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Démarche d’amélioration continue et Simplification
Virginie Boulanger – MPR - CNRS
Mission Pilotage et Relations avec les délégations régionales et les instituts
Le CNRS
1 Ecole QuaRES 8 septembre 2016 – Virginie Boulanger CNRS
Une organisation déconcentrée
Formation d'auditeur interne du 16 au 19/02/2016 2
La DAC au CNRS
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DÉMARCHE MANAGÉRIALE D'ÉTABLISSEMENT COMPOSÉE DE DEUX VOLETS INDISSOCIABLES: Amélioration continue des processus Valorisation des collaborateurs
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Qu’est-ce que déployer la DAC au CNRS ?
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Mettre en œuvre une méthode et une démarche participative pour : • Questionner nos pratiques, • Anticiper des points de blocage, • Résoudre des problèmes récurrents. Mobiliser, valoriser et développer les compétences
Engager sur le long terme une amélioration continue des processus, les faire vivre pour une organisation plus claire et efficace
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En résumé
Une approche concrète pour prendre du recul et réfléchir ensemble sur nos processus et notre organisation
AMELIORER et SIMPLIFIER
Un soutien stratégique fort de la direction
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Les objectifs de la DAC
o Optimiser l’action de l’administration du CNRS et maintenir la qualité
de service aux unités dans un contexte budgétaire contraint
o Harmoniser et simplifier les processus entre les délégations régionales et les services centraux
o Faire évoluer notre organisation tout en optimisant nos ressources
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Quels en sont les bénéfices ?
La DAC est un levier pour gagner en qualité de vie au travail : o Implication des équipes au travers d’un projet commun o Valorisation des personnes par mise en avant de leurs compétences o Organisation plus claire et logique, o Documentation simplifiée et adaptée, o Traçabilité efficace assurant ainsi une grande fiabilité des informations
La DAC permettra - à terme - de disposer d’une cartographie des processus CNRS.
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De la vision au projet
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Mise en place d’une organisation structurante
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Les principaux leviers du déploiement
1. Pilotage global de la démarche 2. Organisation de la DAC 3. Animation du réseau 4. Evaluation du déploiement 5. Formation et positionnement du cDAC 6. Communication 7. Outil de partage
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1. Pilotage global de la démarche
o Une feuille de route associée à la capacité du CNRS à déployer et pérenniser la démarche
o Elle est structurée en 5 étapes à atteindre pour chaque levier:
1. Structurer : Le cadre et les objectifs de la DAC 2. Traduire : La DAC et l’animation sont en cours de mise en place, 3. Etablir : La DAC est déployée et l’animation est opérationnelle, 4. Progresser : Lancement de nouveaux projets, 5. S’améliorer : Les équipes sont proactives, la DAC est pérenne.
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Tableaux de bord
La DAC se déploie dans toutes les entités du siège et en délégations régionales avec trois niveaux de pilotage :
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Pilotage global CNRS Pilotage entité Pilotage local et opérationnel
Pilotage global CNRS Pilotage entité Pilotage local et opérationnel
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2. L'organisation de la DAC
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ET TOUS LES AGENTS, NOUS SOMMES TOUS LES ACTEURS DE LA DAC
3. Animation du réseau
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o Réseau créé en avril 2015 : une charte formalisée o 1er séminaire du réseau les 28 et 29 septembre 2015 :
« Construisons ensemble l’administration de demain » o 2ème séminaire du réseau prévu les 29 et 30 septembre 2016
64 cDAC
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4. Evaluation du déploiement : Projets
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160 projets
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5. Formation et positionnement du cDAC
o Formations initiales terminées : 6 groupes de juin 2014 à juin 2015
o Missions du cDAC définies : document co-signé par les
cDAC et leur direction
o Valorisation de l’implication du cDAC par les responsables hiérarchiques (dossiers de carrière et promotions par exemple)
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6. Communication
o Communication interne réseau cDAC La mise en place d’un espace collaboratif Sharepoint + accès à un forum de
discussion + une espace projets La mise en place d’un séminaire cDAC (1/an)
o Communication interne CNRS Lettre d'informations DacInfos (parution trimestrielle) Article dans le journal du CNRS
o Communication externe Publications dans des journaux Participation à des séminaires / conférences sur l’amélioration continue
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Exemples d’actions de communication
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DR07
DR15
DR17
Tableaux de management visuel
DacInfos
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7. Outils de partage
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Espace DAC’ORE
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Apports de la DAC
o Formaliser des orientations et des projets: organiser, partager et évaluer leur mise en œuvre. Apporter de la méthode (Action Nationale de Formation); Identifier des pistes d'amélioration (Projets/Initiatives); Décloisonner et construire ensemble (Réseau cDAC); Harmoniser les pratiques (Pilotage national de la DAC); Favoriser l'échange et le partage (DAC Infos et DACorum); Valoriser nos compétences (Formalisation, implication); Porter l'image du CNRS (Communication externe).
