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© Allen & Overy LLP 2020 allenovery.com
Covid-19 coronavirus – Mesures
d'urgence : réunion des assemblées et des organes dirigeants ; délais d'approbation des comptes
Dans le contexte de la crise sanitaire résultant de
l'épidémie de Covid-19, en application de l'article 11
de la loi d'urgence n° 2020-290 du 23 mars 2020
pour faire face à l’épidémie (la Loi d'Urgence), le
gouvernement français a pris deux ordonnances et
un décret afin de faciliter les réunions des
assemblées et des organes sociaux ainsi que
d'étendre les délais d'approbation des comptes :
Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020
portant adaptation des règles de réunion et
de délibération des assemblées et organes
dirigeants des personnes morales et entités
dépourvues de personnalité morale de droit
privé, en raison de l'épidémie de Covid-19
(l'Ordonnance" Réunion") ;
Ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020
portant adaptation des règles relatives à
l'établissement, l'arrêté, l'audit, la revue,
l'approbation et la publication des comptes et
des autres documents et informations que les
personnes morales et entités dépourvues de
personnalité morale de droit privé, sont
tenues de déposer ou publier dans le
contexte de l'épidémie de covid-19
(l'Ordonnance "Arrêté des Comptes") ;
Décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 portant
adaptation des régles de réunion et de
délibération des assemblées générales et
organes dirigeants des personnes morales et
entités dépourvues de personnalité morale
de droit privé en raison de l'épidémie de
Covic-19 (le Décret).
Le présent bulletin détaille les dispositions
exceptionnelles prises par ces textes et en expose
les conséquences pratiques.
Entrée en vigueur et champ d'application temporel
Les deux ordonnances ont été publiées au
journal officiel du 26 mars 2020 et sont entrées
en vigueur le 27 mars 2020.
Le Décret a été publié au journal officiel du 11
avril 2020 et est entré en vigueur le 12 avril 2020.
L'Ordonnance "Réunion" s'applique avec effet
rétroactif au 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai jusqu’à une
date fixée par décret et au plus tard le 30
novembre 2020.
Le Décret s'applique jusqu'au 31 juillet 2020. Les
dispositions relatives aux modalités de vote à distance sont applicables avec effet rétroactif au
12 mars 2020.
Covid-19 coronavirus | 2020
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Assemblées
SYNTHESE
Adaptation des règles de participation et de
délibération des assemblées : autorisation de la
tenue des assemblées sans que les actionnaires,
associés ou autres membres soient présents physiquement. Les décisions prises seront alors
considérées comme régulièrement prises. Cette
possibilité est cependant conditionnée à
l'existence d'une convocation dans un lieu qui, à
la date de l'avis de convocation, est affecté par une mesure administrative limitant ou interdisant
les rassemblements collectifs pour des motifs
sanitaires
Recours élargi et assoupli aux moyens de télécommunication pour la tenue des assemblées
: neutralisation de la condition tenant à l'existence
d'une clause à cet effet dans les statuts et de
toute restriction de nature légale, statutaire,
contractuelle ou interne, sous certaines réserves.
Tenue des assemblées à huis clos : la
modification du lieu de l'assemblée ou des modes
de participation ne donne pas lieu au renouvellement des formalités de convocation et
ne constitue pas une irrégularité de convocation
dès lors que les actionnaires en sont informés
dès que possible par voie de communiqué dont la
diffusion effective et intégrale est assurée.
Quorum : sont réputés présents pour le calcul du
quorum et de la majorité les membres des
assemblées qui participent par une conférence
téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification et une retransmission continue des
débats
Dérogation exceptionnelle et temporaire au droit des associés et membres des assemblées de
participation en cas de huis clos sans moyens
donnant la possibilité d'une interaction, le jour de
l'assemblée.
Simplification des modalités et aménagement des
délais pour voter à distance ou donner pouvoirs.
Simplification des règles de composition du bureau.
Recommandations de l'AMF pour les sociétés
cotées : explication claire des moyens de participation à l'assemblée et dans la mesure du
possible retransmission de l’assemblée générale
en direct, en format audio ou vidéo, par diffusion
en streaming ou par tout procédé de
retransmission accessible aux actionnaires.
Covid – 19 coronavirus | 2020
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Convocation des associés et des membres (dont commissaires aux comptes et représentants du personnel)
En l’état actuel des textes, la convocation à
l’assemblée générale des actionnaires détenant
leurs actions sous la forme nominative et des
commissaires aux comptes doit être faite
obligatoirement par courrier postal.
Compte tenu des contraintes opérationnelles
pesant sur tous les acteurs en conséquence de
l'épidémie de Covid-19, les sociétés peuvent
rencontrer des difficultés à envoyer cette
convocation ou à la faire parvenir dans les
délais. En outre, les centralisateurs mandatés
pourraient être dans l'impossibilité de procéder à
la mise sous pli et le dépôt à la poste pour l’envoi
aux actionnaires au nominatif.
Dans ces conditions, l'Ordonnance "Réunion"
prévoit, s'agissant des sociétés cotées sur un
marché réglementée ou un système multilatéral
de négociation ou un marché équivalent,
qu'aucune nullité de l'assemblée ne pourra être
encourue "du seul fait qu'une convocation n'a
pas pu être réalisée par voie postale en raison
de circonstances extérieures à la société" (article
2). L'épidémie de Covid-19 et ses conséquences
devraient constituer des raisons extérieures à la
société. Il est recommandé, pour parer à toute
contestation ultérieure, de garder trace des
échanges avec le centralisateur en charge des
envois postaux ou des contraintes internes
découlant du devoir de confinement pour pouvoir
en faire état pendant la période d'application des
mesures liées à la crise sanitaire, si nécessaire.
