportera les rubriques de base concernant :

Les actions : une liste journalière des tâches à effectuer, les priorités, l’objectif ;

La planification : planning journalier, hebdomadaire, mensuel, annuel ;

Les informations courantes : adresses, téléphones ;

Des pages disponibles pour les notes.


19.1.2. Les actions : La rubrique « A faire »

Les tâches à réaliser y sont listées avec indication du degré d’urgence et du degré d’importance (tâche de type A).

La rubrique « Téléphoner »

Une liste des appels, avec le nom des interlocuteurs accompagné d’un mot-clé résumant l’objet de l’appel, y figurera. Toute remarque concernant l’heure d’appel et la disponibilité des interlocuteurs sera notée.

La rubrique « Objectif »

Y sera inscrit l’objectif de la journée : ce qui doit être réalisé absolument dans la journée.

19.1.3. Planning journalier : Les rendez-vous de la journée y sont notés : prendre soin de noter la durée prévue et éventuellement le temps de déplacement.

Il est alors conseillé de tracer un rectangle pour visualiser au mieux l’espace-temps réservé à l’activité.

Il est préférable d’écrire au crayon à papier afin de pouvoir procéder par la suite à des modifications courantes. La page restera ainsi plus lisible.

A côté de l’heure du rendez-vous il est recommandé de noter le nom de l’interlocuteur et ses coordonnées téléphoniques pour éviter les oublis.

19.1.4. Répertoire téléphonique : Le répertoire des adresses et téléphones vous permet d’avoir toujours sous la main les numéros que vous utilisez fréquemment.

19.1.5. Pages de notes : Ces pages sont très utiles pour écrire rapidement au fur et à mesure que les choses surviennent : une idées, un thème de projet, une question, un objectif…



19.2. L’assistant électronique (Organiser) : Il est de faible encombrement. Les différentes fonctions apparaissent à l’écran sous forme d’icônes. Il est utilisé avec un stylet et peut être en communication avec l’ordinateur. L’assistant électronique permet de : planifier facilement, de stocker des informations sur les contacts,

de prendre des notes, d’effectuer des calculs simples, de suivre les dépenses…

19.2.1. Les fonctions de l’assistant : 1 – Un agenda avec la possibilité :

de saisir les rendez-vous ; une alarme peut être activée pour rappeler le rendez-vous ou la réunion importante ;

d’afficher l’emploi du temps sur la semaine, mettre en évidence les plages libres et les chevauchements ;

de créer des rappels pour un événement prévu comme un anniversaire.

2 – Une liste de tâches qui :

indique tout ce qu’il y a à faire, affecte un niveau de priorité et une date d’échéance, trie à partir de ces critères.

3 – Un répertoire des adresses et numéros de téléphone avec la possibilité :

d’affecter une catégorie pour un classement, d’associer une note à chaque adresse pour entrer des informations complémentaires.

4 – Une calculatrice pour effectuer des calculs élémentaires et enregistrer des valeurs.

5 – Un bloc-notes pour saisir des notes ou messages qui pourront être regroupés par catégories. 6 – Un suivi des dépenses avec enregistrement du montant, de la date, du mode de paiement, un classement par catégorie et un suivi des fournisseurs. Toutes ces informations sont enregistrées. Elles peuvent être sauvegardées sur un ordinateur. Un logiciel installé sur l’ordinateur facilite la mise à jour


sur l’ordinateur des informations saisies sur l’assistant, ou la mise à jour de l’assistant avec les informations saisies sur l’ordinateur.

19.2.2. Saisie des données et fonctions spécifiques: Saisie de données : Les données peuvent être saisies :

� à l’aide du stylet et du clavier : un clavier est affiché à l’écran et les touches sont activées par l’action du stylet sur l’écran,

� grâce au stylet, sur l’écran, avec un système d’écriture simplifiée.

� A l’aide du clavier de l’ordinateur. Les données sont saisies sur l’ordinateur et importer sur l’assistant (logiciel de synchronisation).

Fonction Recherche : Des recherches à partir d’un mot peuvent être effectuées (fonction loupe). Nouvelles applications : Des applications peuvent être chargées sur l’organiser afin d’en compléter l’utilisation.


