Upload
genevieve-rousset
View
109
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
Directives du FIDA pour la Directives du FIDA pour la passation des marchés (passation des marchés (telles que telles que
modifiées par le CA en décembre 2004)modifiées par le CA en décembre 2004)
Dec 2010
GénéralitésGénéralités
2
Objet des directivesObjet des directives
Informer les entités qui exécutent des projets financés par le FIDA
sur les politiques et procédures régissant la passation des
marchés de fournitures, travaux et services consultatifs
L’accord de financement et/ ou la L.E. régissent les rapports
juridiques entre l’emprunteur et le FIDA
Les droits et obligations de l’emprunteur et de ses prestataires
sont régis par le dossier d’appel d’offres et les marchés signés
et non par l’accord de financement ou les Directives
3
Teneur des directives du FIDA pour la Teneur des directives du FIDA pour la passation des marchéspassation des marchés
Partie APartie A
Partie BPartie B
Principes de passation des marchés applicables
Marchés de fournitures et de travaux (y compris les services connexes):
Partie CPartie C Sélection des prestataires de services consultatifs
o Méthodes, politiques et procédures de sélection des consultants
o Méthodes de passation des marchéso Procédures d’appel à la concurrence
PARTIES:PARTIES:
ANNEXES:ANNEXES:
I. Examen par le FIDA de la passation des marchés de fournitures, de travaux et de services
II. Organisation de la passation des marchés dans le cadre des projets à participation communautaire financés par le FIDA
III. Préférence nationale pour les fournitures en cas d’ACI
4
Responsabilités découlant de l’accord Responsabilités découlant de l’accord portant création du FIDAportant création du FIDA
L’emprunteur est responsable de l’exécution du projet; Le FIDA doit s’assurer:
Art 7.1c)Art 7.1c)
que les ressources provenant de tout financementsont utilisées exclusivement aux fins auxquelles ledit financement a été accordé, comptedûment tenu de considérations d’économie, d’efficacité et de justice sociale
Art 7.2j)Art 7.2j) que la préférence appropriée est donnée auxexperts, techniciens et fournitures de pays en développement
5
Considérations généralesConsidérations générales
Économie et efficience
Égalité de traitement entre tous les soumissionnaires
admissibles
Équité, intégrité, transparence et bonne gouvernance
Renforcement des capacités nationales et préférence
appropriée aux experts, techniciens et fournitures des pays en
développement
Appel à la concurrence selon les méthodes de passation des
marchés prescrites dans les Directives et spécifiées dans le
plan de passation des marchés approuvé du projet
6
Considérations spécifiques au projetConsidérations spécifiques au projet
Conforme à l’accord de financement (AF)
Réalisée pendant la période d’exécution du projet
Dans les limites des allocations budgétaires prévues à l’A F
Cohérente avec le PTBA et le plan de passation des marchés
approuvés du projet
Propre à l’obtention du meilleur rapport qualité-prix
La passation des marchés de fournitures, de travaux et de services consultatifs doit être:La passation des marchés de fournitures, de travaux et de services consultatifs doit être:
7
Applicabilité des DirectivesApplicabilité des Directives
Applicables à tous les marchés de fournitures, de travaux et de
services financés en tout ou en partie par le FIDA
Pour la passation des marchés non financés par le FIDA:
1. Qualité et compatibilité avec le reste du projet
2. exécution dans les délais
3. Prix établis à un niveau économique sans incidence
négative sur la viabilité financière du projet
8
Règles d’admissibilitéRègles d’admissibilité
Modification à compter de septembre 2010: les fournitures, travaux et services fournis par des entreprises ou des personnes ne sont plus assujettis à l’obligation de provenir de pays membres du FIDA
Modification à compter de septembre 2010: les fournitures, travaux et services fournis par des entreprises ou des personnes ne sont plus assujettis à l’obligation de provenir de pays membres du FIDA
La présélection ou la sélection a posteriori ne peut être refusée que pour des raisons de compétences et de ressources
La présélection ou la sélection a posteriori ne peut être refusée que pour des raisons de compétences et de ressources
9
Règles d’admissibilité – ExceptionsRègles d’admissibilité – Exceptions
Boycott primaire
Résolution du counseil de sécurité de l’ONU
Conflit of d’intérêt
Les enterprises appartenant à l’État doivent prouver qu’elles
sont:
o Juridiquement et financièrement autonomes
o Soumises au droit commercial
o Des agents indépendants de l’emprunteur
Déclaration d’inadmissibilité pour raison de fraude et de
corruption
10
Avances et financement rétroactifAvances et financement rétroactif
Quand l’emprunteur souhaite commencer à passer des
marchés avant la signature du prêt
La passation des marchés suit les directives du FIDA
(examens par le FIDA)
Remboursement seulement à la signature de l’accord de
financement (limites fixées dans l’accord)
11
Co-entreprisesCo-entreprises
EncouragéesEncouragées
Le FIDA n’accepte pas que les co-entreprises soient obligatoires
12
Co-entreprisesCo-entreprises
Dans le souci d’assurer que la passation des marchés soit conforme aux Directives, le FIDA examine:
