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Directives du FIDA pour la Directives du FIDA pour la passation des marchés ( passation des marchés ( telles telles que modifiées par le CA en décembre que modifiées par le CA en décembre 2004) 2004) Dec 2010

Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

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modifiées par le CA en décembre 2004)modifiées par le CA en décembre 2004)

Dec 2010

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GénéralitésGénéralités

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Objet des directivesObjet des directives

Informer les entités qui exécutent des projets financés par le FIDA

sur les politiques et procédures régissant la passation des

marchés de fournitures, travaux et services consultatifs

L’accord de financement et/ ou la L.E. régissent les rapports

juridiques entre l’emprunteur et le FIDA

Les droits et obligations de l’emprunteur et de ses prestataires

sont régis par le dossier d’appel d’offres et les marchés signés

et non par l’accord de financement ou les Directives

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Teneur des directives du FIDA pour la Teneur des directives du FIDA pour la passation des marchéspassation des marchés

Partie APartie A

Partie BPartie B

Principes de passation des marchés applicables

Marchés de fournitures et de travaux (y compris les services connexes):

Partie CPartie C Sélection des prestataires de services consultatifs

o Méthodes, politiques et procédures de sélection des consultants

o Méthodes de passation des marchéso Procédures d’appel à la concurrence

PARTIES:PARTIES:

ANNEXES:ANNEXES:

I. Examen par le FIDA de la passation des marchés de fournitures, de travaux et de services

II. Organisation de la passation des marchés dans le cadre des projets à participation communautaire financés par le FIDA

III. Préférence nationale pour les fournitures en cas d’ACI

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Responsabilités découlant de l’accord Responsabilités découlant de l’accord portant création du FIDAportant création du FIDA

L’emprunteur est responsable de l’exécution du projet; Le FIDA doit s’assurer:

Art 7.1c)Art 7.1c)

que les ressources provenant de tout financementsont utilisées exclusivement aux fins auxquelles ledit financement a été accordé, comptedûment tenu de considérations d’économie, d’efficacité et de justice sociale

Art 7.2j)Art 7.2j) que la préférence appropriée est donnée auxexperts, techniciens et fournitures de pays en développement

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Considérations généralesConsidérations générales

Économie et efficience

Égalité de traitement entre tous les soumissionnaires

admissibles

Équité, intégrité, transparence et bonne gouvernance

Renforcement des capacités nationales et préférence

appropriée aux experts, techniciens et fournitures des pays en

développement

Appel à la concurrence selon les méthodes de passation des

marchés prescrites dans les Directives et spécifiées dans le

plan de passation des marchés approuvé du projet

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Considérations spécifiques au projetConsidérations spécifiques au projet

Conforme à l’accord de financement (AF)

Réalisée pendant la période d’exécution du projet

Dans les limites des allocations budgétaires prévues à l’A F

Cohérente avec le PTBA et le plan de passation des marchés

approuvés du projet

Propre à l’obtention du meilleur rapport qualité-prix

La passation des marchés de fournitures, de travaux et de services consultatifs doit être:La passation des marchés de fournitures, de travaux et de services consultatifs doit être:

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Applicabilité des DirectivesApplicabilité des Directives

Applicables à tous les marchés de fournitures, de travaux et de

services financés en tout ou en partie par le FIDA

Pour la passation des marchés non financés par le FIDA:

1. Qualité et compatibilité avec le reste du projet

2. exécution dans les délais

3. Prix établis à un niveau économique sans incidence

négative sur la viabilité financière du projet

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Règles d’admissibilitéRègles d’admissibilité

Modification à compter de septembre 2010: les fournitures, travaux et services fournis par des entreprises ou des personnes ne sont plus assujettis à l’obligation de provenir de pays membres du FIDA

Modification à compter de septembre 2010: les fournitures, travaux et services fournis par des entreprises ou des personnes ne sont plus assujettis à l’obligation de provenir de pays membres du FIDA

La présélection ou la sélection a posteriori ne peut être refusée que pour des raisons de compétences et de ressources

La présélection ou la sélection a posteriori ne peut être refusée que pour des raisons de compétences et de ressources

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Règles d’admissibilité – ExceptionsRègles d’admissibilité – Exceptions

Boycott primaire

Résolution du counseil de sécurité de l’ONU

Conflit of d’intérêt

Les enterprises appartenant à l’État doivent prouver qu’elles

sont:

o Juridiquement et financièrement autonomes

o Soumises au droit commercial

o Des agents indépendants de l’emprunteur

Déclaration d’inadmissibilité pour raison de fraude et de

corruption

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Avances et financement rétroactifAvances et financement rétroactif

Quand l’emprunteur souhaite commencer à passer des

marchés avant la signature du prêt

La passation des marchés suit les directives du FIDA

(examens par le FIDA)

Remboursement seulement à la signature de l’accord de

financement (limites fixées dans l’accord)

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Co-entreprisesCo-entreprises

EncouragéesEncouragées

Le FIDA n’accepte pas que les co-entreprises soient obligatoires

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Co-entreprisesCo-entreprises

Dans le souci d’assurer que la passation des marchés soit conforme aux Directives, le FIDA examine:

