Diplôme national de Master en Sciences Humaines et ... · Analyse de cet audit et préconisations ... Ces documents constituent la mémoire des activités et ... fâcheuses de la

Mm

oire /

Juin

2014

Diplme national de Master en Sciences

Humaines et Sociales

mention Sciences de lInformation et des

Bibliothques

spcialit Publication numrique

Gestion numrique des archives lge

intermdiaire : Etat de lart et

application au sein dEDF pour la

production documentaire du Nuclaire

Maud SERRIERE

Sous la direction de Cline Guyon En charge de la politique de gestion lectronique des documents et des archives, Conseil gnral de lAube Et de Benoit Epron Maitre de confrence - Enssib

SERRIERE Maud | Master 2 PUN | Mmoire | juin 2014 - 3 -

Remerciements

Jadresse mes remerciements sincres toutes les personnes qui mont

soutenue dans ce travail ou qui y ont collabor, particulirement :

Herv Collard, chef du groupe GED, pour le rle quil ma confi au sein

de son groupe, son investissement et son soutien, pour avoir veill ce que mon

stage se droule dans les meilleures conditions.

Thierry Carton, animateur du ple ECM, pour son accueil, son

professionnalisme, son coute, sa confiance, et sa bonne humeur.

Virginie Leroyer et Jean-Philippe Naline pour les changes constructifs et

la dynamique insuffle nos projets communs.

Saul Escalona, Christine Chardon, Alain Marchandise et aux quipes de

lALN, et tous les interlocuteurs mtiers, pour leur disponibilit, leur implication

au quotidien et pour leur collaboration dans la ralisation de ma mission.

Pauline Caillaud, pour la qualit de nos changes et ses prcieuses

explications.

tous les interlocuteurs que jai ctoys pour la ralisation de mes missions

et qui ont contribu cet environnement la fois sympathique et studieux grce

auquel je suis venue travailler avec plaisir chaque matin.

Benoit Epron, directeur des masters numriques lenssib, pour mavoir

permis dintgrer cette formation et de dcouvrir ces sujets passionnants.

Et bien sr ma tutrice, Cline Guyon, pour ses prcieux conseils, sa

prsence, sa disponibilit, et son investissement sans faille tout au long de mon

stage.


Rsum :

La gestion numrique des documents engageants prend une place prpondrante dans

les organismes en lien avec la surabondance des informations dmatrialises. Un tat

de lart prsentera les concepts et problmatiques associs ce type darchive. Laudit

des processus de gestion des archives lge intermdiaire au sein dEDF pour la

production documentaire du nuclaire mettra en perspective les principes dans un

contexte trs rigoureux.

Descripteurs : archives, archivage, archivage lectronique, records management,

norme, archive numrique, gestion lectronique de document

Abstract :

The electronic record management policy plays a prominent role in the organizations

given the omnipresence of virtual documents. A state of art will allow presenting the

concepts and issues linked to this kind type of archives. The audit of electronic record

management system within EDF for the documentary production of nuclear matters will

put the principle into perspective in a very rigorous frame.

Keywords: archives, archival storage, electronic storage, records management,

standard, electronic document management, records management policy, archival

policy, archiving policy.

Droits dauteurs

Cette cration est mise disposition selon le Contrat :

Paternit-Pas d'Utilisation Commerciale-Pas de Modification 2.0 France

disponible en ligne http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/deed.fr ou

par courrier postal Creative Commons, 171 Second Street, Suite 300, San

Francisco, California 94105, USA.


Sommaire

SIGLES ET ABREVIATIONS .................................................................. 7

INTRODUCTION ..................................................................................... 9

ETAT DE LART DE LARCHIVAGE NUMERIQUE .......................... 11

Les concepts impliqus dans larchivage ............................................. 11

Les archives ....................................................................................... 11

Le cycle de vie de linformation : thorie franaise des trois ges et vue

anglo-saxonne ............................................................................................ 12

Larchive, une combinaison de plusieurs critres ............................... 16

Les enjeux et problmatiques de larchivage numrique .................... 18

Larchivage numrique, une rponse linfobsit ............................. 18

Le nouveau cadre juridique de la preuve ............................................ 18

Le rle de larchiviste dans le cycle de vie du document ..................... 19

Les problmatiques et caractristiques techniques .............................. 20

Les points dattention pour un projet de gestion des archives lge

intermdiaire ................................................................................................ 25

Monter un projet darchivage numrique : un projet darchiviste ou

dinformaticien ? ........................................................................................ 25

Le records management, concept majeur pour larchivage courant et

intermdiaire ............................................................................................. 27

La politique darchivage, ligne directrice de la structure .................... 29

Un contexte normatif multi facettes .................................................... 30

Choisir loutil qui correspond son besoin ........................................ 31

APPLICATION AU SEIN DEDF POUR LA PRODUCTION

DOCUMENTAIRE DU NUCLEAIRE ............................................................ 35

Le contexte darchivage EDF .............................................................. 35

Historique et organisation lie larchivage ...................................... 35

Les documents vitaux pour lactivit nuclaire ................................... 36

La politique darchivage du groupe EDF ........................................... 37

Les processus en place ....................................................................... 37

La gestion des archives intermdiaires pour les documents issus des

divisions nuclaires dEDF .......................................................................... 39

Le primtre fonctionnel de ltude .................................................... 39

Tous les acteurs impliqus dans les processus .................................... 39

Du statut darchive courante celui darchive intermdiaire ............. 39

La typologie des documents darchives intermdiaires ........................ 40

La DUA dfinit le mode de gestion ..................................................... 40

Prsentation fonctionnelle des Outils informatiques ........................... 44


Audit des applications et des processus au regard des normes ........... 48

La mthodologie et les outils utiliss pour effectuer laudit ................ 48

Analyse de cet audit et prconisations ................................................ 49

CONCLUSION ........................................................................................ 55

SOURCES ............................................................................................... 57

BIBLIOGRAPHIE .................................................................................. 59

TABLE DES ANNEXES ......................................................................... 61

GLOSSAIRE ........................................................................................... 91

INDEX ..................................................................................................... 93

TABLE DES ILLUSTRATIONS............................................................. 95

TABLE DES MATIERES ....................................................................... 97


Sigles et abrviations

ALN : Agence Logistique Nationale

ASN : Autorit de Sret Nuclaire

BUR : Nom trigramme de lapplication EXCALIBUR

BV : Bordereau de versement

CCP : Centre de Comptences Produits

CNPE : Centre Nuclaire de Production dlectricit

COMEX : Comit Excutif

CQS : Centre de qualification de solution

CSNUC : Centre de Service du NUClaire

CSP C : Centre de Services Partags Comptabilit

CSP RH : Centre de Services Partags Ressources Humaines

DAIP : Division Appui Industriel la Production

DAPI : Domaine Achat Production Ingnierie

DCN : Division Combustible Nuclaire

DIN : Division Ingnierie Nuclaire

DPI : Direction Production Ingnierie

DPIH : Division Production Ingnierie Hydraulique

DPIT : Division Production Ingnierie Thermique

DPN : Division Production Nuclaire

DRT : Demande de travaux en centrale, gre par EAM

DUA : Dure dUtilit Administrative

ECM : Enterprise Content Management / Nom trigramme de lapplication

GED du nuclaire

EDF : lectricit De France

ESIP : Evolution du Systme dInformation du Producteur

EXCALIBUR : EXploitation CentrALISe des archives intermdiaires

BURe

FIA : Fonds dIdentification dArchive

FID : Fiche dIdentification du Document

GED : Gestion lectronique des Documents

IQR : Environnements de qualification et recette

MOA : Matrise dOuvrage

MOE : Matrise duvre

POA : Pilote Oprationnel Application

REX : Retour dEXprience


SDIN : Systme DInformation du Nuclaire

SI : Systme dInformation

SIMU : Maintenance des Simulateurs

STEP : Services rseaux et Tlcoms dExploitation du Producteur

TMA Tierce Maintenance Applicative

UAS : Urbanisme Architecture Scurit

UNITEP : Unit Nationale systme dInformation et Tlcoms dExploitation

du Producteur


INTRODUCTION

Chaque organisation possde, dans son patrimoine informationnel, des

documents vitaux portant une valeur, juridique ou stratgique, et gnrant des

droits et des obligations. Ces documents constituent la mmoire des activits et

doivent pouvoir tre fournis pour rpondre divers besoins daudit ou se dfendre

en cas de litige. La perte de ces informations essentielles peut avoir des

consquences juridiques mais aussi un impact sur limage de la structure. Quelques

affaires retentissantes au plan international1 ont mis en avant les consquences

fcheuses de la mauvaise conservation de donnes vitales. Dans ces cas,

lidentification et larchivage dficients des donnes nont pas permis ces

socits de produire les documents ncessaires leur dfense. Laugmentation du

risque de contentieux et daudits incite les structures intgrer la gestion des

risques informationnels.

La gouvernance de linformation devient alors primordiale pour grer

lensemble du cycle de vie des documents produits ou reus, en prenant en compte

les exigences darchivage. Elle permet dassurer la protection de la structure par la

bonne prise en compte des problmatiques darchivage au niveau managrial via

des chartes darchivage, des politiques de conservation ou de records management.

