Dossier de présentation du projet Fêtes des Langues'O - INALCO - Gestion de projet

DOSSIER DE PRESENTATION DU PROJET

« FETE DES LANGUES’O » A L’INALCO

FLO FLO

Titre du projet Fête des Langues ‘O

Proposal title Langues ’O day

Porteurs du projet Elsa COUTEILLER

Habi DIOP

Andrea PEREZ

Institution CFI crew

Adresse 65 Rue des grands moulins, 75013 Paris

Adresse électronique [email protected]

Date de l’évènement Samedi 21/04/2012

ID document Version 4.0

Distribution Public Restreint

Description Ce document présente le projet Fête des Langues ‘O – son contenu, ses objectifs, sa valeur aoutée, l’équipe qui la porte, les étapes et tâches de

sa réalisation ainsi qu’un budget prévisionnel global.

mailto:[email protected]

FLO – Dossier de présentation de la Fête des Langues ‘O

Andrea PEREZ

Abbi DIOP

Elsa COUTEILLER Page 2 13/12/2011

P R É S E N TAT I O N S Y N T H É T I Q U E D U P R O J E T F L O

1 - Définition et contenu du projet :

FLO est un projet visant la réalisation d’un évènement universitaire au sein de l’INALCO.

2 - Objectif du projet : FLO vise l’organisation d’une fête pour la promotion de la diversité à l’INALCO.

3 - Motivation du projet : FLO est né de la motivation de valoriser l’INALCO en montrant son dynamisme et

sa diversité culturelle comme étant une valeur et une richesse.

4 - Bénéficiaires et population cible :

Les bénéficiaires et la population cible de FLO seraient en premier lieu tous les étudiants de l’INALCO ayant envie de participer à une journée interne à leur

institut pour échanger et interagir avec les différents pôles de l’établissement et les étudiants qui les constituent.

En deuxième lieu, l’évènement cible le corps enseignant et administratif en l’invitant à célébrer ensemble la diversité culturelle de leur établissement. En dernier lieu, la fête cible également les futurs étudiants potentiels de

l’INALCO en laissant la porte ouverte à toutes personnes qui pourraient être intéressées par des études au sein de l’INALCO.

5 - Valeur ajoutée du projet :

FLO a donc pour fil conducteur la célébration de la diversité culturelle au sein de l’INALCO mais également la vision interculturelle de l’établissement.

En effet, la valeur ajoutée du projet serait sa volonté d’inscrire cet évènement comme une fête incontournable de l’INALCO dans les prochaines années à venir

pour créer une réelle identité durable des Langues ‘O dans laquelle chaque étudiant de l’institut pourrait se reconnaitre et voudrait participer.

FLO serait également en 2012 l’occasion d’inaugurer les nouveaux locaux de l’INALCO.

Enfin, chaque année, une langue, ou une aire géographique sera à l’honneur.

6 - Durée du projet

FLO se déroulerait sur une journée entière : le samedi 21 Avril 2012 et prendrait place au sein même de l’établissement à Tolbiac en ayant également pour objectif

la célébration de la construction du nouveau bâtiment. Une page web viendrait instaurer le projet dans la durée autour d’une chaîne youtube et d’un

questionnaire concernant l’évaluation de FLO.

7 – Responsable/Equipe du projet

FLO est dirigée par Elsa COUTEILLER, Habi DIOP et Andrea PEREZ.

8 - Budget prévisionnel du projet

Louer des stands /119 €x 13 stands=1547 € Publicité dans les journaux gratuits (format A 85x30 :85 €) x 3=255 €

Impression de tickets 50 € Papeterie 50€

Total prévisionnel : 1902€


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SOMMAIRE

PRESENTATION SYNTHETIQUE DU PROJET FLO...................................................................................................... 2

1 - SYNOPSIS DU PROJET FLO ................................................................................................................................ 4

1.1/ DESCRIPTION DU PROJET FLO ...................................................................................................................................... 4 1.2/ UN EXEMPLE CONCRET – PROGRAMME DE LA JOURNEE .................................................................................................... 4 1.3/ ORIGINE DU PROJET FLO ............................................................................................................................................. 5

2 – DESCRIPTION DE L’OBJET DU PROJET FLO ........................................................................................................ 6

2.1/ PRESENTATION GENERALE DE L’OBJET ............................................................................................................................ 6 2.3/ DESCRIPTION TECHNIQUE ............................................................................................................................................ 8

3 – CONTEXTE DU PROJET FLO ............................................................................................................................ 10

3.1/ LE PUBLIC VISE PAR LE PROJET FLO .............................................................................................................................. 10 3.2/ BESOINS ET ATTENTES ADRESSES PAR LE PROJET FLO ...................................................................................................... 11 3.3/ LES OBJECTIFS DU PROJET FLO ................................................................................................................................... 12 3.4/ PERIMETRE DU PROJET FLO ....................................................................................................................................... 13 3.5/ PARTIES PRENANTES DU PROJET FLO ........................................................................................................................... 13 3.6/ BUSINESS PLAN POUR LE PROJET FLO .......................................................................................................................... 14 3.7/ RISQUES ET OBSTACLES POUVANT MENACES LA REALISATION DU PROJET FLO ET CONTRE-MESURES POSSIBLES ........................ 14 3.8/ ANALYSE DE L’EXISTANT ............................................................................................................................................ 15 3.9/ ANALYSE DE LA VALEUR DU PROJET FLO....................................................................................................................... 16

4 – REALISATION DU PROJET .............................................................................................................................. 17

4.1/ DEROULEMENT DU PROJET ........................................................................................................................................ 17 4.2/ L’ORGANIGRAMME TECHNIQUE DU PROJET FLO ............................................................................................................ 17 4.3/ DESCRIPTION DES TACHES DU PROJET FLO ................................................................................................................... 18 4.4/ CALENDRIER ............................................................................................................................................................ 22 4.5/ GESTION DU PROJET ET TABLEAU DE BORD.................................................................................................................... 25

5 – COMMUNICATION ET VALORISATION DU PROJET FLO ................................................................................... 26

6 – EQUIPE ET PARTENAIRES DU PROJET FLO ...................................................................................................... 28

6.1/ PORTEUR (COORDINATEUR) DU PROJET FLO ................................................................................................................. 28 6.2/ EQUIPE DU PROJET ............................................................................................................. ERREUR ! SIGNET NON DEFINI. 6.3/ PARTENAIRES EXTERIEURS AU PROJET FLO ................................................................................................................... 28

7 – BESOINS ET BUDGET PREVISIONNEL .............................................................................................................. 28

7.1/ BESOINS POUR LA REALISATION DU PROJET ................................................................................................................... 30 7.2/ BUDGET GLOBAL PREVU ............................................................................................................................................ 31

ANNEXE ............................................................................................................................................................. 32

1 - S Y N O P S I S D U P R O J E T F L O

1.1/ Description du projet FLO

Le projet « Fête des Langues ‘O » a pour but d’organiser une fête au sein de l’INALCO pour la promotion de la diversité culturelle de l’établissement.

