Dossier Gestmag 2007 · Gestion des fournisseurs___3 2.1 La fiche fournisseur_3 ... 2.1.3 Les touches de commande _4 2.1.4 La partie haute des données fixes___6 ... client

Domiciel Inform@tique Page 1 Avril 2007

DossierGestmag 2007

Livre IVGestion des clients et fournisseurs

4 – Gestion des clients et fournisseurs


TABLE DES MATIÈRES

1. Généralités ______________________________________________________________________3

2. Gestion des fournisseurs ___________________________________________________________3

2.1 La fiche fournisseur____________________________________________________________________32.1.1 Accès à la fiche fournisseur __________________________________________________________________ 3

2.1.2 Contenu de la fiche fournisseur _______________________________________________________________ 4

2.1.3 Les touches de commande ___________________________________________________________________ 4

2.1.4 La partie haute des données fixes ______________________________________________________________ 6

2.1.5 Les touches d’état et statistiques_______________________________________________________________ 7

3. Gestion des clients ________________________________________________________________9

3.1 Réglages préalables ____________________________________________________________________93.1.1 Groupe de CA_____________________________________________________________________________ 9

Famille de clients_________________________________________________________________________________ 9

3.1.3 Les zones paramétrables_____________________________________________________________________ 9

3.2 La fiche client________________________________________________________________________103.2.1 Accès à la fiche___________________________________________________________________________ 10

3.2.2 Contenu de la fiche client ___________________________________________________________________ 11

3.2.3 Les touches de commande __________________________________________________________________ 12

3.2.4 Partie haute des données fixes _______________________________________________________________ 13

3.2.5 Partie médiane des données variables__________________________________________________________ 14

3.2.6 Les touches d’état et statistiques______________________________________________________________ 15

3.2.7 Les autres touches_________________________________________________________________________ 17

3.3 La carte de fidélité____________________________________________________________________173.3.1 Généralités ______________________________________________________________________________ 17

3.3.2 La carte de fidélité du client _________________________________________________________________ 18

3.3.3 Impression d’une carte ponctuelle ____________________________________________________________ 18

3.3.4 Impression de plusieurs cartes de fidélité _______________________________________________________ 19

3.3.5 Impression des étiquettes code-barres _________________________________________________________ 20

3.3.6 Résultat_________________________________________________________________________________ 22

3.3.7 Exemple de cartes de fidélité ________________________________________________________________ 23



1. Généralités

Dans ce module nous allons décrire la gestion des fournisseurs et celle très semblable des clients.

On verra à cette occasion que le gestion des clients est plus développée que celle des fournisseurs, cequi s’explique naturellement par l’orientation davantage « suivi des ventes » du logiciel Gestmag.

Il est nécessaire de traiter les clients et les fournisseurs avant le création des articles et les ventes, cardans les deux cas, il faudra obligatoirement que des fournisseurs soient créés pour leur affecter desarticles à acheter, et qu’ensuite des clients soient également créés pour leur affecter des ventes.

2. Gestion des fournisseurs

2.1 La fiche fournisseur

2.1.1 Accès à la fiche fournisseur

On accède à la fiche fournisseur de deux façons :

g Depuis le menu des « paramétrages », option « gestion des fournisseurs » et ensuite le sous-menu « mise à jour ».

g Depuis l’onglet principal « Fournisseurs » et la touche « Fiche fournisseurs » du panneauprincipal de la caisse.



2.1.2 Contenu de la fiche fournisseur

Par un des moyens précédents, on accède à la fiche fournisseur qui propose sur un seul écran toutesles informations concernant le fournisseur. Par défaut, on arrive sur la fiche du premier fournisseur parordre alphabétique.

La fiche s’organise en 2 parties :

g La partie haute bleu foncé comprend la plupart des données fixes du fournisseur.g La partie basse qui comprend des touches permettant d’accéder à des fonctions ou à des

écrans statistiques complémentaires.