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Simplification
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Ici et ailleurs…
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Simplifier…
Rendre quelque chose plus simple, moins complexe, moins difficile ou moins chargé d’éléments accessoires (Le Robert)
Action d'enlever de la complexité, de réduire les difficultés en donnant
plus de cohérence à un ensemble. Supprimer ce qui n'est pas essentiel
(Centre National de Ressources Textuelles et Lexicales)
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Simplifier au niveau de l’Etat
Depuis 2013, un ambitieux programme de simplification des démarches administratives au niveau de l’Etat avec annonce le 28 mars 2013 par le Président de la République d’un « choc de simplification » :
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Simplifier au niveau de l’Etat
o Associer à la définition des besoins et des solutions les administrations centrales et déconcentrées, les entreprises, les collectivités territoriales et les usagers
o Une plate-forme internet collaborative a été ouverte
o Nous avons tous été associés à l'effort de simplification via le site : faire-simple.gouv.fr
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Simplifier au niveau de l’Etat
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http://simplification.modernisation.gouv.fr/
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Simplifier au niveau de l’ESR
Réunion de lancement de la réflexion au MENESR le 23 novembre 2015 - Ouverture par Thierry Mandon
Objectif : améliorer la vie quotidienne des enseignants, des chercheurs, (des fonctions support) et des étudiants La méthode :
• des témoignages concrets, • des données recueillies par une consultation publique (+ de 200
contributions), • des apports des conférences et des principaux partenaires
sociaux du ministère, • des pistes de travail identifiées par quatre groupes de travail
thématiques • et du rapport de l’IGAENR consacré à la simplification
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Les 50 premières mesures de simplification de l’ESR
Thierry Mandon a présenté le 28 avril 2016 les 50 premières mesures de simplification de l’ESR
o Répartition en 4 blocs o J’étudie plus facilement o Ma carrière facilitée o Plus de temps pour mes recherches o Je gère un établissement plus agile
o Chacune des mesures s’accompagnera d’un calendrier précis et validé de mise en œuvre.
o Un bilan en sera effectué dans les six mois.
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http://cache.media.enseignementsup-recherche.gouv.fr/file/Simplification/56/3/dp_simplification_569563.pdf
Simplifier au niveau du CNRS
Au national :
Dématérialisation du visa dans le dossier annuel Dématérialisation du Compte Epargne Temps (Agate) Dématérialisation des feuilles de temps (Tempo)
Dans plusieurs délégations régionales :
Pilotage budgétaire et mutualisation de la gestion financière Gestion des charges communes Réseau des administrateurs d’unités Guichet unique pour les contrats Gestion des contrats de recherche Dématérialisation du processus d’inscription formation
…..
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Simplifier au niveau du CNRS
Projets de simplification transversaux à l’établissement en
cours sur les thèmes :
Facturation interne Réduction du papier Missions
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Merci Avez-vous des
questions ?
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