La Fête des Langues ‘O se déroulera sur une journée entière et présentera les différents pôles linguistiques de l’INALCO. Ces pôles seront caractérisés par des stands – un pôle = un stand – et seront animés par alternance par différents groupes d’élèves bénévoles rattachés à leur pôle.

Un coin commun installé au niveau de la cafétéria sera dédié à un « stand nourriture du monde » où des bénévoles rattachés à un stand ou non auront préparé des plats salés/sucrés et des boissons qui auront pour but d’être vendus à toute personne souhaitant découvrir une spécialité d’une région dont la langue est étudiée à l’INALCO.

1.2/ Un exemple concret – Programme de la journée

«La Fête des Langues ‘O» se déroulera sur la journée entière du samedi 21/04/2012, à partir de 10h (chaque département ou filière, devra préparer leur stand avant cette heure, les portes de l’établissement seront ouvertes vers 8h). 10h – 12h Chaque pôle montrera, à travers la décoration-animation de leur stand et les témoignages des étudiants, les points les plus significatifs de leur formation, les caractéristiques remarquables de leur langue et civilisation pour un public interne et externe. Ce travail sera développé d’une façon dynamique, amusante et originale que les responsables du stand créeront avec les étudiants participants. NB : les stands resteront ouverts jusqu’à la fin de l’évènement. 12h - 14h Dans le coin installé à la cafétéria « stand cuisine du monde », les visiteurs pourront profiter des plats salés/sucrés et des boissons, représentatifs de chaque région dont la langue est étudiée à l’INALCO. Ce laps de temps sera donc le moment pour découvrir la richesse


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gastronomique de ces régions (les bénévoles étant toujours responsables de leur stand respectif). Le paiement de ces plats et boissons se fera à l’aide de bons d’achats ou tickets qui seront vendus à l’entrée de la cafétéria, dès le début de l’évènement. NB : La vente des produits sera ouverte jusqu’à la fin de l’évènement. 14h - 17h Représentations artistiques selon un programme établi au préalable et distribué à l’entrée de l’institut. Des amphithéâtres de l’établissement seront mis à contribution pour permettre la performance des différentes équipes artistiques : danses, récitations de poèmes ou de proverbes traditionnels, petites pièces de théâtre, défilé de costumes traditionnels. 17h - 19h Le plus grand amphithéâtre deviendra un espace de danse où les participants de cette fête, auront l’opportunité de découvrir et de s’amuser avec la musique de chaque région étudiée à l’INALCO. (La journée entière aura un service de photographies et de vidéos, qui seront diffusées les semaines suivant l’évènement sur les réseaux sociaux crées pour cet événement). 19h-20h Fin de l’évènement – phase de rangement des installations de l’établissement.

.

1.3/ Origine du projet FLO

FLO cherche avec l’organisation de cet évènement, à promouvoir et à mettre en valeur la diversité culturelle et les différentes offres de formation de l’INALCO pour les étudiants actuels et tous ceux qui veulent intégrer cette institution. On a pu remarquer qu’il y avait un manque de communication entre les différents pôles de l’établissement qui est lié en grande partie à une méconnaissance des autres langues et civilisations étudiées au sein du même établissement.

Trouver de nouvelles formes de communications pour montrer les compétences et la richesse de l’INALCO, est un enjeu essentiel pour consolider son image dans la société éducative et de cette façon faire partie de l’élite de l’apprentissage des langues.

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2 – D E S C R I P T I O N D E L’O B J E T D U P R O J E T F L O

2.1/ Présentation générale de l’objet FLO est un projet visant l’organisation d’un événement interculturel, au sein de l’INALCO ( Institut National de Langues et Civilisations Orientales), un grand établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel et qui a pour vocation d’enseigner les langues de l’Europe Centrale et Orientale, de l’Asie, de l’Océanie, de l’Afrique et des populations de l’Amérique, ainsi que la géographie, l’histoire, la vie politique, économique et sociale des pays concernés. L’évènement consiste, en une journée de fête, à faire la promotion de la diversité culturelle qui se développe dans cet établissement et à valoriser son image autant pour la communauté interne, que la communauté externe et les futurs étudiants de l’INALCO. Nous cherchons, à travers cette journée, la rencontre culturelle entre les différents pôles qui existent actuellement dans l’Institut, les personnes intéressées par l’intégration dans une filière dans un futur proche, ainsi que les enseignants, le corps administratif et le reste de l’équipe qui constituent l’INALCO. FLO développera également la prise de conscience de l’intérêt de créer des projets comme celui-ci, en plus de montrer le travail et les compétences disponibles dans chacune des formations proposées dans l’établissement. Cette fête sera la première phase en vue de créer une réelle identité durable des Langues ‘O dans laquelle chaque étudiant de l’institut pourrait se reconnaitre et voudrait participer. FLO est créée principalement pour générer une intégration entre tous les étudiants de l’INALCO ayant envie de participer à cet échange culturel, mais aussi pour le corps des enseignants et l’administration, ainsi qu’à toutes personnes qui pourraient être intéressées par les formations et la diversité culturelle qui se développent au sein de l’INALCO en laissant les portes ouvertes de l’institut.


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2.2/ Scénario d’usage

La Fête des Langues ‘O, se déroulera dans les installations de l’INALCO sur le site de Tolbiac.

