Déclaration d’un fichier de renseignements personnels...Déclaration d’un fichier de renseignements personnels Secrétariat général, le : 2013‐11‐11 NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE

Déclaration d’un fichier de renseignements personnels

Secrétariat général, le : 2013‐11‐11

NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction régionale de l'Outaouais, de l'Abitibi‐Témiscamingue et du Nord‐du‐Québec (DROATNQ) IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : Avis d'arrivée des personnes réfugiées – NAT Information – Centre de la santé et des services sociaux de Gatineau

Description sommaire du fichier : Ce fichier sert à communiquer les renseignements nécessaires au Centre de santé et de services sociaux de Gatineau pour l’évaluation de l'état de santé des personnes réfugiées accueillies en Outaouais dans le cadre du programme Réussir l'intégration. Les informations transmises sont : les numéros de personne et de dossier, le nom, le prénom, le sexe, l'âge du requérant principal et des personnes à charge, la date d’arrivée et la destination. Les renseignements sont conservés deux ans actifs puis ils sont échantillonnés. Il y a 300 personnes répertoriées dans le fichier. CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier

Catégories de renseignements contenus dans le fichier

Provenance des renseignements contenus dans le fichier

UTILISATION DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Fins pour lesquelles ces renseignements sont conservés

Programme Réussir l'intégration (volet Personnes réfugiées)

Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions : Directeur régional, agent d'aide socio‐économique et technicien en administration MODE GESTION DU FICHIER ET MESURES DE SÉCURITÉ (cochez la ou les cases appropriées) Supports utilisés

Mesures de sécurité prises pour assurer la protection des renseignements personnels Pour un fichier papier ou mécanique : Pour un fichier informatique :

La cl ientèle du MICC Membre du personnel

Autres catégories de personnes. Précisez :

Identi té Services aux individus

Santé/services sociaux Permis

Éducation Logement

Emploi Immigration

Vie économique Organisations

Justice Démographie

Autres. Précisez:

Un membre du personnel du MICC La personne concernée

Un organisme d'un autre gouvernement Un organisme privé

Un organisme publ ic du gouvernement du Québec Autre. Précisez:

En vue de l ’appl ication d’une loi . Précisez :

En vue de l ’appl ication d’un règlement. Précisez :

En vue de l ’appl ication d’une mesure ou d’un programme. Précisez :

À des fins statistiques. Précisez :

Autres. Précisez:

Papier Informatique (disque, banque, etc.)

Mécanique (microfiche, microfi lm, etc.) Autre. Précisez :

Contrôle des entrées/sorties de personnes Contrôle préventif de l ’accès au fichier

Contrôle physique des instal lations Journaux de vérification de programmes

Contrôle à l ’uti l isation du fichier Règles/pratiques de véri fication du fichier

Contrôle des procédures Procédures d’él imination des données

Autres. Précisez: Autres. Précisez:



NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction régionale de l'Outaouais, de l'Abitibi‐Témiscamingue et du Nord‐du‐Québec (DROATNQ) IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : Avis d'arrivée des personnes réfugiées – NAT information – Accueil Parrainage Outaouais

Description sommaire du fichier : Ce fichier sert à communiquer des renseignements à l'organisme Accueil Parrainage Outaouais pour l’accueil et l’installation des personnes réfugiées dont la destination est l'Outaouais, dans le cadre du programme Réussir l'intégration, dès que la date d'arrivée est connue. Les informations transmises sont : les numéros de personne et de dossier, le nom, le prénom, le sexe, l'âge du requérant principal et des personnes à charge, la date d’arrivée et la destination. Les renseignements sont conservés deux ans actifs puis ils sont échantillonnés. Il y a 320 personnes répertoriées dans le fichier. CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier











Éducation Logement

Emploi Immigration



Autres. Précisez:








Autres. Précisez:




Contrôle physique des insta l lations Journaux de véri fication de programmes






NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction régionale de l'Outaouais, de l'Abitibi‐Témiscamingue et du Nord‐du‐Québec (DROATNQ) IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier :

Bons de commande pour les fournisseurs de biens et services offerts aux personnes réfugiées

Description sommaire du fichier : Ce fichier sert à réserver l'hébergement temporaire des personnes réfugiées dès que la date d'arrivée est connue, à commander des meubles et des articles ménagers. Les informations transmises, par télécopie, sont : les numéros de personne et de dossier, le nom, le prénom, le sexe, l'âge du requérant principal et des personnes à charge, la date d’arrivée et la destination. Les renseignements sont conservés deux ans actifs, cinq ans semi‐actifs puis ils sont ensuite détruits. Il y a 146 personnes répertoriées dans le fichier. Font partie des fournisseurs : Accueil Parrainage Outaouais; Matelas Lapensée; Meubles Branchaud; Mobiliser Angèle; Motel Montcalm; Rossy. CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier











Éducation Logement

Emploi Immigration



Autres. Précisez:








Autres. Précisez:










NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction régionale de l'Estrie, de la Mauricie et du Centre‐du‐Québec (DREMCQ) IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : Promotion de l'Estrie, de la Mauricie et du Centre‐du‐Québec. Séances d'information sur la vie et l'emploi en région

Description sommaire du fichier : Des présentations à Bibliothèque et Archives nationales du Québec sont offertes mensuellement. Les participants et les participantes sont invités, sur une base volontaire, à remplir un questionnaire destiné à consigner les informations utiles pour l'agent de régionalisation. Les personnes sont avisées de l'usage de ce questionnaire et autorisent le Ministère à utiliser leurs renseignements personnels, notamment les nom, prénom et adresse courriel. Ces renseignements sont conservés deux ans actifs puis ils sont détruits. Il y a 220 personnes répertoriées dans le fichier par année. CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier




Régionalisation de l'immigration

Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions : Professionnels et personnel de soutien MODE GESTION DU FICHIER ET MESURES DE SÉCURITÉ (cochez la ou les cases appropriées) Supports utilisés






Éducation Logement

Emploi Immigration



Autres. Précisez:








Autres. Précisez:










NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction régionale de l'Estrie, de la Mauricie et du Centre‐du‐Québec (DREMCQ) IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : Bons de commande pour les fournisseurs de biens et services offerts aux personnes réfugiées

Description sommaire du fichier : Le fichier contient les renseignements personnels suivants : numéro de personne, numéro de dossier, nom, prénom, adresse temporaire, âge des enfants, date d'arrivée au Québec, nombre de personnes à charge. Le document sert à commander des meubles, des articles ménagers, des repas et à réserver des chambres d'hôtel, pour la durée du séjour temporaire, nécessaires pour les personnes réfugiées accueillies en Estrie. Les renseignements sont conservés deux ans actifs et cinq ans semi‐actifs puis ils sont détruits. Il y a 515 personnes répertoriées dans le fichier par année réparties parmi les fournisseurs de la région. Parmi ces fournisseurs, il y a : Méga Messagerie; Cappuci Or; Complexe hôtelier du Pré; Hôtel Best Western Universel; Hôtel l'Urbania; Hôtel Le Victorin; Hôtel Wellington; Motel Blanchette; Motel Coconut; Meubles Goudreault; JM Clément; Matelas Lachance; Meubles Claude Fortier; Les spécialistes de l'électroménager; Meubles Beaudet; Hart; Rossy; Walmart; Zellers; Service d'aide aux Néo‐Canadiens; Setlakwe; Sœurs Notre‐Dame‐des‐Anges. CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier

La cl ientèle du MICC Membre du personnel Autres catégories de personnes. Précisez :


Identi té Services aux individus Santé/services sociaux Permis Éducation Logement Emploi Immigration Vie économique Organisations Justice Démographie Autres. Précisez:


Un membre du personnel du MICC

La personne concernée

Un organisme d'un autre gouvernement

Un organisme privé

Un organisme publ ic du gouvernement du Québec

Autre. Précisez:





Programme Réussir l'intégration – volet Personnes réfugiées


Autres. Précisez:

Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions : Personnel de soutien et personnel du fournisseur de biens et services MODE GESTION DU FICHIER ET MESURES DE SÉCURITÉ (cochez la ou les cases appropriées) Supports utilisés

Papier Informatique (disque, banque, etc.) Mécanique (microfiche, microfi lm, etc.) Autre. Précisez :


Contrôle des entrées/sorties de personnes Contrôle préventif de l ’accès au fichier Contrôle physique des instal lations Journaux de vérification de programmes Contrôle à l ’uti l isation du fichier Règles/pratiques de véri fication du fichier Contrôle des procédures Procédures d’él imination des données Autres. Précisez:

Autres. Précisez:



NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction régionale de l'Estrie, de la Mauricie et du Centre‐du‐Québec (DREMCQ) IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : INTIMM : RHDCC – Demande de NAS urgent – ABOLI

Description sommaire du fichier : Demande de NAS en urgence pour les personnes réfugiées. Les renseignements sont conservés deux ans actifs puis ils sont échantillonnés. Il y a 350 personnes répertoriées dans le fichier par année. CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier




Information au dossier de la clientèle

Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions : Agent de bureau MODE GESTION DU FICHIER ET MESURES DE SÉCURITÉ (cochez la ou les cases appropriées) Supports utilisés






Éducation Logement

Emploi Immigration



Autres. Précisez:








Autres. Précisez:










NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction régionale de l'Estrie, de la Mauricie et du Centre‐du‐Québec (DREMCQ) IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : INTIMM : Collecte de données pour l'accompagnement – ABOLI

Description sommaire du fichier : Le fichier sert à enregistrer des informations sur les personnes immigrantes accueillies en Estrie, en Mauricie et au Centre‐du‐Québec ou qui rencontrées en accompagnement. Les informations touchent les métiers et professions, le code CNP, la scolarité, la connaissance du français, le pays d'origine, le statut, le numéro de personne. Ces renseignements sont conservés actifs jusqu'à leur mise à jour, deux ans semi‐actifs puis ils sont détruits. CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier




Permet d'aider l'agent d'accompagnement lors de ses suivis

Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions : Agent d'aide socio‐économique MODE GESTION DU FICHIER ET MESURES DE SÉCURITÉ (cochez la ou les cases appropriées) Supports utilisés






Éducation Logement

Emploi Immigration



Autres. Précisez:








Autres. Précisez:










NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction régionale de l'Estrie, de la Mauricie et du Centre‐du‐Québec (DREMCQ) IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : INTIMM : Demandes d'évaluation comparative des études

Description sommaire du fichier : Les dossiers reçus par la Direction régionale contiennent les informations suivantes : nom, prénom, adresse de résidence, date de naissance, pays d'origine, numéro de carte de crédit (temporaire), sexe et diplômes scolaires. Les renseignements sont conservés un an actifs, neuf ans semi‐actifs puis ils sont détruits. Il y a 540 dossiers répertoriés dans le fichier par année. CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier




Loi sur le ministère de l'Immigration et des Communautés culturelles

Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions : Personnel de soutien MODE GESTION DU FICHIER ET MESURES DE SÉCURITÉ (cochez la ou les cases appropriées) Supports utilisés






Éducation Logement

Emploi Immigration



Autres. Précisez:








Autres. Précisez:










NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction régionale de l'Estrie, de la Mauricie et du Centre‐du‐Québec (DREMCQ) IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : Abonnement au service d'électricité (Hydro‐Sherbrooke) – ABOLI

Description sommaire du fichier : Le fichier contient les renseignements personnels suivants : nom, prénom, sexe, date de naissance, numéro d'assurance sociale et adresse permanente. Les renseignements sont conservés deux ans actifs puis ils sont détruits. Il y a de 150 à 200 personnes répertoriées dans le fichier. CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier





Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions : Personnel de soutien et personnel du fournisseur MODE GESTION DU FICHIER ET MESURES DE SÉCURITÉ (cochez la ou les cases appropriées) Supports utilisés






Éducation Logement

Emploi Immigration



Autres. Précisez:








Autres. Précisez:










NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction régionale de l'Estrie, de la Mauricie et du Centre‐du‐Québec (DREMCQ) IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : Première inscription à la Régie de l'assurance maladie du Québec pour les personnes réfugiées

Description sommaire du fichier : Le fichier contient les renseignements personnels suivants : nom, prénom, date de naissance, état civil, citoyenneté, date d'arrivée et d'établissement au Québec, dernier pays de résidence, copies certifiées du visa, de la confirmation de résidence permanente et du Certificat de sélection du Québec. Les renseignements sont conservés deux ans actifs puis ils sont échantillonnés. Il y a 1 100 personnes répertoriées dans le fichier. CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier




Programme Réussir l'intégration –volet Personnes réfugiées







Éducation Logement

Emploi Immigration



Autres. Précisez:








Autres. Précisez:










NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction régionale de l'Estrie, de la Mauricie et du Centre‐du‐Québec (DREMCQ) IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : INTIMM : Agenda électronique pour la prise de rendez‐vous pour les services offerts par les bureaux de Sherbrooke et de Trois‐Rivières – ABOLI

Description sommaire du fichier : Attribution des rendez‐vous de la clientèle pour des services d'immigration ou d'intégration. Les renseignements consignés sont le nom et le prénom, le numéro de téléphone, la date de naissance et le numéro de personne. Ces informations permettent de joindre la clientèle en cas d'annulation ou de report de rendez‐vous. Ces renseignements sont conservés dans INTIMM. CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier




Pour joindre la clientèle en cas d'annulation ou de report de rendez‐vous







Éducation Logement

Emploi Immigration



Autres. Précisez:








Autres. Précisez:










NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction régionale de l'Estrie, de la Mauricie et du Centre‐du‐Québec (DREMCQ) IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : Tableau d'arrivée des personnes réfugiées

Description sommaire du fichier : Le fichier contient les renseignements personnels suivants : nom, prénom, âge, sexe, date de naissance, origine, langue. Ces informations sont transmises à chaque nouvelle arrivée de personnes réfugiées. Les renseignements sont conservés deux ans actifs et trois ans semi‐actifs puis ils sont détruits. Il y a 1 260 personnes répertoriées dans le fichier. CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier





Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions : Personnel de soutien et membres du personnel des organismes MODE GESTION DU FICHIER ET MESURES DE SÉCURITÉ (cochez la ou les cases appropriées) Supports utilisés




Identité Services aux individus


Éducation Logement

Emploi Immigration



Autres. Précisez:




En vue de l ’application d’une loi . Précisez :


En vue de l ’application d’une mesure ou d’un programme. Précisez :


Autres. Précisez:





Contrôle à l ’uti l isation du fichier Règles/pratiques de vérification du fichier





NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction régionale de l'Estrie, de la Mauricie et du Centre‐du‐Québec (DREMCQ) IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : INTIMM : Travailleurs temporaires

Description sommaire du fichier : Les dossiers reçus par la Direction régionale contiennent les informations suivantes : nom, prénom, adresse de résidence, date de naissance, pays d'origine, numéro de carte de crédit (temporaire), sexe et diplômes scolaires. Les renseignements sont conservés tant qu'ils sont à jour, un an actifs, deux ans semi‐actifs puis ils sont détruits. Il y a 200 personnes répertoriées dans le fichier par année. CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier



Identité Services aux individus Santé/services sociaux Permis Éducation Logement Emploi Immigration Vie économique Organisations Justice Démographie Autres. Précisez:





Un organisme privé


Autre. Précisez:


En vue de l ’appl ication d’une loi . Précisez : Loi sur l'immigration au Québec


Règlement sur la sélection des ressortissants étrangers


Programme des travailleurs étrangers temporaires (réguliers, spécialisés, peu spécialisés et agricoles)


Autres. Précisez:




Contrôle des entrées/sorties de personnes Contrôle préventi f de l ’accès au fichier Contrôle physique des instal lations Journaux de vérification de programmes Contrôle à l ’uti l i sation du fichier Règles/pratiques de véri fication du fichier Contrôle des procédures Procédures d’él imination des données Autres. Précisez:

Autres. Précisez:



NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction régionale de l'île de Montréal (DRIM) IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : Réception de l'aide financière couvrant les imprévus durant l'hébergement temporaire

Description sommaire du fichier : Le fichier rassemble des documents qui confirment la réception de l'aide financière remise aux personnes réfugiées accueillies par le Service d'accueil à l'aéroport. Il contient le nom, le prénom et le numéro de dossier. Il a été constitué en janvier 2013 et il contient environ 300 noms. Le fichier est conservé trois ans à la Direction régionale de l'île de Montréal. CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier

Réfugiés sélectionnés à l'étranger





Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions : Coordonnateur à l'aéroport et deux techniciens MODE GESTION DU FICHIER ET MESURES DE SÉCURITÉ (cochez la ou les cases appropriées) Supports utilisés






Éducation Logement

Emploi Immigration



Autres . Précisez:







À des fins statistiques . Précisez :

Autres. Précisez:







Autres . Précisez: Autres . Précisez:



NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction régionale de l'île de Montréal (DRIM) IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : Bons de commande pour les fournisseurs de biens et services offerts aux personnes réfugiées

Description sommaire du fichier : Le fichier sert à commander des meubles et des articles ménagers destinés aux personnes réfugiées soutenues dans le cadre du programme Réussir l'intégration. Le bon de commande contient le nom de la personne et l'adresse du domicile pour la livraison des meubles. Une quarantaine de bons sont produits annuellement. Une copie du bon est conservée trois ans. Il y a 150 personnes répertoriées dans le fichier. Parmi les fournisseurs, il y a : Meubles Frontenac; Walmart; Zellers CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier





Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions : Technicien, agent de bureau et professionnel impliqués dans la gestion du programme MODE GESTION DU FICHIER ET MESURES DE SÉCURITÉ (cochez la ou les cases appropriées) Supports utilisés