En revanche, aucune disposition n'est prévue
pour les autres personnes morales ou autre
entité.
Envoi de la documentation avant l'assemblée
Pour les mêmes raisons, les sociétés cotées
mais aussi les autres personnes morales ou
1 Ce droit peut être en effet organisé par les statuts ou un
contrat. Pour les sociétés, i l l 'est souvent par la loi (Ainsi articles
L. 225-115 du code de commerce et articles R. 225-81 et R.
entités auxquelles s'applique l'Ordonnance
"Réunion" pourraient être dans l'impossibilité de
répondre à la demande des associés ou de toute
autre personne habilitée à assister ou participer
à une assemblée quelconque, de recevoir
préalablement à cette assemblée les documents
ou l'information qu'ils sont en droit de requérir
par voie postale, au regard des statuts, lois et
textes d'application1.
L'Ordonnance "Réunion" prévoit donc que cette
communication peut être valablement effectuée
par message électronique, ce qui suppose que le
requérant indique dans sa demande son adresse
électronique (article 3).
En creux, il est permis de comprendre que si
cette adresse électronique n'est pas
communiquée, le fait qu'il ne soit pas fait droit à
cette demande ne pourra être critiquable, pour
cause d'impossibilité matérielle.
Adaptation des règles de participation et de délibération
Assouplissement des modes de tenue des assemblées
L'Ordonnance "Réunion" prévoit dans son article
4 la possibilité de tenir des assemblées sans
présence physique des associés ou des
membres (à huis clos), cette notion recouvrant
notamment un huis clos sans interaction possible
des associés ou membres le jour de
l'assemblée.
Afin de ménager la participation des
actionnaires, l'article 5 de l'Ordonnance
"Réunion" facilite toutefois le recours à la
conférence téléphonique ou audiovisuelle.
Pour les sociétés dans lesquelles la loi n'autorise
pas la tenue des assemblées par conférence
téléphonique ou audiovisuelle (sociétés civiles
ou SNC, ou SA cotées sur un marché
225-83 du même code, pour les sociétés anonymes).
Covid – 19 coronavirus | 2020
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réglementé par exemple), ce recours est donc
autorisé à titre temporaire et exceptionnel.
Pour les autres sociétés, ce mode est en
principe optionnel mais selon les précisions
données dans les statuts, et dans certains cas
autorisé légalement pour certaines décisions
seulement. L'Ordonnance "Réunion" suspend
l'application de toutes les conditions ou de toutes
les restrictions applicables (cas des SARL ou
des SA autres que cotées sur un marché
réglementé2).
L'Ordonnance "Réunion " précise explicitement
que les décisions prises seront alors considérées
comme régulièrement prises. Cette possibilité
est cependant conditionnée à l'existence d'une
convocation dans un lieu qui, à la date de l'avis
de convocation (ou l'avis de réunion valant
convocation), est affectée par une mesure
administrative limitant ou interdisant les
rassemblements collectifs pour des motifs
sanitaires.
Autrement dit, si à la date de convocation, ces
mesures sont levées, l'assemblée devra avoir
lieu dans les conditions applicables
antérieurement à l'entrée en vigueur de
l'Ordonnance "Réunion" (c’est-à-dire soit avec
possibilité de présence physique, soit par
télétransmission ou visioconférence avec
application dans ces derniers cas des
dispositions en vigueur en période courante3).
La période s'écoulant entre la convocation et la
tenue de réunion (au moins quinze jours) devrait
en effet permettre d'organiser cette restauration
des modalités ordinaires.
En pratique, les sociétés cotées pourraient être
exposées à des situations complexes : des
mesures de confinement ou d'interdiction de
rassemblement pourraient exister à la date de
2 Il est rappelé à cet égard que les sociétés dont les actions sont
admises sur un marché réglementé ne peuvent au titre de la loi applicable en période courante inclure dans leurs statuts des
clauses ouvrant le droit à une tenue par des moyens téléphoniques ou électroniques.
l'avis de réunion mais être levées entre la date
de celui-ci et la date de l'avis convocation,
lorsque les deux avis sont distincts. Dans cette
hypothèse, les sociétés devront apprécier
l'opportunité de maintenir les mesures prises ou
au contraire de permettre la tenue de
l'assemblée dans des conditions normales.
En synthèse, deux dates sont pertinentes :
celle de la convocation (entendue au sens
large dans l'Ordonnance "Réunion", c’est-à-
dire incluant, dans les sociétés cotées, l'avis
de réunion). Ainsi, si, à la date à laquelle
l’assemblée est convoquée (au sens large),
le lieu où celle-ci doit se tenir est visé par
une mesure de confinement ou de restriction
de rassemblement, l’organe compétent peut
décider qu’elle se tiendra « à huis clos », peu
important que cette mesure soit ensuite
levée entre la date de la convocation et la
date de l’assemblée ;
celle de la réunion. Ainsi, une assemblée qui
aurait été convoquée avant prise d'effet de
l’Ordonnance "Réunion" et qui se tiendrait
après, pourrait se tenir « à huis clos », sous
réserve de remplir les autres conditions
prévues par l’ordonnance (en particulier en
ce qui concerne l’information des associés et
membres – Cf. ci-dessous).
En pratique, les sociétés cotées et leurs
prestataires pourraient avoir des difficultés à
mettre en place dans l'urgence des moyens de
participation et de votes directs à des
assemblées dématérialisées, accessibles
potentiellement à un grand nombre
d'actionnaires (souvent plusieurs centaines).
