De:Envoyé:A:Objet:Pièces jointes:

du Com’N ex&utlt

Québec

Adam, Marc-Antoine18juin 2018 08:42

N/Réf.: 1819-013 - Votre demande d’accès à information013-document.pdf; 013-articles.pdf; AVIS DE RECOURS.pdf

Objet: Votre demande en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protectiondes renseignements personnels (chapitre A-2. 1)

N/Réf. : 1819-013

Monsieur

Nous donnons suite à votre demande d’accès du 18 mai 2018, dont le but est d’obtenir divers documents enlien avec l’élaboration du projet de loi 179 modifiant la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics etsur la protection des renseignements personnels.

Nous vous transmettons copie de certains des documents détenus par le ministère du Conseil exécutif à l’égardde votre demande, dans lesquels les renseignements visés par les articles 33, 34, 36, 37 et 39 de la Loi surl’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels ont étécaviardés, comme le permet l’article 14 de cette même loi.

De plus, conformément à l’article 13 de la Loi, nous vous informons que d’autres documents visés par votredemande sont diffusés sur Internet, à l’adresse Internet suivante:

http:Ilwww. institutions-democratigues.qouv.gc.ca/acces-information/pro jet-loi-acces. htm

Nous vous informons également que les autres documents visés par votre demande ne sont pas accessibles,et ce, en application des articles 9, 23, 24, 31, 33, 34, 36, 37 et 39 de la Lo ou ne peuvent vous être transmispuisqu’ils sont formés en substance de renseignements visés par ces mêmes articles, et ce, en application del’article 14 de la cette même loi. De plus, certains de ces renseignements sont couverts par le privilège deconfidentialité de la relation avocat-client et ne peuvent vous être transmis, en vertu des dispositions de l’article9 de la Charte des droits et libertés de la personne qui protègent le secret professionnel.

Vous trouverez ci-joint copie de l’avis relatif au recours prévu à la section III du chapitre IV de la Loi sur l’accèsaux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, de même que desarticles de loi mentionnés à la présente.

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Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de nos sentiments les meilleurs.    Marc-Antoine Adam Secrétaire général associé Secrétariat du Conseil exécutif 

Ministère du Conseil exécutif 835, boulevard René-Lévesque Est, 2e étage Québec (Québec) G1A 1B4 Téléphone : 418 643-7355 Courriel: marc-antoine.adam@mce.gouv.qc.ca   

 

Avis important

Ce courriel est à usage restreint. S’il ne vous est pas destiné, veuillez, s.v.p. le détruire immédiatement et en informer l’expéditeur.

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MÉMOIRE AU CONSEIL DES MINISTRES GOUVERNEMENT DU QUÉBEC

DE: Madame Kathleen WeIl Le 10 mai2018Ministre responsable de PAccès à l’informationet de la Réforme des Institutions démocratiques

OBJET: Projet de loi modifiant la Loi sur l’accès aux documents des organismespublics et sur la protection des renseignements personnels

PARTIE ACCESSIBLE AU PUBLIC

1- Exposé de situation

La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection desrenseignements personnels (RLRQ, c. A-2.1) (Loi sur l’accès) a été adoptéeInitialement en 1982 L’ensemble des organismes publics du Québec y sont assujettis,incluant les ministères et organismes du gouvernement, les établissements de santéet de services sociaux, les réseaux de l’éducatIon et de l’ensêlgnement supérieur, demême que les municipalités et les ordres professionnels1, ce qui totalise plus de3 000 organismes assujettis.

La Loi sur l’accès préséance et droits couverts

Prépondérante et axée sur la protection de droits fondamentaux, la Loi sur l’accès aun statut particulier dans le corpus législatif québécois.

Compte tenu de la nature fondamentale des droits qu’elle reconnaît, la Loi sur l’accèsest d’ordre public. Ce qui veut dire qu’on ne peut y déroger et que les dispositions dela Loi sur l’accès prévalent, sauf exception, sur celles de toute autre loi qui lui seraientcontraires. Celle valeur prépondérante a pour but de protéger certains droits garantisau Québec dans la Charte des droits et libertés de la personne ainsi que les principesde transparence de l’État en tant qu’outil d’exercice de la démocratie.

Celle loi prévoit donc que tant le droit à l’information que le droit à la vie privéedoivent être protégés. Ces deux droits fondamentaux se déclinent ainsi dans la Loisur l’accès:

• Le droit pour toute personne d’avoir accès aux documents administratifs détenuspar un organisme public.

• Le droit pour toute personne physique d’avoir accès aux renseignementspersonnels qui la concernent.

• Le droit pour toute personne physique de faire rectifier des renseignements qui laconcernent.

• Le droit à la protection des renseignements personnels.

La Loi sur l’accès s’applique à tout document détenu par les organismes publics qui ysont assujettis. Au sens de cette loi, un document n’est pas qu’un écrit, la forme de cequi constitue un document peut être aussi graphique, informatisée ou autre, incluantles données ouvertes.

En vertu de l’article 1,1 de la Loi sur l’accès, celle-ci s’applique depuis 2006 « aux documents détenus par unordre professionnel dans la mesure prévue par le Code des professions». Les ordres professionnels ne sontdonc assujettis Ja Loi sur l’accès qu’en ce qui concerne les documents et les renseignements personnels qu’ilsdétiennent dans le cadre du contrôle de l’exercice de la profession. Les autres renseignements personnels qu’ilsdétiennent sont soumis à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Il s’agitd’un régime hybride.

Une modernisation requise

La Loi sur l’accès a été adoptée il y a 35 ans et, hormis certaines modifications,notamment en 2006, elle n’a jamais fait l’objet d’une révision en profondeur.

La Commission d’accès â l’information (CAl), dans ses rapports quinquennauxsuccessifs, incluant celui rendu public en 2016, a recommandé au gouvememèntdifférentes avenues àfln d’actualiser la Loi sur l’accès. En 2016, elle a énoncénotamment, qu’en matière d’accès aux documents, « une réforme majeures’impose »2

En 1982, la loi québécoise constituait une Initiative avant-gardiste. Cependant, lesdiverses juridictions canadiennes se sont dotées depuis de lois similaires, dontcertaInes ont elles-mêmes fait l’objet d’une modernisation. Ainsi, la loi québécoise seclasse maintenant 11e sur les 14 juridictions du Canada, selon le Global RlghttoInformation Rating (GRIR)3. En terme de pointage attribué, elle ne figure qu’à deuxpoints de la dernière position. Celle situation est inacceptable compte tenu desattentes légitimes des Québéqois et Québécoises quant à la transparence de l’Ètat.

Ainsi, en avril et en mal 2014, le gouvernement s’est engagé à donner aux citoyens legouvernement le plus ouvert et transparent que le Québec alt connu, de façon à ceque les citoyens puissent étre davantage renseignés sur les affaires de l’État et ainsidavantage participer aux décisions courantes lIées à l’action gouvernementale.

Les orientations gouvernementales

En 2015, le Conseil des ministres a adopté 31 orientations concernant la visiongouvernementale relativement à la modernisation de la Loi sur l’accès. Le 17 mars2015, le document comprenant ces orientations a été déposé à l’Assemblée nationalesous l’intitulé Orientations gouvernementales pour un gouvernement plus transparent,dans le respect du droit â la vie brivée et la protection des renseignementspersonnels. Ce document a fait robipt d’une consultation générale et d’auditionspubliques par la Commission des institutions.

En même temps que ces orientations gouvernementales étalent annoncées et lesconsultations publiques tenues, des actIons vers plus de transparence se mettaient enoeuvre. Ainsi, la diffusion en ligne des agendas des membres du Conseil des ministresa débuté et de nouvelles obligations de diffusion proactive sont entrées en vigueurpour les ministères et organismes du gouvernement assujettis au Règlement sur ladiffusion de l’information et sur la protection des renseignements personnels.

À la suite des consultations parlementaires, d’autres travaux ont été effectués,notamment pour tenir compte des représentatIons effectuées lors de cetteconsultation publique. D’autres avis ont également été sollicités auprès de diversesinstances concernées, des recherches supplémentaires effectuées et des analysesapprofondies réalisées.

En septembre 2016, la CAl a déposé son rapport quinquennal comprenant 67recommandations, dont certaines concernaient la Loi sur l’accès, Ce rapport a faitl’objet d’une consultation générale et d’auditions publiques en août 2017. À la lumièredes propositions de ce rapport et des représentations effectuées dans le contexte dela commission parlementaire, les travaux de révision de la Loi sur l’accès ont pu êtrecomplétés.

Le projet de loi modifiant la Loi sur l’accès, joint au présent mémoire, constitue donc larésultante de tous ces travaux. Essentiellement, il traduit les orientations déposées enmars 2015 tout en les adaptant en fonction des travaux et des consultations qui ontsuivi.

2 coMuIssa D’ACCÈS À L’INFORMATION, Rappoit quinquennal 2016— RÔtabliri’ôqullibœ, septembre 2016, p. 10.Le Global Right b Information Rabing (GRIR) est un outil mis en place par le centre for Law and Democraly, encollaboration avec Acceas Info Europe. Le GRIR est constitué d’une liste de 61 indIcateurs permeltant de réaliserune analyse comparative des législations sur l’accès à l’information des diverses Jufldlctlons et de présenter unclassement de ces législaucns.

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Les objectifs suivants, déjà identifiés dans le document d’orientation de 2015,constituent la pierre angulaire sur laquelle les choix législatifs proposés ont étéeffectués:

Soutenir l’exercice de la démocratie

o En contribuant à l’exercice du droit à l’information;o En permettant à la population d’exercer un droit de regard sur la conduite des

affaIres publiques;

o En favorisant la reddition de comptes des décideurs politiques.Maintenir une saine gouvemance de l’État

o En trouvant un juste équilibre entre les diverses dimensions d’une sainegouvernance (respect des droits et des libertés; maintien d’un système dejustice impartial et efficace; administration publique neutre et efficace;protection de la sécurité publique et de la population; etc.);

o En maintenant un espace privé de réflexion pour les décideurs.• Protéger l’intérêt public

o En repensant les conditions permettant de maintenir un équilibre entre ladiffusion des documents et la protection de l’intérêt public.

• Protéger les droits et libertés des citoyennes et citoyens (vie privée etrenseignements personnels)

o En assurant à chaque personne une sphère d’intimité légitime;o En assujettissant la circulation des renseignements personnels au respect de

strictes conditions;

o En prévenant et en sanctionnant tout usage préjudiciable de cesrenseignements.

• Soutenir la mise en oeuvre du gouvernement ouvert et stimuler l’innovationo En publiant des données organisées, structurées et standardisées dans un

format permettant à toute personne de les utiliser librement (offrir de nouveauxservices et produits; concevoir des applications informatiques; mener desprojets de recherche; etc.).

2- Lois existantes

• Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection desrenseignements personnels (RLRQ, c. A-2.1)

• Plusieurs autres lois et un règlement, lesquels sont énumérés aux premièrespages du projet de loi.

3- Solutions possibles

Premiére solution

La première solution à envisager est le statu quo. Cette solution Implique que la situationactuelle serait maintenue.

Deuxième solution

La deuxième solution envisagée est de modifier la Loi sur l’accès en y intégrant lesmodifications présentées cl-après.

Selon ce qui est proposé, de nombreuses modifications seraient apportées, reflétanten cela la révision en profondeur qui a été effectuée. Notamment, une nouvellesection serait Insérée dans la loi, de nouvelles dispositions seraient ajoutées etcertaines autres regroupées ou retirées. La numérotation de la loi serait ajustée enconséquence, en altérant le moins possible la numérotation existante, et ce,

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conformément aux règles de légistique et en prenant en compte les besoins deréférence jurisprudentielle.

Les principales modifications proposées s’inscrivent dans l’un ou l’autre des quatregrands axes suivants:

- Renforcement de la gouvernance de la Loi sur l’accès.

• Accroissement de l’accès à l’information et de la transparence.

- Meilleure protection des renseignements personnels.

• Structures plus adaptées et plus efficaces.

3.1- Renforcement de la gouvernance de la Loi sur l’accès

La gouvemance, au sens de l’exercice de l’autorité de gestion aux plus hauts niveaux,se doit d’être renforcée dans les organismes publics en matière d’accès auxdocuments et de protection des renseignements personnels. Les instances assujettiesse doivent en effet d’assurer un leadership accru quant à rappucation de la Loi surl’accès auprès de leurs commettants.

Ainsi, des rôles et des responsabilités mieux définis et connus de chacun, de mêmequ’une implication accrue dès plus hautes autorités administratives, participeraient àmettre en place ou à accroître une culture d’ouverture et de transparence. Celaparticiperait également à une prise en compte Intégrée de l’accès aux documents etde la protection des renseignements personnels dans les différents processusadministratifs (planification, évaluation, contrôle et reddition de comptes).

DIverses mesures sont proposées dans cette optique.

3.1.1- Modification du titre de la Loi

Le nom de la loi serait modifié (article I du projet de loi), celle-ci devenant la Loi surl’accès à l’information des organismes publics et sur la protection des renseignementspersonnels. Le remplacement des termes accès aux documents pour le vocable pluslarge, et couramment utilisé, d’accès â l’information refléterait bien la volontégouvernementale d’accroître l’accès à l’information qui est détenue par lesorganismes publics, et ce, que ce soit par le moyen des demandes d’accès formellesà des documents ou par la diffusion proactive de renseignements, Incluant desdonnées ouvertes.

3.1.2- Introduction des principes et objets de la Loi

Afin de faciliter l’application de la Loi de l’accès, il est proposé d’y Introduire lesprincipes et les objets de celle-ci, de manière à refléter l’esprit de la loi et à préciser lapensée et les objectifs du législateur.

Ces ajouts favoriseraient également que la Loi sur l’accès soit mieux comprise et queles plus hautes instances puissent s’y référer au besoin, par exemple, en cas desituations inédites où les choix éclairés se dôlvent de tenir compte de l’esprit de la loi.Il en découlerait une meilleure cohérence d’application, mais aussi la possibilité pourles citoyens et les citoyennes de mieux comprendre leurs droits.

Ainsi, en Introduction du projet de loi, il est proposé d’ajouter un préambule et desdispositions précisant les principes et les objets de la loi (articles 2 et 3 du projet deloi). Ces nouvelles dispositions ont trait aux droits à protéger, aux grands objeàtifs dela loi et à sa portée, ce qui fournit également la manière et l’esprit dans lesquels lesdispositions de la loi doivent être interprétées.

Un tel préambule à la Loi sur l’accès permettrait d’en réaffirmer le caractèreprépondérant et l’Importance des droits qu’elle protège. Cette réaffirmation constituela pierre d’assise pour la mise en oeuvre d’une culture gouvernementale en matièred’accès, de diffusion proactive et de protection des renseignements personnels.

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3.1.3- Révision des rôles et des responsabilités du ministre responsable

Dans cette même visée, quant à l’établissement d’une culture gouvernementale, il estproposé de modifier la Loi sur l’accès (article 80 du projet de loi) de manière àpréciser le rôle du ministre responsable de son application et d’élargir sesresponsabilités. Ces changements contribueraient, par ailleurs, à ce que la Loi surl’accès soit mieux comprise et que les pratiques d’application soient mieuxharmonisées.

Ainsi, Il est proposé d’ajouter l’obligation, pour le ministre responsable, de produire unbilan quinquennal de l’administration de •la Loi sur l’accès et de ses règlementsafférents, bilan qui devrait être déposé à l’Assemblée nationale. Cet ajout aurait poureffet d’accroître la planification et la reddition de comptes relatives à l’administrationde la Loi sur l’accès. Un tel bilan s’avérerait complémentaire au rapport quinquennalque doit produIre la CAl pour faire état de l’application de la loi. Le bilan du ministreresponsable porterait plutôt sur des questions relatives à l’administration de la loi etde ses règlements afférents, ce qui pourrait inclure divers portraits statistiques.

Également, Il est proposé d’ajouter aux obligations du ministre responsable celle depublier des outils et des guides pour soutenir la gouvernance et l’application de la Loiau sein des organismes publics. En corollaire, s’ajouteràit aux pouvoirs qui lui sontdéjà octroyés celui d’émettre des directives concernant la mise en oeuvre de la Loi surl’accès et de ses règlements.

3.1.4- Rôle accru des comités de pouvemance dans les orqanismes publics

Le Règlement sur la diffusion de l’information et sur la protection des renseignementspersonnels prévoit l’obligation pour les organismes publics qui y sont assujettis demettre sur pied un comité sur l’accès à l’information et la protection desrenseignements personnels qui relève du sous-ministre ou du dirigeant del’organisme.

IL est proposé d’enchâsser celle obligation dans la Loi sur l’accès (article 7 du projetde loi) afin de marquer l’importance signIficative que l’application de la loi soit portéepar les plus hautes instances administratives, que le comité exerce un leadership àcet égard et, incidemment, qu’il contribue à une culture organisationnelle oû l’accèsaux dociiments, la diffusion proactive et la protection des renseignements personnelsdeviennent une partie intégrante des processus et des travaux de gestion, deplanification, etc. Celle modification contribuerait è l’instauration de processus et depratiques dits open by design4 et privacy by design5.

D’autres modifications proposées ont trait au rôle significatif de ce comité en matièrede protection des renseignements personnels (article 39 du projet de loi ajoutantl’article 63.1.1 et article 40 du projet de loi) et en matière de diffusion proactive(artIcle 34 du projet de loi ajoutant l’article 52.5). Des précisions sont fournies dans leprésent mémoire à l’égard de chacune de ces modifications.

Les autres précisions quant à la composition, au mandat et aux règles defonctionnement de ce comité seraient déterminées ultérieurement, par règlement. Ilserait rendu possible également d’exclure par règlement certains organismes publicsde l’obligation de mettre en place un tel comité, ce qui permettrait entre autres dè tenircompte de la capacité d’organismes de petite taille.

3.1.5- Autonomie accrue des responsables de l’accès

La Loi sur l’accès confère plusieurs fonctions à la personne identifiée comme étantresponsable de (‘accès aux documents et de la protection des renseignements

Concept d’ouverture dès la conception qui Implique le fait que l’ouverture potentielle des données estconsidérée dès l’étape de conception d’un système d’information.concept de protection de la vie privée dès la conception qui Implique le fait que les enjeux deprotection de la vie privée sont pris en compte dès la conception d’un système d’information.

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personnels, incluant la responsabilité de traiter les demandes d’accès à desdocuments.

La loi établit que cette responsabilité échoit à la personne ayant la plus haute autoritéau sein d’une instance publique, mais que cette responsabilité peut être déléguée, entout ou en partie, à un membre du personnel de direction, Il est constaté dans laplupart des organismes publics que les fonctions de responsables sont effectivementdéléguées.

Ces responsables doivent disposer d’une Indépendance décisionnelle dans le cadredes fonctions qui leur ont été déléguées. Des modifications sont proposéès (article 7du projet de loi) à cet égard.

D’une part, il est proposé de préciser que la personne ayant la plus haute autorité ausein d’un organisme public est responsable d’y veiller au respect et à la mise enoeuvre des obligations de la Loi sur l’accès, et également qu’elle doit faciliter l’exercicedes fonctions qu’elle a déléguées en tout ou en partie. Ces précisions viendraientréaffirmer l’imputabilité de la plus haute autorité, même lorsqu’elle délègue certainesde ses fonctions, et sa responsabilité de soutenir l’exercice des fonctions qu’elle adéléguées.

D’autre part, afin de dissiper certaines craintes ou perceptions lorsque l’organisme estdirigé par un élu, la responsabilité de traiter les demandes d’accès serait transféréede la personne élue vers le plus haut dIrigeant administratif, soit, par exemple, lesous-ministre dans le cas des ministères et le directeur général dans le cas desmunicipalités.

3.1.6- Obllaatlons renforcées auant aux procédures liées aux demandes d’accès àdes documents

En vertu de la Loi sur l’accès, les responsables de l’accès sont tenus de respecterdiverses procédures liées aux demandes d’accès à des documents. Ces procédurescomprennent le traitement diligent des demandes, des délais légaux pour y répondre,l’obligation d’assister les personnes requérantes afin d’identifier le documentsusceptible de contenir les renseignements recherchés ainsi que l’obligation deconsigner par écrit tout refus d’accéder à une demande, en précisant la dispositionlégale sur laquelle s’appuie ce refus.

Il est proposé de renforcer ces obligations des responsables (articles 31, 33, 51 et 52du projet de loi), de manière à favoriser un traitement le plus rapide possible desdemandes, l’assistance aux personnes requérantes et des décisions en accès qui leursoit le plus aisément compréhensibles.

Ainsi, les obligatIons des responsables seraient bonifiées par les modificationssuivantes:

• clarification de l’obligation d’assistance aux personnes requérantes qui ledemandent, en précisant que celle-ci comprend le soutien pour formuler unedemande;

• clarification de l’obligation de célérité dans le traitement des demandes, enprécisant que ce traitement doit être effectué dès que possible. Cette précisions’inscrirait dans la continuité du délai légal de vingt jours civils déjà existant (quipeut, en des circonstances exceptionnelles, être allongé de dix jourssupplémentaires), en vue de favoriser que ce délai légal constitue une limite et nonun objectif;

• précision de l’obligation de prêter assistance au requérant qui le demande pour luifaciliter la compréhension de la décision rendue;

• ajout de l’obligation d’expliquer au requérant, dans la décision, le préjudice que lacommunication du renseignement risque de causer, de manière à favoriser que lesrequérants comprennent bien ce qui motive le refus à leur demande et qu’ilsconnaissent le préjudice appréhendé qui fonde le refus d’accès.

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Le fait de préciser dans la loi que l’obllgation de motiver les décisions en accès doitcomprendre l’explication du préjudice encouru, le cas échéant, permettrait unetransparence accrue â l’égard des demandeurs d’accès. Par ailleurs, comme c’estdéjà le cas actuellement, Il demeurerait que la motivation des décisions ne doit pasrévéler des renseignements dont la confidentialité est protégée par les restrictionsimpératives de la Loi sur l’accès, ni révéler Indirectement ce que la décision en accèsprotège directement.

L’assistance aux requérants lors de leur demande constitue déjà une pratique desresponsables de l’accès. Selon ce qui est proposé, cette assistance s’en trouveraitclarifiée.

Ces renforcements et ajouts aux obligations des responsables de l’accèspermettraient également aux citoyennes et citoyens d’être au fait de leurs droits à cetégard et favoriseraient de surcroît, que les décisions soient rédigées de manière plusaisément compréhensible, notamment pour les personnes requérantes qui ne sontpas familières avec le langage juridique.

3.2- Accroissement de l’accès et de la transparence

Pour accroître la transparence, incluant l’accès aux documents détenus par lesorganismes publics, plusieurs mesures sont proposées. Chacune de ces mesures estde nature à favoriser que les citoyens puissent être davantage renseignés sur lesaffaires de l’Ètat, sur les actions du gouvernement et sur l’utilisation des fonds publics.

Les modifications proposées permettraient donc que le droit à l’information soit mieuxrespecté et l’intérêt pubiic davantage pris en compte, sous réserve toutefoisd’exceptions qui doivent demeurer afin de protéger d’autres droits, dont le droit à laprotection des renseignements personnels, et d’autres intérêts iégitlmes, tels que bconfidentIalité de certains renseignements d’entreprise.

3.2.1- Diffusion proactive favorisée, incluant de données ouvertes

Pour accroître la transparence de l’État, l’une des modifications majeures proposéesconsiste en l’introduction dans la Loi sur l’accès d’oblIgations en matière de diffusionproactive de documents et de données ouvertes. Pour bien marquer l’importance deces nouvelies dispositions, elies seraient regroupées dans une section distincte de laloi (article 34 du projet de loi).

Essentiellement, les nouvelles dispositions proposées prévoient l’obligation pour tousles organismes publics d’adopter un plan de diffusion, de le rendre publIc, de le mettreen oeuvre puis d’en rendre compte. Un tel plan devrait être approuvé par leur comitésur l’accès à l’information et sur la protection des renseignements personnelsrespectif.

Ègaiement, chaque organisme public devrait transmettre au ministre responsable del’application de la Loi sur l’accès une copie de son plan de diffusion ainsi que du bilande sa mise en oeuvre. Cette collecte documenterait, entre autres éléments, le bilanquinquennal à produire.

Ces dispositions législatives seraient complétées par règlement, afin d’en préciser lesmodalités d’application (thématiques de diffusion; contenu minimal; modalités desplans; mesures de repérage à mettre en place; exigences en matière de reddition decomptes; etc.) Par exemple, pour les ministères et organismes du gouvernement, leplan de diffusion devrait couvrir une période de trois ans, alors que la fréquencepourrait différer dans les réseaux (santé et services sociaux, éducation etenseignement supérieur, secteur municipal et ordres professionnels), en fonction deleurs réalités propres.

Ces obligations liées à la diffusion proactive auraient un effet structurant, inscrivant ladiffusion proactive dans une démarche de gouvemance réfléchie et planifiée dechaque organisation, laquelle suppose un meilleur recensement et une analyse des

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documents ou des types de documents existants ainsi que des données disponiblesou dont la création est anticipée.

À noter que les obligations de diffusion proactive déjà existantes dans le Règlementsur la diffusion de l’information et sur la protection des renseignements personnelsdemeureraient en vigueur. Elles constitueraIent en quelque sorte le minimum exigible.

3.2.2- Accès accru aux documents Issus d’une base de données électronique

Les demandes d’accès visent souvent des renseignements contenus dans une basede données électronique. De telles demandes peuvent conduire au refus decommuniquer les renseignements demandés puisque le droit d’accès ne s’appliquepas aux documents pour lesquels ii serait requis d’effectuer des calculs et descomparaisons de renseignements pour les constituer.

L’évolution des systèmes informatiques requiert que la Loi sur l’accès soit actualiséeafin de prendre en compte la facilité avec laquelle il est devenu possible de procéderà certaines extractions dans les bases de données afin d’assembler lesrenseignements demandés.

Ainsi, Il est proposé de prévoir (article 11 du projet de loi) qu’un organisme public nepeut refuser l’accès à un document pour le seul motif que les renseignements qui leconstituent sont répartis sur un ou sur plusieurs supports technologiques situés en unou plusieurs emplacements. Le droit d’accès à un tel documént poûrralt s’exercerdans la mesure où l’organisme détient la technologIe, l’expertIse technique pour leconstituer et si la fiabilité ou l’exactitude des renseignements peut être assurée.

