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Créer une chambre d’hôtes
Le mode d’emploi
Gîtes de France Vaucluse – Place Campana, la Balance 84000 AVIGNON
Tél. : 04 90 85 45 00 - Email : [email protected]
Votre parcours….
1 Contact
3 Retour du formulaire
2 Envoi documentation,
réglementation, label,
choix de commercialisation
Prise de rendez-vous4
5 Visite
6 Bienvenue chez nous
Contact1
Le moment est venu, vous vous lancez dans la création d’une ou plusieurs chambres d’hôtes.La 1ère phase de votre projet est la prise de contact. Elle vous permet de nous présenter votre projet dans les grandes lignes et d’entamer le processus de labellisation.
Documentation2
Vous prenez connaissance de notre guide technique dédié à la création d’un gîte rural.Rappel : le gîte rural est un meublé au sens de la loi, et à ce titre s’inscrit dans des pratiques communes à l’ensemble des hébergements de ce type, classés ou non classés, labellisés ou non labellisés.Rappel de la définition du code du tourisme – article D324-1 : « les meublés de tourisme sont des villas, appartements ou studios meublés, à l’usage exclusif du locataire, offerts en location à une clientèle de passage qui y effectue un séjour caractérisé par une location à la journée, à la semaine ou au mois et qui n’y élit pas domicile ».
Vous êtes intéressé, par un autre type d’hébergement ? Découvrez nos autres guides techniques :
Créer un gîte ruralCréer un hébergement
en ville : City BreakCréer un hébergement
insolite
Gîtes de France du Vaucluse – Guide technique chambres d’hôtes – septembre 2015Gîtes de France du Vaucluse – Guide technique chambres d’hôtes – septembre 2015
Réglementation et label Gîtes de France2
RéglementationL’exploitation de chambres d’hôtes est soumise à plusieurs aspects réglementaires.Vous trouverez dans nos fiches conseils les principales démarches et informations réglementaires qui ysont relatives et notamment : les déclarations d’ouverture et d’activité, la fiscalité, l’assainissement et lapotabilité, l’urbanisme, les demandes de licences, l’activité table d’hôtes, les Etablissements recevant dupublic (ERP), les assurances, la sécurisation des piscines, la conformité des équipements, des aires dejeux. Il est également entendu que votre structure est conforme en termes d’urbanisme…
Label Gîtes de France
Avant de vous lancer dans la labellisation de votre gîte rural en Gîtes de France, assurez-vous que :
� Votre hébergement ne présente aucune nuisance dans son environnement immédiat : visuelle,sonore (proximité grand axe routier…) ou olfactive.
� Vos chambres font une surface minimale de 12m2 pour 2 personnes� Chaque chambre dispose de ses sanitaires privatifs (sauf chambre familiale) au même niveau.
Si l’un de ces critères n’est pas respecté, nous ne pourrons pas labelliser votre chambre d’hôtes.
NB : les tarifs doivent être affichés à l’intérieur et à l’extérieur de la maison. Remettre une note (obligatoire, double à conserver 2
ans) aux hôtes, ainsi qu’une fiche police pour tous les clients étrangers (y compris les ressortissants du l’UE).
Le contrat de location n’est pas obligatoire mais fortement recommandé.
Fiches conseils
Réglementation
Labellisation
Déclarations d’ouverture et d’activité
La déclaration d’ouverture
Celle-ci est à réaliser au moment du Lancement de votre activité chambres d’hôtes.� Vous pouvez faire votre déclaration d’ouverture de 2 façons :
Directement auprès de votre mairie, qui vous fera remplir le formulaire CERFA approprié à votre activité :Chambres d’hôtes : CERFA 13566*02� En déclarant votre structure en ligne sur le site :
https://www.formulaires.modernisation.gouv.fr/gf/showFormulaireSignaletiqueConsulter.do?numCerfa=13566
La déclaration de l’activité touristique
L’exercice de toute activité lucrative non salariée doit donner lieu aux déclarations auprès des organismes de protection sociale compétents ainsi qu’à l’administration fiscale, en vertu des dispositions légales en vigueur.
Nous vous invitons à vous renseigner auprès du Centre de Formalités des Entreprises (CFE) compétent. Il s’agira selon les cas (statut juridique et/ou fiscal) de celui du Tribunal de Commerce ou de la Chambre d’Agriculture.
Formulaire de déclaration de l’activité touristique : CERFA n°11921*03 POi
Ce document d’information ne peut en aucun cas se substituer aux textes en vigueur.
