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Créer un appel d’offres optimal pour la gestion

des données de référence

Identifier la bonne solution/le bon partenaire pour votre stratégie de données d’entreprise

GUIDE PRATIQUE

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Appels d’offres pour le MDM : Créer un appel d’offres optimal pour un MDM apte à soutenir votre stratégie d’entreprise

Le processus d’identification et d’achat des solutions nécessaires à l’exploitation d’une entreprise peut varier considérablement en fonction de la taille de cette entreprise, de son secteur d’activité et de la nature de son infrastructure. Dans certains cas, il suffit de quelques appels ou de quelques clics, pour identifier le bon fournisseur et lancer le processus d’achat. Dans d’autres cas, le processus peut prendre des mois d’analyse, de discussion, de propositions, de négociations et de débats.

La nature du processus adopté dépend également de la complexité de l’enjeu et du type de solution nécessaire. Plus l’enjeu est complexe, plus l’évaluation et le processus de sélection doivent être rigoureux.

Le présent guide a pour objectif d’aider les dirigeants d’entreprise et les responsables technologiques à rédiger le meilleur appel d’offres possible en vue d’identifier et d’acquérir la solution MDM la plus appropriée. Cette solution doit leur permettre de prendre le contrôle des données de l’entreprise pour les transformer en un réel avantage concurrentiel.

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Avant d’aborder la façon de bâtir un solide appel d’offres, il importe d’identifier l’objectif d’un tel projet, tout particulièrement s’il s’agit de sélectionner ce qui constituera à la fois un partenariat et une solution parfaitement adaptée aux objectifs et aux besoins de votre entreprise. La référence à ces deux facteurs, partenariat et solution, est intentionnelle, car l’entreprise partenaire et ses collaborateurs peuvent être tout aussi importants que la solution elle-même.

Pour identifier les fournisseurs susceptibles de devenir de réels partenaires, il peut être nécessaire de passer par tout un processus d’appel d’offres très complet. Vous pourriez également adopter une démarche moins formelle, en interrogeant simplement quelques entreprises potentielles et en leur demandant un devis.

Quelle que soit votre approche, laissez le champ libre à vos fournisseurs potentiels afin qu’ils aient la possibilité de communiquer des idées innovantes et créatives. Ils doivent également vous montrer qu’ils disposent des ressources, de la technologie et du personnel nécessaires pour dépasser vos attentes.

En d’autres termes, connaissent-ils uniquement leur logiciel ou bien également les problématiques de l’entreprise et de la gestion des informations dans votre secteur d’activité ? Pourront-ils devenir des partenaires de confiance capables de relever ces défis ?

N’oubliez pas, si la technologie porte toujours en elle le risque d’obsolescence, la valeur du partenariat quant à elle ne cesse jamais.

Un partenaire cherche à comprendre votre entreprise afin de vous proposer une solution correspondant à vos objectifs. Il présente une recommandation destinée à répondre à vos besoins et qui montre la valeur qu’il peut apporter à votre organisation.

Un fournisseur ne vous montre généralement que ce à quoi vous vous attendez, rien d’imprévu. Il fera ce que fait tout fournisseur typique, répondant aux questions selon les règles, sans communiquer d’informations faisant état de connaissances et d’expériences plus vastes, supportant la solution.

PARTENAIRE FOURNISSEUR

Pour votre solution MDM, recherchez un partenaire et non un simple fournisseur.

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Appel d’offres, les bonnes pratiques et les écueils

Voici une brève liste des bonnes pratiques et des écueils à éviter pour un appel d’offres performant en matière de MDM.

Comme indiqué plus haut, vous pouvez vous engager dans un appel d’offres exhaustif pour obtenir une réponse stratégique ou bien envisager une simple demande de devis pour une réponse non stratégique indiquant simplement la tarification.

La démarche adoptée dépend de la quantité d’informations à obtenir ou de la liberté que vous souhaitez accorder à vos fournisseurs potentiels. Assurez-vous d’utiliser la méthode qui convient le mieux à vos besoins. Si vous travaillez avec un consultant tiers, veillez à ce qu’il adopte la même démarche.

Appel d’offres MDM : les bonnes pratiques

Commencez par une approche bien informée.

Définissez les objectifs de manière à obtenir les informations les plus précises et les plus objectives possibles de la part des participants potentiels. En interne, communiquez à outrance et à l'avance pour être sûr de comprendre parfaitement les besoins des différentes fonctions.

Laissez le champ libre à l'innovation.

Donnez-leur l’occasion de vendre leur vision, d'analyser la problématique, d’expliquer comment y remédier de façon innovante ou même transformatrice et de mettre en valeur leur expérience. Si vous n'êtes pas ouvert à ce type d'approche, dites-le. Ne les laissez pas deviner et risquer d’être exclus.

Détaillez ce que vous désirez accomplir.