2.1.3 Les touches de commande

Les premières touches de la partie gauche servent à gérerles fiches fournisseurs :



g Coche verte : Valide les données d’une nouvelle fiche fournisseur qui vient d’être créée, ou bien lesmodifications apportées à une fiche existante. Donc attention à bien valider cette touche avant dequitter.

g Coche rouge : Permet de quitter une saisie en cours sans valider les changements.

g Ajoute : Fait apparaître à l’écran une nouvelle fiche fournisseur vierge en mode saisie. Le numéro dufournisseur n’est pas modifiable : il est attribué automatiquement par le logiciel au moment de lavalidation.

g Effacer : On peut supprimer la fiche d’un fournisseur, mais uniquement si aucun achat n’a étéaffecté à ce fournisseur, sinon la suppression sera impossible.

g Recherche : Ouvre un écran supplémentaire pour rechercher un fournisseur.

La liste des fournisseurs étant classée par ordre alphabétique, il suffit de taper la racine du nom dufournisseur dans la zone jaune, et la liste des fournisseurs s’affinera automatiquement en n’affichantque les noms dont le début correspond à la racine saisie.

On peut aussi cliquer directement sur une des touches marquée de 3 lettres, auquel cas ne serontaffichés que les fournisseurs dont le nom commence par une des 3 lettres. On peut aussi cliquer surl’entête des colonnes, ce qui aura comme effet de changer la colonne de tri de référence (exemple :recherche sur la localité).

g Document : Permet de joindre un document externe (exemple : courrier Word) au dossier du client.



2.1.4 La partie haute des données fixes

En haut, on saisi le nom du fournisseur qui est systématiquement mis en majuscules. A droite un codeinterne est attribué automatiquement au fournisseur. A côté, une case avec une plume permet d’activerle clavier virtuel en mode tactile.

En dessous, le cadre « adresse » avec les coordonnées du fournisseur. La touche « … » à côté de lalocalité permet de rechercher celle-ci dans la liste des localités existantes pour éviter de faire deserreurs de saisie ou de générer des orthographes différentes.

Sous l’adresse, les éléments par défaut concernant ce fournisseur : le mode de règlement, leséchéances, le coefficient standard qui sera applicable à ses produits, ainsi les coordonnées d’un contactou d’un commercial dans l’entreprise.

Dans la partie droite, la suite des renseignements concernant le fournisseur : Le numéro du compteclient du commerçant chez ce fournisseur, les coordonnées téléphoniques du fournisseur ainsi quecelles de son site Internet, et divers renseignements concernant le niveau du franco de port ou lemontant des frais de port.

En dessous, un bloc contient des élément datés ou financiers issus du logiciel : la date de création, ladate des derniers achats, le CA et le solde, ainsi qu’une zone de saisie de texte libre pour descommentaires ou autres informations sur le fournisseur. On trouvera aussi une touche marquée« enveloppe » et qui permet d’imprimer une enveloppe avec les coordonnées du fournisseur.



2.1.5 Les touches d’état et statistiques

A la suite des premières touches de gestion, on trouve 5touches qui permettent d’accéder à des statistiquesconcernant le fournisseur. (seulement s’il y a eu desachats).

2.1.5.1 Touche « Historique »

La première touche « historique » permet de retracer l’historique des achats auprès du fournisseur. Ondoit d’abord choisir une période de vente dans la partie basse, puis activer la touche « recherche » pourvalider l’extraction des données.

Dans la partie haute, on trouve 3 onglets avec les factures et livraisons déjà faites dans le premier, lescommandes en cours et non livrées dans le second et enfin les règlements auprès du fournisseur dansle troisième onglet.

Quand on sélectionne une livraison / facture (1er onglet) dans la partie gauche de l’écran, le détail de cedocument s’affiche aussitôt dans la partie droite, avec la désignation de chaque produit, la quantité et leprix unitaire d’achat.

2.1.5.2 Touches « Stat » et « Graphique »

Les touches « stat » et « graphique » présentent de façon différente les mêmes statistiques de CAd’achat auprès du fournisseur pour l’année en cours et les 2 années précédentes.



2.1.5.3 Touche « Articles »

Cette touche permet d’éditer la liste des articles achetés auprès d’un même fournisseur, avec le codeinterne du logiciel et aussi celui du fournisseur, ce qui peut faciliter les achats de réapprovisionnementauprès du fournisseur.

