CHARTE FACTURE Formalisme des factures adressées

au Groupe Public Unifié

Janvier 2020

Ce document s’adresse aux

fournisseurs et précise les

dispositions et conditions de forme

des facturations adressées au Groupe

Public Unifié (GPU).

Depuis le 01/01/2020, le Groupe Public

Unifié est constitué de 4 SA (Sociétés

Anonymes) et 1 SAS (Société par

Action Simplifiée) distinctes :

• SNCF

• SNCF RESEAU

• SNCF VOYAGEURS

• SNCF GARES & CONNEXIONS

• FRET SNCF

Les recommandations énoncées ci-

dessous visent à améliorer le

processus de dématérialisation et

d’acquisition des factures reçues au

Centre de Comptabilité Fournisseurs

de Lyon et ainsi faciliter leur

traitement et leur règlement.

Nous vous prions de bien vouloir

prendre connaissance de ce document

et d’appliquer les consignes qui y sont

prescrites.

À défaut du respect de ces

dispositions, le Groupe Public Unifié

se réserve le droit de ne pas traiter la

facture.

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FORME DES FACTURES

Depuis que le GPU dématérialise ses factures, certaines

conditions de forme permettent une meil leure lecture automatique

des factures et une optimisation de leur prise en charge pour le

règlement.

1. Réception de la facture

2. Émission de la facture

3. Édition de la facture

4. Police

5. Présentation des champs

6. Contenu des factures

L’adresse de facturation

L’en-tête de facture

Le pied de facture

Le corps de facture

7. L’envoi de la facture

8. Autres recommandations

9. Formats préconisés

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1. RÉCEPTION DES FACTURES

Le Groupe Public Unifié privilégie la réception de factures sous format

électronique, dématérialisées fiscalement.

Conformément aux dispositions de la directive 2014/55/UE relative à la

facturation électronique dans les marchés publics, le GPU a mis en place

un système lui permettant d’accepter et de traiter les factures électroniques.

Les fournisseurs du GPU s’engagent à utiliser ce dispositif de

dématérialisation proposé par le GPU.

Ce dernier s’inscrit dans la démarche de dématérialisation de la commande

publique et répond à plusieurs objectifs dont l’optimisation des services

comptables, la garantie d’un traitement rapide et fiable des factures

(meilleure traçabilité) et la réalisation d’économies liées aux frais de gestion.

Ce processus satisfait également un objectif de développement durable

auquel le GPU est attaché.

Pour permettre l’effectivité de la facturation électronique, le GPU met à

disposition de ses fournisseurs plusieurs interfaces de dématérialisation :

un portail internet de saisie des factures,

une solution d’Échange de Données Informatisées,

une solution de pdf natif en passant par une plateforme de dépôt

Toute demande d’information ou déploiement doit être adressée

par courriel à l’adresse mafacture@sncf.fr en mettant en objet du

mail : « Demande pour dématérialisation facture / n° TVA

intracommunautaire xxxxxxxxx »

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Pour la facturation papier (uniquement si

hors périmètre dématérialisation fiscale) :

2. ÉMISSION DE LA FACTURE

Émettre les factures en un seul exemplaire

3. ÉDITION DE LA FACTURE

Editer la facture en format « Portrait » plutôt que « paysage »

Imprimer le document sur des imprimantes type Laser plutôt que

matricielles

Utiliser du papier standard (80g/m²) plutôt que du papier glacé ou

du papier autocopiant

Éviter les images ou les couleurs en fond de page qui

peuvent altérer la qualité de la numérisation

Éviter impérativement les surfaces grisées, qui empêchent

la capture des champs au moment de la lecture automatique

N’utiliser aucune agrafe dans les envois

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4. POLICE

Utiliser si possible la police Arial ou Times New Roman

La taille de la police doit être comprise entre 10 et 18

5. PRÉSENTATION DES CHAMPS

Le logo du fournisseur doit figurer en haut de page, de préférence à

gauche

Le titre des champs doit être placé à proximité de la valeur, à

gauche ou au dessus de la valeur. Exemple :

L’adresse et la raison sociale doivent apparaître « en clair », de

préférence en pied de page

Éviter l’italique et/ou le gras

TITRE : Montant HT TVA 20%

Net à Payer Dev.

