Délégation Côte d’Azur

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Délégation Côte d’Azur

Journée gestionnaires Avril 2007

Recommandations dans le traitement des opérations de gestion en liaison

avec la BFC


Ressources Propres

La gestionnaire du laboratoire doit avoir en sa possession les copies des contrats à justifier afin :

De suivre l’échéancier de notification de crédits

d’envoyer à la délégation la justification à la date prévue dans le contrat (de recherche – CEE)

Cette copie est envoyée par mail à l’administrateur du laboratoire par le SPV


Marchés• de 0 à 2 999 € HT de 3 000 à 14 999 € HT de 15 000 à 89 999 € HT au-delà de 90 000 et jusqu'à 150 000 € HT

Besoin régulier liberté liberté Pub : web via NOUBA - Journal d'Annonces Légales (J.A.L.) - Journal Spécialisé (J.S.)

Choix : formulaire

Avis de mise en concurrence

Besoin non régulier liberté Pub : web via NOUBA - J.A.L. - J.S. - autres supports

Choix : formulaire

Pub : web via NOUBA - J.A.L. - J.S. - autres supports

Choix : formulaire

Avis de mise en concurrence

http://www.sg.cnrs.fr/bpc/pratique/FI/docs/memos_guides/commande_4etapes.pdf


Contrat de maintenance• Les contrats enregistrés dans BFC

commencent par 2XXXXXX

• Rejets : valeur cible ou date de fin de contrat dépassée contacter Lysiane

• Saisie : afin de suivre vos contrats

Saisir une ligne de commande par échéance


Fournisseurs

XLAB BFC

Création d’une

commande

Commande Commande d’achat

Mise à jour de la commande automatique XLAB avec l’id BFC pour mise à jour fournisseur Xlab

Recherche de l'identifiant fournisseur (SIRET…)

Fournisseur trouvé

Création du fournisseur

dans BFC avec son identifiant

Fournisseur non trouvé

FournisseurMise à jour

Identifiant BFC inexistant

Attention : une fois que vous avez un n° de BFC dans donnée / fournisseur, il ne faut plus modifier le n° d’identifiant, la modification n’est pas transmise, il faut créer un nouveau fournisseur avec le bon n° SIRETLe n° SIRET est obligatoire 14 CHIFFRES


Création d’un fournisseurAvant d’établir une commande :

Pour un nouveau fournisseur, il faut d’abord envoyer les informations à votre gestionnaire DR : nom/adresse/SIRET/RIB

2 jours après vous pourrez saisir la commande, conseil : attendre le retour du n° BFC pour saisir le service fait et la facture

Pour un fournisseur existant : vérifier que le n° SIRET est correct dès la commande


Code familleCode dont la correspondance comptable commence par 6 fonctionnement

Code dont la correspondance comptable commence par 2 équipement

Code dont la correspondance comptable commence par 2 ou 6 équipement ou fonctionnement


Quelques codes familles usuels• Les transporteurs sans dédouanement

type chronopost / UPS / TNT : B121

• Les frais de réception :SERVICES RESTAURANTS EXTERIEURS OU TRAITEURS : B522


A réception de la facture• Si commande non prévisionnelle : vérifier

que le service fait est saisi

• Saisie : modifier les montants des lignes engagés au niveau de la commande pour qu’ils correspondent aux montants des lignes factures


En vrac• TVA : le n° de TVA intracom du fournisseur ainsi que

celui du CNRS doit apparaître sur les factures intracom• Le papillon de TVA n’est plus à envoyer à la DR• Vérifier que le n° SIRET (14 chiffres) de la commande

est le même que celui de la facture • Ecart de 30% par ligne (modifier le montant sur les

lignes de commandes avant de saisir la facture, ajouter les lignes de port … sur la commande / engagement comptable)

• Equipement : joindre le bon de commande (et devis si la commande n’est pas détaillée)

• Commande non prévisionnelle : ne pas oublier de saisir le service fait, indiquer fin de livraison sur la dernière livraison


Saisie d’un avoir1/ L’avoir concerne la facture que vous saisissez :

Appelez dans la facture le n° de ligne commande concerné par l’avoir et saisissez le montant de l’avoir précédé d’un moins

2/ L’avoir concerne une facture déjà réglée :

Cet avoir doit être transmis à votre gestionnaire DR sans être saisi dans xlab avec la copie de la facture payée par le CNRS + n°CDP ou OTP + n° de commande


Les statuts• De la commande

• Du service fait

• De la facture

• Ce que l’on peut modifier ?


Statuts de la commande• Enregistrée : la commande est créée et doit être imprimée,

l’engagement est enregistré.

• Complète : la commande est créée et éditée. Elle peut être expédiée au fournisseur et l’engagement envoyé à la délégation

• Transmise : l’engagement a été extrait afin d'être transmis à la délégation.