• Les procédures de passation des marchés

• Le dossier d’appel d’offres

• La composition de la commission d’évaluation des soumissions

• L’évaluation des soumissions

• Les recommendations relatives à l’attribution

• Les marchés

Les procédures sont exposées de façon détaillée à l’annexe I

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Passation irrégulière des marchés Passation irrégulière des marchés

Le FIDA ne finance pas les dépenses relatives à des marchés

passés non conformément aux dispositions de l’accord de

financement et du plan de passation des marchés

La part du financement destinée à ces marchés est annulée

La passation peut aussi être déclarée irrégulière après l’avis de

non objection du FIDA

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Fraude et corruptionFraude et corruption

Le FIDA a pour politique de veiller à l’observation des principes éthiques les plus élevés Acte de corruption = le fait d’offrir, de donner, de recevoir ou de solliciter, directement ou

indirectement, des dons, promesses ou faveurs dans le but d’influencer indûment les décisions d’une autre partie

Pratique frauduleuse = tout acte ou omission, y compris une présentation mensongère, destiné à tromper ou tenter de tromper, sciemment ou non, une autre partie dans le but d’obtenir un avantage financier ou autre ou de se soustraire à une obligation

Acte de collusion = arrangement entre deux ou plusieurs entités dans le but d’atteindre une finalité indue, et notamment d’influencer indûment les décisions d’une autre partie

Acte de coercition = le fait de léser ou de menacer de léser, directement ou indirectement, toute partie ou ses biens ou des personnes étroitement liées à une partie, dans le but d’influencer indûment les décisions de cette dernière

En cas de fraude ou de corruption, le FIDA:o Rejette les recommandations d’attributiono Annule la part correspondante du prêt si l’emprunetur ne prend aucune mesureo Sanctionne les entreprises ou les personnes en cause et les déclare non admissibles

pour une durée déterminée ou indéfinie Le FIDA a le droit de demander que le dossier d’appel d’offres/ a DP comporte une

disposition lui permettant d’inspecter et d’auditer les comptes relatifs au marché

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Page 16: Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

Passation des marchés de fournitures et Passation des marchés de fournitures et de travauxde travaux

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Partie B – Passation des marchés de Partie B – Passation des marchés de fournitures et de travauxfournitures et de travaux Le choix de la méthode appropriée de passation des marchés est essentiel pour

répondre aux besoins du projet

L’ACI satisfait à tous les principes de la passation des marchés et doit être retenu,

le cas échéant, avec la possibilité d’une préférence nationale appropriée en ce

qui concerne les fournitures et, dans des conditions prescrites, les travaux

Lorsque, à l’évidence, l’ACI n’est pas la la méthode la plus économique et la plus

efficiente, par exemple:

o Si les chantiers du projet sont localisés dans des zones éloignées et

dispersées

o Si le projet est exécuté avec la participation de la communauté

o Si la valeur du marché est trop faible pour intéresser les soumissionaires

étrangers

L’emprunteur peut choisir d’autres méthodes

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Partie B – Passation des marchés de Partie B – Passation des marchés de fournitures et de travauxfournitures et de travaux

Adaptée à des exigences de haute valeur

La communauté internationale des corps de métier est intéressée à y participer

Donne à tous les soumissionnaires admissibles le temps et l’égale opportunité de concourir

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Autres méthodes de passation des Autres méthodes de passation des marchésmarchés

Doivent satisfaire à l’exigence d’économie et d’efficience

Permettre la concurrence dans la mesure du possible

Offrir le meilleur rapport qualité-prix (prix raisonnables?)

Assurer la transparence dans la mesure du possible

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ARCI – Appel restreint à la ARCI – Appel restreint à la concurrence internationaleconcurrence internationale

• Les montants sont faibles, ou

• Les fournisseurs sont peu nombreux, ou

• D’autres raisons exceptionnelles justifient une dérogation à la pleine procédure de l’ACI

Convient lorsque :

• Pas de publicité• Invitation à soumissionner adressée à tous les

fournisseurs quand leur nombre est limité• Sinon procédure identique à celle de l’ACI• Pas de préférence nationale• Publication de l’attribution du marché

Procédure :

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ACN – Appel à la concurrence nationaleACN – Appel à la concurrence nationale

Régi par la loi et la réglementation nationales; est appropriée quand:

o Les soumissionnaires étrangers ne sont pas interessés

o Les montants sont faibles et les prix locaux sont inférieurs à ceux du marché

international

o Nature des fournitures ou des travaux– dispersion dans l’espace et/ou le temps

o Travaux à base de main-d’oeuvre

Publicité limitée à la presse nationale, au journal officiel et à un site web à accès libre

Dossier d’appel d’offres dans la langue du pays

Les procédures nationales doivent assurer une concurrence adéquate, l’égal accès,

l’évaluation objective, la transparence et offrir aux soumissionnaires la possibilité de

contester

Paiement en monnaie locale

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Page 22: Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

Consultation de fournisseurs au niveau Consultation de fournisseurs au niveau national ou internationalnational ou international Convient lorsque :

o Les fournitures ou les travaux ont une faible valeur

o Il s’agit de fournitures disponibles en stock ou de travaux simples

o Il s’agit de produits courants

Pas de dossier formel d’appel d’offres

o Les demandes de tarifs doivent donner la description et mentionner la quantité des fournitures, ainsi que les délais et le lieu de livraison