On peut envoyer cet état soit à l’écran ou directement à l’imprimante.

2.1.5.4 Touche « Imprime »

Permet d’imprimer la liste des fournisseurs.



3. Gestion des clients

3.1 Réglages préalables

Gestmag enregistre dans la fiche client les données fixes de ce client (l’adresse ou autres donnéespersonnelles), mais aussi les éléments dynamiques concernant les ventes (CA, nombre de passages encaisse, points de fidélité).

Pour aider à la segmentation des clients lors d’opérations de communication comme le mailing, on peutaussi utiliser des catégories supplémentaires qui permettront de mieux classer ou trier les clients.

3.1.1 Groupe de CA

Le premier système de segmentation s’appelle « Groupede CA ». On pourra comme dans l’exemple ci-contreclasser effectivement les clients en fonction de la tranchede chiffre d’affaire auxquels ils appartiennent : on pourrapar exemple sensibiliser les petits clients, ou au contraireremercier les meilleurs.

Bien évidemment, on peut utiliser n’importe quel autretype de segmentation à la place du CA, comme l’âge, larépartition géographique, une segmentation sociale, etc.

3.1.2 Famille de clients

Cette autre méthode de segmentation est plusclassique, car elle fait intervenir la profession duclient ou son classement sociologique.

On pourra également inventer ses propres critèreset les incorporer à la place de ceux décrits ci-contre.

3.1.3 Les zones paramétrables

Dans sa version 2007, Gestmag intègre des zones paramétrables. Il s’agit de rubriques librementparamétrables par l’utilisateur pour y mettre les données de son choix, s’il considère que la fiche client –dans son état standard – ne répond pas complètement à son besoin.

Dans la fiche client, on peut créer :

• 3 zones de texte simple pouvant contenir jusqu’à 30 caractères maximum (chiffres ou lettres).• 3 zones de recherche avec des champs affectables (tableaux) de 40 caractères.



L’usage de ces zones supplémentaires s’active dans le « paramétrage du logiciel », onglet « zonesparamétrables », où l’on peut rebaptiser les entêtes des nouvelles zones créées, et définir dans le casdes zone de recherche à défilement, le nombre d’éléments maximum de ces zones.

Attention : rappel de la Loi :Nous vous rappelons que dans le cadre de fichiers identifiant des personnes, il est interdit de créer descritères discriminatoires basés sur le sexe, l’âge, la couleur de peau et la religion pour l’essentiel. Voirauprès de la CNIL ce qui est permis et comment se mettre en règle.

3.2 La fiche client

3.2.1 Accès à la fiche

On accède à la fiche « client » par deux moyens différents :

• Via le menu « Paramétrage » puis« Gestion des clients » et enfin « Mise àjour »

Nota : il existe dans le même menud’autres options qui seront étudiéesaprès la création des clients.

• Via l’onglet « Clients / documents » del’écran principal de la caisse, où seules les 2premières touche du haut sont consacréesà la gestion des clients.



3.2.2 Contenu de la fiche client

Par un des moyens précédents, on accède à la fiche client qui présente en un seul écran toutes lesinformations du client. Par défaut, on arrive sur la fiche du premier client par ordre alphabétique.

La fiche s’organise en 3 parties :

g La partie haute bleu foncé comprend la plupart des données fixes concernant le client.g La partie centrale bleu clair comprend toutes les informations variables (enrichissement

suivant les ventes) ou complémentaires. Cette zone possède des onglets qui permettentd’accéder à de nombreuses autres informations.

g La partie basse comprend des touches qui permettent d’accéder à des fonctions ou à desécrans statistiques complémentaires.



3.2.3 Les touches de commande

Les premières touches de la partie gauche servent àgérer les fiches clients :

g Coche verte : Valider une nouvelle fiche client qui vient d’être crée, ou bien les modificationsapportées à une fiche existante. Donc attention à bien valider cette touche avant de quitter.

g Coche rouge : Permet de quitter une saisie en cours sans valider les changements.

g Ajoute : Fait apparaître à l’écran une nouvelle fiche client vierge en mode saisie. Le numéro du clientn’est pas modifiable : il est attribué automatiquement par le logiciel au moment de la validation.

g Effacer : On peut supprimer la fiche d’un client, mais uniquement si aucune vente n’a été affecté àce client, sinon la suppression sera impossible.

g Recherche : Ouvre un écran supplémentaire pour rechercher un client.

