Doc-it-Easy

Importation dans Briljant

www.wolterskluwer.be/business-software

Doc-it-Easy

1

Doc-it-Easy

2

Informations utiles

Service Center, professionals @ your service

1-2-3 Support Vous pouvez enregistrer directement votre question ou problème 24h sur 24 à partir de notre portail 1-2-3 Support sur www.wolterskluwer.be/business-software/fr. Votre demande de support se trouve alors directement dans notre système d’enregistrement et est traitée First in First out par les collaborateurs du Service Desk. Vous pouvez ensuite suivre en ligne (la progressions de) toutes vos demandes de support auprès de Wolters Kluwer pour tous vos produits.

• Allez vers www.wolterskluwer.be/business-software/fr. • Cliquez en haut à droite sur Login, remplissez votre numéro de client et votre mot de passe

et cliquez sur Connecter. • Cliquez sur le lien 1-2-3 Support au milieu de la page et ensuite sur Enregistrez ici votre

demande de support sous le point 3. Demander de l’aide. • Répondez aux questions, complétez vos données et cliquez sur Envoyer. • Vous recevez immédiatement à l’écran, la confirmation que nous avons bien reçu votre

demande de support et un de nos collaborateurs vous contacte.

MyFAQ Via MyFAQ sur le portail client MyServices de www.wolterskluwer.be/business-software/fr, vous pouvez trouver une réponse aux questions les plus fréquemment posées des logiciels que vous utilisez couramment. Vous accédez à MyServices en introduisant votre numéro de client et votre mot de passe à la première page de notre site (en haut à droite) et en cliquant ensuite sur la flèche bleue. MyServices vous donne également accès à d'autres services personnalisés en ligne:

• MyInfo: vérifiez, complétez ou modifiez votre adresse ou vos contacts. • MyContact: envoyez-nous une demande d’assistance, une question commerciale ou

administrative. • 1-2-3 Support: connectez-vous pour chercher rapidement de l’aide et/ou enregistrer votre

demande d’assistance (voir ci-dessus).

Qfor Wolters Kluwer est labellisé Qfor. Qfor est un modèle de qualité spécialement adapté aux organismes de formation et de consultance et aux fournisseurs d'autres services knowledge based. Le modèle est le résultat d'une collaboration entre différents pays européens. Il est appliqué en Belgique sous le contrôle de l'ASBL Comité de Surveillance. Plus d’info sur www.qfor.org.

Doc-it-Easy

3

Table des matières

INFORMATIONS UTILES ................................................................................................................................. 2

TABLE DES MATIÈRES .................................................................................................................................... 3

DOC-IT-EASY IMPORTATION ........................................................................................................................ 4

MONITORING ....................................................................................................................................................... 4

IMPORTATION UBL .............................................................................................................................................. 6

Briljant ............................................................................................................................................................ 6

Paramétrage dans la Gestion centrale des dossiers ........................................................................................................ 6

Lecture Achats par UBL (nouvelle méthode) ................................................................................................................ 7

Lecture Achats et Ventes par UBL par l'assistant UBL Import ..................................................................................... 8

Doc-it-Easy

4

Doc-it-Easy importation

Une installation a été effectuée chez vous afin de pouvoir importer vos documents de Doc-it-Easy dans votre logiciel comptable. Cette installation comprend :

- Un adaptateur sur le serveur - Un monitoring sur un poste de travail

Grâce au monitoring, les documents pour tous les dossiers liés sont téléchargés sur votre serveur. Les documents sont sauvegardés sous forme de fichiers UBL sous le répertoire cloudbox sous le répertoire sous-jacent kluwerdata sur le serveur. Les documents peuvent ensuite être lus dans votre logiciel de comptabilité par l'importation UBL.

Monitoring

En bas à droite de votre écran, vous pouvez activer l'icône du monitoring.

Cliquez sur l'icône indiquée ci-dessus pour lancer le monitoring et vous obtenez un aperçu des documents téléchargés.

Attention : Pour télécharger les documents, le poste de travail sur lequel le monitoring a été installé doit être allumé.

Info : En ce qui concerne les clients, les UBL ne peuvent être utilisés que vers les entreprises avec un numéro d''entreprise valide. Pour l'importation dans la comptabilité, ceci est toutefois étendu à tous les documents d'achat et de vente.

