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1 Déposer ses publications sur HAL Clermont Université Déposer ses publications sur HAL Clermont Université ......................................................... 1 1.Aller sur le portail HAL Clermont Université ........................................................................ 2 2. S'inscrire............................................................................................................................ 2 3. Archives ouvertes et droit : ................................................................................................ 4 a. Rappel ........................................................................................................................... 4 b. Preprint, postprint, version éditeur ................................................................................. 4 c. Quelle est la politique de l'éditeur en matière de diffusion des articles dans les archives ouvertes? .......................................................................................................................... 4 4. Préparez votre fichier ........................................................................................................ 5 .a Connaitre et mentionner son affiliation........................................................................... 5 .b. Convertir la version word en PDF ................................................................................. 6 5. Déposer............................................................................................................................. 7

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Déposer ses publications sur HAL Clermont Universit é

Déposer ses publications sur HAL Clermont Université......................................................... 1 1.Aller sur le portail HAL Clermont Université........................................................................ 2 2. S'inscrire............................................................................................................................ 2 3. Archives ouvertes et droit : ................................................................................................ 4

a. Rappel........................................................................................................................... 4 b. Preprint, postprint, version éditeur ................................................................................. 4 c. Quelle est la politique de l'éditeur en matière de diffusion des articles dans les archives ouvertes? .......................................................................................................................... 4

4. Préparez votre fichier ........................................................................................................ 5 .a Connaitre et mentionner son affiliation........................................................................... 5 .b. Convertir la version word en PDF ................................................................................. 6

5. Déposer............................................................................................................................. 7

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1.Aller sur le portail HAL Clermont Université (url : http://hal-clermont-univ.archives-ouvertes.fr/

2. S'inscrire Si vous n'êtes pas encore inscrit, vous devez vous inscrire. Pour cela cliquer sur le lien s'inscrire dans le bloc de droite.

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Remplir ensuite les champ de l'interface d'inscription au portail. Seuls les champs signalés d'une flèche sont obligatoires.

Vous avez tout saisi ? Cliquez sur "Créer" pour créer votre compte.

4. Consultez ensuite votre messagerie électronique. Si vous avez correctement rempli ce formulaire d'inscription, vous recevrez dans votre boite mail un message automatique de HAL Clermont Université. Pour activer votre compte, vous devez cliquer sur le lien contenu dans ce message. C'est fait ? Vous êtes désormais inscrit sur le portail HAL Clermont Université.

• Le champ identifiant doit comporter une chaîne de caractères, sans espace. Vous pouvez si vous le souhaiter utiliser le même login que celui de l'ENT.

• Choisissez un mot de

passe dont vous êtes sur de vous souvenir.

• Concernant le champ,

"m'associer comme chercheur par défaut", choisissez oui. Quand vous déposerez vos prochaines publications, votre nom et votre affiliation au laboratoire seront automatiquement enregistrés. Vous n'aurez pas besoin de les ressaisir.

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3. Archives ouvertes et droit :

a. Rappel

Avant de passer au dépôt à proprement parler, un rappel des aspects juridiques du dépôt des publications s'impose :

b. Preprint, postprint, version éditeur Quelle version de votre article allez-vous déposer ?

• La version auteur, preprint , sans les corrections de l'éditeur. • La version auteur, postprint avec les corrections de l'éditeur. • La version éditeur , à condition d'avoir l'accord de l'éditeur.

c. Quelle est la politique de l'éditeur en matière de diffusion des articles dans les archives ouvertes? Avant de déposer votre article, vérifier quelle est la politique de l'éditeur de la revue en matière de diffusion des articles dans les archives ouvertes. Pour cela, il faut consulter le site Sherpa Roméo à l'adresse suivante : http://www.sherpa.ac.uk/romeo/ Prenons l'exemple du journal intitulé Plant Physiology and Biochemistry, et voyons ce que nous dit Sherpa Romeo à propos de ce journal.

Le dépôt en accès libre ne remet pas en cause les d roits de propriété intellectuelle des auteurs. Les lois du copyright des éditeurs doivent être res pectées et, avant le dépôt d’un document sur une archive ouverte, le déposant doit vérifier le droit d’archivage et la version du texte déposé , sans oublier l’accord de dépôt des coauteurs. � AVANT publication, l’auteur reste détenteur des dro its sur son texte. � APRES publication SOUS contrat :

1. Sauf interdiction, l’auteur a le droit de diffuser sa version/auteur du document dans une archive institutionnelle. Il est interdit, sauf accord explicite, de déposer un fichier produit par un éditeur commercial.

2. Si l’auteur a signé la cession à titre exclusif des droits ou une clause d’exploitation électronique du document par l’éditeur : l’auteur doit demander l’autorisation de dépôt à l’éditeur et respecter les règles d’embargo.

� APRES publication SANS contrat l’auteur peut diffus er son document, le copyright n’est pas un frein.

Source : CNRS

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• L'auteur peut auto-archiver le preprint. • L'auteur peut auto-archiver le postprint. • L'auteur ne peut pas archiver la version éditeur.

C'est le cas de figure le plus fréquent. Si vous êtes auteur d'un article paru dans ce journal, vous ne pouvez donc déposer qu'une version auteur, votre version word de l'article, sans la mise en page de l'éditeur.

4. Préparez votre fichier Sur la version Word, de votre article, prenez-soin de mentionner, si ce n'est pas déjà fait, le titre de votre article, votre nom, votre affiliation, et la date de votre publication.