Éducation Logement

Emploi Immigration



Autres . Précisez:








Autres. Précisez:










NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction régionale de l'Île de Montréal (DRIM) IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : Valorisation Jeunesse – Place à la relève

Description sommaire du fichier : Ce fichier contient les données personnelles des participants de 2009 à 2011 au Programme Valorisation Jeunesse – Place à la relève. Les renseignements sont conservés cinq ans. Il y a 1 500 personnes répertoriées dans le fichier. CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier

Jeunes participants au Programme Valorisation Jeunesse – Place à la relève




Pour l'évaluation du programme et le suivi des jeunes participants

Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions : Conseiller MODE GESTION DU FICHIER ET MESURES DE SÉCURITÉ (cochez la ou les cases appropriées) Supports utilisés






Éducation Logement

Emploi Immigration



Autres . Précisez:








Autres. Précisez:










NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction régionale de la Montérégie (DRM) IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : INTIMM – Accueil et établissement des personnes réfugiées prises en charge par l'État

Description sommaire du fichier : Enregistrement des personnes nouvellement arrivées dans le cadre du Programme Réussir l'intégration. Le fichier contient la date et le type d'arrivée, la catégorie d'immigration et le nombre de personnes à charge. Les dossiers sont conservés deux ans actifs, trois ans semi‐actifs puis ils sont détruits. Il y a 200 personnes répertoriées dans le fichier. CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier



Employeurs et mandataires


Loi sur l'immigration au Québec


Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions : Gestionnaire, professionnels, techniciens, agents de bureau MODE GESTION DU FICHIER ET MESURES DE SÉCURITÉ (cochez la ou les cases appropriées) Supports utilisés



Autres catégories de personnes . Précisez :



Éducation Logement

Emploi Immigration



Autres. Précisez:








Autres. Précisez:



Contrôle des entrées/sorties de personnes Contrôle préventi f de l ’accès au fichier

Contrôle phys ique des insta l lations Journaux de véri fication de programmes

Contrôle à l ’uti l i sation du fichier Règles/pratiques de véri fication du fichier





NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction régionale de la Montérégie (DRM) IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : Séance d'information sur la vie et l'emploi à Bibliothèque et Archives nationales

Description sommaire du fichier : Le fichier contient la liste des participantes et participants inscrits aux sessions d'information sur la vie et l'emploi en Montérégie. Les renseignements personnels recueillis sont le nom, le prénom, le numéro de téléphone et l'adresse courriel. Les renseignements sont conservés un an actifs puis ils sont détruits. Il y a 50 personnes répertoriées dans le fichier. CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier




Régionalisation de l'immigration

Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions : Conseillers en partenariat et gestionnaire MODE GESTION DU FICHIER ET MESURES DE SÉCURITÉ (cochez la ou les cases appropriées) Supports utilisés






Éducation Logement

Emploi Immigration



Autres . Précisez:








Autres. Précisez:










NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction régionale de la Montérégie (DRM) IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : Bon de commande pour les fournisseurs de biens et services offerts aux personnes réfugiées

Description sommaire du fichier : Le fichier sert à commander des meubles, des articles ménagers et à réserver des chambres d'hôtel pour la durée temporaire nécessaire pour les personnes immigrantes accueillies en Montérégie. Les renseignements personnels transmis sont le numéro de personne et le numéro de dossier INTIMM, les nom et prénom du requérant principal, l'adresse et la date d'arrivée. Les renseignements sont conservés deux ans actifs, cinq ans semi‐actifs puis ils sont détruits. Il y a 200 personnes répertoriées dans le fichier par année réparties parmi les fournisseurs de la région de la Montérégie. Parmi ces fournisseurs, il y a : Michael Rossy; Comptoir du meuble; Tigre Géant; Walmart; Hôtel Le Dauphin; Hôtel Le Granbyen; Hôtel Quality Inn. CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier





Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions : Agent d'aide socioéconomique et responsable du dossier MODE GESTION DU FICHIER ET MESURES DE SÉCURITÉ (cochez la ou les cases appropriées) Supports utilisés






Éducation Logement

Emploi Immigration



Autres. Précisez:








Autres. Précisez:




Contrôle phys ique des instal lations Journaux de véri fication de programmes

Contrôle à l ’uti l i sation du fichier Règles/pratiques de véri fication du fichier





NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction régionale de la Montérégie (DRM) IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : Dossiers physiques d'immigration

