Dossier de présentation logiciel

VitaCS

> Votre interlocuteur commercial Emmanuel PENETRAT Directeur commercial Téléphone : 03 83 23 69 00 e.penetrat@dicsit.com

Table des matières Dossier de présentation logiciel VitaCS ............................................................................................. 1

1 - Couverture fonctionnelle du logiciel VitaCS ....................................................................................... 6

1.1 - Les patients ................................................................................................................................. 6

1.1.1 - - Etat Civil .............................................................................................................................. 6

1.1.2 - Couverture sociale ................................................................................................................ 7

1.1.3 - Couverture complémentaire .................................................................................................. 8

1.1.4 - Ordonnances ......................................................................................................................... 9

1.1.5 - Les séances prévues et réalisées ....................................................................................... 11

1.1.6 - Factures .............................................................................................................................. 12

1.1.7 - Règlements patients ........................................................................................................... 15

1.1.8 - Règlements caisses et mutuelles ....................................................................................... 16

1.1.9 - Volet social .......................................................................................................................... 17

1.1.10 - Evaluations ........................................................................................................................ 18

1.1.11 - Dossier médical................................................................................................................. 19

1.1.12 - Dossier de soins infirmiers ................................................................................................ 21

Le dossier de soins comporte plusieurs volets. .............................................................................. 21

Les transmissions ciblées : ................................................................................................................ 22

Les démarches de soins infirmiers : ................................................................................................. 23

1.1.13 - Professionnels Intervenants chez le patient ..................................................................... 24

1.1.14 - Entourage du patient ......................................................................................................... 26

1.1.15 - Matériel ............................................................................................................................. 27

1.1.16 - Suivi du patient.................................................................................................................. 27

1.1.17 - Renseignements divers .................................................................................................... 28

1.2 - Traitements ................................................................................................................................ 29

1.2.1 - Sécurisation des factures .................................................................................................... 29

1.2.2 - Télétransmission des factures ............................................................................................ 30

1.2.3 - Suivi des télétransmissions et retours ............................................................................... 31

2- Perspectives fonctionnelles ............................................................................................................... 45

Intégration ssiad – services de soins infirmiers à domicile ................................................................ 45

Integration saad – service d’aide à domicile ...................................................................................... 45

Intégration du module PyxVital .......................................................................................................... 46

Figure 1 : VitaCS – Etat Civil ................................................................................................................... 6

Figure 2 : VitaCS – Couverture Social .................................................................................................... 7 Figure 3 : VitaCS – Couverture complémentaire..................................................................................... 8 Figure 4 : VitaCS – Saisi d’une ordonnance ........................................................................................... 9 Figure 5 : VitaCS – Détails des soins de l’ordonnance ......................................................................... 10 Figure 6 : VitaCS – Les visites prévues et réalisées du patient ............................................................ 11 Figure 7 : VitaCS – Les factures............................................................................................................ 12 Figure 8 : VitaCS – Bon d’examen ........................................................................................................ 13 Figure 9 : VitaCS – Ticket modérateur Patient ...................................................................................... 14 Figure 10 : VitaCS – Lettre de relance par défaut ................................................................................. 14 Figure 11 : VitaCS – Les règlements patients ....................................................................................... 15 Figure 12 : VitaCS – Les règlements des caisses et mutuelles ............................................................ 16 Figure 13 : VitaCS – Volet social ........................................................................................................... 17 Figure 14 : VitaCS – Saisie des évaluations pour les démarches de soins Infirmiers .......................... 18 Figure 15 : VitaCS – Les antécédents médicaux .................................................................................. 19 Figure 16 : VitaCS – Les facteurs de risque .......................................................................................... 20 Figure 17 : VitaCS – Les pathologies .................................................................................................... 20 Figure 18 : VitaCS – Les Diagnostics / Evolutions médicales ............................................................... 20 Figure 19 : VitaCS – Historique des évènements ................................................................................. 21 Figure 20 : VitaCS – Quelques traitements ........................................................................................... 21 Figure 21 : VitaCS – Transmissions ciblées .......................................................................................... 22 Figure 22 : VitaCS – Démarches de soins Infirmiers ............................................................................ 23 Figure 23 : VitaCS – Impression Démarches de soins Infirmiers.......................................................... 24 Figure 24 : VitaCS – Les autres professionnels .................................................................................... 25 Figure 25 : VitaCS – Entourage du patient ............................................................................................ 26 Figure 26 : VitaCS – Volet Matériel ....................................................................................................... 27 Figure 27 : VitaCS – Suivi du patient .................................................................................................... 28 Figure 28 : VitaCS – Volet renseignements divers................................................................................ 28 Figure 29 : VitaCS – Fenêtre récapitulative avant mise en lot .............................................................. 30 Figure 30 : VitaCS – Affichage général de l’état des lots ...................................................................... 31 Figure 31 : VitaCS – Exemple de bordereau de lot ............................................................................... 31 Figure 32 : VitaCS – Exemple d’imprimé de rejet. ................................................................................ 32 Figure 33 : VitaCS – Exemple d’imprimé de paiement. ........................................................................ 32 Figure 34 : VitaCS – Tableau de bord. .................................................................................................. 33 Figure 35 : VitaCS – montant des séances selon leur état (facturées, transmises). ............................ 33 Figure 36 : VitaCS – Exemple d’état de règlement (ici règlement patient par chèque). ....................... 34 Figure 37 : VitaCS – Exemple d’état des factures impayées RO triées par caisses. ........................... 34 Figure 38 : VitaCS – Personnalisation des statistiques ........................................................................ 35 Figure 39 : VitaCS – Exemple de présentation des statistiques .......................................................... 36 Figure 40 : VitaCS – Configuration de rapports .................................................................................... 37 Figure 41 : VitaCS – Alertes et messages internes au CSI .................................................................. 38 Figure 42 : VitaCS – GED ..................................................................................................................... 39 Figure 43 : VitaCS – Exemple n° 1 d’édition ......................................................................................... 40 Figure 44 : VitaCS – Exemple n° 2 d’édition ......................................................................................... 40 Figure 45 : VitaCS – Export bureautique vers tableur ........................................................................... 41 Figure 46 : VitaCS - gestion des droits .................................................................................................. 42 Figure 47 : VitaCS - Gestion des utilisateurs ........................................................................................ 43

