e Mails Cbc Info Generale

8/14/2019 e Mails Cbc Info Generale

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Les e-mailsLes e-mailsUtilisation dOutlookUtilisation dOutlook


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Outlook 2007Outlook 2007

Version 2003 ou 2007Version 2003 ou 2007

Grer e-mailsGrer e-mails

Grer plannings (perso et quipe)Grer plannings (perso et quipe)

Assigner et grer des tchesAssigner et grer des tches

Grer ses contactsGrer ses contacts Rle dans dvelloppement commercialRle dans dvelloppement commercial


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Version PMEVersion PME

dans la version PME d'Office : le gestionnaire dedans la version PME d'Office : le gestionnaire decontacts professionnels est organis autour decontacts professionnels est organis autour decinq grands modules :cinq grands modules :

Comptes professionnels (entreprise etComptes professionnels (entreprise etorganisations)organisations)

Contact professionnels (personnes)Contact professionnels (personnes) Projets professionnelsProjets professionnels Opportunits (ventes potentielles)Opportunits (ventes potentielles) Campagnes marketing (actions de mailing ou deCampagnes marketing (actions de mailing ou de

e-mailing)e-mailing)


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Avantages OullookAvantages Oullook

Gagner du tempsGagner du temps

Amliorer la qualit du suiviAmliorer la qualit du suivi

Ne pas perdre ses contacts et retrouverNe pas perdre ses contacts et retrouverses contacts facilementses contacts facilement

Mise en place newsletterMise en place newsletter

Placer un image dans le-mailPlacer un image dans le-mail

Surtout cration fichier clientSurtout cration fichier client


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Contacts et ComptesContacts et Comptes

professionnelsprofessionnels

Contact : personnes physiques (clients,Contact : personnes physiques (clients,

prospects, fournisseurs, partenaires)prospects, fournisseurs, partenaires)

Comptes : entits (entreprise, association,Comptes : entits (entreprise, association,

syndicat, chambre de commerce)syndicat, chambre de commerce)

Contacts et comptes = le socle, la matireContacts et comptes = le socle, la matire

premire dune gestion de relation client.premire dune gestion de relation client.


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Crer une base de Contacts et

de Comptes professionnels

2 moyens :

1. par saisie manuelle : quand vous avezcollect les informations sur une

personne partir dun entretientlphonique, dun change de mail,dune rencontre, dune recherche dans

un site Internet ou un annuaire, etc.2. par importation de donnes partir d'unfichier au format lectronique


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Nouveau contact

champs indispensables en gris

50 prdfinis

personnalisables


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Nouveau contact


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Dtails

permet de saisir des informations

complmentaires rparties en deux

groupes : professionnelles et

personnelles.

Un champ commentaires permet de saisir

des informations libres.


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Dtails


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Historique

bouton historique : tableau qui reprends

l'ensemble des tches, rdv, e-mails,

conversation tlphoniques, notes,

fichiers, projets qui y sont lis.


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Historique


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Comptes professionnelsComptes professionnels

fiche compte : avantage : fdre plusieurs contacts au sein d'unefiche compte : avantage : fdre plusieurs contacts au sein d'une

mme unitmme unit

plus facile pour crer un nouveau contact dans cette organisation.plus facile pour crer un nouveau contact dans cette organisation.


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Comptes professionnelsComptes professionnels


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Saisir ses contacts etSaisir ses contacts et

ses comptes manuellementses comptes manuellement

Voici les tapes de cration de la fiche :Voici les tapes de cration de la fiche :

1 Cliquez dans la barre doutils sur le1 Cliquez dans la barre doutils sur lebouton Nouveau/Contact, pour ouvrir unebouton Nouveau/Contact, pour ouvrir une

fiche vierge.fiche vierge.

2 Saisissez les informations que vous avez2 Saisissez les informations que vous avezjuges indispensables.juges indispensables.


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3 Pour lier le contact un compte, si le compte3 Pour lier le contact un compte, si le compteexiste dj, vous pouvez le chercher dans laexiste dj, vous pouvez le chercher dans laliste aprs avoir cliqu sur le bouton Compte ouliste aprs avoir cliqu sur le bouton Compte oubien saisir le nom du compte directement dansbien saisir le nom du compte directement dansle champ. Sil est reconnu, il se soulignerale champ. Sil est reconnu, il se souligneraautomatiquement.automatiquement.

Sil sagit dun nouveau compte, saisissez unSil sagit dun nouveau compte, saisissez unnom de compte et au moment denom de compte et au moment delenregistrement de la fiche contact, lelenregistrement de la fiche contact, leGestionnaire de contacts professionnels vousGestionnaire de contacts professionnels vousproposera de crer la fiche du compte.proposera de crer la fiche du compte.