Description sommaire du fichier : Le fichier regroupe tous les dossiers physiques d'immigration traités par la Direction régionale de la Montérégie. Chaque dossier contient des renseignements personnels relatifs à l'obtention d'un document d'immigration à des fin permanentes ou temporaires. Les dossiers sont conservés tant qu'ils sont à jour, deux ans actifs, cinq ans semi‐actifs puis ils sont échantillonnés. Il y a environ 5 000 personnes répertoriées dans le fichier. CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier



Employeurs, mandataires




Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions : Gestionnaire, professionnels, techniciens, agents de bureau et la personnel de la Vérification interne MODE GESTION DU FICHIER ET MESURES DE SÉCURITÉ (cochez la ou les cases appropriées) Supports utilisés






Éducation Logement

Emploi Immigration



Autres. Précisez:








Autres. Précisez:










NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction régionale de la Montérégie (DRM) IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : INTIMM : Demandes d'évaluation comparative des études

Description sommaire du fichier : Ce fichier permet d'identifier l'unité responsable du traitement de la demande, de créer un dossier, de saisir les données et d'inscrire le résultat de l'évaluation, des documents scolaires et des notes pertinentes au dossier. Les renseignements sont conservés un an actifs et neuf ans semi‐actifs puis ils sont détruits. Le nombre de personnes répertoriées est de 1 419. CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier



Établissements d'enseignement responsables

de la formation de la personne qui demande

une évaluation comparative.



Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions : Gestionnaire, technicien en éducation internationale et agents de bureau MODE GESTION DU FICHIER ET MESURES DE SÉCURITÉ (cochez la ou les cases appropriées) Supports utilisés






Éducation Logement

Emploi Immigration



Autres. Précisez:








Autres. Précisez:










NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction régionale de la Montérégie (DRM) IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : Liste des interprètes

Description sommaire du fichier : Le fichier regroupe les contrats des interprètes qui ont travaillé auprès des personnes réfugiées prises en charge par l'État. Il contient le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et le numéro d'assurance sociale. Les renseignements sont conservés deux ans actifs, trois ans semi‐actifs puis ils sont échantillonnés. Il y a 20 personnes répertoriées dans le fichier. CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier




Directive sur le service d’interprétariat

Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions : Agent d'aide socioéconomique et technicien en administration MODE GESTION DU FICHIER ET MESURES DE SÉCURITÉ (cochez la ou les cases appropriées) Supports utilisés


classeur fermé à clé





Éducation Logement

Emploi Immigration



Autres. Précisez:








Autres. Précisez:










NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction régionale de la Montérégie (DRM) IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : INTIMM : Offre d'emploi permanent

Description sommaire du fichier : Le fichier est utilisé pour la validation des offres d'emploi permanent. Il contient les informations requises pour valider une offre d'emploi permanent qu'un employeur fait à un ressortissant étranger. Il sert au candidat afin d'obtenir les points nécessaires pour bonifier sa demande de sélection au Québec. Les renseignements sont conservés tant qu'ils sont à jour, un an actifs, deux ans semi‐actifs puis ils sont détruits. Il y a 13 personnes répertoriées dans le fichier. CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier



Avocats, consultants en immigration,

mandataires




Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions : Agents d'aide socioéconomique et agents de bureau MODE GESTION DU FICHIER ET MESURES DE SÉCURITÉ (cochez la ou les cases appropriées) Supports utilisés






Éducation Logement

Emploi Immigration



Autres. Précisez:








Autres. Précisez:










NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction régionale de la Montérégie (DRM) IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : INTIMM : Offre d'emploi temporaire

Description sommaire du fichier : Le fichier contient les informations requises pour valider une offre d'emploi temporaire qu'un employeur fait à un ressortissant étranger. Les renseignements sont conservés tant qu'ils sont à jour, un an actifs, deux ans semi‐actifs puis ils sont détruits. Il y a 1 070 personnes répertoriées dans le fichier. CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier








Un organisme privé


Autre. Précisez:

Avocats, consultants en immigration, mandataires


En vue de l ’appl ication d’une loi . Précisez : Loi sur l'immigration au Québec





Autres. Précisez:




Contrôle des entrées/sorties de personnes Contrôle préventif de l ’accès au fichier Contrôle physique des instal lations Journaux de vérification de programmes Contrôle à l ’uti l isation du fichier Règles/pratiques de véri fication du fichier Contrôle des procédures Procédures d’él imination des données Autres. Précisez:

Autres. Précisez:



NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction régionale de la Montérégie (DRM) IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : INTIMM : Parrainage étranger