VALEUR : 19 785,00 3957,00 23 742,00 EUR

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La date de la facture est présentée en haut de page sous un

format européen (ex : JJ/MM/AAAA soit 01/01/2020 – Attention

il ne faut pas d’espace entre les caractères !) et précédée des

titres : date, date de facture, du, le.

Le numéro de document doit être précédé du titre « numéro »

ou « n° » ou « avoir » ou « facture » ou « acompte » avec chiffres

et/ou lettres et/ou caractères spéciaux (il ne faut surtout pas

espacer les caractères)

Il ne peut y avoir deux factures avec même numéro,

même si exercice fiscal différent.

Cela est vrai que la facture soit en dématérialisation fiscale

ou format papier, et cela quelque soit la date de facture

Le numéro de commande GPU est présenté en haut de page et

non dans le corps, reprenant obligatoirement 15 caractères

numériques.

Le numéro de contrat cadre (si application unique d’un contrat

cadre - Cf. le deuxième alinéa du paragraphe « L’en-tête de

facture » ci-après) est présenté en haut de page et non dans le

corps.

Le numéro de contrat cadre commence systématiquement par

‘CTR’ et comporte 8 caractères numériques.

Les titres pour les montants doivent être :

TVA : TVA/ total TVA/ 20%

Hors Taxe : HT/base HT/montant HT/total HT

Net à payer : TTC/montant TTC/total TTC.

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6. CONTENU DE LA FACTURE

Outre l’objet détaillé repris sur la facture, des mentions sont

nécessaires et/ou obligatoires pour permettre l’identification de l’entité

du GPU facturée et faciliter ainsi le traitement et la mise en règlement des

factures.

Un libellé de facture strict et une seule adresse de facturation par

société du Groupe Public Unifié :

Si votre facture concerne la SA SNCF :

SNCF

TSA 10815

69908 LYON CEDEX 20

Si votre facture concerne la SA SNCF RÉSEAU :

SNCF RÉSEAU

TSA 80813

69908 LYON CEDEX 20

Si votre facture concerne la SA SNCF VOYAGEURS :

SNCF VOYAGEURS

TSA 20816

69908 LYON CEDEX 20

Si votre facture concerne la SA SNCF GARES & CONNEXIONS :

SNCF GARES & CONNEXIONS

TSA 40818

69908 LYON CEDEX 20

Si votre facture concerne la SAS FRET SNCF :

FRET SNCF

TSA 30817

69908 LYON CEDEX 20

Il est indispensable de respecter les règles ci-dessus.

Leur non-respect entraînera l’impossibilité de traiter la facture.

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L’en-tête de la facture

Le numéro de commande du GPU de référence est obligatoire

à partir de 600 euros HT.

Le numéro de commande est composé de 15 caractères

numériques du type « 12345-1234567890 » (les 5 premiers

caractères représentant la BU PO (Business Unit Purchase Order)

et les 10 derniers le numéro de commande).

Lorsque la commande n’est pas obligatoire, il est impératif

d’indiquer le code à 5 chiffres (ou BU PO du type « 12345 »)

correspondant à l’entité du GPU donneuse d’ordre (à demander à

l’acheteur qui doit impérativement le communiquer)

Si cette facturation est réalisée en application d’un contrat cadre,

le numéro du contrat doit être référencé en plus du numéro de

la BU PO (en lieu et place du numéro de commande).

En l’absence de numéro de commande ou de BUPO, la

facture ne pourra pas être traitée.

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Votre facture doit impérativement être libellée au nom de la société

du GPU qui vous a passé commande, c’est à dire :

soit SNCF (n° TVA intracommunautaire : FR35 552 049 447)

soit SNCF Réseau (n° TVA intracommunautaire : FR73 412 280 737)

soit SNCF Voyageurs (n° TVA intracommunautaire : FR88 519 037 584)

soit SNCF Gares & Connexions (n° TVA intracommunautaire : FR51 507 523 801)

soit Fret SNCF (n° TVA intracommunautaire : FR55 518 697 685)

Le nom de la société qui vous a passé commande est toujours repris sur le

bon de commande qui vous a été transmis.

En cas de doute, rapprochez-vous de votre donneur d’ordre.

