Dématérialisation des factures du Secteur Public · PDF file(mis à disposition du service comptable pour traitement) Mise en paiement HELIOS Le mandat lié à la facture a été

Dématérialisation des factures du Secteur Public

RencontreEditeurs de solutions informatiques à destination du

secteur public local

16 mars 2015

Ordre du jour

1. Présentation d’ensemble du projet CPP 2017

A. Contexte et origine du projet

B. La concertation à chaque étape du projet

C. Le périmètre de l’ordonnance

2. Calendrier

3. Principes et vue d’ensemble de la solution mutualisée CPP-2017

4.Les points structurants des spécifications externes pour les collectivités locales

5.Les points structurants des spécifications externes pour les fournisseurs des collectivités locales

6. Prochaines étapes

3

� La loi habilitant le gouvernement à simplifier et sécuriser la vie des entreprises a été publiée au JO du 3 janvier 2014.

� L’article 22 donne un délai de 6 mois au gouvernement pour prendre l’ordonnance.

1

A

Présentation d’ensemble du projet CPP 2017 Contexte et origine du projet

4

1

B

Présentation d’ensemble du projet CPP 2017 La mise en place d’une démarche de concertation progressivement élargie

Acteurs

Objectifs

Points de sortie

• Organismes représentatifs des entreprises

• Représentants du secteur public local et des établissements publics nationaux

• Forum national de la facturation électronique (entreprises)

• Structure Nationale Partenariale (collectivités)

• Représentants des EPN• Editeurs

• Forum national de la facturation électronique (entreprises)

• Structure Nationale Partenariale (collectivités)

• Représentants des EPN• Ministères• Editeurs

• Définir la trajectoire de l’obligation réglementaire

• Confirmer le périmètre de l’obligation réglementaire

• Partager les spécifications externes de la solution mutualisée CPP 2017

• Partager sur le contenu de la conception de la solution mutualisée CPP 2017

• Périmètre de l’obligation : ensemble des entreprises

• Echéancier progressif par catégorie d’entreprise

• Recours à une solution mutualisée pour l’ensemble des acteurs

• Définition des formats acceptés en entrée et en sortie de la solution mutualisée

• Définition des statuts remontées dans le cadre du cycle de vie

• Les spécifications d’interface des API

• La qualification des flux et des API• Les protocoles de raccordements• La gestion des identités

• Conception fonctionnelle et technique

Concertation préalable Concertation sur les spécifications externes Poursuite de la concertation

27 juin 2014

Publication de l’ordonnance

Fin Juin 2015

Publication des spécifications externes

1er janvier 2017

Entrée en vigueur progressive de

l’obligation

5

Consécutivement à la Loi du 3 janvier 2014 habilitant le gouvernement à simplifier et sécuriser la vie des entreprises. L’ordonnance du 26 juin 2014 définit le cadre de

développement de la facturation électronique

1

A

Présentation d’ensemble du projet CPP 2017 Le périmètre de l’ordonnance

� L’ordonnance du 26 juin définit le calendrier visant à rendre obligatoire la facturation électronique pour les émetteurs de factures à destination de l’Etat, des collectivités locales et de leurs établissements publics respectifs :

� En sus de l’obligation d’émettre, l’obligation de réception concerne toutes les entités de l’Etat depuis 2012, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics respectifs au 1er janvier 2017.

� Une solution technique mutualisée (CPP 2017) permettant le dépôt, la réception et la transmission des factures électroniques, sera mise gratuitement à disposition des fournisseurs. Sa construction est confiée à l’AIFE qui assure l’urbanisation du Système d’Information Financière de l’Etat (SIFE).

� Cette solution mutualisée remplacera l’outil Chorus factures utilisé par les fournisseurs de l’Etat.

