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Dernière maj : 28/08/2019 Page 1 sur 13 Documentation Module « Tableau de bord » Objectifs du module Le module vous offre différents tableaux de bord opérationnels permettant d’avoir une vision globale et instantanée de votre activité. Le module vous permet ainsi d’analyser et de piloter votre entreprise grâce à des indicateurs dédiés, dans différents secteurs de l’entreprise comme la prospection, le commercial, la facturation/comptabilité, …. Le tout dans un style contemporain et ergonomique ! Fonctionnement général Le module permet d’afficher des indicateurs sur les différentes pages dédiées de Dolibarr (Accueil, Espace produits et services, Espace commercial, …). Vous pouvez choisir vos indicateurs et les modifier à volonté pour analyser en profondeur votre activité. Vous composez votre tableau de bord en l’organisant comme vous le souhaitez, en affichant et déplaçant les indicateurs utiles. Des modules complémentaires permettent d’ajouter des indicateurs supplémentaires par thématique (commercial, prospection, comptabilité, logistique, gestion de projets, ….). Pour plus d’informations, contactez-nous : [email protected] Prérequis Le module calcule différent KPI dont la liste et les modalités de définition et de calcul figurent dans cette documentation. Pour un Dolibarr en version 7 à 10, des modifications sont à apporter dans le cœur de Dolibarr. Un dossier « corechange » contient l’ensemble des fichiers alternatifs à remplacer, si toutefois vous n’avez pas fait de modification au préalable dans ce/ces fichier(s). Le lien de téléchargement de ce dossier corechange se trouve dans l’admin du module. Vous devrez choisir les fichiers selon votre version de Dolibarr : 70 correspond à Dolibarr version 7, 80 correspond à Dolibarr version 8, … Une attestation de conformité est disponible sur votre Dolibarr depuis le menu Configuration > Modules. Utilisez le symbole présent à côté du nom du module, puis le lien « Attestation NF525 » dans la pop-up (à côté du nom du module).

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Documentation Module « Tableau de bord »

Objectifs du module Le module vous offre différents tableaux de bord opérationnels permettant d’avoir une vision globale et instantanée de votre activité. Le module vous permet ainsi d’analyser et de piloter votre entreprise grâce à des indicateurs dédiés, dans différents secteurs de l’entreprise comme la prospection, le commercial, la facturation/comptabilité, …. Le tout dans un style contemporain et ergonomique !

Fonctionnement général Le module permet d’afficher des indicateurs sur les différentes pages dédiées de Dolibarr (Accueil, Espace produits et services, Espace commercial, …). Vous pouvez choisir vos indicateurs et les modifier à volonté pour analyser en profondeur votre activité. Vous composez votre tableau de bord en l’organisant comme vous le souhaitez, en affichant et déplaçant les indicateurs utiles. Des modules complémentaires permettent d’ajouter des indicateurs supplémentaires par thématique (commercial, prospection, comptabilité, logistique, gestion de projets, ….). Pour plus d’informations, contactez-nous : [email protected] Prérequis Le module calcule différent KPI dont la liste et les modalités de définition et de calcul figurent dans cette documentation. Pour un Dolibarr en version 7 à 10, des modifications sont à apporter dans le cœur de Dolibarr. Un dossier « corechange » contient l’ensemble des fichiers alternatifs à remplacer, si toutefois vous n’avez pas fait de modification au préalable dans ce/ces fichier(s). Le lien de téléchargement de ce dossier corechange se trouve dans l’admin du module. Vous devrez choisir les fichiers selon votre version de Dolibarr : 70 correspond à Dolibarr version 7, 80 correspond à Dolibarr version 8, …

Une attestation de conformité est disponible sur votre Dolibarr depuis le menu Configuration > Modules. Utilisez le symbole présent à côté du nom du module, puis le lien « Attestation NF525 » dans la pop-up (à côté du nom du module).

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Les indicateurs Le module propose par défaut plus de 50 indicateurs différents, dans tous les domaines de la gestion d’entreprise (commercial, comptabilité, logistique, ….). Chaque indicateur se présente sous forme d’une box, disponible depuis une ou plusieurs pages de Dolibarr (cf liste des indicateurs pour plus de détails). Dans cette box, vous verrez l’indicateur choisi qui peut être sous la forme de :

- un nombre - un pourcentage - un graphique - un tableau

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Informations/Aide sur chaque indicateur Pour chaque indicateur proposé, vous disposez d’une aide permettant de mieux comprendre celui-ci. Il vous suffit de placer votre souris sur le symbole « ? » en haut à droite de chaque indicateur.

