Domaine : Comptabilité budgétaire Thème : …...En cas de besoin, le compte 486 peut être subdivisé conformément à la nomenclature de la classe 6. Exercice N hez l’ordonnateur

Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE Page 1 sur 32 CB – Opérations spécifiques – Charges et produits constatés d’avance Mis à jour le 30/01/2019

Domaine : Comptabilité budgétaire

Thème : Opérations spécifiques

Procédure : « Charges et produits constatés d’avance »

Contenu de cette fiche « procédure » (sommaire interactif) 1. Contexte et objectifs 2. Règlementation 3. Description de la procédure 4. Diagramme de procédure 5. Informations pratiques 6. Principaux points d’attention 7. GFC 8. Spécificités


Contexte et objectifs

LES ENJEUX DE CE PROCESSUS :

Fluidification des informations comptables, garantir une articulation avec les modules de gestion comptable et budgétaire.

Sincérité du bilan à la fin de l’exercice.

Assurer une professionnalisation de la gestion budgétaire

LES OBJECTIFS DE CE PROCESSUS :

Qualité comptable, assurer la sincérité, la justification, l’exactitude, l’imputation, de la totalité et rattachement au bon exercice, la bonne présentation et la bonne information.

Garantir la régularité de la procédure dans l’EPLE

Le processus : les charges constatées d’avance

Principe

La constatation des charges et produits d’avance répond au principe budgétaire d’annualité : les comptes d’un exercice donné doivent comporter toutes les charges et produits relatifs à cet exercice mais aussi seulement les charges et produits se rapportant à cet exercice. La comptabilisation des charges et produits constatés d’avance permet de retrancher du résultat d’un exercice des charges et produits se rapportant à l’exercice suivant. Cette procédure est utilisée à partir du moment où les charges et produits constatés d’avance sont susceptibles d’avoir un impact significatif sur le résultat.

Définition

Les charges constatées d’avances sont des charges comptabilisées au titre de l’exercice N alors qu’elles concernent tout ou partie l’exercice suivant. Il peut s’agir par exemple, de contrats d’assurance, de régularisations de charges qui ont des échéances différentes de l’année civile. La procédure est rarement mise en œuvre ; concernant les contrats, la collectivité considère le plus souvent qu’à partir du moment où sont rattachées à l’exercice 12 mensualités, il n’y a pas lieu de mettre en œuvre cette procédure. Cette procédure doit être mise en place pour des montants impactant de manière significative le résultat.

Procédure comptable

Le compte 486 enregistre les frais engagés par l'établissement au cours d'un exercice et qui seront imputés à l'exercice suivant auquel ils se rapportent. Les comptes de la classe 6 enregistrent toutes les charges dès qu'elles se produisent et comprennent ainsi des charges engagées pendant cet exercice, mais qui concernent l'exercice suivant. Pour rétablir le résultat de l'exercice, les charges de l'exercice suivant sont transférées en fin d'exercice au débit du compte 486. Le montant de ce transfert est effectué au vu d'un ordre de reversement par le crédit des comptes de charges intéressés. Le compte 486 est débité par le crédit du compte intéressé de la classe 6 sur émission d'un ordre de reversement. Le compte 486 est crédité, à l'ouverture de l'exercice suivant, par le débit des comptes de charges intéressés de l'exercice.


En cas de besoin, le compte 486 peut être subdivisé conformément à la nomenclature de la classe 6.

Exercice N

Chez l’ordonnateur

Recensement des charges constatées d’avance au titre de l’exercice se terminant et conservation d’une copie des documents justifiant l’opération. Emission d’un ordre de reversement sur le compte de la classe 6 ayant supporté la charge, cet ordre de reversement sera accompagné d’un certificat administratif motivé.

Chez le comptable

Prise en en charge de l’ordre de reversement par le débit du compte 486 « charges constatées d’avance »

Compte à débiter Compte à créditer

486 6X


Exercice N+1


Emission d’un mandat sur le compte de la classe 6 concerné selon la nature de la charge ; ce mandat sera accompagné d’un certificat administratif motivé. Le montant de ce mandat est identique à celui de l’ordre de reversement émis l’année précédente.

Chez le comptable

Prise en charge du mandat par le crédit du compte 486 « charges constatées d’avance » Vérification de l’égalité du montant du mandat avec le montant du mandat d’annulation émis l’exercice précédent.


