DFSI-G.Lassus, CSS- DIIM L.Kucharski, formateur- septembre 2010 1 Système d'informations hospitalier : CLINICOM Formation Mouvements

DFSI-G.Lassus, CSS- DIIM L.Kucharski , formateur- septembre 201DFSI-G.Lassus, CSS- DIIM L.Kucharski , formateur- septembre 20100

11

Système d'informations Système d'informations hospitalier : CLINICOMhospitalier : CLINICOM

Formation MouvementsFormation Mouvements


22

Évènement déclenchantÉvènement déclenchant

• Nouvelle classification des actes Nouvelle classification des actes médicaux : la CCAMmédicaux : la CCAM– Logiciels "CHU" (Praxis, Picpus, Logiciels "CHU" (Praxis, Picpus,

Do.Ré.M.I., etc..) obsolètesDo.Ré.M.I., etc..) obsolètes– Choix d'un nouveau SIH : CLINICOMChoix d'un nouveau SIH : CLINICOM


33

Autre facteurAutre facteur

• Nouveau mode de financement des Nouveau mode de financement des hôpitaux selon l'activité (T2A)hôpitaux selon l'activité (T2A)– Description précise et complète de l'activité : Description précise et complète de l'activité :

saisie des actes à la sourcesaisie des actes à la source..– Disponibilité rapide de l'information : Disponibilité rapide de l'information :

réduction du délai de saisie des RUMréduction du délai de saisie des RUM (15 (15 jours après la sortie du malade)jours après la sortie du malade)

– Suivi des coûts de séjours indispensableSuivi des coûts de séjours indispensable• Mise en place d'une Mise en place d'une comptabilité analytiquecomptabilité analytique

• Correction de la Correction de la structure de l'institutionstructure de l'institution


44

Niveau institutionnelNiveau institutionnel

• CCAM – PMSI – T2ACCAM – PMSI – T2A– Outils de mesure d'activitéOutils de mesure d'activité– Outils de financementOutils de financement

• Impliquent la participation de TOUS les Impliquent la participation de TOUS les acteurs (médecins, soignants, acteurs (médecins, soignants, paramédicaux, secrétaires, etc…). paramédicaux, secrétaires, etc…). Collaboration indispensable même si le Collaboration indispensable même si le choix de l'acte ou du diagnostic relève de choix de l'acte ou du diagnostic relève de la responsabilité du médecin.la responsabilité du médecin.


55

CLINICOMCLINICOM

• Utilise une seule base de données Utilise une seule base de données commune à tous les utilisateurs quel que commune à tous les utilisateurs quel que soit leur métiersoit leur métier

• Travaille en temps réel : une information Travaille en temps réel : une information saisie est immédiatement disponible (sauf saisie est immédiatement disponible (sauf si une opération de validation doit être si une opération de validation doit être réalisée : bureautique)réalisée : bureautique)

• Partage toutes les données entre tous les Partage toutes les données entre tous les utilisateurs selon leurs droits d'accès.utilisateurs selon leurs droits d'accès.


66

TerminologieTerminologie

• IPPIPP : identifiant permanent d’un patient : identifiant permanent d’un patient• EpisodeEpisode : contact d’un patient avec le CHU : contact d’un patient avec le CHU

(hospitalisation, HDJ, Consultation)(hospitalisation, HDJ, Consultation)• CRCR : centre de responsabilité (= service) : centre de responsabilité (= service)• UFUF : unité fonctionnelle : unité fonctionnelle• USUS : unité de soins. Réunion d’UF : unité de soins. Réunion d’UF

géographiquement voisines (à Nice une US = 1 géographiquement voisines (à Nice une US = 1 UF)UF)

• UC UC : unité de consultation (1UC = 1 UF): unité de consultation (1UC = 1 UF)• UM UM : ensemble de 1 à n UF d’un même CR ayant : ensemble de 1 à n UF d’un même CR ayant

la même finalité la même finalité


77

IDENTITOVIGILANCEIDENTITOVIGILANCEDéfinitionDéfinition

• L’identitovigilance est caractérisée par un système de L’identitovigilance est caractérisée par un système de surveillance, de gestion des risques et des erreurs liées à surveillance, de gestion des risques et des erreurs liées à l’identification des patients. l’identification des patients.