Communication écrite des tarifs

o Télex, télécopie ou courriel acceptable

Au moins trois soumissions (pour garantir des prix concurrentiels)

Consultation au niveau international

o Adresser la demande de tarif à au moins trois fournisseurs de deux pays

Consultation au niveau national

o Fournitures disponibles auprès de plusieurs fabricants

Pas d’ouverture publique des plis

Contrat succinct ou ordre d’achat

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Marchés de gré à gré (Choix d’un Marchés de gré à gré (Choix d’un fournisseur unique ou exclusif)fournisseur unique ou exclusif)

Accepté par le FIDA pour:

La reconduction d’un marché existant ayant habituellement été attribué sur appel à la concurrence

Justification:

Normalisation

Fournisseur exclusif

Procédé de fabrication nécessitant l’achat à un fournisseur donné d’intrants essentiels à la garantie de bonne fin

Circonstances exceptionnelles, par exemple à la suite d’une catastrophe naturelle

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Achat sur les marchés de produits Achat sur les marchés de produits primairesprimaires

Les prix des produits primaires fluctuent en fonction de l’offre et de la demande, et sont

fixés sur des marchés établis à tout moment

Achat à de multiples fournisseurs et étalement des livraisons dans le temps afin

d’assurer la sécurité des approvisionnements/de mainternir des stocks adéquats et de

profiter des conditions du marché lorsqu’elles sont favorables

Conditions contractuelles et formulaires en usage sur ces marchés

Liste de soumissionnaires présélectionnés invités à soumissionner

Prix liés aux cours du marché au moment de l’expédition ou avant

Validité des offres aussi courte que possible

Les offres peuvent être communiquées par télex ou par télécopie (si aucun

cautionnemnent de soumission n’est requis ou si un cautionnement permanent est

prescrit); paiement dans une monnaie unique (specifiée dans le dossier d’appel d’offres)

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Travaux en régie : Travaux en régie : (Personnel et équipments propres de l’emprunteur)(Personnel et équipments propres de l’emprunteur)

Les quantités ne peuvent pas être définies à l’avance

Les travaux sont de faible importance ou dispersés, ou doivent

être exécutés dans des lieux isolés si bien qu’il est peu probable

que des soumissionnaires qualifiés fassent des offres raisonnables

Les travaux doivent être exécutés sans perturber les activités en

cours

L’emprunteur est mieux placé qu’un entrepreneur pour assumer

le risque d’interruption inévitable des travaux

Une situation d’urgence nécessite une intervention rapide

Convient pour les travaux, quand:Convient pour les travaux, quand:

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Passation de marchés auprès Passation de marchés auprès d’institutions des Nations Uniesd’institutions des Nations Unies

La passation de marché auprès d’institutions spécialisées des Nations Unies, agissant en tant que fournisseurs et conformément à leurs propres procédures, peut être la manière la plus économique et la plus efficace d’acheter des fournitures courantes en quantités relativement limitées

Le recours à ces institutions en tant que fournisseurs doit être

spécifié dans l’accord de financement

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Agents d’achat et spécialistes de la Agents d’achat et spécialistes de la passation des marchéspassation des marchés

Lorsque l’emprunteur n’a pas l’expérience nécessaire pour

passer des marchés au niveau international

L’agent suit les procédures de passation des marchés

spécifiées dans l’accord de financement

Des spécialistes de la passation des marchés peuvent aussi

être engagés, contre rémunération, pour les travaux

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Agents d’inspectionAgents d’inspection

Pour l’inspection et la certification des importations (qualité,

quantité et vérification du prix) avant l’expédition

Protège l’intérêt de l’emprunteur concernant les importations

acquises par ACI

Les frais sont normalement réglés sur la base d’honoraires

calculés en % de la valeur des biens importés (les frais

d’inspection ne sont pas pris en considération dans l’évaluation

des soumissions)

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Passation des marchés en cas de prêt à des Passation des marchés en cas de prêt à des intermédiaires financiersintermédiaires financiers

Lorsque les fonds du prêt sont utilisés par une institution

intermédiaire qui les rétrocède aux bénéficiaires

(agriculteurs individuels, groupements/ associations

d’agriculteurs, micro-entreprises du secteur privé, etc…), la

méthode de passation des marchés peut être:

o Les pratiques du commerce ou du secteur privé en usage

localement

o L’ACI pour les biens importants ou l’achat en grande

quantité de biens d’usage courant

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Passation des marché avec la participation Passation des marché avec la participation de la communauté de la communauté

La participation de la communauté à la passation des marchés (pour atteindre des objectifs sociaux spécifiques ou ou pour pérenniser le projet) peut être souhaible pour certaines composantes du projet, en ce cas :

o La demande de participation est limitée à la communauté locale, aux groupes communautaires OU aux institutions locales, OSC et ONG

o Utilisation accrue des savoir faire et des matériels locaux

Emploi de technologies à base de main-d’oeuvre et autres

Simplification des procédures, spécifications techniques et clauses contractuelles (compte tenu de considérations d’économie, d’efficience et d’équité sociale). Ces points sont pris en considération lors de la préévaluation et reflétés dans l’AF et le plan de passation des marchés