Données détaillées de chaque indicateur La plupart des indicateurs disposent également d’un accès aux données détaillées permettant le calcul de l’indicateur. Exemple, l’indicateur vous présente les commandes clients en retard de livraison. En cliquant sur le détail, vous accédez à la liste de ces commandes et pourrez ainsi les analyser en détails et agir comme nécessaire. Pour accéder à cette liste détaillée, il vous suffit d’utiliser le bouton dédié :

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Déplacer un indicateur Une fois sur le tableau de bord, vous pouvez déplacer votre indicateur afin de composer votre tableau de bord comme vous le souhaitez. Pour cela, il suffit de le faire glisser à la place souhaitée en cliquant sur l’entête de la box (partie bleue contenant le titre et les boutons d’action). Fermer un indicateur Pour masquer un indicateur, il vous suffit de le fermer grâce à la croix présente en haut à droite de la box. Vous pourrez par la suite le ré-afficher à tout moment en allant le rechercher dans la liste déroulante. Les filtres sur un indicateur La plupart des indicateurs disponibles vous permettent une personnalisation grâce à des filtres. Pour afficher les filtres disponibles, il vous suffit d’utiliser l’icône « filtre » dédiée, en haut à droite de l’indicateur. Vous pouvez filtrer par date ou choisir un mode d’affichage différent (par utilisateur par exemple). Les types de filtres disponibles pour chaque indicateur peuvent varier selon le type d’indicateur.

Afficher un indicateur sur l’accueil Depuis la page d’accueil de votre Dolibarr, vous pourrez choisir les indicateurs à afficher depuis la liste déroulante dédiée. La liste déroulante vous proposera à la fois les indicateurs natifs de Dolibarr, ainsi que les nouveaux indicateurs du module « Tableau de bord ». Vous pouvez utiliser la recherche en tapant les premières lettres.

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Afficher un indicateur sur les autres espaces Nous proposons des indicateurs disponibles sur les accueils des différents espaces de Dolibarr :

- Produits/Services - Commercial - Factures - Prospection (devis clients) - Tiers - Interventions - Commandes fournisseurs - Commandes clients - Projets et Tâches - Contrats - Entrepôts - Expéditions - Devis fournisseurs - GRH

Ces espaces vous proposent déjà des indicateurs de base de Dolibarr. Les indicateurs ajoutés par le module s’affichent en-dessous. Vous avez la possibilité de masquer les indicateurs de base de Dolibarr grâce à bouton du même nom. Vous pourrez également ajouter de nouveaux indicateurs en vous servant de la liste déroulante.

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Les différents indicateurs disponibles Le module compte plus de 50 indicateurs pour vous permettre un pilotage efficace. D’autres indicateurs sont disponibles sous forme de package thématique. Découvrez dès maintenant ces packages sur www.dolibiz.com ou sur le dolistore (prospection, commercial, comptabilité, logistique, …). Et nous pouvons également développer pour vous votre/vos indicateurs sur-mesure. La liste complète et détaillée se trouve à la fin du document. Affichage visuel « Dark Mode » Le module vous propose un affichage des KPI dans un style différent, appelé « Dark Mode ». Pour l’activer, vous devrez saisir la variable « DBIC_DARK_THEME » avec la valeur « 1 » dans les paramètres supplémentaires pour Dolibarr (accessibles depuis le menu Accueil>Configuration>Divers).

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Droits utilisateurs Le module propose trois niveaux de droits, de façon automatique :

- Voir les indicateurs - Voir certains indicateurs - Voir les indicateurs incluant les données d’autres collaborateurs

Voir les indicateurs : Les droits utilisateurs sont à gérer pour chaque utilisateur dans l’onglet « Permissions » de sa fiche.

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Voir certains indicateurs : Les droits d’affichage des indicateurs dépendent également des droits sur certains modules. En effet, si un utilisateur n’a pas les droits sur les commandes clients, alors il ne verra pas les indicateurs liés aux commandes clients. Voir les indicateurs incluant les données d’autres collaborateurs : Par défaut, les indicateurs sont calculés sur la base des Tiers associés à l’utilisateur. Dans le cas où un utilisateur aurait des droits étendus, les indicateurs prendront en compte l’ensemble des Tiers.