• Elle permet ainsi de participer à Elle permet ainsi de participer à l’amélioration constante l’amélioration constante du processus d’identification du patient, de prévenir le du processus d’identification du patient, de prévenir le risque d’erreur et par conséquent de fiabiliser risque d’erreur et par conséquent de fiabiliser l’identification patient et les documents support le l’identification patient et les documents support le concernantconcernant..

Selon la HAS, Chapitre 2, critère 15.a : « Identification du patient Selon la HAS, Chapitre 2, critère 15.a : « Identification du patient à toutes les étapes de sa prise en charge » à toutes les étapes de sa prise en charge » – « L’identification fiable et unique du patient à « L’identification fiable et unique du patient à

toutes les étapes de sa prise en charge et à chaque toutes les étapes de sa prise en charge et à chaque venue, permet de relier toutes les données relatives venue, permet de relier toutes les données relatives à une personne et de délivrer l’acte prescrit à la à une personne et de délivrer l’acte prescrit à la bonne personne. »bonne personne. »


88

IDENTITOVIGILANCEIDENTITOVIGILANCELes erreurs d’identification du patient peuvent Les erreurs d’identification du patient peuvent

entraînerentraîner::

• Perte de chance pour le patientPerte de chance pour le patient – Non accessibilité aux données du patient = Non connaissance des Non accessibilité aux données du patient = Non connaissance des

prises en charge antérieures du patient due à des prises en charge antérieures du patient due à des • Doublons : (plusieurs identifiants attribués au même patient)Doublons : (plusieurs identifiants attribués au même patient)

• ou des Collisions (un même identifiant attribué à deux Patients)ou des Collisions (un même identifiant attribué à deux Patients)

• Dommages pour le patient lors de sa prise en charge Dommages pour le patient lors de sa prise en charge médicale et soignante:médicale et soignante: événements indésirables graves événements indésirables graves..– Erreurs de médication, de transfusion et d’examens, etcErreurs de médication, de transfusion et d’examens, etc– Erreurs de personnes lors d’interventions chirurgicalesErreurs de personnes lors d’interventions chirurgicales– Cas de nourrissons remis à une autre famille que la leur.Cas de nourrissons remis à une autre famille que la leur.

• ConséquencesConséquences– juridiques, économiques (par exemple des problèmes de facturation) juridiques, économiques (par exemple des problèmes de facturation)

• Un impact négatif en termes d’image sur les activités Un impact négatif en termes d’image sur les activités hospitalièreshospitalières


99

D'une manière pratique …D'une manière pratique …Lors de la création du dossier administratif Lors de la création du dossier administratif

dans Clinicom (Bureau des dans Clinicom (Bureau des admissions ,PEA,etc)admissions ,PEA,etc)

• 1 patient – 1 seul IPP1 patient – 1 seul IPP (identifiant (identifiant permanent de patient)permanent de patient)– Ne pas créer de nouvel IPP si le patient est Ne pas créer de nouvel IPP si le patient est

déjà connu du CHUdéjà connu du CHU– Prendre le temps de rechercher une identité Prendre le temps de rechercher une identité – Vérifier soigneusement l’orthographe des noms Vérifier soigneusement l’orthographe des noms

et prénomset prénoms– Vérifier la date de naissanceVérifier la date de naissance


1010

D'une manière pratique …D'une manière pratique …

• Eviter la fragmentation du dossier médical Eviter la fragmentation du dossier médical du patientdu patient– Présentation fiable de toutes les informations concernant Présentation fiable de toutes les informations concernant

un patient aux professionnels qui le prennent en chargeun patient aux professionnels qui le prennent en charge– Faciliter la continuité des soinsFaciliter la continuité des soins– Assurer au malade une qualité maximale des soins Assurer au malade une qualité maximale des soins

(allergies, transfusions, effets secondaires de (allergies, transfusions, effets secondaires de médicament, répétitions d'examen, etc.)médicament, répétitions d'examen, etc.)