La société DICSIT n’a cessé de se développer depuis sa création en 1995 avec une hausse constante de son CA et avec des résultats à 2 chiffres. Une gestion prudente et rigoureuse lui a permis de mettre en réserve légale une somme importante qu’elle travaille financièrement et qui lui permet d’assurer largement son BFR. DICSIT est le seul éditeur disposant d’une offre complète et en base commune auprès des services d’intervention à domicile (CSI, SSIAD, HAD, ESA, SAAD ..) DICSIT est DMP compatible pour ses logiciels médicaux. Elle s’est engagée dès le départ auprès de l’ASIP et a par exemple pour clients le GCS Esanté Picardie et le GCS de Télésanté Lorraine. DICSIT a 3 gammes de logiciels qui sont tous porteurs car tous significatifs d’économie pour la sécurité sociale (Services d’intervention à domicile, Services de coordination, E-Admission en ligne par internet …) DICSIT Informatique est éditeur depuis 1995 de progiciels métiers (AntHADine, Microsoins, VitaCS HarmoniDOM …) à destination des CSI, SSIAD, HAD, Services d’aide à domicile ….. DICSIT Informatique compte à ce titre 1200 clients en France dont 90 HAD, 400 SSIAD et 30 CSI. DICSIT propose une base commune partagée sur l’ensemble du spectre

Références Vitac’s

Nom du service Adresse Interlocuteur Spécificités

AISI Centre Infirmier

30 , rue Louis Saulnier 69330 MEYZIEU

Madame MAZZARIOL Oriane Infirmière CO- Responsable Centre Santé Infirmier 04.78.31.81.67 csi@aisi-meyzieu.fr

SSIAD et Centre de soins Infirmiers répartit en 2 services mais en base et planning communs

UDSMA-MUTUALITE

FRANCAISE Aveyron

2 bis rue Villaret

12023 RODEZ Cedex 9

Monsieur Pierre CHAYRIGUES Service INFORMATIQUE 05 65 73 59 28 Pierre.CHAYRIGUES@udsma.tm.fr

Centre Mutualiste de Soins 12 Centres de soins Infirmiers mutualiste sur tout l’Aveyron (gestion CSI SSIAD avec planning commun)

ALSAD Centre de Soins 2 , Bis, rue Sainte Odile 54600 VILLERS-LES-NANCY

Madame Jocelyne ERPELDING Infirmiere 03 83 27 08 38 alsad@wanadoo.fr

SSIAD et Centre de soins Infirmiers répartit en 2 services

BAR LE DUC SANTÉ - Centre de Soins

ESPACE STE CATHERINE 4 Boulevard des Ardennes 55000 BAR LE DUC

Madame Isabelle HENRY Responsable du service 03 29 45 14 17 i.henry@barleduc.fr

SSIAD et Centre de soins Infirmiers répartit en 2 services au sein d’un CCAS

Centre de Soins Infirmiers

19 promenade des prés 91150 ETAMPES

Mme LIEUTIER Christine Chef de service/ infirmière 01 64 94 21 77 christine.lieutier@ccas-etampes.fr

1 - Couverture fonctionnelle du logiciel VitaCS

1.1 - LES PATIENTS

1.1.1 - - Etat Civil

Le service peut dans cet onglet saisir le nom du patient, le prénom, le nom de jeune fille, l’adresse, le numéro de sécurité social, le médecin traitant ainsi que la distance Domicile/Service

Les patients peuvent avoir un dossier :

- Actif : le patient est actuellement pris en charge dans le service

- Archivé : lorsqu’un patient n’est plus pris en charge, VitaCS le conserve en mémoire dans une autre liste.

Si ce patient revient dans le service, il suffit d'ouvrir à nouveau son dossier VitaCS le reconnaîtra comme la même personne et non comme un nouveau patient.

Une alerte peut être activée (par défaut) affichant les anniversaires des patients. Un « secteur » peut être affecté manuellement ou en fonction de l’adresse d’intervention du patient. Ce secteur est généralement utilisé pour faciliter la gestion des tournées des infirmiers

Figure 1 : VitaCS – Etat Civil

1.1.2 - Couverture sociale

Le service peut saisir ou visualiser (si lecture de la carte vital du patient) dans cet onglet la caisse de sécurité sociale, l’attestation d’affection de longue durée ainsi que les accidents de travail. Il est bien entendu possible de différencier le patient de l’assuré social, le cas échéant. Une alerte est générée lorsque les droits du patient arrivent à échéance

Les informations peuvent être complétées manuellement ou être issues d’une lecture de carte Vitale. Dans ce cas, les périodes de couverture, services AMO et accidents du travail sont automatiquement renseignés. Il est bien entendu possible de compléter certaines de ces informations manuellement. Un historique des évolutions de couverture sociale est conservé.