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Procédures d’appel à la concurrenceProcédures d’appel à la concurrence

Notification en temps utile

Publication après examen du FIDA sur UNDB ou dgMarket. Donne des infos sur le prêt, l’emprunteur, l’objet de l’ACI et les dates prévues de publication du dossier d’appel d’offres/de présélection

L’emprunteur prend note de l’intérêt des soumissionnaires

Avis particulier de passation des marchés

o Un journal à diffusion nationale et journal officiel (le cas échéant) ainsi que la presse régionale et internationale

o UNDB et/ou dgMarket

o Envoyé également aux soumissionaires qui ont répondu à l’AGAO

o Les emprunteurs sont encouragés à l’envoyer aussi aux embassades, attachés commerciaux, bulletins électroniques et site web du projet

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Dossier d’appel d’offresDossier d’appel d’offres

Appel d’offres

Instructions aux soumissionnaires

Formulaire d’offre

Formulaire de marché

Clauses du marché (générales/spéciales)

Spécifications et dessins

Données techniques pertinentes

Liste des biens/ devis quantitatif

Délai de livraison/ calendrier d’exécution

Annexes (formulaires de garantie)

Le dossier d’appel d’offres donne toutes les informations nécessaires à l’entreprise candidate. Il comprend généralement:

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Spécifications et normesSpécifications et normes

Visent à encourager la concurrence et définissent avec précision les

travaux à exécuter ou les biens à fournir.

Les normes et spécifications techniques mentionnées dans le dossier d’appel

d’offres doivent promouvoir la plus large concurrence possible.

Dans l’indication des spécifications, la référence à des noms de marque,

numéros de catalogue ou autres classifications analogues doit être

évitée . S’il est nécessaire de mentionner un nom de marque pour compléter

une spécification qui manquerait de précision, la mention “ou l’équivalent” doit

être ajoutée.

Dans la mesure du possible, l’emprunteur indique normes admises au

niveau international telles que celles qui sont publiées par l’Organisation

internationale de normalisation.

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Ouverture des plisOuverture des plis

Même chose que délai de présentation des soumissions ou

très peu de temps après

Ouverture publique

Date et heure spécifiées dans l’avis d’appel d’offres

Les plis non ouverts en séance publique sont rejetés

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Page 35: Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

Prorogation de la validité des offresProrogation de la validité des offres

Demande écrite, justifiée par des circonstances

exceptionnelles

Le FIDA doit être notifié

Limitée au délai nécessaire pour achever l’évaluation des

offres et attribuer le marché

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Page 36: Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

Préselection et vérification a posteriori Préselection et vérification a posteriori

Pour les travaux importants ou complexes, les matériels fabriqués sur commande, les équipements industriels, les marchés clés en main ou, de façon générale, pour les marchés complexes

Critères: Expérience de marchés analogues et références correspondantes Capacité d’exécution Situation financière Tous les participants doivent être informés du résultat de la présélection Seuls les soumissionnaires présélectionnés sont invités à participer à

l’appel d’offres

Présélection

Vérification a posteriori

Pour déterminer si le soumissionnaire dont l’offre a été évaluée la moins-disante a la capacité nécessaire pour exécuter le marché de la manière indiquée dans l’offre

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Examen et évaluation des offresExamen et évaluation des offres

L’emprunteur doit s’assurer que les offres:

o Remplissent les conditions d’admissibilité

o Sont dûment signées

o Sont accompagnées des garanties demandées

o Sont pour l’essentiel conformes à l’AGAO publié à la suite de l’examen du FIDA sur les sites UNDB ou dgMarket. Contiennent des infos sur le prêt, l’emprunteur, l’objet de l’ACI et les dates prévues de publication du dossier d’appel d’offres /de présélection

Les offres non conformes pour l’essentiel sont rejetées

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Caractère confidentielCaractère confidentiel

L’évaluation doit avoir un caractère confidentiel

Aucune information, explication ou recommandation

relative à l’évaluation ne doit être communiquée aux

soumissionnaires ou à toute autre personne sans

compétence officielle jusqu’à la publication de l’attribution du

marché

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Préférence nationalePréférence nationale

L’emprunteur peut – avec l’accord du FIDA – accorder une marge

de préférence de 15% en ce qui concerne l’évaluation des

soumissions nationales sur ACI, aux offres proposant des biens

incorporant plus 30% de travail, matières premières et éléments

ajoutés dans le pays emprunteurs

Les entrepreneurs admissibles peuvent, avec l’accord du FIDA,

accorder une marge de préférence de 7.5% aux entrepreneurs

nationaux dans le cas des marchés de travaux passés sur ACI

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Rejet de toutes les offresRejet de toutes les offres

d’absence de concurrence

d’absence d’offres conformes

de prix nettement plus élevés que prévu

Justifié en cas:

En pareil cas, l’emprunteur doit revoir le dossier d’appel d’offres avant de lancer un nouvel appel d’offresEn pareil cas, l’emprunteur doit revoir le dossier d’appel d’offres avant de lancer un nouvel appel d’offres

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Monnaie(s) de l’offre et monnaie(s) de Monnaie(s) de l’offre et monnaie(s) de règlementrèglement

