Fonds Sécurité IntérieureFrontières et Visas

MINISTÈRE DE L’INTÉRIEURDirection générale des étrangers en France

FORMULAIRE DE DEMANDE DE SUBVENTION EUROPEENNE1

FONDS SECURITE INTERIEURE (FSI) Frontières et Visa (FEV) 2014-2020

Intitulé du projet : ________________________________________________________________________

Porteur du projet (nom de l’organisme et sigle) : ___________________________________________________

APPEL A PROJET FSI (VOLET Frontières et Visas (FEV))

OBJECTIF SPECIFIQUE ET OBJECTIF NATIONALSUR LEQUEL EST DEPOSÉ LE PROJET (cocher les cases correspondantes*) : * Si besoin l’autorité responsable se réserve le droit de rattacher le projet sur un autre objectif après instruction

Objectif spécifique 1 : visas □

- Objectif national : Capacité nationale - Visa     □

- Objectif national : Acquis de l’Union - Visa     □

- Objectif national : Mécanismes de coopération consulaire     □

Objectif spécifique 2 : frontières □

- Objectif national    : EUROSUR    □

- Objectif national    :    Echanges d’information    □

1 Ce formulaire de demande de subvention pourra être actualisé une fois le programme national FSI validé par la Commission européenne.

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1- IDENTIFICATION DU DOSSIER

Réservé à l’administration

Date de réception de la demande :

- Objectif national : Normes communes de l’Union     □

- Objectif national : Acquis de l’Union – Frontières     □

- Objectif national : Capacités nationales – Frontières    □

Nouveau projet      : □ Oui □ Non

Ou reconduction d’un projet déjà cofinancé au titre de la programmation SOLID 2007-2013      :   □ Oui □ NonSi oui, numéro présage au titre de la dernière programmation : _____________

Période prévisionnelle d’exécution : du |__|__| / |__||__| / |__||__|__||__| au |__|__| / |__||__| / |__||__|__||__|(Important : le projet ne doit pas être terminé à la date du dépôt de la demande )   :

Coût total prévisionnel éligible du projet : ______________________€

Montant de la subvention européenne sollicitée : _____________________€

Contact : Personne en charge du suivi opérationnel du projet : 

Nom - prénom : ____________________________________________

Fonction : ____________________________________________

Adresse : _____________________________________________________________________________

Code postal : |__|__|__|__|__| Commune : _________________________________________________

Téléphone : |__|__|__|__|__|__|__|__|__|__| ; |__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|

                                  Fixe              Mobile

Mél : _______________________________________________

Si différent, personne en charge du suivi administratif et financier du projet : 

Nom - prénom : ____________________________________________

Fonction : ____________________________________________

Adresse : _____________________________________________________________________________

Code postal : |__|__|__|__|__| Commune : _________________________________________________

Téléphone : |__|__|__|__|__|__|__|__|__|__| ; |__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|

                                  Fixe              Mobile

Mél : _______________________________________________

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2- INFORMATIONS PRATIQUES

LE DOSSIER DE DEMANDE DE SUBVENTION Il concerne l'aide sur crédits européens que la direction générale des étrangers en France peut accorder pour la réalisation d'un projet  correspondant  à  l'un des  objectifs  nationaux définis  dans  l'appel  à projets.   Il   convient  de  remplir  une demande de subvention par projet. Le présent formulaire constitue l’unique modèle selon lequel votre demande sera recevable.

DOCUMENTS DONT VOUS DEVEZ PRENDRE CONNAISSANCE AVANT DE DÉPOSER VOTRE DEMANDE :- appel à projets - règles d’éligibilité des dépenses- guide du porteur de projet et du bénéficiaire

VOTRE INTERLOCUTEUR : QUI CONTACTER ?

Pour toute aide au conseil et à l’accompagnement dans le montage et le dépôt de son dossier de demande de subvention, le porteur de projet peut saisir les services suivants de la DGEF :

Pour ce qui concerne la dimension stratégique du projet (éligibilité thématique, public cible,...)  la direction de l’immigration (DIMM) :

Delphine BOCCHINO ou Pauline L’hénaff – ffe-fr@interieur.gouv.fr – 01 72 71 67 84

Pour ce qui concerne les modalités de montage administratif ou financier du projet, le bureau de gestion mutualisée des fonds européens (BGMFE) : fonds-   ue   -  dgef   @interieur.gouv.fr    - A l’attention de Marilyn LAFFAITEUR - 01 77 72 61 66  

QUAND DÉPOSER LE DOSSIER ET MODALITÉS DE DÉPÔT DU DOSSIER

Le dossier peut être déposé à tout moment pendant toute la durée du programme 2014/2020.