Doc-it-Easy

5

Si vous fermez cette fenêtre en cliquant sur la croix, le monitoring fonctionnera de façon continue et téléchargera immédiatement tous les documents.

Si vous fermez cette fenêtre par file – exit, le monitoring est fermé et il sera relancé sur demande, tel que décrit ci-dessus. Vous trouvez les fichiers téléchargés sous le répertoire \kluwerdata\Cloudbox sur le serveur. Un répertoire est créé par dossier. Un sous-répertoire distinct est créé par type de document.

Doc-it-Easy

6

Importation UBL

Une fois les documents sauvegardés dans votre répertoire Kluwerdata, ils peuvent être lus dans votre logiciel comptable.

Briljant

Paramétrage dans la Gestion centrale des dossiers

Dans la Gestion centrale des dossiers vous devez, pour chaque dossier dans lequel vous souhaitez utiliser l'importation UBL, cocher le champ Importation des factures dans l'onglet Gestion pour UBL et mettre le champ Importer vers sur Briljant Account.

Doc-it-Easy

7

Lecture Achats par UBL (nouvelle méthode)

Depuis la version 400, les factures d'achat peuvent être lues par

Encoder – Factures d'achat

Dans l'en-tête, vous pouvez opter par un clic droit de la souris ou par CTRL-F7 pour la lecture des factures électroniques et ensuite sélectionner le répertoire où ont été sauvegardés les fichiers UBL pour les achats.

Doc-it-Easy

8

Lecture Achats et Ventes par UBL par l'assistant UBL Import

Pour l'importation des documents d'achat et de vente, vous allez dans Briljant Account vers

Outils, Lecture, UBL

Emplacement du fichier L'assistant vous montre d'abord un écran de bienvenue. Après avoir cliqué sur Suivant, l'écran est affiché où vous sélectionnez l'emplacement du fichier UBL. Soit vous sélectionnez un répertoire complet (option Emplacement de fichier): tous les fichiers UBL qui se trouvent sous ce répertoire sont importés. Soit vous choisissez un fichier unique.

Journaux

L'écran suivant vous permet de déterminer l'exercice, la période comptable, la période TVA et les journaux dans lesquels vous voulez comptabiliser. L'assistant propose l'exercice en cours et la période comptable en cours (vous ne pouvez sélectionner que les exercices ‘non clôturés’). Faites attention: Le code exercice n'est pas repris comme Année. L'assistant propose la date de fin comme exercice.

Doc-it-Easy

9

Par défaut, l'assistant propose les journaux configurés par défaut dans Briljant Account par Paramètres, Comptabilité, onglet Journaux. Vous pouvez adapter ces paramètres. Vous pouvez choisir l'option Traitement en groupe. Ceci vous permet de ne pas devoir confirmer à chaque fois dans l'écran de confirmation mais de faire transférer directement tous les documents (= les documents sans avertissements ou erreurs).

Lorsque vous importer un répertoire avec plusieurs documents, vous devez en être certain que tous ces documents peuvent être transférés avec ces paramètres. Les choix que vous faites dans cet écran sont en effet définitifs une fois que vous démarrez le traitement.

Doc-it-Easy

10

Déplacer fichiers A l'écran suivant, vous pouvez déterminer ce que vous voulez faire des fichiers UBL traités. Il y a une distinction entre la lecture en cas de succès et la lecture en cas d'erreurs. Aussi bien lorsque le traitement s'est déroulé avec succès que lorsqu'une erreur s'est produite, vous pouvez choisir entre l'option de déplacer les fichiers ou de les laisser. En cas de traitement avec succès, vous avez aussi la possibilité de supprimer les fichiers.

Si vous êtes sûr de vos paramètres, choisissez Suivant. Vous accédez alors à un écran suivant Lancer traitement où vous confirmez en cliquant sur Lancer traitement. Si vous importez un fichier dont le client/fournisseur n'existe pas encore dans Briljant Account ou dont le numéro d'entreprise ou le nom et l'adresse n'ont pas été trouvés, vous obtenez un aperçu des clients/fournisseurs qui existent déjà dans Briljant Account et vous devez choisir entre Créer nouveau client /fournisseur et Lien (pour lier à un client/fournisseur existant).