Accueil commun, grand auditorium, cafétéria : 1.552 / 937 m2

Le hall d’accueil et le deuxième étage (accès par les escaliers qui se situent à gauche de l’entrée principale) seront les lieux centraux quant à l’animation des stands. Les stands seront installés sur les deux étages distribués selon les zones géographiques et la place nécessaire à chaque stand selon leurs animations. Le parcours de la visite commencera donc par le hall d’entrée. Le visiteur pourra circuler aisément et selon ses désirs d’un stand à l’autre. Un programme des futures animations et représentations qui auront lieu dans la journée lui sera remis lors de son entrée dans l’institut. Les animations et les représentations ne commenceront qu’après le déjeuner et auront lieu dans différents amphithéâtres. Au deuxième étage, le parcours peut se poursuivre par deux chemins différents : l’un se dirige directement vers la cafétéria – stand « cuisine du monde » et l’autre emmène le visiteur vers davantage de stands. A la cafétéria, des tables mis bout à bout constitueront une sorte de vitrine des plats vendus. Les responsables du stand « cuisine du monde » se tiendront derrière ces tables et


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veilleront au bon fonctionnement du service et des paiements. Des tables et des chaises à l’intérieur et sur la terrasse sont mises à disposition de tous pour manger, boire ou discuter (dans la limite des places disponibles). Au deuxième étage, les stands seront également répartis de façon homogène et le visiteur pourra y continuer sa visite. Des animations spécifiques à chaque stand pourront lui être proposées individuellement ou par groupe.

2.3/ Description technique La Fête des Langues ‘O, consiste à organiser une fête au sein de l’INALCO pour la promotion de la diversité culturelle de l’établissement, elle va se dérouler le samedi 21/04/2012, et présentera les différents pôles linguistiques autour de stands de chaque région étudiée a l’INALCO. Management de l’équipe d’organisation :


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Le projet FLO repose sur le modèle d’organisation des fêtes interculturelles de l’INALCO qui ont déjà eu lieu les années auparavant : le langues’o show. Il faut noter que cet évènement est tombé malheureusement un peu dans l’oubli depuis deux ans faute d’organisation annuelle. Il semble donc très intéressant suite à l’inauguration du nouveau site de Tolbiac de relancer cette fête et tenter ainsi de l’inscrire dans un nouveau rendez-vous incontournable annuel de l’établissement. L’élaboration du projet se fait en coopération avec le BDE de l’INALCO. Ainsi, leurs expériences et leurs relations pourront être un plus quant à la mise en place de la fête. De plus, le service communication est aussi présent dans le management surtout au niveau de la gestion et de la mise en place des autorisations officielles concernant l’occupation des locaux, des équipes techniques et de maintenance, des règles d’hygiène concernant le stand »cuisine du monde » et de la sécurité (nombre maximal de personnes autorisées).

3 – C O N T E X T E D U P R O J E T F L O

3.1/ Le public visé par le projet FLO FLO s’adresse principalement à tous les étudiants de l’INALCO ayant envie de participer à cette fête d’intégration et d’échange culturel des différents pôles de l’établissement. L’événement cible aussi le corps enseignant et administratif, ainsi que les futurs étudiants de l’INALCO en laissant les portes ouvertes à toutes personnes qui pourraient être intéressées par les formations et la diversité culturelle qui se développe au sein de l’institut. Tableau synthétique :

Public (par catégorie)

Description Estimation quantitative

Etudiants actuels de l’INALCO Tous les étudiants inscrits

dans chaque pôle.

Selon une source proche de l’admnistration, le nombre

d’élèves inscrits en 2009 avoisinerait les 9000

étudiants.

Enseignants et corps Administratif

Corps enseignant actuel ou ancien de l’INALCO, ainsi que

les départements administratifs.

250 enseignants-chercheurs, spécialistes à la fois d’une aire

linguistique et culturelle du monde non-occidental et

d’une discipline des sciences humaines et sociales –

160 personnels administratifs et techniques

Etudiants potentiels ou public externe

Personnes intéressées par la diversité culturelle et des formations proposées par l’INALCO ou personnes qui voudraient connaître cet

établissement.

Aucun chiffre

(Figure 1 : Le public adressé par le projet FLO)


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Source : http://www.inalco.fr/ina_gabarit_rubrique.php3?id_rubrique=5

3.2/ Besoins et attentes adressés par le projet FLO Le bon développement de FLO repose avant tout sur une forte participation des responsables de chaque pôle appartenant au comité d’organisation ainsi qu’une forte participation des étudiants bénévoles. De leur travail dépend en grande partie du succès de l’événement. Le budget du projet n’étant pas énorme, nous pourrons donc nous permettre de faire une bonne fête avec le matériel qu’on a déjà ou qu’on acquerra avec l’aide des partenariats. FLO cherche aussi à montrer au public externe, la richesse et le dynamisme des formations de l’INALCO, créer un canal de communication (publicité) qui pourrait attirer l’attention de futurs élèves de l’institution. Tableau synthétique :

Les principaux problèmes (manques, besoins, carences, attentes, …) identifiés :

Description

1/ Bénévolat

L’organisation et la réussite de la fête se jouent sur le bénévolat et donc la bonne volonté des étudiants qui

seraient prêts à s’intégrer dans la réalisation de FLO. Mais des évènements similaires ont déjà eu lieu et beaucoup

d’élèves avaient répondu présents.

2/ Manque de budget

N’existe pas pour le moment un budget destiné spécialement pour un événement comme celui –ci,

dépendance financière liée au département administratif de l’INALCO. Le budget de l’année 2011-2012 est en cours d’élaboration et le BDE fait son possible pour intégrer FLO

dans les demandes de subventions auprès du service comptabilité de l’INALCO.

3/ Manque de matériel (stands)

INALCO n’a pas le matériel spécifique pour la création des stands pour ce type des événements. C’est un peu difficile d’organiser cette fête sans avoir de structures solides et

similaires pour chaque pôle. La possibilité d’emprunter les tables et les chaises des salles de cours a été émise par le

service communication de l’INALCO.

http://www.inalco.fr/ina_gabarit_rubrique.php3?id_rubrique=5


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4/ Manque de participation

En raison des responsabilités académiques ou autres, les étudiants peuvent ne pas avoir le temps suffisant pour y

participer.