Les PME Les micro-entreprises

6

Ordre du jour


2. Calendrier

3. Vue d’ensemble de la solution

4. Les points structurants des spécifications externes pour les collectivités locales



7

2 Calendrier du projet

8

Ordre du jour


2. Calendrier


A. Principes de la solution mutualisée

B. Vue d’ensemble de la solution mutualisée

C. Périmètre couvert par la version pour appel à commentaire des spécifications externes

4.Les points structurants des spécifications externes pour les collectivités locales



9

13

APrincipes généraux de la solution mutualisée

1

� Mode Portail* : dépôt ou saisie� Mode EDI : transmission de flux au format structuré ou mixte (selon les

formats définis lors de la concertation) � Mode Service* : dépôt, saisie ou transmission

2� Mode Portail (visualisation et téléchargement)� Mode EDI (injection automatique du flux et visualisation de la facture via une

feuille de style) � Mode Service (dépôt, saisie ou transmission)

3

� Le flux pivot est identique quel que soit l’émetteur, le format de transmission et le destinataire.

� Ce flux contient les données permettant la création d’un mandat ou d’une demande de paiement, la facture sous forme de pièce jointe ainsi que, le cas échéant, les pièces justificatives complémentaires transmises par le remettant au format d’origine

� Le choix de la modalité d’émission et de réception sont indépendants

L’émetteur de facture choisit son mode d’émission

Le récepteur de facture choisit son mode de réception

La solution mutualisée facilite la réception de facture en proposant un flux pivot unique

* Non disponible pour les collectivités locales qui dispose de l’offre de service PES Factures ASAP de la DGFiP

10

13

Vue d’ensemble de la solution mutualiséeB

11

1Le périmètre couvert par la version pour appel à commentaire des spécifications externes

Périmètre couvert par la VF des spécifications externes

Périmètre couvert dans la version pour appel à commentaire des

spécifications externes

� Le périmètre de la solution mutualisée (émetteurs et récepteurs)

� Les modalités d’identification des acteurs

� L’offre de service à destination des émetteurs et des récepteurs de factures

� Le cycle de vie de la facture

� Les contrôles effectués par la solution mutualisée

� Les flux sémantiques pris en charge par la solution mutualisée-CPP 2017

� Les formats syntaxiques pris en charge par la solution mutualisée-CPP 2017

� L’offre de service et les spécifications en matière d’API

� La qualification des flux et des API

� Les protocoles de raccordement

Fin Février Fin Juin

+

3

C

12

Ordre du jour


2. Calendrier

3. Vue d’ensemble de la solution


A. La mise à disposition d’un format pivot

B. La remontée du flux cycle de vie

C. L’offre de service de la solution mutualisée

D. L’assistance

E. L’émission de factures

5. Les points structurants des spécifications externes pour les fournisseurs des collectivités locales


13

� Les données de facturation sont acheminées aux destinataires sur la base d’un flux établi sur un format dit « format pivot »

� Ces données de facturation sont extraites des documents de facturation émis par les fournisseurs sur la base de différents formats

� Ces formats d’entrée sont retraités pour constituer le flux pivot contenant un jeu de données minimal permettant d’initier le processus de mise en paiement par la COLLOC

� Le format pivot repose sur la structuration syntaxique du Protocole d’Echange Standard (PES)

A

La mise à disposition d’un flux pivot pour la réception des factures

4

14

1La mise à disposition d’un flux pivot pour la réception des factures

• Mode EDI (1) : réception par flux par l’intermédiaire du SE DGFiP et d’un tiers de télétransmission

• Mode Service (2) : accès aux factures de l’Espace factures de la collectivité via des API (possibilité de télécharger les données du flux pivot)

• Mode Portail (3) : accès aux factures de l’Espace factures de la collectivité via le PIGP(possibilité de télécharger les données du flux pivot)

4

A

15

La remontée du cycle de vie4

� Les statuts du cycle de vie émis par le SI comptable Helios et par les collectivités (mode EDI, Portail ou Service) sont les suivants:

StatutProducteur du

statutElément déclencheur

Rejetée par l’ordonnateur

(selon les situations)

�Mode EDI : SI Financier COLLOC

�Mode Portail ou Service: Espace facture

�La facture est rejetée par le service destinataire de la facture (ex: erreur de destinataire, données de facturation erronées, etc.)

