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Développer votre plan et Développer votre plan et votre stratégie Intranetvotre stratégie Intranet
Ce document présente un aperçu des éléments à prendre en compte lors de la planification d’un Intranet en suggérant des méthodes de gestion.
Présenté dans le cadre de WebÉducation, il demeure la propriété exclusive de Prospection inc.
Toute reproduction en tout ou en partie, dans quelle que forme que ce soit, sans la permission expresse de Prospection inc. est interdite.
À propos de cette présentation À propos de cette présentation
Cette présentation est destinée à :
Vous aider à comprendre ce qu’est un Intranet
En proposant une définition technique et définition fonctionnelle
Comprendre comment analyser les facteurs influençant un Intranet :
Les questions que soulève l’implantation d’un Intranet
Les freins, les risques, les incertitudes
Vous aider à développer votre stratégie Intranet :
En expliquant l’importance d’une analyse
En proposant un modèle d’analyse
En voyant comment actualiser cette analyse.
À retenir… À retenir…
Personne n’a toutes les réponses. Nous ne prétendons pas, dans le cadre de cette présentation, répondre à toutes les questions, ni présenter des solutions adaptées à toutes les situations. Nous espérons cependant vous donner les pistes nécessaires pour mieux organiser votre approche de l’Intranet.
Il n’y a pas de réponse unique. Votre stratégie devra tenir compte de votre culture, de vos connaissances et de votre expertise technique.
Nous vous suggérons une approche que vous pourrez adapter à votre situation. Nous croyons que votre Intranet a de meilleures chances de réussir s’il est précédé d’une bonne analyse et qu’il tient compte d’une solide stratégie. Nous souhaitons que cette présentation saura vous y aider.
Intranet - AperçuIntranet - Aperçu
Définition et comparaison technique
Ce qu’il est possible de faire avec un Intranet
Les défis de l’Intranet
Définition d’un IntranetDéfinition d’un Intranet
OIl existe plusieurs définitions d’un Intranet. En voici quelques-unes à considérer :
« Utilisation des technologies de l’Internet à l’intérieur d’une organisation pour faciliter la communication et l’accès à l’information. »
« Un mécanisme intégré pour les gens, les procédés et l’information à l’intérieur de l’entreprise.»
« La partie corporative du réseau de l’information ».
En fait, comme bien des termes des technologies de l’information, il n’y a pas une définition d’un Intranet… tout dépend ce que vous voulez en faire. Pour certains, il s’agit simplement d’une façon d’amener l’information aux utilisateurs – un substitut du bulletin d’information. Pour d’autres, l’Intranet est plus large et inclut « l’interaction » avec l’information : interrogations de bases de données, applications en ligne, etc. Les éléments clés sont que l’Intranet est composé à la manière de l’Internet (protocole standard), à l’intérieur d’une organisation et qu’il fournit un certain degré d’intégration et d’accès.
UTiL
Comparaison techniqueComparaison technique
VSIntranet
Les paquets sont privés
Protocole IP
L’entreprise est responsable
La gestion est à la responsabilité de l’entreprise
Les politiques sont plus strictes
Contrôle par l’entreprise
Internet Les paquets sont publics
Protocole IP
Les coûts sont partagés
La gestion est problématique
Les politiques sont vagues
Aucun organisme de contrôle
Ce qu’il est possible de faire avec un IntranetCe qu’il est possible de faire avec un Intranet
Les possibilités sont très nombreuses, voire illimitées
Elles sont en constante évolution
L’intégration est graduelle
Différents niveaux d’investissement, d’utilisation et de support
Ce qu’il est possible de faire avec un IntranetCe qu’il est possible de faire avec un Intranet
Répertoire téléphonique, de courriel des employés
Organigramme
Pages personnalisées par département ou unité
Guides de procédures
Information interactive
Horaires de travail
Régime de retraite
Assurances collectives
Recrutement, postes à combler
Application de gestion des curriculum vitae
Bulletin interne
Formation des employés
Sondages auprès des employés
Intranet pour les ressources humaines
Ce qu’il est possible de faire avec un IntranetCe qu’il est possible de faire avec un Intranet
Information sur les consommateurs
Gestion des commandes
Information en ligne (base de données sur les clients, inventaire)
Suivi de problèmes
Questions et réponses des clients (FAQ)
Intranet pour le service à la clientèle
Ce qu’il est possible de faire avec un IntranetCe qu’il est possible de faire avec un Intranet
Intranet pour les systèmes d’information
Développement d’applications et de logiciels
Documentation à l’usager
Support technique Suivi de problèmes
Gestion du réseau
Centre d’information et de connaissance
Ressources Internet
Calendrier des ressources
Normes et procédures techniques
Formation multimédia
FAQ sur l’Intranet, guides de publication
Ce qu’il est possible de faire avec un IntranetCe qu’il est possible de faire avec un Intranet
Comptes recevables, payables
Feuille de paie
Commerce
Rapports financiers
Politiques et procédures
Budget
Gestion des ressources
Rapports de dépenses
Rapports de Services
Intranet pour la Finance
Ce qu’il est possible de faire avec un IntranetCe qu’il est possible de faire avec un Intranet
Compte rendu de réunions
Information départementale interne
Analyse et suivi des cotes de la bourse
Recherche d’affaires
Recherche légale et législative
Processus d’affaires
Calendrier on-line
Applications réseaux
Groupes privés de nouvelles
Information sur les partenariats avec les organismes externes
Ce qu’il est possible de faire avec un IntranetCe qu’il est possible de faire avec un Intranet
Démonstration de produit
Carte de tarifs
Rapports de ventes
Gestion des contacts
Gestion des ventes
Études de marché
Rapports de ventes
Intranet pour la vente et le marketing
Prospection
Communiqués de presse
Collaboration des équipes de ventes
Calendriers
Formation multimedia
Recherche compétitive
Et ce n’est qu’un début…Et ce n’est qu’un début…
Nous en sommes au tout début de l’utilisation de l’Intranet.
