Direction des paiements de transfert et des rapports financiers

Ministère de l’ Éducation

Séances d’information de l’automne

Processus d’examen et de confirmation de l’effectif de 2006-2007

Automne 2007

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Ministère de l’ Éducation 2

Processus de confirmation de l’effectif de 2006-2007

Les données du SISOn sont utilisées pour la première fois.

Le but est d’intégrer le SISOn et le SIFE. 2007: SB23

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Application en ligne concernant l’effectif

Permet d’avoir l’assurance que les données sur l’effectif requises pour les états financiers de 2006-2007 sont disponibles en temps voulu.

Processus intérimaire pour 2006-2007. L’application en ligne se trouve dans le SIFE –

« Système de vérification de l’effectif ». Les conseils ont reçu un avis par courriel.

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Application en ligne concernant l’effectif

Interface des données provenant du SISOn et chargement dans le SIFE.

Le conseil peut examiner les données résumées au niveau des écoles.

Semblable aux anciens écrans de l’examen traditionnel de l’effectif.

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Application en ligne concernant l’effectif

La section des langues dans l’application en ligne est différente de celle du système traditionnel.

Dans l’application en ligne, l’effectif (ou les crédits d’élèves) des sections E, F et GH est résumé au niveau de l’école (sans détails sur l’effectif ni données sur les crédits d’élèves par année d’études).

De plus, les données sur les langues sont résumées en fonction des catégories de subventions pour l’enseignement des langues utilisées dans les états financiers.

L’objectif est d’interfacer les données aux fins du calcul des subventions, tel que requis dans les états financiers de 2006-2007.

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Processus d’examen de l’effectif

Un rapport sur l’« Effectif et allocation pour l’enseignement des langues » permettra aux conseils de voir le sommaire de l’effectif et des données sur les crédits de cours de langue, et de comparer les états financiers de 2005-2006 et prévisions budgétaires révisées de 2006-2007.

Au besoin, les agents des finances peuvent effectuer des changements dans le cadre du processus d’examen de l’effectif.

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SECTION C

Liste des écoles du conseil

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– École élémentaire

SECTION C

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Ministère de l’ Éducation 9

SECTION E

Détails par école

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Rapport de l’allocation pour l’ éffectif et l’enseignement des langues

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Lors de la planification préalable du processus d’examen de l’effectif, les agents des finances : Examinent les données financières de 2005-2006 et

relèvent les points préoccupants. Examinent les prévisions budgétaires révisées de 2006-

2007 et relèvent les explications fournies pour les écarts importants. Communiquent au besoin avec les conseils.

Processus d’examen du Ministère

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Effectif scolaire de jour /Allocations pour l’enseignement des langues

Examiner les écarts avec le rapport sur l’effectif et les langues et obtenir des explications pour les écarts importants.

Français langue seconde, anglais langue seconde/PDF et langues autochtones.

Examiner les écarts avec le rapport sur l’effectif et les langues et obtenir des explications pour les écarts importants.

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Confirmation de l’effectif

Les agents des finances signeront le rapport sur l’Effectif et allocation pour l’enseignement des langues » avant de saisir les données dans le SIFE en vue de les inclure dans les états financiers de 2006-2007.

À la fin de l’examen, les responsables des finances des écoles recevront une lettre de confirmation avec une copie de ce rapport.

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Confirmation de l’effectif

Le conseil doit veiller à ce que tous les redressements effectués pendant le processus d’examen le soient aussi dans le SISOn d’ici le 10 octobre 2007 (dans la mesure où ils concordent avec les règles administratives actuelles du SISOn).

Le rapprochement officiel des rajustements aura lieu dans le système de vérification de l’effectif en l’automne 2007.

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Problèmes liés à la collecte de données du SISOn

Relever les problèmes techniques qui font que la collecte de données du SISOn a des conséquences négatives sur l’effectif en matière de financement. P. ex. les cours de FLS échelonnés sur quatre

trimestres saisis dans la collecte de données de juin du SISOn peuvent être rajustés dans l’application en ligne pour les besoins du financement.

Enquêter sur tout autre problème de rapport dans le SISOn qui peut avoir des conséquences sur le calcul d’une subvention.

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Problèmes liés à la collecte de données du SISOn

Relever tout autre problème qui fait que le conseil n’a pas pu respecter l’échéance pour la collecte de données du SISOn.

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Examen après la confirmation

Indiquer les problèmes et les préoccupations qu’il faudrait suivre avec le personnel du conseil pendant la finalisation des états financiers de 2006-2007.

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Questions