Réglementation piscine
Déclaration d’ouverture
La déclaration d’ouverture d’une piscine (accompagnée d’un dossier justificatif est à adresser en 3 exemplaires à la mairied’implantation de l’établissement. Le maire délivre, un récépissé de réception et transmet, dans un délai d’une semaine, 1exemplaire au préfet et 1 exemplaire à l’ARS concernée.Textes réglementaires
Code de la santé publique : article L 1332-1 à L 1332-9 partie législative et article D 1332-1 à D 1332-13 partie réglementaire.Arrêté du 7 avril 1981 fixant les dispositions techniques et administratives applicables aux piscines
Risques de noyade
La loi n°2003-9 du 3 janvier 2003 définit les règles de sécurité qui visent à prévenir les risques de noyade. Depuis le 1er janvier2004, les piscines enterrées ou semi-enterrées privées, à usage individuel ou collectif, doivent être pourvues d’au moins undes dispositifs conformes suivants :� Les barrières de protections NF P 90-306� Les systèmes d’alarme NF P 90-307� La couverture de sécurité NF P 90-308� Les abris NF P 90-309
La qualité sanitaire des piscines se caractérise avant tout, par des installations bien conçues et correctement
dimensionnées permettant de limiter les différentes sources de contaminations possible de l’eau de baignade.
Label Gîtes de France
Avant d’évaluer le niveau de classement que vous pouvezatteindre, sachez que certains critères sont communs àl’ensemble des niveaux de confort (de 1 à 5 épis).
Ainsi, pour être labellisé Gîtes de France, nous vous demandons de :� Veiller à ce que l’accès à la maison soit bon (pas de nids de poule ou de chemin
trop boueux par exemple)
� Garantir un état extérieur de qualité : abords entretenus et fleuris
� Privilégier une literie de qualité (si possible de grande taille) avec des protections (matelas et oreillers)
� Vous assurer que vous disposez d’aérations dans les sanitaires (VMC ou fenêtre)
� Avoir une bonne isolation phonique dans la maison
� Prévoir un petit-déjeuner copieux et de qualité, de préférence à base de produits maison.
1, 2, 3, 4 ou 5 épis ?A quel niveau de confort pouvez-vous prétendre ? Pour vous aider dans votre réflexion, voici ci-dessous les principaux critères requis pour chaque niveau de classement en épis. Ceux-ci dépendent également de la capacité de votre hébergement. Retrouvez l’ensemble des critères évalués dans la grille de classement complète. Les critères s’additionnent d’un niveau de classement à l’autre (critères 2 épis = critères 1 épi + 2 épis ; critères 3 épis = critères 1 épi + critères 2 épis + critères 3 épis etc..).
1 épi 2 épis 3 épis 4 épis 5 épis
• Surface minimale des chambres hors sanitaires : 12 m2 pour 2 personnes.
• Parking à proximité• Cour ou terrain aménagé• Salon de jardin adapté à la
capacité• 1 table et 1 lampe de
chevet par personne• Matelas et sommier en
bon état• Tapis de bain, savon• Serviette de toilette, draps
de bains et gant par personne.
• Petit-déjeuner : café, thé, chocolat, beurre, confiture, pain.
• Table ou bureau avec siège dans les chambres
• Sanitaires privatifs, intégrés et communicants à la chambre
• Petit-déjeuner : viennoiseries ou pâtisseries.
• Jardin ou terrasse• Maison traditionnelle,
régionale ou neuve de qualité avec du mobilier assorti.
• Affichage des consignes en anglais
• Bibliothèque diversifiée avec ouvrages régionaux à disposition
• Salle de séjour• Éclairage d’ambiance dans
les chambres• Sèche-cheveux• Petit-déjeuner : fruits frais
et jus de fruits
• Surface minimale des chambres hors sanitaires : 16 m2 pour 2 personnes.
• Dimension des lits : minimum 90X200cm pour 1 pers. 160X200cm pour 2 pers.
• Parking dans la propriété avec éclairage.
• Jardin ou terrasse avec aménagement paysager
• Salon de détente extérieur• Équipement(s) de loisir• Accès internet, wifi• Table de bureau avec 2 fauteuils,
petit mobilier• Porte-serviettes chauffant,
peignoir• Petit-déjeuner : œufs,
charcuterie
• Surface minimale des chambres hors sanitaires : 20 m2 pour 2 personnes.
• Parc ou jardin paysager• Equipement(s) de remise
en forme • Maison de standing ou
exceptionnelle• TV écran plat dans chaque
chambre• Paiement par CB possible• Pièce supplémentaire à
disposition : bibliothèque, salon de musique..
• Chambres avec coin salon
(canapé, table basse)
CommercialisationSelon vos préférences, vos objectifs et le temps dont vous disposez, 2 possibilités de commercialisation s’offrent à vous
La gestion libre La gestion partagée avec la centrale de réservation
Avantages :
� Vous êtes en contact direct avec vos clients� Vous gérez votre propre planning de réservation� Le client peut réserver directement en ligne (mais pas
payer) si vous optez pour le Pack CHO
� Vous pouvez créer et envoyer directement vos contrats en ligne avec le Pack CHO
� Vos clients peuvent déposer des avis sur votre fiche hébergement avec le Pack CHO
Contraintes :
� Vous devez gérer vous-même vos réservations : édition et envoi contrats, encaissement acomptes..