Les concepts didentification et de conservation des documents vitaux, propres

ce type de politiques sont ceux dj dvelopps par les archivistes. Ces documents

engageants doivent tre identifis le plus possible au dbut du cycle de vie et grs

dans le cadre dun systme de gestion de larchive lge intermdiaire afin

dassurer que les documents pris en charge garderont toute leur valeur tant que la

structure en aura besoin.

Le contexte spcifique dEDF permet lanalyse dune mise en pratique de la

gestion des archives lge intermdiaire pour les documents du secteur du

nuclaire. Entreprise pionnire dans ce domaine, le groupe EDF possde

aujourdhui 58 racteurs nuclaires, rpartis dans 19 centrales. Les enjeux cruciaux

lis cette activit sensible ncessitent une gestion performante et matrise des

archives lge intermdiaire que le groupe EDF a dcid de conserver titre de

preuve ou en raison de leur valeur informationnelle. Pour la Direction Production

Ingnierie, cette gestion sappuie notamment un ensemble de processus ainsi que

sur deux types doutils complmentaires : des outils de GED et un outil de gestion

des archives intermdiaires, nomm EXCALIBUR.

Ce mmoire sattachera exposer dans un premier temps un tat de lart des

concepts et des processus lis la gestion numrique des archives lge

intermdiaire.

1 Enron fut lune des plus grandes entreprises amricaines, qui fit faillite en 2001 en raison de pertes

occasionnes par ses oprations spculatives qui avaient t maquilles en bnfices via des manipulations comptables.

Cette faillite entraina dans son sillage celle dArthur Andersen qui auditait ses comptes. Suite ces vnements, le

gouvernement amricain a vot la loi Sarbanes-Oxley en 2002 pour rtablir la confiance des mnages. Cette loi impose

des certifications et des contrles aux entreprises afin de certifier les fonctionnements internes.


Dans un second temps, ltude de la gestion de ces documents au sein dEDF

prsentera une mise en pratique sur une activit critique et exigeante2. Un audit des

processus et outils mis en uvre pour la gestion des archives lge intermdiaire ,

au regard des normes de rfrence dans le domaine, permettra davoir une vision

globale du fonctionnement et de dfinir des prconisations.

2 Lactivit nuclaire est extrmement surveille notamment par le biais daudits de lAgence de Sret

Nuclaire (ASN).


ETAT DE LART DE LARCHIVAGE NUMERIQUE

LES CONCEPTS IMPLIQUES DANS LARCHIVAGE

Les archives

Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date,

leur forme et leur support matriel, produits ou reus par toute personne physique

ou morale, et par tout organisme public ou priv, dans l'exercice de leur activit.

Telle est la dfinition officielle du Code du Patrimoine3.

Limaginaire collectif assimile souvent ce terme des feuilles jaunies et

poussireuses qui nont plus dintrt que pour les historiens ou les passionns

dobjets anciens. Et pourtant la notion darchives recouvre bien plus que cette

vision rductrice et errone.

Dune part, si le papier a longtemps t le support de conservation le plus

utilis, il nen reste pas moins que le support de larchive peut tre tout autre. Un

film, une photographie, un enregistrement audiovisuel, un fichier numrique sont

aussi des documents darchive. Pour chaque type de support, les moyens mis en

uvre sont spcifiques et adapts, tout en suivant les principes fondamentaux de

larchivage afin de garantir tout moment lauthenticit, la fiabilit, lintgrit et

lexploitabilit du contenu archiv.

Dautre part, un document na pas besoin dtre ancien pour devenir une

archive. Dans son cycle de vie, lorsque le document tmoigne de lactivit de son

producteur et de son contexte, il acquiert alors le statut darchive par sa qualit de

preuve directe des faits. Une archive nest donc pas lie au grand ge dun

document mais sa valeur associe de tmoignage, patrimonial ou probant. Dans

son rle de trace, larchive prend place dans un ensemble constitu du contenu

mais aussi dun auteur, dun support, dun contexte4, et dune fonction

5.

Lacte darchiver consiste laborer et mettre en place les rgles ncessaires

la conservation des documents (papier ou tout autre support) afin quils gardent

leur valeur tout le temps de leur conservation et pour quils puissent tre produits

avec le mme pouvoir que lors de leur prise en charge. Les systmes darchivage

doivent garantir que les contenus grs font autorit et prsentent les

caractristiques dauthenticit, de fiabilit, dintgrit et dexploitabilit6 qui

peuvent tre dfinis comme suit :

3 Code du Patrimoine Art L211-1 :

http://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do?idArticle=LEGIARTI000019202816&cidTexte=LEGITEXT

000006074236&dateTexte=20140503 4 Le Conseil International des Archives dfinit le document comme une information enregistre, gnre,

collecte ou reue dans le cadre de la mise en uvre de la ralisation ou de lachvement dune activit institutionnelle

ou personnelle et qui englobe le contenu, le contexte et la structure suffisants pour constituer une preuve ou vidence de

lactivit.

5 Pour approfondir la notion de dfinition dun document au -del de son contenu seul, on pourra se rfrer aux

travaux de Bruno Bachimont prsentant les 6 universaux de larchive, ou encore les travaux de Jean -Michel Salan dans

louvrage Vu, Lu, Su qui dcrit la composition du document dans ses trois dimensions, notamment dans son rle social.

6 Caractristiques requises notamment au sens des normes ISO 15489 et MoReq. Voir infra la partie de

prsentation des normes.

http://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do?idArticle=LEGIARTI000019202816&cidTexte=LEGITEXT000006074236&dateTexte=20140503http://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do?idArticle=LEGIARTI000019202816&cidTexte=LEGITEXT000006074236&dateTexte=20140503


- Authenticit : Caractre dun document dont on peut prouver quil est bien ce quil prtend tre, quil a t effectivement produit ou reu par la personne qui

prtend lavoir produit ou reu, et quil a t produit ou reu au moment o il

prtend lavoir t7.

- Fiabilit : Caractre dun document dont le contenu peut tre considr comme la reprsentation complte et exacte des faits quil dcrit, et sur lequel on peut

sappuyer lors dactions ultrieures8.

- Intgrit : Caractre complet et non altr dun document prouvant que celui-ci na subi aucun ajout, aucun retrait ni aucune modification, accidentelle ou

intentionnelle, depuis sa validation9.

- Exploitabilit : Un document utilisable est un document qui peut tre localis, rcupr, communiqu et interprt.

Le cycle de vie de linformation : thorie franaise des

trois ges et vue anglo-saxonne

Deux traditions archivistiques sont couramment cites afin de prsenter le

cycle de vie de linformation : la vue franaise avec la thorie des trois ges, et la

vue anglo-saxonne avec la gestion des records.

La thorie des trois ges

La thorie des trois ges, cole archivistique franaise, dtermine le cycle de

vie du document sur trois ges darchive : courante, intermdiaire et dfinitive,

caractrises par la frquence et le type d'utilisation qui en est faite10

.

Yves Protin, auteur de cette thorie en 1961 dans la revue Seine et Paris11

,

fut le premier formuler les dfinitions d archives courantes , archives

intermdiaires et archives archives . Le document passe dune tape une

autre selon sa frquence dutilisation. Cette thorie se prsente comme une

dfinition plutt organisationnelle ne se rfrant pas la valeur probante des

archives. Mme si cette thorie est remise en question12

, elle a le mrite dexhorter

les archivistes sintresser au contexte de production des documents.

7 Marie-Anne Chabin, Nouveau glossaire de larchivage, mars 2010, p. 10

8 Ibid., p. 11

9 Idem.

10 Direction des Archives de France, Dictionnaire de terminologie archivistique , dans Archives de France,

2007, [en ligne] : www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/3226

11 Thorie dYves Perotin Ladministration et les "trois ges" des archives , Seine et Paris, octobre 1961,

n20, pp. 1-4

12Michel Caya, en 2004, dans le cadre des Confrences de lcole des Chartes, disponible en ligne :

http://elec.enc.sorbonne.fr/conferences/caya, ou encore :

CHABIN Marie-Anne, Chapitre 2 Archiver ou conserver ? , dans Impressions, Expressions, 2007, [en ligne] :

http://www.marieannechabin.fr/archiver-et-apres/2-archiver-ou-conserver/

http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/3226http://elec.enc.sorbonne.fr/conferences/cayahttp://www.marieannechabin.fr/archiver-et-apres/2-archiver-ou-conserver/

Etat de lart de larchivage Numrique


Archive courante

Lors de cet tat, le document13

, appel aussi archive active , sert au

service producteur pour son activit courante et ses besoins de prise de dcision14

.

Cette tape requiert davoir, pour un dossier, les documents proximit et de

permettre un accs frquent au contenu et une restitution rapide des documents

pertinents pour le bon droulement de son activit. La gestion de ces archives

courante implique donc une organisation structure et efficiente mettant en place

des contrles appropris. Tant que le dossier est en cours, les documents lis sy

cumulent et toutes les pices doivent tre aisment consultables par tous les

acteurs habilits.

Cette phase darchivage courante intgre les documents ds leur cration,

puis leur validation, fixant ainsi le contenu informationnel15

. Cette validation peut

prendre la forme dune fin de rdaction dun document, du vote dune dlibration,

dune signature de contrat Toutes ces actions signifient que le document ne peut

alors plus tre modifi et fixe sa forme dfinitive de rfrence.