• Les procédures de passation des marchés
• Le dossier d’appel d’offres
• La composition de la commission d’évaluation des soumissions
• L’évaluation des soumissions
• Les recommendations relatives à l’attribution
• Les marchés
Les procédures sont exposées de façon détaillée à l’annexe I
13
Passation irrégulière des marchés Passation irrégulière des marchés
Le FIDA ne finance pas les dépenses relatives à des marchés
passés non conformément aux dispositions de l’accord de
financement et du plan de passation des marchés
La part du financement destinée à ces marchés est annulée
La passation peut aussi être déclarée irrégulière après l’avis de
non objection du FIDA
14
Fraude et corruptionFraude et corruption
Le FIDA a pour politique de veiller à l’observation des principes éthiques les plus élevés Acte de corruption = le fait d’offrir, de donner, de recevoir ou de solliciter, directement ou
indirectement, des dons, promesses ou faveurs dans le but d’influencer indûment les décisions d’une autre partie
Pratique frauduleuse = tout acte ou omission, y compris une présentation mensongère, destiné à tromper ou tenter de tromper, sciemment ou non, une autre partie dans le but d’obtenir un avantage financier ou autre ou de se soustraire à une obligation
Acte de collusion = arrangement entre deux ou plusieurs entités dans le but d’atteindre une finalité indue, et notamment d’influencer indûment les décisions d’une autre partie
Acte de coercition = le fait de léser ou de menacer de léser, directement ou indirectement, toute partie ou ses biens ou des personnes étroitement liées à une partie, dans le but d’influencer indûment les décisions de cette dernière
En cas de fraude ou de corruption, le FIDA:o Rejette les recommandations d’attributiono Annule la part correspondante du prêt si l’emprunetur ne prend aucune mesureo Sanctionne les entreprises ou les personnes en cause et les déclare non admissibles
pour une durée déterminée ou indéfinie Le FIDA a le droit de demander que le dossier d’appel d’offres/ a DP comporte une
disposition lui permettant d’inspecter et d’auditer les comptes relatifs au marché
15
Passation des marchés de fournitures et Passation des marchés de fournitures et de travauxde travaux
16
Partie B – Passation des marchés de Partie B – Passation des marchés de fournitures et de travauxfournitures et de travaux Le choix de la méthode appropriée de passation des marchés est essentiel pour
répondre aux besoins du projet
L’ACI satisfait à tous les principes de la passation des marchés et doit être retenu,
le cas échéant, avec la possibilité d’une préférence nationale appropriée en ce
qui concerne les fournitures et, dans des conditions prescrites, les travaux
Lorsque, à l’évidence, l’ACI n’est pas la la méthode la plus économique et la plus
efficiente, par exemple:
o Si les chantiers du projet sont localisés dans des zones éloignées et
dispersées
o Si le projet est exécuté avec la participation de la communauté
o Si la valeur du marché est trop faible pour intéresser les soumissionaires
étrangers
L’emprunteur peut choisir d’autres méthodes
17
Partie B – Passation des marchés de Partie B – Passation des marchés de fournitures et de travauxfournitures et de travaux
Adaptée à des exigences de haute valeur
La communauté internationale des corps de métier est intéressée à y participer
Donne à tous les soumissionnaires admissibles le temps et l’égale opportunité de concourir
18
Autres méthodes de passation des Autres méthodes de passation des marchésmarchés
Doivent satisfaire à l’exigence d’économie et d’efficience
Permettre la concurrence dans la mesure du possible
Offrir le meilleur rapport qualité-prix (prix raisonnables?)
Assurer la transparence dans la mesure du possible
19
ARCI – Appel restreint à la ARCI – Appel restreint à la concurrence internationaleconcurrence internationale
• Les montants sont faibles, ou
• Les fournisseurs sont peu nombreux, ou
• D’autres raisons exceptionnelles justifient une dérogation à la pleine procédure de l’ACI
Convient lorsque :
• Pas de publicité• Invitation à soumissionner adressée à tous les
fournisseurs quand leur nombre est limité• Sinon procédure identique à celle de l’ACI• Pas de préférence nationale• Publication de l’attribution du marché
Procédure :
20
ACN – Appel à la concurrence nationaleACN – Appel à la concurrence nationale
Régi par la loi et la réglementation nationales; est appropriée quand:
o Les soumissionnaires étrangers ne sont pas interessés
o Les montants sont faibles et les prix locaux sont inférieurs à ceux du marché
international
o Nature des fournitures ou des travaux– dispersion dans l’espace et/ou le temps
o Travaux à base de main-d’oeuvre
Publicité limitée à la presse nationale, au journal officiel et à un site web à accès libre
Dossier d’appel d’offres dans la langue du pays
Les procédures nationales doivent assurer une concurrence adéquate, l’égal accès,
l’évaluation objective, la transparence et offrir aux soumissionnaires la possibilité de
contester
Paiement en monnaie locale
21
Consultation de fournisseurs au niveau Consultation de fournisseurs au niveau national ou internationalnational ou international Convient lorsque :
o Les fournitures ou les travaux ont une faible valeur
o Il s’agit de fournitures disponibles en stock ou de travaux simples