Suspendue(selon les situations)


�Mode Portail ou Service : Espace facture

�Le traitement de la facture peut être suspendu lorsqu’ une ou plusieurs pièces justificatives sont manquantes

Service fait(statut optionnel)


�Mode Portail ou Service : Espace facture

�Le service-fait a été certifié et l’ordonnateur peut désormais procéder à la liquidation et au mandatement

Mandatée(statut optionnel)


�Mode Portail ou Service: Espace facture

�Le mandat a été crée et traité par l’ordonnateur et peut désormais être transmis au comptable pour prise en charge

Reçue par le comptable

�HELIOS

�Le mandat a été crée par le service ordonnateur et intégré par HELIOS (mis à disposition du service comptable pour traitement)

Mise en paiement

�HELIOS�Le mandat lié à la facture a été

validé par le payeur et comptabilisé

Un rejet lié à une erreur sur les données d’acheminement (SIRET destinataire) est remonté via un code statut spécifique pour que le fournisseur bénéficie du recyclage des données de facturation.

Cette fonctionnalité permet au fournisseur d’effectuer une nouvelle émission tout en conservant le numéro de la facture initialement transmise.

B

16

BLa remontée du cycle de vie

4

� Le référentiel du flux R1 (flux issu des SI des récepteurs de factures) et le référentiel du flux R2 (flux émis par la solution mutualisée-CPP2017 vers les SI émetteurs) sont similaires

17

C

L’offre de service de la solution mutualisée (dont focus sur l’offre disponible en mode service)

4

� L’offre de service pour les collectivités – réception de factures

� L’offre de service pour les collectivités – émission de factures

18

1L’assistance de la solution mutualisée

� Le module d’assistance de la solution mutualisée permet de répondre à l’ensemble des questions posées par les émetteurs et récepteurs de factures :

� Les émetteurs et récepteurs de factures peuvent également accéder à une base de connaissance par l’intermédiaire d’un assistant virtuel afin d’obtenir des réponses aux questions les plus fréquemment posées.

• Principe : • Les émetteurs peuvent solliciter l’assistance de la solution mutualisée-CPP 2017 suite à des

difficultés techniques ou applicatives. • Les récepteurs peuvent solliciter l’assistance de la solution mutualisée-CPP 2017 suite à des

difficultés techniques ou applicatives. Les récepteurs de factures (EPN et collectivités locales), au travers de leur Espace Facture, pourront suivre l’ensemble des sollicitations les concernant.

• Modalité : Chaque sollicitation est matérialisée par un « ticket » via un formulaire de demande d’assistance en précisant les informations requises pour le traitement de sa demande (ex. numéro de facture). Des pièces jointes peuvent y être ajoutées (ex. capture d’écran).

• Suivi : La traçabilité des sollicitations est assurée tout le long du processus de traitement.

4

D

19

� Les collectivités locales disposent de l’offre de service PES_FactureASAP de la DGFiP qui leur permet d’émettre leurs factures (titres de recette) à la solution mutualisée via Helios.

� Les collectivités locales ont la possibilité de consulter les factures qu’elles ont émises sur l’Espace factures.

• Mode EDI : échanges d'informations par flux via un tiers de télétransmission.

1L’émission de factures4

E

20

� L’émission de documents de facturation par les collectivités locales s’appuiera sur :

� L’envoi d’un flux PES Facture ASAP à HELIOS pour l’ensemble des documents émis qu’ils soient à destination de la sphère publique comme de la sphère privée ;

� L’édition et l’envoi des ASAP par le centre éditique de la DGFiP pour les documents adressés à des destinataires privés ;

� L’envoi dématérialisé à la solution mutualisée pour les documents adressés à des destinataires publics.

� L’allotissement des factures émises pourra s’effectuer à partir d’une API permettant d’interroger le référentiel des destinataires de la solution mutualisée.

L’émission de factures4

E

21

Ordre du jour


2. Calendrier




A. L’identification

B. Les modalités de transmission de factures

C. La consultation des factures

D. La mise à disposition de l’annuaire des destinataires de factures

E. Schéma global des flux

F. Eléments différenciant les flux acceptés

G. La correspondances entre les formats syntaxiques et les flux sémantiques

H. Référentiel des données sémantiques portées par les flux


22

15

Les principes d’identificationA

� Les principes et modalités d’identification pour les émetteurs et les récepteurs sont les suivants :

Pour les émetteurs de factures, cette identification repose sur trois éléments : • Le code pays,• Le type d’identifiant,• L’identifiant.