6X 486

L’annexe 1 du code général des collectivités territoriales ne spécifie pas les pièces justificatives à joindre au mandat et l’ordre de reversement pour ce cas. Il est recommandé de joindre les


références éventuellement une copie de la facture accompagnée d’un certificat administratif justifiant la quote-part ainsi attribuée à chaque exercice.

Vérifier en N+1, que le mandat est effectivement émis en mettant en place un suivi extra comptable et en consultant le solde du compte 486 qui doit être nul en cours d’exercice.

Le processus : les produits constatés d’avance

Définition

Il s’agit de produits qui ont donné lieu à l’émission d’un titre de recettes en année N alors qu’une partie des recettes se rattache à l’exercice suivant. Pour une commune, par exemple, il pourrait s’agir de recettes liées à l’activité scolaire et perçues sur le calendrier de l’année scolaire différent de l’année civile, ou de loyers qu’elle perçoit sur un rythme différent que celui de l’année civile et payés par avance. Ce type de produit est exceptionnellement constaté car comme pour les charges, on considère le plus souvent qu’à partir du moment où il y a 12 mensualités, il n’est pas nécessaire d’utiliser la technique des produits constatés d’avance ; le montant n’ayant pas un impact sur le résultat.

Procédure comptable

Le compte 487 enregistre le montant des produits comptabilisés dans l'exercice mais concernant des exercices ultérieurs. En effet, si les comptes de la classe 7 enregistrent tous les produits au fur et à mesure de leur naissance, certains d'entre eux sont imputables à des exercices ultérieurs. Pour rétablir dans les comptes de la classe 7 le montant des produits se rapportant à l'exercice, ces comptes doivent être débités, en fin d'exercice, par le crédit du compte 487 pour le montant des produits comptabilisés d'avance sur émission d'un ordre d'annulation ou de réduction de recettes. Un autre procédé de comptabilisation consiste, lors de l'enregistrement initial de l'ordre de recette, à affecter directement au compte 487 la quote-part des produits se rapportant à un exercice ultérieur. Le compte 487 est débité, à l'ouverture de l'exercice suivant, par le crédit des comptes de produits intéressés de l'exercice. En cas de besoin, le compte 487 peut être subdivisé conformément à la nomenclature de la classe 7.

Exercice N


Recensement des produits constatés au cours de l’exercice et dont une fraction ou la totalité concerne l’exercice suivant et conservation des documents justificatifs. Emission d’un d’annulation de titre sur le compte de la classe 7 concerné selon la nature de la recette. Le titre d’annulation est justifié par un certificat administratif motivé.


Chez le comptable

Prise en charge de l’annulation de titre par un crédit au compte 487 « produits constatés d’avance ».


7X 487

http://cache.media.education.gouv.fr/file/MEN_SPE_4/89/1/instructions_codificatrices_423891.pdf

http://cache.media.education.gouv.fr/file/MEN_SPE_4/89/1/instructions_codificatrices_423891.pdf


Exercice N +1


Emission d’un titre correspondant aux produits constatés d’avance à la fin de l’exercice précédent. Le titre est imputé sur le compte de la classe 7 par nature concerné. Le titre est justifié par un certificat administratif motivé. Le montant du titre est identique au montant du titre d’annulation émis à la fin de l’exercice précédent.

Chez le comptable

Prise en charge du titre par le débit du compte 487 « produits constatés d’avance » qui se trouve ainsi soldé. Vérification l’égalité entre le titre et le titre d’annulation émis à la fin de l’exercice précédent


487 7X


L’annexe 1 du code général des collectivités territoriales ne précise pas les pièces justificatives à joindre aux titres et aux annulations de titres. Il est recommandé de joindre une copie de la pièce qui avait été jointe au titre de recette émis en N avec un certificat administratif justifiant la quote-part de chaque exercice

Vérifier qu’en N+1, le titre de recettes est effectivement émis en mettant en place un suivi extra comptable et en consultant le solde du compte 487 qui doit être nul en cours d’exercice.