5/ Besoin de communication (Pub) Le site web de l’INALCO reste le moyen unique de

communication au sein de l’établissement. Une page spéciale pour l’évènement doit être absolument créée.

(Figure 2 : Les besoins et attentes adressés par le projet FLO)

Sources : BDE de l’INALCO, service communication

3.3/ Les objectifs du projet FLO

FLO cherche avec l’organisation de cette fête à promouvoir et à mettre en valeur la diversité culturelle et les différentes offres de formation de l’INALCO pour les étudiants actuels et tous ceux qui veulent intégrer cette institution. L’autre objectif tout aussi important est de montrer ses compétences et sa richesse pour consolider son image dans la communauté éducative. Tableau synthétique :

Les principaux objectifs (par ordre d’importance)

Description et évaluation

1/ « Promouvoir la diversité culturelle de l’INALCO» Encourager la diversité de langues et civilisations qui

existent actuellement à l’INALCO.

2/ « Mettre en valeur cette diversité» Sensibilisation de la valeur unique d’un établissement

comme l’INALCO.

3/ « Intégrer les étudiants actuels de l’INALCO, grâce à la culture»

Créer un événement pour rencontrer les étudiants avec leurs enseignants et le corps administratif.

4/ « Montrer les différentes formations, le travail et les compétences qui se développent au sein des

cours à l’INALCO, pour un public externe »

Promouvoir l’INALCO comme un haut lieu de formation pour les personnes intéressées par les différentes langues

et civilisations orientales.

5/ « Convertir cette fête dans un événement annuel officiel pour l’établissement »

Faire de cet événement un rendez-vous annuel pour faire des rencontres et apprendre davantage sur les cultures du

monde. Montrer également le travail des étudiants de chaque pôle.


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6/ « Développer des réseaux sociaux pour ce type d’événements au sein de l’INALCO »

Créer des moyens de communications auxquels les étudiants pourront accéder facilement.

(Figure 3 : Les objectifs adressés par le projet FLO)

Note : liste établie et validée sous forme de vote lors d’une réunion de brainstorming datant du 3 décembre 2011.

3.4/ Périmètre du projet FLO Le projet FLO se veut sur une courte durée au niveau du vécu de l’évènement. En effet, la fête se déroulera sur une journée complète (le samedi 21 avril 2012) de 10h à 20h. La célébration aura lieu au sein de l’INALCO sur le site Tolbiac (métro Bibliothèque François Mitterrand). Cependant, l’évènement étant filmé et photographié a pour vocation de s’inscrire durablement dans le temps au travers de la mise en place d’une page internet qui lui sera dédié (chaîne youtube). L’équipe d’organisation mais aussi tous les participants le souhaitant (après validation du contenu) pourra ainsi télécharger, visionner les moments forts de l’évènement.

3.5/ Parties prenantes du projet FLO Tableau synthétique :

Parties prenantes (par catégorie)

Description Estimation quantitative

Responsables du projet Personnes ayant en charge l’élaboration, la mise en place et l’inscription du projet dans

le temps.

Trois personnes.

Le BDE de l’INALCO Personnes bénévoles désignées par et au sein du BDE de l’INALCO souhaitant

participer à l’élaboration, à la mise en place et au suivi du

projet.

Trois personnes au minimum dont le directeur et le

directeur adjoint du BDE. Des accords sont en cours au sein

du BDE pour désigner les parties prenantes au projet.

Service Communication En charge du côté Deux personnes.


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administratif, autorisation et équipement de l’organisation

de l’évènement.

Les bénévoles (professeurs, corps administratifs,

étudiants).

Toutes les personnes voulant créer et animer un stand.

En accord avec le nombre de stands disponibles (une

quinzaine de stand). Une soixantaine de personnes.

(Figure 4 : Le public adressé par le projet FLO)

Note : réunion du 3 décembre 2011, BDE – responsables du projet.

3.6/ Business plan pour le projet FLO L’évènement FLO se veut être la première d’une suite qui nous espérons longue de fêtes interculturelles et de la diversité à l’INALCO. En effet, il faut profiter de cette première année au sein des nouveaux locaux – de cette réunification des différents pôles de langues pour créer une fête célébrant l’unité et l’identité interculturelle de l’établissement. Voilà sa valeur ajoutée : l’unité dans la diversité pour reprendre le credo de l’Union Européenne – au travers d’un dynamisme commun aux différents départements de langues, à ses élèves, au corps enseignant et administratif.

3.7/ Risques et obstacles pouvant menacés la réalisation du projet FLO et contre-mesures possibles Il y a en effet plusieurs risques et obstacles pouvant menacés la réalisation du projet FLO. Les possibles contre mesures sont aussi présentés dans ce tableau : Tableau synthétique :

Les principaux risques/obstacles identifiés

Les éventuelles contre-mesures

1/ Une participation insuffisante des bénévoles

Le projet FLO repose essentiellement sur la bonne volonté et la participation des bénévoles. Chaque stand est en effet dépendant d’une équipe liée à un département ou à une langue.

Il faut avant tout faire appel au maximum de bénévoles possibles. La motivation joue un grand rôle dans la réussite du projet. Il faudra ainsi allier communication, organisation et motivation.

2/ Un intérêt faible

Suite aux enquêtes effectuées en amont, nous avons pu remarquer que très peu de personnes avaient déjà entendu parler d’un langues ‘O show. Nous avons pu également noter un

Il faudra créer autour de l’évènement un certain engouement : affiches, fliers, promotion sur le site internet en ayant pour objectif que tous les étudiants de l’INALCO soient au fait d’une fête de


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certain manque d’intérêt face à une possible fête de l’inalco au sein de l’établissement (une fête différente de la fête d’intégration annuelle).

l’lNALCO. Il faudra également réussir à démontrer que cette fête est un haut lieu pour découvrir et partager, être fier de son établissement. The place to be le samedi 21 avril 2012.

3/ Un manque de moyen

Une collaboration étroite avec le service communication et le BDE de l’INALCO afin de pouvoir organiser en toute légitimité et confiance la célébration.

