Dématérialisation des documents - KS2€¦ · Dématérialisation, productivité et sécurité Tendances et perspectives de la dématérialisation Un contexte législatif favorable

Dématérialisation, productivité et sécurité www.ks2.fr

Dématérialisation des documents

Comment passer du papier au format numérique pour

ses documents en toute sécurité ?


AGENDA

˃ Qu’est-ce la dématérialisation ?

˃ Tendances et perspectives

˃ Pourquoi dématérialiser

˃ L’environnement normatif et règlementaire

˃ La gestion des risques

˃ Exemples d’objets et actions dématérialisés

˃ Exemples d’applications

˃ Le projet de dématérialisation


Qu’est-ce la dématérialisation des documents ?

Remplacement des supports physiques par leur équivalent numérique

Usages personnels

Processus d’Entreprises


Qu’est-ce la dématérialisation des documents ?

Met en œuvre de nombreuses applications…

Gestion des processus métier

Reconnaissance optique des caractères

Lecture automatique

BPMCoffre-fort numérique

Workflow

Archivage

OCR, ICR


AGENDA










Tendances et perspectives de la dématérialisation

Un mouvement de fond qui s’accélère

Bulletins de paie (Armées)

CNI Polonaise



Un contexte législatif favorable

Conservation(copie fidèle)

Valeur probatoiredes documents électroniques

Normalisation des niveaux de sécurité

Destruction des orignaux papier

Protection des données



Une révolutions technologiques au service des usages

Traitement d’images

Intelligence artificielle

Reconnaissance intelligente des caractères

Blockchain


AGENDA










Pourquoi dématérialiser?

Gagner du temps, Améliorer sa productivité

Satisfaire et anticiper les exigences futures

Accès immédiat à l’information

Accélération des échanges

Optimisation des processus

Contraintes fournisseurs

Exigences clients

Règlementaire

Développement durable…

Réduction papier + optimisation processus + sobriété numérique


Pourquoi dématérialiser?

Sécurité

Satisfaction des collaborateurs et de clients

Evolution des usages

Dématérialisation répandus dans le cadre personnel

Amélioration de la qualité de service

Maîtrise des processus

Traçabilité

Confidentialité

Disponibilité


AGENDA










Environnement règlementaire et normatif

Environnement règlementaire riche

Directive européenne sur la signature électronique (1999)

Cadre légal de la preuve par écrit (2000)

Loi pour la confiance dans l’économie numérique (2004)

Les réglementations européens e-IDAS + décret 2016-1673

Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD - 2016)

Ordonnances réformant le Code civil (2016)

Loi pour la République Numérique (2016)

Référentiel général de sécurité – RGS- (2005)

Loi informatique et liberté (1978)

2017...


Environnement règlementaire et normatif

Quelques points de repères

« L'écrit sur support électronique à la même force probante que l'écrit que support papier »

« D’ici 2020, toutes les factures entre l’Etat et ses fournisseurs seront dématérialisées »

« Une copie numérique peut bénéficier de la même valeur probante que l’original papier »

L’état définit les différents niveaux de sécurité applicables en fonction des contextes et la présomptions de fiabilité

Il est possible de supprimer les originaux papier après numérisation sous certaines conditions


AGENDA










La gestion des risques

Evaluation des risques

PerteUsurpation

Indisponibilité

Vol

Reniement

Litige



Traitement des risques

Disponibilité

Technique Applicative

Juridique Comportementale

Confidentialité

Contrôles d’accèsConservation

Indentification

Intégrité

Traçabilité

Non-répudiation

Communication

Formation

Processus

La chaine de sécurité



Les enjeux de la sécurité applicative

Authentification

→ Prouver son identité, contrôler les accès

Provenance

→ Authentifier le(s) auteur(s)