20. Les logiciels de gestion (Outlook) :

20.1. Présentation Des logiciels, tels que Outlook ou Lotus Domino par exemple, sont des gestionnaires d’informations personnelles et du courrier électronique. Ils proposent des fonctions de gestion du calendrier, des contacts, des tâches et des notes.

20.2. Fonctions du logiciel Le calendrier Les rendez-vous peuvent être planifiés ainsi que les réunions ou les événements. Pour les rendez-vous ou les réunions, le temps peut être bloqué sur le calendrier. L’événement peut durer un ou plusieurs jours. Il apparaît dans le calendrier sous la forme de titres. La création de tâches Personnelles ou professionnelles, les tâches peuvent avoir lieu une seule fois ou se répéter de manière régulière : rapport à rédiger, réunion mensuelle et sa préparation… Le carnet d’adresses Le dossier « Contacts » est un carnet d’adresses. Il s’utilise pour stocker les adresses de messagerie, les différents numéros de téléphone et tout autre type d’informations. Ces numéros peuvent être triés, groupés ou filtrer en fonction d’une partie du nom ou de l’adresse. Grâce au modem, l’ordinateur peut : composer le numéro de téléphone de votre contact, chronométrer l’appel et en laisser une trace dans le journal. Les notes Les notes dans le logiciel sont équivalentes à des notes autocollantes. Elles permettent de rédiger des idées, des appels, des questions… Une note peut rester affichée pendant que vous travaillez sur votre ordinateur. La boîte de réception Elle affiche les messages électroniques reçus et permet l’envoi de courrier. Il est possible de gérer des messages : les déplacer, les transférer, les marquer ou créer une règle, par exemple une règle pour informer de


l’arrivée d’un message important. On peut y créer des dossiers distincts pour stocker les messages selon leur expéditeur et construire une règle pour stocker directement le message reçu dans le dossier concerné. Un dossier « brouillon » enregistre les messages non envoyés qui peuvent alors être récupérés, complétés et envoyés ultérieurement. Le journal Le journal peut enregistrer des informations telles que : les messages électroniques, les demandes de réunions, de tâches et les réponses, les annulations de réunion, les interactions avec des contacts importants, des documents, des activités…

20.3. Avantages du logiciel Le logiciel de gestion de temps comme Outlook présente des avantages certains : Les ordinateurs étant en réseau, il est possible de mettre en commun les informations. Ainsi, pour la mise en place d’une réunion, vous pouvez fixer l’heure, la durée de la réunion, la liste des participants et grâce au logiciel et à la communication en réseau, vous recevez de manière automatique des mails vous indiquant la disponibilité ou pas des participants. Bien sûr ceci fonctionne très bien à condition que chacun ait mis à jour son planning. Autre avantage : la facilité d’utilisation. Ce logiciel reprend en effet un affichage commun : vous retrouvez une présentation familière des icônes.

20.4. Inconvénients du logiciel : Les éléments de votre gestion sont disponibles sur votre ordinateur. Si c’est un poste fixe, vous disposez régulièrement de ces informations seulement si vous êtes sédentaire. Toutefois, si vous avez à vous déplacer, vous pouvez imprimer la liste des tâches ou des documents dont vous avez besoin.

20.5. Le couplage avec la téléphonie mobile : Aujourd’hui, de nouveaux outils sont apparus sur le marché qui permettent d’étendre la portée de nos agendas électroniques et organisers à notre fonctionnement nomade. Nous pouvons citer la technologie Blackberry ou Iphone, qui permettent dans leur dernière version de synchroniser nos agendas et nos courriers en permanence et en couplage avec la téléphonie mobile.


21. Les Plannings Le planning mensuel est l’ossature de l’emploi du temps sur le mois. Il permet d’afficher les projets et leurs délais et ainsi favorise l’anticipation : réunions, déplacements, journées de formation, conférences… Le planning de l’année facilite la projection sur l’année. En règle générale, un planning est un tableau qui sert à visualiser : � l’organisation d’un travail ou d’une activité, � le déroulement d’une tâche ou d’une activité dans le temps.

On y visualise des prévisions, on y suit le déroulement d’un travail ou d’une activité, il permet d’effectuer des contrôles. Cependant il doit donc être mis à jour régulièrement.

21.1. Les matériels utilisés : Un planning peut être établi sur une simple feuille de papier. Mais il est souvent difficile d’y apporter des modifications. Aussi, l’entreprise peut-elle acheter dans le commerce des matériels qui permettent une manipulation plus aisée et plus rapide.