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QUESTIONS FREQUENTES :



Décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique

Instruction n°06-007-M9 du 23 Janvier 2006 – Passifs, actifs, amortissements et dépréciations des actifs

Instruction codificatrice M9.6 – Cadre budgétaire et comptable des EPLE


Règlementation

http://legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000026597003&fastPos=1&fastReqId=1563214360&categorieLien=cid&oldAction=rechTexte

http://circulaires.legifrance.gouv.fr/pdf/2009/04/cir_5933.pdf


Description de la procédure « Charges et produits constatés d’avance »

Activité Fonction générique

Périodicités1 /

Responsable2 Opérations

1 – Recensement des charges et produits constatés d’avances

Contrôle et impression

2 – Éditions des opérations budgétaires

Saisie et impression

Le fait de mettre les écritures budgétaires à la signature cela signifie qu’elles sont conformes.

3 – Validation des opérations budgétaires

Validation et contrôles

4 – Transfert à l’agent comptable

Transfert

5 – Éditions des opérations budgétaires

Saisie et contrôles

En N+ 1 après le basculement et le changement d’exercice

Le fait de mettre les écritures budgétaires à la signature cela signifie qu’elles sont conformes.

6 – Validation des opérations budgétaires

Validation et contrôles

7 – Transfert à l’agent comptable

Transfert

8 – Sauvegarder la comptabilité

Sauvegarde

9 – Classement et archivage

Classement

.


1 Périodicités minimales à respecter : H : hebdomadaire, M : mensuelle, T : trimestrielle, S : semestrielle, A :

annuelle. 2 CPN : contrôleur de premier niveau, GM : adjoint gestionnaire, ORDO : chef d'établissement, AC : agent comptable, M : mandataire.


Diagramme de la procédure Charges constatées d’avance

Produits constatés d’avance


Activité Documents complémentaires à consulter

Sites académiques

Espace ressources professionnelles « ordonnateurs, adjoints gestionnaires, agents comptables » http://web.ac-toulouse.fr/web/personnels/9115-ressources.php

Pour accéder aux autres fiches de procédures http://web.ac-toulouse.fr/web/personnels/9147-fiches-de-procedure.php

Mise à jour et documentation de GFC (site DACE)

http://dace.in.ac-toulouse.fr/?q=taxonomy/term/1



S’assurer d’avoir fait une sauvegarde de GFC avant de commencer

S’assurer d’avoir fait une sauvegarde de GFC une fois les opérations terminées

Principaux points d’attention

Informations pratiques

http://dace.in.ac-toulouse.fr/?q=taxonomy/term/1


GFC

Sommaire Informations à avoir au préalable : ....................................................................................................... 14

Opérations préalables ........................................................................................................................... 16

Lancement de GFC ................................................................................................................................. 17

Charges constatées d’avance : .............................................................................................................. 17

Écritures en année N : Saisie d’un ordre de reversement .............................................................. 17 Accéder à la liquidation ................................................................................................................ 17 Éditer l’ordre de reversement ...................................................................................................... 18

Écritures en année N+1 : saisie d’un mandatement ......................................................................... 20 Accéder à la liquidation ................................................................................................................ 20 Préparer le mandat ....................................................................................................................... 22 Éditer le mandat ........................................................................................................................... 23

Produits constatés d’avance :................................................................................................................ 25

Écritures en année N : Saisie d’un ordre de réduction de recettes .................................................. 25 Accéder à la liquidation ................................................................................................................ 25 Éditer l’ordre de réduction de recettes ........................................................................................ 25

Écritures en année N+1 : Saisie d’un ordre de recettes .................................................................... 27 Accéder à la liquidation ................................................................................................................ 27 Éditer le titre de recette ............................................................................................................... 28

Transfert des écritures budgétaire à l’agent comptable ....................................................................... 29

Réaliser une sauvegarde de GFC ........................................................................................................... 30


Informations à avoir au préalable Recensement des charges constatées et produits constatés d’avance au titre de l’exercice se terminant et conservation d’une copie des documents justifiant les opérations.

Au cours de la liquidation des mandats, si vous utilisez la case commentaires avec « CCA – Montant », GFC vous éditera toutes les charges constatées d’avance (CCA).

Édition de la liste des opérations budgétaires liées aux charges constatées d’avance (CCA).

Supprimer les caractères après « CCA » avec la barre espace


Au cours de la liquidation des mandats et des titres de recettes si vous utilisez la case commentaires avec « CCA – Montant » et « PCA – Montant », GFC vous éditera toutes les charges constatées (CCA) et produits constatés d’avance (PCA).

ou ou taper sur les touches Ctrl + C de votre clavier.

ou ou taper sur la touche Inser de votre clavier.