Le type d’identifiant pour les émetteurs repose sur :

Siège social Type d’identifiant

France SIRET

UE (hors France) N° de TVA intracommunautaire

Extracommunautaire (hors UE et hors France)

Code pays + 16 premiers caractères de la raison sociale

Polynésie Française N° Tahiti

Nouvelle Calédonie RIDET

Principe: chaque émetteur ou récepteur de facture est identifié de manière unique dans la solution mutualisée-CPP 2017, quelles que soient les modalités de transmission.Les fournisseurs privés accèdent à un espace appelé « Espace Fournisseur » et les émetteurs et récepteurs publics à un espace appelé « Espace Facture ».

Nb: Pour les récepteurs de factures, l’identification repose sur le SIRET.

24

1Les modalités de transmission de factures

• Mode EDI (1 et 2) : échanges d'informations par flux en raccordement direct (1) ou via un opérateur de dématérialisation (2).

• Mode Portail (3) : accès à la solution mutualisée au travers d’un portail dédié.

• Mode Service (4) : accès aux fonctionnalités du portail dédié au travers d’un portail fournisseur déjà existant. Toutes les fonctionnalités du portail dédié sont intégrées par l’intermédiaire d’API. Le fournisseur client d’un portail tiers existant continue à bénéficier des fonctionnalités mises en œuvre dans ces portails tiers en sus du dépôt de facture.

B

5

25

� Les principaux critères de recherche sont les suivants:

1Deux modalités de consultation des factures

• Mode Service (1) : accès aux factures via des API

• Mode Portail (2) : accès aux factures de directement sur le Portail

• Numéro de facture • Période de transmission par le fournisseur (Date de début / date de fin) • Raison sociale fournisseur • Statut de la facture • Montant à payer (plage)

• Période de mise à disposition du destinataire (date de début / date de fin)• SIRET émetteur • Code service du destinataire de la facture• Référence au marché ou au bon de commande • Type de facture (acompte, avoir, solde) • Facture téléchargée (oui/non) • Compte utilisateur ayant téléchargé la facture • Mode de remise de la facture (flux, dépôt, saisie) • Pièce(s)-jointe(s) associée(s) (oui/non) • Type de pièce jointe associée

� Des critères avancés seront aussi disponible

NB: un fournisseur raccordé en EDI peut aussi rechercher ses factures émises et archivées sur son Espace fournisseur en mode Service ou en mode Portail.

C

5

26

1La mise à disposition de l’annuaire des entités destinatrices de factures

• Principe : l’annuaire des entités destinatrices de factures est mis à jour automatiquement et prend en compte les changements institutionnels (fusion de villes, métropoles, etc.)

• Accès : en mode Portail et en mode service (API)

• Fonctionnalités offertes :

� Déterminer, à partir d’un SIRET si les factures de l’établissement relèvent de la solution mutualisée-CPP 2017, et d’obtenir en retour, pour ce destinataire: La raison sociale et les coordonnées du destinataire

� Déterminer le caractère obligatoire de la mention sur chaque facture du code service et / ou de l’engagement

� Connaitre les statuts qui seront envoyés par le destinataire dans le cadre du cycle de vie

D

5

27

E

Les formats sémantiques acceptés en entrée de CPP Schéma global

� Le schéma ci-dessous présente les caractéristiques des formats acceptées par la solution mutualisée :

Flux émis par les émetteurs Flux reçus par les récepteurs

Flux structuré facture (E1, E3A1, E3A2, E4)

Flux pivot (unique pour tous les récepteurs et transparent pour les émetteurs)

Flux émis en direction des émetteurs

Flux cycle de vie •R1: émis depuis les SI des récepteurs de factures vers la solution mutualisée •R2: émis depuis la solution mutualisée vers les SI des émetteurs de factures

Flux mixte facture (E2, E3B1 et E3B2)

5

28

F

Flux en émission de facture Flux en réception de

facture

Flux retour en réception et émission de

factures

Flux structuré facture (dont facture ASAP)

Flux mixte facture Flux pivot Flux cycle de vie

Données XML nécessaires à la constitution du flux pivot

OUI OUI OUI

Données XML représentant l’intégralité de la facture OUI

Pièce jointe de type « Facture » Oui OUI

Pièce jointe de type « autre » Facultatif Facultatif Facultatif

Données XML nécessaires à la remontée des statuts (code statut, horodatage, identifiant émetteur)

Oui

Eléments différenciant des flux acceptés

R2S R1E3A1 E3A2E1 E3B1 E3B2E2E4

5

29

G

* Il est possible de ne pas implémenter le flux retour tout en bénéficiant des flux d’acquittement. La consultation des statuts du cycle de vie s’effectue alors sur l’Espace Factures en mode Portail.