Cette modification irait dans le sens de l’une des recommandations de la CAl dansson rapport quinquennal de 2016, qui suggérait de s’inspirer de la loi fédérale et deceiie de la Colombié-Britannique. Elle aurait pour effet d’accroître l’accès auxrenseignements détenus dans les systèmes Informatisés des organismes publics, touten déterminant les limitations appropriées.

3.2.3- Ensemble des restrictions à l’accès revues

Des exceptions au droit d’accès sont prévues dans certaines dispositions de la Loi.Qu’elles soient impératives ou facultatives, elles servent au juste équilibre entrel’intérêt public et d’autres intérêts légitimes. Des modifications sont proposées afinque ces dispositions restreignant le droit d’accès soient appliquées en prenantdavantage en compte l’intérêt public.

Il s’agirait d’une révision complète de ces exceptions à l’accessibilité des documents,de manIère à mieux délimiter la possIbilité d’y recourir et à clarifier ou rendre mieuxcompréhensibles certaines dispositions. Dans son rapport quinquennal de 2016, laCAl recommandait une telle révision de l’ensemble des conditions d’application deces restrictions.

3.2.3.1-Référence à unriscue de préiudice

Les modifications proposées à l’article concernant les renseignements de type secretindustriel qui appartiennent à l’organisme public (article 15 du projet de loi) viseraientessentiellement à intégrer la notion de préjudice comme facteur décisif de ce qui peutêtre soustrait au droit d’accès en vertu de cette disposition. De même, la notion depréjudice deviendrait un critère d’application pour protéger certains types derenseignements fournis par des tiers (voir le point 3.2.3,2 qui suit).

3.2.3.2- Précisions Quant aux renseignements de tiers devant être protégés

Les organismes détiennent parfois des renseignements qui leur sont fournis par destiers, par exemple, dans le cadre de programmes, de demandes de permis ou desubventions ou encore de suivis de financement obtenu. La Loi sur l’accès prévoit quecertains de ces renseignements doivent être gardés confidentiels, par exemple, pour

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protéger la compétitMté des tiers concernés. La Loi prévoit également un mécanismede consultation de ces tiers dans certaines situations.

Des modifications sont proposées aux dispositions concernées afin d’en simplifier lacompréhension, d’apporter certaines précisions, d’en faciliter Papplication objectivepar les responsables de l’accès et de rendre les tiers concernés davantageimputables de motiver, le cas échéant, leur recommandation de ne pas communiquercertains renseignements.

Ainsi, les modifications (articles 16 et 17 du projet de loi) auraient pour effet de limiterla restriction d’accès aux renseignements répondant à l’un ou l’autre des critèresénoncés et dont la communication porterait préjudice au tiers qui les a fournis. Afind’harmoniser la législation avec celle, notamment, de la Colombie-Britannique et del’Ontario, il est prévu de protéger également les renseignements lorsque lesorganismes publics ont intérêt à les recevoir.

Également, afin de refléter l’état de la jurisprudence sur le sujet, des précisionsseraient ajoutées, d’abord quant au fait qu’une clause contractuelle résultant d’unenégociation ne constitue pas un renseignement d’un tiers, ensuite qu’un organismepublic assujeffi à la présente loi ne peut être considéré comme étant un tiers.

Quant à la consultation des tiers concernés (article 33 du projet de loi), il est proposéde clarifier l’exigence à leur égard, soit qu’ils fournissent leurs observations par écritlorsqu’ils souhaitent que renseignements qu’ils ont fournis et qui se trouvent visés parune demande d’accès ne soient pas communiqués.

32.3.3-Modifications concernant les documents détenus par les élus

Certains aspects et la portée parfois qualifiée de trop large des restrictions auxdocuments des cabinets des personnes élues ont fait l’objet de nombreuses critiques.Néanmoins, une certaine protection de ce type de documents s’avère nécessaire àl’exercice d’une saine gouvernance et la préservation d’un espace de délibérationdont doivent bénéficier les élus pour prendre leurs décisions.

Ainsi, il est proposé (article 22 du projet de loi), de maintenir, pour toute personneélue, son pouvoir d’autoriser ou non la communication d’un document lorsque celui-cia été préparé par son cabinet ou par l’élu lui-même, ou dans le cas d’une commissionscolaire, par le conseil scolaire.

Par ailleurs, une disposition serait ajoutée afin de préciser qu’un document n’est pasaccessible (article 22 du projet de loi ajoutant l’article 34.1) lorsqu’il a été préparé pourl’usage d’un ministre ou de son cabinet et qu’il concerne ses fonctions parlementaires,à moins que le ministre juge opportun de le rendre accessible.

Ces modifications impliquent que les documents préparés par un cabinet poiltiquedemeureraient soustraits au régime général de la Loi sur l’accès et laissés au choixde la personne élue quant à leur communication, alors que les documents préparéspar l’appareil administratif seraient soumis aux exceptions énoncées ou aux règles deprotection prévues à la Loi sur l’accès.

3.2.3.4- Précisions aux notions d’avis, d’analyse et de recommandation

il est proposé (article 25 du projet de loi ajoutant l’article 39.1) de préciser quels sontles éléments qui ne peuvent être assimilés comme étant des avis, desrecommandations ou des analyses et d’exclure la possibilité d’en refuser l’accèslorsqu’ils sont contenus dans la version finale de certains types d’études.

3.2.3.5- Circonstances d’application concernant les analyses pouvant avoir effet surune procédure ludiclaire

Afin de codifier la jurisprudence, il est proposé (article 19 du projet de loi) dè préciserque la restriction concernant Les analyses pouvant avoir un effet sur une procédurejudiciaire ne peut s’appliquer que lorsque la procédure est en cours ou imminente.

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3.2.3.6-Accès accru à l’information de nature environnementale

La Loi sur l’accès comporte une disposition visant la communication d’information denature environnementale, notamment lorsque des enjeux de santé ou de sécurité sonten cause. L’importance du fardeau de preuve exigé par celle disposition l’a renduepratiquement Inapplicable.

Il est donc proposé d’ajouter à la Loi de nouvelles dispositions (article 11 du projet deloi ajoutant l’article 15.2, l’artIcle 25 du projet de loi ajoutant l’article 39.2, l’artIcle 79du projet de loi ajoutant l’article 172.1 et l’article 105 du projet de loi) et d’en réviserune autre (article 26 du projet de loi) afin de favorIser la communication ou la diffusionproactive de documents permettant de connaTtre ou de confirmer l’existence d’unrisque sérieux pour la vie, la santé ou la sécurité d’une personne, ou encore d’uneatteinte sérieuse ou irréparable à l’environnement.

li est aussi prévu qu’advenant une telle communication ou diffusion proactive,l’organisme doit en aviser les personnes ou les organismes intéressés, avant de lefaire ou, si le risque est imminent, dès qu’il est en mesure de le faire.

Des dispositions similaires liées à ce type de contexte sont présentes dans leslégislations de six autres provinces du Canada.

3.2.3.7-Alout d’une disposition sur la primauté de l’intérêt oublic

Dans son rapport quinquennal de 2016, la CAl faisait valoir que l’ajout d’unedisposition sur la primauté de l’intérêt public constituerait un «incontournable de lamodernisation de la Loi sur l’accès ». Elle soulignait qu’en plus de faire partie desstandards internationaux, une tollé disposition favorise une saine évaluation del’accessibilité d’un document, dans un contexte où une loi sur l’accès ne peut prévoirà l’avance toutes les situations. Une telle disposition est incluse dans les législationsde plusieurs juridictions du Canada et à l’étranger.

Il est donc proposé (article 26 du projet de loi) d’ajouter une telle disposition sur laprimauté de l’intérêt public. Cet ajout permettrait aux organismes publics de soupeserles intérêts que les restrictions au droit d’accès visent à protéger et d’autres intérêtsliés à l’intérêt public. Ainsi, selon les circonstances et les situations, cette dispositionpermettrait qu’un document visé par une restriction au droit d’accès, à l’exception decertaines restrictions d’application obligatoire, puisse tout de même être communiquési l’organisme est d’avis que, en raison de circonstances exceptionnelles, l’intérêtpublic lié à sa divulgation surpasse manifestement l’intérêt que protège la restriction.

En lien avec cette nouvelle disposition, deux précisions seraient apportées (article 18du projet de loi et article 21 du projet de loi ajoutant l’article 33.1) afin de prévoir quele secrétaire général et greffier du Conseil exécutif, ou encore le secrétaire du Conseildu trésor, peut communiquer un renseignement visé par les dispositions de la loi quiont trait aux documents protégés par les articles 30 et 33 de la Loi sur l’accès(restrictions liées aux décisions ou aux communications de ces deux instancescentrales du gouvernement) s’il estime que sa communication est manifestementdans l’intérêt public.

3.2.3.8- Possibilité d’invoquer les restrictions hors délai

Enfin, il est proposé d’inscrire dans la Loi sur l’accès qu’il n’est pas possible pourl’organismé public de soulever de nouvelles restrictions facultatives une fois écoulé ledélai légal pour répondre à une demande d’accès (articles 33 et 52 du projet de loi),notamment lors d’un recours en révision auprès de la CAl. Cette modification auraitcomme avantage corollaire de favoriser un traitement diligent des demandes par lesorganismes publics.

coMMissioN D’ACCÈS Â LINFORMATIOM, Rappo# quinquennal 2016— Rétabifri’équllibre, septembre 2016. p. 26,

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3.24- RéductIon des délais d’inaccessibilité de plusieurs documents

Certaines des exceptions au droit d’accès aux documents ont trait à un délai possiblede rétention pour certains types de documents ou de renseignements ou lorsqu’ilsémanent de certaines instances du gouvernement. Afin d’accroître l’accès auxdocuments et la transparence, il est proposé de diminuer ces délais de rétention.

Ainsi, il est proposé que les délais passent de 25 à 15 ans en ce qui concerne lesdécisions du Conseil exécutif et du Conseil du trésor (article lB du projet de loi) lesdocuments ou renseignements du ou pour le Conseil exécutif et du Conseil du trésor(article 20 du projet de loi) ainsi que les mémoIres des délibérations du comitéexécutif d’un organisme municipal, res recommandations qui lui sont faites par sesmembres ainsi que les communications entre ses membres.

Également, les délaIs passeraient de 10 à 5 ans, sauf exceptions, pour ce qui est desavis ou des recommandations répondant à certains critères (article 23 du projet deloi). Ce même délai de 5 ans serait ajouté concernant les avis ou recommandationsrépondant à d’autres critères (article 24 du projet de loi), au lieu que le délaid’inaccessibilité soit lié à une décision finale rendue publique.

3.2.5- Assuiettlssement d’autres organismes gérant des fonds publics

Selon l’une des modifications proposées (article 4 du projet de loi), certaines filiales etsous-filiales d’organismes publics deviendraient clairement assujetties à la Loi surl’accès. En effet, cette modification clarifierait le fait que tout organisme dont la totalitédes actions fait partie du domaine de l’État ou est détenue en propriété par au moinsun organisme public est assujetti à la Loi sur l’accès, à l’exclusion de celles qui nesont pas établies au Québec,

Également, il est proposé d’ajouter un critère d’assujettissement â la Loi sur l’accès(artIcle 5 du projet de loi) en ce qui a trait aux organismes municipaux. Selon cetajout, deviendrait assujetti tout organisme municipal financé à 50 % et plus par unemunicipalité et dont les revenus annuels sont égaux ou supérieurs à I M$. Une tellemodification serait en concordance avec la modification apportée à la Loi sur les citéset villes en matière d’assujettissement aux règles de gestion contractuelle.

Ces modifications aux critères d’assujettissement à la Loi sur l’accès permettraientque davantage d’organisations gérant des fonds publics soient tenues de respecterles obligations de transparence qui y sont associées, incluant le droit d’accès auxdocuments., De telles modifications Iraient dans le sens de recommandations de laCAl dans ses rapports quinquennaux de 2011 etde 2016.

3.2.6- Aiout d’un droit d’accès à des renseignements personnels de tiers pour desmotifs de compassion

Dans son rapport quinquennal de 2016, la CAl a recommandé que la Loi sur l’accèspuisse permettre la communication de certains renseignements personnels à des finsde compassion, par exemple, la photo d’une perspnne décédée pour aider un prochedans son processus de deuil.

Pour donner suite à cette recommandation, Il est proposé d’ajouter à la Loi sur l’accès(article 41 du projet de loi ajoutant l’article 67.2.1) la possibilité de communiquer unrenseignement personnel à un proche d’une personne décédée, si celui-ci en fait lademande et dans la mesure où le renseignement personnel est susceptible d’aider leprocessus de deuil de cette personne.

Pour soutenir les responsables de l’accès dans l’application de cette modification, leSAIRID les guidera quant à l’exercice de leur discrétion à cet égard, particulièrementquant à l’évaluation proportionnée d’un tel droit d’accès et du droit à la vie privée de lapersonne décédée.

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3.3- Meilleure protection des renseignements personnels

La protection des renseignements personnels se base sur huit principesfondamentaux qui tiennent lieu de normes internationales en la matière7. Au-delà del’obligation primordiale des organismes publics de préserver la confidentialité desrenseignements personnels qu’ils détiennent dans le cadre de leurs attributions, la Loisur l’accès prévoit plusieurs autres mesuresafin, par exemple, d’en limiter la collecteà ce qui est nécessaire, d’en encadrer l’utilisation, la conservation, la sécurité et lacommunication à des tiers.

Depuis l’adoption de la Loi sur l’accès en 1982, le contexte technologique québécois âbeaucoup évolué, ce qui impliqùe, par exemple, qu’il est devenu de plus en plus faciled’utiliser des moyens technologiques pour recueillir, conserver, communiquer ouéchanger des renseignements personnels. Il est nécessaire de renforcer la Loi surl’accès afin de tenir compte de ces avancées technologiques, incluant l’utilisationd’internet, la cIrculation transfrontalière des données et les systèmes émergents desurveillance, de localisation ou de vérification d’identité.

Il est donc proposé diverses mesures en ce sens.

3.3.1- Obligation pour les organismes publics d’adopter des règles de gouvernance

La responsabilité de la protection des renseignements personnels est partagée entretous les employés de l’État, et ce sont les plus hautes autorités administratives quisont imputables d’instaurer cette co-responsabilisation au sein de leur organismerespectif.

La modification ici proposée a trait à la gouvemance, au sens évoqué précédemment(exercice de l’autorité de gestion aux plus hauts niveaux) en matière de protection desrenseignements personnels, de manière à favoriser une plus grande transparence,une responsabilisation accrue et une meilleure imputabIlité.

Il est donc proposé d’introduire l’obligation (artIcle 39 du projet de loi ajoutant l’article63.1.1) pour les organismes publics d’adopter des règles internes d’encadrement(politiques, directives ou guides) à cet égard et de les diffuser sur leur site Webrespectif. Ces règles d’encadrement devraient comprendre les rôles et lesresponsabilités de tous les membres du personnel concernés .ainsi que les activitésde formation et de sensibilisation qui leur sont dispensées en matière de protectiondes renseignements personnels.

S’agissant d’une obligation des plus hautes autorités administratives de chaqueorganisation, il est proposé d’exiger que les règles d’encadrement soient approuvéespar le comité sur l’accès à l’information et sur la protection des renseignementspersonnels.

Il s’agit ainsi de contribuer concrètement, et en toute transparence, à une cultureorganisationnelle qui considère la protection des renseignements personnels commepartie intégrante de ses valeurs, qui gère et réalise les activités qui y sont liéescomme tout autre processus administratif et dans une perspective d’améliorationcontinue.

Cette modification devrait favoriser que l’ensemble des membres du personnel desorganismes publics s’approprie, dans leurs façons de faire quotidiennes, lesdifférentes mesures de protection des renseignements personnels qui s’appliquent enfonction de leurs tâches.

En 1980, l’Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) adoptait des Lignesdirecirices de IOCDE régissant la protection de la vie pdvée et tes flux transfrontières des données de caractèrepersonnel auxquelles le canada avait adhérô. ces lIgnes directrices sont devenues la norme internationale enmatWsre de protection des données et le fondement des lois sur la protection des renseignements personnels. LaLoi sur l’accès intègre les principes fondamentaux qui en forme la base: limitation en mati&e de collecte desrenseignements personnels; qualité des données; spécification des finalités: limitation de l’utilisation; garantie desécurité; transparence; participation individuelle; responsabilité des entItés,

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3.3.2- Introduction des critères de validité d’un consentement

Les renseignements personnels appartiennent à la personne concemèe. Il importedonc qu’elle soit en mesure de consentir valablement à leur utilisation ou â leurcommunIcation â un tiers,

Il est donc proposé d’introduire dans la Lai sur l’accès (article 35 du projet de loi) lescritères selon lesquels le consentement d’une personne petit être considéré commeétant valide.

Ces critères sont déjà précisés dans la Loi sur la protection des renseignementspersonnels dans le secteur privé et la CAl les applique également au secteur publicdans ses décisions en surveillance. De fait, les bonnes pratiques dans les organismespublics consistent déjà à appliquer ces critères dans l’appréciation de la validité d’unconsentement.

Cet ajout à la Loi sur l’accès vise donc que ces meilleures pratiques puissent étreconnues et appliquées par tous, ce qui favoriserait une application plus rigoureuse etharmonisée au sein de tous les organismes publics. De surcroît, les citoyens etcitoyennes se trouveraient ainsi mieux Informés de leurs droits à cet égard.

En outre, il est prévu au projet de loi de préciser que les fins pour lesquelles leconsentement a été donné ainslque la durée de celui-ci devraient être interprétées demanière à permettre la réalisation des objectifs des activités de recherche, lorsque leconsentement a été obtenu dans le cadre d’activités de recherche approuvées par uncomité d’éthique compétent, institué en vertu du Code civil.

3.3.3- Amélioration de la protection des renseignements personnels en ligne

Il importe que les citoyens soient en mesure de consentir valablement à l’utilisationdes renseignements personnels qui sont recueillis par le biais des services en lignedes organismes publics, particulièrement lors de l’utilisation d’un site transactionnel.

Sur les sites Web, ce sont les politiques de confidentialité qui servent généralement àInformer les intemautes sur les renseignements recueillis aux fins de la navigation et àfaire état des engagements en matière de sécurité et de confidentialité. Certainsorganismes publics diffusent déjà sur leursite Web respectif une telle politique, maisce n’est pas le cas pour l’ensembledes organismes publics. En outre, le manque declarté ou la longueur de ces politiques a pu faire l’objet de critiques.

Il est donc proposé d’introduire une obligation (article 39 du projet de loi ajoutantl’article 63.1.2) pour tous les organismes publics qui collectent des renseignementspersonnels en ligne d’adopter une politique de confidentialité qui soit simple et claire,puis de la diffuser sur leur site Web respectif. Aussi, tout changement à une politiquede confidentialité déjà diffusée devrait faire l’objet d’un avis, de manière à ce que leconsentement des internautes puisse demeurer libre et éclairé.

Par voie règlementaire, le gouvernement pourrait préciser quels sont les contenusminimaux à prévoir et les modalités à respecter, notamment pour s’assurer de leurcompréhensibilité. Par exemple, les politiques pourraient refléter les obligationslégales de ne collecter que les renseignements personnels nécessaires, les seulesfins de leur utilisation et de quelle manière la confidentialité en sera protégée.L’utilisation obligatoire de pictogrammes prédéterminés pourrait faire partie desoptions envisagées.

L’introduction de cette obligation Irait dans le sens de recommandations de la CAldans son rapport quinquennal de 2011.

3.3.4- Obligation de mettre en place un processus d’évaluation préalable de proietstechnologiques Impliquant des renseignements personnels

Le Règlement sur la diffusion de l’information et sur la protection des renseignementspersonnels prévoit l’obligation pour les ministères et organismes du gouvernement

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d’évaluer certains de leurs projets technologiques ImplIquant des renseignementspersonnels, qu’il s’agisse d’acquisition, de développement ou de refonte d’un systèmed’information ou encore de prestation électronique de services. Le Règlement prévoitégalement qu’en matière de vidéosurveillance, une évaluation de conformité estrequise, incluant la nécessité même d’y recourir.

Il est proposé (article 40 du projet de loi ajoutant les articles 63.3 et 63.5) d’enchâsserdans la loi ce type d’obligations, et ainsi de les étendre à l’ensemble des organismespublics. Les évaluations requises devraient s’inscrire en amont des projetstechnologiques, de manière à ce que les risques en matière de protection desrenseignements personnels soient évalués préalablement Ces obligationss’appliqueraient également au développement et à l’utilisation des technologies plusrécentes ou émergentes que sont la vidéosurveillance ou la géolocalisation, de mêmeque les technologies permettant l’identification des personnes à l’aide de leurscaractéristiques biologiques (blométrie).

Il est également proposé d’ajouter l’obligatIon que le cbmité sur l’accès à l’informationet sur la protection des renseignements personnels soit consulté sur ces évaluationspréalables, de manière à ce que les décisions, choix et orientations d’un projettechnologique impliquant des renseignements personnels demeurent sous la gardede l’instance qui en est ultimement Imputable.

Ces modifications proposées se placent donc dans l’optique d’une gouvemanceaccrue et d’une culture organisationnelle intégrant la protection des renseignementspersonnels au coeur même de ses processus. Une telle Intégration dans lesprocessus organisationnels devient d’ailleurs nécessaire dans le contexte d’évolutioncontinue des développements technologiques.

Outre le fait d’étendre ces obligations à l’ensemble des organismes publics, cesmodifications permettraient d’assurer la prise en compte, dès les étapes d’avant-projet, des enjeux de protection des renseignements personnels, au moment où unesolution technologique est déjà envisagée, où la faisabIlité même du projet peut êtretributaire du droit d’utilisation des renseignements personnels déjà détenus, de lacollecte de nouveaux, etc.

3.3.5- Obligation d’évaluation préalable de tout sondage impliquant desrenseignements personnels

Tout comme pour les projets technologiques, le Règlement sur la diffusion del’information et sur la protection des renseignements personnels prévoit l’obligationpour les ministères et organismes du gouvernement d’évaluer les projets de sondageimpliquant des renseignements personnels.

De même façon, II est proposé (article 40 du projet de loi ajoutant les articles 63.4 et63.5) d’enchâsser dans la loi celle obligation, et ainsi de l’étendre â l’ensemble desorganismes publics.

Il est également proposé que ces évaluations préalables demeurent placées sousl’autorité du comité sur l’accès à l’information et sur la protection des renseignementspersonnels.

3.3.6- Aiout d’obligations en matière de gestion des incidents de sécurité impliquantdes renseignements personnels

Lors d’incidents de sécurité mettant en cause des renseignements personnels,notamment lors de bris de confidentialité, il est proposé d’ajouter des obligations detransparence aux organismes publics afin, principalement, de mieux protéger lescitoyens et citoyennes concernés (article 39 du projet de loi ajoutant les articles 63.1.3â 63.1.6).

Ainsi, il est proposé qu’en cas d’incident de sécurité implIquant des renseignementspersonnels, Il y ait obligation pour les organismes publics de prendre les mesures

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requises afin de réduire les risques de préjudice pour les personnes concernées etaussi d’agir afin d’éviter que ce type d’incident ne se reproduise.

Dans les cas où un préjudice sérieux pour les personnes concernées pourraits’ensuivre, les organismes seraient tenus d’informer celles-ci dès que possible etd’aviser la CAl de l’incident.

Outre les définitions de ce qui constituent un incident de sécurité et un risque depréjudice sérieux qui seraient intégrés dans la loI Il est proposé d’y attribuer à la CAlle pouvoir d’intervenir au besoin et l’obligation de tenir un registre public des Incidentsqui lui sont déclarés.

Également, ii est proposé que la communication de renseignements personnels à unautre organisme public puisse être autorisée, dans la mesure où ces renseignementslui seraient nécessaires pour aider à réduire le risque de préjudIce sérieux pour lespersonnes concernées.

Par voie réglementaire, les contenus et les modalités seraient précisés en ce quiconcerne les avis aux personnes concernées, les déclarations d’incident à la CAl et leregIstre publIc des Incidents.

Ces nouvelles obligations Iraient dans le sens de recommandations formulées par laCAl dans son rapport quinquennal de 2011.

3.3.7- Ajout d’une précision cuant à la nuisance sérieuse pue pourrait constituer uneatteinte à la vie privée d’un tiers

L’une des restrictions à l’accès en matière de renseignements personnels prévoit quel’accès à un renseignement personnel doit être refusé à une personne concernéelorsque ce renseignement concerne également une autre personne et que sadivulgation est susceptible de nuire sérieusement à celle autre personne.

Le risque de nuisance sérieuse s’avérant parfois difficile à évaluer ou à étayer, Il estproposé de préciser (artIcle 48 du projet de loI) que l’atteinte déraisonnable à la vieprivée de cette autre personne peut constituer une nuisance sérieuse.

Cette modification permettrait d’accroTtre la protection des renseignements personnelsde tiers, en la pondérant avec le droit d’accès des personnes aux renseignements quiles concernent personnellement Cette précision serait de nature à mieux équilibrer ledroit d’accès d’une personne avec le droit d’un tiers à sa vie privée.

Ce changement fait écho aux préoccupations énoncées par la CAl dans son rapportquinquennal de 2016 quant à la recherche d’un meilleur équilibre entre le droitd’accès et le droit à la vie privée, de manière à ne pas créer d’atteinte déraisonnable àla vie privée par l’exercice du droit d’accès.

Pour soutenir les responsables de l’accès dans i’appilcatlon de cette modification, leSA1RID les guidera quant à l’appréciation de ce qui peut constituer une atteintedéraisonnable à la vie privée de nature à nuire sérieusement au tIers.

3.3.8- Encadrement des communications de renseignements personnels hors duQuébec

La Loi sur l’accès prévoit que les organismes publics doivent s’assurer, avant decommuniquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec (pour desservices infonuagiques ou autres), que ceux-ci y bénéficieront d’une protectionéquivalente. Cette disposition soulève des difficultés d’application.

il est proposé de modifier la disposition concernée (article 45 du projet de loi) afind’encadrer une telle communication, d’abord par l’obligation d’effectuer une analysepréalable des risques qui tienne compte de la sensibilité des renseignementspersonnels en cause, de la finalité de leur utilisation et des mesures de sécurité dontelles bénéficieraient. Une telle analyse devrait tenir compte également du régime

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juridique qui s’applique dans l’État oû il est envisagé de communiquer lesrenseignements, notamment de son degré d’équivalence par rapport aux principes deprotection des renseignements personnels applicables au Québec.