Soyez honnête et fidèle à ces objectifs à la fois à court et long terme. Effectuez à l'avance une analyse des besoins, en cartographiant les exigences fonctionnelles et métier par unité d’activité. Décomposez-les en objectifs opérationnels, entrée de données, conventions et résultats, workflows, politiques et gouvernance en matière de données.

Soyez spécifique.

Des questions précises obtiennent des réponses précises, dont soyez clair. Demandez : « Pouvez-vous fournir une solution multidomaine ? Pouvez-vous fournir une interface unique offrant une visibilité sur l'ensemble de la plate-forme ? Ce sont nos attentes en matière de service et de support », etc.

Évaluez leur engagement vis-à-vis d'un partenariat.

Vous recherchez un partenaire engagé. Posez des questions et déterminez à quel niveau de satisfaction vous pouvez vous attendre en tant que client et comment le mesurer.

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Appel d’offres MDM : les écueils à éviter

Faire compliqué.

Veillez à ce qu’il ne soit pas difficile pour les fournisseurs de répondre. Soyez clair pour qu'ils puissent présenter les avantages qu'ils peuvent apporter à votre organisation. Sinon, vous n’obtiendrez rien de plus au-delà de vos attentes initiales.

Avoir recours à un consultant qui ne connaît pas votre activité

S'il ne connait pas votre entreprise, votre secteur d’activité ou vos objectifs, le résultat s’en ressentira.

Estimer qu’un appel d’offres complet est nécessaire alors qu'une autre

approche fonctionnerait mieux

Les demandes de devis et les demandes d'informations peuvent être tout aussi adéquates, tout comme peut l’être une demande de réponse informelle. Par exemple, « La société ___ m’établit un devis. Dites-moi également ce que vous en pensez. »

Être ambigu

Si vous avez besoin de procédures de mise en œuvre non standard, si vous avez des exigences légales ou réglementaires spécifiques à respecter ou quoi que ce soit qui pourrait changer la donne, dites-le.

Ne pas tenir compte de l'importance de la relation client

Posez des questions sur la qualité de leurs relations client et de leur expérience dans diverses industries. Recherchez la longévité et la possibilité de contacter leurs références.

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Les spécificités à rechercher dans le processus d’appel d’offres • La solution peut-elle gérer les données de

référence de plus d’un domaine ? Si tel est le cas, cette gestion est-elle réalisée de façon homogène et intégrée afin d’éliminer les silos de données et d’offrir une visibilité sur l’ensemble des domaines (produits, clients, fournisseurs, localisations, sources, parties, employés, etc.) et sur toute la chaîne d’approvisionnement en données ? Quel genre d’expérience a l’équipe du fournisseur dans la réalisation de telles solutions ?

• Le MDM est-il envisagé d’un point de vue stratégique ou opérationnel ? La vision qu’a le fournisseur du MDM est-elle axée sur la réalisation de résultats métier spécifique et sur les défis de votre secteur d’activité ou uniquement sur des défis techniques ou tactiques ? Le personnel a-t-il l’expérience du travail à un niveau stratégique, notamment sur une base de consultation avec des dirigeants d’entreprise et des responsables informatiques ?

• Le fournisseur potentiel a-t-il l’expérience de votre secteur d’activité ? Comment aborde-t-il vos défis métier/vos objectifs spécifiques, tels que la création ou l’amélioration d’expériences client personnalisées, le développement de l’innovation métier, la différenciation, la transformation et la croissance ?

• Le MDM est-il le cœur de métier du fournisseur ou une simple activité additionnelle ? Ont-ils développé la technologie ou bien l’ont-ils acquise d’une autre société ? Ont-ils l’expérience de l’amélioration d’une solution en fonction de l’évolution du marché et des indications et des besoins du client ? Existe-t-il un risque qu’ils soient

acquis par une société qui reléguera le MDM à un moindre niveau d’attention/de statut ?

• Le fournisseur est-il stable/viable financièrement ? Quelle est la structure de propriété de la société ? S’agit-il d’une entreprise privée, publique, planifiant un premier appel public à l’épargne (PAPE) ou soutenue par des capitaux privés ou un fonds de capital-risque ? Pourrait-elle être une cible d’acquisition ? Quelle est sa cote de crédit ? Un grand nombre de ces éléments peuvent représenter des facteurs de distraction. Assurez-vous donc de déterminer précisément quelle est la situation.

• Le fournisseur peut-il s’attaquer à des problématiques de gestion des informations plus vastes/différentes ? Peut-il apporter de la valeur dans des domaines tels que la gestion du cycle de vie des produits (PLM), la gestion des actifs numériques, la gestion des fournisseurs, la gestion des données applicatives, etc. ?

• Quelle est l’approche du fournisseur vis-à-vis des normes de l’industrie ? La société est-elle certifiée ISO ? Qu’indiquent de telles certifications quant à son approche des normes et des problématiques de gouvernance et de réglementations ?

