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Développer votre plan Développer votre plan et votre stratégie et votre stratégie Intranet Intranet Ce document présente un aperçu des éléments à prendre en compte lors de la planification d’un Intranet en suggérant des méthodes de gestion. Présenté dans le cadre de WebÉducation, il demeure la propriété exclusive de Prospection inc. Toute reproduction en tout ou en partie, dans quelle que forme que ce soit, sans la permission expresse de Prospection

Développer votre plan et votre stratégie Intranet Ce document présente un aperçu des éléments à prendre en compte lors de la planification dun Intranet

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Développer votre plan et Développer votre plan et votre stratégie Intranetvotre stratégie Intranet

Ce document présente un aperçu des éléments à prendre en compte lors de la planification d’un Intranet en suggérant des méthodes de gestion.

Présenté dans le cadre de WebÉducation, il demeure la propriété exclusive de Prospection inc.

Toute reproduction en tout ou en partie, dans quelle que forme que ce soit, sans la permission expresse de Prospection inc. est interdite.

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À propos de cette présentation À propos de cette présentation

Cette présentation est destinée à :

Vous aider à comprendre ce qu’est un Intranet

En proposant une définition technique et définition fonctionnelle

Comprendre comment analyser les facteurs influençant un Intranet :

Les questions que soulève l’implantation d’un Intranet

Les freins, les risques, les incertitudes

Vous aider à développer votre stratégie Intranet :

En expliquant l’importance d’une analyse

En proposant un modèle d’analyse

En voyant comment actualiser cette analyse.

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À retenir… À retenir…

Personne n’a toutes les réponses. Nous ne prétendons pas, dans le cadre de cette présentation, répondre à toutes les questions, ni présenter des solutions adaptées à toutes les situations. Nous espérons cependant vous donner les pistes nécessaires pour mieux organiser votre approche de l’Intranet.

Il n’y a pas de réponse unique. Votre stratégie devra tenir compte de votre culture, de vos connaissances et de votre expertise technique.

Nous vous suggérons une approche que vous pourrez adapter à votre situation. Nous croyons que votre Intranet a de meilleures chances de réussir s’il est précédé d’une bonne analyse et qu’il tient compte d’une solide stratégie. Nous souhaitons que cette présentation saura vous y aider.

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Intranet - AperçuIntranet - Aperçu

Définition et comparaison technique

Ce qu’il est possible de faire avec un Intranet

Les défis de l’Intranet

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Définition d’un IntranetDéfinition d’un Intranet

OIl existe plusieurs définitions d’un Intranet. En voici quelques-unes à considérer :

« Utilisation des technologies de l’Internet à l’intérieur d’une organisation pour faciliter la communication et l’accès à l’information. »

« Un mécanisme intégré pour les gens, les procédés et l’information à l’intérieur de l’entreprise.»

« La partie corporative du réseau de l’information ».

En fait, comme bien des termes des technologies de l’information, il n’y a pas une définition d’un Intranet… tout dépend ce que vous voulez en faire. Pour certains, il s’agit simplement d’une façon d’amener l’information aux utilisateurs – un substitut du bulletin d’information. Pour d’autres, l’Intranet est plus large et inclut « l’interaction » avec l’information : interrogations de bases de données, applications en ligne, etc. Les éléments clés sont que l’Intranet est composé à la manière de l’Internet (protocole standard), à l’intérieur d’une organisation et qu’il fournit un certain degré d’intégration et d’accès.

UTiL

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Comparaison techniqueComparaison technique

VSIntranet

Les paquets sont privés

Protocole IP

L’entreprise est responsable

La gestion est à la responsabilité de l’entreprise

Les politiques sont plus strictes

Contrôle par l’entreprise

Internet Les paquets sont publics

Protocole IP

Les coûts sont partagés

La gestion est problématique

Les politiques sont vagues

Aucun organisme de contrôle

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Ce qu’il est possible de faire avec un IntranetCe qu’il est possible de faire avec un Intranet

Les possibilités sont très nombreuses, voire illimitées

Elles sont en constante évolution

L’intégration est graduelle

Différents niveaux d’investissement, d’utilisation et de support

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Ce qu’il est possible de faire avec un IntranetCe qu’il est possible de faire avec un Intranet

Répertoire téléphonique, de courriel des employés

Organigramme

Pages personnalisées par département ou unité

Guides de procédures

Information interactive

Horaires de travail

Régime de retraite

Assurances collectives

Recrutement, postes à combler

Application de gestion des curriculum vitae

Bulletin interne

Formation des employés

Sondages auprès des employés

Intranet pour les ressources humaines

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Ce qu’il est possible de faire avec un IntranetCe qu’il est possible de faire avec un Intranet

Information sur les consommateurs

Gestion des commandes

Information en ligne (base de données sur les clients, inventaire)

Suivi de problèmes

Questions et réponses des clients (FAQ)

Intranet pour le service à la clientèle

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Ce qu’il est possible de faire avec un IntranetCe qu’il est possible de faire avec un Intranet

Intranet pour les systèmes d’information

Développement d’applications et de logiciels

Documentation à l’usager

Support technique Suivi de problèmes

Gestion du réseau

Centre d’information et de connaissance

Ressources Internet

Calendrier des ressources

Normes et procédures techniques

Formation multimédia

FAQ sur l’Intranet, guides de publication

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Ce qu’il est possible de faire avec un IntranetCe qu’il est possible de faire avec un Intranet