Édition de la liste des opérations budgétaires liées aux produits constatés d’avance (PCA).

Cette édition donne les montants nets de titres de recettes et d’indique pas le montant des produits constatés d’avances.

Opérations préalables

Créer un fichier qui va conserver les impressions PDF des charges constatées et produits constatés d’avance au titre de l’exercice.


Lancement de GFC

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Charges constatées d’avance :

Écritures en année N : Saisie d’un ordre de reversement

Accéder à la liquidation


Cliquez sur ou sur Inser pour créer une ligne de reversement

ou

Saisir « Avec mandat préalable » et saisir les références du mandat initial.

Reporter le montant exact de la charge constatée d’avance sur le document issu de GFC.

Cliquez sur pour valider l’ordre de reversement. Retour au sommaire / Retour au sommaire général


Éditer l’ordre de reversement

Accéder aux reversements en attente d’édition dans l’onglet « Documents ».

Clic droit avec la souris et cliquer sur . La fenêtre d’impression s’ouvre, vous devez éditer (le ou les ordres de reversement en 3 exemplaires et le bordereau).

·Imprimez les ordres de reversement en 3 exemplaires. Une fois fait, faire le transfert à l’agent comptable (Voir Une fois fait, faire le transfert à l’agent comptable (Voir Erreur ! Référence non valide pour un signet. page 29).

Retour au sommaire / Retour au sommaire général Transfert des écritures budgétaire à l’agent comptable page 29).



Écritures en année N+1 : saisie d’un mandatement


Pour accéder à la liquidation, vous pouvez soit :

Suivre le menu déroulant :

Cliquer sur l’icône liquidation présente en haut de GFC

Ou appuyer en même temps sur le clavier sur les touches Ctrl + L de votre clavier.

La fenêtre des liquidations s’ouvre :

Une fois, la fenêtre des liquidations ouverte, il faut créer une nouvelle liquidation :


Clic droit de la souris et cliquer sur ou Inser du clavier

Cette fenêtre permet de saisir ou de modifier ou de visualiser une liquidation.

Dans le cas des opérations de régularisation des produis constatés d’avance, il faut utiliser le

même fournisseur que l’an dernier avec sans engagement avec le montant de l’ordre de reversement de l’an dernier.


Accéder au ligne budgétaire en cliquant sur de la fenêtre de création d’une ligne d’imputation budgétaire.

Ou saisissez la ligne budgétaire en saisisant le service, le domaine et l’activité d’une ligne d’imputation budgétaire.

Renseigner le compte de charges (le même que celui de l’an dernier).

Valider la ligne d’imputation en appuyant sur le bouton .

Valider la liquidation en appuyant sur le bouton .


Préparer le mandat

Pour accéder au mandatement, vous devez suivre le chemin suivant :


Clic droit de la souris et cliquer sur Préparer :

Cette fenêtre permet de sélectionner les dépenses liquidées à mandater. Date début de sélection : Cette rubrique affiche la date de la plus ancienne liquidation non encore mandatée. Elle peut être modifiée mais doit être antérieure ou égale à la date de fin de sélection. Date fin de sélection : Par défaut, la date du jour est proposée. La date de fin de sélection peut être saisie ou sélectionnée dans le calendrier. Le mandatement peut s'opérer pour une période ou pour une journée.

·Toutes les dépenses liquidées sur la période sélectionnée seront mandatées. Les dépenses liquidées en dehors de cette période pourront être mandatées ultérieurement.

Lorsque de nouvelles dépenses ont été liquidées dans la journée, il est possible d'effectuer plusieurs mandatements le même jour.

Cliquer sur le bouton pour lancer le traitement. Retour au sommaire / Retour au sommaire général


Éditer le mandat

Après, avoir sélectionné, dans la fenêtre Mandatement, le mandatement souhaité. Cliquer sur droit sur la souris pour lancer la fenêtre d’impression et sélectionner .

Cette fenêtre permet de choisir le ou les documents d'un mandatement à imprimer ou à réimprimer. Description de la fenêtre L'ensemble : Cette option permet d'imprimer successivement les mandats puis le bordereau journal des mandats émis où figure la certification du service fait. Mandats : Cette option permet de n'imprimer que les mandats. Bordereau journal des mandats émis : Cette option permet de n'imprimer que le bordereau journal des mandats émis où figure la certification du service fait.