Intégrité

→ Prouver la non altération des documents

Traçabilité

→ Suivi du cycle de vie des documents et actions utilisateurs

Confidentialité

→ Information accessible uniquement à ceux dont l'accès est autorisé


AGENDA










Exemples d’objets et actions dématérialisés

Documents papier

Fichier numérique

Signature manuscrite

Signature numérique

Cachet de la poste

Horodatage

Système d’archivage numérique

Coffre fort

Carte d’identité

Certificat numérique

Tiers deconfiances numériques

Etat, huissiers, avocats…



Le tiers de confiance (PSCO)

Usage: « Contribuer à la sécurisation des informations échangées par voie électronique »« Etablir la confiance entre les protagonistes »

PSCOANSSI (RGS) qualifie deux types de PSCO:- PSCE (Certification électronique)- PSHE (Horodatage électronique)


Le certificat électronique Usage: AuthentificationChiffrementSignature…

Contient l’identité et la clé publique de l’entitéCertifié par un tiers de confianceNiveaux de sécurité variables (confiance)

Associé à une clé privée (secrète)

Différents mode de génération et de stockage



L’horodatage

Usage: AuthentificationIntégritéTraçabilitéNon-répudiation

La signature électronique

Usage: IntégritéOpposabilitéTraçabilité


Source de temps fiable, certifiée par un tiers de confiance



Usage: IntégritéPérennitéConfidentialitéDisponibilité (long terme)Traçabilité

Les système d’archivage électroniques (SAE)

Contrats, fiches de paie, brevets…

AFNOR NF Z42-013/020ISO 14721 / 15489Label FNTC

Métadonnées

Titre: ___________Description: ______Créateur: ________Date: ___________Catégorie: _______

Traçabilité

Contrôle d’accès


AGENDA










Exemples d’applications

Contrats

PRODUCTION DES DOCUMENTS

VALIDATION DU CONTRAT

.Tiers de confiance (FNTC)

. Validé ANSSI / RGS

. Signature numérique à valeur probatoire

. HorodatageSIGNATURE ET ARCHIVAGE

Authentification multifacteurs

SignatureSignataires

Rédacteurs

Coffre-fort électronique

Avantages: Pérennité des documentsConfidentialitéTraçabilitéFlexibilité (Signature…)Consultation



Factures fournisseurs

. Collecte des documents

. Signature

. Reconnaissance intelligente des données

. Lecture et contrôle automatique

. Matching

Apprentissage

. Révision

. Correction

. Extraction

. Export

Fourn

isseu

rs

Base Doc

Classement et archivage

Numérisation

COLLECTENUMERISATIONOCR

LAD FACTURESAPPRENTISSAGEEXTRACTIONS

WORKFLOWVALIDATIONINTEGRATION GED

Application métier (ERP)

Intégrationcomptable

. Workflow de traitement des factures

Avantages: Maitrise des processusProductivitéQualité des donnéesAccès immédiat aux donnéesTraçabilité



Workflow de validation (Factures fournisseurs)

Processus LAD

Paiement (ERP)

Trésorerie

Validation achat(direction)

Seuil €

ValidationContrôle de gestion

Archivage

Achats

Contrôle

Lancement du processus

Gestion litige

Juridique

Pré-comptabilisation

Validatiion

Comptabilisation (ERP)

Comptabilité Validation achat

Achats

ERP

Avantages: Fluidité des processusMobilitéAccès immédiat aux donnéesTraçabilité



Dématérialisation des bulletins de paie

Edition des bulletins de paie Gestion doc RH



GED RH

Acceptation BPE

Refus BPE

Copie

Salariés

Avantages: ProductivitéCoûts (entreprise)Satisfaction (salariés)


AGENDA










Le projet

Les points clé

Finalités et objectifs→ Définir la finalité, les différents objectifs à atteindre

Périmètre→ Définir clairement le périmètre technique et fonctionnel→ Anticiper les étapes du cycle de vie des documents

Risque→ Analyser les risques techniques et juridiques→ Un audit juridique peut s’avérer nécessaire

Documentation→ Intégrer la documentation des processus dans le CDC

Sécurité→ La gestion de la sécurité est à intégrer à chaque étape du projet

Dématérialisation, productivité et sécurité

Merci

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