Comptes recevables, payables

Feuille de paie

Commerce

Rapports financiers

Politiques et procédures

Budget

Gestion des ressources

Rapports de dépenses

Rapports de Services

Intranet pour la Finance

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Ce qu’il est possible de faire avec un IntranetCe qu’il est possible de faire avec un Intranet

Compte rendu de réunions

Information départementale interne

Analyse et suivi des cotes de la bourse

Recherche d’affaires

Recherche légale et législative

Processus d’affaires

Calendrier on-line

Applications réseaux

Groupes privés de nouvelles

Information sur les partenariats avec les organismes externes

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Ce qu’il est possible de faire avec un IntranetCe qu’il est possible de faire avec un Intranet

Démonstration de produit

Carte de tarifs

Rapports de ventes

Gestion des contacts

Gestion des ventes

Études de marché

Rapports de ventes

Intranet pour la vente et le marketing

Prospection

Communiqués de presse

Collaboration des équipes de ventes

Calendriers

Formation multimedia

Recherche compétitive

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Et ce n’est qu’un début…Et ce n’est qu’un début…

Nous en sommes au tout début de l’utilisation de l’Intranet.

Dans l’avenir :

Un plus grand nombre d’applications utiliseront les technologies web

La bande passante permettra davantage de son, de vidéo et d’interactivité

Nous verrons la croissance :

de la gestion de connaissances (knowledge management)

des Extranets

des équipes virtuelles

du commerce électronique

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Intranet - AperçuIntranet - Aperçu

Les grandes préoccupations

Les freins, les risques et les incertitudes

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Développer un IntranetDévelopper un Intranet

Implanter un Intranet peut être très simple…

Si le réseau est approprié

Un serveur est installé

Quelques pages sont créées

Les utilisateurs le connaissent

et alors.....

Le défi est de créer un système d’information « extensible » qui peut être utilisé par plusieurs personnes de niveaux de compétences différents.

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Comment échouer son IntranetComment échouer son Intranet

Développer un Intranet parce que « tout le monde » en a un.

Développer un Intranet en tenant compte des besoins, de la volonté ou des directives de la Direction… seulement.

Déployer l’architecture et le contenu à partir de l’organigramme de l’organisation ou du site Internet.

Penser d’abord architecture et technologies.

Développer un Intranet réducteur, pour ne répondre qu’au besoin de diffusion.

Ne pas prévoir de budget ou de ressources pour l’entretien de l’Intranet.

Développer un Intranet sans feuille de route, sans guide, sans planification, sans analyse.

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Les freins, les risques et les incertitudesLes freins, les risques et les incertitudes

La résistance au changement

Définition d’un Intranet

Intranet trop réducteur

Compétition des Intranets

Obligation de produire de nouveaux contenus et difficulté d’entretenir le site

Mobilisation des ressources

Duplication avec les outils déjà en place

Toutes les unités de l’organisation ne sont pas au même niveau

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Les grandes questionsLes grandes questions

Un Intranet nous apportera quoi ?

Combien cela va coûter ?

Est-ce qu’un Intranet va changer notre processus

de travail ?

Comment allons-nous travailler avec l’Intranet?

(les nouveaux rôles) ?

Est-ce que notre culture est favorable à

un Intranet ?

Comment les employés doivent l’utiliser pour

assurer qu’il rencontre les objectifs ?

Quelle formation sera nécessaire ?

Comment mesurera-t-on le succès de l’Intranet ?

Comment tirerez-vous profit de la capacité de partager l’information ?

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Un Intranet apportera quoi ?Un Intranet apportera quoi ?

Les bénéfices d’un Intranet sont nombreux…

Accès plus rapide à l’information

Circulation plus libre de l’information

Meilleures opportunités de collaboration

… mais ils ne se réaliseront pas sans planification

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Combien cela va coûter ?Combien cela va coûter ?

L’implantation d’un Intranet doit être graduelle… les coûts le seront donc également.

Le budget « design » doit être sacrifié au profit de l’ergonomie.

Les coûts les plus « visibles » sont liées aux technologies, mais ce sont loin d’être les seuls…

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Est-ce qu’un Intranet va changer notre Est-ce qu’un Intranet va changer notre processusprocessus de travail ? de travail ?

Oui, immanquablement. Et la mesure de ce changement permettra de mesurer le succès de l’Intranet.

Plus le processus de travail est modifié, plus grand est le succès de l’Intranet.

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Comment les employés doivent l’Comment les employés doivent l’utiliserutiliser pour pour assurer qu’ils rencontrent les objectifs ?assurer qu’ils rencontrent les objectifs ?

Les utilisateurs de l’Intranet doivent avoir l’assurance que l’information est pertinente

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Quelle Quelle formationformation sera nécessaire ? sera nécessaire ?

Continue…

Sur l’organisation de l’information à l’intérieur de l’Intranet (architecture)

Sur le processus de gestion des documents (stockage, archivage, taxonomie, etc.)

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Un élément clé de cette présentation est qu’un Intranet ne peut être développé par accident. La plupart sont élaborées de manière plutôt chaotique, mais à un moment ou l’autre, il est nécessaire de planifier son évolution.

Ce qui ne signifie pas pour autant qu’une structure administrative lourde soit requise, mais la planification doit s’attarder à tous les éléments de façon à améliorer ce qui fonctionne plutôt bien et à analyser et revoir les parties plus confuses.

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La stratégieLa stratégie

Par où Par où commencer ?commencer ?

ou

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Les éléments à analyser Les éléments à analyser (PTOPP)(PTOPP)

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