• Respecter les contraintes légalesRespecter les contraintes légales• Répondre aux critères de l'accréditationRépondre aux critères de l'accréditation• Simplifier, accélérer et fiabiliser la recherche Simplifier, accélérer et fiabiliser la recherche

d'une identitéd'une identité (donc votre travail au quotidien !) (donc votre travail au quotidien !)


1111

IDENTITOVIGILANCEIDENTITOVIGILANCE• Démarche soignante s’applique à Démarche soignante s’applique à tous les secteurs tous les secteurs

d’hospitalisationd’hospitalisation ( (MCO, SSR, SLD, psychiatrie) MCO, SSR, SLD, psychiatrie) • etet vise à vérifier les données relatives à l’identification du vise à vérifier les données relatives à l’identification du

patient patient dés l’arrivée dans l’unité de soins et pendant dés l’arrivée dans l’unité de soins et pendant le séjourle séjour , ,

• Concordance entre :Concordance entre :– données du patient saisies dans le système d’information données du patient saisies dans le système d’information

(clinicom) et (clinicom) et – données vérifiées avec le patient ou son entourage et données vérifiées avec le patient ou son entourage et

accompagnant. accompagnant.

• Données du patient vérifiées obligatoirement : Données du patient vérifiées obligatoirement : le Nom du le Nom du patient, le Nom de naissance, le prénom, la date de patient, le Nom de naissance, le prénom, la date de naissance, le sexe naissance, le sexe (cf référentiel utilisation du dossier de soins au chu de Nice) (cf référentiel utilisation du dossier de soins au chu de Nice)

• Cette vérification doit faire l’objet d’une traçabilité Cette vérification doit faire l’objet d’une traçabilité dans le dossier du patient: procédure en cours dans le dossier du patient: procédure en cours d’élaborationd’élaboration . .


1212

D'une manière pratiqueD'une manière pratiqueA l’admission du patient dans l’unité:A l’admission du patient dans l’unité:• l’IDE (ou l’AS), qui reçoit le patient :l’IDE (ou l’AS), qui reçoit le patient :

11. Effectue le . Effectue le mouvement d’admissionmouvement d’admission du patient dans du patient dans Clinicom (positionner le patient dans le lit dans l’UF). Clinicom (positionner le patient dans le lit dans l’UF).

2. 2. Edite Edite le document Clinicom « données administratives » le document Clinicom « données administratives » (feuillet 1)(feuillet 1)

3.3. Contrôle Contrôle la complétude et l’exactitude des données la complétude et l’exactitude des données patient sur le document Clinicom: patient sur le document Clinicom: demander au patient (ou demander au patient (ou membre famille /accompagnant autre), de décliner son membre famille /accompagnant autre), de décliner son identité : son nom, ses prénoms, son nom de jeune fille, sa identité : son nom, ses prénoms, son nom de jeune fille, sa date de naissance, et d’en vérifier l’exactitude avec lui (ainsi date de naissance, et d’en vérifier l’exactitude avec lui (ainsi que sexe pour les prénoms pouvant être masculins et féminins) que sexe pour les prénoms pouvant être masculins et féminins)

4. 4. Fait procéder aux rectificatifsFait procéder aux rectificatifs des données des données d’identification si besoin, au bureau des admissionsd’identification si besoin, au bureau des admissions

5. 5. RééditeRéédite la fiche clinicom, une fois les données rectifiées. la fiche clinicom, une fois les données rectifiées.