La liste des clients étant classée par ordre alphabétique, il suffit de taper la racine du nom du client dansla zone jaune, et la liste des clients s’affinera automatiquement en n’affichant que les noms dont ledébut correspond à la racine saisie.

On peut aussi sélectionner un groupe de CA et/ou une famille de clients, ce qui réduira d’autant lenombre de clients à examiner. On peut aussi cliquer sur l’entête des colonnes, ce qui aura comme effetde changer la colonne de tri de référence (exemple : recherche sur la localité).

g Document : Permet de joindre un document externe (exemple : courrier Word) au dossier du client.



3.2.4 Partie haute des données fixes

Tout en haut dans l’entête, on trouve à gauche une touche marquée « enveloppe » qui sert à imprimerdirectement une enveloppe pour le client, et à droite des flèches comme sur un magnétophone pourfaire défiler les clients sans quitter l’affichage de la fiche.

Sur la première ligne, on saisi le nom et le prénom du client, qui sont automatiquement mis enmajuscules. A droite un code interne est attribué automatiquement au client. Plus loin, une case àcocher permet d’interdire les ventes à ce client (exemple : dette non réglée).

En dessous, le cadre « adresse » avec les coordonnées de facturation. On peut aussi cocher la zonelivraison et créer une adresse de livraison différente de celle de facturation. La touche « … » à côté dela localité permet de rechercher celle-ci dans la liste des localités existantes pour éviter de faire deserreurs de saisie ou de générer des orthographes différentes.

Sous l’adresse, les éléments concernant le règlement par défaut de ce client, les échéances éventuellesqui lui sont accordées, ainsi que des renseignements comptables. Si le client est étranger, on devracocher la case « Exportation » pour éviter de lui faire payer la TVA.

Dans la partie droite, la suite des renseignements concernant le client. En particulier on trouvera sonnuméro de carte de fidélité généré automatiquement et qui est le même que le numéro de client, si cettecarte a été imprimée ou pas et le nombre de point d’alerte pour l’avantage de la carte. A côté, il estpossible de bloquer l’usage de la carte, par exemple en cas de perte ou de vol.

En dessous, on trouvera les éléments de classement (Groupe de CA et Famille de client) tels qu’ils ontété définis auparavant. Il suffit de cliquer sur la touche « … » pour sélectionner un élément, ou la touche« + » pour en ajouter un nouveau.

Nota : on pourrait de la même façon attribuer une remise particulière au client. Cette remise proviendraitégalement d’une liste à défilement comme les précédentes.



3.2.5 Partie médiane des données variables

Cette zone comprend plusieurs onglets accessibles ou non suivant les règlages du logiciel.

Le premier onglet « Info Client » reprend les élément datés ou financiers issus du logiciel, comme ladate de création, la date des dernières ventes ou du dernier document, ainsi que le CA, le nombre depassages en caisse, et aussi le nombre de points de fidélité acquis suivant la politique mise en place.

Dans la partie droite, on trouvera la date anniversaire annuelle du client, ainsi que sa catégorie « sexe /âge » pour des opérations de mailing. Entre les deux, une zone de saisie de texte libre pour descommentaires ou informations complémentaires sur le client.

Le second onglet « Divers » ne sera activé que si on utilise des zones paramétrables supplémentaires.

On trouvera d’abord les 2 listes à défilement définies dans le « paramétrage du logiciel » (la troisièmen’a pas été activée). On peut choisir un élément de liste en cliquant sur la touche « … » ou bien enajouter un nouveau par la touche « + ».

Suivent les 3 autres cases alphanumériques (contenu : lettres et chiffres) où ont été mises diversesdonnées complémentaires sur le client.



Le dernier onglet accessible « Info Bancaire » ne sera utilisé qu’avec les clients des entreprises encompte, car on notera ici les coordonnées bancaires des clients pour l’édition des traites.