Doc-it-Easy

11

Vous accédez ensuite à l'écran de traitement du document où vous pouvez confirmer.

Doc-it-Easy

12

Ecran de traitement du document Si vous n'avez pas coché l'option Traitement en groupe, l'assistant vous demandera une confirmation pour chaque document. Dans l'écran de traitement du document, vous pouvez encore faire quelques ajustements avant de transférer le document vers les achats/ventes de Briljant Account. Vous obtenez aussi un aperçu de la facture ou note de crédit en question.

• Champs modifiables dans les achats: date, date d'échéance, votre référence, notre référence, VCS, cours (uniquement pour devises étrangères), compte général, VatCode, pourcentage TVA et grille TVA (dépend du compte général).

• L'option Comptabiliser NC en positif apparaît lors d'un achat à côté du champ Type de

document si vous importez une note de crédit d'achat.

• Champs modifiables dans les ventes: date, date d'échéance, votre référence, notre référence, VCS, cours (uniquement pour devises étrangères), compte général, VatCode et TVA.

Les erreurs et avertissements éventuels apparaissent dans un cadre en bas à l'écran.

Si vous cliquez sur Annuler lors de l'importation d'un répertoire avec plusieurs documents, l'importation du document en cours sera annulée mais aussi tous les documents suivants de la sélection. Les documents déjà confirmés le reste et auront été transférés vers Briljant Account. Utilisez de préférence le traitement en batch pour éviter ceci.

Si l'exemple d'impression (format PDF) est ouvert par-dessus l'écran de traitement du document

au lieu d'à côté de l'écran de traitement du document, vous obtenez lors du transfert vers Briljant Account, le message sur le rapport de statut que le PDF est déjà utilisé par une autre application. Le document sera repris dans Briljant Account mais si vous choisissez Ouvrir annexe dans l'encodage des achats/ventes, il y aura à nouveau une erreur. Vous devez donc définir les paramètres suivants dans Adobe Reader: Sélectionnez Modifier (Edit) – Préférences (Preferences) - Internet, sélectionnez Afficher PDF dans le navigateur (Display PDF in browser) et cliquez OK. Si vous travaillez avec la version XI d'Adobe Reader, vous devez suivre le chemin suivant: Sélectionnez Modifier (Edit) – Préférences (Preferences) – Internet, cliquez sur le lien configurer votre navigateur afin d'afficher les documents PDF dans un produit Adobe. Vous y trouverez des instructions sur la façon de configurer votre navigateur.

Doc-it-Easy

13

Rapport de statut Après avoir fermé l'écran de traitement en confirmant ou en annulant, le dernier écran de l'assistant UBL apparaît. Vous pouvez demander ici le rapport de statut en cliquant sur le bouton Imprimer rapport. Il est affiché ici combien de documents ont été importés et combien de documents d'achat et/ou de vente ont été importés avec succès. Les erreurs et/ou avertissements éventuels sont également imprimés.

Vous pouvez appeler, consulter, supprimer, imprimer,… les documents importés e.a. par le menu Journaux, Achats/Ventes dans Briljant Account. Si vous appelez un document importé dans l'encodage des achats et des ventes, vous avez la possibilité d'ouvrir l'annexe par le bouton Documents ou par Ctrl + Shift + D. Tous les documents importés sont sauvegardés dans une archive numérique et sont pourvus d'un tampon avec le numéro de document. L'archive numérique se trouve à l'emplacement suivant: Factures d'achat C:\kluwerdata\FinFisc\Office\dossiers\9999999\DOCUMENT\BBH\FLEV2013\AK\ Factures de vente C:\kluwerdata\FinFisc\Office\dossiers\9999999\DOCUMENT\BBH\FKLA2013\VK\

Doc-it-Easy

14

Par défaut, le programme utilise les comptes généraux configurés par Paramètres, Comptabilité, onglet Comptes. Par Paramètres, Fichiers de base, onglet Kluwer Exchange: lien cpte vous avez la possibilité d'adapter le compte général et ceci par client/fournisseur et par produit.

La prochaine fois que vous importez, le programme tient compte de ces adaptations. Par Paramètres, Fichiers de base, onglet Kluwer Exchange: lien cl/fourn vous pouvez adapter les relations des clients et fournisseurs.