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4 Cliquez sur le bouton Lien vers la messagerie4 Cliquez sur le bouton Lien vers la messagerie

lectronique pour lier ladresse e-mail que vouslectronique pour lier ladresse e-mail que vous

venez de saisir aux e-mails entrants et sortantsvenez de saisir aux e-mails entrants et sortants

provenant de ce contact.provenant de ce contact.


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5 Affectez ce compte et ce contact la5 Affectez ce compte et ce contact la

catgorie qui leur correspond.catgorie qui leur correspond.


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Crer fiche contact professionnelCrer fiche contact professionnel

partir d'un e-mail reu partir d'un e-mail reu drag & drop e-mail partir liste messagedrag & drop e-mail partir liste message

vers le volet contact, une nouvelle fichevers le volet contact, une nouvelle fiches'ouvre (prremplie avec quelque infos)s'ouvre (prremplie avec quelque infos)

1 Cliquez et dplacez votre e-mail partir de la liste des messages1 Cliquez et dplacez votre e-mail partir de la liste des messagesvers le volet Contact qui souvre.vers le volet Contact qui souvre.

2 Relchez le bouton de la souris sur licne Contacts professionnels2 Relchez le bouton de la souris sur licne Contacts professionnelsdans le Gestionnaire de contacts professionnels. Une nouvelle fichedans le Gestionnaire de contacts professionnels. Une nouvelle fichecontact professionnel souvre. Elle est prremplie avec les quelquescontact professionnel souvre. Elle est prremplie avec les quelques

informations sur votre contact contenu dans le-mail (adresse deinformations sur votre contact contenu dans le-mail (adresse demessagerie et nom).messagerie et nom).

3 Noubliez pas de cliquer sur le bouton lien automatique vers la3 Noubliez pas de cliquer sur le bouton lien automatique vers lamessagerie lectronique pour que lhistorique intgre directementmessagerie lectronique pour que lhistorique intgre directementles e-mails de votre nouveau contact.les e-mails de votre nouveau contact.


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Importer des contacts et desImporter des contacts et des

comptes existantscomptes existants

fichier Excel (fonctionne pas super)fichier Excel (fonctionne pas super)

dossier contact d'une autre messageriedossier contact d'une autre messagerie

donnes de comptes stockes dans undonnes de comptes stockes dans unfichier .pst (importation) Outlookfichier .pst (importation) Outlook


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Importer contacts


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Importation de contactsImportation de contacts

exportez vers Excel ou format csvexportez vers Excel ou format csv

dans Outlook : importer et exporter /dans Outlook : importer et exporter /

gestionnaire de contacts professionnelsgestionnaire de contacts professionnels


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slectionnez la feuille du classeur slectionnez la feuille du classeur

importer, cliquez sur bouton mappage :importer, cliquez sur bouton mappage :

dfinissez que telle colonne de votredfinissez que telle colonne de votre

fichier correspond tel champ de la fiche defichier correspond tel champ de la fiche decontact (drag drop colonne gauche verscontact (drag drop colonne gauche vers

droite), cliquez sur importer.droite), cliquez sur importer.

consulter le rapportconsulter le rapport


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Trouver facilement un contact ouTrouver facilement un contact ou

un compte professionnelun compte professionnel

trois moyens :trois moyens :

1.1. le carnet dadresses,le carnet dadresses,2.2. la recherche instantanela recherche instantane

3.3. laffichage personnalis de lensemblelaffichage personnalis de lensemble

des contacts.des contacts.


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Recherche par le carnet dadressesRecherche par le carnet dadresses

Le champ de recherche li au carnetLe champ de recherche li au carnet

dadresses est toujours disponible dans la barredadresses est toujours disponible dans la barre

doutils dOutlook.doutils dOutlook.


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Recherche par le carnet dadressesRecherche par le carnet dadresses

Cest srement le moyen le plus simple et rapideCest srement le moyen le plus simple et rapide

daccder un compte ou un contactdaccder un compte ou un contact


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Recherche instantaneRecherche instantane

La recherche instantane est un outil trsLa recherche instantane est un outil trspuissant pour retrouver nimporte quels e-mails,puissant pour retrouver nimporte quels e-mails,pices attaches, e-mails, contacts, et mmepices attaches, e-mails, contacts, et mmevos fichiers sur votre ordinateur.vos fichiers sur votre ordinateur.

cliquez sur contact puis sur contactscliquez sur contact puis sur contactsprofessionnels en haut de la liste se trouve unprofessionnels en haut de la liste se trouve unchamp de recherchechamp de recherche


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Recherche instantaneRecherche instantane

Il indexe lensemble des informations contenuesIl indexe lensemble des informations contenues

lintrieur des documents ou des fiches. Il est lintrieur des documents ou des fiches. Il est

donc ncessaire de cibler votre recherche.donc ncessaire de cibler votre recherche.