Figure 2 : VitaCS – Couverture Social

1.1.3 - Couverture complémentaire

Le service peut saisir ou visualiser (si lecture de la carte vitale du patient) dans cet onglet la mutuelle du patient en gestion unique ou saisir la mutuelle du patient si cette dernière est en gestion séparée. Il est possible aussi de saisir des organismes tiers qui ne sont pas des complémentaires et qui sont organisme payeurs de la totalité des soins hors Sesam Vitale (Maison de retraite, EHPAD, SSIAD, HAD, …)

Figure 3 : VitaCS – Couverture complémentaire

1.1.4 - Ordonnances

Figure 4 : VitaCS – Saisi d’une ordonnance

Cet onglet permet de saisir l’ordonnance du patient en indiquant :

Date d’ordonnance

Situation de l’assuré

Nature d’assurance

Le médecin prescripteur

Type d’affection

La provenance

L’utilisation ou non du Tp AMO, Tp AME et des FSE (en fonction des droits sociaux du patient)

La saisie des soins en indiquant la nature du soin, la fréquence d’intervention, l’état de l’entente préalable pour les séances de soins infirmiers ainsi que le détail des soins ou actions réalisées dans la séance de soins infirmiers ou le nom des traitements administrés si vous le souhaitez. Cette saisie s’effectue dans la fenêtre ci-après :

Figure 5 : VitaCS – Détails des soins de l’ordonnance

Le profil de soin permet d’indiquer de manière globale les éléments nécessaires à la planification et à la facturation pour un acte et pour la durée de l’ordonnance. Les profils de soins peuvent être dupliqués pour faciliter la saisie des ordonnances complexes.

- Le soin en lui-même est issu d’une liste pré paramétrée et personnalisable de la nomenclature NGAP (en découle les éléments nécessaires à la facturation).

- La séquence d’intervention peut être affinée en jouant sur plusieurs critères (tel que le nombre de fois par jour par exemple) et plusieurs modes de séquences (jours, semaines, mois).

- Les heures d’interventions facilitent la gestion fine des tournées (Planning UMI). - La modulation (exonération des soins) et le suivi des périodes d’entente influent sur le mode de

facturation. Des alertes signalent les dossiers dont la période d’entente se termine. - Les traitements et soins/actions sont particulièrement utiles pour détailler les soins complexes (séances

de soins infirmiers hygiène par exemple). Les traitements et actions de la séance sont entièrement personnalisables.

1.1.5 - Les séances prévues et réalisées

Ce dossier fait apparaître les différentes visites prévues chez le patient suite aux ordonnances saisies précédemment. Associé au planning UMI et en fonction des options et paramétrages de votre base (salariés, tournées, secteurs), VitaCS est à même de gérer finement les séances et leur affectation en tournées. Le service doit ensuite valider les visites des patients en indiquant, s’il le souhaite, le nom du soignant ayant réalisé l’intervention et ainsi pouvoir facturer ces interventions. Il est possible de modifier le détail d’une séance réalisée en fonction d’un évènement exceptionnel (non réalisation d’un acte ou acte supplémentaire par exemple, exigence particulière du patient)

Lorsque VitaCS est associé au planning UMI, le suivi des séances est automatisé au maximum :

- Validation de la réalisation des séances en tournées. - Saisie automatique sur la séance réalisée de l’infirmier intervenant. - Report ou annulation automatique de la séance en fonction des saisies effectuées sur le planning UMI. - Les séances réalisées contiennent un détail financier des actes. Les règles de calculs peuvent être

automatisées (en particulier prise en compte des actes de majoration MAU et MCI en fonction du ou des actes inclus dans la séance, respect des règles de calcul de la nomenclature NGAP). Ce détail permet d’établir un chiffre d’affaires facturable à tout moment.

Figure 6 : VitaCS – Les visites prévues et réalisées du patient

1.1.6 - Factures

Dans cet onglet, le service peut voir les factures faites pour le patient. Il peut sur cet onglet visualiser :

Le numéro de facture La caisse de sécurité sociale à laquelle cette facture va être télétransmise Le Montant total de la facture La date de la facture Le montant Patient, Régime Obligatoire et Régime complémentaire ainsi que si le règlement a été

effectué. La période des soins concerné par la facture Le mode de sécurisation utilisé pour sécuriser la facture ainsi que l’Etat de sécurisation (ex : A charger

dans un lecteur, Chargée dans un lecteur…) Si la facture est dans un lot ainsi que le numéro de lot S’il y a eu un rejet concernant cette facture ainsi que le motif du rejet.

De plus le service pourra depuis cet onglet, sécuriser la facture en sélectionnant le mode de sécurisation souhaité, annuler une facture ou supprimer une facture non sécurise et non télétransmise.

Figure 7 : VitaCS – Les factures

Depuis cet endroit il est possible d’effectuer toutes les taches d’impression concernant le volet facturation patient (quelques exemples ci-dessous).