Cela suppose en effet la mise en place de
moyens techniques sécurisés et robustes
(processus d'identification incontestable,
3 Notamment l 'existence d'une clause en ce sens dans les
statuts et la possibil ité d'un droit d'opposition.
Covid – 19 coronavirus | 2020
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retransmission des voix etc.), déjà difficiles à
organiser en période courante et d'autant plus
dans la période de confinement. La plupart des
sociétés cotées va donc être amenée
logiquement à privilégier un report de leur
assemblée annuelle ou, à défaut, une tenue à
pur "huis clos", avec, si possible, une
retransmission vidéo ou par accès téléphonique,
mais sans vote en direct et sans interaction
possible des associés ou des membres.
Pour les autres personnes morales ou entités
qui, sans que cela soit prévu par leurs statuts,
règles internes, ou contrats d'émission4,
envisageraient de tenir l'assemblée par
visioconférence ou télétransmission, par
exemple en considération d'un nombre
d'actionnaires/associés ou membres limité, il faut
souligner que l'organe compétent pour prendre
cette décision (ou son délégataire) ne pourra
considérer que sont réputés présents pour le
calcul du quorum et de la majorité, les membres
qui participent à telle conférence, qu'à la seule
condition que les moyens techniques utilisés
permettent (i) leur identification (ii) transmettent
au moins la voix des participants et satisfont à
des caractéristiques techniques permettant la
retransmission continue et simultanée des
délibérations (article 5).
Enfin, l’article 6 assouplit le recours à la
« consultation écrite » des associés, mais
uniquement lorsque ce mode de consultation «
est déjà prévu par la loi » (comme il l’est par
exemple dans les sociétés civiles, les SNC, les
SCS ou les SARL). Ces sociétés pourront donc
en user librement, sur simple décision de
l’organe habilité à consulter les associés et ceci
même si une clause des statuts (ou du contrat
d’émission) ne l’aurait pas prévu ou l'aurait
interdit.
La décision de convoquer l'assemblée à huis
clos, de recourir à des modes de communication
4 Sont visées les masses de porteurs de valeurs mobilières ou
de titres financiers.
alternatifs ou de consulter les actionnaires par
écrit appartient à l'organe en charge de
convoquer l'assemblée, qui peut déléguer cette
compétence au représentant légal. Dans cette
dernière hypothèse, la délégation doit être écrite
et préciser la durée pour laquelle elle est
consentie ainsi que l'identité et la qualité du
délégataire (article 2 du Décret).
Obligation d'information s'agissant des
choix opérés
L’Ordonnance "Réunion" (article 7) prévoit que
lorsque l'organe compétent de la société ou
toute entité ou groupement décide d’organiser
une assemblée à huis clos ou selon l’un des
modes alternatifs de participation
exceptionnellement autorisés (la Décision), et
que tout ou partie des formalités de convocation
ont été accomplies préalablement à la date
d'entrée en vigueur de cette ordonnance, les
actionnaires ou membres en sont informés dès
que possible par un moyen assurant une
diffusion effective, au moins trois jours ouvrés
avant la date de l'assemblée.
Il n'y a pas lieu alors à renouvellement des
formalités de convocation.
S'agissant des sociétés cotées, l'Ordonnance
"Réunion" précise que ce communiqué dont la
diffusion doit être effective et intégrale est sans
préjudice des formalités qui restent à accomplir à
la date de la Décision.
Concrètement cela signifie qu'il conviendra, si
cela n'a pas déjà été fait au moment de la
promulgation de l'Ordonnance "Réunion" de
publier au BALO, l'avis de convocation, et que
les documents de l'assemblée devront être mis à
disposition sur le site internet vingt-et-un jour
avant la date de l'assemblée dans les conditions
ordinaires.
Avis de convocation et/ou communiqués devant
paraitre entre la promulgation de l'Ordonnance
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"Réunion", il conviendra à chaque fois de bien
préciser dans la documentation diffusée le mode
de réunion prévu et les moyens d'exercer les
droits d'actionnaires (contraints par définition en
cas de huis clos s'agissant du droit de poser des
questions et de déposer des résolutions, de
voter en séance… Cf. ci-dessous). Les mentions
à faire figurer sont notamment les suivantes :
tenue de l’AG à huis clos hors la présence des
actionnaires, modalités de participation à l’AG,
modalités pour poser des questions écrites,
modalités pour demander l’inscription de points
ou de projets de résolution à l’ordre du jour, mise
à disposition des documents, adresse
électronique pour envoi des instructions de vote
par les mandataires disposant de pouvoirs).
Droit des actionnaires : dépôt de résolutions
Dans un communiqué du 27 mars 2020, l'AMF a
recommandé aux sociétés cotées de mettre en
place, le plus tôt possible en amont de
l’assemblée générale, une communication claire,
précise et accessible concernant :
les modalités particulières de tenue de
l’assemblée générale dans le contexte de
crise sanitaire,
les différentes modalités d’information des
actionnaires (et notamment de consultation
des documents relatifs à l’assemblée
générale, y compris la liste des
actionnaires5),
si l'assemblées est prévue à huis clos, les
différentes modalités de participation
possibles, mentionnant notamment les
5 Cela peut consister à la fois à rendre disponibles des
informations sur le site internet et compte tenu de l’impossibilité
pour les actionnaires de se rendre, dans le contexte actuel, au siège de l’émetteur pour consulter les documents concernant
l ’émetteur qu’ils sont en droit de consulter; à permettre aux actionnaires, lorsque cela est possible, d’exercer leur « droit à
communication » en leur adressant - sur demande et par email – une copie des documents qui ne seraient pas accessibles sur
le site internet.
modalités pour poser des questions écrites
en amont de l’assemblée générale6 et en
signalant explicitement l’impossibilité
éventuelle de poser des questions pendant
l’assemblée générale et de proposer des
amendements ou des résolutions nouvelles
le jour de l'assemblée (si tel est bien le cas).