(Figure 5 : Eventuels risques/obstacles et contre-mesures)

Note : liste établie lors de la réunion du 3 décembre 2011

3.8/ Analyse de l’existant Le projet FLO s’inspire du Langues ‘O show qui a déjà eu lieu en tant que fête interculturelle de l’INALCO. Cet évènement s’est tenu pour la dernière fois il y a trois ans en 2009 sur le site de la Belle Gabrielle à Vincennes.

L’existant

Description

1/ Le langues’O show – fête interculturelle de l’INALCO.

Le langues ‘O show a eu lieu en extérieur sur le site de la Belle Gabrielle à Vincennes.

Il rassemblait la plupart des départements autour d’animations de stands. Chaque langue avait son stand et ses animations

particulières. Une scène avait été montée au centre à côté du bâtiment. Un concert de musique, un défilé de costumes

traditionnels, des danses avaient pu être proposés. Un coin nourriture du monde avait été également mis en place à

la périphérie des animations.

2/ Fête annuelle des universités japonaises

Chaque année, les universités japonaises privées et publiques organisent tour à tour leur fêtes. C’est un rendez-vous à ne pas

manquer où les portes de l’établissement sont exceptionnellement ouvertes à tous. C’est un haut lieu pour faire

des rencontres et découvrir ou faire découvrir l’université. Elle fonctionne sur le système de bénévolat où les étudiants se

regroupent par équipe pour former chacun un stand. Les clubs de l’université y jouent un rôle très important et mettent en place


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par exemple plusieurs représentations dévoilant leurs travaux faits tout au long de l’année.

3/ Fête scolaire et universitaire en Colombie

« Miniteca ». Même pour un évènement officiel, la fin de la journée ne peut pas se faire sans une session danse. Ainsi tous les

participants à l’évènement sont invités à faire la fête pour célébrer la bonne conduite de l’évènement.

(Figure 5 : L’existant pertinent pour le projet FLO)

3.9/ Analyse de la valeur du projet FLO L’originalité du projet FLO réside dans le fait qu’il voudrait faire revivre le langues ‘O show et l’inscrire définitivement comme un rendez vous incontournable et annuel de l’établissement.

Valeur ajoutée du projet FLO

Description

1/ Unité dans la diversité Le projet FLO se veut la preuve du dynamisme et de la diversité d’un établissement tel que l’INALCO.

2/ Un renouveau pour célébrer la réunification des différents pôles

Le projet FLO veut profiter de la première année au sein des nouveaux locaux pour faire revivre les anciennes célébrations tel que le langues’O show. Le fait que l’évènement ait lieu au sein du site de tolbiac est un réel atout. Facilité d’accès, car dans Paris intra-muros contrairement au dernier langues O show qui se tenait à Nogent sur Marne.

3/ Une collaboration étroite avec le BDE

Le BDE de l’INALCO apporte un certain savoir-faire et une expérience liée aux différentes organisations des soirées étudiantes annuelles d’intégration de l’INALCO.

(Figure 6 : Les spécificités du projet FLO)

Note : analyse menée lors de la réunion du 3 décembre 2011

4 – R É A L I S AT I O N D U P R O J E T

4.1/ Déroulement du projet FLO est un projet visant l’organisation d’un événement interculturel, au sein de l’INALCO, un grand établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel et qui a, pour vocation, d’enseigner les langues de l’Europe Centrale et Orientale, de l’Asie, de l’Océanie, de l’Afrique et des populations de l’Amérique, ainsi que le développement de leurs civilisations. Ce projet se déroulera grâce à une fête Interculturelle, pour la promotion de la diversité culturelle, « La Fête des Langues ‘O ». L’événement aura lieu le 21 avril 2012, dans les installations de l’Inalco et présentera ses différents pôles linguistiques. Ces pôles seront caractérisés par des stands et seront animés, par alternance, par différents groupes d’élèves bénévoles rattachés à leur pôle.

4.2/ L’organigramme technique du projet FLO Pour le bon déroulement de FLO, il y aura un bon nombre de personnes qui travailleront à son développement. On commence avec les responsables du projet qui vont superviser chaque activité (dont le processus de communication et promotion) relative au projet. On compte aussi sur un comité composé de responsables de chaque pôle et filière qui vont travailler, en coordination, avec les étudiants et professeurs bénévoles pour l’organisation des stands, de la décoration, la musique et autres manifestations culturelles. Le responsable de pôle pourra être un étudiant désigné pour l’occasion comme chef de coordination. Le bureau des étudiants de l’Inalco se réunit aussi pour le développement de ce projet, comme point de rencontre entre les différents responsables et bénévoles qui souhaitent apporter des idées et autres suggestions. Le service de communication de l’institut collaborera avec les responsables du projet, dans la promotion (Création et publication de flyers et d’affiches) du même projet et comme guide technique pour la création des nouveaux canaux de communication que FLO cherche à créer (Réseaux sociaux, vidéo Youtube). Il prend donc en charge l’aspect administratif, les autorisations et les équipements pour l’organisation de l’évènement.


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3. Tableau synthétique des principales tâches :

Tâches du projet FLO

Description courte

1/ Tâche 1 : « Coordination et conduite du projet »

Trois personnes en charge de l’organisation et la mise en place du projet. Supervision de chaque activité liée au calendrier. Des

réunions pour clore chaque jalon de développement seront mises en place.

2/ Tâche 2 : « Communication et valorisation du projet »

Création d’un support de communication et promotion de FLO, en trouvant les moyens effectifs pour arriver au public cible.

3/ Tâche 3 : Développement des activités

Supervision du travail de chaque pôle dans le processus de création de stands, numéro de participants, leurs apports, mise

en scène de l'échantillon artistique et culturel.

4/ Tâche 4 : Mise en place des stands, de la scène, du coin « cuisine du monde ».

Organisation du coin installé au niveau de la cafétéria « stand nourriture du monde », pour disposer des éléments précis et corrects dans la manipulation des aliments et des boissons.

5/ Tâche 5 : Collaboration avec les équipes

techniques.