Le dossier d’appel d’offre doit indiquer:

o La (les) monnaie(s) dans lesquelles peuvent être libellés les prix de l’offre

o Procédure de conversion en une monnaie unique aux fins d’évaluation des offres

o Monnaie(s) admise(s) pour le règlement du prix du marché

Les conditions de paiement doivent être conformes

o Aux pratiques du commerce

o Aux dispositions relatives au décaissement mentionnées dans l’AP

Les modalités de règlement sont les suivantes

o Remboursement à l’emprunteur

o Paiement direct aux fournisseurs/ entrepreneurs (à la demande de l’emprunteur)

o Engagement spécial par L/C

o À la charge de l’emprunteur par débit du compte spécial

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Révision des prixRévision des prix

Si le prix des offres doit être ferme

Si la révision des prix s’applique en cas de variations des principaux

éléments du prix du marché, à savoir

o La main-d’oeuvre

o Le matériel

o Les matériaux

o Les combustibles

La révision des prix s’applique généralement aux marchés dans lesquels la

livraison des fournitures ou l’exécution des travaux s’étend sur une durée

supérieure à 18 mois

Le dossier d’appel d’offres doit indiquer:

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Page 43: Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

Validité des offres et cautionnement de Validité des offres et cautionnement de soumissionsoumission

Les soumissionnaires doivent présenter des offfres valables

pendant une durée spécifiée dans le dossier d’appel d’offres,

afin de permettre à l’emprunteur de comparer et d’évaluer toutes

les offres reçues.

L’emprunteur peut demander la constitution d’un cautionnement

de soumission pour se protéger des offres inconsidérées.

Le montant du cautionnement de soumission ne doit pas être

trop élevé au risque de décourager les soumissions.

Le cautionnement de soumission reste valable pendant 4

semaines après l’expiration du délai de validité

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Page 44: Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

Cautionnement de bonne fin et Cautionnement de bonne fin et retenue de garantieretenue de garantie Pour les marchés de travaux

Cautionnement de bonne fin (cautionnement ou garantie

bancaire): protège l’emprunteur en cas de manquement aux

obligations contractuelles

Doit avoir une durée suffisante pour couvrir:

Le délai de garantie technique

La période d’entretien jusqu’à la réception définitive

Un % spécifique de chaque acompte périodique peut aussi être

prévu comme retenue de garantie

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AssuranceAssurance

Contractée auprès d’une entreprise admissible

Le dossier d’appel d’offres doit tenir compte des règles

nationales concernant les types et les conditions des

polices d’assurance à souscrire

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Page 46: Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

Pénalités et primesPénalités et primes

Des dispositions concernant les pénalités à appliquer en cas

de retard dans la livraison des fournitures ou

l’achèvement des travaux doivent être prévues dans les

clauses contractuelles

Une prime peut être prévue dans certaines conditions

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Page 47: Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

Force MajeureForce Majeure

L’inexécution des obligations

contractuelles n’est pas

considérée comme une faute si

elle résulte d’un événement

imprévisible

(force majeure)

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Page 48: Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

Langue du dossier d’appel d’offresLangue du dossier d’appel d’offres

Choix de la langue du dossier d’appel d’offres et de présélection :

Arabe

Anglais

Français

Espagnol

Les marchés passés avec des soumissionnaires locaux peuvent

être rédigés dans la langue nationale

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Page 49: Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

Droit applicable et règlement des litigesDroit applicable et règlement des litiges

Spécifiés dans le marché

Le FIDA ou l’institution coopérante ne doit pas être désigné

comme arbitre ni invité à désigner des arbitres

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Page 50: Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

Passation des marchés de services Passation des marchés de services consultatifsconsultatifs

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Page 51: Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

Passation de marchés de fournitures et de travaux

Sélection de services consultatifs

Axée sur le produit Axée sur le savoir

Concurrence ouverte (publicité) expression d’intérêt suivi de mise

en concurrence (liste restreinte) Le prix est le facteur le plus

important Le prix est l’un des facteurs

Cahier des charges(dossier d’appel d’offres)

Programme de travail général (mandat)

Pli unique Deux plis

négotiation rare négotiation courante

Appel d’offres Demande de propositions

Cautionnements de soumission et d’exécution

Aucun cautionnement recommandé

DifférencesDifférences

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Page 52: Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

Sélection des services consultatifsSélection des services consultatifs

Définir les politiques et les procédures de sélection, de

passation des marchés et de suivi des consultants dans les

projets financés en tout ou en partie par le FIDA

La diversité des consultants est décrite dans les diapos

suivantes

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Page 53: Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

Conflit d’intérêtConflit d’intérêt

Conflit entre les activités des consultants et la passation des

marchés de fournitures, travaux ou services

Conflit entre les missions de consultation

Dans l’exercice de leurs fonctions de conseil, les consultants feront

passer avant tout l’intérêt de leur client et éviteront tout conflit avec

d’autres missions/intérêts. Par conséquent, il ne doivent pas être

engagés dans les circonstances suivantes :

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Page 54: Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

Mandat Mandat

Informations générales

Examen des travaux précédents

Exposé des objectifs

Objet de la tâche à accomplir

Calendrier et rapport avec d’autres travaux

Données et rapports disponibles

Apport du client

Résultats attendus du consultant

Le mandat ne doit pas être trop détaillé ni trop rigide afin de permettre aux consultants de proposer leur propre méthodologie et leur personnel

Teneur

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Page 55: Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

Devis estimatif (Budget)Devis estimatif (Budget)

Fondé sur l’évaluation par l’emprunteur des ressources

nécessaires:

Personnel

Soutien logistique

Moyens physiques

Divisé en 2 catégories

Honoraires

Remboursement

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Page 56: Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

Liste restreinte de consultantsListe restreinte de consultants

Responsabilité de l’emprunteur

Sont considérées en premier les sociétés qui manifestent leur

intérêt et possèdent les qualifications pertinentes

Comprend 3 à 6 sociétés

Pas plus de deux sociétés d’un même pays

Au moins 1 société d’un pays en développement

Le FIDA peut demander que la liste restreinte soit allongée

ou raccourcie

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Page 57: Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

Types de consultantsTypes de consultants

Entreprise individuelle Société de personnes SARL Co-entreprise

Secteur privé

Divers

Universités Instituts de recherche Institutions des Nations Unies Organisations non gouvernementales Services de fabricants/d’entrepreneurs

Appartenant à l’État

Subventionné par l’État

Secteur public

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Page 58: Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

Types de services consultatifsTypes de services consultatifs

Études détaillés Conception et spécifications Établissement du dossier d’appel

d’offres

Préinvestissement

Études sectorielles

Études de faisabilité

Élaboration de projet

Services consultatifs , études, formation

Analyse des institutions et de la gestion

Renforcement des capacités

Exécution

Passation des marchés

Gestion de projet

Supervision et inspection de travaux

Systèmes d’information

Comptabilité et audit

Assistance technique

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Page 59: Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

Étape de la sélection sur la base de la Étape de la sélection sur la base de la qualité et du prixqualité et du prix Établir le mandat

Devis estimatif (budget)

préparer l’avis d’expression d’intérêt

Établir la liste restreinte

Élaborer et publier la demande de propositions (DP) : lettre d’invitation - informations à l’intention du consultant – contrat proposé

Réception des propositions

Évaluation des propositions techniques

Évaluation des propositions financières

Évaluation finale de la qualité et du prix combinés

Négociation et signature du contrat

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Page 60: Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

Évaluation des propositions: Évaluation des propositions: Examen de la qualité et du prixExamen de la qualité et du prix

L’évaluation des propositions se fait en deux temps:

premièrement la qualité et deuxièmement le prix

Les évaluateurs des propositions techniques ne doivent pas

avoir accès aux propositions financières avant la fin de

l’évaluation technique, y compris tout examen et avis de non

objection

L’évaluation doit être exécutée en pleine conformité avec les

dispositions de la DP

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Page 61: Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

Évaluation de la qualitéÉvaluation de la qualité

Expérience pertinente des consultants

o Mission pertinente, même importance, complexité, technologie, environnement

Méthodologie

o Calendrier, conformité au mandat, logistique, appui, créativité, niveau de détail

Qualification du personnel clé

o Composition de l’équipe, expérience/compétence professionnelles, adéquation, connaissance des conditions locales, langue, formation, personnel permanent

Transfert de connaissances

proportion de personnel national dans le personnel clé (jusqu’à 10 points)

Rejet des propositions non conformes ou de celles qui ont obtenu une note inférieure au seuil de qualité spécifié dans la DP

Rapport d’évaluation de la qualité des propositions: établit le classement relatif des propositions et explique les points faibles/forts (Les feuilles de notation relative doivent être conservées jusqu’à l’achèvement et l’audit du projet)

Par une commission de 3 spécialistes ou plus

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Page 62: Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

Évaluation du prixÉvaluation du prix

Retourner les plis financiers non ouverts des propositions non conformes et de celles qui ont obtenu une note inférieure au seuil fixé

Notifier les consultants qui ont obtenu une note supérieure au seuil de la date et de l’heure fíxées pour l’ouverture des plis financiers

Annoncer le nom du consultant, la note de qualité et le prix offert et établir le procès verbal de l’ouverture publique

Corriger les erreurs de calcul, convertir dans une monnaie unique conformément à la DP

Aux fins de l’évaluation, le prix est exclusif des impôts locaux mais il comprend les dépenses remboursables, etc.

Une méthode directement proportionnelle ou autre (définie dans la DP) peut être suivie pour noter l’élément prix

La proposition ayant obtenu la note totale la plus élevée est sélectionnée et le consultant retenu est invité à négocier

Après réception de l’avis de non objection du FIDA à l’évaluation de la qualité:

Le coefficient de pondération appliqué au prix dépend de la complexité de la mission mais il est normalement de 20 %Le coefficient de pondération appliqué au prix dépend de la complexité de la mission mais il est normalement de 20 %

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Page 63: Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

Autre méthode sélectionAutre méthode sélection

À utiliser quand la SBQP n’est pas appropriée ou

Dans le cas de missions très spécialisées pour lesquelles la

qualité est le facteur primordial

Les méthodes à appliquer sont spécifiées dans l’accord de

financement

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Page 64: Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

Sélection sur la base de la qualitéSélection sur la base de la qualité

Les missions très spécialisées: pas de mandat précis, innovation

nécessaire (par exemple, études économiques ou sectorielles,

etc.)

les impacts aval importants (par exemple, études de faisabilité,

barrages, études de politiques, etc.)