Modalités      de dépôt    :Les demandeurs sont invités à faire connaître leur intention de déposer une demande de subvention sur la boîte fonctionnelle fonds-ue-dgef@interieur.gouv.fr en indiquant en sujet "intention de dépôt de dossier FSI/FEV". 

Le BGMFE procédera alors à la création d’un compte sur la plateforme informatique ENVOL, sur laquelle le porteur de projet sera informé par mail de la nécessité de déposer son formulaire de demande rédigé précisément et transmis  sous format Word, et Excel pour ce qui concerne le plan de financement prévisionnel. Ce formulaire sera accompagné des pièces listées en partie 3 ci-après. Dès réception du dossier, le BGMFE adresse un accusé de réception (électronique) au porteur de projet.

Un exemplaire du dossier complet devra également être transmis par voie postale à l'adresse suivante :Ministère de l'intérieurDirection générale des étrangers en France - Service du pilotage et des systèmes d'informationBureau de la gestion mutualisée des fonds européens - Place Beauvau - 75800 PARIS CEDEX 08

Le BGMFE,  ainsi  que  la  DIMM chargée de  l’instruction thématique des dossiers  pourront  solliciter  auprès du porteur  tout document utile à la complétude et à l’instruction du  dossier. 

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3- PIÈCES CONSTITUTIVES DU DOSSIER

Pièces administratives et financières relatives au projetFormulaire de demande de subvention (*)

Plan de financement du projet (fichier Excel *)

Fiche des indicateurs dûment complétée (*)

Lettre datée et signée de demande officielle de soutien financier du FSI et d’engagement concernant les obligations communautaires du porteur en cas de conventionnement du projet (*)Le cas échéant, pièces des marchés, publication au JO de l'appel d'offres, CCTP, RC, CAP, acte d'engagement. Si le marché n'a pas encore été lancé ou signé fournir a minima un estimatif signé du bénéficiaire ou d'un service technique compétent sur les montants et le déroulement du marchéTous éléments permettant d’apprécier les coûts financiers du projet (lettres de mission des personnels financés sur le projet, devis estimatifs clairs et détaillés pour l’ensemble des dépenses, bons de commandes, autorisations préalables requises par la réglementation, etc.)Le cas échéant, engagements ou intentions de participation de tous les partenaires pour la réalisation du projet présenté (convention(s) de partenariat)Attestation de non-récupération de la TVA, lorsque le coût total éligible du projet est présenté TTC (**)Attestation sur l’honneur de non double-cofinancement européen sur les mêmes dépenses que celles présentées sur ce projet (**)

Fiche signalétique LOLF du demandeurFiche INSEE faisant apparaître le n° SIRET de l’organisme demandeur

(*) : cf. modèle obligatoire(**) : cf. modèle indicatif joint en annexe 

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4 - INFORMATIONS SUR L'ORGANISME DEMANDANT LA SUBVENTION

Porteur du projet (nom de l’organisme et sigle) : ___________________________________________________

Nom et qualité du signataire habilité : ___________________________________________________

N° SIRET de l’organisme (porteur de projet) : |__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|  

Statut juridique :  

□ Ministère   

□ Autre (à préciser) : _________________________________

AUTRES INFORMATIONS

TVA :  □ Assujetti □  Non assujetti     □ Partiellement assujettiSi assujetti (partiellement ou totalement) : □ Récupérable    □   Non récupérable 

Adresse  administrative :

Adresse : _____________________________________________________________________________

Code postal : |__|__|__|__|__| Commune : _________________________________________________

Téléphone : |__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|

                                  Fixe  Mél : ______________________________________________Fax : ______________________________________________Site internet : _______________________________________

Avez-vous, ou le cas échéant, l’un de vos partenaires2, sollicité une aide financière pour ce projet, et pour les mêmes dépenses, auprès d'autres sources de financement européen ? □ Oui          □  Non

Dans l'affirmative, de quelles sources s'agit-il ?_______________________________________________________________________________

Avez-vous ou le cas échéant, l’un de vos partenaires, obtenu (sur les 3 dernières années) et/ou recevez-vous actuellement une aide financière des fonds européens pour un autre projet que celui présenté ici ? (préciser le Fonds concerné : Fonds Solid (FER, FEI, FFE, FR), Fonds structurels (FEDER, FSE), autres fonds, l’intitulé du projet, l’année, le montant, le n° de projet éventuel)

Organisme Fonds concerné Intitulé du projet

Le cas échéant, N°PRESAGE

Année de programmation 

(sur les 3 dernières années)

Montant conventionné

Vous

Vos partenaires (indiquer le nom)

2 Un partenaire participe à la mise en œuvre du projet et supporte à ce titre des dépenses qui lui sont remboursées par le bénéficiaire chef de file qui reçoit la subvention européenne.

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Informations bancaires

Fiche signalétique LOLF

Ministère Code programme LOLF

Action Sous ActionCode Intitulé

5 - DESCRIPTION DU PROJET

Intitulé du projet : ______________________________________

Durée du projet (3 ans maximum) : __________________________

Résumé du projet (1O lignes maximum)      :  

Diagnostic      : présenter l’état des lieux et la problématique à laquelle le projet doit répondre   . 

Dans la mesure du possible, le diagnostic doit être :- dynamique, identifier des tendances plutôt qu’une photo ponctuelle de la situation ;- hiérarchisé, pour mettre en exergue les principaux enjeux auxquels le projet doit répondre ;- partagé avec les partenaires, les cofinanceurs, etc. 

Description détaillée du projet : -pertinence du projet, c’est-à-dire la façon dont ses objectifs répondent aux besoins identifiés ;-cohérence entre le projet et les dispositifs nationaux ou locaux existants ; - activités mises en œuvre (afin de permettre d’établir un lien direct avec la description des coûts) ;-résultats attendus  en lien avec les indicateurs prévisionnels à renseigner dans la fiche annexe relative aux indicateurs ;

 le cas échéant mettre en avant le caractère innovant du projet.6

Réservé à l’administration

Objectif spécifique : ____________________________________________________

En cas de demande de financement pour le même projet déjà financé en année N-1 sur les fonds européens, veuillez préciser   les résultats  obtenus,  en termes quantitatifs  et qualitatifs,  grâce à  la  mise en œuvre de ce projet  (1 page maximum)

Description des résultats attendus du projet, en lien avec les indicateurs prévisionnels à renseigner dans la fiche annexe relative aux indicateurs (1 page maximum)

Lieu(x) géographique(s) de réalisation du projet (pour rappel, les territoires ultramarins ne sont pas éligibles au titre du FSI/FEV):

Echéancier prévisionnel de réalisation du projet  (demandes de paiement de la subvention susceptibles d’être émises chaque année) :

Année Calendrier (mois) Nature   des   activités   du projet,   tranches   ou   postes de dépenses concernés

Montant prévisionnel des dépenses éligibles

TOTAL :

Pilotage   

Dispositif mis en place pour piloter  l’avancement du projet (suivre  la  mise en œuvre du projet,  collecter   les  justificatifs de dépenses, comptabilité séparée, etc.). 

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Partenaires : 

Un partenaire est un organisme qui réalise une partie du projet et supporte à ce titre une partie des dépenses éligibles. Celles-ci figurent au plan de financement et sont cofinancées par le FSI dans les conditions indiquées dans l’acte attributif de subvention. Cela signifie que les dépenses supportées par les partenaires sont soumises aux mêmes règles de justification que celles du bénéficiaire et ne pourront donc pas se limiter à la présentation d’une facture globale.

En cas de partenariat, une convention de partenariat entre le bénéficiaire, porteur du projet, et ses partenaires doit être établie. Elle doit préciser notamment les missions, les dépenses, les ressources, les modalités de paiement et de reversement de l’aide européenne,   les   obligations   du   bénéficiaire   et   des   partenaires,   le   traitement   des   litiges,   les   responsabilités   de   chacun notamment en cas d’indus à recouvrer suite à des irrégularités constatées. 

Le  bénéficiaire   est   « chef  de  file »  pour  déclarer  des  dépenses   supportées  par   lui   et   ses  partenaires.   Il   revient  donc   au bénéficiaire de déclarer l’ensemble des dépenses à l’autorité responsable, y compris celles de ses partenaires, au moyen d’une demande de paiement, d’assurer la complétude du dossier et le suivi des engagements des partenaires.

La convention de partenariat sera visée dans l’acte juridique attributif de la subvention européenne passée entre l’autorité responsable et le bénéficiaire.