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KPI Détails Commentaires Présent sur la page

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CA realisé (devis) CA HT total des devis validés sur la période concernée (basé sur la date de validation) Commercial Accueil Espace

prospection

Répartition du CA réalisé (devis)

CA HT total des devis validés sur la période concernée (basé sur la date de cloture à "signé")

Commercial Accueil Espace prospection

Evolution du total devisé Comparaison du CA devisé chaque mois (Tous devis sauf brouillon) Commercial Accueil Espace

prospection Évolution du CA devisé par utilisateur

Comparaison du CA devisé chaque mois par utilisateur (Tous devis sauf brouillon) Commercial Espace

prospection

Evolution du CA réalisé (devis)

Comparaison du CA réalisé par mois (devis "signé" et "facturé") selon la date de signature du devis

Commercial Accueil Espace prospection

Évolution du CA réalisé par utilisateur (devis)

Comparaison du CA réalisé chaque mois par utilisateur (devis "signé" et "facturé") selon la date de signature du devis

Commercial Espace prospection

Nombre de devis réalisés Nombre de devis créés sur la période concernée + montant total HT associé (basé sur la date de création du devis)

Commercial Espace prospection

Nombre de devis en cours Nombre de devis ouverts (validés et pas encore cloturés) + montant total HT associé Accueil Commercial Espace

prospection

Nombre de devis à relancer

Nombre de devis ouverts (validés et pas encore cloturés) avec échéance dépassée + montant total HT associé

Accueil Commercial Espace prospection

Répartition des devis par statut Répartition des devis par type de statut Commercial Espace

prospection

Nombre de devis signés Nombre de devis signés + montant total HT associé (date de signature sur la période concernée)

Accueil Commercial Espace prospection

Nombre de devis perdus Nombre de devis signés + montant total HT associé (Statut "non signé"et date de clôture sur la période concernée)

Commercial Espace prospection

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KPI Détails Commentaires Présent sur la page

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Nombre de fiches clients créées/modifiées

Nombre de fiche Tiers( tout type de statut) créées et/ou modifiées sur la période concernée

Tiers Commercial

Nb projets en cours Nombre de projets statut « ouvert » + nb de tâches ouvertes (progression <100%) Projet Accueil

Type d'opportunité en cours

Nombre d'opportunités « ouvert » réparties par statut d'opportunité Projet Accueil

Top 3 des commerciaux 3 utilisateurs avec le + de CA total sur les devis signés sur la période concernée Accueil Commercial Espace

prospection

Charges totales Total HT des charges sur la période concernée (factures fournisseurs, dépenses spéciales)

Compta Accueil

Total impayés Total HT des factures au statut « impayé » avec une date de paiement dépassée Facturation Compta

Taux d'impayés

Pourcentage d'impayé en comparaison avec total facturé exercice en cours (Total HT des factures au statut « impayé » avec date de paiement dépassée)

Facturation Compta

Nombre de nouveaux clients

Nombre de clients ayant eu leur 1ère facture au cours de la période concernée Tiers Accueil Commercial

Nombre de clients actifs Nombre de clients ayant eu une facture au cours des 12 derniers mois Tiers Commercial

Nombre de clients inactifs Nombre de clients n’ayant eu aucune facture au cours des 12 derniers mois Tiers Commercial

Total encaissements Montant TTC total des encaissements sur la période concernée Facturation Compta

CA fournisseurs (top 10) Liste des 10 fournisseurs avec le plus gros CA généré (Total HT des factures fournisseurs sur la période concernée)

Accueil Facturation Tiers

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KPI Détails Commentaires Présent sur la page

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Produits les + vendus

Liste des produits les plus vendus au cours de la période (basé sur la quantité et non le CA généré) Produits/Services

Produits les - vendus Liste des produits les moins vendus au cours de la période (basé sur la quantité et non le CA généré)

Il doit y avoir au moins 1 vente pour que le produit soit pris en compte. Ne sont pris en compte que les produits enregistrés en base et ayant été vendus au moins une fois. Liste ordonnée par vente (des + vieilles aux plus récentes).

Produits/Services

Valeur stock Valorisation du stock en € : total valorisation des achats cumulant les différents entrepôts Produits/Services

Nombre de ruptures de stock

Décompte des ruptures de stock (produits avec une quantité à 0) + liste des produits concernés

Produits/Services Entrepôt

Nombre d'alertes de stock

Décompte des alertes de stock dans la période (produits avec une quantité < stock minimum désiré) + liste des produits concernés

Produits/Services Entrepôt

Taux de retard (commande fournisseur)

Pourcentage de retard de livraison des commandes fournisseur (= commande non close avec date de livraison prévue dépassée) : Nombre de commande en retard / Nombre total de commandes fournisseurs en cours

La date de livraison doit bien être remplie lors de la création d'une commande sinon cette commande ne sera pas prise en compte

Commande fournisseurs Commercial

Nb commandes en retard (fournisseurs)

Nombre de commandes en retard (= commande non close avec date de livraison prévue dépassée)

Si la date de livraison prévue n'est pas renseignée, la commande n'est pas prise en compte dans l'indicateur

Commande fournisseurs Commercial Accueil

Taux de retard (commande client)

Pourcentage de retard de livraison des commandes client (= commande non close avec date de livraison prévue dépassée) : Nombre de commande en retard / Nombre total de commandes fournisseurs en cours

La date de livraison doit bien être remplie lors de la création d'une commande sinon cette commande ne sera pas prise en compte

Commande client Commercial

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KPI Détails Commentaires Présent sur la page

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Nb commandes en retard (Clients)

Nombre de commandes validées et non livrées avec une date prévue de livraison dépassée

Si la date de livraison prévue n'est pas renseignée, la commande n'est pas prise en compte dans l'indicateur

Commande client Commercial Accueil

Evolution des commandes clients Nb commandes clients validées chaque mois Commande client Commercial

Evolution des expédition clients Nb expéditions clients validées chaque mois Expédition Commercial Commande

client Evolution des commandes fournisseurs

Nb commandes fournisseurs validées chaque mois Commande

fournisseurs Commercial

Evolution de signature de devis clients Nb de devis clients signés chaque mois Commercial Espace

prospection

Evolution du nb de factures clients Nb factures clients validées chaque mois Facturation

Evolution des démarrages de projets

Nb projets avec une date de début sur le mois et statut validé ou cloturé Projet

Evolution des nouveaux projets créés

Nb projets validés/cloturés avec une date de création sur le mois Projet

Evolution de création de devis clients

Nb devis clients créés (statut validé) chaque mois Commercial Espace

prospection

Evolution des interventions Nb interventions validées chaque mois Intervention Commercial Evolution de traitement des interventions

Nb interventions terminées (statut "traitées") chaque mois Intervention Commercial

Evolution des contrats à débuter

Nb contrats validés chaque mois avec date de debut dans la période Contrat Commercial

Evolution des nouveaux contrats

Nb contrats validés chaque mois avec date de validation dans la période Contrat Commercial

Nouveaux contrats Nb contrats validés sur la période Contrat Commercial

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Répartition des services (contrats)

Nb services par statut (inactif/en service expiré/en service non expiré)

La répartition des services est prise en compte lorsque que le contrat est validé, que la date de clôture est supérieure au jour.

Contrat Commercial

Total commandes (clients) Nb commandes validées sur la période + total CA HT associé Commande client Commercial

Total commandes (fournisseurs)

Nb commandes validées + total CA HT associé Commande

fournisseurs Commercial

Répartition des méthodes d'expédition

Expéditions par type de méthodes d'expédition Commande client Commercial

Nb expéditions en cours Nombre d'expéditions clients validées et non terminées Expédition Commercial Commande

client

Nb expéditions en retard Nombre d'expéditions validées et non cloturées avec date prévue de livraison dépassée

Expédition Commercial Accueil

CA réalisé (factures) CA HT des factures clients validées (statut impayé+payé) sur la période concernée Date de validation Facturation Accueil

Niveau de trésorerie Montant total TTC sur chaque compte bancaire

Sont pris en compte l'ensemble des encaissements et charges saisies dans Dolibarr

Compta Facturation Accueil

Evolution de la facturation Montant HT total mensuel des factures validées Facturation Accueil