Dans l’avenir :
Un plus grand nombre d’applications utiliseront les technologies web
La bande passante permettra davantage de son, de vidéo et d’interactivité
Nous verrons la croissance :
de la gestion de connaissances (knowledge management)
des Extranets
des équipes virtuelles
du commerce électronique
Intranet - AperçuIntranet - Aperçu
Les grandes préoccupations
Les freins, les risques et les incertitudes
Développer un IntranetDévelopper un Intranet
Implanter un Intranet peut être très simple…
Si le réseau est approprié
Un serveur est installé
Quelques pages sont créées
Les utilisateurs le connaissent
et alors.....
Le défi est de créer un système d’information « extensible » qui peut être utilisé par plusieurs personnes de niveaux de compétences différents.
Comment échouer son IntranetComment échouer son Intranet
Développer un Intranet parce que « tout le monde » en a un.
Développer un Intranet en tenant compte des besoins, de la volonté ou des directives de la Direction… seulement.
Déployer l’architecture et le contenu à partir de l’organigramme de l’organisation ou du site Internet.
Penser d’abord architecture et technologies.
Développer un Intranet réducteur, pour ne répondre qu’au besoin de diffusion.
Ne pas prévoir de budget ou de ressources pour l’entretien de l’Intranet.
Développer un Intranet sans feuille de route, sans guide, sans planification, sans analyse.
Les freins, les risques et les incertitudesLes freins, les risques et les incertitudes
La résistance au changement
Définition d’un Intranet
Intranet trop réducteur
Compétition des Intranets
Obligation de produire de nouveaux contenus et difficulté d’entretenir le site
Mobilisation des ressources
Duplication avec les outils déjà en place
Toutes les unités de l’organisation ne sont pas au même niveau
Les grandes questionsLes grandes questions
Un Intranet nous apportera quoi ?
Combien cela va coûter ?
Est-ce qu’un Intranet va changer notre processus
de travail ?
Comment allons-nous travailler avec l’Intranet?
(les nouveaux rôles) ?
Est-ce que notre culture est favorable à
un Intranet ?
Comment les employés doivent l’utiliser pour
assurer qu’il rencontre les objectifs ?
Quelle formation sera nécessaire ?
Comment mesurera-t-on le succès de l’Intranet ?
Comment tirerez-vous profit de la capacité de partager l’information ?
Un Intranet apportera quoi ?Un Intranet apportera quoi ?
Les bénéfices d’un Intranet sont nombreux…
Accès plus rapide à l’information
Circulation plus libre de l’information
Meilleures opportunités de collaboration
… mais ils ne se réaliseront pas sans planification
Combien cela va coûter ?Combien cela va coûter ?
L’implantation d’un Intranet doit être graduelle… les coûts le seront donc également.
Le budget « design » doit être sacrifié au profit de l’ergonomie.
Les coûts les plus « visibles » sont liées aux technologies, mais ce sont loin d’être les seuls…
Est-ce qu’un Intranet va changer notre Est-ce qu’un Intranet va changer notre processusprocessus de travail ? de travail ?
Oui, immanquablement. Et la mesure de ce changement permettra de mesurer le succès de l’Intranet.
Plus le processus de travail est modifié, plus grand est le succès de l’Intranet.
Comment les employés doivent l’Comment les employés doivent l’utiliserutiliser pour pour assurer qu’ils rencontrent les objectifs ?assurer qu’ils rencontrent les objectifs ?
Les utilisateurs de l’Intranet doivent avoir l’assurance que l’information est pertinente
Quelle Quelle formationformation sera nécessaire ? sera nécessaire ?
Continue…
Sur l’organisation de l’information à l’intérieur de l’Intranet (architecture)
Sur le processus de gestion des documents (stockage, archivage, taxonomie, etc.)
Un élément clé de cette présentation est qu’un Intranet ne peut être développé par accident. La plupart sont élaborées de manière plutôt chaotique, mais à un moment ou l’autre, il est nécessaire de planifier son évolution.
Ce qui ne signifie pas pour autant qu’une structure administrative lourde soit requise, mais la planification doit s’attarder à tous les éléments de façon à améliorer ce qui fonctionne plutôt bien et à analyser et revoir les parties plus confuses.
La stratégieLa stratégie
Par où Par où commencer ?commencer ?
ou
Les éléments à analyser Les éléments à analyser (PTOPP)(PTOPP)