Description sommaire du fichier : Le fichier contient des renseignements personnels fournis par des résidants du Québec ou des requérants sur place en vue de soutenir leur demande de parrainage (d'adoption ou parrainage collectif), de renseignements obtenus de tiers pour le même motif, avec leur consentement ou en vertu d'ententes d'échanges de renseignements personnels. Les renseignements sont conservés tant qu'ils sont à jour puis ils sont échantillonés. Cinq échantillons sont envoyés à Bibliothèque et Archives nationales du Québec. Il y a environ 18 personnes répertoriées dans le fichier par année. CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier












Éducation Logement

Emploi Immigration



Autres. Précisez:








Autres. Précisez:










NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction régionale de la Montérégie (DRM) IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : INTIMM : Sélection temporaire sur place

Description sommaire du fichier : Le fichier contient des renseignements personnels fournis par des employeurs et des ressortissants étrangers en vue de soutenir leur demande de Certificat d'acceptation du Québec et de renseignements obtenus de tiers pour le même motif, avec leur consentement ou en vertu d'ententes d'échanges de renseignements personnels. Les renseignements sont conservés tant qu'ils sont à jour, deux ans actifs, cinq ans semi‐actifs puis ils sont échantillonnés. Il y a 1 051 personnes répertoriées dans le fichier. CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier



Employeurs et mandataires




Sélection des travailleurs temporaires

Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions : Employés qui sont habilités à accéder au fichier lorsque les renseignements qu'il contient sont nécessaires à l'exercice de leur fonction MODE GESTION DU FICHIER ET MESURES DE SÉCURITÉ (cochez la ou les cases appropriées) Supports utilisés






Éducation Logement

Emploi Immigration



Autres. Précisez:








Autres. Précisez:










NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction régionale de Laval, des Laurentides et de Lanaudière (DRLLL) IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : INTIMM : Accueil et établissement

Description sommaire du fichier : Ce fichier informatique sert à inscrire l'arrivée des personnes au Québec. Pour les personnes réfugiées, il sert à inscrire les dépenses effectuées dans le cadre du Programme Réussir l'intégration pour chaque ménage dont l'arrivée est enregistrée au Service d'accueil à l'aéroport et dans les services du Ministère. Les dossiers sont conservés deux ans actifs, trois ans semi‐actifs puis ils sont détruits. Il y a environ 1 000 requérants principaux et leurs dépendants répertoriés dans le fichier. CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier





Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions : Techniciens en partenariat MODE GESTION DU FICHIER ET MESURES DE SÉCURITÉ (cochez la ou les cases appropriées) Supports utilisés






Éducation Logement

Emploi Immigration



Autres. Précisez:








Autres. Précisez:










NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction régionale de Laval, des Laurentides et de Lanaudière (DRLLL) IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : Bons de commande pour les fournisseurs de biens et services offerts aux personnes réfugiées

Description sommaire du fichier : Ce fichier sert à commander des meubles, des articles ménagers et à réserver des chambres d'hôtel pour les personnes réfugiées accueillies dans les Laurentides. Les informations transmises sont le numéro de personne, le numéro de dossier, le nom, le prénom du requérant principal, la date d'arrivée, le nombre de personnes à charge et la destination qui figurent sur l'étiquette INTIMM. Les renseignements sont conservés deux ans actifs, cinq ans semi‐actifs puis ils sont détruits. Il y a entre 150 et 240 personnes répertoriées dans le fichier par année réparties parmi les fournisseurs de la région de Laval, des Laurentides et de Lanaudière. Parmi ces fournisseurs, il y a : Hôtel Best Western; Hôtel Le Château; Hôtel Quality Suites; Flash Décor; Matelas Bonheur; Meubles SJ Dion; SOS Appareils électroménagers; Victor Piché; Walmart. CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier








Un organisme privé


Autre. Précisez: Fournisseur






À des fins statis tiques. Précisez :

Autres. Précisez:

Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions : Employés de la Direction régionale, intervenants des organismes d'accueil et d'aide à l'installation et fournisseur MODE GESTION DU FICHIER ET MESURES DE SÉCURITÉ (cochez la ou les cases appropriées) Supports utilisés



Contrôle des entrées/sorties de personnes Contrôle préventif de l ’accès au fichier Contrôle physique des instal lations Journaux de vérification de programmes Contrôle à l ’uti l isation du fichier Règles/pratiques de véri fication du fichier Contrôle des procédures Procédures d’él imination des données Autres . Précisez:

Autres . Précisez:



NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction régionale de Laval, des Laurentides et de Lanaudière (DRLLL) IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : Dossiers physiques d'immigration