� Acheter le module Pack CHO (84 € TTC/an)
Vos chambres d’hôtes peuvent être vendues aussi bien par vousque notre service commercial LVP Réservations, selon les modalitésdéfinies par avance (périodes, commissionnement..).
Avantages :� Vous pouvez mieux diffuser vos disponibilités ou
annulations en dernière minute par vos clients.� Vous bénéficiez des opérations de promotion menées par
LVP Réservations.� Vous permettez à vos clients de disposer des services de
LVP Réservations (assurance annulation, paiement en ligne 24h/24, par carte bancaire, chèques vacances..)
Contraintes :� Vous devez être rigoureux sur la gestion de votre planning
pour éviter les doubles réservations.� Rétrocession sur le prix public d’une commission de 4%
TTC sur les réservations effectuées par LVP Réservations� Acheter le module Pack CHO (84 € TTC/an)
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Retour du formulaire3
Votre projet prend forme… vous avez parcouru cette documentation, pris connaissance de la réglementation, vous avez une idée du niveau de confort que vous pouvez atteindre et vous avez choisi votre mode de commercialisation.
Il est à présent temps pour vous de préparer votre dossier de demande de visite.
Une fois complété avec les différentes annexes (plan, photos, informations complémentaires…), merci de nous faire parvenir letout par courrier ou par mail. (formulaire en fin de dossier)
Prise de rendez-vous4
Vous nous avez à présent retourné votre formulaire.
Très rapidement, nous vous appellerons pour fixer avec vous une date de rendez-vous pour la visite.
Généralement, la visite a lieu dans les 10 jours suivant l’envoi du formulaire.
Visite5
C’est le jour J.Au cours de la visite, nous reprenons point par point les critères des grilles de classement (étoiles) et de labellisation (épis). Nous déterminons également ensemble les rubriques qui peuvent compléter la valorisation de votre gîte (voir fiche suivante).La visite est aussi l’occasion de vous conseiller au regard de vos objectifs par rapport à votre gîte : sur vos tarifs, sur l’aménagement, la réglementation… N’hésitez pas à poser des questions !En attendant la visite, voici quelques conseils pour la préparer au mieux :
Configuration � A privilégier : chambres d’au moins 12 m2, panachage des types
de chambres si plusieurs chambres (simples, suites-chambres avec
coin salon pouvant éventuellement accueillir un lit pour une 3ème
personne, familiales-2 chambres mitoyennes ou partageant le
même sanitaire).� A éviter : mauvaise isolation thermique ou phonique
Equipements intérieurs� A privilégier : sécurisation des lits superposés, lits grande dimension,
panachage des couchages (lits double, lits jumelables..) VMC, réducteurs de
pression ou mousseurs pour la robinetterie, équipement complet bébé,
accès internet.
� Obligatoire désormais : détecteur de fumée
� A éviter : sommiers métalliques, matelas crin ou laine, protections
plastifiées
Faites valoir vos différences grâce à nos qualifications
VisiteDécoration
A privilégier : décoration sobre et agréable
décoration thématique pour chaque chambre.
A éviter : le mobilier « de série » (sauf s’il est de
qualité et utilisé avec discernement), décoration
surchargée ou trop personnalisée (photos de
famille..)
Equipements extérieurs A privilégier : espaces extérieurs privatifs et
communs, salon de jardin de qualité, étendoir
extérieur, terrasse abritée et ombragée, aire de jeux
pouvant être surveillée visuellement, parking
ombragé ou abri couvert.
A éviter : salon de jardin en PVC, équipements de
loisirs ne respectant pas les normes (voir notre fiche
conseil). Piscine non sécurisée.
Accueil et services A privilégier : petit-déjeuner généreux à base de
produits frais, fait maison ou de très bonne qualité,
présentation soignée et personnalisée, portions
individuelles, documentation touristique en français
et en anglais, affichage des tarifs, classeur d’accueil.A éviter : accueil trop rapide et impersonnel affichage des
règles de la maison (privilégier le classeur d’accueil.
5
Bienvenue chez nous !Vous voilà adhérent des Gîtes de France de Vaucluse
A l’issue de la visite, nous vous remettons :
� Un panneau Gîtes de France� Un classeur d’accueil
Dans les jours qui suivent :
� Vous recevez les documents confirmant votre labellisation� Votre maison d’hôtes est diffusée sur l’ensemble de nos sites web (voir page suivante)� Vous avez accès à votre bureau propriétaire vous permettant d’ajouter, modifier ou supprimer photos et descriptif� Si vous disposez d’un site web personnel, il est affiché sur votre fiche hébergement (signature d’une convention de mise à disposition).