Déterminer les règles de sécurité et d’hygiène qui permettent la bonne évolution de l'évènement, avec l'aide de l'équipe

technique et du service de l'Inalco.

(Figure 7 : Les grandes tâches pour réaliser le projet FLO)

4.3/ Description des tâches du projet FLO FLO exige un travail sérieux et consciencieux, de la part de ses responsables et aussi de chaque membre de l’équipe de coordination et d’organisation. En plus de superviser les activités, le comité d’organisation répartit aussi les différentes tâches à réaliser tels que la mise en place de FLO, la création d’un support de communication et la promotion de l’événement. La participation des étudiants et professeurs bénévoles pour l’organisation et la disposition des stands (dont le stand de nourriture), décoration, amphithéâtre et organisation du programme qui va se dérouler durant la journée du 21 avril 2012. Le bureau d’étudiants de l’Inalco en association avec les responsables du projet, servira comme point de rencontre et comme centre médiateur des suggestions. Il est aussi indispensable de couvrir les activités administratifs, les autorisations et les équipements de l’organisation de l’évènement.


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Voici la description détaillée de la première tâche du projet FLO réservée à sa conduite. Facettes Détails

1 - Numéro de la tâche T-1

2 - Intitulé de la tâche « Coordination et conduite du projet»

3 – Responsable de la tâche Andrea Pérez, Habi Diop et Elsa Couteiller

4 – Objectif général de la tâche Mise en place avec succès de la « Fête des Langues ‘O », pour l’inscription du projet dans le temps.

5 – Résumé de la tâche Organisation matériel de la journée, obtention et disposition des stands et la scène principale. Supervision du travail de chaque pôle dans le processus de création de stands, numéro de participants, leurs apports. Ainsi que la création d’un support de communication et promotion du projet, grâce aux moyens les plus effectifs pour arriver au public cible.

6 – Durée de la tâche Du 5 janvier 2012 jusqu'à la culmination de l’événement « Fête des Langues ‘O »

7 – Description détaillée sous forme d’activités ou de sous-tâches

Cette tâche comprend notamment les sous-tâches suivantes : 1/ (Andrea Pérez). Organisation du matériel essentiel de la journée (stands, des éléments précis et corrects dans la manipulation des aliments et des boissons) disposition d’installations de l’Inalco, activités du côté administratif, autorisation et équipement pour le déroulement de l’événement. Ainsi que le travail avec les autorités concernent la sécurité. 2 (Habi Diop) Création du support de communication et promotion du projet, publication de fliers et affiches qui invitent à la participation à la « Fête des Langues ‘O ». Responsable de relation entre médias et développement des nouveaux canaux de communication pour sensibiliser le public cible. 3/ (Elsa Couteiller) Travail conjoint avec les responsables de chaque pôle dans le processus de création et organisation de stands, numéro de participants, leurs apports, mise en scène de différentes manifestations culturelles. Gérer et répartir du temps et des lieux hors des heures de cours pour les groupes qui auront besoin de répéter ou monter la décoration de leurs stands.

Le projet FLO repose sur le modèle d’organisation des fêtes interculturelles


Andrea PEREZ

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de l’INALCO qui ont déjà eu lieu quelques années en arrière : le Langues’o Show. Il est à noter que cet évènement est tombé malheureusement dans l’oubli depuis trois ans faute d’organisation annuelle. L’élaboration du projet se fait en coopération avec le BDE de l’Inalco. Ainsi, leurs expériences et leurs relations pourront être un plus pour la mise en place de la « Fête de langues ‘O »

9 – Jalons M-1 : Conception et organisation de l’événement. Création des groupes de travail et support de communication. Première réunion avec les groupes de travail, pour exposer le projet. M-2 : Acquisition du matériel nécessaire pour la fête : Création d’une campagne publicitaire ou de promotion de la « Fête de langues ‘O ». Réunion pour discuter des premiers résultats. Réunion extra si besoin de révision(s) ou modification(s) d’un point du projet. M-3 Réunion avec les médias concernés au programme de promotion et communication. Création d’un fil d’actualité sur les réseaux sociaux concernant le projet et mise en ligne. Réunion des groupes de travail, pour le développement du projet au sein de chaque pôle. Réunion extra si besoin de révision(s) ou modification(s) d’un point du projet. M-4 : Présentation du dossier de presse aux medias, développement et publication de la campagne publicitaire. Réunion avec les groupes de travail pour définir le programme final de la journée et évaluation du travail de chaque pôle et leurs participants. Réunion extra si besoin de révision(s) ou modification(s) d’un point du projet.

(Figure 8 : La tâche N° 1 du projet FLO)

Voici la description détaillée de la deuxième tâche du projet FLO réservée à la communication de ses résultats et à sa valorisation. Facettes Détails

1 - Numéro de la tâche T-2

2 - Intitulé de la tâche « Communication et valorisation du projet »

3 – Responsable de la tâche Andrea Pérez, Habi Diop et Elsa Couteiller

4 – Objectif général de la tâche Créer un support de communication et de promotion efficace pour montrer au public la « Fête de Langues ‘O » comme l’événement qui célèbre la


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diversité culturelle à l’Inalco.

5 – Résumé de la tâche Créer un support de communication du projet, ainsi que d’un programme de promotion qui développe de nouveaux moyens de communication au sein de l’Inalco, tels que le site web spécifique à l’événement, une boite mail et autre flux d’information (via Youtube par exemple), tous comme moyens d’arriver au public cible et pour montrer aussi le travail des responsables de ce projet.

6 – Durée de la tâche Du 5 janvier 2012 jusqu'au jour de l’événement « Fête des Langues ‘O »

7 – Description détaillée sous forme d’activités ou de sous-tâches

Cette tâche comprend notamment les sous-tâches suivantes : 1/ (Andrea Pérez). Désigne des affiches et flyers pour la promotion de l’événement. Création d’une vidéo sur YouTube présentant la « Fête de Langues ‘O ». 2/ (Habi Diop) Création du support de communication (dossier de presse) et promotion du projet, publication de fliers et d’affiches. Responsable de relation de médias et développement des moyens de communication traditionnels et nouveaux pour sensibiliser le public cible. 3/ (Elsa Couteiller) Création du site web et la boîte mail spécifique à l’événement. Communication interne avec les responsables de chaque pôle dans le processus de création et organisation de stands et aussi avec le corps d’enseignants et administratif de l’Inalco.