Figure 8 : VitaCS – Bon d’examen

Figure 9 : VitaCS – Ticket modérateur Patient

Figure 10 : VitaCS – Lettre de relance par défaut

1.1.7 - Règlements patients

Lorsque le patient doit régler une partie de sa facture, le service peut noter dans cet onglet la date de règlement, le Numéro de facture concernée, le montant correspondant (mis automatiquement par le logiciel mais modifiable si besoin) ainsi que le mode de règlement. Il est possible d’effectuer des saisies de paiement partiel si nécessaire.

Figure 11 : VitaCS – Les règlements patients

1.1.8 - Règlements caisses et mutuelles

Le service peut retrouver dans cet onglet les règlements reçu par la caisse de sécurité sociale ainsi que par les Mutuelles concernant les factures des patients. Ces informations sont remontées automatiquement via les retours noemie.

Il peut également, s’il le souhaite, saisir manuellement ces règlements en indiquant la date, le Numéro de facture concernée, le montant correspondant (mis automatiquement par le logiciel mais modifiable si besoin) ainsi que le mode de règlement.

Figure 12 : VitaCS – Les règlements des caisses et mutuelles

1.1.9 - Volet social

Dans ce volet vous pourrez alimenter des informations telles que :

situation familiale, nombre d’enfants et commentaires, mesure de protection et la personne en charge (tuteur, ...), profession / ancienne profession, lieu de vie, avec qui la personne vit (indispensable pour l’indicateur 3 du rapport DDAS) ressources, aides financières, charges (montants non obligatoires), commune de naissance, informations sur un éventuel dossier APA, compte-rendu.

Figure 13 : VitaCS – Volet social

Ces informations complémentaires sont particulièrement utiles quand VitaCS s’intègre dans un dispositif plus large(en relation avec un HAD, SSIAD…) et fonctionnant en base commune avec nos autres logiciels tel que Microsoins dédié à l’activité des SSIAD ou Harmonidom pour les SAAD.

1.1.10 - Evaluations

VitaCS propose 170 grilles d’évaluation (sur la douleur, la prévention d’escarre, la nutrition, les besoins fondamentaux etc …)

Figure 14 : VitaCS – Saisie des évaluations pour les démarches de soins Infirmiers

Toutes les évaluations concernant les démarches de soins infirmiers (EVA, Norton…) sont conservées (pour un même patient). Ces informations peuvent être reprises en compte pour renouveler la DSI En plus de la date d’évaluation, il est possible de laisser une date de réévaluation à laquelle le logiciel vous alertera. Un commentaire peut être également joint à la grille ainsi que le nom de la personne ayant réalisé l’évaluation. Il est possible d’éditer un document récapitulatif de l’évaluation qui pourra être transmis aux partenaires du CSI VitaCS n’est pas limité, vous pouvez créer en fonction de vos besoins vos propres grilles d’évaluation

1.1.11 - Dossier médical

Le volet médical est présenté en plusieurs onglets permettant une lecture thématique. Cette zone a été prévue pour que le corps médical puisse y retrouver un maximum d’informations, sans avoir à naviguer excessivement dans le dossier patient. Pour cela nous y avons intégré :

un résumé administratif, les données d’alerte (regroupement des éléments sensibles précisés par les utilisateurs dans les volets

suivants), un suivi médical (résumé des rencontres avec le médecin traitant du patient et diagnostics médicaux), l’histoire médicale (antécédents familiaux et personnels, allergies, intolérances médicamenteuses,

régimes alimentaires, facteurs de risque), Suivi des vaccins et actions de préventions, Pathologies actuelles (avec pathologie principale et associées) les traitements avec date de début / fin / renouvellement d’ordonnance, prescripteur (médecin et N°

Adeli), libellé du produit, posologie, mode d’administration, dosage, remarques). Quelques écrans :

Figure 15 : VitaCS – Les antécédents médicaux

Figure 16 : VitaCS – Les facteurs de risque

Figure 17 : VitaCS – Les pathologies

De plus et grâce à notre système de GED (Gestion Electronique des Documents), il est possible d’intégrer puis d’appeler dès le volet médical divers documents. Par exemple, vous pouvez donc stocker, consulter, envoyer, imprimer, ... des documents tels que des résultats d’analyse, des comptes rendus textuels ou en imagerie, des ordonnances, des prescriptions, des courriers, des documents en provenance d’autres applications, ... . Une synthèse du séjour peut être obtenue sous forme d’édition de différents éléments du dossier (via notre interface bureautique). Toutes ces informations sont bien entendu conservées en historique et ne sont jamais effacées.

Figure 18 : VitaCS – Les Diagnostics / Evolutions médicales

1.1.12 - Dossier de soins infirmiers

Le dossier de soins comporte plusieurs volets. Ici, nous retrouvons comme dans le dossier médical une lecture sous forme d’onglets :

un résumé administratif, un historique médical (synthèse en lecture uniquement des transmissions simples et des entretiens avec

le médecin), les évènements (transmissions simples et commentaires au sujet du patient) les traitements avec date de début / fin / renouvellement d’ordonnance, prescripteur (médecin et N°

Adeli), libellé du produit, posologie, mode d’administration, dosage, remarques), les transmissions ciblées (cible + données, actions, résultats), les démarches de soins infirmiers

Quelques écrans :

Figure 19 : VitaCS – Historique des évènements

Figure 20 : VitaCS – Quelques traitements

Les transmissions ciblées : VitaCS permet de saisir et de visualiser les transmissions ciblées aussi bien pour la totalité des patients, que par patient ou salarié du Centre de soins Infirmiers. Les transmissions s’effectuent via des menus déroulant pour les cibles, les données, les actions et les résultats ainsi que des zones de textes libres pour les données, les actions et les résultats. Ces menus déroulant sont entièrement paramétrables afin de s’adapter à vos besoins.