o Il s’agit de produits courants
Pas de dossier formel d’appel d’offres
o Les demandes de tarifs doivent donner la description et mentionner la quantité des fournitures, ainsi que les délais et le lieu de livraison
Communication écrite des tarifs
o Télex, télécopie ou courriel acceptable
Au moins trois soumissions (pour garantir des prix concurrentiels)
Consultation au niveau international
o Adresser la demande de tarif à au moins trois fournisseurs de deux pays
Consultation au niveau national
o Fournitures disponibles auprès de plusieurs fabricants
Pas d’ouverture publique des plis
Contrat succinct ou ordre d’achat
22
Marchés de gré à gré (Choix d’un Marchés de gré à gré (Choix d’un fournisseur unique ou exclusif)fournisseur unique ou exclusif)
Accepté par le FIDA pour:
La reconduction d’un marché existant ayant habituellement été attribué sur appel à la concurrence
Justification:
Normalisation
Fournisseur exclusif
Procédé de fabrication nécessitant l’achat à un fournisseur donné d’intrants essentiels à la garantie de bonne fin
Circonstances exceptionnelles, par exemple à la suite d’une catastrophe naturelle
23
Achat sur les marchés de produits Achat sur les marchés de produits primairesprimaires
Les prix des produits primaires fluctuent en fonction de l’offre et de la demande, et sont
fixés sur des marchés établis à tout moment
Achat à de multiples fournisseurs et étalement des livraisons dans le temps afin
d’assurer la sécurité des approvisionnements/de mainternir des stocks adéquats et de
profiter des conditions du marché lorsqu’elles sont favorables
Conditions contractuelles et formulaires en usage sur ces marchés
Liste de soumissionnaires présélectionnés invités à soumissionner
Prix liés aux cours du marché au moment de l’expédition ou avant
Validité des offres aussi courte que possible
Les offres peuvent être communiquées par télex ou par télécopie (si aucun
cautionnemnent de soumission n’est requis ou si un cautionnement permanent est
prescrit); paiement dans une monnaie unique (specifiée dans le dossier d’appel d’offres)
24
Travaux en régie : Travaux en régie : (Personnel et équipments propres de l’emprunteur)(Personnel et équipments propres de l’emprunteur)
Les quantités ne peuvent pas être définies à l’avance
Les travaux sont de faible importance ou dispersés, ou doivent
être exécutés dans des lieux isolés si bien qu’il est peu probable
que des soumissionnaires qualifiés fassent des offres raisonnables
Les travaux doivent être exécutés sans perturber les activités en
cours
L’emprunteur est mieux placé qu’un entrepreneur pour assumer
le risque d’interruption inévitable des travaux
Une situation d’urgence nécessite une intervention rapide
Convient pour les travaux, quand:Convient pour les travaux, quand:
25
Passation de marchés auprès Passation de marchés auprès d’institutions des Nations Uniesd’institutions des Nations Unies
La passation de marché auprès d’institutions spécialisées des Nations Unies, agissant en tant que fournisseurs et conformément à leurs propres procédures, peut être la manière la plus économique et la plus efficace d’acheter des fournitures courantes en quantités relativement limitées
Le recours à ces institutions en tant que fournisseurs doit être
spécifié dans l’accord de financement
26
Agents d’achat et spécialistes de la Agents d’achat et spécialistes de la passation des marchéspassation des marchés
Lorsque l’emprunteur n’a pas l’expérience nécessaire pour
passer des marchés au niveau international
L’agent suit les procédures de passation des marchés
spécifiées dans l’accord de financement
Des spécialistes de la passation des marchés peuvent aussi
être engagés, contre rémunération, pour les travaux
27
Agents d’inspectionAgents d’inspection
Pour l’inspection et la certification des importations (qualité,
quantité et vérification du prix) avant l’expédition
Protège l’intérêt de l’emprunteur concernant les importations
acquises par ACI
Les frais sont normalement réglés sur la base d’honoraires
calculés en % de la valeur des biens importés (les frais
d’inspection ne sont pas pris en considération dans l’évaluation
des soumissions)
28
Passation des marchés en cas de prêt à des Passation des marchés en cas de prêt à des intermédiaires financiersintermédiaires financiers
Lorsque les fonds du prêt sont utilisés par une institution
intermédiaire qui les rétrocède aux bénéficiaires
(agriculteurs individuels, groupements/ associations
d’agriculteurs, micro-entreprises du secteur privé, etc…), la
méthode de passation des marchés peut être:
o Les pratiques du commerce ou du secteur privé en usage
localement
o L’ACI pour les biens importants ou l’achat en grande
quantité de biens d’usage courant
29
Passation des marché avec la participation Passation des marché avec la participation de la communauté de la communauté
La participation de la communauté à la passation des marchés (pour atteindre des objectifs sociaux spécifiques ou ou pour pérenniser le projet) peut être souhaible pour certaines composantes du projet, en ce cas :
o La demande de participation est limitée à la communauté locale, aux groupes communautaires OU aux institutions locales, OSC et ONG
o Utilisation accrue des savoir faire et des matériels locaux