La clture du dossier marque la fin de la priode darchive courante et le

passage la phase darchive intermdiaire.

Archive intermdiaire

A lge intermdiaire, le document entre dans cette phase, dite semi-

active o il nest plus utilis dans lactivit rgulire, mais o il est ncessaire de

le garder pour des raisons administratives, lgales ou fiscales16

.

La dure de conservation des archives pendant lge intermdiaire est

corrle la notion de dure dutilit administrative (DUA). Celle-ci est dfinie en

fonction dobligation lgale lie la notion de prescription17

ou dobligation

fonctionnelle propre la structure et aux risques lis son activit. Elle est

13 Le document peut se prsenter sur divers supports : papier, photo, numrique, etc.

14 Archive courante : Dans le cycle de vie des archives, documents qui sont d'utilisation habituelle et frquente

pour l'activit des services, tablissements et organismes qui les ont produits et reus, et qui sont conservs pou r le

traitement des affaires. , op.cit. [Direction des Archives de France, Dictionnaire de terminologie archivistique ,

2002, n 9]

15 Nanmoins, Rien nest dit sur la distinction entre les documents valids et ceux qui nont quune valeur

prparatoire , voir CHABIN Marie-Anne, Chapitre 2 Archiver ou conserver ? , dans Impressions, Expressions,

2007, [en ligne] : http://www.marieannechabin.fr/archiver-et-apres/2-archiver-ou-conserver/

16 Archives intermdiaires : Dans le cycle de vie des archives, documents qui, n'tant plus d'usage courant,

doivent tre conservs temporairement, pour des besoins administratifs ou juridiques (y compris les documents qui aprs

tri seront conservs comme des archives dfinitives). Op. cit. [Direction des Archives de France, Dictionnaire de

terminologie , 2002, n 10].

17 Exemples de dures de conservation, [en ligne] : http://www.blogarchivage.fr/quelles-sont-les-principales-

durees-de-conservation-legales/ :

20 ans pour les dossiers mdicaux article R1112-7 du code de la sant publique.

10 ans pour les documents de la comptabilit - article L123-22 du code du commerce.

5 ans pour les bulletins de paie - Article L3243-4 du code du travail.

30 ans pour les dommages environnementaux, article L152-1 du code de lenvironnement et la prescription

immobilire article 2272 du code civil.

10 ans pour les crimes : article 7 du code de procdure pnale dont le faux en criture publique, les vnements

ayant entran des dommages corporels article 2226 du code civil, les dfauts sur la construction douvrage article

1792 du code civil.

6 ans pour la prescription fiscale (pouvant aller jusqu 6 ans) article L169 du livre des procdures fiscales.

5 ans pour les actions commerciales - article L110-4 du code du commerce, les actions personnelles et mobilires

- article 2224 du code civil.

http://www.marieannechabin.fr/archiver-et-apres/2-archiver-ou-conserver/http://www.blogarchivage.fr/quelles-sont-les-principales-durees-de-conservation-legales/http://www.blogarchivage.fr/quelles-sont-les-principales-durees-de-conservation-legales/


variable selon la typologie de document et peut aller de quelques mois 80 ans

compter de la date de naissance pour certaines donnes de Ressources Humaines

par exemple. Chaque document est dfini avec une dure de conservation qui lui

est propre.

Au terme de cette DUA, le document suit les modalits du sort final qui lui a

t attribu : destruction, ou envoi aux archives dfinitives.

Archive dfinitive

Une archive intermdiaire devient archive dfinitive lorsquelle n'a plus

d'utilit pour lorganisme qui la produite mais peut prsenter un intrt

patrimonial.

Les archives dfinitives sont les documents qui ne sont plus susceptibles

dlimination - car les tris et limination ont t raliss lissue de la priode

prcdente de larchivage intermdiaire - et qui sont conservs pour les besoins de

la documentation historique.

On admet en gnral que les archives dfinitives reprsentent environ 5% des

documents crs. Il est noter que certains documents darchives historiques ne

sont jamais passs par lge intermdiaire. On peut imaginer le cas de courriers,

dtudes ou de photos prsentant un intrt historique mais nayant pas de valeur

probante associe pour lorganisme.

Figure 1 Part des documents selon les ges de larchive



Vue anglo-saxonne

Dans les pays anglo-saxons, la tradition archivistique ne prsente pas le

mme dcoupage pour les diffrentes phases du cycle de vie du document. La

distinction est plus marque entre les diffrents tats du document selon les trois

priodes de son cycle18

: document, record, archive.

Par exemple, la valeur probante distingue le record du simple document. De

tous les documents produits par lorganisme, seuls ceux ayant un caractre probant

ou oprationnel seront prservs en tant que record en raison de cette valeur

primaire.

Le document

Lactivit dun organisme produit plusieurs typologies de documents.

Certains ne sont que de simples documents, ne traant pas dinformations de

responsabilit, et donc non utilisables comme documents engageants. Ils peuvent

aussi se prsenter comme des documents temporaires de travail ou de simples

messages sans valeur ajoute.

Si le document ne porte pas de contenu susceptible den faire un document

valeur probante, alors il reste un simple document19

et ne devient pas un record.

Le record

Lorsque le document est identifi comme engageant pour lorganisme, il

devient alors un record. Le record correspond un tat du document, valid, quon

a dcid de conserver puisquil porte une valeur pour la structure, juridique ou

stratgique, gnrant des droits et des obligations pour lorganisation, et engageant

sa responsabilit. Son contenu informationnel est fig et enregistr comme tel,

do le nom de record20

. Celui-ci est ncessaire la continuit des activits de

lorganisme moyen et long terme, tout en lui permettant de constituer la

mmoire de ses activits pour se prmunir et se dfendre en cas de litige ultrieur.

Son traitement sera alors spcifique pour lintgrer dans une procdure et un

systme darchivage permettant de maintenir ses caractristiques dauthenticit , de

fiabilit, dintgrit et dexploitabilit. Le systme permet de garantir que le

record gardera la mme force probante tout au long de sa priode dutilit pour

18 On parle de records continuum pour prsenter le cycle de vie dun record, depuis la production du document

jusquau sort final ou sa conservation en Archives historiques le cas chant. (source : ICA-Req, version franaise, 2010,

www.ica.org).

19 Exemples de documents simples, non dvolus tre des records : documents de travail sans lien avec une

dcision, notes manuscrites ressaisies, brouillons de documents, mmos, post-it, copies de messages pour diffusion, etc.

20 Record signifie enregistrement en anglais. La traduction franaise du terme anglais record a soulev bien des

dbats, notamment lorsque lAfnor a propos informations et documents dans sa vers ion franaise de la norme ISO

15489 en 2010. La traduction officielle est documents dactivit , mais celle-ci ne prsente pas le caractre valid et

fig ainsi que la responsabilit de preuve qui engage lorganisme. La terminologie document engageant semble la

plus comprhensible et la plus approprie, mais dfaut, langlicisme record reste le plus simple utiliser pour les

professionnels. La vue anglo-saxonne de record tant encore peu rpandue, les records peuvent se voir dnomms aussi

documents probants, archives vivantes, archives courantes et intermdiaires, enregistrements, dossiers, donnes, etc.


lorganisme. Par son enregistrement dans le systme de records management, le

record intgre le patrimoine informationnel conserver21

.

Le record semble proche de larchive intermdiaire. Nanmoins, alors que

lapproche franaise est plutt logistique22

, le record est majoritairement port par

sa valeur probante au service des besoins de lentreprise.

Si le document devient record sa validation, il a pourtant t identifi ds

sa cration. En effet, lanalyse des processus et des contraintes de la structure

permet de dfinir les documents engageants pour lorganisme et dont la valeur

justifie leur conservation. La tradition archivistique anglo-saxonne attribue la prise

en charge de ces records au records manager23

, responsable de la bonne gestion de

ces documents et du respect des rgles darchivage de lorganisme. Ce travail met

laccent sur la ncessaire analyse du risque, propre la structure, li labsence

des documents.

Larchive

Dans la tradition anglo-saxonne, larchive recouvre le mme sens que les

archives dfinitives dans la thorie des trois ges. Lorsque la dure dutilit du

document arrive son terme, le record est soit dtruit, soit envoy aux archives

dfinitives pour son intrt historique avr. Dans ce cas, il est alors pris en charge

par un archiviste24

.

Larchive, une combinaison de plusieurs critres

A lire les dfinitions, cela semble assez caricatural de passer dune tape

une autre. Evidemment, le document prsente plusieurs utilits en mme temps

(probante, historique), mais un moment donn, une des deux est primordiale sur

lautre. On distingue ainsi une valeur primaire et une secondaire en fonction de

ltape du document dans son cycle de vie. On parle darchive historique lorsque la

valeur primaire de preuve dcline au profit de la valeur historique.