Ainsi, les règles d’équivalence du régime juridique de l’État où seraient communiquésles renseignements ne constitueraient plus le seùl critêre applicable en vertu de ladisposition. Ces règles deviendraient l’un des facteurs soupesés dans l’analysepréalable à la décision de communiquer ou non un renseignement à l’extérieur duQuébec.

Il est également propDsé d’ajouter l’obligation de conclure un contrat écrit avecl’instance concernée avant de procéder à une communication de renseignementspersonnels hors du Québec, un tel contrat devant prévoir, dans la mesure dupossible, toutes les mesures requises pour protéger les renseignements personnels.

Ces nouvelles obligations ne s’appliqueraient pas à certains types d’ententesinternationales ni aux communications qui peuvent exceptionnellement êtreeffectuées, sans le consentement des personnes concernées, lors de certainessituations d’urgence ou lorsque ce serait manifestement au bénéfice des personnesconcernées,

Ces modifications Iraient dans le sens de recommandâtions de la CAl dans sonrapport quinquennal publié en 2016.

En vue de soutenir les responsables de l’accès pour l’application conforme de cescommunications, le SAIRID leur fournirait une analyse des régimes juridiquesapplicables par État, laquelle déterminerait leur degré d’équivalence par rapport auxprincipes de protection des renseignements personnels applicables au Québec.

3.4- Structures plus adaptées et plus efficaces

Les 35 années d’existence de la Loi sur l’accès ont permis le . développementd’expertises importantes en la matière, Il en a émergé également de bonnes pratiquesdesquelles s’inspirer et une jurisprudence étoffée pour en baliser l’interprétation etl’application. La modernisation de la Loi sur l’accès fournit l’occasion de réviser lesstructures mises en place afin de les rendre encore plus efficaces et mieux adaptéesaux réalités modernes.

3.4.1- ModificatIons aux pouvoirs et fonctions de la Commission d’accès àl’information

La Commission d’accès à l’information (CAl) a été constituée en 1982 par la Loi surl’accès, avec des fonctions et pouvoirs en matière juridictionnelle et pour lasurveillance de l’application de la loi.

Dans les orientations gouvernementales de 2015, il était envisagé de transformer laCAl en un organisme non juridictionnel et de confier la section juridictionnelle à uneInstance déjà existante, soit le Tribunal administratif du Québec. Il était souhaIté ainsila création d’un organisme qui puisse être entièrement voué à la surveillance, â lamédiation, à la promotion et à l’information. Il était visé que ces changements aientpour effet de déjudiciariser l’accès aux documents et la protection desrenseignements personnels, d’offrir un mécanisme de médiation plus efficient,d’accélérer le traitement des’ plaintes, de prévenir les litiges et de faciliter, pour lapopulation, l’exercice de ses droits.

Cette transformation proposée n’a pas fait l’objet d’un consensus lors de léconsultation publique de 2015. Les réflexions et les diverses consultations effectuéespar la suite, avec la CAl particulièrement, ont conduit à retenir diverses mesures quipermettraient d’obtenir les effets qui étaient souhaités en modifiant plutôt les fonctionset pouvoirs de la CAl.

Les modifications proposées dans le projet de loi devraient donc avoir pour effétd’améliorer son efficacité, de favoriser la déjudlciadsation du procéssus de révision en

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accès et de le rendre plus rapide. Les changements envisagés devraient égalementpermettre de renforcer le pouvoir de surveillance de la CAl tout en mettant en reliefses fonctions liées à l’information du public et à la promotion de l’accès et de laprotection des renseignements personnels.

Les modifications proposées peuvent se résumer selon ce qui suit, considérant l’effetescompté:

- Pour améliorer l’efficacité de la GAI:

o ajouter à ses pouvoirs celui de limiter le droit de recours devant la CAl depersonnes ayant Indûment multiplié les procédures judiciaires (plaideursquérulents), sous réserve d’une autorisation préalable du président de la GAI(artIcle 68 du projet de lôi);

o confirmer la possibilité pour la GAI de mndr une décision sur dossier, c’est-à-dire sans tenir une audience, si elle ne le juge pas nécessaire et que les partiesy consentent (artIcle 72 du projet de loi);

o diminuer le volume de dossiers à traiter par la GAI,

— d’une part en modifiant le processus dautorisation pour la communication derenseignements personnels à des fins de recherche, d’étude ou de statistique(article 41 du projet de loi; voir en détail au point suivant);

— d’autre part, en allégeant les modalités d’encadrement des communicationsde renseignements personnels entre organismes publics (articles 43 et 44 duprojet de loi; voir en détail plus loin dans cette section).

• Pour favoriser la déjudiclarisation des recours liés aux demandes d’accès à desdocuments et rendre ce processus plus rapide:

o renforcer le recours possible à la médiation en rendant obligatoire qu’elle soitofferte aux parties en litige (article 70 du projet de loi ajoutant l’article 138.1);

o favoriser l’usage de la conférence préparatoire, en vue de simplifier ou d’abrégerle processus de révision, en inscrivant celle possibilité dans la loi (article 70 duprojet de loi ajoutant l’artIcle 138.2);

o favoriser le règlement des demandes d’autorisation de ne pas tenir compte dedemandes abusives (article 67 du projet de loi), en ajoutant aux pouvoirsd’ordonnance de la CAl; elle pourra ainsi imposer, soit que la demande d’accèssoit scindée ou encore que le délai pour répondre à la demande soit prolongé;

o permettre la représentation pour autrui, devant la GAI par une autre personnequ’un avocat (article 64 du projet de loi ajoutant l’article 134.4), ce quiImpliquerait une modification de concordance dans la Loi sur le barreau afin depermettre àette exemption.

• Pour renforcer son rôle de surveillance:

o f?voriser l’identification et la surveillance de problématiques systémiques oupropres â un organisme public, en particulier qui sont .portées à l’attention de laGAI dans le cadre de ses activités juridictionnelles (article 59, paragraphe 1, duprojet de loi).

• Pour mettre en relief ses fonctions liées à l’information du public ainsi qu’à lapromotion de l’accès et de la protection des renseignements personnels:

o préciser à ses fonctions celle de promotion, pouvant s’effectuer notamment parla tenue d’activités de sensibilisation et de formation (article 58 du projet de loi).

3.4,2- Démarche slmøilfiée d’accès aux renseignements oersonnels par les.chercheurs

L’accès par les chercheurs aux renseignements personnels qui leur sontnécessaires à des fins de recherche, d’étude ou de statistique avait fait l’objet derecommandations lors de la consultation parlementaire de 2015 sur les orientationsgouvernementales. Ces recommandations avaient trait à la complexité des

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démarches des chercheurs et aux délais pour obtenir de tels renseignements,notamment du fait de.la double démarche à effectuer, soit auprès de la CAl et auprèsde l’organisme public qui détient les renseignements.

Le processus concernant ce type de demande a donc été révisé, avec la collaborationde la CAl et la contribution d’un groupe de travail incluant le Scientifique en chef duQuébec. La CAl a d’ailleurs fait écho au résultat de ces travaux coilaboratifs dans sonrapport quinquennal de 2016.

il est donc proposé de modifier le processus par lequel les chercheurs demandent àrecevoir des renseignements personnels détenus par un ou des organismes publics(article 41 du projet de loi ajoutant les articles 67.2,2 à 67.2.4). De tels changementspermettraient de simplifier le processus. Ainsi:R les personnes s’adresseraient directement aux organismes publics qui détiennent

les renseignements personnels requis à .des lins de recherche, au lieu de demanderl’autorisation préalable à la CAl;

- les conditions d’autorisation ainsi que les modalités seraient précisées afin que lesrègles en soient connues, tant par les organismes que les chercheurs;

• la communication de renseignements personnels, le cas échéant, devrait fairel’objet d’une entente écrite;

• la CAl devrait recevoir une copie de l’entente conclue.

Cette modification contribuerait à une efficacité accrue de la CAl, du fait d’un volumemoindre de dossiers à traiter, tout en simplifiant la démarche des chercheursconcernés. La simplification de la démarche et le fait que les conditions et critèresd’applicatIons soient mieux connus contribueraient à réduire les itérations nécessaireset, Incidemment, les délais d’obtention des renseignements par les chercheurs.

3,4.3- ClarificatIon et allégement des modalités d’encadrenient des communicationsde renseignements personnels entre organismes publics

Plusieurs dispositions de la Loi sur l’accès encadrent les situations permettant lacommunication entre organismes publics de renseigndments personnels sans leconsentement des personnes concernées. Dans un grand nombre de cas, une tellecommunication est permise parce qu’elle s’avère nécessaire à l’application d’une loiau Québec. Dans d’autres cas, elle est permise parce qu’elle est nécessaire àl’exercice d’une attribution, d’un mandat ou autres, et doit alors s’effectuer dans lecadre d’une entente de communication. La loi détermine les critères et modalitésd’application de telles ententes, l’une d’elles étant actuellement que l’entrée envigueur est conditionnelle à l’émission d’un avis favorable de la CAl.

Il est proposé de modifier la Loi sur l’accès (article 44 du projet de loi) afin d’allégerles modalités qui s’appliquent lorsqu’une communication de renseignementspersonnels n’est pas nécessaire à l’application d’une loi, et ce, tout en maintenantl’encadrement essentiel pour protéger ces renseignements et baliser de tellescommunications.

L’allégement, souhaité serait obtenu principalement du fait que la CAl serait tenued’émettre un avis motivé sur un projet d’entente de communication, seulement lorsquecet avis est défavorablé. Elle serait tenue de répondre dès que possible, et au plustard dans les 60 jours, et ce, même lorsque l’avis est favorable. Un organisme publicayant transmis un tel projet d’entente pourrait donc l’entériner dès l’avis favorable reçuou les délais légaux écoulés, ou encore poursuivre les démarches avec la CAl sicelle-ci a demandé entretemps des informations supplémentaires ou fait état de sonintention d’émettre un avis défavorable.

Ainsi, la CAl continuerait de surveiller que ces communications exceptionnelless’effectuent d,e manière conforme à la Loi sur l’accès, tout en bénéficiant d’unallégement de sa tâche du fait d’avoir moins d’avis à produire. Les organismespublics, pour leur part, pourraient conclure leurs ententes de communication dans de

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meilleurs délais lorsque celles-ci ont été établies d’emblée de manière conforme à laLoi et que leur demande d’avis à la CAl comprend tous les éléments requis.

À cet effet, li est proposé d’ajouter dans la loi l’obligation pour les organismes defournir à la CAl tous les documents qui pourront lui permettre de valider la conformitéde l’entente de communication qui lui est transmise pour avis. Il est proposéégalement de clarifier qu’une telle entente n’est à conclure que lorsque lacommunication des renseignements n’est pas nécessaire à l’application d’une loi auQuébec et de préciser les conditions qui doivent être réunies pour qu’une telle ententepuisse être conclue.

3.4.4- Modifications aux pénalités et aux sanctions applicables

La Loi sur l’accès prévoit des pénalités et des sanctions pouvant s’appliquer en casde non-respect de l’une ou l’autre de ses dispositions. L’application en estactuellement difficile en raison du fardeau de preuve imposé par l’emploi du motscîemment, lequel implique que l’intention coupable doit être démontrée pour que lecomportement ou l’action soit susceptible de constituer une infraction.

Toute la section des dispositions pénales a été revue (artIcles 76 â 78 du projet de loi)et il est proposé de les présenter différemment dans la loi afin d’en faciliter lacompréhénsion.

Ensuite, il est proposé d’alléger le fardeau de preuve en retirant le termesciemment dans les dispositions concernées puis d’arrimer le montant des amendesprévues avec celles déjà exigées, et nettement plus élevées, dans la Loi sur laprotection des renseignements personnels dans le secteur privé.

De manière corollaire, les infractions d’ordre général ne seraient pas retenues afin dene conserver que les infractions spécifiques dont la gravité le justifie.

Par ailleurs, de nouvelles dispositions seraient ajoutées pour prévoir qu’en cas derécidive, l’amende prévue serait doublée et que toute poursuite pénale en vertu decelles-ci devrait être intentée dans les trois ans suivant l’infraction, alors que le Codede procédure pénale prévoit un délai d’un an.

Ces modifications constitueraient un arrimage avec les dispositions de la Loi sur laprotection des renseignements personnels dans le secteur privé, tant au niveau dufârdeau de preuve que des amendes prévues. IL s’agit de changements de nature àInciter plus fortement au respect des dispositions de la Loi sur l’accès et qui vont dansle sens des recommandations de la CAl dans son rapport quinquennal de 2002.

En outre, les changements proposés dans cette section deIa loi ont fait l’objet d’uneconsultation particulière du ministère de la Justice, celui-cl étant responsabled’assurer l’harmonIsation des amendes prévues dans les différentes législationsquébécoises.

3.5- Entrée en vigueur des nouvelles dispositions de la Loi sur l’accès

Considérant les nombreuses modifications qu’il est envisagé d’apporter à la Loi surl’accès, il est proposé un délai d’entrée en vigueur d’un an (artIcle 106 du projet de loi)suivant la date de sanction du projet de loi.

Ègalement, il est envisagé que certaines mesures législatives n’entrent en vigueurque lorsque les dispositions réglementaires nécessaires à leur application entrerontelles-mêmes en vigueur à l’égard d’un organisme (article 106 du projet de loi). Ceserait le cas, par exemple, pour les dispositions concernant la diffusion proactive et lagestion des incidents de sécurité impliquant des renseignements personnels,

De tels délais permettraient aux quelque 3000 organismes publics assujettis de sepréparer et au SAIRID de les soutenir, et ce, afin que les modifications soient biencomprises et ainsi favoriser qu’elles soient correctement appliquées dès le jour I del’entrée en vigueur. Pour ie ministre responsable, ce délai permettrait également de

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faire connaître le gabarit standardisé qui serait utilisé par tous les organismés publics,à compter du jour 1, afin de constituer un bilan quinquennal quant à l’administrationde la loi.

4 Avantages et inconvénients de chacune des solutions possibles

Première solution

Avantages

La première solution n’impliquerait aucune modification législative. La loi actuellement envigueur demeurerait donc inchangée, gardant actives les obligations actuelles enmatière d’application des droits d’accès et de protection des renseignementspersonnels.

Inconvénients

Le statu quo n’irait pas dans le sens des divers engagements du gouvernement duQuébec à instaurer davantage de transparence tout en protégeant mieux lesrenseignements personnels. Incidemment, le statu quo ne serait pas de nature àfavoriser la confiance de la population.

Également, de nombreuses consultations ayant été effectuées afin de mener à bien larévision de la Loi sur l’accès, cela a créé des attentes à l’effet de la concrétisation desorientations gouvernementales annoncées et des modifications particulièresdiscutées.

Par ailleurs, le statu quo pourrait accentuer le retard du Québec par rapport àplusieurs autres juridictions provinciales canadiennes qui s’inscrivent dans latendance mondiale actuelle à promouvoir la transparence de l’action publique et àmoduler leur législation respective en matière de protection de la vie privée pour tenircompte de l’ère numérique et de la circulation transfrontalière des données.

Dans ce contexte, en optant pour le statu quo, le gouvernement pourrait se retrouveren situation de justifier son refus de modifier la Loi sur l’accès, refus qui pourraitsembler contradictoire aux engagements qu’il a pris, à la tendance mondiale en cesens ainsi qu’à toute la démarche déjà effectuée et les attentes ainsi suscitées.

Deuxième solution

Avantages

L’ensemble des modifications proposées dans le projet de loi va dans le sens desengagements du gouvernement à aller vers plus de transparence et d’ouverture etaussi à mettre en place une culture accrue de transparence et de respect du droit à lavie privée. Elles permettraient de concrétiser les orientations gouvernementales de2015.

La révision proposée consiste en des actions et des gestes concrets pour améliorercet outil démocratique que constitue la Loi sûr l’accès. Elle a été effectuée en prenanten compte l’intérêt public, en équilibre avec d’autres intérêts légitimes. De telschangements sont de nature à susciter la confiance des citoyens.

Lors de la consultation publique effectuée en septembre 2015 concernant lesorientations gouvernementales en matière d’accès et de protection desrenseignements personnels, un large consensus est âppam sur la nécessité deréformer la Loi sur l’accès, compte tenu de l’évolution, depuis son adoption en 1982,des méthodes, des équipements et des structures de l’administration publique, desdéveloppements rapides des technologies de l’information et aussi des exigencesélevées de la population en matière de transparence.

L’ensemble des intervenants a souligné alors les avancées importantes quereprésentent les orientations gouvernementales et une majorité d’entre elles ont reçuun accueil favorable, particulièrement les orientations relatives à la protection des

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renseignements personnels. La nécessité d’un changement de culture et d’unleadership au plus haut niveau gouvernemental a aussi fait l’unanimité.

Les orientations adoptées en 2015, en vue de cette révision législative, ont déjàenvoyé un message clair aux instances des organismes publics quant à la directionque compte prendre le gouvernement. Ces Instances ont été informées et consultéeset, avec le soutien du SAIRID, elles seraient en mesure d’appliquer les nouvellesdispositions législatives lors de leur entrée en vigueur.

La modernisation proposée de la Loi sur l’accès devrait avoir pour effet:

• d’améliorer le classement du Québec par rapport aux autres juridictionscanadiennes disposant d’une loi similaire en matière d’accès aux documents;

• d’offrir une meilleure compréhension dé la Loi sur l’accès;• d’assurer une plus grande cohérence dans son application par les responsables

de l’accès;

• de conférer plus d’autonomie aux responsables de l’accès dans l’exercice de leursresponsabilités;

• de resserrer le recours aux restrictions d’accès et ainsi favoriser la diffusion;

• de définir plus clairement les règles et les responsabilités des acteurs dans lesorganisations;

• de mettre à Jour les normes en matière de protection des renseignementspersonnels de manière à les adapter au contexte de la modernité.

Il semble que plusieurs modifications pourraient être accueillies favorablement,puisqu’elles font écho à des recommandations, particulièrement de la CAl ou duCentre for Law and Democmty (CLD):

• le renforcement du droit d’accès (par exemple, en préambule et dans l’objet de laLoi);

• l’accès aux documents issus d’une base de données

• l’ajout d’une disposition sur la primauté de l’intérêt public;

• la limitation de la portée de plusieurs restrictions au droit d’accès;

• pour les responsables de l’accès, ajout d’obligations et clarification de certainesautres en matière de rapidité du traitement des demandes et d’assistance auprèsdes personnes requérantes;

• l’ajout de pouvoirs à la CAl pour favoriser le règlement des demandes d’accèsjugées abusives;

• l’ajout d’obligations en matière de diffusion proactive, Incluant de donnéesouvertes.

Inconvénients

Malgré les avantages Importants des modifications proposées, certains intervenantspourraient être d’avis que celles-cl, quoiqu’intéressantes, ne vont pas assez loin. Ainsi,Us pourraient faim valoir:

• que l’assujettissement à la Loi ne serait pas suffisamment élargi puisqu’il n’est pasenvisagé d’y assujettir les organismes dont le fonds social est détenu de 50 % et pluspar l’Etat ou encore les sociétés sans capital-actions;

o Dans ses orientations rendues publiques en 2015, le gouvernement motivait déjàson choix de ne pas étendre ainsi l’assujettissement, notamment du fait qu’ils’agirait alors de soumettre à des obligations des entreprises partiellementprivées, leur imposant là un fardeau qui pourrait affecter leur compétitivité. Parailleurs, aucune législation similaire au Canada n’a assujetti les sociétés sanscapital-actions.

• que les modifications proposées ne réduiraient pas suffisamment le recours auxrestrictions au droit d’accès;

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o L’ajout d’une disposition sur la primauté de l’intérêt public, qui peut être invoquéemême lorsqu’une restriction est applicable, permettrait d’atténuer cafte critique.Elle est jugée comme étant un « incontournable de la modernisation de la loi »parla CAl.

5- Analyse comparative

Les modifications législatives proposées permettraient au Québec de s’aligner avecce qui se fait de plus innovant et de plus structurant dans les autres paysdémocratiques, tant en Amériquedu Nord qu’ailleurs dans le monde, en matière detransparence de l’État et de protection du droit à la vie privée.

En effet, la tendance mondiale actuelle, incluant du côté des législations canadiennesen cette matière, est de promouvoir la transparence de l’action publique et de modulerles législations en matière de protection de la vie privée pour tenIr compte de l’èrenumérique, comme le démontrent les exemples qui suivent

Plusieurs administrations se sont engagées dans la diffusion proactlve de manièresimilaire à ce quI est ici proposé. C’est le cas, par exemple, du gouvernement duCanada, des provinces de l’Alberta, de la Colombie-Britannique et de Terre-Neuve-et-Labrador et de pays tels que le Royaume-Uni et l’Australie. Ces administrations ontIntégré dans leur loi respective des obligations en cette matière et identifié des actionsprécises à réaliser par leurs instances gouvernementales, et ce, dans diversesapproches, soit pour favoriser leur engagement à la diffusion ou pour déterminer unminimum exigible.

En matière de diffusion automatique des informations ayant trait à l’environnement etqui révèlent un risque pour la vie, la santé ou la sécurité du public, l’approcheprivilégiée dans six provinces canadiennes (Ontario, Alberta, Colombie-Britannique,Terre-Neuve-et-Labrador, ile-du-Prince-Edouard et Nouvelle-Ecosse), à l’instar de cequi est Ici proposé, est d’obliger l’organisme public à diffuser les renseignements auxpersonnes susceptibles d’être touchées par ce risque, et ce, sans attendre unedemande d’accès.

•Quant à l’ajout à la loi d’une disposition sur la primauté de l’intérêt public, leslégislations des six mêmes provinces canadiennes comportent une dispositionsimilaire, certaines depuis plus de 25 ans (Ontario et Colombie-Britannique).

À l’instar des modifications proposées pour clarifier et circonscrire la protection desrenseignements fournis par des tiers, quatre provinces canadiennes (Ontado, Alberta,Terre-Neuve-et-Labrador et Colombie-Britannique) s’appuient également sur lepréjudice appréhendé, notamment au secret industriel, dans leur évaluation del’accessibilité de ces renseignements.

En matière de réduction des délais d’inaccessibilité de certains documents, plusieursprovinces canadiennes ont des délais similaires pour le même type de documents.

Concernant les incidents de sécurité impliquant des renseignements personnels, l’Étatde la Califomle, la province de Terre-Neuve-et-Labrador et le territoire du Nunavutprévoient eux aussI des modalités de gestion et de déclaration de tels incidents dansleur loi respective qui s’applique au secteur public. La CommIssaire à la protection dela vie privée de la Colombie-Britannique a recommandé l’inclusion de tellesobligations dans la loi applicable ausecteur public de sa province. Dans le secteurprivé, l’Alberta, le Manitoba et le Nouveau-Bwnswick (dans le domaine de la santé)prévoient de telles mesures également. Quant à la loi fédérale applicable dans lesecteur privé, des dispositions concernant les Incidents de sécurité ont été adoptéesen ce sens.

En ce qui a trait à l’évaluation des impacts sur la vie privée de projets technologiques,le gouvemement du Canada, les provinces de l’Alberta, de l’Ontario, de laColombie-Britannique et de Terre-Neuve-et-Labrador ainsi que plusieurs pays, dont leRoyaume-Uni et l’Australie, ont également rendu obligatoires de telles évaluationsdans certaines circonstances.

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Quant aux pénalités et sanctions applicables, les modifications proposées quant auxmontants des amendes constituent en soi un arrimage avec la loi qui s’applique auxentreprises québécoises en matière de protection des renseignements personnels.Selon l’expertise du ministère de la Justice en la matière, ces modificationss’harmoniseraient également avec les dispositions pénales des différentes autres loisquébécoises. De plus, certains changements proposés s’inspirent de pratiques en lamatière dans les législations fédérales et dans celles des autres provinces etterritoires du Canada, par exemple pour la gradation des sanctions et.pénalftés selonla gravité des infractions et selon la personnalité Juridique (personne momie oupersonne physique).

D’autres modifications proposées s’alignent en tout ou en partie à des dispoitlonssimilaires ailleurs au Canada:

- pour la communication de renseignements personnels à des fins de recherche,d’autres provinces canadiennes n’exigent pas non plus l’autorisation préalable deleur commissaire à la vie privée;

‘ pour la production d’un rapport périodique par le ministre responsable del’application de la Loi, la Colombie-Britannique a adopté une disposition similaire;

• pour l’accès aux documents issus d’une base de données électronique, la loifédérale canadienne et celle de la Coiàmbie-Britannique prévoient chacune uneobligation comparable.

6- ActIvité réglementaire

La Loi sur l’accès fixe les normes pour les organismes publics et non pour le secteurprivé. Conséquemment, le projet de loi n’a pas d’impact sur les entreprises, sauf demanière marginale. Ainsi, parmi toutes les modifications envisagées, une seuled’entre d’elles peut, indirectement, impacter certaines entreprises et dans certainessituations précises seulement.

Cette modification porte sur les conditions d’application des restrictions d’accèsapplicables aux documents fournis par les tiers et concerne la procédure deconsultation de ces tiers, afin de clarifier leur rôle.

La clarification proposée à cette disposition procédurale est à l’effet de préciserl’exigence que les observations et motifs du tiers soient formulés par écrit auprès duresponsable de l’accès qui l’a sollicité. La formulation d’un avis par le tiers est déjàexigée dans neuf autres Juridictions canadiennes.

L’analyse d’impact réglementaire effectuée par le SAIRiD l’amène à conclure quel’impact de cette modification s’avérerait minime, d’une part parce que ce n’est qu’uneportion très restreinte des entreprises québécoises qui serait concernée et, d’autrepart, parce que l’impact pour celles qui seraient concernées s’avèrerait peu significatif.

En effet, ii est évalué que seuls des coûts pour les efforts des ressources humainesdans les entreprises sont applicables. Ces coûts sont estimés è 0,03 M$ par annéepour les entreprises concernées.