Emploi de technologies à base de main-d’oeuvre et autres
Simplification des procédures, spécifications techniques et clauses contractuelles (compte tenu de considérations d’économie, d’efficience et d’équité sociale). Ces points sont pris en considération lors de la préévaluation et reflétés dans l’AF et le plan de passation des marchés
30
Procédures d’appel à la concurrenceProcédures d’appel à la concurrence
Notification en temps utile
Publication après examen du FIDA sur UNDB ou dgMarket. Donne des infos sur le prêt, l’emprunteur, l’objet de l’ACI et les dates prévues de publication du dossier d’appel d’offres/de présélection
L’emprunteur prend note de l’intérêt des soumissionnaires
Avis particulier de passation des marchés
o Un journal à diffusion nationale et journal officiel (le cas échéant) ainsi que la presse régionale et internationale
o UNDB et/ou dgMarket
o Envoyé également aux soumissionaires qui ont répondu à l’AGAO
o Les emprunteurs sont encouragés à l’envoyer aussi aux embassades, attachés commerciaux, bulletins électroniques et site web du projet
31
Dossier d’appel d’offresDossier d’appel d’offres
Appel d’offres
Instructions aux soumissionnaires
Formulaire d’offre
Formulaire de marché
Clauses du marché (générales/spéciales)
Spécifications et dessins
Données techniques pertinentes
Liste des biens/ devis quantitatif
Délai de livraison/ calendrier d’exécution
Annexes (formulaires de garantie)
Le dossier d’appel d’offres donne toutes les informations nécessaires à l’entreprise candidate. Il comprend généralement:
32
Spécifications et normesSpécifications et normes
Visent à encourager la concurrence et définissent avec précision les
travaux à exécuter ou les biens à fournir.
Les normes et spécifications techniques mentionnées dans le dossier d’appel
d’offres doivent promouvoir la plus large concurrence possible.
Dans l’indication des spécifications, la référence à des noms de marque,
numéros de catalogue ou autres classifications analogues doit être
évitée . S’il est nécessaire de mentionner un nom de marque pour compléter
une spécification qui manquerait de précision, la mention “ou l’équivalent” doit
être ajoutée.
Dans la mesure du possible, l’emprunteur indique normes admises au
niveau international telles que celles qui sont publiées par l’Organisation
internationale de normalisation.
33
Ouverture des plisOuverture des plis
Même chose que délai de présentation des soumissions ou
très peu de temps après
Ouverture publique
Date et heure spécifiées dans l’avis d’appel d’offres
Les plis non ouverts en séance publique sont rejetés
34
Prorogation de la validité des offresProrogation de la validité des offres
Demande écrite, justifiée par des circonstances
exceptionnelles
Le FIDA doit être notifié
Limitée au délai nécessaire pour achever l’évaluation des
offres et attribuer le marché
35
Préselection et vérification a posteriori Préselection et vérification a posteriori
Pour les travaux importants ou complexes, les matériels fabriqués sur commande, les équipements industriels, les marchés clés en main ou, de façon générale, pour les marchés complexes
Critères: Expérience de marchés analogues et références correspondantes Capacité d’exécution Situation financière Tous les participants doivent être informés du résultat de la présélection Seuls les soumissionnaires présélectionnés sont invités à participer à
l’appel d’offres
Présélection
Vérification a posteriori
Pour déterminer si le soumissionnaire dont l’offre a été évaluée la moins-disante a la capacité nécessaire pour exécuter le marché de la manière indiquée dans l’offre
36
Examen et évaluation des offresExamen et évaluation des offres
L’emprunteur doit s’assurer que les offres:
o Remplissent les conditions d’admissibilité
o Sont dûment signées
o Sont accompagnées des garanties demandées
o Sont pour l’essentiel conformes à l’AGAO publié à la suite de l’examen du FIDA sur les sites UNDB ou dgMarket. Contiennent des infos sur le prêt, l’emprunteur, l’objet de l’ACI et les dates prévues de publication du dossier d’appel d’offres /de présélection
Les offres non conformes pour l’essentiel sont rejetées
37
Caractère confidentielCaractère confidentiel
L’évaluation doit avoir un caractère confidentiel
Aucune information, explication ou recommandation
relative à l’évaluation ne doit être communiquée aux
soumissionnaires ou à toute autre personne sans
compétence officielle jusqu’à la publication de l’attribution du
marché
38
Préférence nationalePréférence nationale
L’emprunteur peut – avec l’accord du FIDA – accorder une marge
de préférence de 15% en ce qui concerne l’évaluation des
soumissions nationales sur ACI, aux offres proposant des biens
incorporant plus 30% de travail, matières premières et éléments
ajoutés dans le pays emprunteurs
Les entrepreneurs admissibles peuvent, avec l’accord du FIDA,
accorder une marge de préférence de 7.5% aux entrepreneurs
nationaux dans le cas des marchés de travaux passés sur ACI
39
Rejet de toutes les offresRejet de toutes les offres
d’absence de concurrence
d’absence d’offres conformes
de prix nettement plus élevés que prévu
Justifié en cas:
En pareil cas, l’emprunteur doit revoir le dossier d’appel d’offres avant de lancer un nouvel appel d’offresEn pareil cas, l’emprunteur doit revoir le dossier d’appel d’offres avant de lancer un nouvel appel d’offres