Description sommaire du fichier : Le fichier regroupe tous les dossiers physiques d'immigration traités par la Direction régionale de Laval, des Laurentides et de Lanaudière. Chaque dossier contient des renseignements personnels relatifs à l'obtention d'un document d'immigration à des fins permanentes ou temporaires. Les renseignements sont conservés tant qu'ils sont à jour, deux ans actifs, cinq ans semi‐actifs puis ils sont échantillonnés. Il y a environ 3 500 personnes répertoriées dans le fichier. CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier






Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions : Agents d'aide socioéconomique, agents de partenariats, professionnel responsable MODE GESTION DU FICHIER ET MESURES DE SÉCURITÉ (cochez la ou les cases appropriées) Supports utilisés






Éducation Logement

Emploi Immigration



Autres. Précisez:








Autres. Précisez:










NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction régionale de Laval, des Laurentides et Lanaudière (DRLLL) IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : INTIMM : Demandes d'évaluation comparative des études

Description sommaire du fichier : Le fichier permet d'identifier l'unité responsable du traitement de la demande d'évaluation comparative, de créer des dossiers pour la clientèle, de saisir les données sur les études et d'inscrire le résultat de l'évaluation des documents scolaires et les notes pertinentes au dossier. Les renseignements sont conservés un an actifs et neuf ans semi‐actifs puis ils sont détruits. Il y a environ 5 000 personnes répertoriées dans le fichier. CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier





Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions : Techniciens et agents de bureau MODE GESTION DU FICHIER ET MESURES DE SÉCURITÉ (cochez la ou les cases appropriées) Supports utilisés






Éducation Logement

Emploi Immigration



Autres . Précisez:








Autres. Précisez:










NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction régionale de la Capitale‐Nationale et de l'Est‐du‐Québec (DRCNEQ) IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : INTIMM : Accueil et établissement des personnes réfugiées

Description sommaire du fichier : Le fichier contient Le fichier contient des données relatives à l'accueil des personnes réfugiées prises en charge par l'État. Les renseignements recueillis sont le numéro de personne et de dossier, le nom, le prénom, le sexe, l'âge du requérant principal et des personnes à charge, la date d'arrivée et la destination. Les dossiers sont conservés deux ans actifs, trois ans semi‐actifs puis ils sont détruits. Il y a 300 personnes répertoriées dans le fichier. CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier





Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions : Gestionnaires, professionnels et personnel de soutien MODE GESTION DU FICHIER ET MESURES DE SÉCURITÉ (cochez la ou les cases appropriées) Supports utilisés






Éducation Logement

Emploi Immigration



Autres. Précisez:








Autres. Précisez:










NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction régionale de la Capitale‐Nationale et de l'Est‐du‐Québec (DRCNEQ) IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : INTIMM : Demandes de CAQ – travailleurs temporaires

Description sommaire du fichier : Le fichier contien de l'information sur les entreprises et les candidats dans le but de délivrer un CAQ pour travail temporaire. Les renseignements recueillis sont le nom, la date de naissance et les coordonnées personnelles des candidats. Les renseignements sont conservés tant qu'ils sont à jour, un an actifs, deux ans semi‐actifs puis ils sont détruits. Il y a 3 000 personnes répertoriées dans le fichier par année. CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier






Programme des travailleurs étrangers temporaires

Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions : Agents d'aide socioéconomique et personnel de soutien MODE GESTION DU FICHIER ET MESURES DE SÉCURITÉ (cochez la ou les cases appropriées) Supports utilisés






Éducation Logement

Emploi Immigration



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Autres. Précisez:










NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction régionale de la Capitale‐Nationale et de l'Est‐du‐Québec (DRCNEQ) IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : INTIMM : Demandes d'évaluation comparative des études

Description sommaire du fichier : Le fichier contient des informations relatives au traitement des demandes d'évaluation comparative des études, notamment le résultat de l'évaluation, les documents scolaires et les notes pertinentes au dossier. Les renseignements sont conservés un an actif, neuf ans semi‐actifs puis ils sont détruits. Il y a 1 500 personnes répertoriées dans le fichier par année. CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier





Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions : Agents d'aide socioéconomique et personnel de soutien MODE GESTION DU FICHIER ET MESURES DE SÉCURITÉ (cochez la ou les cases appropriées) Supports utilisés






Éducation Logement

Emploi Immigration



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Documents

Déclaration d’un fichier de renseignements personnels...Déclaration d’un fichier de renseignements personnels Secrétariat général, le : 2013‐11‐11 NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE