Embed Size (px)
DESCRIPTION
Ajile-RH est votre nouvelle plateforme web permettant de gérer les demandes administratives depuis n'importe où et à tout moment . Intuitif et convivial, il automatise et simplifie les process de demande de congés, notes de frais, kilométrage des véhicules. Des process qui à eux seuls consomment le temps et l'energie de vos collaborateurs.
Citation preview
La solution de gestion de process administratifs
Gagnez du temps sur les process administratifs sans valeur ajoutée !
• Gestion des notes de frais• Aide à la saisie• Transmission instantanée• Calculs automatiques• Ventilation automatique• Gestion des barèmes
kilométriques
• Gestion des demandes de congés• Aide à la saisie• Gestion des congés exceptionnels
• Gestion des absences
Pilotez votre activité, centralisez l’information
•Tableau de bord de disponibilité des équipes•Synthèse des dépenses engagées par collaborateur
Bénéficiez de la puissance d’un outil reconnu et évolutif
•Entièrement basé sur Microsoft SharePoint Services 3.0•Intégrable dans un intranet / extranet existant•Evolutif vers un intranet collaboratif complet•Compatible avec Sage 100
Démonstration
Casting de la démonstration
• Lors de cette démonstration nous allons suivre une note de frais de sa naissance à son archivage, nous faisons ainsi appel aux protagonistes suivants :
Collaborateur Responsable Service Administratif
Les informations le concernant sont automatiquement renseignéesSon circuit de validation a été paramétré par son service administratif
Le collaborateur crée une nouvelle note de frais associée à une période
La saisie est assistée pour renseigner automatiquement les comptes, les plafonds,les écarts et les calculs de TVA.
Le collaborateur saisie au fur et à mesure du mois ses dépenses
La saisie est assistée pour renseigner automatiquement les comptes, les plafonds,les écarts et les calculs de TVA.
Le collaborateur saisie au fur et à mesure du mois ses dépenses
Les informations concernant le cycle de vie du process sont récapitulées dans une interface simple et ergonomique.
A tout moment, il peut consulter la synthèse de sa note de frais
La signature de la note de frais déclenche son envoi en validation. La personne assignéepour valider les éléments de cet utilisateur sera prévenue par mail et/ou via une tâche.
Lorsqu’il a terminé sa saisie, le salarié signe numériquement sa note de frais
La signature de la note de frais déclenche son envoi en validation. La personne assignéepour valider les éléments de cet utilisateur sera prévenue par mail ou via une tâche.
Lorsqu’il a terminé sa saisie, le salarié signe numériquement sa note de frais
SignaturePrévenir le responsable
Prend en compte
La signature de la note de frais déclenche son envoi en validation. La personne assignéepour valider les éléments de cet utilisateur sera prévenue par mail ou via une tâche.
Lorsqu’il a terminé sa saisie, le salarié signe numériquement sa note de frais
SignaturePrévenir le responsable
Prend en compte
La signature de la note de frais déclenche son envoi en validation. La personne assignéepour valider les éléments de cet utilisateur sera prévenue par mail ou via une tâche.
Lorsqu’il a terminé sa saisie, le salarié signe numériquement sa note de frais
SignaturePrévenir le responsable
Prend en compte
Afin de garantir l’intégrité des données déclarées, le système verrouille les éléments le diagramme de synthèse indique au collaborateur l’état de sa demande
Le système verrouille la note de frais pour le collaborateur dès qu’elle est signée
Le tableau de bord e-RH récapitule l’ensemble des process en cours pour l’utilisateur connecté. En un coup d’œil il dispose d’une vision globale de ses démarches.
Si l’utilisateur s’interroge sur le statut de sa note de frais
Changement de rôle -> le collaborateur se déconnecte-> le responsable se connecte
La signature de la note de frais déclenche son envoi en validation. La personne assignéepour valider les éléments de cet utilisateur sera prévenue par mail ou via une tâche.