40
Monnaie(s) de l’offre et monnaie(s) de Monnaie(s) de l’offre et monnaie(s) de règlementrèglement
Le dossier d’appel d’offre doit indiquer:
o La (les) monnaie(s) dans lesquelles peuvent être libellés les prix de l’offre
o Procédure de conversion en une monnaie unique aux fins d’évaluation des offres
o Monnaie(s) admise(s) pour le règlement du prix du marché
Les conditions de paiement doivent être conformes
o Aux pratiques du commerce
o Aux dispositions relatives au décaissement mentionnées dans l’AP
Les modalités de règlement sont les suivantes
o Remboursement à l’emprunteur
o Paiement direct aux fournisseurs/ entrepreneurs (à la demande de l’emprunteur)
o Engagement spécial par L/C
o À la charge de l’emprunteur par débit du compte spécial
41
Révision des prixRévision des prix
Si le prix des offres doit être ferme
Si la révision des prix s’applique en cas de variations des principaux
éléments du prix du marché, à savoir
o La main-d’oeuvre
o Le matériel
o Les matériaux
o Les combustibles
La révision des prix s’applique généralement aux marchés dans lesquels la
livraison des fournitures ou l’exécution des travaux s’étend sur une durée
supérieure à 18 mois
Le dossier d’appel d’offres doit indiquer:
42
Validité des offres et cautionnement de Validité des offres et cautionnement de soumissionsoumission
Les soumissionnaires doivent présenter des offfres valables
pendant une durée spécifiée dans le dossier d’appel d’offres,
afin de permettre à l’emprunteur de comparer et d’évaluer toutes
les offres reçues.
L’emprunteur peut demander la constitution d’un cautionnement
de soumission pour se protéger des offres inconsidérées.
Le montant du cautionnement de soumission ne doit pas être
trop élevé au risque de décourager les soumissions.
Le cautionnement de soumission reste valable pendant 4
semaines après l’expiration du délai de validité
43
Cautionnement de bonne fin et Cautionnement de bonne fin et retenue de garantieretenue de garantie Pour les marchés de travaux
Cautionnement de bonne fin (cautionnement ou garantie
bancaire): protège l’emprunteur en cas de manquement aux
obligations contractuelles
Doit avoir une durée suffisante pour couvrir:
Le délai de garantie technique
La période d’entretien jusqu’à la réception définitive
Un % spécifique de chaque acompte périodique peut aussi être
prévu comme retenue de garantie
44
AssuranceAssurance
Contractée auprès d’une entreprise admissible
Le dossier d’appel d’offres doit tenir compte des règles
nationales concernant les types et les conditions des
polices d’assurance à souscrire
45
Pénalités et primesPénalités et primes
Des dispositions concernant les pénalités à appliquer en cas
de retard dans la livraison des fournitures ou
l’achèvement des travaux doivent être prévues dans les
clauses contractuelles
Une prime peut être prévue dans certaines conditions
46
Force MajeureForce Majeure
L’inexécution des obligations
contractuelles n’est pas
considérée comme une faute si
elle résulte d’un événement
imprévisible
(force majeure)
47
Langue du dossier d’appel d’offresLangue du dossier d’appel d’offres
Choix de la langue du dossier d’appel d’offres et de présélection :
Arabe
Anglais
Français
Espagnol
Les marchés passés avec des soumissionnaires locaux peuvent
être rédigés dans la langue nationale
48
Droit applicable et règlement des litigesDroit applicable et règlement des litiges
Spécifiés dans le marché
Le FIDA ou l’institution coopérante ne doit pas être désigné
comme arbitre ni invité à désigner des arbitres
49
Passation des marchés de services Passation des marchés de services consultatifsconsultatifs
50
Passation de marchés de fournitures et de travaux
Sélection de services consultatifs
Axée sur le produit Axée sur le savoir
Concurrence ouverte (publicité) expression d’intérêt suivi de mise
en concurrence (liste restreinte) Le prix est le facteur le plus
important Le prix est l’un des facteurs
Cahier des charges(dossier d’appel d’offres)
Programme de travail général (mandat)
Pli unique Deux plis
négotiation rare négotiation courante
Appel d’offres Demande de propositions
Cautionnements de soumission et d’exécution
Aucun cautionnement recommandé
DifférencesDifférences
51
Sélection des services consultatifsSélection des services consultatifs
Définir les politiques et les procédures de sélection, de
passation des marchés et de suivi des consultants dans les
projets financés en tout ou en partie par le FIDA
La diversité des consultants est décrite dans les diapos
suivantes
52
Conflit d’intérêtConflit d’intérêt
Conflit entre les activités des consultants et la passation des
marchés de fournitures, travaux ou services
Conflit entre les missions de consultation
Dans l’exercice de leurs fonctions de conseil, les consultants feront
passer avant tout l’intérêt de leur client et éviteront tout conflit avec
d’autres missions/intérêts. Par conséquent, il ne doivent pas être
engagés dans les circonstances suivantes :
53
Mandat Mandat
Informations générales
Examen des travaux précédents
Exposé des objectifs
Objet de la tâche à accomplir
Calendrier et rapport avec d’autres travaux
Données et rapports disponibles
Apport du client
Résultats attendus du consultant
Le mandat ne doit pas être trop détaillé ni trop rigide afin de permettre aux consultants de proposer leur propre méthodologie et leur personnel
Teneur
54
Devis estimatif (Budget)Devis estimatif (Budget)
Fondé sur l’évaluation par l’emprunteur des ressources
nécessaires:
Personnel
Soutien logistique
Moyens physiques
Divisé en 2 catégories
Honoraires
Remboursement
55
Liste restreinte de consultantsListe restreinte de consultants
Responsabilité de l’emprunteur
Sont considérées en premier les sociétés qui manifestent leur
intérêt et possèdent les qualifications pertinentes
Comprend 3 à 6 sociétés
Pas plus de deux sociétés d’un même pays
Au moins 1 société d’un pays en développement
Le FIDA peut demander que la liste restreinte soit allongée
ou raccourcie
56
Types de consultantsTypes de consultants
Entreprise individuelle Société de personnes SARL Co-entreprise
Secteur privé
Divers
Universités Instituts de recherche Institutions des Nations Unies Organisations non gouvernementales Services de fabricants/d’entrepreneurs
Appartenant à l’État
Subventionné par l’État
Secteur public
57
Types de services consultatifsTypes de services consultatifs
Études détaillés Conception et spécifications Établissement du dossier d’appel
d’offres
Préinvestissement
Études sectorielles
Études de faisabilité
Élaboration de projet
Services consultatifs , études, formation
Analyse des institutions et de la gestion
Renforcement des capacités
Exécution
Passation des marchés
Gestion de projet
Supervision et inspection de travaux
Systèmes d’information
Comptabilité et audit
Assistance technique
58
Étape de la sélection sur la base de la Étape de la sélection sur la base de la qualité et du prixqualité et du prix Établir le mandat
Devis estimatif (budget)
préparer l’avis d’expression d’intérêt
Établir la liste restreinte
Élaborer et publier la demande de propositions (DP) : lettre d’invitation - informations à l’intention du consultant – contrat proposé
Réception des propositions
Évaluation des propositions techniques
Évaluation des propositions financières
Évaluation finale de la qualité et du prix combinés
Négociation et signature du contrat
59
Évaluation des propositions: Évaluation des propositions: Examen de la qualité et du prixExamen de la qualité et du prix
L’évaluation des propositions se fait en deux temps:
premièrement la qualité et deuxièmement le prix
Les évaluateurs des propositions techniques ne doivent pas
avoir accès aux propositions financières avant la fin de
l’évaluation technique, y compris tout examen et avis de non
objection
L’évaluation doit être exécutée en pleine conformité avec les
dispositions de la DP
60
Évaluation de la qualitéÉvaluation de la qualité
Expérience pertinente des consultants
o Mission pertinente, même importance, complexité, technologie, environnement
Méthodologie
o Calendrier, conformité au mandat, logistique, appui, créativité, niveau de détail
Qualification du personnel clé
o Composition de l’équipe, expérience/compétence professionnelles, adéquation, connaissance des conditions locales, langue, formation, personnel permanent
Transfert de connaissances
proportion de personnel national dans le personnel clé (jusqu’à 10 points)
Rejet des propositions non conformes ou de celles qui ont obtenu une note inférieure au seuil de qualité spécifié dans la DP
Rapport d’évaluation de la qualité des propositions: établit le classement relatif des propositions et explique les points faibles/forts (Les feuilles de notation relative doivent être conservées jusqu’à l’achèvement et l’audit du projet)
Par une commission de 3 spécialistes ou plus
61
Évaluation du prixÉvaluation du prix
Retourner les plis financiers non ouverts des propositions non conformes et de celles qui ont obtenu une note inférieure au seuil fixé
Notifier les consultants qui ont obtenu une note supérieure au seuil de la date et de l’heure fíxées pour l’ouverture des plis financiers
Annoncer le nom du consultant, la note de qualité et le prix offert et établir le procès verbal de l’ouverture publique
Corriger les erreurs de calcul, convertir dans une monnaie unique conformément à la DP
Aux fins de l’évaluation, le prix est exclusif des impôts locaux mais il comprend les dépenses remboursables, etc.
Une méthode directement proportionnelle ou autre (définie dans la DP) peut être suivie pour noter l’élément prix
La proposition ayant obtenu la note totale la plus élevée est sélectionnée et le consultant retenu est invité à négocier
Après réception de l’avis de non objection du FIDA à l’évaluation de la qualité:
Le coefficient de pondération appliqué au prix dépend de la complexité de la mission mais il est normalement de 20 %Le coefficient de pondération appliqué au prix dépend de la complexité de la mission mais il est normalement de 20 %
62
Autre méthode sélectionAutre méthode sélection
À utiliser quand la SBQP n’est pas appropriée ou
Dans le cas de missions très spécialisées pour lesquelles la
qualité est le facteur primordial
Les méthodes à appliquer sont spécifiées dans l’accord de
financement
63
Sélection sur la base de la qualitéSélection sur la base de la qualité
Les missions très spécialisées: pas de mandat précis, innovation
nécessaire (par exemple, études économiques ou sectorielles,
etc.)
les impacts aval importants (par exemple, études de faisabilité,
barrages, études de politiques, etc.)