Les 4 types de plannings les plus répandus sont :

21.1.1. Les plannings à fiches en T (ou à épaule),

21.1.2. Les plannings à gouttières (ou à bandelette),


21.1.3. Les plannings effaçables

21.1.4. Les plannings magnétiques


21.1.5. Les limites Toutefois, dès que la situation est complexe à planifier (charges de travail des machines dans les ateliers, opérations à réaliser pour une construction importante, gestion de projet informatique, etc.) les entreprise utilisent des logiciels spécialisés dont Microsoft Projet est un exemple.Cependant les plannings traditionnels subsistent pour de nombreuses applications simples (réservation de salles dans une entreprise, de chambres dans un hôtel, emplois du temps, etc.).

22. Les Documents utiles

22.1. La check list ou liste de contrôle Liste des tâches à effectuer dans l’ordre des priorités, cette liste permet au fur et à mesure de leur réalisation d’annoter les tâches. On utilisera des couleurs pour regrouper les différentes tâches en catégorie ou visualiser leur importance (rouge). Un rapide coup d’œil permet de vérifier si toutes les tâches ont été réalisées ou si un oubli a été fait.

22.2. Les post-it Petite note de couleur, autocollante et repositionnable, le post-it a conquis nos bureaux. Il est un mémo appréciable, tant pour noter un appel téléphonique à passer, une idée, une tâche importante à ne pas oublier, ou localiser l’endroit d’une signature à apposer. Très pratique, il ne faut cependant pas qu’il envahisse l’espace de travail.

22.3. L’éphéméride Posé en évidence sur le bureau, il permet de noter rapidement numéros de téléphones, tâches urgentes, rendez-vous et rappels divers. C’est un bloc de feuilles de taille standardisée, datées, reliées par deux anneaux. Pour une utilisation optimale, la date du jour doit être apparente. Nota : ne rien porter de confidentiel sur l’éphéméride ; posé sur le bureau il reste à la portée de tous les regards.


22.4. Les imprimés courants :

Que ce soit la fiche message ou le bordereau d’envoi de document, l’utilisation des imprimés dans l’entreprise est un facteur de gain de temps. Vous devez, dès que cela est possible, créer des imprimés avec l’aide de la bureautique de façon à simplifier la gestion de certaines tâches.

OFPPT @ Document Millésime Page cours Gestion du temps

octobre 09

1 - 50

Sommaire

1. Introduction 1 2. Communiquer la responsabilité 1 2.1. Comment faire : ------------------------------------------------------------ 1

3. La délégation en neuf conseils. 2 3.1. Conseil 1 -------------------------------------------------------------------- 2 3.2. Conseil 2 -------------------------------------------------------------------- 2 3.3. Conseil 3 -------------------------------------------------------------------- 2 3.4. Conseil 4 -------------------------------------------------------------------- 3 3.5. Conseil 5 -------------------------------------------------------------------- 3 3.6. Conseil 6 -------------------------------------------------------------------- 3 3.7. Conseil 7 -------------------------------------------------------------------- 3 3.8. Conseil 8 -------------------------------------------------------------------- 3 3.9. Conseil 9 -------------------------------------------------------------------- 3

Déléguer


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23. Introduction Toute personne doit savoir faire prendre en charge une tâche si elle ne peut la traiter elle-même pour des questions de temps ou de savoir faire. Mais déléguer implique de respecter quelques règles fondamentales au risque sinon d’attiser des conflits et de générer de la non qualité dans les travaux réalisés. Vous avez de plus en plus de demandes et vous n'arrivez pas à faire face. Il vous faudrait vous inventer non seulement du temps mais aussi de nouveaux talents pour venir à bout de tout ce que vous devriez faire. Comment vous en sortir ? Vous dépensez sans mesure et vous allez droit dans le mur. Soyez créatif pour découvrir des gisements encore inexploités. Avez-vous déjà pensé que vous êtes entourés de personnes qui seraient heureuses de vous aider ? Conseils pour démultiplier votre efficacité.