.a Connaitre et mentionner son affiliation Pour connaître précisément quelle l'affiliation à mentionner pour signer votre publication, reportez-vous à l'onglet signature de publication de l'ENT, comme le montre les copies d'écran suivantes:

Cliquez ensuite sur : "Ajoutez-moi comme auteur."

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Vous aurez accès à votre affiliation correctement référencée, qu'il est souhaitable de mentionner sur le fichier de votre article.

.b. Convertir la version word en PDF Avant de déposer son article, il vous faudra, si ce n'est pas déjà fait, convertir votre version word en PDF. Les nouvelles versions de word et de libroffice permettent de réaliser en quelques clics une telle conversion. Si vous ne disposez pas de ces nouvelles versions, vous pouvez utiliser par exemple le logiciel PDF-Créator, qui se télécharge gratuitement et s'installe très facilement. Votre article est prêt ? Il est temps de passer au dépôt.

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5. Déposer

Concernant le dépôt, quatre possibilités s'offrent à vous, comme l'indique le menu.

Vous pouvez en effet déposer : • un document non publié ou non soumis à publication. • un document publié ou avec référence bibliographique. • Une thèse ou HDR • Une référence bibliographique seule.

Dans les trois premiers cas, il s'agira de déposer le fichier PDF comprenant le texte intégral de votre publication. Dans le quatrième cas, il s'agira seulement de mettre en ligne la référence bibliographique de votre publication. Cette option s'impose seulement dans le cas où vous êtes dans l'impossibilité de déposer le texte intégral de votre publication.

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Donc, si vous choisissez de déposer un document, vous devez avoir, à portée de main, le fichier PDF de votre article en texte intégral.

Exemple: Votre article est un document publié avec références bibliographiques. Vous cliquez donc sur le lien correspondant, dans l'onglet Dépôt :

Vous arrivez sur le formulaire de dépôt correspondant. Seuls les champs accompagnés d'une flèche sont obligatoires.

Dépôt avec fichier PDF.

Référence bibliographique seule

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Concernant le champ domaine, vous êtes invité à cliquer sur le bouton "liste des

domaines." Une liste arborescente s'affiche.

Vous pouvez cliquer sur les croix présentes devant chaque dossier pour choisir plus

précisément le domaine correspondant à votre discipline scientifique

Indiquer ici le titre de votre article.

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Vous avez tout rempli ? Passez donc à l'étape suivante. Il s'agit désormais de renseigner les métadonnées

sur l'auteur et son laboratoire.

Présent dans certaines revues en ligne, le Digital Object Identifier identifie votre article en ligne.

Indiquez le titre de la revue dans laquelle est publiée votre article

S'ils sont facultatifs, les mots-clés sont néanmoins très importants pour un bon référencement de l'article

Si votre article s'inscrit dans un projet ANR, précisez-le ici

Précisez ici si votre article s'inscrit dans un projet européen ou un financement FEDER

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Si vous n'êtes pas déjà référencé dans la base des données HAL des auteurs, cliquer

sur "ajouter". Indiquez ensuite votre nom et votre prénom

Puis clique sur "ajouter".

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Le nom est saisi, mais il faut maintenant l'associer au laboratoire de rattachement. Pour ce faire, cliquer sur "Sélectionner un laboratoire pré-renseigné".

Indiquer dans la case le sigle correspondant à votre laboratoire, puis cliquez sur

"rechercher".

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Si le nom qui s'affiche est bien celui qui correspond à votre laboratoire, cliquer sur ce

nom. Les coordonnées du laboratoire s'affichent.

Cliquez ensuite sur "ajouter".

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Le nom de l'auteur et son laboratoire sont bien visibles, mais il faut désormais les

associer. Pour se faire, cliquer sur associer les éléments sélectionnés.

Cliquer ensuite "étape suivante".

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Si le nom et le laboratoire sont désormais renseignés et associés, il s'agit maintenant

de déposer le ficher correspondant à l'article en texte intégral. Il est essentiel de déposer un fichier PDF, qui sera archivé au CINES. A côté de la rubrique "Fichiers PDF", cliquez sur "Choisissez un fichier." Sélectionner ensuite le document PDF dans votre ordinateur :

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Puis cliquer sur "ouvrir".

Cliquez ensuite sur "transférer".

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Cliquez ensuite sur étape suivante. Vous disposez d'un écran récapitulant toutes les métadonnées que vous avez saisies au sujet de votre article.

Cliquez ici si votre fichier est un fichier auteur S'il s'agit d'un fichier éditeur, vous devez

certifier que cet éditeur autorise le dépôt des "fichiers éditeur", ou que vous avez obtenu de sa part l'autorisation particulière de déposer ce fichier.

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Vous avez la possibilité de mettre en ligne votre fichier immédiatement ou de prévoir un embargo d'une durée déterminée : 15 jours, 1 mois, 6 mois, 1 an, deux ans. Les métadonnées seront alors présentes sous forme de notice, et le texte intégral de votre article accompagnera cette notice à la fin de la période d'embargo. Certains éditeurs réclament en effet un tel embargo. Une fois cette étape terminée, vous n'avez plus qu'à cliquer sur "dépôt". Votre article sera alors en ligne au lendemain ou au surlendemain de votre dépôt. Le temps nécessaire au CCSD de vérifier techniquement les métadonnées liées au dépôt.