Figure 21 : VitaCS – Transmissions ciblées

Les démarches de soins infirmiers : VitaCS permet de réaliser les démarches de soins infirmiers et de les imprimer sur vos documents officiels ou en recréant la trame de votre cerfa.

Il est possible de dupliquer la DSI pour réaliser son renouvellement.

Figure 22 : VitaCS – Démarches de soins Infirmiers

Figure 23 : VitaCS – Impression Démarches de soins Infirmiers

1.1.13 - Professionnels Intervenants chez le patient

Un annuaire étant à votre disposition et à alimenter et personnaliser comme vous le souhaitez, tout professionnel peut être enregistré dans la fiche patient. Ainsi, vous pouvez identifier des acteurs de tout domaine, le médecin traitant bien sûr mais également des intervenants du domicile comme un portage de repas, une aide à domicile, une télé alarme, kinésithérapeute, pédicure, ...). Chaque acteur apparaitra avec ses coordonnées et vous pourrez laisser des commentaires propres à chaque patient.

Figure 24 : VitaCS – Les autres professionnels

1.1.14 - Entourage du patient

En plus des acteurs professionnels, les proches ont également un rôle important à jouer. Ainsi, vous pouvez donc saisir les coordonnées de chacun d’entre eux ainsi que le lien avec le patient (conjoint, fille, fils, voisin, ami, ...). Dans leur fiche, il est également possible d’y laisser des remarques (heures où on peut les joindre, ...) mais aussi les aides qu’ils apportent au quotidien. Parmi ces personnes, identifiez un référent/aidant principal mais également la personne de confiance.

Figure 25 : VitaCS – Entourage du patient

1.1.15 - Matériel

Cet onglet permet de saisir le matériel :

appartenant au patient mis à disposition par le service ou loué par un prestataire (avec coût, dates et nom du professionnel)

Une alerte peut-être généré quant au niveau de stock de chaque petit matériel. Le niveau d’alerte est personnalisable.

Figure 26 : VitaCS – Volet Matériel

1.1.16 - Suivi du patient

Pour les prises en charge de patients en longue durée tel que les patients atteints de maladie chronique, il est possible de renseigner un onglet de suivi. Lors de cet enregistrement, vous aurez la possibilité d’indiquer des informations d’ordre général comme d’autres beaucoup plus détaillées comme la synthèse des contacts.

la provenance du patient (à domicile ou en structure au moment de la demande) l’origine de la demande Moyen de connaissance du CSI Contacts au cours de la demande (visite à domicile, échanges téléphoniques, courriers, ...), avec

synthèse, participants, date, sens du contact si échange à distance, ... . Possibilité de lister les thèmes abordés et la ou les réponses apportées Motif et type de prise en charge

Figure 27 : VitaCS – Suivi du patient

1.1.17 - Renseignements divers

Cet onglet permet de noter tout type d’information et de pouvoir signifier si le service souhaite ou non les faire apparaître sur un document papier (en cochant la case dossier). Cette zone pourra donc être utilisée pour les informations à saisir jugées utiles par l’intervenant et ne rentrant pas dans d’autres écrans.

Figure 28 : VitaCS – Volet renseignements divers

1.2 - TRAITEMENTS

1.2.1 - Sécurisation des factures

VitaCS va gérer à l'aide de la carte professionnelle et de la carte du bénéficiaire la création et le suivi de feuilles de soins qui seront transformées en flux électroniques et seront transmis aux différentes caisses via le réseau informatique de santé. Pour créer ces fameux flux électroniques (FSE, DRE, FSE+DRE), La présence d'un lecteur de cartes est obligatoire. Les informations de facturation sont "injectées" dans celui-ci et il procède à la sécurisation de la facture à l'aide de la carte professionnelle et de la carte Vitale du bénéficiaire. La sécurisation de la facture est obligatoire pour que celle-ci puisse être transmise aux différents organismes intéressés.

VitaCS prévoit 5 modes de sécurisation à l’aide du lecteur de carte :

Sécurisation « Sesam-Vitale » : C'est le mode de sécurisation le plus fort mais aussi le plus contraignant. Il sous entend que vous allez dans un même temps lire la carte du bénéficiaire, saisir les éventuelles données supplémentaires, créer de toute pièce la prescription et les séances qui s'y rapportent, et enfin la facture que vous sécuriserez.

Sécurisation « désynchronisée » : Ce mode est identique au mode "Sesam-Vitale" sauf que vous ne possédez pas de carte professionnelle habilitée à signer une FSE (si vous avez une carte de personnel administratif par exemple). Dans ce cas la sécurisation complète n'est pas possible. Le mode "désynchronisé" permet de faire une sécurisation partielle de la feuille de soins. Ce mode ne sécurise que la "partie" bénéficiaire de la feuille de soins. La "partie" professionnelle sera sécurisée plus tard par une personne ayant en sa possession une carte professionnelle habilitée à signer des feuilles des soins.