S'agissant de cette question du dépôt de
résolutions nouvelles ou des amendements à
des résolutions figurant à l'ordre du jour
d'assemblée de sociétés anonymes ou en
commandite par actions, notamment cotées, se
tenant à huis clos, sans que les actionnaires ne
puissent y participer par voie de conférence
téléphonique ou audiovisuelle, il en résultera, en
droit et en pratique, que les actionnaires ne
pourront ni déposer les résolutions nouvelles
autorisées légalement (révocation
d'administrateurs), ni amender les projets de
résolution inscrits à l'ordre du jour, lors de l'
assemblée générale. En revanche, les
actionnaires continueront à avoir la possibilité de
déposer des projets de résolution en amont de
l'assemblée à condition de respecter les délais
légaux, et les exigences légales en termes de
détention minimale de capital. On soulignera à
ce propos que tout projet de résolution déposé
par un actionnaire ou des actionnaires d'une
"grande entreprise" au sens du FAQ publié par le
Minefi (Cf. ci-dessous le paragraphe "Report de
l'Assemblée"), consistant à proposer une
distribution de dividendes alors que l'organe
sociétaire compétent aurait pris la décision de
supprimer ce dividende pour bénéficier des
soutiens en trésorerie de l'Etat, pourrait si elle
6 Les dispositions réglementaires permettent de poser des
questions écrites à partir de la première des deux dates
suivantes : publication de l’avis de convocation ou 21ème
jour précédant l ’assemblée (correspondant à la date butoir de mise à
disposition sur le site internet des documents soumis à ladite assemblée) et ceci jusqu’au 4
ème jour ouvré précédant la tenue
de l ’assemble, la date d’envoi faisant foi. Les questions peuvent être adressées au siège social de la société, soit par lettre
recommandée AR adressée au Président du Conseil d’administration ou du Directoire selon le cas, soit par voie de
communication électronique à l’adresse indiquée dans la convocation, accompagnée d’une attestation d’inscription en
compte.
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Allen & Overy LLP 2020 7
est approuvée par l'assemblée, remettre en
cause l'éligibilité de la "grande entreprise"
auxdits soutiens.
Recommandations de l'AMF en termes de retransmission des assemblées des sociétés cotées
L'AMF a recommandé de :
retransmettre l’assemblée générale en direct,
en format audio ou vidéo, par diffusion en
streaming ou par tout procédé de
retransmission accessible aux actionnaires,
maintenir en libre accès pour les actionnaires
la vidéo de l’assemblée générale sur le site
Internet de l’émetteur, au terme de la
retransmission en direct,
publier dès que possible le procès-verbal de
l’assemblée générale sur le site Internet de
l’émetteur.
Droit des actionnaires : modalités de vote
Dans le cas d'un huis clos, les actionnaires
pourront exercer leur droit de vote à distance,
avant l’assemblée, en :
votant par correspondance via un formulaire
de vote. Il est alors recommandé d’utiliser
l’envoi électronique dans les circonstances
actuelles où les délais postaux sont
incertains,
donnant un mandat de vote (également
appelé « procuration ») à une personne de
son choix7 (pouvoir donné avec indication de
mandataire) ou à l’émetteur sans indication
de mandataire (pouvoir « en blanc »),
votant sur Internet via une plateforme de vote
sécurisée, si les statuts de l’émetteur le
permettent et si cette modalité de vote est
7 A noter que les actionnaires de sociétés dont les actions sont
admises sur Euronext Growth, ne peuvent se faire représenter
que par un autre actionnaire, par le conjoint ou par le partenaire pacsé, à moins que les statuts ne prévoient la possibilité de
désigner toute personne de leur choix. Dans sa communication du 27 mars 2020, l ’AMF a attiré l ’attention des actionnaires sur
les difficultés pouvant résulter, dans le contexte d’une
prévue par la Société Cotée. En pratique, ce
vote s’exerce avant l’assemblée générale
avec une date butoir fixée à la veille de la
date de l'assemblée, au plus tard à 15
heures, heure de Paris.
A cet égard, le Décret est venu préciser les
modalités de vote à distance et d'octroi des
pouvoirs. Ainsi, l’organe compétent pour
convoquer l’assemblée générale ou son
délégataire peut:
permettre l’envoi des votes à distance ou des
pouvoirs sous la forme électronique à
l’adresse indiquée dans la convocation, en
respectant, le cas échéant, les formes
prescrites par les lois et règlements, les
statuts ou le contrat d’émission (article 3),
décider que les actionnaires peuvent voter
en utilisant des moyens de
télécommunication dans les conditions
prévues par le code de commerce8 (article 5)
En outre, si l’organe compétent pour convoquer
l’assemblée générale ou son délégataire a
décidé que l’assemblée se tiendrait à huis clos,
les pouvoirs donnés avec indication de
mandataire (y compris par voie électronique)
peuvent parvenir à la société jusqu’au quatrième
jour précédant la date prévue de l’assemblée, à
l'adresse éléctronique indiquée par la société.