• Comment sera assuré le service/support de votre entreprise ? Le fournisseur dispose-t-il de ressources suffisantes pour couvrir l’ensemble de vos activités ? Avec qui allez-vous travailler et en quoi cette équipe correspondent-elle à vos besoins ? Que disent leurs clients à propos de l’équipe et de son niveau de collaboration et d’engagement ?

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Quelques réflexions pour finir

Le processus consistant à trouver la bonne solution et le bon partenaire pour la gestion des données de référence doit être adapté à votre organisation et aux fournisseurs que vous invitez à participer. Les lignes directrices et les idées communiquées ici, vous garantissent de plus grandes chances de succès.

Un appel d’offres bien élaboré va également multiplier vos chances. Au fil des ans, nous avons dû gérer de nombreuses questions relatives à des appels d’offres importants, couvrant des sujets que vous envisagerez peut-être d’inclure dans votre propre appel d’offres.

Face à la croissance exponentielle et incessante des données, votre décision quant au choix du fournisseur sera déterminante. Il est donc essentiel de permettre aux fournisseurs potentiels de répondre à vos questions tout en démontrant leurs capacités. Rappelez-vous, le MDM est une capacité fondamentale qui va de pair avec l’ERP. Mettre en place les bonnes fondations pour les données n’a jamais été aussi important. Votre choix va avoir une influence déterminante sur un grand nombre de vos initiatives informatiques et métier de la prochaine décennie et sera essentiel pour leur réussite. Vous devez être à 100 % confiant dans votre sélection - assurez-vous qu’elle fonctionne pour vous. Utilisez ce processus pour vous ouvrir à de nouvelles idées et non pour les refouler.

Enfin, gardez à l’esprit que dans certains cas, la technologie peut être considérée comme une simple marchandise. Le reste concerne la vision, l’expérience, les individus, les relations et la qualité du partenaire sélectionné. Tous les fournisseurs de MDM ne sont pas équivalents. Vous aurez sans doute à lire entre les lignes pour les différencier. Veillez à commencer par un appel d’offres qui tient compte de ce facteur.

Prêt à commencer ?

En tant que leader historique dans ce secteur, notre équipe a participé à un grand nombre d’appels d’offres de MDM. Il nous est souvent demandé de fournir à des clients potentiels des informations objectives pour ce processus. Dans certains cas, il nous est demandé d’aider à définir une structure et/ou de suggérer des questions spécifiques pour un document d’appel d’offres.

Si ce type d’information peut vous être utile ou bien si vous souhaitez discuter de la façon dont la bonne solution MDM peut aider votre entreprise, contactez-nous à l’adresse info@stibosystems.com ou sur stibosystems.com.

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Modèle d’appel d’offres Évaluation des fournisseurs de solution de MDM

Société XYZ Contact Description du projet : Solution MDM multidomaine (produit, client, localisation) sur plusieurs unités d'activité et régions de XYZ Date de publication Confidentiel

1 Synthèse/informations générales pour les fournisseurs participants

a. Historique de la société XYZ

b. Objectif de l'appel d’offres et défis métier que XYZ vise à résoudre

c. Durée du contrat, contacts, échéanciers, définitions, questions, précisions, responsabilités techniques

d. Instructions pour la réponse, format, références

e. Processus d'évaluation, critères de sélection, notification, planning d'attribution

2 Énoncé des travaux/contexte du projet

a. Objectifs du projet de la société XYZ, buts et qualités souhaitées du fournisseur

b. Fonctionnalités requises de la solution

c. Environnement actuel, infrastructure, applications

d. Exigences de sécurité

3 Profil fournisseur

a. Nom du fournisseur/contact

b. Type de société, structure de propriété

c. Années d’activité, dans le MDM et dans le ou les domaines requis

d. Taille de l'entreprise/effectif, chiffre d’affaires, profil financier, contentieux

e. Pourcentage du chiffre d’affaires issu du MDM

f. Société/position sur le marché, principaux concurrents/différenciateurs, point de vue des analystes

g. Clients clés/pertinents par secteur et par problématique

h. Expérience/expertise industrie, références

Société XYZ

contact@XYZ.com+082 6888 6668Nom de la ville ici, No.08

À propos de Stibo Systems

Stibo Systems estime que l’avenir des entreprises exige un «Digital Business Core » composé de données opérationnelles, continuellement façonnées et distribuées, pour produire des résultats métier supérieurs. Des centaines d’entreprises innovantes, dans le monde entier, s’appuient sur les solutions de Stibo Systems. Ces entreprises ont libéré toute la valeur de leurs informations et permettent à leurs utilisateurs métier d’agir en ayant toute confiance en leurs données, de s’adapter rapidement à l’évolution des conditions du marché et d’aller plus loin, pour anticiper les prochaines étapes. Stibo Systems est une filiale privée du groupe Stibo A/S, dont les origines remontent à 1794. Le siège social de la société est situé à Aarhus, au Danemark.

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