3.2.6 Les touches d’état et statistiques

A la suite des premières touches de gestion, on trouve 5touches qui permettent d’accéder à des statistiquesconcernant le client. (seulement s’il y a eu des ventes).

3.2.6.1 Touche « Historique »

La première touche « historique » permet de retracer l’historique des ventes du client. Il faut d’abordchoisir une période de vente dans la partie basse, puis activer la touche « recherche » pour validerl’extraction des données.

Dans la partie haute, on trouve les références des pièces de vente (tickets / factures) , avec le nom duvendeur et les totaux de chaque vente.

Chaque fois que l’on se déplace dans ce tableau, d’un ticket à l’autre, le contenu de la partie basse àdroite change et donne le détail des produits vendus et affichés sur le ticket.

Dans la partie gauche, on trouve des renseignements concernant le client et ses règlements avec lapossibilité de rééditer des tickets à la demande.



3.2.6.2 Touches « Ventes »

La touche « Ventes » présente simplement le détail des articles par ticket ou facture.

3.2.6.3 Touche « Stat Article »

La touche « Stat art » affiche tous les articles achetés par le client. Ces articles sont classés par ordredécroissant des quantités vendues au client.



Cette analyse ne sera pas pertinente en cas de vente ponctuelle de produit, mais devrait intéresser lesprofessionnels qui pratiquent des ventes répétitives auprès du même client.

Lors de la préparation de l’analyse, il est possible de choisir différents critères ou de rechercher toutesles données comme ci-dessus.

3.2.6.4 Touches « Stat » et « Graphique »

Les touches « stat » et « graphique » présentent de façon différente les mêmes statistiques de CA parclient pour l’année en cours et les 2 années précédentes.

Touche « Stat » Touche « Graphique »

3.2.7 Les autres touches

Les autres touches ne concernent pas directement la gestion desclients. Elles seront donc étudiées dans les modulesspécifiquement consacrés à ces sujets.

3.3 La carte de fidélité

3.3.1 Généralités

La carte de fidélité est comme son nom l’indique, un moyen de fidéliser le client en lui remettant un objetau nom du commerce ou magasin, lequel objet devient le support d’opérations marketing diversescomme l’obtention de points de réduction, de points cadeaux ou de toute autre action que pourraitdévelopper le commerçant.

Le fait d’utiliser une carte au nom du magasin n’est qu’un aspect annexe, puisque l’identité du clientpeut être connue par ailleurs, mais c’est surtout l’appartenance à un groupe (des clients du magasin)qui est recherché, avec un support valorisant imitant la carte bancaire.



On fait passer au client un message qui lui dit qu’être client du magasin est très important pour lui, etque sa « carte de membre » possède une valeur semblable à celle d’une carte bancaire.

Le commerçant devra donc abandonner le petit feuillet en carton genre « coiffeur » pour s’orienter versune carte moderne, en plastique dur et épais comme celles que les GMS distribuent à leurs client.

Bien sûr, comme le commerçant ne dispose pas des moyens de la « Sécurité Sociale », il ne pourra pasimprimer la photo du client sur la carte de fidélité (quoique!), donc on privilégiera une carte génériqueavec le logo et le slogan du magasin, et c’est cette carte qui sera personnalisée au dos via une étiquetteimprimée par le logiciel Gestmag.

Ce chapitre indique comment attribuer ou imprimer ces étiquettes à coller sur un support de type « cartede fidélité », mais il ne préjuge pas de son utilisation qui est développée dans un autre module.

3.3.2 La carte de fidélité du client

Le numéro de la carte de fidélité du client est automatiquement créé en même temps que le client lui-même, au moment où on rempli sa fiche.

Le numéro de carte de fidélité qui est attribué au client possède la même racine que le code interne duclient, sauf qu’il s’exprime systématiquement sur 5 digits dans la fiche client, et avec le préfixe CL enplus sur l’étiquette de la carte de fidélité. Donc les situations suivantes :

Code client interne Code carte fidélité Code imprimé

7 00007 CL00007312 00312 CL00312

3.3.3 Impression d’une carte ponctuelle

Quand on crée la fiche d’un client, on pourracliquer tout de suite sur la petite touche enforme d’imprimante jaune juste après le

numéro de la carte de fidélité. Cela aura comme conséquence d’ajouter ce client dans la liste desimpressions de type code-barres. On verra l’impression dans la rubrique suivante.