21 Avec le geste d'archiver, les documents qui engagent la responsabilit de l'entreprise (ou de l'institution)

quittent la sphre de l'utilisateur (le collaborateur) pour gagner la sphre collective de l'organisation o ils obissent

alors des rgles communes. Cest le moment crucial o les documents changent de sphre documentaire et donc de

rgle de gestion. : CHABIN Marie-Anne, Un schma pour comprendre ce que veut dire archiver , Archive 17, 2013,

[en ligne] : http://www.archive17.fr/index.php/l-archivage-pour-les-nuls/un-schema-pour-l-archivage.html

22 CHABIN Marie-Anne, Chapitre 2 Archiver ou conserver ? , dans Impressions, Expressions, 2007, [en

ligne] : http://www.marieannechabin.fr/archiver-et-apres/2-archiver-ou-conserver/

23 Dans les pays anglo-saxons, le records management est mis en pratique et valoris par la cration de postes

ddis de records manager dans les organismes. Dans les autres pays, cette activit est encore nglige, non prise en

charge, ou considre comme administrative, voire, au mieux, prise en charge en plus dautres activits ; elle na

malheureusement pas encore la visibilit lie son importance incontournable pour la structure.

24 Larchiviste, tout comme le record manager, est aussi responsable de la prservation du document, et met en

uvre ses comptences et connaissances pour maintenir lintgrit et la prennit de larchive dont il a la charge. Selon

les supports, les actions mises en place suivent les mmes rgles . La distinction entre le court et moyen terme dune

part (archives courantes et intermdiaires) et le long terme (archives patrimoniales) samenuise avec le numrique.

(ref : BANAT-BERGER Franoise, DUPLOUY Laurent et HUC Claude, L'archivage numrique long terme : les

dbuts de la maturit ? , Paris, La Documentation franaise, 2009, 284 pages, 24 cm (Collection Manuels et guides

pratiques).)

http://www.archive17.fr/index.php/l-archivage-pour-les-nuls/un-schema-pour-l-archivage.htmlhttp://www.marieannechabin.fr/archiver-et-apres/2-archiver-ou-conserver/



La vision franaise caractrise le document par le prisme de sa valeur

historique, alors que le record management raisonne par le prisme de sa valeur

vitale.

Figure 2 - Evolution des valeurs primaires et secondaires des documents

Le document porte finalement une combinaison de plusieurs lments au

cours de son cycle de vie :

- Son tat : avant ou aprs validation - Sa valeur : primaire ou secondaire (probante ou historique) - Son utilit : celle-ci est corrle au besoin daccs et la frquence

dutilisation

- Sa criticit : si le document est vital, important, ou ngligeable pour lorganisme.


LES ENJEUX ET PROBLEMATIQUES DE LARCHIVAGE

NUMERIQUE

Larchivage numrique, une rponse linfobsit

Nos socits subissent une infobsit25

croissante, que ce soit dans les

sphres prives ou professionnelles. A lheure du numrique omniprsent, les

documents sont trs majoritairement crs au format lectronique. La facilit de ce

support implique la multiplication des documents lectroniques et des versions

intermdiaires dans les organismes. En cas de besoin26

, il peut alors savrer

complexe de dterminer quel est le document de rfrence.

Linformation se dmultiplie, tout comme les responsabilits. Par

consquent, la question de laccs linformation comporte des risques et un cot

associ27

. Larchivage numrique devient ncessaire pour canaliser la

surabondance des documents lectroniques et bien grer leur cycle de vie, afin

dtre assur de disposer aisment et tout moment du bon document avec toute sa

valeur.

Le nouveau cadre juridique de la preuve

Mme si le numrique est un bouleversement dans notre rapport au

document, lcrit avait dj subi auparavant des changements de forme avec

lmergence des microformes et photocopies28

.

Avec le dveloppement du numrique, les facilits de manipulation des

documents lectroniques font peser des doutes sur leur authenticit. La loi

n 2000-230 du 13 mars 200029

, portant adaptation du droit de la preuve aux

technologies de linformation a t perue comme la loi de la rvolution

numrique . Jusque l, en matire civile30

, lacte crit est exig. Le lgislateur a

d dfinir ce qutait lcrit et le rend alors indpendant de son support dans la

25 Voir la prsentation du terme dans le glossaire.

26 Les cas sont divers : pour apporter une preuve sur une action, pour se dfendre dans le cas dun litige, pour

fournir les documents demands dans le cadre dun audit, etc.

27 Il cote six fois plus cher de trouver un document mal class que de classer un document, sans parler des

pertes : QUESNEL Odile, consultante senior, Serda Matrise, Archimag, Records management, archivage et scurit

, Serda Edition, Guide pratique Archimag, 2009, n 39. .

28 Le Code Civil avait intgr cette volution en 1980 avec larticle 1348 permettant lexception suivante titre

de preuve lorsquune partie ou le dpositaire na pas conserv le titre original et prsente une copie qui en est la

reproduction non seulement fidle mais aussi durable. Est rpute durable toute reproduction indlbile de loriginal qui

entrane une modification irrversible du support :

http://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do;jsessionid=2733C64DD4D9BBF996317D32F489589F.tpdjo15v_1?id

Article=LEGIARTI000006438311&cidTexte=LEGITEXT000006070721&dateTexte=20100511 (consult le 12/05/14). 29 Code civil, dernire modification le 5 juin 2014, article 1348, disponible en ligne :

http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000000399095&dateTexte=&categorieLien=id

(consult le 12/05/14). 30 Qui couvre le droit des personnes et des biens.

http://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do;jsessionid=2733C64DD4D9BBF996317D32F489589F.tpdjo15v_1?idArticle=LEGIARTI000006438311&cidTexte=LEGITEXT000006070721&dateTexte=20100511http://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do;jsessionid=2733C64DD4D9BBF996317D32F489589F.tpdjo15v_1?idArticle=LEGIARTI000006438311&cidTexte=LEGITEXT000006070721&dateTexte=20100511http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000000399095&dateTexte=&categorieLien=id



mesure o les contenus sont dots dune signification intelligible, quels que

soient leur support et leurs modalits de transmission31

.

Le contenu sous forme lectronique est ainsi admis comme preuve au mme

titre que le papier, sans hirarchie de support, sous rserve quil puisse tre

identifi et quon puisse en garantir lintgrit . La loi dfinit aussi la signature

lectronique comme un procd permettant de confrer lauthenticit du document.

Le rle de larchiviste dans le cycle de vie du document

Avec la dmatrialisation de linformation et lutilisation des documents

numriques tous niveaux, le collaborateur nest pas forcment conscient que sa

production peut rentrer dans un processus de conservation. Il na pas le rflexe

dappliquer systmatiquement au numrique les mme rgles que pour le papier.

De mme, lors de la conception doutils informatiques, les problmatiques

archivistiques ne sont pas systmatiquement prises en compte. La prsence dun

archiviste dans les phases amont de projet permet dintgrer les questions

darchivage et de resituer le document dans le contexte global de son cycle de vie.

Larchivage consiste grer et organiser linformation dans le temps, quel

que soit son support, pour la rendre accessible durablement. La gestion des

archives lectroniques nest donc quune faon dadapter au numrique ce que les

archivistes savent faire pour les archives au format papier. Pour faire face aux

enjeux du numrique, le profil et les missions de larchiviste voluent pour intgrer

de nouvelles attributions et aptitudes32

.

Le nouvel archiviste numrique serait un Janus33

aux multiples comptences

la fois archivistiques et informatiques. Il se positionne en tant quassistant

matrise douvrage avec les quipes informatiques afin de prendre en compte les

pratiques archivistiques dans tout projet et dapporter ses prconisations . Il doit

aussi tre en mesure de comprendre les pratiques numriques, les modes de codage

de linformation lectronique34

et les contraintes des projets informatiques.

Il apporte son regard et son expertise sur la qualification des documents

engageants. A cet effet, il doit faire le lien avec les quipes juridiques et qualit.

En outre, il analyse les documents de manire caractriser les mtadonnes

pertinentes leur associer.

31 Code civil, dernire modification le 5 juin 2014, article 1316, disponible en ligne :

http://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do?cidTexte=LEGITEXT000006070721&idArticle=LEGIARTI 0000064

37784&dateTexte=&categorieLien=cid (consult le 11/05/14).

32 DELPIERRE Nicolas, HIRAUX Franoise, MIRGUET Franoise, Les chantiers du

numrique : Dmatrialisation des archives et mtiers de l'archiviste , lHarmattan, 2012, 212 pages, chapitre : Les

fonctions de larchivistique lre du numrique.

33 Janus est un dieu de la mythologie romaine, reprsent avec 2 visages, lun tourn vers le pass et lautre

tourn vers lavenir. Cette reprsentation rend le pass et lavenir toujours prsents ses yeux.

34 Ce peut tre dans la comprhension des langages XML par exemple, pour la communication des paquets

darchives, des protocoles mis en uvre, ou bien des formats des fichiers traiter.

http://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do?cidTexte=LEGITEXT000006070721&idArticle=LEGIARTI000006437784&dateTexte=&categorieLien=cidhttp://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do?cidTexte=LEGITEXT000006070721&idArticle=LEGIARTI000006437784&dateTexte=&categorieLien=cid


Les problmatiques et caractristiques techniques

Le document papier runit en une seule entit deux lments insparables, le

contenu et son support. Toute altration de ce document est alors aisment

identifiable, quelle soit volontaire ou non (dchirure, rature, modification de

texte, dgt des eaux, etc.). Pour les informations numriques, le contenu est

dissociable de la forme, le support ntant quune commodit logistique. Cette

disjonction entrane une possibilit de manipulation et de perte dinformation et

fait peser un risque sur lintgrit du document.