Sécurisation « en Visite » : Ce mode vous permet de préparer des feuilles de soins électroniques sur le poste de travail à partir d'informations lues en carte Vitale lors d'une session de soins précédente. A partir de cette première lecture de carte Vitale vous avez la possibilité de créer des FSE non sécurisées que vous pourrez alors charger dans un lecteur de cartes ambulatoire. Les factures chargées dans le lecteur ambulatoire seront sécurisées complètement quand vous vous serez rendu chez le bénéficiaire et que vous aurez inséré sa carte Vitale dans le lecteur. Tant que cette opération n'est pas validée, les FSE du bénéficiaire ne sont pas sécurisées. Au retour de visite, toutes les FSE sont rendues par le lecteur qu'elles soient sécurisées complètement ou non. Seules les factures complément sécurisées peuvent être transmises, les autres doivent être rechargées à nouveau dans un lecteur ambulatoire pour aller les sécuriser lors d'un prochain passage chez le bénéficiaire.

Sécurisation « dégradée » : Ce mode de sécurisation englobe tous les cas qui n'ont pas été évoqués précédemment. La plus part du temps, l'utilisation du mode "dégradé" est à utiliser que lorsqu’on ne peut pas faire autrement soit par impossibilité de lire ou relire la carte Vitale du bénéficiaire, soit par obligation réglementaire de la part des régimes obligatoires.

Sécurisation directe sur un lecteur ambulatoire : Ce mode de sécurisation n'est pas réellement un mode de sécurisation. En fait, il correspond au mode de sécurisation "Sesam-Vitale" pour une facture complètement saisie à partir du lecteur ambulatoire (pas d'utilisation de VitaCS). Vous insérez la carte Vitale dans le lecteur de cartes ambulatoire et à partir de là vous saisissez directement les actes à facturer sur le lecteur. Vous validez vos choix et le lecteur signe la facture et la mémorise. Au retour de visite toutes les factures créées sur le lecteur ambulatoire seront déchargées dans VitaCS.

1.2.2 - Télétransmission des factures

VitaCS vous offre la possibilité de procéder aux facturations aux fréquences de votre choix. Lorsqu’une facture est sécurisée, elle est automatiquement placée en attente dans la partie constitution de Lot. Lorsque le service souhaite télétransmettre ces factures, il retrouve donc dans la partie constitution de lot toutes les factures sécurisées prêtent à être groupées en lots et ainsi être télétransmise.

Figure 29 : VitaCS – Fenêtre récapitulative avant mise en lot

Une fois la création de lot effectué, il est alors possible de formater tous les lots automatiquement aux formats B2. Une fois la création des fichiers terminée, chaque centre de soins peut alors télétransmettre de manière sécurisée sa facturation auprès des différentes caisses (principales ou complémentaires). Des accusés de réception logiques sont récupérés afin de s’assurer que la caisse ait bien reçu vos fichiers. A chaque télétransmission, des retours d’erreurs et des règlements sont automatiquement récupérés par VitaCS et consultable ensuite sous forme d’historique (retour NOEMIE).

1.2.3 - Suivi des télétransmissions et retours

VitaCS fourni les outils nécessaires au suivi des lots, des retours Noemie et des éditions nécessaires à ce suivi. VitaCS gère automatiquement les retours (Acquittements, retours Noemie) et complète l’état des lots et factures en fonction de ces messages reçus.

Figure 30 : VitaCS – Affichage général de l’état des lots

Figure 31 : VitaCS – Exemple de bordereau de lot

Figure 32 : VitaCS – Exemple d’imprimé de rejet.

Figure 33 : VitaCS – Exemple d’imprimé de paiement.

SUIVI FINANCIER D’ACTIVITE

VitaCS dispose d’une série d’états permettant un suivi chiffré de l’activité. Entre autre il permet l’édition d’un tableau de bord de l’activité, différents listings tel que les factures, les paiements (en fonction du mode de paiement si l’on veut), les impayés mais aussi les trop perçus. Les différents états sont paramétrables selon différents critères. Chaque état a ses propres critères (par exemple : impression selon, service, personnel, secteur, caisse patient, mode paiement, etc…)

Figure 34 : VitaCS – Tableau de bord.

Figure 35 : VitaCS – montant des séances selon leur état (facturées, transmises).

Figure 36 : VitaCS – Exemple d’état de règlement (ici règlement patient par chèque).

Figure 37 : VitaCS – Exemple d’état des factures impayées RO triées par caisses.

STATISTIQUES VitaCS possède divers méthodes d’éditions statistiques. Une première prête à l’édition, une deuxième permettant un paramétrage personnalisé des graphiques et une troisième sous forme d’export dans un tableur des données de votre choix.

Statistiques prêtes à l’emploi

De nombreuses statistiques, accessibles par domaine, sont à disposition des CSI pour une exploitation rapide et une édition pré à l’emploi. Personnalisation des statistiques : Pour chacun des indicateurs, vous pouvez :

Choisir la période, Choisir le type de graphique, Editer une liste nominative, Obtenir le pourcentage ou le nom des personnes dites sans renseignement (vous évitant ainsi de passer

en revue l’ensemble de vos dossiers pour « dénicher » l’erreur), Choisir la population ciblée (ex : toutes personnes, nouvelles personnes, ...), Sélectionner un ou plusieurs multi critères dans l’objectif de préciser la cible et/ou de croiser des

données, Personnaliser le style du graphique, les couleurs, les titres, ..., Exporter les résultats dans un tableur (pour personnalisation du graphique), comme illustré ci-dessous

Figure 38 : VitaCS – Personnalisation des statistiques

Figure 39 : VitaCS – Exemple de présentation des statistiques

Export vers un tableur

Comme précisé dans le point précédent, il est possible d’exporter les résultats de vos statistiques dans un tableur. Cela permet notamment de les intégrer dans un rapport sous un traitement de texte par exemple. Cet export s’effectue par l’intermédiaire d’une interface qui donne accès à la sélection des données que vous souhaitez exporter. Vous pouvez ainsi obtenir sous forme de colonne, les informations saisies dans vos dossiers. Vous êtes alors totalement libres dans l’exploitation statistique de ces informations et le croisement des données.