Le mandataire doit à son tour adresser ses
instructions pour l’exercice des mandats dont il
dispose à la société ou à son intermédiaire au
plus tard le quatrième jour précédant la date
prévue pour l’assemblée générale, par message
électronique à l'adresse électronique indiquée
par la société (article 6 du Décret).
assemblée générale tenue à huis clos, du recours à la procuration (hors « pouvoir en blanc »). En cas de question,
l ’AMF invite les actionnaires qui souhaiteraient utiliser cette modalité de vote à contacter, au préalable, l ’émetteur concerné
au sujet du traitement réservé à ces mandats de vote. 8 Article R. 225-61 du code de commerce.
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8 © Allen & Overy LLP 2020
Dans sa rédaction actuelle, l’article R. 225-85 du
code de commerce précise que tout actionnaire
ayant déjà exprimé son vote à distance, envoyé
un pouvoir avec indication de mandataire ou
demandé sa carte d’admission ou une attestation
de participation, ne peut plus choisir un autre
mode de participation à l’assemblée.
Si les avis de réunion et de convocation ont été
publiés ou adressés avant l'Ordonnance
"Réunion" et si des actionnaires ont demandé ou
reçu leur carte d'admission, les sociétés auront à
s'interroger sur le traitement de ces actionnaires.
En conséquence, l'article 7 du Décret précise
que, sans qu'une clause des statuts ne soit
nécessaire à cet effet, un actionnaire qui a déjà
exprimé son vote à distance, envoyé un pouvoir
ou demandé sa carte d'admission ou une
attestation de participation, peut choisir un autre
mode de participation à l'assemblée sous
réserve que son instruction en ce sens parvienne
à la société dans des délais compatibles avec
les délais prévus par le code de commerce pour
la réception des formulaires de vote et des
instructions de vote9. Dans ce cas, les
précédentes instructions reçues sont
révoquées10.
Tenue de l'assemblée : bureau
Pour mémoire, en application des articles R.
225-100 et suivants du code de commerce,
l’assemblée générale doit constituer un bureau
composé du Président de la société et de deux
scrutateurs étant les actionnaires disposant du
plus grand nombre de voix et acceptant cette
mission.
9 Article R.225-77 ("La date après laquelle i l ne sera plus tenu
compte des formulaires de vote reçus par la société ne peut être
antérieure de plus de trois jours à la date de la réunion de l 'assemblée, sauf délai plus court prévu par les statuts.
Toutefois, les formulaires électroniques de vote à distance peuvent être reçus par la société jusqu'à la veil le de la réunion
de l 'assemblée générale, au plus tard à 15 heures, heure de Paris. (…)." et article R. 225-80 du code de commerce ("Les
instructions données par la voie électronique dans les conditions
Le bureau a pour mission de s'assurer que
l'assemblée se tient conformément aux
dispositions prévues par les lois et règlements.
Le bureau peut tout à fait être composé du seul
Président11 en cas de refus des actionnaires
d'exercer la fonction de scrutateurs (invocation
d'une impossibilité de présence physique du fait
du confinement). Il est rappelé qu' un bureau
incomplet ne constitue pas une cause de nullité
de l'assemblée.
Afin de faciliter la tenue des assemblées
générales, lorsque l’assemblée générale se tient
à huis clos, le Décret (article 8) aménage les
règles de composition du bureau :
si l'assemblée d'actionnaires ne peut être
présidée par le Président du conseil
d'administration ou du conseil de surveillance
ou, en son absence, par la personne prévue
par les statuts, elle est présidée par la
personne désignée à cet effet par le conseil
d'administration ou le conseil de surveillance
parmi ses membres ou, en cas
d'indisponibilité, parmi les mandataires
sociaux ;
l'organe compétent pour convoquer
l'assemblée ou son délégataire désigne deux
scrutateurs, qu'il s'efforce de choisir parmi
les actionnaires. A défaut, les scrutateurs
peuvent être choisis en dehors des
actionnaires. Cette disposition est applicable
aux assemblées convoquées après l’entrée
en vigueur du Décret. Le Décret ne précise
pas si, par convocation, il faut entendre
également l’avis de réunion – comme cela
est indiqué dans l’exposé des motifs de
définies à l 'article R. 225-61 comportant procuration ou pouvoir peuvent valablement parvenir à la société jusqu'à 15 heures,
heure de Paris, la veille de la réunion de l 'assemblée générale. Dès la réception par la société de ces instructions, celles-ci sont
irrévocables, hors le cas des cessions de titres qui font l 'objet de la notification prévue au IV de l 'article R. 225-85.") 10
Par dérogation à l’article R.225-80 du code de commerce. 11
Ou en cas d'empêchement, par le remplaçant tel que prévu
par les statuts.
Covid – 19 coronavirus | 2020
Allen & Overy LLP 2020 9
l'Ordonnance "Réunion" – ou uniquement la
convocation à proprement parler.
En toutes hypothèses, les membres de
l'assemblée doivent être informés dès que
possible et par tous moyens de l’identité et de la
qualité des personnes désignées.
L'Ordonnance "Réunion" et le Décret
n'aménagent toutefois pas les modalités selon
lesquelles le bureau de l’assemblée peut se
tenir. En particulier, ni l'Ordonnance "Réunion" ni
le Décret ne permettent de tenir le bureau par
voie de téléconférence ou vidéoconférence. En
conséquence, il semble nécessaire de tenir une
réunion physique du bureau.
Le procès-verbal de l’assemblée générale doit
indiquer si l’assemblée s’est tenue en utilisant
l’une des facultés prévues par l’Ordonnance
"Réunion" (i.e., huis clos, utilisation de moyens
de télécommunication ou consultation écrite)
(article 4 du Décret). En outre, lorsque
l’assemblée générale s’est tenue à huis clos, ce
procès-verbal doit préciser la nature de la
mesure administrative limitant ou interdisant les
rassemblements collectifs pour des motifs
sanitaires (article 4 du Décret).
Ainsi, nous recommandons aux sociétés cotées
qui décideraient une tenue à huis clos de mettre
en place une procédure conforme au Décret
permettant la signature de la feuille de présence,
la constatation du quorum, le contrôle de la
cohérence des résultats relatifs aux votes des
résolutions puis la signature du procès-verbal de
l'assemblée, et d'être diligentes sur le contenu
du procès-verbal.
Report d'Assemblée
Les mesures prises par le Ministre de l'Economie
et des Finances et détaillées dans un FAQ du 2
avril 2020 sont susceptibles de conduire
12
Définition de la "grande entreprise" : entreprise indépendante
ou un groupe de plusieurs entités liées qui emploient, lors du dernier exercice clos, au moins 5 000 salariés ou ont un chiffre
d'affaires consolidé supérieur à 1,5 mill iard d’euros en France.
certaines "grandes entreprises"12 à revoir leurs
projets de résolutions ayant trait au versement
d'un dividende lorsqu'elles bénéficient ou ont
l'intention de solliciter un soutien en trésorerie
auprès de l'Etat (report d'échéances fiscales et
sociales ou prêts garantis par l'Etat). Ces
soutiens sont conditionnés à l'engagement de ne
pas verser de dividendes en 2020 aux
actionnaires et de ne pas procéder à des rachats
d'actions au cours de l'année 2020 en vue de
certains objectifs d'affectation13.
Toutefois, les "grandes entreprises" dont les
organes compétents ont pris la décision de
procéder à une distribution avant le 27 mars
2020, jour de l’annonce du dispositif par le
Gouvernement, ou qui ont une obligation légale
de versement de dividende, ne sont pas
concernées par cet engagement et seront
éligibles aux mécanismes de soutien en
trésorerie (ou le demeureront si un soutien en
trésorerie a déjà été obtenu).
L'Etat a par ailleurs indiqué qu'il entendait
requérir des sociétés dans lesquelles il détient
une participation une même décision de non
versement de dividendes.
La Banque centrale européenne (BCE) a, pour
sa part, recommandé aux banques européennes
de suspendre leurs dividendes et leurs rachats
d'actions, au moins jusqu'au 1er octobre 2020 -
afin de renforcer leur solvabilité et leurs
capacités de prêts pour aider les entreprises et
les ménages, à faire face à la crise économique
entraînée par les mesures de confinement et de
gestion de crise sanitaire.
L'Autorité européenne de surveillance des
assurances et des régimes de pension, the
European Insurance and Occupational Pensions
Authority (EIOPA) a invité les compagnies
13 En cas de non-respect de l 'engagement, les cotisations
sociales ou échéances fiscales reportées ou le prêt garanti par l ’Etat devront être remboursés avec application des pénalités de
retard de droit commun.
Covid – 19 coronavirus | 2020
10 © Allen & Overy LLP 2020
d'assurance à une même prudence sur la
distribution des dividendes.
Le régulateur financier français, l'ACPR, a relayé
ces différentes recommandations.
Enfin l’AFEP a demandé à ses adhérents ayant
fait appel ou ayant l'intention de faire appel au
dispositif de chômage partiel, de présenter à leur
prochaine assemblée générale une nouvelle
résolution afin de réduire les dividendes à payer
en 2020 de 20% par rapport à l’année dernière.
Elle a également recommandé de réduire de 25
% la rémunération globale des dirigeants pour la
durée où des salariés de leur entreprise seront
en chômage partiel.
Ces mesures et recommandations conduiront
vraisemblablement des sociétés à reporter la
date de leur assemblée et cela quand bien
même elles ont déjà fait paraître leur avis de
réunion (valant convocation) ou leur avis de
convocation au BALO, afin que leurs organes
sociétaires compétents revoient ou repensent les
projets de résolution ayant trait à la distribution
du résultat et à leur programme de rachat
d'actions, ainsi qu'à leur politique de
rémunération des mandataires sociaux.
De manière générale, l'organe en charge de la
convocation de l'assemblée a le pouvoir de
l'ajourner, y compris jusqu'à la date de
l'assemblée. Dans ce cas, une nouvelle
assemblée doit être convoquée.
14
Il convient de publier un avis d’ajournement de l’AG dans un
journal d’annonces légales, et, le cas échéant, au BALO. Si L’AG est reportée à une nouvelle date :
"Les actionnaires sont informés que par délibération du [date], le Conseil d’administration de la société […] a décidé d’ajourner la
réunion de l’Assemblée Générale initialement convoquée le[date] au [lieu] et de reporter sa tenue au [jour et heure de l’AG
reportée]. Les modalités relatives à l’Assemblée générale qui se tiendra le
[date de l’AG reportée], seront communiqués dans un avis publié ultérieurement.
Les sociétés qui souhaitent reporter la tenue de
leur assemblée générale devront en informer dès
que possible leurs actionnaires par un
communiqué à diffusion effective et intégrale et
par des voies d'annonce légale14.
L'AMF préconise concomitamment que les
sociétés cotées qui modifieraient leur proposition
de dividende, sa date ou ses modalités de
paiement, fassent paraître un communiqué dès
que possible.