Nom et adresse des partenaires (personne de contact)

Rôle du partenaire et activitésau sein du projet

Montant de la dépense engagée pour les activités réalisées

Indicateurs   européens   obligatoires,   imposés   par   les   règlements :   Les   valeurs   prévisionnelles   de   ces   indicateurs  devront impérativement être renseignées sur la fiche annexe prévue à cet effet, en fonction de l’objectif national  sur laquelle s’inscrit votre projet (leur réalisation effective sera renseignée dans le rapport final). Dans le cas où aucun indicateur ne correspond à votre projet, vous devrez obligatoirement proposer au minimum 1 indicateur. 

Publicité Tous les participants au projet, les partenaires mobilisés pour sa mise en œuvre, le public auquel le projet s’adresse, doivent être informés du financement FSI, par tous les supports appropriés comportant le drapeau européen et une mention indiquant que le projet est cofinancé par le FSI. Tout document produit au cours de la réalisation du projet, doit mentionner le financement par le FSI. Toute preuve de cette publicité (documents produits, photos, objets publicitaires, etc.) devra être apportée au plus tard à la demande de paiement du solde de la subvention. En   outre,   si   le  montant   de   la   subvention   européenne   excède   100 000   €   et   concerne   un   projet   d’achat   d’équipement, d’infrastructure ou de construction, une plaque permanente devra être apposée sur l’équipement cofinancé, et comporter le drapeau européen, ainsi que la contribution du FSI. 

Actions de publicité envisagées pour rendre visible le financement du projet par le FSI :

1. Logo sur : Oui Non Supports documentaires □ □Site internet  □ □Intranet □ □Prospectus □ □Livrables □ □Pièces relatives aux marchés publics □ □Equipement □ □Information du public cible (courrier…) □ □Logiciel □ □

2. Autocollants □ □3. Affiches4. Plaque permanente  □ □5. Autres (à préciser) □ □

Commentaires : 

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6 – PLAN DE FINANCEMENT PREVISIONNEL DU PROJET

Les dépenses éligibles à une subvention du FAMI et les modalités de leur calcul (notamment concernant l’application des taux d’affectation ou d’une décote éventuelle) sont décrites dans le guide du porteur de projet disponible sur le site internet du ministère à la  rubrique « Les nouveaux fonds européens (période 2014-2020) ». Le porteur de projet doit impérativement se conformer à ces critères d’éligibilité avant de compléter le tableau des dépenses prévisionnelles.

Le cas échéant, préciser si une décote est appliquée au projet  et la justifier 

Description des différents coûts, y compris ceux des partenaires, le cas échéant :

 Expliquer la nature de chaque dépense et justifier le mode de détermination des montants indiqués dans le plan de financement prévisionnel Excel)

a) Frais de personnels affectés au projet ayant un rôle direct et déterminant :

b) Les frais de voyage et de séjour nécessaires à l’exécution du projet :

c) Frais d’équipement (crédit-bail, location, achat) :

d) Bien immobiliers (achats, constructions, rénovations) :

e) Consommables, fournitures et services généraux :

f) Frais de sous-traitance (prestations de service, frais d’experts, publicité, communication, évaluation du projet, audits externes, etc.) :

g) Coûts indirects (lister les dépenses relevant de ce type de coûts) :

Coûts indirects (C.I)      :  

Des coûts indirects peuvent également être intégrés dans le plan de financement pour prendre en compte des dépenses qui ne sont ou ne peuvent être directement rattachées au projet et ne sont pas aisément mesurables et justifiables. 

Il est demandé de lister les familles de dépenses relevant de coûts indirects.

Les coûts indirects sont calculés au moyen d’un taux forfaitaire  de 15% maximum des frais de personnel directs éligibles ou de 7 % maximum du montant total des coûts directs éligibles.

Un plafond maximum est toutefois appliqué. En effet, le montant des coûts indirects ne pourra pas dépasser 500 000€.

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Règles de la mise en concurrence à respecter pour les frais de sous-traitance de certains porteurs de projet :

L’Etat, les collectivités territoriales et les établissements publics sont considérés comme des pouvoirs adjudicateurs et doivent par conséquent respecter le code des marchés publics pour les actions du projet qui sont externalisées.

En outre, l'ordonnance n° 2005-649 du 6 juin 2005 assujettit certains organismes publics ou privés aux règles de la commande publique dans le cas de sous-traitance :   il  s'agit  particulièrement de certaines associations ayant été créées pour satisfaire spécifiquement   des besoins d’intérêt général  ayant un caractère autre qu’industriel  et commercial  et réunissant  l’une des conditions suivantes : 

- soit l’activité est financée majoritairement par un pouvoir adjudicateur soumis au code des marchés publics ou à l’ordonnance du 6 juin 2005

- soit la gestion est soumise à un contrôle par un pouvoir adjudicateur soumis au code des marchés publics ou à l’ordonnance 

- soit l’organe d’administration, de direction ou de surveillance est composé de membres dont plus de la moitié sont désignés par un pouvoir adjudicateur soumis au code des marchés publics ou à l’ordonnance.