Également, il appert que cette clarification à l’une des dispositions de la Loi surl’accès n’aurait aucun impact spécifique sur les PME. il s’avère, en outre, que laclarification du rôle du tiers consulté, quant à l’accessibilité d’un document qu’il afourni à un organisme public, contribue à ce que ses Intérêts économiques etcommerciaux soient mieux protégés. Cette clarification est donc de nature à favoriserla compétitivité des entreprises.

Par ailleurs, lors de la consultation générale et des auditions publiques tenues surl’ensemble des orientations gouvernementales en 2015, aucun commentaire n’a étéreçu quant à cette modification particulière.

À titre de mesure d’accompagnement, le SAIRID entend fournir aux responsables del’accès des modèles de demandes d’avis au tiers. Ces modèles faciliteraient, lacompréhension par les tiers de la nature des observations qui leur sont demandées.

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7- ImplicatIons financières

Les solutions proposées ne nécessiteraient pas que des crédits budgétairessupplémentaires soient octroyés pour leur réalisation.

En effet, le coût de la mise en oeuvre et les coûts récurrents sur cinq ans sont estimésà quelque 35 M$ pour l’ensemble des quelque 120 ministères et organismes dugouvernement, ce qui représente un coût moyen de 7 M$ par année. La période decinq ans est calculée depuis la sanctIon de la loi, ce qui inclut un délai précédantl’entrée en vigueur qui pourrait s’appliquer.

L’estimation de ces coûts est basée sur une évaluation des efforts, en équivalenttemps complet (ETC), qui devraient être déployés au tours de celle pérlode soit untotal d’environ 485 ETC sur cinq ans, pour les quelque 120 ministères et organismesdu gouvernement.

Il apparait que de tels coûts et de tels efforts peuvent être absorbés à même lescrédits budgétaires déjà alloués et à même les membres du personnel déjà en placedans les organisations. Différentes mesures sont d’ailleurs prévues en ce sens, dontprincipalement:

• le délai d’un an qui est proposé pour l’entrée en vigueur des modifications à la Loisur l’accès, lequel permettrait aux organisations de se préparer, par exemple, enmatière de planification de la diffusion proactive ou pour la déclaration desincidents de sécurité impliquant des renseignements personnels;

• l’étalement de la charge de travail que chaque organisme aurait la possibilité deprévoir dans sa planification de la diffusion proactive;

• le soutien aux organisations qui serait offert par le SAIRID, en fournissant entreautres un guide d’application ainsi que des modèles, des exemples ou desgabarits.

Plusieurs responsables de l’accès, au sein d’organismes publics de différentes tailles,ont été consultés pour établir les efforts pouvant être requis pour mettre en oeuvre leschangements législatifs potentiels. Le Secrétariat du Conseil du trésor a égalementété consulté quant à la validité des calculs de cette estimation.

Commission d’accès à l’information

Concernant la GAI, les modifications proposées à ses pouvoirs et fonctionspermettent d’estimer qu’un ETC en moins lui serait nécessaire en raison du retrait deson autorisation préalable des demandes de communication à des fins de rechercheet des modalités d’encadrement allégées concernant les ententes de communicationsde renseignements personnels. En contrepartie, un ETC supplémentaire pourrait êtrerequis en raison des nouvelles obligations qui lui seraient imparties concernant lesavis d’incidents de sécurité impliquant des renseignements personnels. Ainsi, lesmodifications législatives n’auraient pas d’implication financière pour la CAl.

Secrétariat à l’accès à l’information et à la réforme des institutions démocratiques

Quant au SAIRID, il est estimé qu’un ETC lui serait nécessaire pour effectuer et tenirà jour l’analyse d’équivalence des principes de protection des renseignementspersonnels dans les juridictions hors du Québec. Il apparait que les coûts et les effortsassociés à ces travaux d’analyse pourront être absorbés à même les membres dupersonnel déjà en place au ministère du Conseil exécutif.

8- RelatIons intergouvernementales

Les solutions proposées n’ont aucun Impact sur les relations fédéraies-provinclales.

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9- implications terrItoriales, soit-sur les régions, sur la capitale nationale et surla métropole

Concernant les modifications législatives proposées, le ministère des Affairesmunicipales et de l’Occupation du territoire ainsi que les principales associationsreprésentant les élus, les hauts dirigeants et les officiers municipaux ont été consultésquant aux Impacts qui pouvaient être appréhendés dans le milieu municipal.

Il en ressort essentiellement que les modifications proposées à la Loi sur l’accèsauraient des Impacts sur les munIcipalités puisqu’elles sont assujetties à cette loi.Toutefois, ces modifications n’auraient pas pour effet d’accroître de manièresignificative leurs responsabilités ou leurs coûts.

En effet, et comme pour les- autres organismes assujettis à la Loi, un délai significatifd’entrée en vigueur est prévu et le SAIRID fournirait du soutien pour l’application detous les changements (guide d’application, gabarits et modèles, accompagnement,etc.). Le délai de préparation ainsi que le soutien fourni permettraient aux organismespublics, incluant les municipalités, d’intégrer les tâches lIées à la mise en oeuvre desmodifications législatives à même leurs activités habituelles.

En outre, au moment d’établir, par voie règlementaire, les règles d’application decertaines des modifications proposées, la taille des municipalités et les réalitésparticulières de leur fonctionnement seraient prises en compte afin de ne pasaccroître leurs responsabilités de manière disproportionnée. Par exemple, il est déjàenvisagé que seules les munIcipalités de 100 000 habitants et plus soient assujettiesaux obligations ayant trait au comité sur l’accès à l’information et sur la protection desrenseignements personnels.

10- ImplicatIons sur les jeunes - -

Les solutions proposées n’ont aucune implication particulière sur les jeunes.

11- Consultations et Information

Dans le cadre de travaux en vue de déterminer les orientations gouvernementales, enprévision de la révision de la Loi sur l’accès, des consultations ont été effectuées en2014 et en 2015 auprès des ministères et organismes -du gouvernement ainsiqu’auprès d’experts du droit issus de la société civile.

Le 25 février 2015, le Conseil des ministres a adopté les oriéntations contenues dansle document Orientations gouvernementales pour un gouvernement plus transparent,dans le respect du droit à la vie privée et îa protection des renseignementspersonnels. Ce sont ces orientations qui sont aujourd’hui traduites en une propositionde textes législatifs.

En septembre 2015, le document d’orientation a fait l’objet d’une consultationgénérale et d’auditions publiques. Au total, 27 mémoires ont été déposés à laCommissIon des institutions et 20 auditions ont été tenues.

En septembre 2016, la CAl a déposé son rapport quinquennal comprenant67 recommandations, dont certaines concernaient la Loi sur l’accès. Ce rapport a faitl’objet d’une consultation générale et d’auditions publiques en août 2017.

Le projet de loi présenté aujourd’hui résulte des nombreux travaux consultatifs menésdepuis le dépôt des orientations gouvernementales. Des groupes de travailinterministériels ont approfondi l’analyse de plusieurs sujets, dont la diffusionproactive, les restrictions à l’accès et l’accès à des renseignements par leschercheurs. Plusieurs responsables de l’accès ont été consultés également, entreautres pour préparer la mise en oeuvre des changements envisagés. Plusieursinstances du gouvernement ont été consultées, incluant la CAl et le ministère de laJustice, selon leurs champs d’expertise ou leurs sujets de préoccupation en regarddes modifications envisagées.

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Ministre responsable de l’Accès àl’information et de la Réforme desInstitutions démocratiques,

6RIGINAL SIGNÉ

MADAME KATHLEEN WEIL

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AflR

ANALYSE D’IMPACT RÉGLEMENTAIRE

Projet de loi modifiant la Loi sur l’accès

aux documents des organismes publics

et sur la protection des renseignements

personnels

Ministère du Conseil exécutif—

Secrétariat à l’accès à flnfôrmation

et à la réforme des institutions démocratiques

• (MCE-SAIRID)

4mai 2018

ENSEMBLE> + n AL 00on développe notm économie .jjJwueC

SOMMAIRE EXÉCUTIF

a. Définition du problème

La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection desrenseignements personnels (Loi sur l’accès) a été adoptée initialement en 1982.L’ensemble des organismes publics du Québec y sont assujettis, incluant les ministèreset organismes du gouvernement, les établissements de santé et de services sociaux,les réseaux de l’éducation et de l’enseignement supérieur, de même que lesmunicipalités et les ordres professionnels. Hormis certaines modifications, notammenten 2006, elle n’a jamais fait l’objet d’une révision en profondeur.

En 2015, le Conseil des ministres a adopté 31 orientations concernant la visiongouvernementale relativement à la modernisation de la Loi sur l’accès. Le projet de loimodifiant la Loi sur l’accès traduit, essentiellement, les orientations déposées en 2015tout en les adaptant en fonction des travaux et des consultations qui ont suivi.

Comme il s’agit d’une loi fixant les normes pour les organismes publics et non pour lesecteur privé, le projet de loi n’a pas d’impact sur les entreprises, sauf de manièremarginale. Ainsi, parmi toutes les modifications envisagées, une seule d’entre d’ellespeut, indirectement, impacter certaines entreprises et dans certaines situations précisesseulement

Celle modification, qui vise une plus grande conformité à la loi, fait l’objet de laprésente analyse. Elle concrétise l’une des orientations gouvernementales de 2015,laquelle porte sur les conditions d’application des restrictions d’accès applicables auxdocuments fournis par les tiers.

b. Proposition du projet

La modification proposée quant à la procédure de consultation du tiers consiste en uneclarification du rôle de ce tiers, dans le contexte d’une demande d’accès visant undocument qu’il avait fourni à un organisme public.

En effet, la Loi sur l’accès prévoit une procédure de consultation du tiers lorsque lapersonne responsable de l’accès a besoin d’obtenir son avis pour juger del’accessibilité d’un document qu’il a fourni à l’organisme public et qui se trouve visé parune demande d’accès. Ce tiers peut alors, dans les vingt jours suivants, donner sesobservations quant à la communication ou non du document

La clarification proposée à cette disposition procédurale est à l’effet de préciserl’exigence que les observations et motifs du tiers soient formulés par écrit auprès duresponsable de l’accès qui l’a sollicité.

c. Impacts

Pour être visée par celle modification, une entreprise doit se trouver dans la situationoù toutes les conditions suivantes sont satisfaites:

• Elle fait affaire avec un organisme public.

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• Dans le cadre dé cette relation d’affaire, èlle à fourni unou des documents à unorganisme public.

• L’un de ces documents fournis est visé par une demande d’accès.

• Les articles permettant de restreindre l’accès à des documents fournis par tierssont applicables (les criteres precis de ces dispositions sont satisfaits)

• La personne responsable de l’acces a besoin de demander l’avis a l’entreprisequi a fourni le document pour en apprécier son accessibilité.

• L’entreprise souhaite que l’accès soft refusé (s’il est favorable à la communicationdu document, il ne lui est pas requis de fournir un avis, car une non-réponse estreputee consister en une acceptation)

• Lentreprise n’a pas formule par ecrit son avis à l’effet de ne pas communiquer.

L’estimation effectuée par le Secrétariat à l’accès à l’information et à la réforme desinstitutions démocratiques (SAIRID) l’amène à conclure que l’impact de la modificationvisee par cette analyse s’avererait minime, d’une part, parce que ce n’est qu’uneportion très restreinte des entreprises quebécoises qui serait concernee et, d’autre part,parce que l’impact pour celles qùiseraientconcernées s’avèreràltpéu significatif1

En effet, il est estimé que seuls des coûts pour les efforts des ressources humainesdans les entreprises sont applicables. Ces coûts sont estimés à 0,03 M$ par année.

d Exigences specifiques

Une consultation générale et des auditions publiques ont été tenues sur l’ensemble desorientations gouvernementales en 2015: aucun commentaire n’a été reçu quant à lamodification visée par celle analyse.

La clarification du rôle du tiers consulté, quant a l’accessibilité d’un document qu’il afourni à un organisme public, contribue à ce que ses intérêts économiques etcommerciaux soient mieux protégés. Celle clarification est donc de nature à favoriser lacompétitivité des entreprises,

La formulation d’un avis par le tiers est déja exigée dans neuf autres juridictionscanadiehnes

Il est estimé que cette clarification à l’une des dispositions de la Loi sur l’accès n’auraitaucun impact sur l’emploi ni aucun impact spécifique aux PME. Par ailleurs, cettemodification respecte les principes de bonne reglementation

Le SAIRID entend fournir aux responsables de l’acces un modele de demande d’avisau tiers. Ce modèle faciliterait la compréhensiôn par les tiers de la nature desobservations qui leur sont demandées. Les responsables de l’accès pourraient utiliserce modèle et disposer ainsi d’observations leur permettant de juger plus aisément del’accesspbllite des documents en cause

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1. DÉFINITION DU PROBLÈME

Contexte

La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection desrenseignements personnels (Loi sur l’accès) a ete adoptee initialement en 1982.L’ensemble des organismes publics du Quebec y sont assujettis, incluant les ministereset organismes du gouvernement, les établissements de santé et de services sociaux,les réseaux de l’éducation et de l’enseignement supérieur, de même que lesmunicipalités et les ordres professionnels.

La Loi sur l’acces a ete adoptee il y a 35 ans et, hormis certaines modifications,notamment en 2006, elle n’a jamais fait l’objet d’une revision en profondeur

La Commission d’accès à l’information (CAl), dans ses rapports quinquennauxsuccessifs, incluant celui rendu public en 2016, a recommandé au gouvernementdifférentes avenues• afin d’actualiser la Loi sur l’accès. En 2016, elle a énoncé,notamment, qu’en matiere d’accès aux documents, « une reforme majeure s’impose »

En avril ét en mai 2014, le gouvernement s’est engagé à donner aux citoyens legouvernement le plus ouvert et transparent que le Québec ait connu, de façon à ce queles citoyens puissent être davantage renseignés sur les affaires de l’Etat et ainsidavantage participer aux décisions courantes llees a l’action gouvernementale

En 2015, le Conseil des ministres a adopté 31 orientations concernant la visiongouvernementale relativement à lamodernisation de la Loi sur l’accès.

Le projet de loi modifiant la Loi sur l’accès traduit, essentiellement, les orientationsdéposées en 2015 tout en les. adaptant en: fonction des travaux etdes consultations qui.ont suivi

Comme Il s’agit d’une loi fixant Ies:normes pour les organismes publics et non pour lesecteur privé, le projet de loi n’a pas d’impact sur les entreprises, sauf de manièremarginale.

Ainsi, parmi toutes les modifications envlsagees, une seule d’entre d’elles peut,indirectement, impacter certaines entreprises et dans certaines situations precisesseùlement.

Celle modification, qui vise une plus grande conformité à la loi, fait l’objet de laprésente analyse.. Elle concrétise l’orientation gouvernementale n°8 , laquelle portesur les conditions d’application des restrictions d’acces applicables aux documentsfournis par les tiers

1. Orientations gouvernementales pour un gouvernement plus transparent, dans le respect dudroit à la vie privée et la protection des renseignements personnels, p 67 à 70

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Problématique

Les organismes publics détiennent parfois des renseignements qui leur sont fournis pardes tiers, par exemple, dans le cadre de programmes, de demandes de permis, ouautres. La Loi sur l’accès prévoit que certains de ces renseignements doivent êtredardés confidentiels, par exemple, pour protéger la compétitivité des tiers concernés.La loi prévoit également un mécanisme de consultation de ces tiers, lequel lui permetde présenter ses observations.

La modification envisagée dans le projet de loi vise à clarifier que le tiers doit présenterpar écrit ses observations lorsque l’organisme public le sollicite à cet effet, favorisantainsi qu’il présente ses motifs de refus, le cas échéant, quant à la communication derenseignements qu’il a fournis.

La modification proposée constitue une clarification qui concrétise ce qui constitue,dans les faits, de bonnes pratiques, lesquelles sont déjà très largement appliquées.

2. PROPOSITION DU PROJET

La modification proposée quant à la procédure de consultation du tiers consiste en uneclarification de son rôle, dans le contexte d’une demande d’accès visant un documentqu’il avait fourni à un organisme public. Un tel document peut être fourni à unorganisme public par un tiers dans diverses situations, telles que l’application deprogrammes, de règlements ou de lois, etc. (demande de permis, sollicitation decontrats, demandes de subventions ou autres).

Au sens des dispositions de la Loi sur l’accès à cet égard, le tiers dont il est questionpeut être toute organisation, autre qu’un organisme assujetti à la Loi sur l’accès. li peutdonc s’agir d’une entreprise ou toute autre personne morale. Par ailleurs, et commeprécisé à la section 4.1 de la présente analyse, ne sont pas toutes les entreprisesquébécoises qui pourraient être impactées par celle modification procédurale.

En matière de procédure de consultation d’un tiers, la Loi sur l’accès prévoit que lapersonne responsable de l’accès s’adresse à un tiers lorsqu’elle a besoin d’obtenir sonavis pour juger de l’accessibilité d’un document qu’il a fourni à l’organisme public et quise trouve visé par une demande d’accès. Ce tiers peut alors, dans les vingt jourssuivants, donner ses observations quant à la communication ou non du document.

La clarification proposée à celle disposition procédurale est à l’effet de préciserl’exigence que les observations et motifs du tiers soient formulés par écrit auprès duresponsable de l’accès qui l’a sollicité.

6

3. ANALYSE DES OPTIONS NON RÉGLEMENTAIRES

Les dispositions relatives à la consultation des tiers dans le cadre du traitement d’unedemande d’accès à des documents ne peuvent être mddifiées par des voies autres quelégislatives, soft par une modification de la Loi. sur l’accès.

4. ÉVALUATION DES IMPACTS

4.1. Description des secteurs touchés

Ce ne sont pas toutes les entreprises québécoises qui pourraient être impactées par lamodification qui fait l’objet de cette analyse.

En effet, pour être visée par cette modification, une entreprise doit se trouver dans lasituation où toutes les conditions suivantes sont satisfaites:

• Elle fait affaire avec un organisme public.

• Dans le cadre de cette relation d’affaire, elle a fourni un ou des documents à unorganisme public

• L’un de ces documents fournis est visé par une demande d’accès.

• Les dispositions de la Loi sur l’accès permettant de restreindre l’accès à desdocuments tournis par tiers sont applicables (les criteres précis de cesdispositions sont satisfaits).

• La personne responsable de l’accès a besoin de demander l’avis à l’entreprisequi a fourni le document pour en apprécier son accessibilfté.

• L’entreprise souhaite que l’accès soit refusé (si elle est favorable à lacommunication du document, il ne lui est pas requis de fournir un avis, car unenon-réponse est réputée consister en une acceptation).

• L’entreprise n’a pas formulé par écrit son avis à l’effet de ne pas communiquer.

4.2. Coûts pour les entreprises

Selon l’estimation du SAIRID, seuls des coûts pour les efforts des ressourceshumaines dans les entreprises sont applicables. Il s’agit donc des seuls coûts directsqui seraient associés à la modification visée par celle analyse.

Aucun coût lié aux formalités administratives n’est applicable. Selon les informationsreçues, Il appert que les avis de fiers sont essentiellement reçus par courriel, ce quin’implique aucun coût d’envoi postal.

Aucun manque à gagner n’est applicable.

7

TABLEAU 1

Coûts directs liés è la conformité aux règles

(en millions de dollars)

Période Annéesd’implantation subséquentes Tot I

(coûts non (coûts a

récurrents) récurrents)

Dépenses en capital (acquisition d’un terrain, S.0. 8.0. 8.0.d’une machinerie, d’un système ou d’unéquipement Informatique, construction oumodification d’un bâtiment, etc.)

Coûts de location d’équipement 8.0. S.0. S.0.

Coûts d’entretien et de mise â jour des 8.0. S.0. 8.0.équipements

Dépenses en ressources humaines S.0. Coûts annuels Coûts annuels(consultants, employés et gestionnaires, etc.) récurrents récurrents

0,03 M$ 0,03 M$

Coûts pour les ressources spécifiques (ex. 8.0. S.0. 8.0.trousses, outils, publicité, etc.)

Autres aoûts directs liés à la conformité S.0. S.0. 8.0.

TOTAL DES ÇOûTS DIRECTS LIÉS À LA 8.0. Coûts annuels Coûts annuelsCONFORMITE AUX REGLES récurrents récurrents

0,03 M$ 0,03 M$

TABLEAU 2

Coûts liés aux formalités administratives

(en millions de dollars)

Période Annéesd’implantation subséquentes Tot I

(coûts non (coûts e

récurrents) récurrents)

Coûts de production, de gestion et de 8.0. 8.0. 8.0.transmission des rapports, desenregistrements, des registres et desformulaires d’autorisation

Dépenses en ressources externes (ex. 8.0. 8.0. 8.0.consultants)

Autreù coûts liés aux formalités administratives 8.0. 8.0. 8.0.

TOTAL DES COÛTS LIÉS AUX 8.0. 8.0. 8.0.FORMALITÉS ADMINISTRATIVES

8

TABLEAU 3

Manques à gagner

(en millions de dollars)

Période Annéesd’implantation subséquentes Total

(coûts flan (coûtsrécurrents) récurrents)

Diminution du chiffre d’affaires S,O. S.O, S.O.

Autres types de manques à gagner S.O. S.O. S.O.

TOTAL DES MANQUES À GAGNER S.O. S.O. S.O.

TABLEAU 4

Synthèse des coûts pour les entreprises

(en millions de dollars)

Période Années. d’implantation subséquentes

(coûts non (coûts Total

récurrents) récurrents)

Coûts directs liés à la conformité aux règles S.Q. Coûts annuels Coûts annuels.

récurrents récurrents

0,03 M$ 0,03 M$

Coûts liés aux formalités administratives S.O. S.O. S.O.

Manques à gagner S.O. S.O. S.O.

TOTAL DES COÛTS POUR LESS.O. Coûts annuels Coûts annuels

ENTREPRISESrécurrents récurrents

0,03 M$ 0,03 M$

9

4.3. Économies pour les entreprises

TABLEAU 5

Économies pour les entreprises

(en millions Øe dollars)

PérIode Annéesd’implantation subséquentes Total

(économies non (économiesrécurrentes) récurrentes)

ÉCONOMIES UÉES À LA 5.0. 5.0. 5.0.CONFORMITÉ AUX RÈGLES

Économies liées à l’achatd’équipements moins coûteux

ÉCONOMIES LIÉES AUX 5.0. 5.0. 5.0.FORMALITÉS ADMINISTRATIVES

Économies associées à la réduction dela production, de la gestion et detransmission des rapports, desenregistrements, des registres et desformulaires d’autorisation

Réduction des dépenses en ressources 5.0. 5.0. 5.0.externes (ex. consultants)

Réduction d’autres coûts liés aux 5.0. 5.0, 5.0.formalités administratives

• TOTAL DES ÉCONOMIES POUR LES 5.0. 5.0. 5.0.ENTREPRISES

4.4. Synthèse des coûts et des économies

TABLEAU 6

Synthèse des coûts et des économies

(en millions de dollars)

Période Annéesd’Implantation subséquentes Total

(coûts et (coûts etéconomies non économies

récurrents) récurrents)

Total des coûts pour les entreprises 5.0. Coûts annuels Coûts annuelsrécurrents récurrents

.0,03 M$ 0,03 M$

Total des économies pour les 5.0. 5.0. 5.0.entreprises

.5.0 Coûts annuels Coûts annuels

COÛT NET POUR LES‘ récurrents récurrents

ENTREPRISES0,03 M$ 0,03 M$

‘o

4.5 Hypothèses utilisées pour l’estimation des coûts et des économies

Afin de calculer les efforts en matière de ressources humaines au sein des entreprises

pouvant être concernées, nous avons utilisé la formule suivante:

AXBXCX D, où

A = nombre global de demandes d’accès reçues

B = pourcentage de ces demandes qui sont liées aux documents fournis par des tiers

C = pourcentage des avis des tiers qui ne sont pas déjà fournis par écrit

D = coût estime pour produire un avis écrit

Nombre global de demandes d’accès reçues

Afin d’estimer les coûts, pour les entreprises, de la modification visée par celle analyse,le SAIRID a d’abord mesuré le nombre de demandes d’accès reçues par lesorganismes publics des différents secteurs: organismes gouvernementaux (dont lesministères), établissements de santé et de services sociaux, reseaux de l’éducation etde l’enseignement supérieur, organismes municipaux et ordres professionnels.

L’année civile 2015 ou l’année financière 2015-2016, selon ce qui s’applique auxdifférents organismes publics, a été utilisée à titre d’année de comparaison. Il s’agit del’année la plus récente pour laquelle il est possible d’obtenir des données pour lesecteur municipal.

Organismes gouvernementaux

Pour les ministères et organismes du gouvernement, les rapports annuels de gestioncontiennent cette information dont ils doivent rendre compte. Ainsi, pour l’année

financière 201 5-2016, on compte un total de 32396 demandes d’accès reçues.

Secteur municipal

Les organismes municipaux n’ont pas l’obligation de rendre compte du nombre dedemandes d’accès qu’ils reçoivent chaque année. Cependant, à l’aide de donnéesproduites en 2016 par la Corporation des officiers municipaux agréés du Québec

(COMAQ), le nombre de demandes d’accès reçues par les municipalités du Québec apu être estimé à 37 522 pour l’année 2015.

Autres organismes publics assujettis à la Loi sur l’accès

Dans le secteur de l’éducation, de la santé et pour les ordres professionnels, il n’existepas d’obligation d’effectuer un recensement des demandes d’accès. Par conséquent,

une estimation pour 2015 a été effectuée à l’aide du nombre de demandes de révisiondéposées à la CAl concernant les décisions rendues par les organismes de cesréseaux.

11

En conclusion, le SAIRID estime que les organismes publics des différents secteurs ontreçu en 2015 le nombre de demandes d’accès tel que présente ci-dessous

• organismes muhicipaux 37 522

• organismes gouvernementaux 32 396

• organismes scolaires 3 571

• organismes du reseau de la santé 11 989

• ordres professionnels: 2 296

87 774 (A)

Pourcentage des demandes liées aux documents tournis par des tiers

À l’aide du nombre global de demandes d’accès reçues, on peut estimer la proportion deces demandes qui concerne des documents fournis par des tiers, étant acquis qu’unelarge majorité des demandes d’accès ne vise pas l’obtention d’un document qui avait étéfourni par un tiers.