Une autre spcificit du document numrique se situe dans le mode daccessibilit

son contenu. Pour le papier par exemple dans la mesure o le lecteur connait la

langue, il peut accder simplement au contenu du texte ds quil la sous les yeux.

Alors que pour le numrique, lutilisateur a besoin dun intermdiaire : un

ordinateur, mais aussi le logiciel appropri pour accder au contenu souhait. Cette

contrainte rappelle que larchivage est constitu dune fonction de prservation

mais aussi dune fonction de restitution. Comme le prsente Bruno Bachimont, la

prservation est mise en uvre sous langle matriel, en maintenant lintgrit

physique des supports, mais aussi sous langle culturel, en maintenant

lintelligibilit du contenu pour rendre la lisibilit possible35

.

Figure 3 - Tableau de Bruno Bachimont. Support du cours Archivistique audiovisuelle et

numrique, cole de bibliothconomie et des sciences de linformation, Canada, Montral,

201136

35 BACHIMONT Bruno, Indexation et Archivage de Contenus Multimdias . Ed. Techniques Ingnieur, 2007,

page 10

36 EBSI (cole de bibliothconomie et des sciences de linformation, Canada, Montral ), Cours SCI 6116 :

Archivistique audiovisuelle et numrique, [En ligne] : http://cours.ebsi.umontreal.ca/sci6116/Supports_de_cours.html

http://cours.ebsi.umontreal.ca/sci6116/Supports_de_cours.html



La vulnrabilit de linformation numrique

Une des spcificits de la donne numrique se situe dans sa vulnrabilit,

tant en terme de support qui peut vieillir et devenir obsolte, quen terme de

format. De plus, linformation numrique ncessite un dispositif techn ique pour

tre lisible et comprhensible. Il suffit quil manque le matriel ou le logiciel

adquat pour que le contenu ne soit alors plus accessible. Ce contexte dvolution

permanente des technologies induit des problmatiques nouvelles et ne permet pas

davoir une bonne visibilit sur la manire de prenniser un document numrique

sur un long terme. Les volutions technologiques comportent un risque de rupture

de lauthenticit du document. Le cur du problme est davoir confiance dans un

document, et de maintenir cette confiance dans le temps.

Tout comme larchivage papier ncessite la prise en compte de contraintes

logistiques37 pour la bonne prservation et la prennit des archives, larchivage

numrique comprend aussi ses problmatiques techniques. Une chane de

conservation, c'est--dire un systme de contrles qui s'tend sur le cycle de vie

complet des documents, permet de garantir les principes dun document darchive

fiable.

Le tableau ci-dessous prsente les principaux contrles et actions mettre en

uvre pour assurer la chane de conservation

Principes A quel moment

du cycle de vie ? Par quels moyens ?

Authenticit

Versement

Consultation

Sort final

Signature lectronique38

Audit

37 La conservation des collections ncessite une prise en compte dexigences tous niveaux :

- sur le support et les fournitures, avec la protection contre les dgradations chimiques par le choix de papier et

boites de conservation permettant au support de rester stable chimiquement pendant la plus longue priode possible ;

protection contre les dgradations biologiques ;

- sur les lieux de stockage munis dun systme de contrle climatique afin de maintenir des conditions thermo

hygromtriques appropries au support, de filtres contre les polluants, risques de moisissures et insectes. La scurit du

btiment lui-mme doit tre assure par des systmes de dtection incendies et effraction.

38 La signature lectronique, transcription numrique de la signature papier dun individu, permet dassurer

lauthenticit dun document en apportant la preuve de lidentit de son auteu r.

Techniquement, signer un document consiste chiffrer son empreinte numrique au moyen de la cl prive du

signataire, unique et personnelle. Cette empreinte chiffre constitue un sceau. Pour dchiffrer cette empreinte et vrifier

lauteur et lintgrit du document, le destinataire devra utiliser une autre cl appele cl publique. Cette cl publique est

remise ceux qui doivent lire le document. Les deux cls (prive et publique) sont dlivres par un organisme tiers de

confiance.

Si les documents sont signs lectroniquement, il faudra veiller maintenir la valeur juridique de cette signature,

et la revalider au besoin. Ce fonctionnement se rvle coteux sur le moyen terme dans la mesure o il implique des

resignatures rgulires. De plus, un procd de signature fiable actuellement risque de ne plus ltre dans quelques

annes. Les contraintes de conservation des algorithmes utiliss lors de la signature avec les jetons dhorodatage et les

certificats compliquent notablement linfrastructure mettre en place.


Intgrit Versement

Stockage

Signature lectronique

Empreinte39

Format de fichier non modifiable

Support de stockage non rinscriptible

Traabilit

Tout le long du cycle de vie

Sort final

Horodatage40

Journaux dvnements

Prennit Stockage

Support prenne

Format de fichier ouvert

Conservation des moyens daccs logiciels et matriels

Migrations des donnes, logiciels et matriels

Le support de linformation numrique

La donne numrique doit tre intgre dans un systme darchivage capable

dassurer la prennit sur des dcennies. Pour ce faire, le choix du support sinscrit

dans une logique de slection de critres combins stabilit-fiabilit-conservation.

Le transfert dun support un autre, certainement ncessaire un moment, sera

effectu en contrlant la qualit et la fiabilit du processus de copie.

Toutes les technologies prsentent des risques de perte inopine de donnes.

Le choix du support physique dpend majoritairement des besoins en volumtrie et

des temps daccs requis pour la consultation. Par exemple, pour un accs rapide,

le disque dur est le plus pertinent; et pour les fortes volumtries la bande

magntique est la plus adapte. Il ny a pas de support idal, seulement des usages

appropris en fonction des risques dobsolescence et des besoins.

39 Le calcul dempreinte permet dassurer lintgrit dun document, cest dire quon valide que le document

na pas t modifi dun moment un autre.

Techniquement, la premire tape consiste prend re une empreinte dun document par le biais dun algorithme

spcifique (dit de hashage, comme SHA-256, SHA-1, MD5). Cette empreinte est unique, comme une empreinte digitale

pour un individu. Il nest pas possible de retrouver le contenu du document mme si lon a son empreinte, on dit que le

procd est asymtrique. Pour la seconde tape, afin de vrifier ultrieurement que le document na pas t altr, il

suffira de gnrer son empreinte au moyen du mme algorithme que celui utilis lors de sa capture. L a moindre

modification effectue dans le document, que ce soit une modification de police, de couleur ou le changement dune

seule lettre gnrera une empreinte radicalement diffrente. On compare alors cette empreinte avec lempreinte initiale

conserve dans le systme darchivage scuris. Si les empreintes sont identiques, le document pourra tre considr

comme intgre.

Exemple dempreinte dun fichier fourni par lalgorithme MD5 : 6196eb41543e3c8f5758c902cece6ee4

40 Lhorodatage permet dassurer la traabilit dun document. En associant un document la date et l'heure

exacte dun vnement (cration, rception, etc.), cela permet de sassurer que toutes les actions sont historises et

suivies rigoureusement. Horodater un document consiste ajouter une information de temps lempreinte de celui-ci et

signer ce rsultat. Lensemble de cette empreinte compose un jeton dhorodatage. Les services dhorodatage peuvent tre

assurs par des tiers de confiance.



Complmentaire au choix du support, des actions relevant du contrle

rgulier de la qualit et de laccs aux donnes, de redondances de stockage, de

veille sur les technologies, sont intgrer dans la stratgie darchivage numrique.

La prennit des formats de fichiers

Pour assurer au mieux laccessibilit du document, son format doit tre

lisible plusieurs annes plus tard. Mme si les logiciels sont censs maintenir une

compatibilit ascendante41

, celle-ci a ses limites. Par exemple, nombre de

documents Word crs il y a seulement quelques annes ne sont plus lisibles

correctement42

. Le format de fichier utilis pour le stockage dinformations

numriques doit tre choisi avec attention43

.

De manire gnrale, les formats ouverts sont plus adapts car ils sont

documents et accessibles par tous, indpendants, largement diffuss, et peuvent

tre maintenus par des organismes de normalisation. Le rle de larchiviste est de

fournir des prconisations sur les formats les plus adapts et prennes afin de

limiter les risques de modification possible des donnes.

Des migrations peuvent tre ncessaires, dans ce cas, il conviendra de

prendre toutes les mesures pour assurer que le contenu ne sera ni altr ni modifi

pendant la migration. Une alternative la migration est lmulation, c'est--dire

recrer lenvironnement de production du fichier pour pouvoir accder son

contenu.

Les mtadonnes

Les mtadonnes sont un ensemble de donnes, rattaches au document,

permettant de le dcrire mais aussi de grer la vie de lobjet numrique.

On peut catgoriser ces donnes en plusieurs familles selon lusage qui en

sera fait. Elles permettent didentifier sans quivoque le document (mtadonnes

didentification comprenant un identifiant unique et prenne), de retrouver les

documents (mtadonnes de contenu), de grer le cycle de vie et la politique de

41 La compatibilit ascendante se dit lorsquune version nouvelle dun outil informatique prend en charge les

fichiers crs avec les versions prcdentes de cet outil et permet de les lire sans perte dinformation.