D’autres organismes tels que les établissements publics à caractère administratif, les bailleurs sociaux publics et privés ou les groupements d'intérêts publics (GIP) sont également soumis à l’ordonnance. 

Le porteur de projet devra déterminer s’il est soumis ou non à l’ordonnance et prouver le respect des règles qui y sont prévues pour la mise en concurrence. 

Les porteurs de projet non soumis au code des marchés publics ni à l’ordonnance de 2005 doivent également respecter les principes de mise en concurrence (transparence, non-discrimination et égalité de traitement pour les activités sous-traitées dans le cadre du projet dont le montant est égal ou supérieur à 5 000 € HT. 

Il convient de se référer au guide du porteur pour connaître précisément les règles et les modalités de procédure à respecter en la matière en fonction du type de porteur de projet.

Les pièces justificatives de mise en concurrence et de choix du prestataire doivent être adressées au BGMFE, si elles sont disponibles, dès le stade du dépôt de la demande de subvention (pièces du marché, demande de devis, bon de commande ou contrat, justifiant le respect des dispositions de mise en concurrence). A défaut, elles devront être adressées dès que possible et au plus tard au moment des demandes de paiement.

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Cofinancements publics et privés sollicités pour ce projet, qui seront reportés dans le plan de financement prévisionnel :

Type de Cofinancement

Nom du cofinanceur

sollicité(en toutes

lettres)

Date de sollicitation

Montant sollicité

(*)

Le cas échéant,

date de la lettre

d’intention du

cofinanceur

Le cas échéant,

date de la notification

d’attribution du

cofinanceur

Si connu,

montant total

accordé

Si connu,

montant affecté

au projet

(*)

Période de financement

concernée

Public (Etat, collectivités territoriales,

établissements publics, etc.)

Privés (Fondation, entreprises

privées, associations,

etc)

(*) La part du cofinancement affectée au projet devra être attestée par le cofinanceur lui-même et non par le bénéficiaire. A défaut, la totalité du cofinancement accordé sera affectée au projet FSI.

Plan de financement à établir obligatoirement au moyen du fichier Excel joint en annexe

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LETTRE DE DEMANDE DE SUBVENTION ET D’ENGAGEMENT DU PORTEUR DE PROJET

Je soussigné(e), M ou Mme ___________________________________________________en ma qualité  de représentant(e)   légal(e)  ou de délégataire de l'organisme demandeur désigné dans le présent dossier de demande de subvention, ayant qualité pour l'engager juridiquement, sollicite une subvention d'un montant de   ____________ € du Fonds européen Sécurité Intérieure – Volet Frontières et Visas.

 certifie l'exactitude des renseignements indiqués dans le présent dossier.

 certifie avoir pris connaissance des règles à respecter lors du dépôt du présent dossier ;

 m'engage à fournir toute pièce complémentaire jugée utile pour instruire la demande.

En cas de soutien du FSI, je m’engage à :

  respecter   l’ensemble  des   règles   administratives  et  financières   concernant   la   réalisation  de  mon  projet   ((cf.   guide   du bénéficiaire)

  informer   l'autorité   responsable  de   toute  modification relative  aux données  contenues  dans   le  présent  dossier,   car   j’ai conscience que toute modification substantielle du périmètre du projet ou de ses modalités de financement devra faire l’objet d’un avenant à la convention.

 me soumettre à tout contrôle  administratif ou financier, sur pièce et/ou sur place, y compris au sein de ma comptabilité. 

  Je déclare avoir pris connaissances des obligations communautaires que j'aurai à respecter, en particulier en matière de respect des politiques communautaires (notamment règles de mise en concurrence, de comptabilité séparée, de publicité, de conservation des pièces et de mise à disposition des pièces pour les contrôles et le suivi d'indicateurs).

  Je suis informé que le refus de me soumettre au contrôle, la non-conformité de ma demande ou le non-respect de mes engagements peuvent entraîner l’administration à mettre fin à l’aide et exiger le reversement partiel ou total des sommes déjà versées, sans préjudice des autres poursuites et sanctions prévues dans les textes en vigueur.

                                                                                                       Fait à     (lieu)                              , le (date)

Signature du représentant légal ou son délégataire et cachet de l'organisme 

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