Déploiement du PES v2

09 & 10 Octobre 2014 à PERPIGNAN

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La Société

Créée en 1981

Société française, indépendante

Un chiffre d’affaires en croissance depuis sa création

4,6 millions d’euros

47 personnes

400 clients

100 à 1.000 lits

Centres Hospitaliers, Ehpad, Sociaux

Public et ESPIC

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Le Logiciel

Médico-Administratif Intégré

IdentitéMouvements

Actes

StructureComptes

tiers

MEDICAL

GEF

PAIE

RHPLANNING

GAP

DEMATBULLETINS

CBUM

Med., Soins

RDV

WEB GEF

WEB RHWEB PLAN

WEBGAP

TUTELLE

Référentiel

INFOCENTRE

DECISIONNELUrgences

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DAX et Médiane – PESV2

Médiane

Une expérience forte sur :

le déploiement du PESV2 et

la gestion de la dématérialisation des documents administratifs

A ce jour : 72 clients en production et 50 clients en cours de démarrage

Le CH de Dax

Dématérialisation complète de flux dès juin 2013.

Pièces Justificatives

Pièces Jointes

Signature électronique

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Qu’est-ce que le PES V2 ?

Protocole d’Echange Standard : Échange de flux uniformisé pour

toutes les collectivités et les établissements de santé, entre

l’Ordonnateur et le Comptable du Trésor Public

Flux identique et plus facile à gérer pour la DGFIP et les

intervenants extérieurs (éditeurs)

Flux au format identique facile à analyser pour l’ordonnateur.

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Objectifs du CH de DAX

Déploiement selon 3 niveaux différents :

Envoi des titres, mandats et bordereaux uniquement

Association des pièces justificatives

Signature électronique des bordereaux directement dans l’application

Pour le passage en FIDES ACE, seul l’envoi des titres, mandats et

bordereaux en format HPRIM XML est requis, mais l’objectif du

CH de DAX était de tout dématérialiser.

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La dématérialisation couvre :

Les factures des fournisseurs, les RIB

Les pièces des marchés et avenants

Les contrats de travail, avenants…

Les décisions liées au contrat et notifications

En fait, tous les documents transmis à la Trésorerie,

y/c les pièces justificatives liées à la paie

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Le déploiement au CH de DAX

Une implication forte de tous les acteurs :

La trésorerie hospitalière (Mme GUILLON, receveur principal),

Le correspondant du pôle dématérialisation de la DGFIP (M. DUBAN),

ENOVACOM, pour le transport des flux,

L’équipe projet du CH de DAX : M. ROULET (directeur des affaires financières et

chef de projet) et Mme MARQUILLIER.

Les agents concernés du CH de DAX,

Et la très forte implication de MEDIANE et surtout M. PERENNES qui a répondu

à toutes les demandes que nous avons formulées avec une réactivité et

efficacité sans commune mesure.

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Nouvelles exigences de la M21

Des nouvelles notions sont apparues qui ont dû être intégrées au

cœur du système d’information:

«catégorie » et « nature juridique » du tiers,

« type » et « nature » de pièce,

« mode de règlement »

La bonne gestion de ces informations s’appuie sur :

L’implication des utilisateurs

L’existence d’automatismes qui assurent la mise en cohérence des données

quand elles sont trop complexes (par exemple la « nature d’une pièce d’origine »

ou la gestion du « mode de règlement » ou la présence ou non d’un « bloc DGP –

Délai Global de Paiement »).

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Obligations :

Pendant la phase de déploiement, de nombreuses opérations ont été effectuées :

Revoir le paramétrage des fournisseurs et des débiteurs :

N° de SIRET, catégorie et nature du tiers, modes de règlement pour les fournisseurs, les adresses …

Des requêtes toutes prêtes nous ont aidées dans ce travail

Supprimer les caractère spéciaux des adresses des patients, assurés, payants …

MEDIANE a ajouté des contrôles à la saisie

Former les utilisateurs à l’association des pièces justificatives et au choix du type et

nature de pièce lorsqu’il ne peut pas être automatisé.

Obtenir de nos fournisseurs qu’ils envoient les factures en format pdf via mail.

Mettre en place des scanners individuels et parfois des postes avec double écran.

Obtenir les signatures électroniques

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Participation de MEDIANE

Association des toutes les pièces justificatives en un clic

Traitement des problèmes liés au volume des pièces justificatives

Evolution dans la gestion de la signature électronique selon la taille

de l’établissement

Mise en place d’un outil de suivi des flux qui permet aux utilisateurs

de contrôler l’envoi des flux, la réception par la DGFIP, visualisation

des rejets et motifs

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Automatismes de MEDIANE

Les automatismes permettent un gain de temps :

Envoi des pièces et/ou avenants du marché avec le 1er mandat de chaque

budget

Association du bon de commande

Génération du mandat au compte 673 en cas d’annulation d’un titre sur exercice

antérieur, même pour les titres issus de la facturation.

Forçage du bon type et nature de pièce dans certains cas :

Liquidation contenant des lignes en marchés et d’autres hors marchés

Eclatement des liquidations de paie contenant des comptes non considérés par HELIOS

comme étant des comptes de paie pour y affecter le typage attendu

Gestion automatique du délai global de paiement en fonction du type et nature

de pièce

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Automatismes de MEDIANE

Les automatismes permettent d’éviter les erreurs et les rejets :

Associer un type et une nature de pièce incompatibles

Associer une catégorie et une nature juridique incompatibles

Contrôle des saisies en fonction du type et nature de pièce

Par exemple : un emprunt nécessite la saisie d’un numéro d’emprunt, etc …

Mode de règlement du fournisseur adapté en fonction du contexte

Par exemple : sur une annulation le mode de règlement n’est plus 03-virement, ou sur un

type/nature émis après paiement entraine un mode de règlement 11- virement interne.

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Automatismes de MEDIANE

Des mécanismes facilitent les opérations de rattachement de pièces

jointes qu’effectuent les agents :

Les automatismes de nommage et d’archivage des pièces justificatives.

Chaque utilisateur peut définir :

pour chaque catégorie de PJ (facture dépense, facture recette, divers dépense,

divers recette, marché, état de paye),

un paramètre de renommage avec les jokers de son choix : ajouter n° liquidation,

nom du fournisseur etc… et un paramètre d’archivage

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Avantages pour le CH de DAX

Réduction de la consommation de papier

Gain de temps en manipulations et photocopies

Gain de temps en recherche de document

Possibilité d’ajouter et/ou renvoyer facilement les pièces jointes oubliées

Plus besoin d’annoter sur chaque facture le n° du mandat avant signature

La signature électronique permet de signer tous les bordereaux en une

seule fois depuis son bureau

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Et pour la Trésorerie :

Réception des flux réguliers : respect des échéances pour les

bordereaux

Gain de temps pour la recherche des documents

Visualisation rapide des pièces jointes associées au bulletin de

paye