Les produits non comparables (par exemple, conseil en gestion,
études de politiques, etc.)
Convient pour:
64
Sélection dans le cadre d’un budget Sélection dans le cadre d’un budget forfaitaire forfaitaire
Pour les missions simples et bien définies avec un budget
forfaitaire. La DP indique le budget disponible. Évalutation
technique en premier lieu, suivie de l’ouverture publique des plis
financiers
Attribution à la proposition technique la mieux classée entrant
dans le budget
65
Sélection de l’offre la moins disanteSélection de l’offre la moins disante
Convient seulement aux missions de caractère courant ou
systématique
Note minimale admise pour la qualité mentionnée dans la DP
Concurrence sur le prix seulement
66
Sélection sur la base des compétences du Sélection sur la base des compétences du consultantconsultant
Établissement du mandat
Demande de manifestation d’intérêt accompagnée
d’informations sur l’expérience et les compténces du consultant
Choix du candidat ayant la compétence la plus appropriée
Le candidat présente alors une proposition technique et
financière combinée à négocier
Pour les “très petites” missions :
67
Choix d’un consultant unique Choix d’un consultant unique
Méthode exceptionnelle, car:
privée de concurrence
Manque de transparence
Encourage les pratiques inacceptables
Le FIDA peut envisager cette méthode dans les cas suivants:
Continuation de travaux précédents attribués sur appel à la concurrence (prévu dans la DP initiale, nécessaire pour de la responsabilité du même consultant)
Choix rapide dans les situations d’urgence
Très petites missions
Expérience exceptionnelle
68
Types de consultantsTypes de consultants
Des équipes ne sont pas nécessaires
Aucun appui extérieur (appui nécessaire)
Expérience individuelle et qualifications primordiales
Circonstances:
Examen
Mandat
Qualifications du consultant (CV)
Conditions d’emploi (rémunération et allocations, contrat simple, environnement de travail)
Moins formelle que le recours à des sociétés
Publicité non requise
Liste restreinte obligatoire (au moins 3 candidats)
Sélection
69
Sélection de types particuliers de Sélection de types particuliers de consultantsconsultants
Institutions des Nations Unies
Avantages neutralisés aux fins de l’évaluation/ la comparaison (l’emprunteur peut accepter d’accorder des immunités//privilèges, exonérations fiscales, conditions spéciales de paiement, sous réserve qu’elles soient neutralisées dans l’appel à la concurrence)
Organisations de la société civile (OSC)
Organisations sans but lucratif. Pour les projets à participation communautaire, nécessitant des connaissances locales spéciales, la liste restreinte peut comprendre toutes les OSC
Agents d’achatSélection par la procédure SQP, avec un coefficient de pondération du prix pouvant aller jusqu’à 50%. Habituellement rémunéré en % de la valeur de la fourniture traitée, ou combinaison % et commission forfaitaire. Lorsque l’agent rend des services consultatifs/ agit en qualité d’agent pour l’ensemble d’un projet, il est rémunéré au temps
Agents d’inspectionSélection par la procédure SQP, avec un coefficient de pondération du prix pouvant aller jusqu’à 50% et contrat prévoyant une rémunération en % de la valeur des biens inspectés et certifiés
AuditeursSélection par la procédure SQP, le prix étant un critère de sélection important (40 à 50 points), ou du “moins-disant”; cette dernière peut être utilisée pour les très petites missions
Prestataires de servicesContrats cadres. (Pour recruter un grand nombre de travailleurs sociaux avec des qualifications et des conditions d’emploi bien définies)
70
Passation des marchés de services Passation des marchés de services Missions importantes et de longue durée AssignmentMissions importantes et de longue durée Assignment
Exemple: Une ONG exécute une composante ou une sous-composante complète du projet sur plusieurs années
DP SBQP
ÉVALUATIONDEUX ÉTAPES : Évaluation technique (70 ou 100 points) Évaluation financière (30 points)
Lettre d’invitation indiquant les conditions de l’appel d’offres, le système d’évaluation et la procédure de négociation; les caractéristiques générales du projet (Rapport de préévaluation); objet des services + mandat spécifique pour les experts; formulaires de proposition technique (expérience, CV, observations sur la mission, planification du S-E, rapports …); formulaires de proposition financière (commissions de gestion, PTBA...)