En 2015, les organismes publics ont invoqué les restrictions visant la protection desrenseignements des tiers dans 7.27 % (B) des demandes de révision adjugées devant laCAl. Cette proportion a été appliquée au nombre global de demandes d’accès, de sortequ’il est estimé que 6 381 demandes d’accès étaient liées à des documents fournis pardes tiers et pour lesquels un avis était susceptible d’être transmis.

Par ailleurs, il s’avère que la large majorité des réponses des tiers sont, actuellement,déjà transmises par écrit. En effet, la consultation d’un échantillon de responsablesd’accès permet d’estimer que dans 93,75 % des cas, la réponse du tiers était écrite.

Pourcentage des avis de tiers qui ne sont pas fournis par écrit

Conséquemment, seule une proportion de 6,25 % (C) de demandes d’accès, pourlesquelles un avis a été transmis au tiers, nécessiterait, selon la modification proposée,une réponse écrite alors que ce n’était pas le cas.

Donc, le nombre de demandes d’accès pour lesquelles la reponse du tiers estactuellement verbale et devrait plutôt être transmise par écrit est estimé à 399 demandes.

Estimation des efforts en ressources humaines dans les entreprises concernées

Afin de calculer le coût pour produire un avis écrit, il a été estimé que le temps requipour ce faire était de 4 heures par avis. En multipliant ce nombre d’heures par larémunération horaire moyenne dans le secteur privé (selon l’Institut de la statistique duQuébec), c’est-à-dire 22,13$, on obtient un coût moyen de 88,52$ (D) pour produire untel avis.

Ce coût moyen, multiplié par 399 demandes par année, donne un total de 35 320:$(montant arrondi), soit le coût estime pour les ressources humaines des entreprises duQuebec pour produire des avis ecrits au lieu de repondre verbalement

12

Calcul du coût global

Selon la formule de calcul indiquée, les efforts en matière de ressources humaines ausein des entreprises pouvant être concernées, sont donc estimés ainsi:

AXB XCXD

87 774 X 7,27 % X 6,25 % X 88,52 $ = 35 303,82 $ (soit 0,03 M$) par année

4.6. Consultation des parties prenantes

En prévisioh de la révision de la Loi sur l’accès, des travaux ont été menés pourdéterminer les orientations gouvernementales. À cette fin, des consultations ont étéeffectuées en 2014 et en 2015 auprès des ministères et organismes du gouvernementainsi qu’auprès d’experts du droit issus de la société civile.

En 2015, le document d’orientation du gouvernement a fait l’objet d’une consultationgénérale et d’auditions publiques. Au total, 27 mémoires ont été déposés à la Commissiondes institutions et 20 auditIons ont été tenues. À celle occasion, aucun commentaire n’aété formulé concernant l’ajout possible de l’obligation pour un tiers de formuler un avisécrit. Des représentants d’entreprises et d’industries, dont l’Association de l’explorationminière du Québec et l’Organisme d’autoréglementation du courtage immobilier duQuébec (OACIQ), ont déposé des mémoires et sont venus faire part de leurspréoccupations, mais ceux-cf n’ont pas émis non plus de commentaires sur ce volet del’orientation 8.

Également, des groupes de travail interministériels ont approfondi l’analyse de plusieurssujets et plusieurs instances du gouvernement ont été consultées, selon leurs champsd’expertise ou leurs sujets de préoccupation en regard des modifications envisagées.

4.7 Autres avantages, bénéfices et inconvénients de la solution projetée

Le rôle du tiers dans le cadre de la procédure de consultation se trouverait clarifié, Il luireviendrait de voir à ce que ses observations et motifs soient fournis à la personneresponsable de l’accès, de manière à ce qu’elle soft en mesure d’apprécier correctementl’accessibilité du document visé par une demande d’accès,

En effet, les observations du tiers visent à évaluer si un ou des préjudices à lacommunication du document sont appréhendés, de manière à protéger ses intérêtséconomiques et commerciaux, Incidemment, la clarification du rôle de ce tiers est denature à favoriser la protection de ses intérêts économiques et commerciaux,

13

• 4.8. Appréciation de l’impact anticipé sur l’emploi

Grille d’appréciation de l’impact sur l’emploi

100 à 499

1 à 99

Aucun Impact

xi 0•

impact défavorable (perte nette globale demplols au cours des 3 à 5 prochaines années pourle(s) secteur(s) touché(s))

I à 99

100 à 499

500 et plusAnalyse et commentaires:

Aucun impact n’est anticipé sur l’emploi.

5. PETITES ET MOYENNES ENTREPRISES (PME)

G. coMPÉTmvrrÉ DES ENTREPRISES

Il est: constaté que neuf des dix juridictions canadiennes,. autres que le Québec exigentun avis écrit du tiers lorsqu’il est consulté quant a la communication d’un document qu’il afourni

I 500 et plus

La modification visée par cette analyse n’aurait pas d’incidence particulière pour les PME,car elle serait applicable à tout type d’entreprises se trouvant dans la situation précisée àla section 4.1.

14

7. COOPÉRATION ET HARMONISATION RÉGLEMENTAIRES

Aucune mesure de coopération et d’harmonisation règlementaires n’est requise (voir à lasection 6 le constat pour les autres juridictions canadiennes).

6. FONDEMENTS ET PRINCIPES DE BONNE RÈGLEMENTATION

Les orientations gouvernementales de 2015 ainsi que les rapports quinqtiennaux de 2011

et de 2016 de la Commission d’acces a l’information ont fait l’objet de consultations

genérales et d’auditions publiques par la Commission des institutions de l’Assemblee

nationalé, De plus, de nombreuk travau)c consultatifs ont été menés depuis 201 1, :La

modification visée par cette analyse vise à répondre à un besoin précis et non contesté.

Cette modification, de même que le projet de loi dans son ensemble, respectent donc les

principes de bonne reglementation

9. CONCLUSION

L’estimation des impacts effectuee par le SAIRID l’amène a conclure que Pimpact de la

modification visée par cette analyse s’avereralt minime, d’une part, parce que ce n’est

qu’une portion très restreinte des entreprises québécoises qui serait concernée et, d’autre

part, parce que l’impact pour celles qui seraient concernees s’avererait peu significatif

10. MESURES D’ACCOMPAGNEMENT

Le SAIRID entend fournir aux responsables de l’accès un guide d’application des

modifications apportées a la Loi sur l’acces Ce guide comprendrait un modele dedemande d’avis au tiers Ce modele serait conçu pour faciliter la compréhension par lestiers de la nature des observations qui leur sont demandées.

Les responsables de l’accès pourraient donc utiliser ce modèle et disposer ainsi

&observations leur permettant de juger plus aisement de l’accessibihte des documents encause

11. PERSONNE (S) RESSOURCE (S)

Mme Manon Boisvert, directrice de l’acces a l’information et de la protection desrenseignements personnels, au Secrétariat à l’accès à l’information et à la réforme desinstitutions démocratiques (SAIRID). Téléphone :418528-8024.

15

DROIT COMPARÉ — Modernisation de la Loi sur l’accèsJanvier 201$

I. RENFORCEMENT DE LA GOUVERNANCE

> Modification du titre de la loi

janadaLoi sur I ‘accès à I ‘information

fle-du-Prince-EdouardFreedom ofinforination and protection ofprivacy A et

Nouvelle-EcosseFreedoin ofinformation and protection ofprivacy A et

Nouvcau-BrunswïckLoi sur le droit à l’information et la protection de la vie privée

Terre-Neuve-et-LabradorAccess to information and )rotec!ion ofprivacy Act

OntarioLoi sttt / ‘accès à 1 ‘information et la protection de la vie jivée

ManitobaF,eedoin ofinfor,na!ion anci protection ofprivaçv Act

SaskatchewanFreedom ofinfbrmation cmdproi’ectiui ofprivacy Act

Albcrtafreedoin ofin/or,nation ciiid protection ofprivacy Act

Colomb ie-Britanniq ucfrec’dom ofinformation and protection ofprivacy Act

introduction des principes et objets

Terre-Neuve-et-LabradorAccess to information and protc’ction ofprivacy Act

3. (1) The purpose ofthis Act is to facilitate democracy through

(a) ensuring that citizens have the information required to participaterneaningftilty in the democratic process;(b) increasing transparency in govemment and public bodies so that elected

officiais, officers and employees of public bodies remain accountable; and(c) protecting the privacy of individuals with respect to personal information

about themselves held and used by public bodies.

(2) The purpose is to be achieved by

ta) giving the public n right of access to records;(b) giving individuals a right of access to, and a right to request correction of,

Secrétariat à l’accès à l’information et à la réforme des institutions démocratiques Page 1

DROIT COMPARÉ — Modernisation de la Loi sur (‘accèsJanvier 2018

personal information about themselves;(c) spccifying the limited exceptions to the rights ofaccess and correction that arenecessary to

f j) preserve the ability of govemment to function efficiently as n cabinetgovernment in a partiamentary democracy,(ii) accommodate cstablished and accepted rights and priviieges of others,and(iii) protect from hartn the confidential proprietary and other rights of thirdparties;

(U) providing that some discretionary exceptions wi]I flot apply where it is clearlydemonstrated that die public interest in disciosure outweighs the reason for theexception;(e) preventing the unauthorized collection, use or disclosure of personalinformation by public bodies; and(O providing for an oversight agency that

(I) is an adeocate for access to information and protection ofprivacy,(ii) facilitates timely and user friendly application ofthis Act,(iii) provides independent review oC decisions made by public boUles underthis Act,(iv) provides independent investigation of privacy complaints,(y) makes recommendations to govemment and to public bodies as toactions they might take to betier achieve the objectives of ihis Act, and(vi) educates the public and public bodies on ail aspects ofthis Act.

(3) This Act does flot replace other procedures for access to information or limitaccess 10 information that is flot personai information and is available to thepublic. —__________________

Colombie-Britanniquefreedom o! information cind protection ofprivucv A et

2 (1) The purposes ofthis Act are to make public bodies more accountable to the

public and to protect personal privacy by

(n) giving the public n right of access to records.

(b) giving individuals a right ofaccess to, and a right to request correction of,

personal information about themsetves.

(c) specifying limited exceptions to the rights ofaccess,

(cl) preventing the unauthorized collection, use or disclosure ofpersonal

information by public bodies. and

(e) providing for an independent review ofdecisions made under this Act.

(2) This Act does not replace other procedures for access to information or limit in

any tvay access to information that is flot personal information and is available to

Secrétariat à l’accès à l’information et à la réforme des institutions démocratiques Page 2

DROIT COMPARÉ — Modernisation de la Loi sur l’accèsJanvier 2018

the public

Manitobafrcedoni ofinforînaflon and protection ofprivacy Art

2. Thc purposes of this Act arcfa) b allo\\ an> person n right of access b records in the custod> or under ihe

coinrol of public hodic. subjcet b the Iimitcd and specilic exceptions set otitin this Act:

(b) b allow indkiduals u right of access to records containing personalinformation abotit themselvcs in the custody or under the control of publicbodies. stibjcct b the Iimited and speci lic exceptions set oui in this Act:

(e) to allo indkiduals u right to rcquest corrections to records containingpersonal infbrmation about themsclves in the custody or under tue control oUptiblic bodies:

(d) 10 controt the manner in which public boUles ma> coltect personal informationfront individuals and to protcct individuals againsi unauthorizcd use ordisclosure ofpersonal information by public bodics; and

(e) to provide lhr an independent rcvie oU the decisions oC public hodies underthis Act and for thc resolution otcomplaints under this Act.

> Révision des responsabilités du ministre responsable

CanadaLoi sur I ‘tiCcèx à I ‘information

70 (1) Sous réserve du paragraphe (2), te ministre désigné est responsable

a) du contrôle des modalités de tenue et de gestion des documents relevant desinstitutions fédérales dans le but d’en assurer la conformité avec la présente loi etses règlements;

b) de l’établissement des formulaires nécessaires à la mise en oeuvre de laprésente loi et de ses règlements;

c) de la rédaction des instructions et directives nécessaires à la mise en oeuvre dela présente loi et de ses règlements et de leur diffusion auprès des institutionsfédérales;

c.1) de la collecte annuelle de données statistiques permettant de faire uneévaluation du respect de la présente loi et de ses règlements par les institutionsfédérales;

d) dc la détermination de la forme et du fond des rappos au Parlement visés à

Secrétariat à l’accès à l’information et à la réforme des institutions démocratiques Page 3

DROIT COMPARÉ — Modernisation de la J.oi sur IaccèsJanvier 2018

l’article 72.I».l —______________

t Colombic-Britanniquefreedoni ofinfotnititioii OUCI))îO1L’Ctiofl ofprivacy Ac’t

68. The minister responsible for this Act must prepare an annual report on its

administration and lay the report hefore the Legislative Assemhly as soon as

possible.

2. ACCROISSEMENT DE L’ACCiS À L’INFORMATION ET DE LATRANSPARENCE

Diffusion proactive

CanadaLoi sur I ‘accès à 1 in/brmation

Terre-Neuve-et-LabradorAccess to înfotmc;tion anCtpn)IL’ctio; ofpril’acy Aci

Publication schemc’111. (1) The commissioner shah crcate a standard template for the publication

of information by public bodies to assist in identifying and locating records in thecustody or under the control of public bodies.

(2) The head ofa public body shall adapt the standard lemplate to its functionsand publish its own information according to that adapted template.

(3) The published information shail include(a) a description ofthe mandate and functions ofthe public body and its

components;(b) a description and list ofthe records in the custody or under the controt of

the public body, including personal information banks;(c) the name, titie, business address and business telephone number ofthehead and coordinator of the public body; and(U) a description ofthe manuals uscd by employees of the public body in

administering or carrying out the programs and activities ofthe public body.

(4) The published information shah inelude for cach personal information bankmaintained by a public hody

(a) its name ami location:(b) a description ofthe kind ofpersonal information and the categories of

individuals whose personal information is included:(e) the authority and purposes for collecting the personal information:(U) the purposes for which the personat information is used or disclosed; and

Secrétariat à l’accès à l’information et à la réforme des institutions démocratiques Page 4

DROIT COMPARÉ — Modernisation de la Loi sur l’accèsJanvier 201$

(e) thc categories of persons who use the personal information or to tvhom it isdisclosed.

(5) Where personal information is used or disclosed by a public body for aptirpose that is flot included in the information published under subsection (2), thehcad of the public body shah

(a) keep a record ofthe purpose and either allach or link the record to thepersonal information; and(b) update the pubtished information to inctude that purpose.

(6) This Section or n subscction ofthis section shah appty to those public bodiesllstcd in the retulations.Colombie-Britanniquc

Frcedom ojinformaflon cind proleclion ofprivacy Act

70 (I) The head ofa public body must make availabte to the public, without arequest for access under this Act,

(a) manuals, instructions or guidelines issued to the officers or employees ofthe public body, or

(b) substantive rules or pohicy statements adopted by the public body,for the purpose of interpreting an enactment or of administering a program

or activity that affects the public or a specific group ofthe pubtic.

(2) The head ofa public body may delete from a record made available

under this section any information he or she would be entitled to refuse todisclose to an applicant.

(3) If information is deleted, the record must include a statemcnt oC

(a) the fact that information has been deleted,

(b) the nature ofthe information, and

(c) the reason for the deletion.

(4) If a person asks for a copy ofa record under this section, section 71 (2)applies.

71 (1) Subject to subsection (1.1), thehead ofa public body must cstablish

categories of records that are in the custody or under the control of the

public body and are aval table to ihe public without a reguest for access

Secrétariat à Iaccês à tinformation et à ta réforme des institutions démocratiques Page 5

DROIT COMPARE — Modernisation de la Loi sur l’accèsJanvier 2018

under this Act.

(1.1) The head ofa public body must flot estahlish a category of records that

contain personal information unless the information

(a) ma be disclosed under section 33.1 or 33.2. or

(b) would flot constitute, if disclosed, an unreasonable invasion ofthe

petsonal prïvacy ofthe individual the information is about.

(1.2) Section 22 (2) to (4) applies to the determination ofunreasonable

invasion of personal privacy under subsection f I . 1) (b) of this section.

(2) The head ofa public body may require a person who asks fora copy of

an available record to pay a fee to the public body.

(3) Subsection (1) does not limit the discretion ofthe government ofBritish

Columbia or a public body to disclose records that do flot contain personal

information.Royaume-UniFreedom ofinforination Act 2000

19. (1 )It shah be the duty ofevery public authority—

(n) to adopt and maintain n scheme which relates to [lie publication of information

by the authority and is approved hy the Commissioner (in this Act referred to as a

6pubIication scherne”).

(b )to pubhish information in accotdance with its publication scherne, and

(c) from time to time to review its publication scheme.

(2) A publication scheme must—

fa) specify classes of information which the public authority publishes or intcnds

to publish,

(b) specify the manner in which information ofeach class is, or is intended to be.

published, and

(c) specify whether the materiat is, or is intended [o be. available Lo the public free

of charge or on payment.

Secrétariat à l’accès à l’information et à la réforme des institutions démocratiques Page 6

DROIT COMPARÉ — Modernisation de la Loi sur l’accèsJanvier 201$

(2A) A publication scheme must, in particular, include a requirement for thepublic authority concemed—

(a) to publish—

(i) any dataset held by the authority in relation to vhich a person makes a requestfor information to the authority, and

(ii) any up-dated version held by the authority ofsuch a dataset,un)ess the authority is satis[ied that it is flot appropriate for the dataset to bepubi ished,

(b) vhere reasonably practicable, to publish any dataset the authority publishes byvirtue ofparagraph ta) in an electronic foi-m which is capable ofre-use,

(C) where subjec to subsections (2AA) and (2AB) any information in a datasetpublished by virtue of paragraph ta) isa relevant copyright work in relation towhich the authority is the only owner, to make the information available for te-use in accordance with the terms ofthe specified licence.

[...]

20.

(I )The Commissioner may from lime to time approve, in relation to publicauthorities falling tvithin parlicular classes, model publication schemes preparedby him or by other persons.

[..J

Accès aux documents confectionnés à partir d’une base de données

CanadaLoi sur I ‘accès à I ‘information

4.[...]

(3) Pour l’application de la présente loi, les documents qu’il est possible depréparer à partir d’un document informatisé relevant d’une institution fédéralesont eux-mêmes considérés comme relevant de celle-ci, même s’ils n’existent pasen tant que tels au moment où ils font l’objet d’une demande de communication.

La présente disposition ne vaut que sous réserve des restrictions réglementaireséventuellement applicables à la possibilité de préparer les documents et que si

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DROIT COMPARÉ — Modernisation de la Loi sur l’accèsJanvier 2018

l’institution a normalement à sa disposition le matériel, le logiciel et lescompétences techniques nécessaires â la préparation.

Colombie-B ritanniqucfreedom ofinformation anti jroteetion ofprivacy Aci

6. (1) The head ofa public body must nake every reasonablc effort to assist

applicants and to respond without delay to each applicant openly, accurately

and completely.(2) Moreover, the head ofa public body must create a record for an applicant

if

(a) the record can be created from a machine readable record in the

cuslody or under the control ofthe public body using its normal computer

hardware and software and technical expertise. and

(b) creating the record would flot unreasonably interfere vith the

L qperations ofthe public boc.y.

_______________ _________

> Restriction applicable aux tîers

Terre-Neuve-et-LabradorAccexs b informcition clndpro,L’ction of priracr Act

39. (1) The head ofa public hody shah refuse to disclose to an applicantinformation(a) that would reveal

(j) trade secrets ofa third party. or(ii) commercial, financial, labour relations. scientific or technicalinformation ofa thïrd party;

(b) that is supphied, implicitly or explicitly, in confidence: and(c) the disclosure of which could reasonably be expected to

(I) harm significantly the competitive position or interfere significantlywith the negotiating position ofthe third party,

(ii) resuit in similar information no longer being supphied to the publicbody when it is in the public interest that similar informationcontinue to be supplied.

(iii) resuit in unduc financial loss or gain to any person, or(iv) reveal information supplied to, or the report of, an arbitrator,

mediator, labour relations officer or other person or body appointedto resolve or inquire into a labour relations dispute.

(2) The head ofa public body shah refuse to disclose to an applicant informationLthat was obtained on a tax retum, gathered for thcpurpose ofdeterminingtax

Secrétariat à laccès è l’information et à la réforme des institutions démocratiques Page 8

DROIT COMPARÉ — Modernisation de la Loi sur l’accèsJanvier 201$

Ïiaility or collecting a tax, or royalty information submitted on royalty retums,except where that information is non-identifying aggregate royalty information.(3) Subsections (1) and (2) do flot app!y where

(a) the third party consents to the disclosure; or(b) the information is in a record that is in tue custody or control ofthe Provincial

Archives ofNewfoundland and Labrador or the archives ofa public body and thatbas been in existence for 50 years or more.Ontario

Loi SUT I ‘aCCèS à I ‘infor,ncilioii et la protection de la vie privée

17 (I) La personne responsable refuse de divulguer un document qui révèle tinsecret industriel ou des tcnseigilemcnts d’ordre scientifique, technique.commercial, financier ou ayant trait aux relations de travail, fournis à titreconfidentiel implicitement ou explicitement, s’il est raisonnable dc s’attendre à ceque la divulgation ait pour clYct. selon le cas:

a) de nuire gravement à la situation concurrentielle ou d’entraver gravement lesnégociations contractuelles ou autres d’une personne. d’un groupe de personnesou d’une organisation:b) d’ interrompre la communication de renseignements semblables à l’institution.alors qu’il serait dans l’intérêt public que cette communication sc poursuive:e) dc causer des pertes ou des profits indus à une personne, un groupe depersonnes, un comité, une institution ou tin organisme financiers;d) de divulguer des renseignements fournis à un conciliateur, un médiateur, unagent des relations de travail oti une autre personne nommée pour régler un conflitde relations de travail, ou dc divulguer le rapport de l’une de ces personnes.Colombic-Britannique

Freedom ofinformation cmd protection ofprivcici’ A et

21 (I) The hend ofa public body must refuse to disclose to an applicant information

fa) that would reveal

fi) trade secrets ofa third party, or

(ii) commercial, financial, labour relations, scicntific or technical information of or

about a third party,

(b) that is supplied, implicitly or explicitly, in confidence, and

(c) the disclosure ofwhich could reasonably be expected to

fi) harrn signiflcantly the competitive position or interfere significantly with the

negotiating position of the third party,

(ii) result in similar information no longer being supplied to the public hody vhen itis in the public interest that simitar intormation continue to be supptied,

(iii) result in undue fïnancial loss or gain to any person or organization, or

Secrétariat à taccès à l’information et à la réforme des institutions démocratiques Page 9

IDROIT COMPARÉ — Modernisation de la Loi sur l’accès

Janvier 2018

(iv) reveal infomrntion supplied b, orthe report of. an arbitrator, mediator, labour

relations orncer or other person or body appointed to resolve or inquire into u labour

relations dispute.

(2) The hend ofa public body must reftise to disclose b an appiicunt information that was

obtaincd on a tax return or gathered for the purposc of deterinining tax liability or

collecting a lux.

(3) Subsections (1) and (2) do not apply if

(u) the third party consents to the disclosure, or

(b)the information is in u record that is in the ctisbody or control ofthe archives ofthe

government of British Columbia orthe archives ofa public body and that bas been in

existence for 50 or moreyears.

________________

> Restriction applicable aux avis et recommandations

Terre-Neuve-et-LabradorA cccxx to information anci protection ofprii’cwv A et

29. (I) The beaU ofa public body ma)’ refuse to disclose to an applicantinformation that tvouid reveal

(a) advice. proposais, recommendations, analyses or policy options developed byor for a public body or minister;(b) the contents ofa formai research report or audit report that in the opinion of

the head of the public body is incompiete and in respect of which n request orordec for compietion has bcen made by the hcad within 65 business days ofdelivery ofthe report; or(e) draft legislation or regutations.

(2) The head ofa public body shaH flot refuse to disclose under subsection (1)(a) factual material;(b) a public opinion poli;(c) a statisticat survey;(d) an appraisal;(e) an cnvironmentat impact statement or simitar information;(f) a final report or final audit on thc performance or efficiency ofa public body

or on any of its programs or policies:(g) a consumer test report or a report of a test carried out on a proU uct to testequipment ofthe public body; —_____________________________________

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DROIT COMPARÉ — Modernisation de la Loi sur l’accèsJanvier 2018

(h) a feasibility or tcchnical study, including a cost estimate, relating to a poticyor project ofthe public body;(i) a report on the resuits offietd research undertaken before a policy proposai isformulated;(j) a report of an externat task force, committee, council or similar body that bas

been established w consider a matter and make a report or recommendations 10 a

public body;(k) a plan or proposai to establish a netv program or b change a program, if the

plan or proposai bas been approved or rejected by the beaU ofthe public body;(I) information that the beaU of the public body bas cited publicly as the basis for

making a decision or formulating a policy; or(rn) a decision, including reasons, that is made in the exercise ofa discretionarypotver or an aUj udicative function and that affects the rights ofthe applicant.

(3) Subsection (1) dues flot apply to information in a record that bas been inexistence for 15 vears or more.Ontarlo

Loi sur t ‘accès à / ‘infornzatio,i e! la prorc’c!ion de la vie privée

13 (1) La personne responsable peut ttfuser dc divulguer un document qui atiraitpour effet de révéler les conseils ou tes recommandations émanant d’unfonctionnaire, d’une personne employée par une institution ou d’un expert-conseildont les services ont été retenus par cette institution. L.R.O. 1090. chap. F.3 I,par. 13(l).