8 - Fournitures Le projet FLO repose sur le modèle d’organisation des fêtes interculturelles de l’INALCO qui ont déjà eu lieu quelques années en arrière : le Langues’o Show. Il est à noter que cet évènement est tombé malheureusement dans l’oubli depuis trois ans faute d’organisation annuelle. L’élaboration du projet se fait en coopération avec le BDE de l’Inalco. Ainsi, leurs expériences et leurs relations pourront être un plus pour la mise en place de la « Fête de langues ‘O »

9 – Jalons M-1 : Conception du support de communication, première réunion avec les responsables pour décider du positionnement et de la façon de communiquer l’événement. M-2 : Création d’une campagne publicitaire ou de promotion de la « Fête de langues ‘O » Réunion extra si modification à faire. M-3 Réunion avec les médias pour publier la campagne de promotion et communication. Création et mise en place des réseaux sociaux de la « Fête de Langues ‘O » Réunion extra pour si modification à faire. M-4 : Présentation du dossier de presse aux medias, développement et publication de la campagne publicitaire et de communication. Réunion extra pour si modification à faire.


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(Figure 9 : La tâche N° 2 du projet FLO)

4.4/ Calendrier « La Fête de Langues ‘O » est un événement pour promouvoir la diversité culturelle, elle aura lieu le 21 avril 2012, dans les installations de l’Inalco et présentera ses différents pôles linguistiques. Ces pôles seront caractérisés par des stands et seront animés par alternance par différents groupes d’élèves bénévoles rattachés à leur pôle. Pour le bon déroulement de cet événement, un bon nombre de personnes travaillera pour le succès de cette fête pleine de culture et diversité. La préparation et l'organisation de ce projet exigeront un travail intense et sera réalisé dans une période de 4 mois. Pendant ce laps de temps, les responsables devront rassembler et mettre en place le matériel essentiel à la journée et la disposition des installations de l’Inalco. Ils devront créer un support de communication et de promotion, développer le travail conjointement avec les responsables de chaque pôle dans le processus de création et organisation de stands, ainsi que la mise en place des réseaux sociaux spécifiques à la « Fête de Langues ‘O » et son programme culturel de la journée 21 avril 2012.


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(Figure 10 : La planification temporelle des tâches du projet FLO)


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4.5/ Gestion du projet et tableau de bord Afin de bien réaliser le projet FLO, une structure de pilotage "proactif" et de gestion de toutes les activités qui sera un instrument essentiel pour le succès de la stratégie que l’on veut développer, sera mise en place. Celle-ci présentera les aspects suivants : 1/ Structure de gestion :

Une Direction, qui préside le groupe (les responsables de FLO Andrea Perez, Elsa Couteiller, Habi Diop).

Un partenaire fournisseur qui apporte des directives concernant la faisabilité technique du projet (Comité d’organisation du projet, responsable de chaque pôle, bureau d’étudiants de l’Inalco, le service de communication, l’équipe de service et technique).

Un partenaire qui assure la réalisation de bénéfices du point de vue des bénéficiaires du projet (Etudiants et professeurs bénévoles qui souhaitent développer la « Fête des Langues ‘O »).

2/ Les actions de suivi : Evaluation des activités à la fin de chaque mois. Comparaison des résultats réels et les souhaités. Réunion de suivi. 3/ Les méthodes et outils :

a) Réunions de travail en présence ou par téléconférence chaque semaine pour les responsables du projet afin d’évaluer l’avancement du projet et être prêt en cas d’inconvénients ou contretemps. Réunions à la fin du mois avec le reste de l’équipe de travail pour faire un bilan de l’avancement du projet, des besoins autres, des idées, des doutes ou difficultés.

b) Système de reporting :

Définir quand, où et comment les activités seront mises en œuvre.

Veiller à ce que le projet soit conforme à son plan de base.

Initier la sélection des ressources nécessaires à une bonne mise en œuvre des activités.

Informer toutes les parties prenantes de l’avancement.

Apporter quelconque modification si nécessaire.

Gestion du projet au quotidien.

5 – C O M M U N I C AT I O N E T VA L O R I S AT I O N D U P R O J E T F L O

Voici les actions de communication et de valorisation qui vont être mis en place en vue du projet FLO.

Types d’action de communication et de valorisation du projet FLO

Description

1/ Création d’une page internet spécifique à l’évènement.

Cette page internet se trouvera sur le site de l’INALCO et a pour objectif la présentation des informations liées à la fête

de l’Inalco : date, lieu, accès, horaires, programme, animations possibles, liens de contact pour avoir plus

d’informations ou pour poser des questions. 2/ Création d’une boîte mail spécifique à

l’évènement. Mail inscrit sur tous les flyers, affiches ou sur le site internet de la page de l’évènement. Possibilité d’être contacté pour poser des questions, avoir de plus amples informations et mail également de contact pour toute l’organisation et le

suivi de l’évènement. 3/ Création et publication de flyers et

d’affiches.

Flyers et affiche qui reprendront les informations générales (date, lieu, description rapide de l’évènement et du

programme) afin de créer une curiosité et un engouement de la part de la cible.

4/ Mise en place sur le site internet d’un questionnaire.

Ce questionnaire sera disponible en version téléchargeable ou flash sur le site internet de l’évènement. Il pourra

également être mis à disposition au bureau d’accueil. Il vise la création d’un feedback concernant l’évènement. Les participants pouvant formuler leurs impressions autour

d’une courte enquête d’opinions. L’évènement pourra ainsi cibler ses points faibles et permettre une amélioration de la

fête en vue des autres années. 5/ Création d’une chaine youtube de

l’évènement

Une chaine youtube où les vidéos qui auront été prises pendant l’évènement pourront être téléchargées et

visionnées. Volonté d’inscrire l’évènement dans le temps.