CONTRATS Contrat complexe au temps sur la base du PTBA Contrat complexe au temps
Si précédé d’une manifestation d’intérêt, peut être DP avec budget forfaitaire, sélection du moins-disant
71
Passations des marchés de services Passations des marchés de services Missions à court et moyen termeMissions à court et moyen terme
Exemple: Une société d’experts conseils exécute une étude de référence d’une durée de plusieurs mois
DP SBQP
ÉVALUATIONDEUX ÉTAPES : Évaluation technique (70 ou 100 points) Évaluation financière (30 points)
Lettre d’invitation Données générales du projet Objet des services + mandat spécifique pour les experts + produits Formulaires de proposition technique (expérience, CV, observations sur la
mission, planification du S-E, rapports …); Formulaires de proposition financière (commissions de gestion, PTBA)
CONTRATS Contrat complexe au temps Contrat à forfait
Aussi DP fondée sur les qualitications des consultants, sélection du moins-disant, budget forfaitaire
72
Examen par le FIDAExamen par le FIDA
73
Annexe 1: Examen par le FIDAAnnexe 1: Examen par le FIDA
Les clauses contractuelles
Les procédures applicables
Le calendrier du processus de passation des marchés
Le FIDA examine les dispositions concernant la passation des
marchés envisagées dans le plan de passation des marchés afin
d’en vérifier la conformité avec l’accord de financement, et
notamment:
74
Plan de passation des marchésPlan de passation des marchés
Le plan de passation des marchés des 18 premiers mois doit
être convenu lors de la préparation du projet
Le plan de passation des marchés doit comprendre:
Tous les principaux marchés
Les méthodes de passation des marchés proposées
Les procédures d’examen du FIDA s’y rapportant
Il doit être actualisé après l’entrée en vigueur du prêt
75
Examen préalable – fournitures et Examen préalable – fournitures et travauxtravaux
Le dossier de présélection
Le dossier d’appel d’offres (avant que l’appel d’offres soit
lancé)
Le rapport d’évaluation et l’attribution du marché
La modification du marché à la suite de réclamations des
soumisionnaires
Les avenants au marché
L’emprunteur doit demander un avis de non
objection au FIDA pour :
76
Examen a posteriori – fournitures Examen a posteriori – fournitures et travauxet travaux
L’emprunteur doit conserver la documentation concernant la
passation du marché pendant une durée pouvant aller jusqu’à
2 ans à compter de la date de clôture du projet
La documentation doit être communiquée au FIDA sur
demande
Non conformité du marché en cas d’incohérence entre la
passation du marché et le plan de passation des marchés /
l’accord de financement
77
Examen préalable - ConsultantsExamen préalable - Consultants
Le devis estimatif proposé et la DP (y compris la liste restreinte) avant de lancer la demande de propositions
Le rapport d’évaluation technique (conformément aux dispositions de la DP); si le prix est un facteur, l’emprunteur peut ouvrir le pli financier après réception de l’avis de non objection
Pour info: le rapport d’évaluation final (technique + financière combinées) accompagné de l’attribution proposée
Copie des réclamations – le cas échéant – doit être envoyée au FIDA
Si une réclamation conduit l’emprunteur à modifier la recommandation d’attribution du contrat, il doit envoyer celle-ci au FIDA pour avis de NO
Non obj. sur la base de la copie du contrat négocié paraphé avec explication de tout changement apporté au mandat, au personnel, etc.,
Copie du contrat final avant le premier décaissement
L’emprunteur doit demander l’avis de non objection du FIDA pour:
78
Passation des marchés de fournitures et de Passation des marchés de fournitures et de travaux avec participation communautairetravaux avec participation communautaire
79
IntroductionIntroduction
La participation de la communauté à la conception et à
l’exécution est extrêmement souhaitable
La passation des marchés avec participation de la
communauté est une simplification des méthodes
existantes et doit être exposée sommairement dans l’accord
de financement
80
Avantages de la participation Avantages de la participation communautairecommunautaire
Pertinence accrue de l’assistance au projet
Renforcement de l’appropriation communautaire
Contribution à la réduction de la pauvreté
Économie et efficience accrues
Renforcement des capacités et des qualifications au sein de
la communauté et création d’emplois en conséquence
81
Liste de contrôle à utiliser/modifier par les concepteurs du projet pour déterminer si la communauté jouera un rôle constructif et bénéfique, et de quelle façon
Considérations au stade de la Considérations au stade de la conception du projetconception du projet
Dispositif réglementaire de l’emprunteur
Capacité d’organisation Existence ou absence d’organisation communautaire formelle Capacité institutionelle à assumer des responsabilités de gestion des
ressources Homogenéité avec le groupe communautaire bénéficiaire Existence de méthodes assurant la reddition de comptes
Capacité et qualifications techniques
Compétences administratives et comptables
Intermédiaires
Analyse coût-benefice
Contribution de la communauté bénéficiaire82
Quantité et valeur du marchéQuantité et valeur du marché
Une fois que les fournitures, travaux et services connexes
ont été définis, l’estimation de la quantité des fournitures et
de l’importance des travaux et des services est un élément
critique pour la passation du marché
Lorsque les quantités à acquérir sont indéterminées jusqu’à
l’exécution du projet (déterminées par la demande),
l’allocation de fonds du prêt à un “marché indéterminé” est
autorisée
83
Quand les groupes communautaires sont censés agir en tant qu’agent d’exécution mener à bien l’exécution du projet, les facteurs suivants doivent être pris en considération:
Les groupes communautaires en Les groupes communautaires en tant qu’agent d’exécutiontant qu’agent d’exécution
Capacité d’organiaation
Règles de fonctionnement
Responsabilité des dirigeants de groupe
Capacité à recevoir des fonds publics
Capacité à contracter
Règlement des différents
Situation financière
84
MerciMerci