Prochainement , il faudra tracer cette vérification = Prochainement , il faudra tracer cette vérification = Noms, prénoms et signatures du soignant et du Noms, prénoms et signatures du soignant et du patient patient (ou membre famille /accompagnant (ou membre famille /accompagnant autre), autre),


1313

Le découpage en Unités Le découpage en Unités médicalesmédicales

• Types d’UM les plus fréquemment rencontrés :Types d’UM les plus fréquemment rencontrés :– UM d’hospitalisation complèteUM d’hospitalisation complète– UM d’hôpital de jourUM d’hôpital de jour– UM de soins intensifsUM de soins intensifs– UM de surveillance médicale continueUM de surveillance médicale continue

• L’UM est le niveau pour lequel un Résumé d’Unité L’UM est le niveau pour lequel un Résumé d’Unité Médicale (RUM) doit être réalisé.Médicale (RUM) doit être réalisé.– Dans un même CR, un séjour comprenant un passage Dans un même CR, un séjour comprenant un passage

dans une UM de soins intensifs suivi par une UM dans une UM de soins intensifs suivi par une UM d’hospitalisation classique nécessitera la réalisation de d’hospitalisation classique nécessitera la réalisation de 2 2 RUMRUM

• Organisation du chu en pôlesOrganisation du chu en pôles


1414

Les mouvementsLes mouvements• CHU: mission de service public d’accueil des patients = essentiel CHU: mission de service public d’accueil des patients = essentiel

et impératif d’avoir une situation des lits fiable et exhaustive afin et impératif d’avoir une situation des lits fiable et exhaustive afin de faciliter la prise en charge des patients sur le CHU de faciliter la prise en charge des patients sur le CHU

• Logique de saisie à la source = réalisation des mouvements par Logique de saisie à la source = réalisation des mouvements par les soignantsles soignants

• Chaque agent est donc responsable sur sa tranche horaire de la Chaque agent est donc responsable sur sa tranche horaire de la saisie effective des mouvementssaisie effective des mouvements

Situation de l’ occupation des lits du Chu : Clinicom permet de Situation de l’ occupation des lits du Chu : Clinicom permet de visualiser le dénombrement des lits sur le CHU visualiser le dénombrement des lits sur le CHU

= Nécessité de réaliser les mouvements des patients en = Nécessité de réaliser les mouvements des patients en temps réel.temps réel.

= Les cadres de Santé sont responsables de la gestion des lits = Les cadres de Santé sont responsables de la gestion des lits de leur unité, garants d’une situation des lits précise et de leur unité, garants d’une situation des lits précise et fiablefiable

• Chaque professionnel a un rôle essentiel à jouer : de l’admission Chaque professionnel a un rôle essentiel à jouer : de l’admission du patient à sa sortie du CHU, jusqu’à la facturation du séjour du patient à sa sortie du CHU, jusqu’à la facturation du séjour


1515

Les mouvementsLes mouvements

• Clinicom utilise les mouvements pour Clinicom utilise les mouvements pour générer les enregistrements du PMSI générer les enregistrements du PMSI (RUM, RHS, RPS)(RUM, RHS, RPS)

• Un épisode d’hospitalisation : séjour du Un épisode d’hospitalisation : séjour du patient dans un seul type de prise en patient dans un seul type de prise en charge (MCO, SSR, PSY, …)charge (MCO, SSR, PSY, …)

• Changement du type de prise en charge Changement du type de prise en charge signifie nouvel épisodesignifie nouvel épisode

• Un changement de site n’implique pas Un changement de site n’implique pas nécessairement un nouvel épisode.nécessairement un nouvel épisode.