En même temps, on cochera aussi la case à côté pour indiquer que la carte a bien été imprimée etremise au client. Ce point a son importance, car certaines sélections de clients dans les mailingsutilisent ce critère.

3.3.4 Impression de plusieurs cartes de fidélité

Dans le menu « Impressions », onsélectionnera « Code-barres etfidélité », puis « préparation des cartesde fidélité ».

Dans l’écran de recherche qui s’affiche, on sélectionne les clients en fonction de divers critères :

• En fonction d’une date à choisir dans la partie haute.• En fonction d’un CA générée durant cette période, ou au contraire de l’absence de CA• D’après les codes postaux des clients.• Suivant que les cartes de fidélité ont été ou non imprimées

Quand on a terminé le choix des critères de sélection, il faut cliquer sur la touche « recherche » quiamène à l’écran suivant



Dans ce nouvel écran, les clients sélectionnés sont maintenant affichés par ligne. On peut encore endésélectionner certains en cliquant sur le coche vert situé devant pour l’effacer.

Quand la liste est au point, il suffit de cliquer sur la touche « valide » en bas à droite.

3.3.5 Impression des étiquettes code-barres

3.3.5.1 Modification du format d’impression

L’impression des étiquettes des cartes de fidélité est originellement prévue sur une étiquette dedimension 57 x 31 mm. Par souci de simplicité, nous avons choisi de modifié le dessin de l’étiquettepour qu’il s’adapte à notre format habituel de 57 x 19 mm déjà utilisé pour les articles.



En conséquence, il a fallu modifier l’état interne, ce qui nous a conduit à enregister et utiliser cenouveau format par défaut « CB_Client_zebra_5715_1905_01.WDE » à la place de celui d’origine.

3.3.5.2 Impression des étiquettes

Nota : l’impression des code-barres est commune aux étiquettes des articles et à celles des carte defidélité des clients. Pour plus de détail, voir la partie consacrée à l’impression des étiquettes des articles.

L’impression de l’ensemble des étiquettesavec des code-barres se pilote depuisl’onglet « Article / Stock » de l’écran principaldu logiciel.

Il faut cliquer sur la touche « Imp code à barres » qui ouvre l’écran suivant présentant les diversesimpressions préparées des code-barres. Dans notre cas, il faut cliquer à droite sur la case « Cartefidélité » pour sélectionner uniquement les éditions de ce genre.



Vient ensuite l’écran détaillé comme ci-dessus où on trouvera l’ensemble des clients sélectionnés pourl’impression des étiquettes de leur carte de fidélité.

A ce stade, on peut encore effacer des clients individuellement en les sélectionnant et en cliquant sur latouche « effacer » en bas de l’écran.

Il suffit d’appuyer sur la touche « Code Barres » en bas à gauche pour lancer l’impression.

L’écran habituel de ce genre d’impressiondemande à ce que l’on introduise le nombred’étiquettes désirées dans l’imprimante : cetteinformation est surtout destinée aux imprimantesA4 avec étiquettes en planche.

Le dernier écran à valider avant d’obtenir lesétiquettes est celui de configuration del’imprimante Zebra, où on s’assurera que leformat de papier « Etiquette 2.25 x 0.75 »(correspondant à 57 x 19 mm) est biensélectionné, puisque c’est sur ce format queseront imprimées les étiquettes des cartes defidélité.

3.3.6 Résultat

Voici le résultat obtenu avec l’imprimante à code-barres sur desétiquettes retravaillées de dimensions 57x19 mm et qui comprend :

• Le code du client sous forme de code-barres.• Le code du client en clair en dessous (CLxxxxx).• La date de création de l’étiquette à côté (peut servir de

date de départ si on met une durée de validité à la carte defidélité)

• Les nom (ici occulté) et prénom du client.



3.3.7 Exemple de cartes de fidélité

Pour terminer, voici quelques exemples de cartes de fidélité, avec un petit Quizz qui consiste à remettreles recto et les verso ensembles …

Fin du livre IV

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