24. Communiquer la responsabilité Pour déléguer, il est avant tout nécessaire de bien faire assimiler à la personne désignée comme « déléguée » ce qui sera exigée d’elle. Communiquer la responsabilité doit tout d’abord viser comme objectifs :

� savoir responsabiliser ses collaborateurs

� les inviter à rendre des comptes objectifs

24.1. Comment faire : Expliquer à vos collaborateurs que le terme responsabilité signifie « être habilité à donner des réponses », c'est-à-dire à rendre compte Les inviter à rendre des comptes lorsqu’il y a problème (non-conformité avec les résultats attendus) et lorsque les résultats sont atteints voir dépassés Déléguer les responsabilités de façon progressive et en fonction de l’ancienneté et du niveau de maîtrise des compétences nécessaires de vos collaborateurs Déléguer, en expliquant les résultats souhaités, les moyens mis à disposition et les conditions de suivi, de contrôle et d’évaluation de votre part sur le travail demandé


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25. La délégation en neuf conseils. Ces conseils vous sont communiqués par Brunot Savoyat Directeur d'IBT Naturellement vous savez que vous avez une équipe autour de vous, des personnes à qui vous pourriez déléguer. Mais le problème c'est soit qu'ils sont déjà débordés soit ils ne sont pas compétents. Il ne vous resterait donc qu'à vous en remettre à vous-mêmes et vous tuer à la tâche. Vous passez beaucoup trop de temps sur certains objectifs parce que vous n'êtes pas bon ou pas très bon dans tous les aspects d'une activité. Vous risquez alors de consommer beaucoup trop de votre ressource la plus précieuse : votre temps. En plus, vous risquez d'être déçu par votre propre résultat. Il y a des solutions plus optimistes, rassurez-vous. Il vous faut cependant un nouveau regard. Personne n'a tous les savoir-faire pour réussir tout seul. Ne vous étonnez donc pas que vous ne puissiez pas tout faire, c'est normal! En utilisant les savoir-faire qui sont autour de vous, vous pouvez créer une nouvelle puissance d'action et de réalisation. Savoir faire appel aux autres est la nouvelle qualité à développer. C'est elle qui vous enrichira intérieurement et vous fera réussir en associant à votre vie et à vos objectifs les qualités qui vous manquent ou que vous n'avez pas suffisamment développées.

25.1. Conseil 1 Osez ouvrir des yeux positifs sur votre entourage proche ou lointain pour reconnaître les talents qui sont presque à votre disposition autour de vous, qui sont là, à portée de main, qui attendent de se rendre utiles.

25.2. Conseil 2 Centrez-vous sur votre vision et vos objectifs. Demandez les qualités ou les savoir-faire qui vous manquent pour réaliser ce que vous rêvez d'accomplir

25.3. Conseil 3 Précisez vision et objectifs avec élévation de manière à développer une perception enthousiasmante, motivante, décapante, … car il vous faudra communiquer à d'autres une énergie qui réveille leurs moteurs internes. Demander sans fournir l'énergie motivante est inutile, vous seriez vite déçu et décevant. C'est là le secret que beaucoup oublient ou ignorent. Cette ignorance qu'il y a une motivation positive à donner à l'autre est à l'origine de l'abus de demande (je demande sans contrepartie de motivation; c'est comme avoir les clé d'une voiture sans essence)


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25.4. Conseil 4 Repérez les personnes qui sont dans vos réseaux (et si votre cercle actuel est trop étroit, créez de nouveaux réseaux), susceptibles de s'enthousiasmer avec votre vision et vos objectifs. Ils deviendront une équipe informelle d'appui. Vous comprenez qu'ils ne sont pas une équipe de travail officielle (même s'ils peuvent faire partie de votre unité de travail); c'est un réseau beaucoup plus large et qui ne se limite pas à votre entreprise.

25.5. Conseil 5 Communiquez-leur votre vision et vos objectifs en les liant à leur propre vision et leurs propres objectifs. Ils partagent probablement beaucoup de points communs avec vous en terme de valeurs. A vous de les écouter, de les comprendre et d'identifier les communautés de vision

25.6. Conseil 6 Reconnaissez leurs qualités et créez les conditions qui leur permettront de se mettre en valeur et de vous assister.

25.7. Conseil 7 Nourrissez d'informations et d'attention la petite équipe informelle que vous avez créer autour de vous pour vous assister. Tenez la au courant de vos progrès, de vos difficultés, des nouvelles.. Apportez lui assistance dans ces propres intérêts.