• A retransmettre : l’engagement a été modifié depuis son dernier transfert, ou il a été marqué.


Statuts de la facture• Enregistrée: la facture est enregistrée dans Xlab.

• Transmise : la facture a été extraite afin d'être transmise à la délégation.

• Retournée : la facture est revenue de la délégation avec des informations complémentaires, date de prise en charge, numéro de prise en charge ou date de règlement

• A retransmettre : la facture a été modifiée au labo après avoir été transmise à la délégation, ou elle a été marquée.

• Hors labo : la facture a été créée à la délégation.


Statut du service fait• E : Enregistré

• T : transmis

• A : à retransmettre


Les rejets Toutes les commandes peuvent faire l'objet d'un rejet si le

mouvement comporte une anomalie ou un champ mal renseigné.

Les factures et les missions ne peuvent pas être rejetées par le DR, - Les factures sont supprimées (arrivent à 0 dans le labo)- Les missions doivent être modifiées ou supprimées dans xlab

Le rejet vers Xlab peut être automatique ou à l'initiative du gestionnaire de la délégation, selon le problème rencontré.


Traitement des rejets Il ne faut intégrer un rejet que lorsque l’on

connaît le traitement à apporter derrière

Ne pas détruire un rejet, l’information ne repart pas en BFC, il vaut mieux intégrer le rejet et détruire la commande, facture ou mission


Remboursement frais d’inscription au colloque

RAPPEL : privilégier le paiement direct par le CNRS

NOUVELLE PROCEDURE : pour les paiements en ligne à l’étranger Afin de rembourser l’agent dès son inscription au colloque et pour éviter les doubles paiements :

Le remboursement se fait uniquement par la procédure de remboursement au comptant

Ne plus indiquer le montant des frais d’inscription sur les états de frais

Conserver un double avec la mission et n’oubliez pas dans l’état de frais de retenir les repas ou nuits incluses dans les FI


Avances sur mission Si le séjour comporte des retenues :

- Indiquer le montant total des indemnités journalière à payer dans la zone forfait(BFC calcul 75% des indemnités journalières sans tenir compte des retenues)ou - 75% du forfait Attention : aucune avance n’est accordée pour les détenteur de carte affaire et pour les agents

prenant leur billet sans passer par le marché FRAM

Cocher la case avance ATTENTION cela prépare automatiquement le paiement (compta)sans passer par la/le gestionnaire DR

Envoyer à votre gestionnaire DR un mail avec n° commande/code division/montant de l’avance demandée

Avance payée au plus tôt 15 jours avant le départ de l’agent

la saisie de l’avance doit être faite dans xlab 30 jours avant le départ


Convocation Administration Centrale (CAC)

Vérifier que les frais sont à payer par la DR20 (indication en bas de la convocation)

Pour les réservations FRAM : envoyer la copie de la convocation avant de demander à Lysiane de valider le voyage

Sur le BT : ne rien indiquer dans les zones code labintel et n° de commande

Favoriser le voyage en ligne pour les trajets simples Pour les nouveaux agents : pensez à demander en

plus des informations habituelles la date de naissance


Convocations Formation Permanente Vérifier que les frais sont pris en charge par la formation

permanente (indiqué sur la convocation ) Pour les réservations FRAM : envoyer la copie de la

convocation avant de demander à Jocelyne Gosselin de valider le voyage

Sur le BT : ne rien indiquer dans les zones « code labintel » et « n° de commande »

Favoriser la réservation en ligne pour les trajets simples en choisissant le valideur « VALIDFPDRVINGT »

Pour les nouveaux agents, joindre la « fiche de renseignements » accessible sur le site de la formation

Une convocation Formation permanente n’est pas une CAC


• Ne pas établir de mission sans frais si la mission de l’agent est payée par une autre DR

• Chercheur étranger : envoyer à votre gestionnaire décision + état de frais + demande de prise en charge + passeport + billet


Création d’un agent

A l’arrivée dans BFC un contrôle est fait entre :

- n°sécurité sociale

- date de naissance

- qualité de l’agent

- Type de missionnaire

- Pour les nouveaux agents étrangers N° INSEE : Ne rien indiquer


En vrac mission• Ne pas remplir de code postal pour les

agents étranger

• Utiliser le nouvel état de frais


Statut de la mission• Enregistrée : la mission est enregistrée dans Xlab, mais n'a pas encore

été imputée sur les crédits du laboratoire.

• Imputée : une commande liée à la mission a été créée, mais le total de la commande est différent du montant de la mission

• Complète : la commande liée à la mission a été créée et son total est égal au montant de la mission. La demande de mission est prête à être transmise à la délégation et l'ordre de mission peut être imprimé.

• Transmise : la mission et la commande associée ont été extraites afin d'être transmises à la délégation.

• A retransmettre : la mission et sa commande associée doivent être retransmises à la délégation

Documents

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