Rapports statistiques

VitaCS intègre le rapport annuel demandé aux CSI mais Il est possible aussi de créer vos propres rapports statistiques. Pour ce faire, nous regroupons l’ensemble des statistiques que doit éditer le ou les CSI. Chaque indicateur est ainsi pré paramétré avec les bonnes populations, les bons critères, ... . Le service n’a plus qu’à demander ce modèle de rapport soit sur papier, soit sur tableur afin de constituer ses propres graphiques.

Figure 40 : VitaCS – Configuration de rapports

GESTION DES ALERTES

Alertes internes au CSI : Un « bloc-notes » est activé à chaque ouverture du logiciel VitaCS relevant toutes les échéances et alertes déclarées lors de la saisie. De plus, il est possible de saisir directement des alertes manuellement. Voici un panel non exhaustif des alertes :

Anniversaires des patients et des salariés (selon critères de choix vous pouvez les désactiver) Mouvements (entrées, sorties) RDV prévus Réévaluations planifiées Messages personnalisés Fin de prise en charge si délimitée dans le temps Contrôles techniques et révisions des véhicules si gérés par le CSI ...

Ce bloc-notes est commun à toute l’équipe d’un même CSI. Un menu permet de filtrer les alertes à afficher. Il est également possible de rechercher sur la période de son choix afin de consulter des alertes passées ou à venir mais aussi d’éditer le contenu du bloc-notes.

Figure 41 : VitaCS – Alertes et messages internes au CSI

EDITIONS Comme indiqué en partie Service : Gestion du courrier et des modèles d’édition, le logiciel VitaCS embarque une interface bureautique et une GED (Gestion Electronique des Documents).

Paramétrage des documents et stockage

VitaCS va vous permettre de générer des documents personnalisés à partir des données saisies dans vos dossiers patients. Ces documents sont générés suivant votre modèle et à la volée. Ils sont ensuite stockés dans la GED propre à chaque patient (archivage par discipline, sous discipline et type de document). Par ailleurs la GED permet également de sauvegarder des documents reçu par mail ou numérisés sur un des postes utilisateurs. Ces documents peuvent être appelés directement depuis le dossier patient voire même un écran précis (volet médical pour les documents médicaux etc…). La GED est relié aux droits utilisateurs, garantissant ainsi la même sécurité d’accès aux données et aux documents archivés.

Figure 42 : VitaCS – GED

Patients : Concernant les éditions patient, il vous sera possible d’obtenir des documents très variés. Cela peut aller de la simple étiquette à une synthèse du dossier patient en passant par des fiches traitements ou encore des courriers. Ces documents sont utiles à la fois pour un usage interne mais également pour communiquer et transmettre des informations aux usagers et aux professionnels.

Figure 43 : VitaCS – Exemple n° 1 d’édition

Figure 44 : VitaCS – Exemple n° 2 d’édition

Export sous tableur

L’intérêt de l’interface bureautique ne s’arrête pas à l’édition de documents. Nous vous offrons la possibilité d’exporter simplement les données de votre choix sous un outil de type tableur. Vous obtiendrez ainsi les informations souhaitées sous forme de colonnes. Grâce à cela, vous avez l’opportunité d’exploiter vos données à votre guise aussi bien pour des recherches que des statistiques.

Figure 45 : VitaCS – Export bureautique vers tableur

DROITS D’ACCES Le logiciel VitaCS permet une gestion complète des accès utilisateurs. Nous vous présentons ici les mécanismes de gestion des habilitations du progiciel VitaCS. Voici dans un premier temps la description du paramétrage pour les membres du CSI.

Groupe d’utilisateurs d’un service

Au sein du CSI, il est possible de paramétrer des groupes d’utilisateurs (médical, soins, social, administratif, …). Il sera ainsi plus aisé et rapide d’y associer les utilisateurs par la suite. Pour chaque groupe, il est possible de définir les types de fenêtres auxquels un accès est autorisé. Dans chaque type de fenêtres se trouve le détail des écrans. Par exemple, dans le type médical nous retrouverons des écrans sur les pathologies, les traitements, les antécédents, ... . Par défaut les écrans héritent des droits du type de fenêtre mais il est possible de les personnaliser. Les droits possibles sont : consultation, création, modification, suppression. Un utilisateur peut donc créer des éléments mais peut, par exemple, faire appel à un administrateur/référent pour la modification ou la suppression de certaines données.

Figure 46 : VitaCS - gestion des droits

Utilisateurs

Une fois les groupes utilisateurs paramétrés, il est donc temps de passer à l’étape des utilisateurs. Chaque utilisateur sera rattaché à un groupe d’utilisateurs et ses droits en découleront donc automatiquement. Des droits peuvent être particularisés pour un utilisateur donné en complément de ceux du groupe d’utilisateurs (par exemple, tous les utilisateurs du groupe administratif ont accès à une zone, sauf un individu).