25.8. Conseil 8 Valorisez les pour les progrès qu'ils vous ont aidés à réaliser. Gardez-les motivés. Il est facile pour les autres d'oublier vos objectifs et de perdre leur motivation à vous aider. Gardez en haleine l'énergie agissante.

25.9. Conseil 9 Soyez vous-même le modèle de ce que vous attendez des autres. Vous les aiderez et leur donnerez envie de vous imiter et de vous aider. Cette équipe informelle va multiplier par 2, 5 voire 10 votre temps et vos talents, sans frais, seulement une attention particulière aux effets de synergie. Vos résultats pourront alors aussi se multiplier par 2, 5 voire 10. Grâce à cette équipe informelle que vous créez autour de vous en fonction de vos objectifs, vous réduirez la pression que vous avez sur les épaules en vous entourant de talents dont vous avez besoin, vous gagnerez un temps précieux sur l'atteinte de vos objectifs, vous développerez une meilleure confiance en vous et dans le monde qu vous entoure. Est-ce que ça ne vaut pas le coup ?


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Sommaire

1. Introduction ..................................................................................... 1 2. Gestion des tâches ............................................................................ 1 3. Gestion des Rendez-vous ................................................................... 2 4. Outlook sur Internet et en téléphonie portable ...................................... 4

Gestion activités Outlook

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26. Introduction Ce document propose une présentation des principales fonctions de l’outil Outlook pour gérer vos tâches ou activités et d’une manière générale organiser votre emploi du temps.

27. Gestion des tâches Concernant chaque tâche, vous aurez à : � Déterminer le niveau de priorité (haute, faible, normale), en fonction

de critères d'importance et d'urgence, � Définir si vous êtes complètement mobilisé ou pas, � Planifier, � Déterminer la durée, � Déterminer la périodicité. Vous avez plusieurs possibilités : Par le biais du calendrier ou par la liste des tâches Par le calendrier : Cliquer Calendrier (cf shéma 1), Saisir la tâche sur “cliquer ici pour ajouter nouvel élément” , Valider (touche entrée).

Schéma 1 : calendrier

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Cliquer 2 fois sur cette tâche validée (schéma 2), Compléter la boîte de dialogue avec les éléments relatifs à la tâche, Enregistrer et fermer, Cliquer jour prévu sur le calendrier (en haut à droite) pour faire apparaître le jour sur la gauche, Cliquer-glisser la tâche vers heure prévue pour la visualiser sur votre planning. N.B. : En cliquant sur l’icône “tâches”, vous voyez la liste de vos tâches, en double-cliquant chaque tâche, vous retrouvez les éléments relatifs à cette tâche.

28. Gestion des Rendez-vous

Cliquer le jour voulu sur le calendrier en haut à droite (cf schéma 3),

Schéma 2 : Détails Tâche

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Cliquer sur l’icône en haut à gauche en dessous de la commande “fichier”, Cliquer nouveau rendez-vous, Compléter la boîte de dialogue avec les éléments relatifs à ce rendez-vous. Enregistrer et fermer (le rendez-vous s’affiche sur votre planning)

Schéma 3 : Rendez-vous

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Vous pouvez aussi inviter des collaborateurs pour une réunion. Alors, leur agenda pourra être mis à jour s’ils acceptent votre proposition ou vous serez averti de leur refus.

29. Outlook sur Internet et en téléphonie portable

Toutes les fonctionnalités du client Outlook sont aujourd’hui disponibles sur internet via l’outil OWA : Outlook Web Access. Et vous pouvez aussi disposez d’outils sur vos téléphones organiser tels que Blackberry ou Iphone qui peuvent synchroniser vos agendas, vos tâches, vos rendez-vous .. Vous êtes alors prêt pour le nomadisme…

Schéma 4 : Réunion

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Sommaire

1. Introduction 1 2. Quelques lois à méditer 1 2.1. La loi de Laborit ------------------------------------------------------------ 1 2.2. La loi de Fraisse ------------------------------------------------------------ 1 2.3. La loi de Murphy ------------------------------------------------------------ 1 2.4. La loi de Parkinson --------------------------------------------------------- 1 2.5. La loi d'Illich ---------------------------------------------------------------- 1 2.6. La loi de TAYLOR ----------------------------------------------------------- 1

Les lois qui régissent notre temps

ROYAUME DU MAROC


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30. Introduction Notre usage du temps dépend de quelques constantes psychologiques. Prenez-les en compte pour ne plus en être victime. Méditez sur ces lois et échangez vos points de vue sur ces dernières.