·Imprimés les documents d'un mandatement en 3 exemplaires.

·Tant que les documents d'un mandatement n'ont pas été imprimés, aucun autre mandatement ne peut être préparé.

·Sur les mandats, le nom, la domiciliation bancaire et le numéro de compte (IBAN / RIB) du destinataire sont imprimés, suivis, si le paiement est effectué à un tiers, de la rubrique Pour le compte de et de la raison sociale du fournisseur initial.

·Pour une liquidation d’origine dépense régisseur, le numéro de compte (IBAN / RIB) du mandat est vide et la domiciliation est "pour ordre".

·Pour les menues dépenses, si plusieurs mandats font référence au même bordereau de menues dépenses, l'original du bordereau de menues dépenses est joint au premier mandat, et le commentaire "cf. original joint bordereau yyy mandat xxx" apparaît pour les autres menues dépenses.

Cliquer sur pour lancer l’impression. Une fois fait, faire le transfert à l’agent comptable (Voir Une fois fait, faire le transfert à l’agent comptable (Voir Erreur ! Référence non valide pour un signet. page 29).




Produits constatés d’avance :

Écritures en année N : Saisie d’un ordre de réduction de recettes


Pour accéder à la liquidation, vous devez suivre le menu déroulant :


ou

Saisir « Avec recette préalable » et saisir les références du titre initial.

Le montant saisi doit correspondre au montant des produits constatés d’avance inscrit dans les commentaires du titre de recette reporté manuscritement sur le document issu de GFC.

Cliquer sur pour valider l’ordre de réduction de titre. Retour au sommaire / Retour au sommaire général


Éditer l’ordre de réduction de recettes

Pour accéder au titre de recettes, vous devez suivre le chemin suivant :

Après, avoir sélectionné, dans la fenêtre Réduction de recettes, le bordereau de réductions de recettes souhaité. Cliquer sur le bouton droit sur la souris pour lancer la fenêtre d’impression et sélectionner .

·Imprimez les ordres de réduction de recettes en 3 exemplaires. Une fois fait, faire le transfert à l’agent comptable (Voir Une fois fait, faire le transfert à l’agent comptable (Voir Erreur ! Référence non valide pour un signet. page 29).




Écritures en année N+1 : Saisie d’un ordre de recettes


Pour accéder à la liquidation, vous pouvez soit :

Suivre le menu déroulant :

Cliquer sur l’icône liquidation présente en haut de GFC

Ou appuyer en même temps sur le clavier sur les touches Ctrl + R


OU

Le montant saisi doit correspondre au montant de l’ordre d’annulation des titres de recettes de

l’an dernier.


Clic droit de la souris .

Valider la liquidation en appuyant sur le bouton .


Éditer le titre de recette

Pour accéder au titre de recettes, vous devez suivre le chemin suivant :


Après, avoir sélectionné, dans la fenêtre Recettes, le bordereau de recettes souhaité. Clic droit sur la souris pour lancer la fenêtre d’impression et sélectionner .

·Imprimez les titres de recettes en 3 exemplaires. Une fois fait, faire le transfert à l’agent comptable (Voir Erreur ! Référence non valide pour un signet. page 29).


Transfert des écritures budgétaire à l’agent comptable

²

Clic droit avec la souris puis cliquer sur .

Sélectionner un dossier pour enregistrer le fichier en cliquanr sur puis sliquer sur

.


Confirmation du la réussite de l’enregistrement du fichier. Cliquer sur pour sortir.

Transférer aussitôt ce fichier et les pièces à l’agence comptable.


Réaliser une sauvegarde de GFC

Cliquer sur l’icône en raccourci sur le bureau, soit par l’accès aux programmes par le menu :

Sélectionner l’exercice en cours dans la base à sauvegarder dans le menu déroulant.

S’assurer d’avoir sélectionner le GFC de l’exercice en cours.

Sélectionner un emplacement de sauvegarde

S’assurer d’avoir une description explicite en cas de restauration.


Cliquer sur puis sur .

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A compléter par chaque service d’intendance en fonction du circuit de décision (messagerie, téléphone, courrier…)

Spécificités