Les produits non comparables (par exemple, conseil en gestion,

études de politiques, etc.)

Convient pour:

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Page 65: Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

Sélection dans le cadre d’un budget Sélection dans le cadre d’un budget forfaitaire forfaitaire

Pour les missions simples et bien définies avec un budget

forfaitaire. La DP indique le budget disponible. Évalutation

technique en premier lieu, suivie de l’ouverture publique des plis

financiers

Attribution à la proposition technique la mieux classée entrant

dans le budget

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Page 66: Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

Sélection de l’offre la moins disanteSélection de l’offre la moins disante

Convient seulement aux missions de caractère courant ou

systématique

Note minimale admise pour la qualité mentionnée dans la DP

Concurrence sur le prix seulement

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Page 67: Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

Sélection sur la base des compétences du Sélection sur la base des compétences du consultantconsultant

Établissement du mandat

Demande de manifestation d’intérêt accompagnée

d’informations sur l’expérience et les compténces du consultant

Choix du candidat ayant la compétence la plus appropriée

Le candidat présente alors une proposition technique et

financière combinée à négocier

Pour les “très petites” missions :

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Page 68: Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

Choix d’un consultant unique Choix d’un consultant unique

Méthode exceptionnelle, car:

privée de concurrence

Manque de transparence

Encourage les pratiques inacceptables

Le FIDA peut envisager cette méthode dans les cas suivants:

Continuation de travaux précédents attribués sur appel à la concurrence (prévu dans la DP initiale, nécessaire pour de la responsabilité du même consultant)

Choix rapide dans les situations d’urgence

Très petites missions

Expérience exceptionnelle

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Page 69: Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

Types de consultantsTypes de consultants

Des équipes ne sont pas nécessaires

Aucun appui extérieur (appui nécessaire)

Expérience individuelle et qualifications primordiales

Circonstances:

Examen

Mandat

Qualifications du consultant (CV)

Conditions d’emploi (rémunération et allocations, contrat simple, environnement de travail)

Moins formelle que le recours à des sociétés

Publicité non requise

Liste restreinte obligatoire (au moins 3 candidats)

Sélection

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Page 70: Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

Sélection de types particuliers de Sélection de types particuliers de consultantsconsultants

Institutions des Nations Unies

Avantages neutralisés aux fins de l’évaluation/ la comparaison (l’emprunteur peut accepter d’accorder des immunités//privilèges, exonérations fiscales, conditions spéciales de paiement, sous réserve qu’elles soient neutralisées dans l’appel à la concurrence)

Organisations de la société civile (OSC)

Organisations sans but lucratif. Pour les projets à participation communautaire, nécessitant des connaissances locales spéciales, la liste restreinte peut comprendre toutes les OSC

Agents d’achatSélection par la procédure SQP, avec un coefficient de pondération du prix pouvant aller jusqu’à 50%. Habituellement rémunéré en % de la valeur de la fourniture traitée, ou combinaison % et commission forfaitaire. Lorsque l’agent rend des services consultatifs/ agit en qualité d’agent pour l’ensemble d’un projet, il est rémunéré au temps

Agents d’inspectionSélection par la procédure SQP, avec un coefficient de pondération du prix pouvant aller jusqu’à 50% et contrat prévoyant une rémunération en % de la valeur des biens inspectés et certifiés

AuditeursSélection par la procédure SQP, le prix étant un critère de sélection important (40 à 50 points), ou du “moins-disant”; cette dernière peut être utilisée pour les très petites missions

Prestataires de servicesContrats cadres. (Pour recruter un grand nombre de travailleurs sociaux avec des qualifications et des conditions d’emploi bien définies)

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Page 71: Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

Passation des marchés de services Passation des marchés de services Missions importantes et de longue durée AssignmentMissions importantes et de longue durée Assignment

Exemple: Une ONG exécute une composante ou une sous-composante complète du projet sur plusieurs années

DP SBQP

ÉVALUATIONDEUX ÉTAPES : Évaluation technique (70 ou 100 points) Évaluation financière (30 points)

Lettre d’invitation indiquant les conditions de l’appel d’offres, le système d’évaluation et la procédure de négociation; les caractéristiques générales du projet (Rapport de préévaluation); objet des services + mandat spécifique pour les experts; formulaires de proposition technique (expérience, CV, observations sur la mission, planification du S-E, rapports …); formulaires de proposition financière (commissions de gestion, PTBA...)

CONTRATS Contrat complexe au temps sur la base du PTBA Contrat complexe au temps

Si précédé d’une manifestation d’intérêt, peut être DP avec budget forfaitaire, sélection du moins-disant

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Page 72: Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

Passations des marchés de services Passations des marchés de services Missions à court et moyen termeMissions à court et moyen terme

Exemple: Une société d’experts conseils exécute une étude de référence d’une durée de plusieurs mois

DP SBQP

ÉVALUATIONDEUX ÉTAPES : Évaluation technique (70 ou 100 points) Évaluation financière (30 points)

Lettre d’invitation Données générales du projet Objet des services + mandat spécifique pour les experts + produits Formulaires de proposition technique (expérience, CV, observations sur la

mission, planification du S-E, rapports …); Formulaires de proposition financière (commissions de gestion, PTBA)