31. Quelques lois à méditer

31.1. La loi de Laborit Chaque individu a une inclination naturelle à d'abord faire les choses qui lui font plaisir. Loi du désir ou du moindre effort, en somme. Pour y résister, il n'est pas d'autre solution que de se faire violence. Commencez par le plus pénible.

31.2. La loi de Fraisse Le temps comporte une dimension psychologique, qui est fonction de l'intérêt porté à l'activité effectuée. Plus l'intérêt est grand, plus le temps passe vite. Conséquence : vous risquez de consacrer trop de temps à ce qui vous fait plaisir et de vous débarrasser trop rapidement des activités que vous abhorrez.

31.3. La loi de Murphy Chaque chose prend toujours plus de temps qu'on ne le prévoyait au départ. Pour échapper à cette fatalité, évaluez toujours le temps qu'il faudra consacrer à l'exécution d'une tâche en y intégrant l'imprévu.

31.4. La loi de Parkinson Plus on a de temps pour faire quelque chose, plus on en prend effectivement, sans que le résultat soit forcément meilleur. Pour éviter ce genre de dérive, fixez-vous des échéances.

31.5. La loi d'Illich Au-delà d'un certain seuil, l'efficacité professionnelle décroît, voire devient négative. Le principe des rendements décroissants vaut aussi pour l'homme. Pour vous soustraire à cette loi, n'abusez pas de vos forces, ménagez-vous des pauses, prenez le temps de souffler.

31.6. La loi de TAYLOR L'ordre dans lequel nous effectuons une série de tâches influe directement sur le temps qu'elles nous prennent. Apprenez donc à trouver le bon ordre, en tenant compte de votre propre rythme : si vous êtes en grande forme le matin, ne gâchez pas votre énergie à trier votre courrier !


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Sommaire

1. Introduction 3 2. Mettre en œuvre les bons outils 3 2.1. L’agenda et l’échéancier .................................................................. 4

3. Rangez, classez, listez 4 4. Quelques principes conducteurs 5 4.1. Le principe d’Eisenhower ................................................................. 5 4.2. En conclusion ................................................................................ 5

Optimiser son temps de travail


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32. Introduction Les obstacles à surmonter pour optimiser sont nombreux mais un peu de bon sens et la mise en œuvre de bons outils vous permettront d’optimiser la gestion de votre temps et d’accroître votre productivité tout en minimisant le stress qui résulte du manque d’organisation. Du bon sens ! Voilà la première des choses à garder à l’esprit quand on veut gagner du temps ou en perdre le moins possible. Tenir un agenda à jour, établir un plan de travail, faire la part de l’urgent et du secondaire, utiliser des fiches et ranger son bureau… des techniques évidentes mais efficaces, qui ne poursuivent qu’un seul but : éviter de se laisser déborder. Quelques conseils à suivre

33. Mettre en œuvre les bons outils Indispensable pour ne pas vous laisser ballotter par les événements : la feuille de route, journalière, hebdomadaire, mensuelle... voire annuelle ou existentielle. A défaut, vous serez pris dans une agitation incessante. Certes, c’est une façon d’éviter de réfléchir ! Mais, à terme, cette politique de la fuite en avant est vouée à l’échec. Commencez par arrêter l’activisme et établissez un vrai plan de travail : apprenez à programmer les tâches urgentes, importantes ou négligeables selon le principe d’Eisenhower. Distinguez les incontournables de la journée, de la semaine ou du mois. Une question à vous poser : la réunion envisagée est-elle réellement indispensable ? Ne peut-on trouver des alternatives : notes de service, tête-à-tête avec la personne directement concernée, messages électroniques « à tous « , réunions téléphoniques, etc. ? Mieux vaut se limiter à quelques tâches cruciales : « Placer trois gros cailloux dans l’agenda rapporte plus que de mettre vingt-cinq grains de sable « , enseigne en substance Stephen R. Covey, auteur des Sept habitudes de ceux qui réussissent tout ce qu’ils entreprennent (First Editions). La vie professionnelle n’obéissant pas à un logiciel programmable à 100 %, n’oubliez pas non plus de tenir compte des imprévus qui ne manqueront pas de surgir. Les spécialistes de la gestion du temps conseillent de ne remplir son agenda qu’à 60 %.