(2) Malgré le paragraphe f I). la personne responsable ne doit pas refuser. en vertude ce paragraphe, de divulguer un document qui comporte l’un des élémentssuivants

a) de la documentation portant sur des faits;b) un sondage statistique;c) le rapport d’un estimateur. que ce dernier soit ou non un dirigeant dcI’ instittttion:d) un rapport sur d’évcnttielles répercussions sur l’environnement ou un documentsemblable;e) le rapport qui porte stir l’essai d’un produit relié à la mise à léprccive de piècesd’équipement appartenant au gotivcrnement oti le résultat d’un test mené àl’intention des consommateurs;I) le rapport ou le résultat d’une étude relative ati rendement ou à l’efticacitéd’une institution. qtie ce rapport ou cette étude soient d’ordre général ou portentsur un programme ou une politique en partictilier;g) une étude dc faisabilité ou autre étude technique, y compris une estimation descoûts, reliée à tine politique ou à un projet gouvernementaux;h) le rapport qui comporte les résultats d’une recherche effectuée stir le terrainpréalablement à ta formulation d’une politique proposée;

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DROIT COMPARE — Modernisation de ta Loi sur l’accèsJanvier 201$

i) la proposition oti le plan définitifs en vtie de la modification d’tin programmeexistant ou de l’établissement d’un nou eau programme d’une institution, ycompris son estimation budtétaire. que cette proposition ou ce plan soientsubordonnés ou non à une approbation quelconque. sauf s’ils doivent êtreprésentés au Conseil exécutif ou à ses comités:j) le rapport du groupe de travail d’un comité interministériel oti d’une entitésemblable ou celui d’un comité ou d’un groupe dc tra ail internes d’uneinstitution chargés dc dresser un rappot stir une question précise. sauf si cerapport doit être présenté au Conseil exécutif ou à ses comités:k) le rapport d’un comité. d’tm conseil ou d’une autre entité liés à une institutionet constitués dans le but de mener des enquêtes suivies de rapports ou derecommandations destinés à cette institution:I) les motifs à l’appui dc la décision. dc l’arrêté, de l’ordonnance. de l’ordre oti dcla directke définitifs dti dirigeant d’tinc institution et rendus à la fin ou au coursdc l’exercice d’un pouvoir discrétionnaire conféré par un texte législatitou unprojet mis en application par cette institution, ou en erni de ceux—ci. qu’il soitpermis ou non aux termes du texte législatif ou du projet d’interjeter appel dc cesdécisions, arrêtés. ordonnances. ordres ou directives. Ce qui précêde s’applique.que ces motifs

(i) figurent ou non dans tine note de service qui émane de l’institution ou dans

la lettre d’un dirigeant ou d’un emplo) é de cette institution, destinée à unepersonne donnée.

(ii) aient été ou non exposés par L’ dirigeant qui n rendu cette décision ou

directive ou cet ordre que ces motifs y soient incorporés par renvoi ou non.(3) Malgré le paragraphe (1). la personne responsable ne doit pas refuser, en vertu

dc ce paragraphe, dc divulguer tin document si le document date dc plus dc ingt

ans ou si la personne responsable l’a publiquement mentionné comme ayant servi

de fondement à une décision ou â la formulation d’une politique.

Colombie-Britanniquefrecdoni ofinforînation cnid protection ofprivacv Act

13. (1) Tue beaU of n public body may reftise to disclose to an applicant information that

would reveal advice or recommendations developed by or for a public body or a

minister.

(2) The head ofa public body must flot refuse to dise Jose under subsection (1)

(a) any factual material,

(b) a public opinion pou,

(e) u statistical survey,

(d) an appraisal,

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DROIT COMPARÉ — Modernisation de ta Loi sur l’accèsJanvier 2018

(e) an economic forecast,

(f) an environmental impact statement ot similar information,

(g) n final repori or final audit on the performance orefficiency ofa public body

or on nny cf its policies or its programs or activities,

(h) a consumer test report or n report ofa test carried eut on a product to test

equipmdnt ofthe public body,

(j) a feasibility or technical study, including a cost estimate. relating to n poiicy

or projeci of the public bcxly,

(j) n report on the resuits of field researcli undertaken before a poiicy proposai is

formu lated,

(k) a report of a task force, committec, council or similar body that lias been

estabtished te consider any matter and make reports or recommendations ta a

public body,

(I) n plan or proposai to estabiish a new program or activity or to change a

program or activity, if the plan or proposai lias been approvcd or rejected by the

head ofthe public body,

(in) information that the head ofttie public body lins cited publicly as the basis

for making a decision or formulating n poticy, or

(n) a decision, including reasons, that is made in the exercise ofa discretionary

power or an adjudicative function and that affects the rights ofthe applicant.

(3) Subsection (I) does flot apply te information in a record that bas been in

existence for 10 or more years.

> Accès accru à l’information de nature environnementale

Terre-Neuve-et-LabradorA ccess 10 infoi-mctiion cindprotc’ciion o[privoeu ,lct

9. 1...]

(3) Whether or flot n request for access 15 made, the head of a public body shail, withoutdelay, disclose te the public, to an affected group of people or te an applicant,information about a risk cf significant harm ta the environment or te the health orsafety of the public or a group of people, the disclosure of which is clearty in the publicinterest.

Secrétariat à l’accès à l’information et à la réforme des institutîons démocratiques Page13

DROIT COMPARÉ — Modernisation de la Loi sur l’accèsJanvier 2018

OntarioLoi sur I accès à Ï inforu,ation et la protectioli dc’ la vie j,rivée

11(1) Malgré toute autre disposition de ta préscntc loi, la personne responsablequi a des motifs raisonnables et probables dc croire quil y va de l’intérêt public.divulgue au public ou aux personnes intércssécs dans lcs tiicilletirs délais. comptetenu des circonstances. le document révélateur d’tin grave danger pour la santé oula s&uritédupubHc ou pour l’environnement.Alberta

&c’eclo,n of information and protection Of/JriVCicy A cl

32(1) Whether or not a request for access is made, the beaU ofa public body must.tvithout delay. disclose to the public. ta an affccted group of people. to any personor ta an applicant(a) information about a risk ofsignificant harm to the environment or to the healthor safety ofthe public. ofthe affected group of people, ofthe person or oftheapplicant, or(b) information the disclosure cf which is, for any other reason, clearly in thepublic interest.f».]

_____ _________________________

Colombie-BritanniqucFrc’edoi,, of information anS protection ofprivacy ,i et

25 (1) Whether or not a request for aceess is made, the beaU ofa public body

must. without delay, disclose to the public. to an affected group ofpeople

or te an applicant. information

fa) about a risk of signiticant harm to the environment or to the health

or safety of the public or a group ofpeople, or

f b) the disclosure ofwhich is. for any other reason, clearly in the public

interest. J

> Clause de primauté de l’intérêt public

Terre-Neuve-et-LabradorAccess to in!brmation anti protection ofprivacy Act

9. (I) Where the liead of a public body may refuse to disclose intbrrnation to anapplicant undcr a provision Iisted in subsectioji (2), that discretionary exception shah notapply where it is ctearly dcmonstrated that the public interest in disclosure of tueinformation outweighs the reason for the exception.

(2)Subsection (I) applies to the following sections:

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DROIT COMPARÉ — Moderni5ation de la Loi sur l’accèsJanvier 2018

fa) section 2$ (local public body con fldcnces);(b) section 29 (poticy adt’ice or recommendations);(c) subsection 30 (I) (legal advice);(d) section 32 (confidential evaluations);(e) section 34 (disclosure banuful 10 intcrgovcrnmental relations or negotiations);(f) section 35 (disclosure harmful to the financial or economic interests ofa public

body);(g) section 36 (disclosure hannful to conservation); anti(h) section 38 (disclosure hannful 10 labour relations intcrests of public body as

employer).

OntarioLoi stu t ‘accès à / information c’t la protection dc la vie privée

23 L’exception à la divulgation visée aux articles 13, I5. 1 7, 1 8, 20. 21 et 21.1 nes’applique pas si la nécessité manifeste dc divulguer le document dans l’intérêtpublic l’emporte sans conteste stir la lin visée par l’exception.Alberta

frc’edonz ai inlormation cm(l protection ofprivcwy A ci

32(1) Whether or nota request for access is made, the head ofa public body must,tvithout delay, disclose to the ptiblic, to an affected group of people, to an)’ personor to an applicant

(a) information about a risk of significant harm to the environment or to thehealth or safety of the public, of the affectcd group of people, ofthe person orofthe applicant, or(b) information the disclosure ofwhich is, for any other reason, clearly in thepublic interest.

Colombic-Britanniqucfrc’ectom ofinformation and protection ofprivacy ilct

25 (1) Whether or flot a request for acccss is made, the head ofa public bodymust, without delay, disclose to the public, to an affectcd group of people orto an applicant, information

fa) about a risk of significant harm (o the environment or to the healthor safety ofthe public or a group of people, or

(b) the disclosure of which is, for any other reason, clearly in thepublic_interest.

____________________________

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> Droit d’accès pour des motifs de compassion

OntarloLoi sur / ‘accès à I ‘in/rmatio,; et la protection dc la vie privée

(4) Malgré le paragraphe (3). ne consiitue pas tine atteinte injustifiée à la ieprivée, la divulgation portant sur les renseignements suivants

é) des renseignements iwrsonnels concernant un particulier décédé qui sontdivulgués à son conjoint ou à un de ses proches parents. si la personneresponsable est convaincue. compte tenu des circonstances. que la divulgation est

uhaitable poctr des motifs de compassion.

3. MEILLEURE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

> Déclaration des incidents de sécurité

[CanadaLoi sur la /,rotection des rensei,gnemc’nts personnels e! les documents

électroniques

10.1 (1) L’organisation déclare au commissaire toute atteinte aux mesures desécurité qui a trait à des renseignements personnels dont elle a ta gestion, s’il estraisonnable de croire, dans les circonstances, que l’atteinte présente un risque réelde préjudice grave à l’endroit d’un individu.

(2) La déclaration contient les renseignements prévus par règlement et est faite,selon les modalités réglementaires. le plus tôt possible après que l’organisation aconclu qu’il y a eu atteinte.

(3) À moins qu’une règle de droit ne l’interdise, l’organisation est tenue d’aviserl’intéressé de toute atteinte aux mesures dc sécurité qui a trait à desrenseignements personnels le concernant et dont elle a la gestion. s’il estraisonnable de croire, dans les circonstances, que l’atteinte présente un risque réelde préjudice grave à son endroit.

(4) L’avis contient suffisamment d’information pour permettre à l’intéressé decomprendre l’importance, pour lui, de l’atteinte et de prendre, si cela est possible.des mesures pour rédctire le risque de préjudice qui pourrait en résulter ou pouratténuer un tel préjudice. Il contient aussi tout autre renseignement réglementaire.

Secrétariat à l’accés à rinformation et à la réforme des institutions démocratiques Page16

DROIT COMPARÉ — Modernisation de la Loi sur l’accèsJanvier 2018

(5) L’avis est manifeste et est donné à l’intéressé directement. selon tes modalitésréglementaires. Dans les circonstances prévues par règlement, il est donnéindirectement, selon les modalités réglementaires.

(6) L’avis est donné le plus tôt possible après que l’organisation a conclu qu’il y aeu atteinte.

(7) Pour l’application du présent article,pre7udice grave vise notamment la lésioncorporelle, l’humiliation, le dommage à la réputation ou aux relations, la pertefinancière, le vol d’identité, l’effet négatif sur le dossier de crédit, le dommageaux biens ou leur perte, et la perte de possibilités d’emploi ou d’occasionsd’affaires ou d’activités professionnelles.

(8) Les éléments servant à établir si une atteinte aux mesures de sécurité présenteun risque réel de préjudice grave à l’endroit de l’intéressé sont notamment ledegré de sensibilité des renseignements personnels en cause, la probabilité que lesrenseignements aient été mal utilisés ou soient en train ou sur te point de l’être ettout autre élément prévu par règlement.

Nouveau-BrunswickLoi sm• / ‘twcès c’t la protection en matière de rc’nsc’igne,lwnts peivo,iiwls sur la

Y01?(

49(1) Le dépositaire est tenu[...1c) de notifier, la personne physique visée par les renseignements personnels sur lasanté et le commissaire, à la première occasion raisonnable et conformément auxrèglements, que ces renseignements ont été:

fi) volés,(ii) perdus,(iii) éliminés, sauf dans les cas permis par la présente loi,(iv) communiqués par uçpçrsonne non autorisée ou que celle-ci y a eût accès;Terre-Neuve-et-Labrador

A CCCSS ta information and protectio,1 ofprivacy 4e!

64.[...]

(3) Except as otherwise provided in subsections (6) and (7), the head ofa publicbody that has custody or control ofpersonal information shall notify theindividual who is the subject of the information at the first reasonable opportunityvhere the information is

ta)__stolen;

___________________ ____________________________

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DROIT COMPARÉ — Modernisation de la Loi sur l’accèsJanvier 2018

(b) lost

(c) disposed of, except as permitted by law; or

(d) disclosed to or accessed by an unauthorized person.

(4) Whcre the beaU ofa public body reasonably believes that there has been abreach involving the unauthoriicd coflection. use or disclosure ofpersonalinformation, the head shaH inform the commissioner ofthe breach.

(5) Notwithstanding a circumstance tvhere, under subsection (7). notification ofan individual by the head ofa public body is flot required, the commissioner mayrecommend that the head ofthe public body. at the first reasonable opportunuty.notify the individual who is the subject ofthe information.

(6) Whcre a public body bas received personal information from another publicbody for the purpose ofresearch, the researcher may flot notify an individual vhois the subject of the information that the information bas been stolen. lost.disposed of in an unauthorized manner or disclosed to or accessed by anunauthorized person unless flic public body that provided the information to theresearcher first obtains that individuals consent to contact by the researcher andinforms the researcher that the individuat bas given consent.

(7) Subsection (3) does flot apply where the head ofthe public bodv reasonablybelieves that the thefi, loss. unauthorized disposition. or improper disclosure oraccess ofpersonal information does flot create n risk ofsignificant harm to theindividual vho is the subject ofthe information.

(8) For the purpose of this section. “significant harm” includes bodily harm.humiliation, damage to reputation or rclationships, toss ofemployment. businessor professional opportunities, financial Ioss. identity theft. negative effects on thecredit record and damage to or loss ofproperty.

(9) The factors that are relevant to determining under subsection (7) whether abreach creates a risk of significant harm to an individual include

(a) the sensitivity ofihe personal information: and

(b) the probability that the personal information bas been. is being. or willbe rnisused.

Califo mieC’alifr,iia Civil (‘ode

1798.82. (a) A person or business that conducts business in California, and

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that owns or hcenses computerized data that includes personaiinformation, shah disclose a breach of the security of the system followingdiscovery or notification of the breach in the security of the data to aresident of Cahifornia whose unencrypted personal information was, or isreasonably believed to have been, acquired by an unauthorized person.The disclosure shail be made in the most expedient time possible andwithout unreasonable delay, consistent with the legitimate needs of lawenforcement, as provided in subdivision f C), or any measures necessary todetermine the scope of the breach and restote the reasonable integrity 0fthe data system.

(b) A person or business that maintains computerized data that includespersonal information that the person or business does flot own shah notifythe owner or hicensee of the information of the breach of the security of thedata immediately fohlowing discovery, if the personal information was, or isreasonably believed to have been, acquired by an unauthorized person.

(c) The notification requïred by this section may be delayed if a lawenforcement agency determines that the notification wihl impede a criminalinvestigation. The notification required by this section shah be made

(promptly after the Iaw enforcement agency determines that it wihl flotcompromise the investigation.

(d) A person or business that is required to issue a security breachnotification pursuant to this section shah meet alt of the fohtowingrequirements:

(1) The security breach notification shah be written in plain language,shah be titted “Notice of Data Breach,” and shah present the informationdescribed in paragraph (2) under the following headings: ‘WhatHappened,” “What tnformation Was lnvolved,” ‘What We Are Doing,”“What You Can Do,” and “For More Intormation.” Additionah informationmay be provided as a supplement to the notice.

(A) The format of the notice shah be designed to cahI attention to thenature and significance of the information it contains.

(B) The titte and headings in the notice shah be clearly andconspicuously displayed.

(C) The text of the notice and any other notice provided pursuant to thissection shaH be no smahler than 10-point type.

(D) For a written notice described in paragraph (1) of subdivision (j), useof the model security breach notification form prescribed below or use of

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the headings described in this paragraph with the information decribed irparagraph (2), written in plain language, shah be deemed to be incomphïance with this subdivision.

IfNAME 0F INSTITUTION / LOGO) jI Date: (insert date)j+ — —

I NOTICE 0F DATA BREACH I+---— +

IWhat I IHappened? I II I II I I+ ÷ —— +

jWhat I IInformationi IIWas IIlnvolved? I I+ + +

L I IIWhatWe I IlAre Doing. I II I I+ + — +

What YouI II Can Do.j II I II I I+ + —--+

IOther Important Information. j(insert other important information) f

I I

Secrétariat à l’accès à ‘information et à la réforme des institutions démocratiques Page20

DROIT COMPARÉ — Modernisation de la Loi sur l’accèsJanvier 2018

Ï — _I—-—-f

I t ItFor More IllnformationlCall (telephone number) or go toI. If Internet Web site) II I II I I

——---—

[.. .]

Evaluation des impacts sur la vie privée

CanadaDirective sur t ‘évaluation des fricteurs relatifs ii la Vie privée (Secrétciriat dii

Conseil du ?)ésor.)

6.3.1 Amorcer une ÉFVP pour un programme ou une activité lorsque:

des renseignements personnels sont utilisés ou que l’on prévoit utiliserdans le cadre d’un processus décisionnel touchant directement un individu;

• des modifications importantes aux programmes ou aux activités déjà enplace qui comportent des renseignements personnels qui sont utilisés ouque l’on prévoit utiliser à des fins administratives;

• la sous-traitance ou le transfert dti programme ou de l’activité à un autrepalier de gouvernement ou au secteur privé et que cette sous-traitance ouce transfert constitue une modification importante au programme ou àl’activité.

Terre-Neuve-et-LabradorAceess to information cmd protection ofprivcicy Act

72. (1) A minister shaH, during the development ofa program or service by adepartment or brandi of the executive govemment of the province, submit to theminister responsible for this Act

(a) a privacy impact assessment for tint minister’s review and comment; or(b) tic resuits ofa preliminary assessment showing tint a privacy impact

assessment of Lie program or service is flot required.

(2) A minister shah conduct a pretiminary assessment at-id, where required. aprivacy impact assessment in accordance with the directions ofthe minister

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responsible for this Act.

(3) A minister shah notify the commissioner ofa common or integrated programor service ut an early stage ofdeveloping the program or service.

(4) Where the minister responsible for ibis Act receives a prieacy impactassessmcnt respecting a common or integrated program or service for whichdisclosure of personal information may be perrnitted under paragraph 6$ (1 )(u).the minister shah. during the development ofthe program or service, submit theprivacy impact assessment to the commissioner for the commissioners reviewand comment.

_______________________________

Alberta

I-ko!!?; Information Ac!

64(1) Each custodian must prepare a privacy impact assessment that describeshow proposed administrative practices and information systems relating to thecollection, use and disclosure ofindividually identifying health information mayaffect the privacy ofthe individual who is the suhject ofthe information.

(2) The custodian must suhmit the privacy impact assessrnent to theCommissioner for review and comment before implementing any proposed newpractice or system described in subsection (1) or any proposed change to existingpractices and systems described in subsection (I).

_____________

4. STRUCTURE PLUS ADAPTÉE ET PLUS EFFICACE

> Démarche simplifiée d’accès aux renseignements à des fins de

recherche

Canada

Loi sur / ‘accès à Ï ‘iflfbrIflCltiOl?

_____________________________________________________

freedom ofinfbrmnation andprolectionofprivcwy ActNouvelle-Écosse

Fteedomn o! information andprotection ojprii’acv Act

29. A public body may disclose personal information for a researçiLpurpose.including statistical research. if(a) die research purpose cannot reasonably be accomplished unless thatinformation is provided in individually identifiable form:f b) any record tinkage is flot harmful to the individuals that information is aboutand the benefits to be derived from the record hinkage areclearly in the public interest;(c) the beaU of the pttbtic body concerned has approved conditions relating to

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DROIT COMPARÉ — Modernisation de la Loi sur l’accèsJanvier 2018

(j) security and confidentiality,(ii) the removal or destruction of individual identifiers at the earliest reasonabletime, and(iii) the prohibition ofany subsequcnl use 0f disclosure ofthat information inindividually identifiable form vithout the express authorization ofthat publicbody; and

(d) the person b whom that information is disclosed has signed an agreement tocomply with the approeed conditions, this Act and any of the public body1spolicies and procedures relating 10 the confidentiality ofpersonal information.

Nouveau-BrunswickLoi sur le droit à 1 ‘infonnation et la protection de la vie privéc’

Terre-Neuve-et-LabradorAccess ta informcztion and protection ofpivacv Act

Onta rioLoi iir / accès à I infol7flatio?1 et la protection de la vie privée

21. (1) La personne responsable ne divulgue des renseignements personnels qu’auparticulier concerné par ceux-ci. sauf selon le cas:

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e) à des fins de recherche si les conditions suivantes sont réunies:

(ï) la divulgation est conforme aux conditions ou à l’utilisation envisagées aumoment où ces renseignements ont été divulgués, recueillis ou obtenus,

(ii) les fins de recherche à l’origine de la divulgation ne peuvent êtreraisonnablement atteintes que si les renseignements sont divulgués sous uneforme qui permette L’identification individuelle,

(iiI) la personne devant recevoir le document a accepté de se conformer auxconditions relatives à la sécurité et au caractère confidentiel qui sontprescrites par les règlements;

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42 A public body may disclose personal information for a research purpose,including statistical research, only iffa) the research purpose cannot reasonably be accomplished unless that

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DROIT COMPARÉ — Modernisation de la Loi sur l’accèsjanvier 201$

information is provided in individually identifiable form or the research purposebas been approeed by the Commissioner1(b) any record linkage is not harrnful to the individuals the information is aboutand the benefits to be derived from the record linkage are clearly in the publicinterest,(c) the beaU ofthe public body bas approved conditions relatingto the following:

(j) security and confidential ity,(ii) the rernoval or destruction ofindividual identifiers at the earliest rcasonabletime, and(iii) the prohibition ofany subsequent use or disclosure oftheinformation in individually identifiable form without the express authorizationofthat public body.and

(d) the person to wtiom the information is disclosed has signed an agreement tocomply with the approved conditions. Ibis Act and any ofthe public bodyspolicies and procedures relating to the confideitiali!yofersonal information.Colombie-Britannique

frccdom ofinjàrmution and prolect ion ofprivacy Act

35(1) A ptiblic body mas’ disclose personal information in its custody or under itscontrol for a researcb purpose, including statistical rcsearch, only if

fa) the research purpose cannot reasonably be accomplished unless thatinformation is provided in individually identifiable form or the research purposebas been approved by the commissioner.(a.I) subject to subsection (2). the information is disclosed on condition that itflot be used for Lite purpose of contacting a person to participate in the research,(b) any data tinking is not hamful to the individuals that information is aboutand the benefits to be derived from the data linking are clearly in the publicinterest.(e) the beaU ofthe public body concemed bas approved conditions relating to thefollowing:

(I) sccurity and contïdentiality:(ii) the removal or destruction of individual identifiers at the earliest reasonabletirne;(iii) the prohibition of any subsequent use or disclosure of that information inindividually identifiable form without the express authorization of that publicbody, and

(d) the person to thom that information is disclosed bas signed an agreement tocomply with the approved conditions, this Act and any of the ptiblic body’spolicies and procedures relating to the confidentiatity ofpersonal intonnation.

(2) Subsection (1) (a. 1) does flot apply in respect of research in relation to healthissues if the commissioner approves

(a) the research purpose,(b) the use of disclosed information for the purposeofcontacting a person to

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DROIT COMPARÉ — Modernisation de la Loi sur l’accèsJanvier 2018

[rticipate in the reseah, and(c) the manner in which contact is b be made. including the information to bemade available to persons contacted,

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DOCUMENT DE TRAVAIL

Note

DESTINATAIRE: Jean-Philippe MaroisSecrétaire général associé

EXPÉDITEURS: Manon BoisvertDirectrice de l’accès à l’information et de la protectiondes renseignements personnels

Christian DuqueueAvocat

Caritas NishimirweConseillère

DATE: Le 16 mars 2018

OBJET: L’importance des critères de validité du consentement

ÉTAT DE SITUATION

Dans le cadre de la révision de la Loi sur l’accès aux documents des organismespublics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1, ci

a. 33, 36

La présente analyse vise à préciser la nécessité d’ajouter des critères de validité duconsentement dans la prochaine version de la Loi sur l’accès, notamment en faisantréférence à des sources qui ont recommandé l’ajout de critères de validité duconsentement et à d’autres juridictions qui ont prévu de tels critères dans leur loi, leurrèglement ou autrement.

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DOCUMENT DE TRAVAIL

ANALYSE

Le droit fondamental à la vie privée et la protection des renseignements personnels

L’article 5 de la Charte des droits et libertés de la personne (RLRQ, chapitre C-12)mentionne que toute personne e droit au respect de sa vie privée. La protection desrenseignements personnels est une composante du droit à la vie privée d’unepersonne, d’où l’importance de la Loi sur l’accès et de ces exigences en matière deprotection des renseignements personnels.

Le consentement est le moteur de tout corpus de protection des renseignementspersonnels et des mesures articulant le droit fondamental à la vie privée. Leconsentement permet aux individus de contrôler ce que les tiers (personnes,organismes ou entreprises) peuvent faire et ne pas faite avec les renseignementspersonnels les concernant. Le consentement est, en quelque sorte, la seule clé dontdispose un individu pour contrôler à qui seront communiqués les renseignements leconcernant, pour quelles fins ils sont communiqués et pendant combien de temps ilspeuvent être communiqués.

Les Lignes directrices régissant la protection de la vie privée et les flux transfrontièresde données de caractère personnel de l’organisation de coopération et dedéveloppement économiques1 énoncent des principes qui sont repris dans la Loi surl’accès. Le Principe de la limitation de l’utilisation mentionne que les données decaractère personnel ne devraient pas être divulguées, ni fournies, ni utilisées à des finsautres que celles de leur collecte, si ce n’est qu’avec le consentement de la personneconcernée ou lorsqu’une règle de droit le permet. Le consentement est donc un deséléments importants de ce principe.

Le consentement origine de l’époque d’Aristote, qui d’après lui, les liens à la base del’association politique sont forgés grâce aux relations sociales et aux échangesconsensuels2. Au Québec, la notion de consentement se retrouvait déjà dans le Codecivil du Bas-Canada qui mentionnait que le consentement est ou exprès ou implicite etqu’il peut-être invalidé par certaines causes3. Parmi ces causes ont énoncent l’erreur, lafraude, la violence ou la crainte et la lésion, ce qui peut faire référence au critère deconsentement libre et éclairé prévu au nouvel article 53.1 de la Loi sur l’accès.D’ailleurs, l’article 1399 du Code civil du Québec (RLRQ, chapitre CCQ-1 991)mentionne que le consentement doit être libre et éclairé et qu’il peut être vicié parl’erreur, la crainte ou la lésion.