Référentiels sémantiquesFormats syntaxiques

applicables

Emetteurs de factures

Flux structuré facture • UBL Invoice

• CII

Flux structuré PES facture ASAP • PES_Factures ASAP

Flux structuré facture ASAP • UBL Invoice ASAP

Flux structuré PES_Facture • PES_Factures

• Flux mixte facture • UBL Invoice minimal

Flux mixte facture ASAP • UBL Invoice Minimal ASAP

Flux mixte facture ASAP • CPP PES_Factures Mixte

Flux retour SI émetteurs • CPP PES_FacturesStatut

Récepteurs de factures Flux pivot • CPP PES_Pivot

Flux retour SI récepteurs *• CPP PES_FacturesStatut

• AIFE_statut

R2

� Le tableau ci-dessous présente la correspondance entre les référentiels sémantiques et les formats syntaxiques applicables aux acteurs émetteurs et récepteurs de factures :

S

R1

Correspondance entre les formats syntaxique et sémantique

E3B1

E3B2

E3A2

E3A1

E1

E2

E4

5

30

H

Référentiel de données génériques portées par les flux (1/4)

� Référentiel des données génériques obligatoires (0) ou facultatif (F) pour chaque flux

Entité

Flux

structuré

facture (E1)

Flux mixte

facture (E2)

Flux

structuré

PES facture

ASAP (E3A1)

Flux

structuré

facture ASAP

(E3A2)

Flux mixte

titre facture

(E3B1)

Flux mixte

facture

(E3B2)

Flux

structuré

PES_Facture

(E4)

flux Pivot (S)Flux cycle de

vie (R1)

Flux cycle de

vie (R2)

Généralités O O O O O O O O

Type O O O O O O O O

Cadre (mode de facturation) O O O O O O

Identifiant (numéro) O O O O O O O O

Date de facturation O O O O O O O O

Date de réception O

Début période F F

Fin période F F

Description période F F

Devise O F O F F O

Identifiant facture Origine F F F F F F

Montant Hors Taxe O O O O O O O O

Montant Taxe O O

Montant T.T.C. O O O O O O O O

Montant Remise F F

Montant à déduire F F

Montant à payer O O O O O O

Note F F F F

Identifiant numérisation F F

Remises F F

Motif F F

Montant remise O O

Récapitulatif Taxes F F F F F F F F

Type Taxe O F O F

Montant Base O O O O O O O O

Taux O O O O O O O O

Montant taxe O O F O O O F O

Exonération F F

Engagement F F F F F F O F

Numéro de contrat F F

Numéro de marché F F F F F F

Numéro de commande F F F F F F F F

Date d'Effet F F

5

31


� Référentiel des données génériques obligatoires (0) ou facultatif (F) pour chaque flux

Entité

Flux

structuré

facture (E1)

Flux mixte

facture (E2)

Flux

structuré

PES facture

ASAP (E3A1)

Flux

structuré

facture

ASAP

(E3A2)

Flux mixte

titre facture

(E3B1)

Flux mixte

facture

(E3B2)

Flux

structuré

PES_Facture

(E4)

flux Pivot (S)Flux cycle de

vie (R1)

Flux cycle de

vie (R2)