Figure 47 : VitaCS - Gestion des utilisateurs

Gestion des login et mots de passe

L’administrateur attribue un login et mot de passe à chaque utilisateur. Ce dernier peut ensuite accéder à un menu lui permettant de personnaliser son mot de passe. En cas d’oubli du mot de passe, l’administrateur peut en affecter un nouveau, personnalisable ensuite par l’utilisateur.

ARCHIVAGE POUR LES DONNEES Les patients sortis du CSI sont proposés à l’archivage auprès de l’utilisateur. Cet archivage est conseillé, permettant ainsi de conserver une file active claire. L’archivage permet de trier la liste des patients mais n’a pas d’impact sur les éléments saisis dans le dossier et pour la partie statistique et déclaration d’activité. A tout moment un individu archivé peut être repassé en actif. Le dossier peut être retrouvé soit par une recherche dans la liste des archivés soit en initialisant une création de dossier. Le contrôle d’homonymie se chargera de rappeler à l’utilisateur l’existence de ce patient.

ANNUAIRES / LISTES D’INFORMATIONS VitaCS propose de nombreuses listes déroulantes afin d’éviter trop de saisie répétitives et afin de garantir une homogénéité au moment de l’édition des statistiques. Un menu Répertoires est disponible depuis n’importe quel écran du logiciel permettant ainsi une mise à jour sans aller retour. Cette fonction est bien entendu reliée aux droits utilisateurs afin de permettre à certains utilisateurs seulement de modifier ces menus. Voici une liste non exhaustive de listes paramétrables :

Communes

Cantons

Rues

Quartiers

Médecins (avec coordonnées, n°habilitation / adeli, …)

Tous professionnels (libéraux, établissements, associations, …)

Types de lien de l’entourage

Type d’habitat

Avec qui vit la personne

Comment les gens ont connu le service

Soins IDE

Soins AS

Types et tarifs des actes libéraux

Mesures de protection

Caisses sécurité sociale

Types d’allergies

Intolérances

Risques potentiels

Régimes alimentaires

Pathologies

Transmissions ciblées

Types de matériel

Motif de refus de prise en charge

Motifs de prise en charge

Etc.…

2- Perspectives fonctionnelles

INTEGRATION SSIAD – SERVICES DE SOINS INFIRMIERS A DOMICILE Dans le cas où le CDS gère l’activité d’un service SSIAD, Dicsit informatique pourra vous proposer sa solution Microsoins dédiée entièrement à l’activité des SSIAD. De façon très opérationnelle, celui-ci pourra être paramétré de sorte que le CSI et le SSIAD puissent travailler en base commune, récupérant ainsi les données administratives d’un patient appartenant à l’un ou l’autre service et partager le planning ainsi que les actes facturés. Atouts :

- Evite une double saisie - Evite une collision, doublon de dossier grâce à un contrôle par homonymie, mais également par date de

naissance, N° sécurité sociale…. - Visualisation des différentes prises en charge

INTEGRATION SAAD – SERVICE D’AIDE A DOMICILE

Dans le cas où le CDS gère l’activité d’un service d’aide à domicile, Dicsit informatique pourra vous proposer sa solution Harmonidom dédiée entièrement à l’activité des SAAD. De façon très opérationnelle, celui-ci pourra être également paramétré de sorte que le CSI et le SAAD puissent travailler en base commune, récupérant ainsi les données administratives d’un patient/Usager appartenant à l’un ou l’autre service. Atouts :

- Evite une double saisie - Evite une collision, doublon de dossier grâce à un contrôle par homonymie, mais également par date de

naissance, N° sécurité sociale…. - Visualisation des différentes prises en charge

INTEGRATION DU MODULE PYXVITAL

La société PYXISTEM est spécialisée dans le développement et l'agrément de solutions Sesam-Vitale sur les plateformes Windows , MAC OSX, Linux, et s'est interessée plus récemment aux systèmes iOS et Android.

Elle a également développé un certain nombre de produits dérivés de ces technologies, pour les secteurs non couverts par la norme Sesam-Vitale.

Elle propose différentes formules commerciales, pour le compte d'éditeurs de logiciels pincipalement, permettant de prendre en compte à coût forfaitaire tous les développements et évolutions nécessaires

Nous avons fait le choix d’intégrer ce composant avant la fin du 1er semestre 2015 car il garantit une réactivité forte au niveau des agréments et nous permet de nous concentrer sur les spécificités et amélioration CSI (comme l’optimisation en cours des tournée grace à la cartographie). Voici nombre des services intégrés dans ce composant

* Agrément CNDA conformément au Cahier des Charges SESAM-Vitale 1.40.9 addendum 6, options "Réseau distant" et Chiffrement de Transport - inclut l'agrément INS-C

* Compatible Téléservices de l'Assurance Maladie : accès à l'Espace Pro via un navigateur

* Agrément CNDA pour les Téléservices intégrés de l'Assurance Maladie : Historique des Remboursements (HRi), Déclaration de Médecin Traitant (DMTi) : accès direct aux fonctions par le logiciel, en un clic (fonctions requises dans le cadre de la nouvelle Convention Médicale).

* Homologation "Dossier Médical Personnel" (DMP compatibilité) sur le profil "Consultation", en authentification directe par CPS.

* Agrément SCOR 2.11 (télétransmission des ordonnances et autres pièces justificatives numérisées) pour les spécialités d'auxiliaires médicaux et de fournisseurs