Vous disposez également de widgets pour votre site web (affichage de vos disponibilités et/ou réservation en ligne).
Et tout au long de votre vie d’adhérent Gîtes de France :
� Votre espace propriétaire vous permet de modifier l’ensemble des informations relatives à votre structure.� Nous vous proposons des formations pour que vous ayez toutes les cartes en main : réseaux sociaux, maîtriser son bureau propriétaire,
décoration, fiscalité.� Nous vous convions à toutes nos réunions d’informations, assemblée générale et éductours (journées de visites).� Nous vous transmettons régulièrement des circulaires, informations sur la réglementation… notamment via notre gazette.� Vous bénéficiez d’offres privilégiées auprès de nos partenaires (hôtel mégastore)
Après la visiteVotre hébergement est présent sur l’ensemble de ces sites
Gîtes de France
Gîtes de France Vaucluse
Locations Vacances Provence
Gîtes de France PACAAinsi que dans notre brochure
Modalités d’adhésion – le coûtAu moment de l’adhésion Les services complémentaires Les années suivantes
De 481,25 € à 560,77 € 114,60 € De 145,25 € à 224,77 €
Ce tarif inclut :• Droit d’entrée : Visite de labellisation et traitement
administratif (336 € TTC pour la maison d’hôtes) • Cotisation statutaire propriétaire annuelle (125,37 €)• Redevance hébergement annuelle (19,88 € par chambre)• Accès permanent fiches conseils et fiches pratiques• Accès à l’espace propriétaire.• Promotion de l’hébergement sur sites web, brochures,
réseaux sociaux, salons touristiques…• Actions menées au profit des adhérents (formations,
réunions)• Traduction en anglais de votre descriptif
Ce tarif inclut :(uniquement proposé pour les gîtes en location directe)
• L’album photos sur nos sites web : 30,60 € TTC la 1ère année
• Le pack GLD « bureau propriétaire » (gestion planning, photos, gestion des contrats) : 84 € TTC par an.
Ce tarif inclut : � La cotisation statutaire propriétaire annuelle (125,37 €)� La redevance hébergement (19,88 € TTC) par chambre� Promotion de l’hébergement sur nos sites web, brochures
et réseaux sociaux.� Actions menées au profit des adhérents : formations,
conseils, médiation, réunions.� Quote-part de la cotisation reversée aux Gîtes de France
Si commercialisation via notre agence commerciale LVP Réservation : commission de 4 % TTC sur les réservations faites par LVP.
Tout au long de l’année, nous vous proposons des services (merci de nous contacter au 04 90 85 45 00)
Réalisation du reportage photo de votre gîte
Formation personnelle pour bien utiliser votre bureau propriétaire
Le coaching déco
Qui sommes-nous ?
Les Gîtes de France®, la force d’un réseau qui œuvre depuis 60 ans.1er réseau européen d’accueil par et chez l’habitant, représentant 44 000 propriétaires et + de 60 000 hébergements.
Les Gîtes de France®, des valeurs et une promesse client !Des valeurs : accueil et convivialité, environnement calme et naturel, équipements de qualité, respect du style localDes engagements : hébergements conformes aux réglementations, valorisation des structures éco-citoyennes,accompagnement à la création d’hébergements accessibles ou environnementaux
Les Gîtes de France®, le seul réseau qui accompagne les porteurs de projet de A à Z !Les Gîtes de France® 84 ont vocation à accompagner les porteurs de projet dans leur démarche de mise en œuvre de leurprojet, en leur donnant à connaître dès l’origine le contexte de cette activité.
Les Gîtes de France®, un réseau d’adhérents, géré dans l’intérêt de chacun et l’intérêt collectif, les Gîtes de
France® de Vaucluse comptent en septembre 2015 898 gîtes ruraux, 171 structures chambres d’hôtes, 8 campings Pré Vert,19 gîtes de groupe, 6 hébergements insolites (cabanes dans les arbres et roulotte) et 8 hébergements City Break en ville.Le Conseil d’Administration est composé de propriétaires de gîtes et/ou chambres d’hôtes.
L’équipe : Patrick, Virginie, Nathalie, Christine et Estelle à votre service !
Notre engagementVous accompagner tout au long de votre vie d’adhérent Des Gîtes de France du Vaucluse
Nos atouts
Contact
Pour toute précision ou demande de labellisation, n’hésitez pas à contacter
Patrick
Par téléphone :
04 90 85 45 00
Par mail :
Gîtes de France VauclusePlace Campana – la Balance
BP 40164 – 84008 AVIGNON Cedex
www.gites-de-france-vaucluse.com