En ce qui concerne les critères prévus au nouvel article 53.1 de la Loi sur l’accès, voicicomment ils sont définis par la Commission d’accès à l’information (ci-après (f CAl »)4

• Le consentement doit être manifeste, c’est-à-dire évident, certain et indiscutable;

• Le consentement doit être libre, c’est-à-dire être donné sans contrainte;

• Le consentement doit être éclairé, c’est-à-dire qu’il doit être précis, rigoureux etspécifique. Ainsi, l’entreprise doit indiquer quels renseignements serontcommuniqués, à qui, pourquoi et comment, et quelles en seront lesconséquences. La personne qui donne un consentement doit être suffisammentinformée au sujet des communications qui seront effectuées pour qu’elle puisseporter un jugement éclairé sur la portée du consentement;

• Le consentement est également donné à des fins spécifiques et pour la duréenécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles il a été demandé. La durée ne

‘ORGANISATION DE COOPÉRATION ET DE DÈVLEOPPEMENT ÉCONOMIQUES, Lignes direclnces régissant la proteciion dela via pnvée et les flux transfrontiéros de donnaes de caractère personnel.2COMMIS5ARIAT A LA PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE. Le consentement, principe universel dans la protection des données àléchelle mondiale (en hgnej ‘uv gc nmi, ion 2Ojj _pk3Article 988 du Code civil du Oas.Canada.

COMMISSION D’ACCÈS À LINFORMATION, Le consentement à la communication des renseignements personnels, [en ligne](page

consultee le 16 mars 2018).

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DOCUMENT DE TRAVAIL

sera pas nécessairement rehée à un nombre de jours, de mois ou d’années,mais pourra taire référence à un événement déterminé ou une situation précise.

La Loi sur l’accès

L’article 53 de la Loi sur l’accès énonce que les renseignements personnels sontconfidentiels. Ainsi, la règle de base est que les renseignements personnels d’unepersonne physique ne peuvent pas être communiqués à un tiers.

Cependant, le premier paragraphe de cet article prévoit que les renseignementspersonnels ne seront plus confidentiels si la personne concernée pat cesrenseîgnements consent à leur divulgation. Le premier alinéa de l’article 59 de la Loi surl’accès vient rappeler qu’un organisme public ne peut communiquer un renseignementpersonnel sans le consentement de la personne concernée. Toutefois, le deuxièmealinéa de cet article prévoit certains cas où un tenseignement personnel peut êtrecommuniqué sans le consentement de la personne concernée. En pratique, il estreconnu qu’un organisme public doit analyser l’option de communiquer unrenseignement personnel avec le consentement de la personne concernée, avantd’utiliser une des exceptions prévues au deuxième alinéa de l’article 59 de la Loi surl’accès.

Avant de communiquer un renseignement personnel avec le consentement de lapersonne concernée un organisme public doit avoir l’assurance qu’une tellecommunication correspond à la volonté de la personne, notamment en ce quiconcerne:

• la personne ou l’organisme à qui les renseignements peuvent êtrecommuniqués;

• les renseignements personnels qui pourront être communiqués;• à quelles fins les renseignements sont communiqués et à quelles fins ils pourront

être utilisés;• la durée du consentement.

Dans ce contexte, indépendamment de l’inclusion expresse des critères de validité duconsentement, la CAl et les tribunaux appliquent déjà une grille d’analyse duconsentement considérant que celui-ci doit être manifeste, libre, éclairé et être donné àdes fins spécifiques et ne vouloir que pour la durée nécessaire à la réalisation des finspour lesquelles il a été demandé. Dans le cas contraire, l’organisme public pourraitporter atteinte au droit à la vie privée de la personne, car il effectuerait un bris deconfidentialité (c’est-à-dire une communication de renseignements personnels qui n’estpas permise par la Loi). Ainsi, le consentement joue un rôle essentiel en matière decommunication de renseignements personnels et de protection de la vie privée.D’ailleurs, l’article 14 de la Loi sur la protectïon des renseignements personnels dans lesecteur privé (RLRQ, chapitre P-39.1) prévoit explicitement les critères qui sonténoncés au nouvel article 53.1 de la Loi sur l’accès.

Les orientations gouvernementales

Conscient des enjeux relatifs à la qualité d’un consentement, les orientationsgouvernementales pour un gouvernement plus transparent, dans le respect du droit àla vie privée et la protection des renseignements personnels5 indique que la Loi surl’accès est basée sur le principe du caractère confidentiel des renseignementspersonnels et son corollaire, c’est-à-dite que ces renseignements ne peuvent êtredivulgués sans le consentement des personnes, sauf ce qui est expressément prévupar la Loi. Ils ajoutent que pour être valide, le consentement doit être donné en touteconnaissance de cause et que la Loi sur l’accès ne prévoit pas de critères sur la validitédu consentement, contrairement à la Loi sut la protection des renseignementspersonnels dans le secteur privé6.

GOUVERNEMENT DU QUÈBEC. Orientations gouvernementales pour un gouvernement plus trensparent, dans le respect dudreit â la vie pnvée et la pmtection des renseignements personnels, 2015.e Id., p. 90 el 91.

Secrétariat à l’accès à l’information et à la réforme des institutions démocratiques Page 3

DOCUMENT DE TRAVAIL

Ainsi, les orientations gouvernementales proposaient d’introduire, dans la Loi surl’accès, des dispositions qui rendent explicites les critères d’un consentement valide,comme c’est le cas actuellement à l’article 14 de la Loi sur la protection desrenseignements personnels dans le secteur privé7.

Rapport quinquennal de 2016 de la Commission d’accès à l’information

Dans son rapport quinquennal de 2016, la CAl constate plusieurs situations où elledoute que le consentement constitue véritablement l’expression de ta volonté d’unepersonne quant à la gestion et à l’utilisation de ses renseignements personnels (ex.politique de confidentialité et conditions d’utilisations)6. Elle indique que la portée descritères du consentement ne semble pas bien comprise par les organismes publics9.Par exemple, bien qu’un consentement doive être spécifique et éclairé, la CAl voit régulièrement des consentements libellés en termes généraux tels que « tout renseignementme concernant » ou « tout organisme qui détient des renseignements à mon sujet )>10,

La CAl mentionne qu’elle est favorable à l’introduction de critères de validité duconsentement des personnes concernées dans la Loi sur l’accès11 et elle recommandede les intégrer’2. Elle recommande même de modifier la Loi sur l’accès et la Loi sur laprotection des renseignements personnels dans le secteur privé pour y préciser lesexigences liées à ces critères de validité du consentement13.

Le gouvernement fédéral

En ce qui concerne les lois applicables au secteur public, c’est-à-dite la Loi sur l’accèsà l’information (L.R.C. (1985), ch. A-1) et la Loi sur la protection des renseignementspersonnels (LR.C. (1985), ch. P-21), ainsi que leurs règlements, elles n’indiquent pasde critères de validité du consentement.

Cependant, le gouvernement fédéral a mis en place la Directive sur les pratiquesrelatives à la protection de la vie privée qui s’applique aux institutions fédérales viséespar l’article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels14, y compristoute société d’État mère ou filiale en propriété exclusive d’une telle société. Celledirective de mise en oeuvre est émise conformément à l’alinéa 71(1)d) de la Loi sur laprotection des renseignements personnels, L’article 6.2.13 de cette directive énonce leséléments qui doivent être inclus dans un consentement, c’est-à-dire:

• « la fin pour laquelle le consentement est demandé et la nature desrenseignements personnels demandés;

• dans le cas d’une collecte indirecte, les sources qui seront sollicitées pour fournirles renseignements et la justification d’une telle collecte;

• les utilisations et les divulgations non conformes aux fins pour lesquelles lesrenseignements ont été recueillis et pour lesquelles un consentement estdemandé;

• toute conséquence pouvant résulter d’un refus d’accorder le consentement;• toute autre alternative au consentement offerte à l’individu ».

De plus, l’article 6.2.14 mentionne Tes institutions doivent s’assurer que leconsentement est obtenu par écrit ou qu’il est autrement documenté adéquatement, ycompris la date et l’heure du consentement.

Le gouvernement fédéral a donc jugé nécessaire de préciser les critères de validitésd’un consentement pour s’assurer que les institutions obtiennent des consentementsconformes.

Id., p 91,COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION, Rétablir l’équilibre — Rapport quinquennal 2016, 2016. p. 90 et 91

p. 91.10

lU.. p. 90.Id.. p. 93.l Id.‘ Tout ministère ou département d’Ètat relevant du gouvernement du Canada. ou tout organisme, figurant en l’annexe de la loi ettoute société d’EtaI mère ou filiale cent pour cent d’une telle sociète au sens de larticle 83 de la Loi sur la gestion des financespubliques.

Secrétariat à l’accès à l’information et à la réforme des institutions démocratiques Page 4

DOCUMENT DE TRAVAIL

Les provinces canadiennes

En ce qui concerne les provinces canadiennes, aucune ne prévoit de critères de validitédu consentement dans leur loi concernant l’accès aux documents et la protection desrenseignements personnels. Cependant, dans six provinces, des critères de validité duconsentement se trouvent dans le règlement d’application de leur loi concernant l’accèsaux documents et la protection des renseignements personnels qui s’applique ausecteur public75. Celles-ci ont indiqué des informations spécifiques qui doivent seretrouver dans le consentement et de quelle manière peut ou doit être fait unconsentement (ex.: pat écrit)16. Ces éléments visent à ce qu’un consentement soitmanifeste, éclairé et donné à des fins spécifiques. Dans certains cas, on prévoit aussides exigences quant à ta durée du consentement’7. De plus, la Saskatchewan énoncedes règles pour qu’un consentement soit libre18. Ces éléments rejoignent ce qui estprévu au nouvel article 53.1 de la Loi sur l’accès.

Le fait que ces provinces ont choisi de prévoir des critères de validité du consentementpar règlement tend à démontrer l’importance d’encadrer l’utilisation d’un consentementpar un organisme public.

Le règlement européen

Le règlement europée&9, qui sera applicable en mai 2078 à tous les pays de l’Unioneuropéenne, définit la notion de consentement. En effet, le paragraphe 11 de l’article 4mentionne que le consentement de la personne concernée est « toute manifestation devolonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernéeaccepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des données à caractèrepersonnel la concernant fassent l’objet d’un traitement », De plus, l’article 9 durèglement précise que le consentement doit être explicite et doit être donné pour une ouplusieurs finalités spécifiques lorsque le traitement concerne des renseignementspersonnels qui révèle l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, lesconvictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que letraitement des renseignements génétiques, des renseignements biométriques aux finsd’identifier une personne physique de manière unique, des renseignements concernantla santé ou des renseignements concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelled’une personne physique.

L’Union européenne a donc jugé nécessaire de mettre des critères de validité duconsentement dans la définition de consentement. De plus, elle utilise des termessemblables à ceux utilisés dans le nouvel article 53.1 de la Loi sur l’accès (libre,spécifique, éclairée et univoque).

CONCLUSION

L’obtention d’un consentement conforme est nécessaire afin d’assurer le droitfondamental à la vie privée d’une personne, d’où l’opportunité de prévoir des critères devalidité du consentement dans le nouvel article 53.1 de la Loi sur l’accès. D’ailleurs, lesorientations gouvernementales énoncent clairement l’intention d’introduire, dans la Loisur l’accès, des dispositions qui tendent explicites les critères d’un consentementvalide.

D’autres juridictions ont aussi jugé nécessaire de préciser des critères de validité duconsentement, même si les moyens utilisés sont différents. Le gouvernement fédéral aémis une directive de mise en oeuvre de Loi sur la protection des renseignements

‘ Alberta. Colombie-Britannique. Nouveau.Bwnswick. Nouvelle.Ècosse et Saskatchewan.‘ À titre dexempte. vous pouvez consulter îarhcte 11 du Freedom of information and protechon 0f privacy regulation de laColombie-Britannique.“ Article 11 du Freedom cf information and protection of pnvacy regulation de la Colombie-Britannique et rarticle 18 du TheFreedom of inlomiahon and protection of pnvacy regulations de la Saskatchwan.

Article 18 du The Freedom ot information and protection of pnvacy regulalions“ Règlement tUE) 20161679 du parlement européen etdu conseil du 27 avnl 2016 relatif à la protection des personnes physiques àégard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 051461CE

(règlement général sur la protection des données). (en ligne) flf ietir-iex eutOflacenUFRITXTtHTML?uCLÏ[X 32OI;E iï9&jnR (page consultée le 16 mars 2018)

Secrétariat à l’accès à l’information et à la réforme des insbtutions démocratiques PagÏ

DOCUMENT DE TRAVAIL

personnels et de ses règlements qui prévoient les éléments qui doivent être inclus dansun consentement. Ensuite, six provinces canadiennes ont mis des critères de validité duconsentement dans le règlement d’application de leur loi concernant l’accès auxdocuments et la protection des renseignements personnels qui s’applique au secteurpublic. Enfin, le règlement européen a intégré des critères de validité du consentementdans la définition de consentement.

Secrétariat à raccês à l’information et êta réforme des institutions démocratiques Page 6

DOCUMENT DE TRAVAIL

NoteDESTINATAIRE: Jean-Philippe Matois

Secrétaire général associé

EXPÉDITRICES: Manon BoisvertDirectrice de l’accès à l’information et à la protection desrenseignements personnels

M Marie-Claude DaraicheConseillère

DATE: Le 16 octobre 2017

OBJET: L’accès aux documents confectionnés à partir d’undocument informatisé

CONTEXTE

La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection desrenseignements personnels (RLRQ, o. A-2.1, ci-après nommée « Loi sur l’accès »)consacre le droit pour toute personne, physique ou morale, d’avoir accès auxdocuments administratifs détenus par un organisme public1 et prévoit ce qui suit:

« La présente loi s’applique aux documents détenus par un organisme public dansl’exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l’organismepublic ou par un tiers. »2

Il en est ainsi avec le droit qu’à une personne physique d’avoir accès auxrenseignements personnels qui la concernent3. En effet, la Loi sur l’accès prévoit que lapersonne physique peut accéder aux renseignements personnels la concernant quisont consignés sur un support matériel:

« Dans un document, sont personnels les renseignements qui concernent unepersonne physique et permettent de l’identifier. »

Cependant, ce droit d’accès n’oblige pas le responsable de l’accès aux documents oude la protection des renseignements personnels (ci-après nommé « responsableAIPRP) à effectuer des calculs ou des comparaisons de renseignements afin derépondre à une demande d’accès tel que le prévoit l’article 15 de la Loi sur l’accès5 quise lit comme suit:

« Le droit d’accès ne porte que sur les documents dont la communication nerequiert ni calcul, ni comparaison de renseignements. »

L’objectif de celle disposition est d’éviter qu’une multitude de renseignements répartisdans plusieurs documents doivent être comparés ou calculés de manière à ce quel’organisme public doive produire un nouveau document pour donner suite à lademande.

Loi .çur / ‘acas aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignemenls personnels, RLRQ,c. A-2. I, article 9. La disposition légale figure à t’annexe A.2Stipru, note I, article t.

Supra, note t, article $3. La disposition légale figure à l’annexe A.‘Supra, note I, article 54.5Supra, note I,rniicle 15.

1

DOCUMENT DE TRAVAIL

Compte tenu des outils technologiques dont se sont dotés les organismes publics dansle cadre de l’exercice de leurs fonctions, il convient d’ajuster la portée de l’article 15précité.

RECOMMANDATION DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION

La Commission d’accès à l’information (ci-après nommé « CAl ») constate, dans sondernier rapport quinquennal émis en 2016, que l’application de ces articles fait en sorteque « des organismes refusent de donner accès à un document qui devrait êtreconfectionné à partit d’une base de données sous prétexte que le document n’existepas ou que, pour répondre à la demande, il leur faudra procéder à des calculs ou à descomparaisons au sens de l’article 15 de la loi ».

Elle soutient, à cet effet, que « dans le contexte technologique actuel, le refus desorganismes devient plus difficilement justifiable. Qui plus est, il va à l’encontre de lavotonté du gouvernement de favoriser l’accès et la réutilisation de données renduesaccessibles en format ouvert.»

La CAl fait donc la recommandation suivante:

• Modifier la Loi sut l’accès pour préciser les obligations d’un organïsme publicconcernant l’accès à des renseignements contenus dans un documentinformatisé, plus précisément dans une base de données.

ANALYSE

Le secrétariat à l’accès à l’information et à la réforme des institutions démocratiques (ciaprès nommé « SAIRID ») appuie la CAl sur le fait que la technologie actuelle facilite letraitement des documents. Par conséquent, l’article 15 de la Loi sur l’accès devraittrouver application dans moins de situations qu’auparavant.

Il est à noter que la jurisprudence est divisée en ce qui a trait à l’interprétation desnotions de « calcul » et de « comparaison » utilisée à l’article 15 de la Loi sur l’accès. Ilest donc possible de remettre en question la pertinence de conserver ces expressionsalors que les technologies actuelles permettent en un seul clic, d’extraire un documentrésultant d’une comparaison ou d’un calcul de renseignements se trouvant dans unebanque de données (par exemple: le salaire moyen des cadres, le nombred’entreprises dénombrant 100 employés et plus, etc.).

C’est donc dire que si les renseignements sont disponibles et accessibles dans unebanque de données et qu’il est possible de les extraire, de les compiler ou lescomparer, l’organisme public ne devrait pas invoquer l’article 15 pour justifier son refusde donner suite à une demande d’accès.

Cependant, il faut s’assurer que l’accessibilité d’un tel document ne nuise pas auxactivités quotidiennes de l’organisme public. L’extraction d’un document à partir d’unebanque de données doit se faire dans les limites des outils technologiques utilisés parl’organisme public. Ainsi, une demande d’accès ne peut avoir pour effet d’obliger unorganisme à modifier un programme informatique, afin de permettre le couplage oul’agglomération de certaines informations ni de créer un nouveau programme ou dedévelopper de nouveaux outils de recherche informatique afin de satisfaire unedemande d’accès.

C’est pourquoi, tout comme la CAl, le SAIRID croit qu’à l’instar de la ColombieBritannique6, le droit d’accès devrait viser également les documents issus d’une base

Frec’dom o! lnJbrinorion and Protection ofprivacv Act, RSBC, 1996, c. 165, section 6: (1) The head of o publicbody must make e’ery reasonable effort to assist applicants and ta respond without delay to each applicant openiy,accuratcly and completely.(2) Moreover, the head ofa public body must create a record for an applicant if

fa) the record can be crcated ftom o machine readable record in the custody or under the control of thepublic body using its normal computer hardware and software and technicol expertise, and(b) creating the record would flot unreasonably inierfere with the operations ofthe public body.

2

DOCUMENT DE TRAVAILde données par extraction, recherche, comparaison, calcul ou toute autre opération quisoit possible avec les outils informatiques disponibles au sein de l’organisme public, etce, dans la mesure où ce traitement ne nuit pas aux activités de l’organisme public.

RECOMMANDATION DU SAIRID

art. 36, 37

GOUVERNEMENT DU CANADA, Loi sur !‘accç à tinforn;ation(L.R.C. (1985), ch. A-1), article 4 al.4, [Enligne]. [!.jij:

3

Fortin, Marie-Josée

De: Daraiche, Marie-ClaudeEnvoyé: 21 septembre 2017 09:26À: Matois, Jean-PhilippeCc: Boisvert, ManonObjet: Ententes de communicationPièces jointes: Stat_Détaillé_ententes20l 6-1 7_vMJ H.docx; libeUés_M]Q68j0.pdf

a l7ntotw*tanet i a rdtø,m.d. I,’,VutIon,

°?bec

l3onjour ican—Phi lippe.

ici que demandé. je joins i In présente tin tableau dressant un portrait des avis rendus par ta CAl dc 2016 àjumn2017. Le I t juin. pavais demandé à Me Armand de nous fournir le nombre total «ententes de cetilmunication

évaluées par la CAl durant la dernière année et de nous indiquer combien d ententcs étaient basées sur lesarticles 68 (t ). 68 (1.1). 68(2). 68(3) et sur 68. t de la Loi sur laecès. Comme elle nous n énoncé citte les avisétaient publiés. Caritas a fait le tableati joint à partir du site de la CAl.

En septembre 2016. lors «une rencontre, la CAl nous nait énoncé qtlatt cours des t4 derniers mois. elledénombrait I C) avis rendus sur des ententes de communication dont environ 25°, de cas avaient nécessité unavis «intention pour étre conflwme et enviton 20% soit I cas sut 5 C’était t’U t’etiisée par Un avis défavorable.

a. 36 (de même qu’une annexe de 5 pages qui n’est pas transmise) I\T0j là. je demetire disponible pour toute qtiesl ion.

l3onne journée!

7h’aie -ete Va&ck, auoacSecrétariat à l’accès à l’information et à ta réforme des institutions démocratiquesMinistère du Conseil exécutif875, Grande Allée Est, 3’ étageQuébec (Québec) G1R 4Y8Téléphone : (418) 528-8024, poste 5140Télécopieur: (418) 528-8094MarieClauUe.Daraiche@mce.gouv gc ca

Avis importantCe courriel est à usage restreint. S’il ne vous est pas destiné, veuillez, s.v.p. le détruire immédiatement et en informerl’expéditeur.

, Devez-vous vraiment imprimer ce courriel? Pensons à l’environnement!

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DOCUMENT DE TRAVAIL

Notef

DESTINATAIRE: Jean-Philippe MatoisSecrétaire général associé -

EXPÉDITEURS: Manon BoisvertDirectrice de l’accès à l’information et à la protection desrenseignements personnels

Jean-Philîppe Miville-DeschênesAvocat

DATE: Le 12février2018

OBJET: Diffusion proactive: Dispositions législatives etapplication administrative

CONTEXTE

Le 24 avril 2014, le premier ministre a annoncé son intention de renforcer latransparence de l’État. li s’est engagé, par le fait même, à offrir aux Québécois legouvernement le plus ouvert et transparent qu’ils auront connu.

À cet égard, le ministre responsable de l’Accès à l’information et de la Réforme desinstitutions démocratiques, monsieur Jean-Marc Foumier, déposait en mars 2015 ledocument Pour un gouvernement plus transparent, dans le respect du droit à la vieprivée et la protection des renseignements personnels, lequel expose la vision dugouvernement quant à la révision de la Loi sur l’accès aux documents des organismespublics et la protection des renseignements personnels (Loi suc l’accès).

À ce titre, le gouvernement propose diverses orientations visant à soutenir la diffusionproactive de l’information notamment:

• l’introduction d’un chapitre distinct dans la Loi sur l’accès concernant la diffusionproactive (orientation n° 2);

• l’élaboration d’un plan triennal de diffusion des documents et des leux de donnéesouvertes par les ministères et organismes publics ainsi que d’un bilan triennal de lamise en oeuvre dudit plan (orientations n°5 22 et 27);

• la diffusion proactive des études et des rapports de recherches ou de statistiques etautres documents produits par les organisations (orientations n 23 et 24);

e la mise en place de mesures de repérage efficaces (orientation n° 26);

• l’élaboration d’un bilan quinquennal de l’application du Règlement sur la diffusion del’information et sur la protection des renseignements personnels (Règlement sur ladiffusion) par le sous-ministre responsable de la Loi sur l’accès (orientation n° 28).

Ces orientations représentent des éléments importants dans le vaste chantier duchangement de culture souhaité par le gouvernement. Ainsi, à la suite de la recensiondes pratiques de diffusion proactive en place dans des provinces canadiennes et autrespays, de la façon dont ces pratiques sont inscrites dans les lois et la manière dont ellesont été mises en oeuvre, des propositions de modifications législatives ainsi queréglementaires et d’applications administratives sont formulées.

I Le Secrétariat du Conseil du trésor, par le Sureau du Dirigeant principal de I

Secrétariat à l’accès à l’information et à la réfrme des institutions démocratiques

DOCUMENT DE TRAVAIL -_

PROJET

tl’information, sera conilté afin d’établir les éléments concernant tes données ouertdevant se retrouver dans les documents destinés aux ministères et organismes et, le

Lcas échéant, dans la Loi sur raccès ou le Règlement sur la diffusion.

1. Les pratiques de diffusion proactive à l’extérieur du Québec

Plusieurs administrations se sont engagées dans la diffusion proactive de l’information.pat exemple le gouvernement du Canada, tes provinces de l’Ontario, de laColombie-Britannique et de Terre-Neuve-et-Labrador, le Royaume-Uni, l’Australie, leMexique, le Chili, les États-Unis, l’Estonie, et la Finlande. Ces administrations:

• ont adopté des politiques de diffusion proactive:

• ont inclus dans leur toi sur t’accès à l’information:

o des dispositions législatives encadrant la pratique de la diffusion proactive;

Q les actions à réaliser par les diverses agences ou départementsgouvernementaux.

Ainsi, il ressort de la recension que les dispositions législatives des différentesjuridictions visant à favoriser la diffusion proactive de l’information s’inscrivent danstrois approches:

• La première que l’on retrouve notamment au Royaume-Uni consiste à uneobligation de moyens. Les organismes publics ont l’obligatîon de publier un plan dediffusion (Publication scheme) faisant état de leur engagement et qui doit êtreapprouvé par le Commissaire à l’information. Ainsi, la loi ne spécifie pas lescatégories ou de rubriques d’information qui doivent être tendues publiques.

• La deuxième approche créée une obligation de résultat. La législation identifie avecprécision les informations qui doivent être tendues pubtïques. II s’agit d’uneapproche utilisée notamment au Mexique, au Chih, aux tats-Unis, et en Estonie.Le Québec, avec l’adoption en 2008 du Règlement sut la diffusion, s’inscrit danscette approche et impose la publication de plusieurs catégories de renseignements.