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(Figure 11 : Actions de communication et de valorisation autour du projet FLO)


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6 – E Q U I P E E T PA R T E N A I R E S D U P R O J E T F LO

6.1/ Porteur (coordinateur) du projet FLO Les coordinateurs du projet FLO Qui Andréa Perez, Habi DIOP, Elsa COUTELLIER/ BDE/ Service technique

Qualification professionnelle Etudiants et corps administration et de maintenance Expérience Ayant déjà assisté aux langues o show, nous avons une idée de ce qui

pourrait plaire aux étudiants. Les trois responsables du projet ont déjà organisé chacune de leur coté des événements culturels (Soirée spectacles, Inauguration expositions, langues O show… )

Adresse + email [email protected] (Figure 12 : Le porteur du projet FLO)

6.3/ Partenaires extérieurs au projet FLO L’équipe de projet est constituée d’Elsa COUTEILLER, d’Andréa PEREZ et de Habi DIOP. Les partenaires extérieurs au projet FLO vont soutenir ce projet et nous aider à en faire la promotion. Par exemple, les universités qui font parties de l’ensemble Sorbonne Paris Cité sont en train d’être contactées pour une collaboration des services audiovisuels. Qui Université Sorbonne Paris Cité+ BDE Inaco Rôle, fonction dans le projet Communication et valorisation du projet

Qualification professionnelle Toutes ces universités ont des associations étudiantes importantes

qui pourront nous aider à communiquer auprès de notre événement au sein de leurs établissements et à attirer une population cible qui serait intéressée pour suivre des enseignements de langues orientales

Site web professionnel www.sorbonne-paris-cité.fr

Adresse + email Raphaelle.lirou@sorbonne-paris-cité.fr

Qui Marie de Paris Rôle, fonction dans le projet Financement du projet

Qualification professionnelle La mairie de Paris

mailto:[email protected]


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Expérience Il concerne les associations étudiantes porteuses d’un projet collectif qui contribue au dynamisme de la vie étudiante à Paris et qui a un impact sur le territoire parisien. Le projet peut avoir trait à la culture, à la citoyenneté, à la solidarité locale ou internationale, au développement durable.

Site web professionnel www.paris.fr Adresse + email Bureau de la vie Etudiante (SDESUP / DDEEES)

55 rue de Lyon 75012 Paris

Qui Le FSDIE (Fond de solidarité et de développement des Initiatives

Etudiantes) de l’INALCO Rôle, fonction dans le projet Financement du projet

Expérience Il est composé d’une partie des droits d’inscriptions acquittés par les

étudiants. Environ 80 % de cette somme est consacrée aux projets étudiants, dans tous les domaines. Il pourra financer une partie des dépenses et nous informer sur d’autres sources de financement à l’extérieur de l’inalco.

Site web professionnel www .inalco.fr Adresse + email 65 rue des Grands Moulins

75013 Paris (Figure 14 : Des partenaires extérieurs de l’équipe du projet FLO)


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7 – B E S O I N S E T B U D G E T P R É V I S I O N N E L

7.1/ Besoins pour la réalisation du projet La Fête des Langues ‘O, consistant à l’organisation au sein de l’INALCO pour la promotion de la diversité culturelle de l’établissement, va se dérouler sur une journée entière et présentera les différents pôles linguistiques par des stands de chaque région étudiée a l’INALCO. La mise en œuvre du projet FLO (« Fête des Langues ‘O ») ne requiert pas un personnel qualifié, mais avant du bénévolat de responsables du projet et le reste de l’équipe du travail (étudiants et professeurs) qui soutiennent un événement comme celui-ci. En revanche, FLO a besoin de l’usage d’équipements (stands entre autre) qui doit être tenu en compte pour l'organisation. Les tableaux 1 et 2 ci-après en représentent les détails actuellement prévus. 1/ Ressources humaines

Tâche

Ressource humaine/qualification

Temps de travail Début Fin

T-1/ T-2 Habi Diop/Responsable du projet

10 à 15h/par semaine

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T-1/T2 Andrea Pérez/ Responsable du projet


M-1 M-4

T-1/T2

Elsa Couteiller/ Responsable du projet


M-1 M-4

T-1 Responsables de chaque pôle

2 à 5h/par semaine M-1 M-4

T-1/T-2 Responsable service de communication et Bde de l’Inalco


T-1 Etudiants et professeurs bénévoles


(Figure 15 : Les ressources humaines impliquées dans la réalisation du projet FLO)

2/ Autres frais/besoins liés à la réalisation du projet FLO

Tâche

Type de besoins Description

T-1 Matériel (stands) Banquet bureau et enrouleur, très léger et simple à ouvrir. Le banquet et l’enrouleur sont couvert des graphiques à partir du design choisi pour chaque pôle comme décoration de leur stand, lequel est imprimé sur du vinyle.

T-1/ T-2 Matériel informatique Des ordinateurs avec logiciels de design, de création et évaluation de projets, connexion à


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internet, logiciel classique Microsoft office.

T-1 Papeterie Des feuilles blanches, stylos, un agenda de notes.

T-1 Matériel apporté par les bénévoles Décoration pour les stands, musique, éléments représentatifs de leur pôle, décoration du coin « nourriture du monde », des plats salés/sucrés et des boissons de chaque région dont la langue est étudiée à l’INALCO.

T- 1 Matériel pour les réunions Papeterie, petits repas (Café, Thé, boissons froides).

(Figure 16 : Autres besoins dans le cadre de la réalisation du projet FLO)

7.2/ Budget global prévu FLO étant un projet dont la plupart de l’investissement est bénévole, le budget ne représente donc pas un chiffre très important. La location des stands représentera la plus grosse part du budget.

Dépenses Date Intitulé Montant

M1 –M4 Papeterie 50€

29/02/2012 Louer des stands 1547 €

09/04/2012 Pub dans les journaux gratuits 255 €

09/04/2012 Impression de tickets du coin « nourriture du monde »

50€

(Figure 17 : Le budget prévisionnel pour réaliser le projet FLO)


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A N N E X E

1/ Photos

Coupons pour le stand saveurs d’ailleurs – buffet de gastronomie du monde


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Le public


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Concert de musique rassemblant instruments traditionnels et modernes


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Défilé de costumes traditionnels

Documents

Dossier de présentation du projet Fêtes des Langues'O - INALCO - Gestion de projet