CONTRATS Contrat complexe au temps Contrat à forfait

Aussi DP fondée sur les qualitications des consultants, sélection du moins-disant, budget forfaitaire

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Page 73: Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

Examen par le FIDAExamen par le FIDA

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Page 74: Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

Annexe 1: Examen par le FIDAAnnexe 1: Examen par le FIDA

Les clauses contractuelles

Les procédures applicables

Le calendrier du processus de passation des marchés

Le FIDA examine les dispositions concernant la passation des

marchés envisagées dans le plan de passation des marchés afin

d’en vérifier la conformité avec l’accord de financement, et

notamment:

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Page 75: Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

Plan de passation des marchésPlan de passation des marchés

Le plan de passation des marchés des 18 premiers mois doit

être convenu lors de la préparation du projet

Le plan de passation des marchés doit comprendre:

Tous les principaux marchés

Les méthodes de passation des marchés proposées

Les procédures d’examen du FIDA s’y rapportant

Il doit être actualisé après l’entrée en vigueur du prêt

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Page 76: Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

Examen préalable – fournitures et Examen préalable – fournitures et travauxtravaux

Le dossier de présélection

Le dossier d’appel d’offres (avant que l’appel d’offres soit

lancé)

Le rapport d’évaluation et l’attribution du marché

La modification du marché à la suite de réclamations des

soumisionnaires

Les avenants au marché

L’emprunteur doit demander un avis de non

objection au FIDA pour :

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Page 77: Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

Examen a posteriori – fournitures Examen a posteriori – fournitures et travauxet travaux

L’emprunteur doit conserver la documentation concernant la

passation du marché pendant une durée pouvant aller jusqu’à

2 ans à compter de la date de clôture du projet

La documentation doit être communiquée au FIDA sur

demande

Non conformité du marché en cas d’incohérence entre la

passation du marché et le plan de passation des marchés /

l’accord de financement

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Page 78: Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

Examen préalable - ConsultantsExamen préalable - Consultants

Le devis estimatif proposé et la DP (y compris la liste restreinte) avant de lancer la demande de propositions

Le rapport d’évaluation technique (conformément aux dispositions de la DP); si le prix est un facteur, l’emprunteur peut ouvrir le pli financier après réception de l’avis de non objection

Pour info: le rapport d’évaluation final (technique + financière combinées) accompagné de l’attribution proposée

Copie des réclamations – le cas échéant – doit être envoyée au FIDA

Si une réclamation conduit l’emprunteur à modifier la recommandation d’attribution du contrat, il doit envoyer celle-ci au FIDA pour avis de NO

Non obj. sur la base de la copie du contrat négocié paraphé avec explication de tout changement apporté au mandat, au personnel, etc.,

Copie du contrat final avant le premier décaissement

L’emprunteur doit demander l’avis de non objection du FIDA pour:

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Page 79: Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

Passation des marchés de fournitures et de Passation des marchés de fournitures et de travaux avec participation communautairetravaux avec participation communautaire

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Page 80: Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

IntroductionIntroduction

La participation de la communauté à la conception et à

l’exécution est extrêmement souhaitable

La passation des marchés avec participation de la

communauté est une simplification des méthodes

existantes et doit être exposée sommairement dans l’accord

de financement

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Page 81: Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

Avantages de la participation Avantages de la participation communautairecommunautaire

Pertinence accrue de l’assistance au projet

Renforcement de l’appropriation communautaire

Contribution à la réduction de la pauvreté

Économie et efficience accrues

Renforcement des capacités et des qualifications au sein de

la communauté et création d’emplois en conséquence

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Page 82: Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

Liste de contrôle à utiliser/modifier par les concepteurs du projet pour déterminer si la communauté jouera un rôle constructif et bénéfique, et de quelle façon

Considérations au stade de la Considérations au stade de la conception du projetconception du projet

Dispositif réglementaire de l’emprunteur

Capacité d’organisation Existence ou absence d’organisation communautaire formelle Capacité institutionelle à assumer des responsabilités de gestion des

ressources Homogenéité avec le groupe communautaire bénéficiaire Existence de méthodes assurant la reddition de comptes

Capacité et qualifications techniques

Compétences administratives et comptables

Intermédiaires

Analyse coût-benefice

Contribution de la communauté bénéficiaire82

Page 83: Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

Quantité et valeur du marchéQuantité et valeur du marché

Une fois que les fournitures, travaux et services connexes

ont été définis, l’estimation de la quantité des fournitures et

de l’importance des travaux et des services est un élément

critique pour la passation du marché

Lorsque les quantités à acquérir sont indéterminées jusqu’à

l’exécution du projet (déterminées par la demande),

l’allocation de fonds du prêt à un “marché indéterminé” est

autorisée

83

Page 84: Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

Quand les groupes communautaires sont censés agir en tant qu’agent d’exécution mener à bien l’exécution du projet, les facteurs suivants doivent être pris en considération:

Les groupes communautaires en Les groupes communautaires en tant qu’agent d’exécutiontant qu’agent d’exécution

Capacité d’organiaation

Règles de fonctionnement

Responsabilité des dirigeants de groupe

Capacité à recevoir des fonds publics

Capacité à contracter

Règlement des différents

Situation financière

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Page 85: Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

MerciMerci