Lorsqu’il a terminé sa saisie, le salarié signe numériquement sa note de frais
Le responsable dispose d’une liste comprenant toutes les éléments en attente
L’interface s’adapte au rôle connecté, les actions à la disposition de l’utilisateur connectésont ici Accepter et Refuser.
Le responsable consulte la note de frais
L’ergonomie a été pensée afin de guider visuellement l’utilisateur.La validation entraîne la transmission de l’élément au stade de validation suivant : RH / Compta
Le responsable peut accepter
AccepterPrévenir le service RH
Prendre en compte
Les commentaires et actions sont conservés dans un historiqueLe refus entraîne le retour de l ’élément au collaborateur
Ou refuser ….
RefuserPrévenir le collaborateur
Prendre en compte
Le formulaire est en lecture seule pour le responsable après qu’il ait donné sa réponse
Si le responsable revient sur l’élément il est verrouillé pour lui puisque transmis en RH / Compta
Changement de rôle -> le responsable se déconnecte-> le service RH se connecte
L’acceptation de la note de frais par le responsable déclenche un envoi au service RH. La personne assignée pour valider les éléments de cet utilisateur sera prévenue par mail et/ou via une tâche.
Lorsqu’il a terminé sa vérification, le responsable accepte numériquement sa note de frais
Il accède à la liste des notes de frais en attente de validation de sa part
Si une erreur de catégorie s’est glissée dans la note de frais, il peut la modifier sans relancer la note de frais en validation
Le service RH contrôle la note de frais
L’ergonomie a été pensée afin de guider visuellement l’utilisateurLa validation entraîne la possibilité de transférer la note de frais vers le système comptable
Le service administratif peut accepter
Accepter
Les commentaires et actions sont conservés dans un historiqueLe refus entraîne le retour de l’élément au collaborateur
Ou refuser ….
RefuserPrévenir le collaborateur
Prendre en compte
Le cycle de vie de la note de frais étant terminé, l’interface utilisateur l’indique visuellement
La note de frais reste disponible en consultation pour tous les acteurs concernés
En fin de période, le service Compta transfère les données vers son système de gestion
Le connecteur avec le système de gestion fonctionne à l’aide de fichiers d’import/export afin de garantir une compatibilité maximale avec le système de gestion de l’entreprise
Il sélectionne la période d’export
Le connecteur avec le système de gestion fonctionne à l’aide de fichiers d’import/export afin de garantir une compatibilité maximale avec le système de gestion de l’entreprise
Téléchargement du fichier d’import vers Sage
Le connecteur avec le système de gestion fonctionne à l’aide de fichiers d’import/export afin de garantir une compatibilité maximale avec le système de gestion de l’entreprise
Téléchargement du fichier d’import vers Sage
Extraction depuis Ajiler-h Import dans la compta/paie
Fichier csv
Concernant la gestion des demandes de congés ?
Seul les outils de pilotage diffèrent
Elle est basée sur le même principe et la même interface
Puisque les données sont centralisées, il est possible de générer un planning d’équipeà la volée, en mode prévisionnel (congés en attente de validation) et en mode réel
Consulter le planning général des congés
Gagner du temps sur les process administratifs sans valeur ajoutée !
• Gestion des notes de frais• Aide à la saisie• Transmission instantanée• Calculs automatiques• Ventilation automatique• Gestion des barèmes kilométriques
• Gestion des demandes de congés• Aide à la saisie• Gestion des congés exceptionnels
• Gestion des absences
Pilotez votre activité, centralisez l’information
• Tableau de bord de disponibilité des équipes• Synthèse des dépenses engagée par collaborateur
Bénéficiez de la puissance d’un outil reconnu et évolutif
• Entièrement basé sur Microsoft SharePoint Services 3.0• Intégrable dans un intranet / extranet existant• Evolutif vers un intranet collaboratif complet• Compatible avec Sage 100