• Certaines juridictions utilisent une formule qu’on peut qualifier d’hybride, soitl’obligation d’adopter un plan de diffusion, mais également l’obligation de diffusercertaines catégories d’information (Terre-Neuve-et-Labrador et Australie). Lespropositions de modifications du Règlement sur la dIffusion prévues dans ledocument d’orientations, l’une visant l’adoption d’un plan triennal et d’autresproposant la diffusion de documents identifiés s’apparente à cette approchehybride.

Outre les dispositions législatives propres à chaque approche, les différentes loisnationales et régionales consultées prévoient des dispositions spécifiques concernant:

• les exigences relatives aux données ouvertes (précise, complète, à jour, etc.);

• l’exigence d’inscrire la source sur le document;

• l’exigence de rendre accessible le document sur un site Web ou par un hyperlien;

• les critères à considérer pour prioriser tes documents à diffuser;

• l’obligation de conserver une justification des motifs qui ont conduit un organisme àsupprimer des informations d’un document publié;

• le fait qu’une personne ne puisse subir un préjudice à la suite de l’application d’unguide, d’une règle ou d’une directive utilisée pour prendre une décision si cedocument n’a pas été publié conformément à l’obligation de diffusion;

• tobligation de rendre public un inventaire des documents détenus par l’organismeen fonction de certaines catégories ou rubriques d’information.

2. Les modifications législatives et réglementaires proposées pour le Québec

Le gouvernement propose de s’engager dans une approche hybride axée à la fois surle résultat et sur le moyen, soit l’adoption d’un plan de diffusion et l’obligation de diffuser

Secrétariat à l’accès à t’information et à la réforme des institutions démocratiques

DOCUMENT DE TRAVAILPROJET

certains documents identifiés par règlement. Cette approche est un excellent moyenpour induire une culture de diffusion proactive au sein des organismes publics. Voici lesmodifications proposées à la Loi sur l’accès et au Règlement sur la diffusion afin demettre en oeuvre une telle approche.

a.36

Cet élément pourrait être transféré dans le Règlement sur la diffusion.2 Idem.

Secrét2riat â accès à l’information et à la réforme des institutions démocratiques

DOCUMENT DE TRAVAILPROJET

La règlementation relative au plan de diffusion prévoirait ce qui suit:

art. 36

STANDARD SUR LACCESSIBILITÈ DUN DOCUMENT TLÈCHARGEA8LE (SGQRI 008-02)

Secrétariat à Iaccès à linformation et à la réforme des institutions démocratiques

SUJET: LA 101 SUR L’ACCÈS AUX DOCUMENTS DES ORGANISMES PUBLtCS ET SUR LA PROTECTION DES

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS (RLRQ, c. A-21)

CONTEXTE

La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements

personnels (ci-après désignée u Loi sur l’accès ») a été adoptée en 7982, au terme des travaux de laCommission Paré dont le rapport, « Information et liberté », fut déposé à l’Assemblée nationale et tendupublic en 1981.

Elle met en oeuvre deux droits reconnus par la Charte (québécoise) des droits et libertés de la personne:le droit au respect de la vie privée et le droit à l’information.

Bien que soumise à un processus de Révision quinquennale, la Loi sur l’accès a connu peu demodifications avant 2006.

APERÇU DU CONTENU

La Loi sur l’accès s’applique aux organismes publics (environ 2 800) soit les ministères et organismes dugouvernement du Québec (incluant te Conseil exécutif et le Conseil du trésor), les commissionsscolaires, les établissements privés subventionnés, les cégeps, les universités, les organismes publics duréseau de la santé et des services sociaux fies centres hospitaliers, les centres d’accueil, les CLSC, lesagences de développement de réseaux locaux de services de santé et de services sociaux et les centresjeunesse) et tes organismes publics du secteur municipal (les municipalités et les organismes qui en

relèvent, les communautés métropolitaines, les municipalités régionales de comté). Les ordresprofessionnels y sont également assujettis quant aux documents relatifs au contrôle de l’exercice de laprofession. Le lieutenant-gouverneur et l’Assemblée nationale sont assimilés à des organismes publicspour l’application de la Loi sur l’accès.

La Loi sur l’accès consacre le droit d’accès aux documents détenus par des organismes publics dansl’exercice de leurs fonctions. Ce droit d’accès est assorti d’exceptions. Elle institue une procédureformelle pour demander accès aux documents.

La Loi sur l’accès reconnaît le caractère confidentiel d’un renseignement personnel (renseignement quiconcerne une personne physique et permet de l’identifier) et le principe de l’obtention préalable duconsentement de la personne concernée avant de communiquer à des tiers un renseignement personnel.Certaines communications peuvent toutefois être effectuées sans consentement préalable, sous réservedes conditions établies par la Loi sur l’accès (ex.: communications de renseignements personnelsnécessaires à l’application d’une loi au Québec). Le caractère confidentiel est également assortid’exceptions, notamment en ce qui a trait aux renseignements personnels à caractère public. La Loi surl’accès consacre les droits d’une personne d’être informée de l’existence de renseignements personnelsla concernant, d’y avoir accès et de les faire rectifier s’ils sont inexacts, incomplets ou équivoques ou sileur collecte, leur communication ou leur conservation ne sont pas autorisées par la Loi sur l’accès. Cesdroits sont également assortis d’exceptions. Une procédure formelle d’accès et de rectification auxrenseignements personnels par la personne concernée est également prévue dans la Loi. La cueillette,l’utilisation et la communication des renseignements personnels par les organismes publics sontencadrées par la Loi sur l’accès.

Une personne responsable de l’application de la Loi sur l’accès est identifiée au sein de chaqueorganisme public: cette personne est celle ayant la plus haute autorité au sein de l’organisme public oucelle à qui la plus haute autorité a délégué ses fonctions. Certains organismes, de taille importante,peuvent avoir plus d’un responsable.

La Commission d’accès à l’information f CAl) est l’organisme qui a pour mandat de surveiller l’applicationde la Loi sur l’accès grâce à une section de surveillance. La CAl a également pour fonction de décider, àl’exclusion de tout autre tribunal, des demandes de révision faites en vertu de la Loi sur l’accès parl’intermédiaire de sa section juridictionnelle. La Loi sur l’accès prévoit un processus d’appel auprès d’unjuge de la Cour du Québec d’une décision finale de la CAl sur toute question de droit ou de compétence,y compris d’une ordonnance que la CAl e rendue au terme d’une enquête.

La Loi sur l’accès définit le mandat du ministre responsable de son application. Le ministre offre lesoutien aux organismes publics pour l’application de la Loi sur l’accès et il conseille également tegouvernement sur les projets législatifs et le développement des systèmes d’information: il peutconsulter la CAl. Le ministre est soutenu dans son mandat par la Direction de l’accès à l’information et dela protection des renseignements personnels (DAIPRP) du Secrétariat à l’accès à l’information et à laréforme des institutions démocratiques (SAIR ID),

Finalement, précisons que la Loi sur l’accès contient des dispositions habilitantes en matièrerèglementaire, décrit le mécanisme de révision quinquennale qui doit conduire au rapport sur sa mise enoeuvre et prévoit des sanctions pénales en cas de manquement aux règles qu’elle énonce.

1/2

SECTION : CFIcHE N° : 1.1

SUJET: LA Loi SUR L’ACCÈS AUX DOCUMENTS ORS ORGANISMES PUBLICS ET SUR LA PROTECTION DESRENSEIGNEMENTS PERSONNELS (RLRQ, c. A-2.1)

RÉViSION DE LA LOI

La CAl doit produire tous les cinq ans un rapport sur la mise en oeuvre de cette loi (1987, 1992, 1997,2002, 2011). Les 9, 10, 11 et 23 avril 2013, la Commission des institutions a tenu des auditions publiqueset des consultations sur le rapport 2011 de la GAI intitulé; « Technologies et vie privée à l’heure deschoix de société «.

Le 17 mars 2015, le ministre responsable de l’Accès à l’information et de la Réforme des institutionsdémocratiques, M. Jean-Marc Fournier, a présenté un document d’orientation visant à moderniser la Loisur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

À l’automne 2015, une consultation publique générale s’est tenue sur le document d’orientation déposépar le ministre responsable.

En septembre 2016, la CAl a déposé son 6e rapport quinquennal intitulé : « Rétablir l’équilibre ». Les 16,17, 22 et 23 août 2017, la Commission des Institutions a tenu la consultation générale et les auditionspubliques sur le rapport quinquennal 2016. Durant ces auditions, 23 intervenants des 27 ayant déposé unmémoire se sont fait entendre et 3 citoyens n’ayant pas déposé de mémoire se sont fait entendre.

La révision de la Loi sur l’accès est en cours.

PIÈCE JOINTE:

Pi - Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignementspersonnels (RLRQ, C. A-2.1).

PERSONNE-RESSOURCE: JEAN-PHILIPPE MIVILLE-DESCHÈNESDATE: OCTOBRE2017

SECRÉTARIAT À L’ACCÈS À L’INFORMATION ET À LA RÉFORME DES INSTITUTiONS DÉMOCRATIQUES

212

DOCUMENT DE TRAVAIL

Note

DESTINATAIRE: Jean-Philïppe MatoisSecrétaire général associé

EXPÉDITEURS: Manon BoisvertDirectrice de l’accès à l’information et de la protectiondes renseignements personnels

Jean-Philippe Miville-DeschénesAvocat

DATE: 22 septembre 2017

OBJET: La représentation par avocat devant la Commissiond’accès à l’information

CONTEXTE

L’article 128 de la Loi sur le barreau énumère les actes qui sont du ressort exclusif del’avocat, communément appelés les actes réservés, ce qui inclut le fait de plaider oud’agir pour autrui devant tout tribunal. Précisons que toute personne physique peut sereprésenter seule devant un tribunal, mais que les personnes morales (compagnie,OSBL, syndicat de copropriétaire, etc.) doivent être représentées par avocat en vertude cette disposition. Cet article énumère les exceptions à cette règle, c’est-à-dire lesorganismes juridictionnels devant lesquelles une personne peut être représentée parquelqu’un d’autre qu’un avocat.

Ces exceptions incluent notamment:

• Le Tribunal administratif du travail.

• La Section des affaites sociales du Tribunal administratif du Québec pourcertains recours.

• La Régie du logement.

Dans son rapport quinquennal de 1997, la Commission d’accès à l’information (CAl)recommandait d’ajouter une exception à l’article 128 de la Loi sur le barreau pour lesrecours devant la CAl et réitérait l’importance d’évaluer cette option dans le rapportquinquennal 2011.

Cela fait plusieurs années que divers intervenants demandent une modification de laLoi sur le barreau pour permettre à des non-avocats d’agir devant la CAl au nom depersonnes morales (représentants d’OSSL, conseillers syndicaux, parents, élusd’association, etc.) ou d’un demandeur qui serait une personne physique. Lors de laconsultation publique de l’automne 2015, trois intervenants ont soulevé cetteproblématique1. La CSN affirmait qu’il est urgent que l’article 128 soit modifié en cesens.

Un des objectifs de la présente réforme est de déjudiciariser le processus d’accès àl’information et de faciliter l’accès à l’information. Dans ce contexte, il sembleopportun de donner suite à cette demande et de poursuivre les démarches afin demodifier l’article 128 de la Loi sur le barreau.

Confédération des syndicats nationaux (CSN), Centre for Law and Democraty, Jonathan Heinrich.

Secrétariat à l’accès à l’information et à la réforme des institutions démocratiques Page 1

DOCUMENT DE TRAVAIL

En effet, il est de nature à nuire à l’objectif de transparence et à celui visant à faciliterl’exercice des droits des citoyens que d’exiger d’organismes sans but lucratif, parexemple des organismes dédiés à la défense de l’environnement ou de personnesvulnérables, d’être représentés par avocat. Celle exigence nuit à l’équilibre desressources face à des organismes publics qui souvent disposent d’avocats à tempsplein rémunérés par les fonds publics. Au surplus, cela oblige la CAl à déterminer sile demandeur agit pour lui-même ou au nom de son employeur.

il importe de préciser que l’objectif n’est pas d’interdire la représentation par avocat,mais plutôt de permettre la représentation devant la CAl par un non-avocat.

Argument du Barreau

Dans son mémoire sur le rapport quinquennal 2011 de la CAl, la Barreauaffirmait que « Le droit exclusif de représenter autrui devant les tribunaux a étéaccordé par le législateur afin d’assurer la protection du public. En effet, par sonappartenance à l’Ordre professionnel du Barreau, l’avocat offre au citoyen desgaranties de compétence, de déontologie, d’indemnisation et d’assuranceresponsabilité que d’autres représentants ne peuvent offrir. »

Or, le SAIRID partage l’avis du Barreau et en réponse à cette préoccupatïon désiremaintenir le droit de toute personne, morale ou physique, de se faire représenter paravocat devant la CAl. Cependant, le SAIRID prône la liberté de choix dans un soucide faciliter l’accès à l’information en réduisant les coûts d’un éventuel recours.

Secrétariat à l’accès à l’information et à la réforme des institutions démocratiques Page 2

SUJET: 6E RAPPORT QUINQUENNAL DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION — RÉTABLiR L ‘ÉQUILIBRE

CONTEXTE

En vertu de l’article 179 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur ta protection desrenseignements personnels tLoi sur l’accès) et de l’article 88 de la Loi sur la protection des renseignementspersonnels dans le secteur privé (Loi sur te secteur privé), la Commission d’accès à l’information (CAl) doitproduire un rapport quinquennal sur l’application de ces deux lois. Ce rapport doit ensuite être déposé àl’Assemblée nationale par le ministre responsable de leur application et faire l’objet d’étude et deconsultations pat une commission parlementaire désignée.

En prévision du rapport quinquennat à produite en 2016, monsieur Jean-Marc Fournier, alors qu’ilagissait à titre de ministre responsable de l’application de ces lois au Quêbec, avait demandé à la CAl àce que soient examinés plus particulièrement les enjeux d’application de la Loi sut le secteur privé, et ce,en prévision des travaux que le Secrétariat à l’accès à l’information et à la réforme des institutionsdémocratiques fSAIRID) aura è entreprendre pour la révision ultérieure de cette loL

Le sixième rapport quinquennal a été déposé à l’Assemblée nationale le 29 septembre 2016 (voir lapièce 5.1 P1 ci-annexée). Dans ce rapport intitulé, Rétablir l’équilibre, ta CAl indique qu’un pointd’équilibre est â rétablir:

• entre le droit à l’information et les autres intérêts légitimes:

• entre les besoins d’un organisme public ou d’une entreprise privée de recueillit desrenseignements personnels et le droit au respect de la vie privée des personnes concernées;

• entre la diffusion de données en format ouvert et la protection de renseignements personnels.

En tout, 67 recommandations y sont formulées, dans l’optique « de rétablir cet équilibre entre les droits etles obligations de chacun ». Ce rapport a fait l’objet d’une consultation générale et d’auditions publiquesen août 2017, alors que 27 mémoires ont été déposés et que 25 groupes, dont la CAl, ont été entendusdevant la Commission des institutions publiques.

Conformément au mandat exprimé par le ministre responsable, les recommandations formulées par laCAl, dans leur forme, leur nombre et leur importance, portent pour beaucoup sur les enjeux d’applicationde la Loi sur le secteur privé.

Le tableau joint (voir la pièce 5.1 P2 ci-annexée) présente le suivi qu’il est prévu de donner à chacunedes recommandations de ce rapport, à la lumière particulièrement des travaux en cours d’achèvementpour la modernisation de la Loi sur l’accès et de ceux prévus par la suite pour réviser la Loi sur le secteurprivé. li en ressort essentiellement que:

• a. 36, 37, 39(le tableau mentionné n’est par remis, en vertu des mêmes dispositions)

PIÈcES JOINTES:

1. Rapport quinquennal 2016 Rétablir l’équilibre. Commission d’accès è l’information.Septembre 2016. 228 pages.

2. Tableau de suivi des recommandations de la CAl dans son rapport quinquennal 2016.Secrétariat à l’accès à l’information et à la réforme des institutions démocratiques. Septembre2016 (actualisé en octobre 2017). 18 pages.

PERSONNE-RESSOURCE: CÉLINE MARQUISDATE: OCTOBRE2017

SECRÉTARIAT À L’ACCÈS À L’INFORMATION ET À LA RÉFORME DES INSTITUTIONS DÉMOCRATIQUES

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Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels

(L.R.Q., c. A-2.1) Droit d'accès aux documents. 9. Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès aux documents d'un organisme public. Restrictions. Ce droit ne s'étend pas aux notes personnelles inscrites sur un document, ni aux esquisses, ébauches, brouillons, notes préparatoires ou autres documents de même nature. ____________ 1982, c. 30, a. 9.

Charte des droits et libertés de la personne (L.R.Q., chapitre C-12)

Secret professionnel. 9. Chacun a droit au respect du secret professionnel. Divulgation de renseignements confidentiels. Toute personne tenue par la loi au secret professionnel et tout prêtre ou autre ministre du culte ne peuvent, même en justice, divulguer les renseignements confidentiels qui leur ont été révélés en raison de leur état ou profession, à moins qu'ils n'y soient autorisés par celui qui leur a fait ces confidences ou par une disposition expresse de la loi. Devoir du tribunal. Le tribunal doit, d'office, assurer le respect du secret professionnel. 1975, c. 6, a. 9.

Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels

(L.R.Q., c. A-2.1) 13. Le droit d'accès à un document produit par un organisme public ou pour son compte et ayant fait l'objet d'une publication ou d'une diffusion s'exerce par consultation sur place pendant les heures habituelles de travail ou à distance ou par l'obtention d'informations suffisantes pour permettre au requérant de le consulter ou de se le procurer là où il est disponible. De même, le droit d'accès à un document produit par un organisme public ou pour son compte et devant faire l'objet d'une publication ou d'une diffusion dans un délai n'excédant pas six mois de la demande d'accès, s'exerce par l'un ou plusieurs des moyens suivants: 1° la consultation sur place pendant les heures habituelles de travail ou à distance; 2° l'obtention d'informations suffisantes pour permettre au requérant de le consulter là où il est disponible ou de se le procurer lors de sa publication ou de sa diffusion; 3° le prêt du document, à moins que cela ne compromette sa publication ou sa diffusion. Le présent article ne restreint pas le droit d'accès à un document diffusé conformément à l'article 16.1. _________________________________________________________ 1982, c. 30, a. 13; 1990, c. 57, a. 5; 2001, c. 32, a. 83; 2006, c. 22, a. 7.

Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels

(L.R.Q., c. A-2.1) Prohibition. 14. Un organisme public ne peut refuser l'accès à un document pour le seul motif que ce document comporte certains renseignements qu'il doit ou peut refuser de communiquer en vertu de la présente loi. Accès non autorisé. Si une demande porte sur un document comportant de tels renseignements, l'organisme public peut en refuser l'accès si ces renseignements en forment la substance. Dans les autres cas, l'organisme public doit donner accès au document demandé après en avoir extrait uniquement les renseignements auxquels l'accès n'est pas autorisé. _____________ 1982, c. 30, a. 14.

Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels

(L.R.Q., c. A-2.1) Secret industriel d'un tiers. 23. Un organisme public ne peut communiquer le secret industriel d'un tiers ou un renseignement industriel, financier, commercial, scientifique, technique ou syndical de nature confidentielle fourni par un tiers et habituellement traité par un tiers de façon confidentielle, sans son consentement. _____________ 1982, c. 30, a. 23.

Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels

(L.R.Q., c. A-2.1) 24. Un organisme public ne peut communiquer un renseignement fourni par un tiers lorsque sa divulgation risquerait vraisemblablement d'entraver une négociation en vue de la conclusion d'un contrat, de causer une perte à ce tiers, de procurer un avantage appréciable à une autre personne ou de nuire de façon substantielle à la compétitivité de ce tiers, sans son consentement. _____________ 1982, c. 30, a. 24.

Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels

(L.R.Q., c. A-2.1) Opinion juridique. 31. Un organisme public peut refuser de communiquer une opinion juridique portant sur l'application du droit à un cas particulier ou sur la constitutionnalité ou la validité d'un texte législatif ou réglementaire, d'une version préliminaire ou d'un projet de texte législatif ou réglementaire. _____________ 1982, c. 30, a. 31.

Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels

(L.R.Q., c. A-2.1) 33. Ne peuvent être communiqués avant l'expiration d'un délai de vingt-cinq ans de leur date: 1° les communications du Conseil exécutif à l’un ou à plusieurs de ses membres, au Conseil du trésor ou à un comité ministériel, à moins que le Conseil exécutif n’en décide autrement; 2° les communications d’un ou de plusieurs membres du Conseil exécutif à un ou à plusieurs autres membres de ce conseil, au Conseil exécutif lui-même, au Conseil du trésor ou à un comité ministériel, à moins que l’auteur ou, le cas échéant, les auteurs n’en décident autrement; 3° les recommandations du Conseil du trésor ou d’un comité ministériel au Conseil exécutif, à moins que l’auteur ou le destinataire n’en décide autrement; 4° les recommandations d’un ou de plusieurs membres du Conseil exécutif au Conseil exécutif, au Conseil du trésor ou à un comité ministériel, à moins que l’auteur ou, le cas échéant, les auteurs, ou encore le destinataire, n’en décident autrement; 5° les analyses, avis et recommandations préparés au sein du ministère du Conseil exécutif ou du secrétariat du Conseil du trésor, ou au sein d’un autre organisme public dans la mesure où ils sont communiqués au ministère du Conseil exécutif, et portant sur une recommandation ou une demande faite par un ou plusieurs ministres, un comité ministériel ou un organisme public, ou sur un document visé à l’article 36; 6° les mémoires ou les comptes rendus des délibérations du Conseil exécutif ou d’un comité ministériel; 7° une liste de titres de documents comportant des recommandations au Conseil exécutif ou au Conseil du trésor; 8° l’ordre du jour d’une réunion du Conseil exécutif, du Conseil du trésor ou d’un comité ministériel. Le premier alinéa s’applique, compte tenu des adaptations nécessaires, aux mémoires des délibérations du comité exécutif d’un organisme municipal, aux recommandations qui lui sont faites par ses membres ainsi qu’aux communications entre ses membres. _____________ 1982, c. 30, a. 33; 2006, c. 22, a. 20; 2018, c. 3, a. 1.

Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels

(L.R.Q., c. A-2.1) Documents inaccessibles. 34. Un document du bureau d'un membre de l'Assemblée nationale ou un document produit pour le compte de ce membre par les services de l'Assemblée n'est pas accessible à moins que le membre ne le juge opportun. Documents inaccessibles. Il en est de même d'un document du cabinet du président de l'Assemblée, d'un membre de celle-ci visé dans le premier alinéa de l'article 124.1 de la Loi sur l'Assemblée nationale (chapitre A-23.1) ou d'un ministre visé dans l'article 11.5 de la Loi sur l'exécutif (chapitre E-18), ainsi que d'un document du cabinet ou du bureau d'un membre d'un organisme municipal ou scolaire. _____________ 1982, c. 30, a. 34; 1982, c. 62, a. 143; 1983, c. 55, a. 132; 1984, c. 47, a. 1.

Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels

(L.R.Q., c. A-2.1) Texte législatif ou réglementaire. 36. Un organisme public peut refuser de communiquer toute version préliminaire ou tout projet de texte législatif ou réglementaire jusqu'à l'expiration de dix ans de sa date. Analyses. Sous réserve du paragraphe 5° du premier alinéa de l'article 33, il en est de même des analyses s'y rapportant directement à moins que le projet de texte législatif ait été déposé devant l'Assemblée nationale ou que le projet de texte réglementaire ait été rendu public conformément à la loi. ____________ 1982, c. 30, a. 36; 1982, c. 62, a. 143

Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels

(L.R.Q., c. A-2.1) Avis ou recommandations d'un membre. 37. Un organisme public peut refuser de communiquer un avis ou une recommandation faits depuis moins de dix ans, par un de ses membres, un membre de son personnel, un membre d'un autre organisme public ou un membre du personnel de cet autre organisme, dans l'exercice de leurs fonctions. Avis ou recommandation d'un consultant. Il peut également refuser de communiquer un avis ou une recommandation qui lui ont été faits, à sa demande, depuis moins de dix ans, par un consultant ou par un conseiller sur une matière de sa compétence. ____________ 1982, c. 30, a. 37.

Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels

(L.R.Q., c. A-2.1) Analyse. 39. Un organisme public peut refuser de communiquer une analyse produite à l'occasion d'une recommandation faite dans le cadre d'un processus décisionnel en cours, jusqu'à ce que la recommandation ait fait l'objet d'une décision ou, en l'absence de décision, qu'une période de cinq ans se soit écoulée depuis la date où l'analyse a été faite. ____________ 1982, c. 30, a. 39.

Avis de recours

À la suite d'une décision rendue en vertu de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

Révision par la Commission d'accès à l'information

a) Pouvoir :

L'article 135 de la Loi prévoit qu'une personne dont la demande écrite a été refusée en tout ou en partie par le responsable de l'accès aux documents ou de la protection des renseignements personnels peut demander à la Commission d'accès à l'information de réviser cette décision. La demande de révision doit être faite par écrit; elle peut exposer brièvement les raisons pour lesquelles la décision devrait être révisée (art. 137).

L'adresse de la Commission d'accès à l'information est la suivante:

Québec 525, boul. René-Levesque Est Bureau 2.36Québec (Québec) G1R 5S9

Tél. : 418 528-7741

Numéro sans frais

1 888 -528-7741

Téléc. : 418 529-3102

Montréal 500, boul. René Lévesque Ouest Bureau 18.200 Montréal (Québec) H2Z 1W7

Tél. : 514 873-4196

Numéro sans frais

1 888 -528-7741

Téléc. : 514 844-6170

b) Motifs :

Les motifs relatifs à la révision peuvent porter sur la décision, sur le délai de traitement de la demande, sur le mode d'accès à un document ou à un renseignement, sur les frais exigibles ou sur l'application de l'article 9 (notes personnelles inscrites sur un document, esquisses, ébauches, brouillons, notes préparatoires ou autres documents de même nature qui ne sont pas considérés comme des documents d'un organisme public).

c) Délais :

Les demandes de révision doivent être adressées à la Commission d'accès à l'information dans les 30 jours suivant la date de la décision ou de l'expiration du délai accordé au responsable pour répondre à une demande (art. 135).

La Loi prévoit spécifiquement que la Commission d'accès à l'information peut, pour motif raisonnable, relever le requérant du défaut de respecter le délai de 30 jours (art. 135).