1616


• Règles de base pour l’hospitalisation Règles de base pour l’hospitalisation complètecomplète– Le patient quitte le CHU : sortie avec Le patient quitte le CHU : sortie avec

clôture d’épisodeclôture d’épisode– Le patient change d’UF :Le patient change d’UF :

•MCO vers MCO : mutation même si MCO vers MCO : mutation même si changement de sitechangement de site

•MCO vers SSR : sortie avec clôture d’épisode MCO vers SSR : sortie avec clôture d’épisode et création d’un nouvel épisode avec et création d’un nouvel épisode avec admission en SSRadmission en SSR


1717


• Règles de base pour l’HDJRègles de base pour l’HDJ– Selon les motifs de la prise en chargeSelon les motifs de la prise en charge

•Mise au point diagnostique, bilan d’évolution, Mise au point diagnostique, bilan d’évolution, acte thérapeutique unique, bilan thérapeutiqueacte thérapeutique unique, bilan thérapeutique

– Un épisode par venueUn épisode par venue– Une seule « entrée venue / sortie venue »Une seule « entrée venue / sortie venue »

•Séances thérapeutiques itérativesSéances thérapeutiques itératives– Chimiothérapie, transfusion, dialyse, Chimiothérapie, transfusion, dialyse,

oxygénothérapieoxygénothérapie– Un épisode récurrentUn épisode récurrent– Plusieurs « entrées venue / sorties venue »Plusieurs « entrées venue / sorties venue »


1818

Les Mouvements :cas Les Mouvements :cas particuliersparticuliers

• Passage court séjour* aux urgencesPassage court séjour* aux urgences– L’ hospitalisation prime, pas de mouvementL’ hospitalisation prime, pas de mouvement

• Passage HDJ , court séjour* le même jourPassage HDJ , court séjour* le même jour– L’ uf d’ HDJ doit annuler l’entrée-venue et L’ uf d’ HDJ doit annuler l’entrée-venue et

demander un nouveau N° d’épisode demander un nouveau N° d’épisode

• Passage Consultation, court séjour*Passage Consultation, court séjour*– Conversion de la Cs en Hospi , N° episode Conversion de la Cs en Hospi , N° episode

conservéconservé

Ces 2 cas nécessitent l’intervention du Ces 2 cas nécessitent l’intervention du Bureau des admissions Bureau des admissions


1919

Erreurs les plus fréquentesErreurs les plus fréquentes

• « Entrée venue » sans « sortie venue » « Entrée venue » sans « sortie venue » le même jour.le même jour.

• Sortie alors qu’il s’agit de mutation.Sortie alors qu’il s’agit de mutation.

• Mutation alors qu’il s’agit d’une sortie.Mutation alors qu’il s’agit d’une sortie.

• Suspension de séjour > 48 heures.Suspension de séjour > 48 heures.

• Hospitalisation très courte (quelques Hospitalisation très courte (quelques minutes) dans une UF.minutes) dans une UF.


2020

En pratiqueEn pratique

• Montrer le module graphique des Montrer le module graphique des infirmièresinfirmières

• Voir les mouvements avec les autres Voir les mouvements avec les autres outils de Clinicom.outils de Clinicom.

• Montrer l’incidence des mouvements Montrer l’incidence des mouvements sur la création de RUM.sur la création de RUM.


2121

Le PMSI : HistoriqueLe PMSI : Historique

• Financement des hôpitauxFinancement des hôpitaux– avant 1983avant 1983 : système basé sur le prix : système basé sur le prix

de journéede journée– 11/08/198311/08/1983 : dotation globale de : dotation globale de

fonctionnement.fonctionnement.

• Principe du Principe du financementfinancement selon selon l ’l ’activitéactivité– Implique un outil de mesure : le Implique un outil de mesure : le PMSIPMSI


2222

PMSI MCOPMSI MCO

• S’applique S’applique – aux malades hospitalisés en « court aux malades hospitalisés en « court

séjour » (Médecine, Chirurgie et séjour » (Médecine, Chirurgie et Obstétrique)Obstétrique)

– pour tous types de prise en chargepour tous types de prise en charge•hospitalisations complèteshospitalisations complètes

•hospitalisations partielles de jour, de nuit hospitalisations partielles de jour, de nuit ou de semaine.ou de semaine.