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33.1. L’agenda et l’échéancier Papier ou électronique, l’agenda rappelle l’emploi du temps de la journée et permet de voir au-delà. Encore faut-il savoir s’en servir et accepter de le partager. Toute secrétaire devrait toujours en posséder le double. Malheureusement, cette pratique est encore assez rare. Pourtant, elle n’exclut pas d’être injoignable à certains moments. Il suffit dans ce cas d’occulter les plages horaires concernées sur le double confié à son assistante. Autre bonne idée à emprunter aux comptables et aux secrétaires les mieux organisés : l’échéancier. Cet outil (un trieur avec une case pour chaque jour du mois) permet de mieux gérer les priorités. Chaque document à traiter trouve sa place au jour correspondant. Utilisez aussi des fiches, pour ne pas surcharger votre mémoire, et des check-lists, pour ne rien oublier. Listez de façon exhaustive toutes les étapes, toutes les choses auxquelles vous devez penser par exemple, dans le déroulement d’un voyage d’affaires, d’une réception ou d’une réunion. Puis cochez-les au fur et à mesure de leur accomplissement.

34. Rangez, classez, listez Un bureau de cadre ou de patron ressemble souvent à un capharnaüm. Ce fouillis n’est pas propice à la concentration. Sans oublier la mauvaise image de marque qu’il offre aux visiteurs. Selon Dorothée Bazin, formatrice, une personne peu ordonnée a tendance à être agitée et distraite. Elle se laisse volontiers porter par les événements, compte trop sur sa mémoire, qu’elle encombre inutilement. Surtout, c’est quelqu’un d’égoïste qui désorganise les autres et qui, par là-même, se désigne inconsciemment comme incompétent au regard des autres. Mieux gérer votre temps implique donc de mieux gérer votre espace. Revoyez votre organisation et adoptez une méthode de classement et de rangement accessible à tous, même quand vous n’êtes pas là. Les bibliothèques design, souvent choisies par les managers, sont hélas peu fonctionnelles. Préférez l’efficace au chic !


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35. Quelques principes conducteurs

35.1. Le principe d’Eisenhower Pour déterminer vos priorités comme un grand chef, utilisez la méthode du général américain Eisenhower. Chargé, pendant la Seconde Guerre mondiale, d’organiser le débarquement en Normandie, Ike classait les tâches selon leur degré d’urgence et d’importance. A : Les tâches importantes et urgentes et qui ne peuvent être déléguées, à effectuer en priorité et soi-même. B : Les tâches importantes mais non urgentes. C : Les tâches urgentes mais peu importantes qui peuvent être déléguées. D : Les tâches ni importantes ni urgentes à déléguer ou à supprimer.(Illustration ?)

35.2. En conclusion 1 - Commencez par les corvées. Au besoin, réhabilitez (à titre personnel) le « fordisme « : « Nulle tâche n’est très difficile si on la divise en petits travaux. « Ce principe d’Henry Ford s’enseigne toujours dans les formations destinées aux assistantes de direction et lors des séminaires pour cadres relatifs à la gestion du temps. 2 - Imposez-vous des échéances. Les choses prennent un temps fou si on ne les encadre pas par une date limite. Fixez-vous des objectifs temps et essayez de vous y tenir. Rien de plus stimulant que les petits défis personnels. 3 - Ne faites pas tout à la fois. Vous risquez sinon de vous focaliser sur des activités mineures au détriment de l’essentiel. Fixez-vous des priorités claires (principe d’Eisenhower). Visez l’efficience, la valeur ajoutée. 4 - Exigez de la clarté dans les missions qui vous sont confiées. Comme en voiture, vous avancez trop lentement par temps de brouillard. Exigez des phares, des consignes qui éclairent le plus loin possible ! 5 - Gardez votre bonne humeur ! La tâche vous rebute ? Faites-en un jeu ! Tout métier comporte sa grandeur et ses servitudes. Le temps passé en tâches ingrates passe plus vite avec du cœur à l’ouvrage et un peu d’humour. Pour vous motiver, promettez-vous une petite gratification : « Si je termine à 17 heures la rédaction de cette note, je m’offre un café. »