Fournisseur O O O O O O O O O O

Code pays O F F F O O O F

Typage identifiant O F F F O O O F

Identifiant O O O O O O O O O O

Nom (raison sociale) O O O O O O O O O O

Code service F

Nom service F

Identifiant TVA F F F F

Régime TVA F F

Données

commerciales Nom CommercialF

F

Ligne Adresse Commerciale F F

Code Postal Commercial F F

Commune Commercial F F

Code Pays Commercial F F

Données contact Nom Contact F F

Téléphone Contact F F F F

Télécopie Contact F F

Courriel Contact F F

Données légales Adresse legale O O O O

Code Postal Légal O F O F

Commune Légal O F O F

Nom signataire O F

Qualité signataire O F

Note F F

Débiteur O O O O O O O O O O

Typage identifiant O

Identifiant O O O O O O O O O O

Nom (raison sociale) F F F F F F F F F F

Code Service F F F F F F F F F F

Nom Service F F F F F F F F F F

Données légales Code Pays Légal O F O O

Ligne Adresse Légale F F F F

Code Postal Légal F F F F

Nom Commune Légal F F F F

H

5

32


Entité

Flux

structuré

facture (E1)

Flux mixte

facture (E2)

Flux

structuré

PES facture

ASAP

(E3A1)

Flux

structuré

facture

ASAP

(E3A2)

Flux mixte

titre facture

(E3B1)

Flux mixte

facture

(E3B2)

Flux

structuré

PES_Facture

(E4)

flux Pivot

(S)

Flux cycle

de vie (R1)

Flux cycle

de vie (R2)

Ligne O F O O F F O F

Numéro O O O O O O O O

Type F F

Sous-type F F

Site Livraison F F F F

Description F F F F

Ref produit F F F F F F F F

Nom Article F F F F

Date Livraison F F F F

Quantité facturé O O O O O O O O

Unité livraison F F F F

Prix unitaire O O O O O O O O

Montant base F F F F

Montant Remise F F F F

Montant HT O O O O O O O O

Taux de TVA O O O O O O O O

Complément F F F

Paiement O F O O F F O F

Date échéance O O O O

Modalité O O O O

Type référence bancaire F F F F F

Id.compte bancaire F F F F F F F F

Id. établissement bancaire F F F F F F F F

Notes F F F F

Valideur F F

Code pays O O

Typage Identifiant O O

Identifiant O O

Nom (raison sociale) O O

Données de

contact Nom Contact F

Téléphone Contact F

Télécopie Contact F

Courriel Contact F

Données légales Adresse légale F

Code Postal F

Commune F

H

5

33


Entité

Flux structuré

facture (E1)

Flux mixte

facture (E2)

Flux structuré

PES facture

ASAP (E3A1)

Flux structuré

facture PES

(E3A2)

Flux mixte

titre facture

(E3B1)

Flux mixte

facture

(E3B2)

Flux

structuré

PES_Facture

(E4)

flux Pivot

(S)

Flux cycle de

vie (R1)

Flux cycle de

vie (R2)

Encaisseur F

Code Pays O

Typage Identifiant O

Identifiant O

Nom (raison sociale) O

Données de contactNom Contact F

Téléphone F

Courriel F

Données légales Adresse F

Code Postal F

Commune F

Site de livraison F F

Identifiant O O

Nom O O

Données d'adresseAdresse F

F

Code postal F F

Commune F F

Code Pays Adresse F F

Pièce-jointe F O F F O O F O

Identifiant unique (URI) F

Type PJ O O O O O O O O

Nom PJ O O O O O O O O

Format PJ (Mime type) O O O O O O O O

Contenu F O F F O O F F

Statut O O

Code statut O O

Horodatage O O

Libellé F F

Complément libellé F F

Identifiant Facture O O

Identifiant facture de l'émetteur O O

Identifiant facture du récepteur

(ref. mandat / DP) F F

Commentaire F F

Texte commentaire F F

Routage O F

Identifiant producteur O F

Identifiant émetteur O F

Identifiant récepteur O F

H

5

34

Ordre du jour


2. Calendrier





35

Prochaines étapes

� L’appel aux commentaires reste ouvert jusqu’au 20 mars

� Une version des spécifications externes amendée des commentaires sera transmise début avril. Cette version comportera des compléments qui porteront notamment sur :

� Les modalités éventuelles d’intégration de flux mixtes additionnels ,

� Les objets et services disponibles en mode API,

� Les principes de qualification (flux et mode API).

� La version définitive des spécifications externes (comportant les spécifications d’interface des API) sera publiée début juin.

6

Documents

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