42 Claude Huc, spcialiste de la prservation des donnes numriques au CNES : Ds 1995 , il est devenu

impossible de relire en Microsoft Word 95 des documents enregistrs en 1990 avec Microsoft Word 2. Il a fallu ressaisir

les informations. Autre exemple : il y a deux ans, nous avons ressaisi en partie toute une srie dquations

mathmatiques saisies en Word 95. Mme sur une priode de dix ans, linformation devient extrmement vulnrable

(Retour d'exprience du CNES disponible en ligne : http://www.cnes-multimedia.fr/cnes_fr/qualite/43-retour-

experience.pdf)

43 Bien quil ne soit pas un format darchivage lorigine, le format PDF est conseill pour larchivage des

documents statiques composites (contenant texte, images et graphiques). Il permet dincorp orer en un seul fichier toutes

les ressources ncessaires son utilisation (polices de caractres, images, etc.). Le format PDF, qui a fait lobjet dune

norme, a pour avantage de prserver la reprsentation fidle du document et sa lisibilit lafficha ge ainsi qu

limpression. Les documents peuvent tre simples ou complexes, structurs ou non. La norme ISO 19005-1 :2005 dfinit

les conditions dutilisation du format PDF dans la perspective dune conservation long terme ; ces spcifications sont

plus connues sous la forme PDF/A (A pour archivage). Il impose le respect de la reprsentation visuelle du document.

Un fichier PDF/A est autonome en contenant tout le contenu visuel (texte, image, polices, etc.), auto-document par

lintgration de mtadonnes, fidle en prservant la reprsentation visuelle du document, et interdit le chiffrement du

document pour un accs sans entrave.

Le format XML, est aussi un format darchivage pertinent car il est ouvert, lisible et standardis par le W3C. Il

permet de sparer le contenu de la forme, est ouvert, syntaxiquement vrifiable, avec un encodage normalis et

interoprable.

Lusage de format normalis ou standardis, et libre, figure dans les exigences de la norme NFZ42 -013 /ISO

14641 qui exclut donc les formats propritaires et met surtout en avant le format PDF.

http://www.cnes-multimedia.fr/cnes_fr/qualite/43-retour-experience.pdfhttp://www.cnes-multimedia.fr/cnes_fr/qualite/43-retour-experience.pdf


droit daccs aux documents (mtadonnes administratives), de connatre les

caractristiques techniques des documents en vue des migrations (mtadonnes

techniques) et denregistrer les traitements effectus sur les documents

(mtadonnes de contexte).

La bonne alimentation de ces mtadonnes est cruciale puisquelles sont au

cur du dispositif de suivi et de contrle du document numrique. cet effet et

pour minimiser les risques derreur ou de saisie errone, on rendra la collecte des

mtadonnes dautant plus fiable en automatisant le plus possible ds la cration

du document et tout au long de son cycle de vie.

Chaque systme peut dfinir ses mtadonnes comme bon lui semble,

cependant pour faciliter les changes entre applications44

, il est prfrable quune

mtadonne suive une norme45

.

44 Les formats de mtadonnes sappuient surtout sur le format XML.

45 Exemples de normes de mtadonnes : Dublin Core, ISAD(G), PREMIS.



LES POINTS DATTENTION POUR UN PROJET DE GESTION

DES ARCHIVES A LAGE INTERMEDIAIRE

La mise en uvre dun projet darchivage numrique apporte de nombreux

avantages pour un organisme, il permet notamment :

- de mieux rfrencer les documents et doptimiser les dlais de recherche ; - de pouvoir trouver les informations au moment souhait et donc de matriser

les risques ;

- de limiter les redondances et versions diffrentes dun mme document ; - de bien grer les droits daccs aux documents ; - de rduire les cots de stockage et de mouvement des supports.

La dmarche globale dun projet darchivage numrique implique une bonne

comprhension du cadre gnral du projet darchivage et des besoins. En

sappuyant sur une mthodologie adapte, des normes pertinentes ainsi que la

politique darchivage de lorganisme, le cahier des charges dfinira un primtre

clair et complet du projet.

Monter un projet darchivage numrique : un projet

darchiviste ou dinformaticien ?

Ne pas confondre archivage et stockage informatique

Le mot archivage est polysmique et recouvre plusieurs ralits selon les

contextes. Un informaticien utilise ce terme dans son activit courante pour la

fonction de stockage. Lors de mise en uvre de projet darchivage numrique, ce

peut tre videmment source de malentendu. Larchivage informatique, au sens du

stockage, consiste conserver un document afin de le protger. Cette action peut

tre assure par des procdures de sauvegarde et de copie scurise tout en

permettant les accs pour recherche.

Pour autant, ces oprations peuvent tre compltement dcorrles dune

analyse de la pertinence darchivage et des caractristiques archivistiques de ces

documents. Dune part, ceux-ci doivent avoir t identifis, slectionns en

fonction de leur valeur pour lactivit de lorganisme. De plus, des rgles de

conservation doivent leur tre associes en fonction de leur cycle de vie, telles

quune dure de conservation et un sort final. Dautre part, contrairement au

simple stockage, larchivage doit aussi assurer la prservation de lintgrit et de

lauthenticit du document afin davoir la garantie que le fichier na pas t altr

et quil est bien ce quil prtend tre. Une simple sauvegarde nassure pas ces

caractristiques. Enfin, sil ny a pas de prise en charge de laccessibilit au

contenu dans le temps, il ne sert rien de stocker le document en risquant que le

contenu soit illisible ultrieurement lorsquon aura besoin dy accder.

Larchivage informatique est pertinent et indispensable, mais il ne rpond pas

aux mmes besoins quun projet darchivage numrique. Dans le lancement et la

prsentation dun projet de ce type, il savre essentiel de redfinir son cadre, ses

besoins et le primtre quil recouvre, pour assurer sa comprhension par tous les

interlocuteurs.


Larchivage numrique, un projet global et transverse

Dans le domaine de larchivage numrique, le march prsente plthore

doutils logiciels intgrant une ou plusieurs fonctionnalits rpondant aux besoins

de gestion de larchive. Nanmoins, le primtre dun projet darchivage

numrique ne se limite pas la seule mise en place dun logiciel, il implique toute

une rflexion sur lorganisation dfinir, ainsi que les acteurs et leurs

responsabilits dans le cycle de vie dun document.

La difficult dorganisation dun projet darchivage numrique rside dans sa

transversalit et dans le fait que linitiateur du projet se retrouve en position de

devoir imposer des rgles de fonctionnement divers services sur lesquels il na

pas dautorit hirarchique. En fonction de lorganisation interne, le porteur du

projet peut tre un service archives, qualit, voire juridique ou documentaire. Les

projets darchivage numrique ne sont pas toujours intgrs dans les pratiques, et

les responsabilits sont parfois encore identifier. Dans tous les cas, le projet doit

tre fortement soutenu par la direction, et les diffrents acteurs doivent tre

clairement identifis avec leurs responsabilits. Pour appuyer le soutien de la

direction, une estimation des cots associs la perte potentielle dinformations

vitales peut assurment sensibiliser les dcideurs et renforcer lintrt du projet

pour la structure.

Larchivage numrique est la croise entre archivistique et informatique.

Pour mettre en place un projet darchivage numrique, il convient de rassemb ler

ces deux comptences, soit par des experts de chaque sujet, soit grce

lmergence de profils darchiviste numrique rassemblant ces deux comptences.

La cration dune quipe ddie larchivage numrique peut apporter une

visibilit ces projets cruciaux. Lacquisition dun langage commun et dune

comprhension partage des problmes rsoudre par les acteurs impliqus

facilitera grandement la mise en uvre de ce projet.

Les attendus du projet doivent tre dfinis dans un cahier des charges afin de

prsenter le contexte : les producteurs de linformation, les utilisateurs, le

primtre des documents archiver, les besoins en matire de valeur probante, la

gestion du risque li la non conservation des documents. Cette dfinition de

contexte sappuiera sur des sources telles que les aspects rglementaires et

juridiques, la politique darchivage de la structure dfinissant les responsabilits et

rles des acteurs sur le sujet, et les processus mtier. Ltape suivante du projet

consiste en lidentification des objets archiver, des normes et standards, des

processus internes, des rgles et droits daccs aux archives, des interactions avec

dautres systmes ou applications (que ce soit en amont ou en aval) .

Le travail li larchivage commence finalement ds la production du

document en question. Lidentification et lvaluation des informations, tout en

amont, ds leur cration, et non lors du besoin darchivage, se prsente comme un

pr-requis. Cette tape permet de rpondre deux besoins : dune part de dfinir

au plus tt les documents qui seront pertinents archiver et, dautre part, daffecter

des mtadonnes automatiques ds leur production.



Le records management, concept majeur pour larchivage

courant et intermdiaire

Une norme rcente mais une mthodologie ancienne

Contrairement ce quon pourrait supposer, le records management nest pas

n avec le numrique. Cette discipline prend ses racines aux Etats-Unis suite la

seconde guerre mondiale. Face laccroissement des documents administratifs et

sur la demande du prsident Truman, la commission Hoover cre le National

Archives and Records. Le records management, outil mthodologique, est labor

pour amliorer la gestion des documents, depuis leur cration jusqu leur transfert

dans les services darchives ou leur destruction. Cette mthodologie se diffuse

ds 1950 dans les pays anglo-saxons (Australie, Canada, Royaume-Uni).