Une facture émise doit correspondre à une seule commande. Une

facture ne doit pas faire référence à plusieurs commandes ou à plusieurs

sociétés du GPU

Le code SIREN du site émetteur de la facture est obligatoire (en

l’absence de code SIREN, la facture ne pourra pas être traitée)

Le numéro de TVA intracommunautaire de l’entreprise émettrice de la

facture est obligatoire

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Le pied de la facture

Il est obligatoire d’indiquer :

Le montant HT,

Le montant TVA et/ou autres taxes,

Le montant TTC,

La devise.

Le corps de la facture

Le numéro de poste (ou n° de ligne) de la commande doit figurer

sur la facture.

Le numéro du bon de livraison doit également figurer ou être

joint

Les rabais, remises et ristournes dont le principe est acquis et le

montant chiffrable lors de la vente ou de la prestation de services

sont à intégrer en déduction du prix de chaque produit ou

prestation concerné

Dans le cadre de marché avec sous-traitance, indiquer sur la

facture le nom du ou des sous-traitants et le montant TTC à régler

à chacun d’eux.

Les copies des factures des sous-traitants libellées à l’ordre du

titulaire doivent nous parvenir en pièce jointe de la facture

originale du titulaire

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7. ENVOI DE LA FACTURE

Ne pas anticiper l’envoi des factures.

La facture doit être envoyée après la livraison des biens ou la

réalisation de la prestation (toute facture envoyée prématurément

sera retournée)

Ne pas faire de facturation partielle.

La facture doit être envoyée lorsque la livraison ou la prestation a

été entièrement réalisée (sont exclues de ce périmètre les

commandes estimatives annuelles).

Objectif : 1 commande = 1 facture.

Respecter les échéanciers prévus au contrat ou à la commande.

Dissocier vos envois par société destinatrice Un même envoi ne doit contenir que des factures destinées à une

seule et unique société

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8. AUTRES PRÉCONISATIONS

Toute modification relative à la structure juridique de votre société ou à

votre adresse ainsi qu’à vos coordonnées bancaires doit impérativement

être portée à la connaissance de l’acheteur qui procédera aux actions

nécessaires.

Le GPU met à la disposition des fournisseurs un portail extranet de

consultation de leurs factures enregistrées dans les comptes du GPU :

e-Consult’Factures.

lien de connexion : https://e-consultations.sncf.com

Toute réclamation relative au paiement des factures doit obligatoirement se

faire via ce portail.

La demande d’habilitation doit être adressée par courriel à l’adresse

mafacture@sncf.fr en mettant en objet du mail : « Demande pour

habilitation e-Consult’Factures / n° TVA intracommunautaire

xxxxxxxxxxx »

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9. FORMATS PRÉCONISÉS

Retrouvez ci-après les formats préconisés pour les marchés de

fournitures ou de prestations.

FACTURE

N° : xxxxxx

Date Facture : jj/mm/aaaa

SNCF VOYAGEURS Tel. n° : xx xx xx xx xx

Fax n° : xx xx xx xx xx TSA 20816

E-Mail : xxxx@xxxx 69908 LYON CEDEX 20

Affaire suivie par : XXXXXX Code TVA SNCF Voyageurs : FR 388 519 037 584

Bordereau livraison : xxxxxx

Lieu de livraison : adresse du service de SNCF Voyageurs

Date d'expédition : jj/mm/aaaa

Code Client : xxxxxx

Référence commande : xxxxx-xxxxxxxxxx

Code BU PO : xxxxx

Prix unitaire Quantité Tx TVA Total HT

Objet de la facturation :

Acomptes ou cumul des

situations précédentes

Particularités

(voir CCCG )

Adresse de l'entreprise

Lieu de règlement : adresse du service de recouvrement

Références bancaires : code BIC/IBAN

Page 1/n

Logo de l'entreprise

Raison Sociale

Code SIREN : xxxxxxxxx

N° de TVA Intraco : xxxxxxxxx

DESCRIPTION

Modèle de facture "fournitures"

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Légende Modèle de facture « Fournitures »

❶Indiquez le type de document : facture, acompte, avoir.

❷Un numéro de commande est indispensable pour les factures > à 600€. Si

vous ne détenez pas cette information, rapprochez-vous de votre donneur

d’ordre.

❸Si vous ne détenez pas cette information, rapprochez-vous de votre

donneur d’ordre.

❹Désignation des articles livrés.

❺Indiquez, le cas échéant, le montant des acomptes facturés

précédemment.

❻Précisez le taux et le montant retenu de garantie contractuelle.