On notera que même s'il est toujours possible de
reporter son assemblée, l’obligation légale de
faire approuver les comptes par l’assemblée
dans un certain délai(au maximum six mois
après l'arrêté des comptes) peut poser des
difficultés en cas de report prolongé.
L’Ordonnance "Arrêté des Comptes" aménage
donc exceptionnellement ce délai (Cf.ci-après).
Diverses situations sont possibles lorsqu'une
société décide de reporter une assemblée
annuelle, notamment en vue de repenser la
décision prise par son Conseil de distribuer tout
ou partie de ses résultats au titre de l'exercice
2019 :
soit la date de report envisagée permet de
respecter le délai légal de six mois prévu
pour l’approbation des comptes. Le report se
déroule alors selon la procédure habituelle ;
soit la date de report envisagée se situe
après ce délai légal de six mois. Dans ce
cas, deux hypothèses sont possibles comme
Cette assemblée générale avait fait l ’objet d’un avis préalable
inséré dans le Bulletin des annonces légales obligatoires du [date] et d’un avis de convocation dans le Bulletin des annonces
légales obligatoires du [date] et dans le journal [nom du journal] du [date]."
Si l’AG est reportée à une date non déterminée : "Prenant acte de l’évolution des contraintes liées à la pandémie
de Covid-19, le Conseil d’administration de la société […], réuni le [date], a pris la décision de reporter à une date ultérieure
l ’assemblée générale annuelle de ses actionnaires, ini tialement prévue le [date]."
Covid – 19 coronavirus | 2020
Allen & Overy LLP 2020 11
indiqué par le FAQ posté par le Minefi sur
son site15 :
− Première hypothèse : en application de
l'Ordonnance "Arrêté des Comptes", le
délai légal d’approbation des comptes
peut alors être étendu de trois mois, mais
les conditions suivantes doivent être
remplies : cette extension automatique
est applicable aux sociétés (et autres
groupements) qui ont clôturé leurs
comptes entre le 30 novembre 2019 et
l’expiration d’un délai d’un mois après la
date de cessation de l’état d’urgence
sanitaire mais qui n’ont pas encore
approuvé leurs comptes au 12 mars
2020. Si un commissaire aux comptes a
été désigné (volontairement ou pour
satisfaire les obligations légales), une
autre condition doit être satisfaite : il faut
que celui-ci n’ait pas encore émis son
rapport sur les comptes au 12 mars
2020.
− Seconde hypothèse : les conditions telles
que fixées par l'ordonnance susvisée ne
sont pas remplies et l’entreprise souhaite
reporter son assemblée au-delà du délai
étendu. Dans ce cas, la prolongation du
délai doit être sollicitée dans les
conditions prévues par les règles
normalement applicables, autrement dit
via une demande formulée auprès du
président du tribunal de commerce,
statuant sur requête.
15
https://www.tresor.economie.gouv.fr/Articles/2020/03/27/covid-
19-tenir-son-ag-et-respecter-les-delais-comptables
Les Conseils d'administration et autres organes de gouvernance SYNTHESE
Réunions des organes collégiaux : recours aux
moyens de visioconférence et de
télécommunication autorisé pour l'ensemble des
réunions des organes collégiaux d'administration,
de surveillance ou de direction. A cet effet, est
réputée provisoirement non écrite toute clause
contraire qui, figurant dans les statuts, dans un
règlement intérieur ou dans la loi elle-même,
interdirait de recourir à l’un ou l’autre de ces
procédés, ou en limiterait l’usage pour les besoins
de l’adoption de certaines décisions seulement.
Toute faculté d'opposition est neutralisée.
Toutefois il n'y a pas de dérogation prévue à la
mise en place des moyens permettant une
identification des membres des organes collégiaux
et une transmission des voix des participants de
sorte à permettre la retransmission continue et
simultanée des délibérations.
L'Ordonnance "Réunion" permet par ailleurs
(articles 8 et 9) :
le recours à des moyens de visio-conférence
ou de télécommunication pour l'ensemble
des réunions, des conseils d'administration,
de surveillance ou de gestion16.
l’un ou l’autre de ces procédés peut être mis
en œuvre pour les besoins de l’adoption de
toute décision, en ce compris l’arrêté des
comptes annuels ou consolidés (notamment
pour le conseil d’administration, ou pour le
directoire de la SA) ou leur examen
16 Le périmètre visé est large. Sont concernés l 'ensemble des
organes collégiaux dans quelques personnes morales ou autres
entités, et quelle que soit la nature de l 'organe, donc en ce compris les comités des conseils d'administration ou de
surveillance par exemple.
Covid – 19 coronavirus | 2020
12 © Allen & Overy LLP 2020
notamment (par le conseil de surveillance de
la SA ou celui de la SCA).
A cet effet, l’ordonnance répute
provisoirement non écrite toute clause
contraire qui, figurant dans les statuts, dans
un règlement intérieur ou dans la loi elle-
même, interdirait de recourir à l’un ou l’autre
de ces procédés, ou en limiterait l’usage pour
les besoins de l’adoption de certaines
décisions seulement. Toute faculté
d'opposition est neutralisée.
L'Ordonnance "Réunion" prévoit toutefois
qu'il n'y a pas de dérogation à la robustesse
des moyens mis en place : ceux-ci doivent a
minima permettre une identification des
membres des organes collégiaux et
transmettre la voix des participants de sorte à
permettre la retransmission continue et
simultanée des délibérations.
Si la réunion d'un conseil ou d'un organe de
gouvernance par visioconférence ou
télétransmission s'avérait complexe en raison
notamment de la saturation des réseaux et
de la nécessité d’avoir accès à la logistique
de réunions sécurisées, la possibilité d’une
décision par voie de consultation écrite est
alors ouverte, sans nécessité que cette
modalité soit prévue dans une clause
statutaire spécifique.