2323

PMSI MCO : le RSSPMSI MCO : le RSS

• RRésumé de ésumé de SSortie ortie SStandardtandard– Informations administrativesInformations administratives– DiagnosticsDiagnostics– ActesActes

• Se compose de 1 à n RUMSe compose de 1 à n RUM– Résumé d ’Unité MédicaleRésumé d ’Unité Médicale– 1 RUM : séjour « mono-unité »1 RUM : séjour « mono-unité »– n RUM : séjour « multi-unité »n RUM : séjour « multi-unité »


2424

RUM - RSS - RSARUM - RSS - RSA

Temps

Hospitalisation en court séjour

Date d’entrée Date de sortie

Service A Service B Service C

RUM A RUM B RUM CRSS + +

GHM

Groupeur

RSA

GenRSA

RUM : Résumé d ’Unité Médicale / RSS : Résumé de Sortie Standard / RSA : Résumé de Sortie Anonyme


2525

Principe du groupagePrincipe du groupage

• Deux étapes :Deux étapes :1.1. Classement du RSS dans l’une des 603 Classement du RSS dans l’une des 603

racinesracines de GHM de GHM

2.2. Calcul du niveau de sévérité Calcul du niveau de sévérité permettant l’attribution d’un GHM permettant l’attribution d’un GHM parmi les 2290 GHM de la FG 11parmi les 2290 GHM de la FG 11


2626

Groupes Homogènes de Groupes Homogènes de MaladesMalades

• La classification en GHM repose sur le classement La classification en GHM repose sur le classement de la totalité des séjours produits dans le champ de la totalité des séjours produits dans le champ décrit par le PMSI en un nombre limité de groupes décrit par le PMSI en un nombre limité de groupes de séjours présentant une similitude médicale et de séjours présentant une similitude médicale et un coût voisin. Elle permet un classement un coût voisin. Elle permet un classement exhaustif et unique : tout séjour aboutit dans l'un exhaustif et unique : tout séjour aboutit dans l'un des groupes de la classification, selon un des groupes de la classification, selon un algorithme de décision qui se fonde sur les algorithme de décision qui se fonde sur les informations médico-administratives contenues informations médico-administratives contenues dans le RSSdans le RSS. .


2727

Racine du GHMRacine du GHM

RSASéances thérapeutiques

DP CMD (spécialité médicale)

Présence d’intervention chirurgicale

Type de DP

oui

non

oui

non

Racine de GHM avec intervention

chirurgicale

Racine de GHMsans acte classantDP : diagnostic principal

CMD : catégorie majeure de diagnostics

GHM de CMD 28

Présence d’acte classant non chirurgical

oui Racine de GHM

avec acte non chirurgical

non


2828

Principe de la T2APrincipe de la T2A


2929

Tarifs par séjoursTarifs par séjours

• 1 GHM 1 GHM ≡ ≡ 1 ou plusieurs GHS1 ou plusieurs GHS– GGroupe roupe HHomogène de omogène de SSéjourséjours

•Tarif de baseTarif de base•Durée de séjour : borne basse – borne hauteDurée de séjour : borne basse – borne haute• Journées de réanimation, de soins intensifs, Journées de réanimation, de soins intensifs,

de soins techniques continusde soins techniques continus• Journées de néonatalogie, de néonatalogie Journées de néonatalogie, de néonatalogie

avec soins intensifs, de réanimation avec soins intensifs, de réanimation néonatalenéonatale

•Actes de radiothérapie, dialyse et caisson Actes de radiothérapie, dialyse et caisson hyperbarehyperbare

Documents

DFSI-G.Lassus, CSS- DIIM L.Kucharski, formateur- septembre 2010 1 Système d'informations hospitalier : CLINICOM Formation Mouvements