En 1996, une norme australienne sur le records management remporte un rel

succs qui amne sa publication en 2001 en tant que norme ISO 15489. Elle est

ce jour la norme de rfrence sur lorganisation et la gestion des documents

dactivit ou records.

Le records management se dfinit comme le champ de lorganisation et de

la gestion en charge dun contrle efficace et systmatique de la cration, de la

rception, de la conservation, de lutilisation et du sort final des documents, y

compris les mthodes de fixation et de prservation de la preuve et de

linformation lies la forme des documents (norme ISO 15489-1 et 2).

Les sources de cette dmarche permettent dexpliquer quelle sapplique

tout type de document (document, enregistrement, dossier ou encore donne), sur

tout type de support (papier, numrique, microfilm) pour les records46

quelle

prend en charge. Le numrique rduit les besoins en logistique associs

larchivage, poussant de fait les professionnels se recentrer sur la valeur des

documents et notamment la valeur probante. Le records management voit son

dveloppement dop par lessor du numrique.

Le records management se pose comme une discipline au service de

lorganisme et de ses responsabilits afin de :

- dfinir les documents vitaux pour la structure conserver en tant que records ;

- de garantir que ces documents soient grs de faon maintenir leur fiabilit et leur force probante ;

- permettre la disponibilit et la lisibilit de ces documents lorsque lorganisme en a besoin.

Une politique au service de la responsabilit de lorganisme

Pour un organisme, les traces de son activit sont fixes par les divers

records quil produit. Il sy rfre en cas de besoin (litige, contrle, risque de

contentieux, etc.) pour faire office de preuve et faire valoir ses droits. Ces

documents, de tout type, portent une valeur vitale et probante pour la structure, il

46 Voir partie supra sur la dfinition du record.


est indispensable de les prendre en charge et de les grer avec attention dans une

optique de responsabilit et de protection le cas chant. La notion de la valeur

historique dun document nest pas prise en compte par le records management.

Certains documents ne sont donc pas archivs pour ce quils sont en tant que

tels, mais pour leur importance pour lorganisme. Les documents sont catgoriss

selon leur criticit (vital, important mais remplaable un cot identifi, non

essentiel, etc.). Selon la politique de lorganisme, telle donne qui semble

importante pour une activit courante peut ne pas tre considre comme vitale ou

tout du moins, ne portant pas un risque assez lev pour tre pris en charge dans un

systme de records management47

.

Le dveloppement des contraintes lgales et rglementaires, appuy par des

risques de contentieux de plus en plus critiques pour des raisons financires mais

aussi de notorit, pousse naturellement le besoin de la mise en place de stratgie

de records management dans les organismes.

Le records management permet danalyser la valeur dun document par

rapport aux risques pour lorganisme en cas de non conservation. En ce sens, le

records management sinclut dans une stratgie globale de gouvernance de

linformation, et se situe bien au-del dune simple problmatique de stockage.

Une dmarche qualit

Dans un contexte de plus en plus exigeant de fiabilisation de donnes

numriques htrognes, de contraintes juridiques et de volumtrie croissante des

documents, la mise en uvre dune dmarche de records management permet de

dfinir des procdures rigoureuses de gestion documentaire. Lomniprsence du

numrique toutes les tapes du cycle de vie du document, manipul par des

interlocuteurs divers, renforce le besoin dorganisation et didentification des

donnes vitales.

Cette mthodologie permet de lister tous les documents engageants pour

lorganisme en fonction de la politique de ce dernier. Le records manager a pour

mission de dterminer quel contenu doit tre inclus et de valider quil est en

mesure de satisfaire aux obligations lgales et rglementaires.

La dmarche implique la mise en uvre dune politique de conservation des

documents afin de garantir leur fiabilit, authenticit et intgrit afin quils soient

exploitables. Le records manager appliquera donc aux documents slectionns

toutes les rgles darchivage appropries la conservation du support et du

contenu, que ce soit pour des archives physiques ou numriques48

.

Lensemble de ces actions induit une dmarche qualit globale sur la gestion

documentaire de lorganisme en lui permettant :

- de grer efficacement linformation ; - de faire respecter les exigences lgales et rglementaires de leur secteur de

mtier par les producteurs ;

47 Lexemple des banques illustre bien limportance de la politique de conservation choisie au regard du risque.

Lgalement, les banques doivent conserver les chques reus pendant une dure de 5 ans conformment au dlai

applicable en matire commerciale. Nanmoins, en raison des volumes et des frais de larchivage associ, certaines

banques conservent ces documents beaucoup moins de temps que cette limite lgale. Elles estiment que le rapport entre

le cot et le risque ne justifie pas de prendre en charge ces chques.

48 Voir supra la partie Problmatiques et caractristiques techniques pour larchivage numrique.



- de grer les risques lis aux documents vitaux ; - de garantir la production de documents remplissant les conditions de

fiabilit dune archive ;

- doptimiser larchivage des documents et le cot affrent.

Dans son objectif de gestion et de traabilit des documents ds leur cration

dans un cadre oprationnel, cette mthodologie ouvre par ailleurs la voie un

archivage long terme dans de bonnes conditions.

Le records management se prsente comme une dmarche pralable et

rigoureuse sur laquelle un organisme peut sappuyer pour la mise en place de

systme darchivage lectronique.

La politique darchivage, ligne directrice de la structure

Les projets darchivage sappuient sur une srie doutils , prsents ci-

dessous, permettant davoir une bonne connaissance du contexte documentaire

dans lentreprise en lien avec les exigences rglementaires et internes.

La politique documentaire

Une charte darchivage, ou politique documentaire, permet de dfinir les

rgles appliques aux documents au long de leur cycle de vie, de la cration

jusqu leur sort final. Elle prsente les besoins de conservation au sein de

lorganisme, quils soient bass sur des contraintes lgales, rglementaires ou

oprationnelles. Elle dfinit les bonnes pratiques mettre en uvre, les diffrents

acteurs et leurs obligations.

Cette charte pose les principes fondateurs de larchivage pour

lorganisation et vise dfinir les moyens organisationnels, fonctionnels et

techniques que la structure compte mettre en place pour rpondre aux objectifs

darchivage. Sa large diffusion permet la sensibilisation de tous aux besoins et aux

bonnes pratiques de larchivage.

La plan de classement

Le plan de classement permet lorganisme de rfrencer ses documents et

leur organisation. Il reflte les activits de manire structure et hirarchique. Les

bonne pratiques appellent ne pas calquer le plan de classement sur lorganisation

interne des services, car les organismes subissent rgulirement des

rorganisations et le plan de classement doit tre indpendant de celles-ci.

Llaboration du plan de classement participe la dmarche qualit de la

structure en identifiant la production documentaire.


Les rgles de gestion des documents

Le tableau de gestion49

porte lensemble des rgles de gestion lies aux

documents et sert de support au processus darchivage. Ces prceptes dterminent

tous les indicateurs associs au cycle de vie des documents et prcisent

notamment, par type de document :

- la dure dutilit administrative ou dure de conservation50 ; - le sort final appliquer lissue de cette dure : limination ou transfert aux

archives dfinitives ;

- les contraintes fonctionnelles ; - le service producteur ; - la rfrence lgale ou rglementaire lie au document.

Un contexte normatif multi facettes

Tout un contexte normatif51

existe afin de fournir des rgles ou des guides

pour llaboration et le fonctionnement efficace dun systme de gestion

darchives quil soit numrique ou non. Certaines normes ont des vocations plus

organisationnelles quand dautres sont plus techniques. Leurs domaines

dapplications peuvent tre complmentaires, domaine du records management

pour certaines, archivage long terme pour dautres.

Pour les parties procdures mtier et darchivage, les normes ISO 15489 et

MoReq52

sont plus adaptes afin de dterminer les documents vitaux, les modes

darchivage, etc. Quant la norme NFZ 42-013, elle sera plus pertinente pour les

parties de gestion informatique et pour crire les normes darchivage.

Il ne sagit pas pour autant de choisir une des normes et de sy raccrocher

tout prix, mais de sappuyer dessus pour dfinir son projet en fonction de ses

besoins. MoReq le prsente clairement dans son chapitre 053

: la diffusion des

normes et modles (ISO 15489, MoReq) aide la structuration des projets, en

montrant la permanence des fondamentaux archivistiques et la ncessit

dappliquer larchivage tous les documents quels que soient leur support et leur

forme (papier, lectronique), sans ngliger les critres de gestion, dorganisation et

de pilotage.

49 Appel aussi tableau de conservation. Voir un exemple de tableau de gestion en annexe 1.

50 Les DUA sont spcifies compter dune date de rfrence qui peut tre diffrente selon le document : date de

validation, date de clture du dossier.

51 Voir la prsentation des principales normes en annexe 2 : ISO 15489, modle MoReq, ICA-REQ, NFZ 42-013,

modle de rfrence OAIS, NFZ 44-022 (SEDA/MEDONA).

52 Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records .

53 Le chapitre 0 est un chapitre introductif laiss au libre usage de chaque pays pour prsenter des concepts

spcifiques ou rglementations nationales particulires. En introduction de la traduction franaise de la norme, il permet

de prsenter le contexte archivistique franais au regard du records management, limpact de la loi du 13 mars 2000 dans

la reconnaissance de lcrit lectronique en tant que preuve, la terminologie employe et les principaux concepts, le

positionnement de MoReq dans lenvironnement normatif, ainsi que limpact des recommandations de la CNIL sur les

donnes personnelles dans le cadre de larchivage.