Le FAQ Minefi précise néanmoins "Les
décisions des organes collégiaux
d’administration, de surveillance ou de
direction peuvent être prises par écrit dans
des conditions assurant la collégialité de la
délibération (délais de réponse suffisants,
possibilité de formuler des observations ou
des questions écrites avant de devoir se
prononcer par exemple)."
Arrêté, audit, revue, approbation et publication des comptes SYNTHESE
Report des assemblées et de l'approbation des
comptes : il est toujours possible de reporter son
assemblée notamment pour repenser certains
projets de résolution (distribution de dividendes,
rachats d'actions…).
L’obligation légale de faire approuver les comptes
par l’assemblée dans un certain délai (au maximum
six mois après l'arrêté des comptes) peut poser des
difficultés en cas de report prolongé. L’Ordonnance
"Arrêté des Comptes" aménage
exceptionnellement les délais d'approbation des
comptes annuels et consolidés, sous certaines réserves.
Société anonyme à Directoire et Conseil de surveillance : présentation des comptes au Conseil de surveillance
L'article 1 de l'Ordonnance "Arrêté des Comptes"
permet de proroger de trois mois le délai
mentionné à article L. 225-68 du code de
commerce imparti au Directoire pour présenter
au Conseil de surveillance aux fins de
vérification et de contrôle (délai de 3 mois à
compter de la clôture de l’exercice selon l’article
R. 225-55 du même code), les comptes annuels
et le cas échéant les comptes consolidés,
accompagnés du rapport de gestion y afférent et
du rapport sur le gouvernement d'entreprise.
Cette prorogation ne s’applique pas aux sociétés
qui ont désigné un commissaire aux comptes
lorsque celui-ci a émis son rapport sur les
comptes avant le 12 mars 2020.
Ces dispositions sont applicables aux sociétés
clôturant leurs comptes entre le 31 décembre
2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la
date de cessation de l’état d’urgence sanitaire
déclaré par la Loi d'Urgence.
Covid – 19 coronavirus | 2020
Allen & Overy LLP 2020 13
Etablissement des documents prévisionnels
L'article 4 de l'Ordonnance "Arrêté des Comptes"
proroge de deux mois les délais imposés17 aux
conseils d'administration, aux directoires ou aux
gérants des sociétés comptant 300 salariés ou
plus ou dont le montant net du chiffre d'affaires
est égal à 18 millions d'euros, pour établir en
application de l'article L. 232-2 du code de
commerce une situation de l'actif réalisable et
disponible et du passif exigible, un compte de
résultat prévisionnel, un tableau de financement
et un plan de financement prévisionnel.
Ces dispositions sont applicables aux documents
relatifs aux comptes ou aux semestres clôturés
entre le 30 novembre 2019 et l'expiration d'un
délai d'un mois après la date de cessation de
l’état d’urgence sanitaire déclaré par l’article 4 de
la Loi d'Urgence.
Autres personnes morales ou groupements : approbation des comptes annuels
Pour satisfaire l’objectif de continuité et de
sécurité juridique du fonctionnement des
groupements de droit privé, en tenant compte de
leur grande diversité et du fait que certains ont
une organisation statutaire, l'Article 3 proroge de
trois mois les délais d’approbation des comptes
des personnes morales ou entités dépourvues
de la personnalité morale, lorsque les comptes
n’ont pas été approuvés au 12 mars 202018.
Cette mesure est d’application large (sociétés
civiles et commerciales, groupements d’intérêt
économique, coopératives, mutuelles, unions de
mutuelles et fédérations de mutuelles, sociétés
d’assurance mutuelle et sociétés de groupe
d’assurance mutuelle, instituts de prévoyance et
sociétés de groupe assurantiel de protection
sociale, caisses de crédit municipal et caisses de
crédit agricole mutuel, fonds, associations,
fondations, sociétés en participation).
Cette prorogation ne s’applique pas toutefois aux
personnes morales et entités de droit privé qui
ont désigné un commissaire aux comptes
lorsque celui-ci a émis son rapport sur les
comptes avant le 12 mars 2020. Ces dispositions
ont pour but de prendre en compte la situation
des sociétés et entités pour lesquelles les
travaux d’établissement des comptes et/ou
d’audit étaient en cours au moment de l’entrée
en vigueur des mesures administratives et qui ne
pourraient pas être achevés dans des délais
compatibles avec la tenue de l’assemblée
générale, dans la mesure où les documents
comptables peuvent ne plus être accessibles. Ce
faisant, ces mesures permettent le report de
l’approbation des comptes par les actionnaires
dès lors que le commissaire aux comptes a été
empêché de mener à bien sa mission d’audit des
comptes dans le contexte de l’épidémie.
17
Les délais d’établissement de ces documents comptables sont précisés à l’article R. 232-3 du code de commerce : le plan
de financement et le compte de résultat prévisionnels sont établis au plus tard à l’expiration du quatrième mois qui suit
l ’ouverture de l’exercice en cours ; le compte de résultat prévisionnel est, en outre, révisé dans les quatre mois qui
suivent l ’ouverture du second semestre de l’exercice.
18 Chaque année, l ’assemblée générale doit être réunie dans un
délai déterminé pour approuver les comptes et les documents
qui y sont joints le cas échéant. Ces délais imposés par des textes législatifs ou réglementaires ou par les statuts, sont
prorogés de trois mois.
Covid – 19 coronavirus | 2020
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