Cartographie des normes selon 2 axes : records management et conservation

numrique prenne (Marie-Anne Chabin)54

Choisir loutil qui correspond son besoin

La gestion des archives au sein dun organisme peut sappuyer sur divers

outils complmentaires ou imbriqus. Tout comme pour les normes, la solution

nest pas unique et universelle mais rsulte dune analyse des besoins afin de faire

son choix de manire claire et adapte.

Les systmes de GED et dECM

Les outils de GED (Gestion Electroniques de Documents) permettent de faire

de la gestion de contenu. Ils sont aussi parfois appels ECM (Enterprise Content

Management), mme si cette formulation recouvre une typologie de contenu

numrique plus large (mails, vido, pages web, etc.) que le document trait en

GED. Quoi quil en soit, lECM peut se voir comme une volution de la GED dans

une vision globale du management de linformation.

Ses fonctionnalits principales55

positionnent loutil de GED sur la prise en

charge du document ds sa cration jusqu sa version valide et couvre le champ

de larchive lge courant, c'est--dire avant sa validation.

54 Cette cartographie est prsente par Marie-Anne Chabin sur le site http://www.archive17.fr/index.php/Normes-

et-guides/normes-et-guides-records-management-preservation.html

55 Une GED permet de grer linitialisation dun document, le travail collaboratif (exemple : partage dun

document dont le contenu peut tre enrichi par plusieurs collaborateurs), la gestion des diffrentes versions dun

document de travail, le workflow de validation du contenu dun document de travail, la fixation du contenu (exemple :

conversion PDF possible mais non obligatoire), le stockage des donnes, la recherche, etc.

http://www.archive17.fr/index.php/Normes-et-guides/normes-et-guides-records-management-preservation.htmlhttp://www.archive17.fr/index.php/Normes-et-guides/normes-et-guides-records-management-preservation.html


La GED est un outil de partage au service des utilisateurs pour modifier,

partager et diffuser du contenu. Parmi les principaux atouts de la GED, on peut

noter la gestion du workflow, et la gestion des documents au sein dun plan de

classement. Ce type doutil permet llaboration du document avant quil ne soit

fig.

Avec le fort dveloppement du numrique, lutilisation des GED se

dveloppe dans les entreprises. Celles-ci devraient tre associes aux rflexions de

records management afin de dfinir au plus tt les mtadonnes pertinentes et

lintgration dans le cycle de vie du document pour anticiper son futur statut

ventuel de record et prparer lintgrit de larchive.

Le SAE, Systme dArchivage Electronique

La terminologie de Systme darchivage lectronique (SAE) na pas de

dfinition absolue et peut recouvrir des concepts plus ou moins larges selon les

sources. Par exemple, les normes MoReq et ICA-Req utilisent lexpression SAE

pour dsigner un Electronic records management System. Le SAE dcrit se

diffrencie de celui prsent par la norme NFZ 42-013, plus orient conservation

scurise.

Toujours est-il que les spcificits suivantes sont constantes :

- Un SAE pilote le cycle de vie du document et gre la prennisation grce la prise en charge de la problmatique de prservation des formats de

fichiers long terme. La vrification rgulire de la cohrence de

lempreinte du document avec sa version de rfrence permet dassurer le

contrle dintgrit.

- Un SAE est un systme au service de la structure pour assurer la bonne gestion et la fiabilit des archives au travers des fonctionnalits suivantes :

gestion du plan de classement, rgles de conservation et de sort final,

capture et scurit, identification, recherche et restitution, gestion de

lintgrit et lauthenticit du document par des services dhorodatage, de

calcul dempreinte, de journalisation des actions et modifications des

mtadonnes de ce document

- Un SAE nest pas une GED car il ne gre le document qu partir du moment o celui-ci est valid. Il nest pas non plus un coffre-fort

lectronique56

, dans la mesure o ce dernier ne gre pas la prennisation et

la prise en charge de la problmatique de prservation des formats de fichier

long terme

- Un SAE est dabord destin prendre en charge les archives lectroniques, bien quon lutilise aussi pour larchivage physique

57.

56 Le coffre-fort numrique consiste en un service de stockage scuris, sur le mme principe que son pendant

physique. Il permet dentreposer des contenus qui ne seront accessibles que par une personne ayant les droits adquats.

Cette solution propose des fonctionnalits dhorodatage, de calcul dempreinte et de journalisations des vnements.

Nanmoins, le coffre-fort numrique ne prend pas en compte le besoin de lisibilit du document lors de son accs

ultrieur. Parfois abusivement catapult au rang de solution darchivage lectronique pour des raisons publici taires, il

peut en constituer ventuellement une brique, selon les besoins, mais nen est pas un en tant que tel.

57 Selon sa prsentation dans le Chapitre 0 de la norme MoReq.



- Le SAE ne gre pas forcment que les documents probants : il sattache la conservation des documents numriques archiver, quils soient engageants

ou non.

- Le SAE est un ensemble de solutions58 pour grer larchivage et peut ncessiter, selon les cas et les besoins, la mise en place de matriels,

logiciels, appuys par des procdures pour une prise en charge complte et

efficace des archives.

Le SAE peut se positionner en aval de loutil de GED, dans la mesure o une

slection sera effectue dans les documents qui lui seront transmis, en fonction de

leur importance pour lorganisme. Par ailleurs, lors du transfert, ceux -ci devront

porter des informations spcifiques telles que la dure dutilit et le sort final du

dit document.

58 Ensemble des matriels, logiciels et procdures qui organise et contrle la capture, la conservation et la

destruction, dans le but de matriser le risque de non-disponibilit et de sur-conservation des documents, ainsi que la

mise en disposition des documents engageants dans une entreprise ou un organisme. Source : Nouveau glossaire de

larchivage, Marie-Anne Chabin, fvrier 2010.


APPLICATION AU SEIN DEDF POUR LA

PRODUCTION DOCUMENTAIRE DU NUCLEAIRE

LE CONTEXTE DARCHIVAGE EDF

Historique et organisation lie larchivage

Le groupe EDF est n au lendemain de la seconde guerre mondiale avec la loi

du 8 avril 1946 qui nationalise la production, le transport et la distribution de

llectricit en France. La multitude de compagnies dlectricit et de gaz

existantes lpoque a donc t nationalise pour crer EDF (Electricit De

France). Il a ainsi fallu rassembler un certain nombre de documents de ces socits

pour pouvoir assurer lapurement de leurs comptes. Cette mission constitue

lembryon de la politique darchives dEDF, car elle a demand de trier et

dterminer les documents importants dans tous les documents stocks. Ces

documents, lissue de la liquidation des compagnies, ont t lorigine du fonds

du patrimoine dEDF, quon peut retrouver aux archives historiques Blois.

En 198159

, en accord avec la Direction des Archives de France, le groupe

EDF est autoris assurer la gestion et la conservation de ses archives condition

den garantir laccs au citoyen. A lpoque, EDF tait soumis la loi sur les

archives publiques de 197960

, mais lentreprise a eu dlgation pour les garder, ce

qui a permis de renforcer et de prenniser le rle des archivistes au sein de

lentreprise.

Chaque site avait des pratiques htrognes de conservation de documents

selon les politiques en place et la sensibilit des informations gres. Sur les sites

relevant de la Direction Production Ingnierie (DPI), les habitudes de conservation

sont bien implantes cause de la criticit des informations manipules,

notamment celles relevant du domaine nuclaire.

Entre 2004 et 2007, EDF change de statut et devient une Socit Anonyme

capitaux publics qui volue dans un contexte concurrentiel et de mondialisation.

La gestion de linformation jusquici assure par les individus, sans politique

globale connue, dcline et applique lchelle du Groupe, doit alors voluer

dans lentreprise pour pouvoir rpondre des audits internes et externes et

protger cette information par rapport aux concurrents. La culture de lentreprise

est en phase de transition sur la gestion des documents pour intgrer une

gouvernance de linformation. Un archivage rigoureux et organis doit contribuer

aux engagements du Groupe envers la socit et doit permettre de protger son

capital intellectuel et de mieux se dfendre en cas denqute et de contentieux.

59 EDF a reu le 25 novembre 1981 dlgation du ministre de la Culture pour grer directement ses archives

intermdiaires et historiques; circulaire du Premier ministre du 2 novembre 2001 sur La gestion des archives dans les

services et tablissements publics de lEtat.

60 Loi n 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives qui dcrte que les documents qui procdent de l'activit des

organismes de droit priv chargs de la gestion des services publics ou d'une mission de service public font partie des

archives publiques :

http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do;jsessionid=3D7027A418AC2C497676C1ED7EFF7ED4.tpdjo10v_2

?cidTexte=JORFTEXT000000322519&dateTexte=19790105&categorieLien=id

http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do;jsessionid=3D7027A418AC2C497676C1ED7EFF7ED4.tpdjo10v_2?cidTexte=JORFTEXT000000322519&dateTexte=19790105&categorieLien=idhttp://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do;jsessionid=3D7027A418AC2C497676C1ED7EFF7ED4.tpdjo10v_2?cidTexte=JORFTEXT000000322519&dateTexte=19790105&categorieLien=id


En termes organisationnels, larchivage est