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La recherche avecLa recherche avec

laffichage personnalislaffichage personnalis

utiliser diffrents modes daffichage.utiliser diffrents modes daffichage.

Lobjectif est souvent de rpondre unLobjectif est souvent de rpondre un

besoin de vue densemble.besoin de vue densemble.


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Modes daffichage des contactsModes daffichage des contacts

vrifier visuellement la qualit de votre base devrifier visuellement la qualit de votre base dedonnesdonnes

Une bonne base de donnes signifie deuxUne bonne base de donnes signifie deuxchoses :choses :

1.1. Elle est correctement renseigne : toutes lesElle est correctement renseigne : toutes lesinformations que vous avez juges importantesinformations que vous avez juges importantessont saisies.sont saisies.

2.2. Lindicateur de suivi des contactsLindicateur de suivi des contactsprofessionnels est actif. Pour cela, nous allonsprofessionnels est actif. Pour cela, nous allonscrer un affichage personnalis.crer un affichage personnalis.


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1 Cliquez sur Contacts1 Cliquez sur Contactsdans le volet dOutlook,dans le volet dOutlook,puis sur Contactspuis sur Contactsprofessionnels dans laprofessionnels dans lapartie Gestionnaire departie Gestionnaire de

contacts professionnels,contacts professionnels,toujours sur la gauche detoujours sur la gauche devotre cran.votre cran.

2 Allez dans le menu2 Allez dans le menuAffichage/AffichageAffichage/Affichage

actuel, pour dcouvrir laactuel, pour dcouvrir laliste des modesliste des modesdaffichage prdfinis oudaffichage prdfinis ouenregistrs.enregistrs.


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3 Pour voir tous les contacts,3 Pour voir tous les contacts,slectionnez Listeslectionnez Listetlphonique, qui permettlphonique, qui permetdafficher tous vos contactsdafficher tous vos contactssans filtre, ni regroupement.sans filtre, ni regroupement.

Vous pouvez dj voir ici siVous pouvez dj voir ici sicertains contacts nont pas decertains contacts nont pas denumro de tlphone.numro de tlphone.

4 Pour ajouter une colonne, par4 Pour ajouter une colonne, parexemple le-mail, cliquez avecexemple le-mail, cliquez avecle bouton droit de la sourisle bouton droit de la souris

dans la zone o saffiche ledans la zone o saffiche lenom des colonnes etnom des colonnes etslectionnez Slecteur deslectionnez Slecteur dechampschamps


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5 Vous trouverez dans5 Vous trouverez dansTous les champsTous les champscontact, Adresse decontact, Adresse demessagerie 1 quimessagerie 1 qui

correspond lacorrespond lapremire adresse e-premire adresse e-mail. Prenez lemail. Prenez lechamp avec votrechamp avec votre

souris et glissez-lesouris et glissez-ledans la zone desdans la zone descolonnes.colonnes.


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6 Pour trier les6 Pour trier les

contacts selon uncontacts selon un

champ, cliquez sur lachamp, cliquez sur la

colonnecolonnecorrespondante.correspondante.


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Personnaliser laffichagePersonnaliser laffichage

1 Cliquez sur le menu Affichage/Affichage1 Cliquez sur le menu Affichage/Affichage

actuel/Dfinir les affichages.actuel/Dfinir les affichages.

2 Slectionnez [par indicateur de2 Slectionnez [par indicateur de

message], cliquez sur Copier et donnezmessage], cliquez sur Copier et donnez

un nom laffichage que vous allez crer,un nom laffichage que vous allez crer,

par exemple [par suivi].par exemple [par suivi].


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3 Pour le personnaliser, cliquez sur le bouton3 Pour le personnaliser, cliquez sur le bouton

Modifier.Modifier.


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4 Vous trouverez dans Tous les champs contact,4 Vous trouverez dans Tous les champs contact,Adresse de messagerie 1 qui correspond laAdresse de messagerie 1 qui correspond lapremire adresse e-mail. Prenez le champ avecpremire adresse e-mail. Prenez le champ avec

votre souris et glissez-le dans la zone desvotre souris et glissez-le dans la zone descolonnes.colonnes.

5 Pour trier les contacts selon un champ, cliquez5 Pour trier les contacts selon un champ, cliquezsur la colonne correspondante. Lavantage estsur la colonne correspondante. Lavantage est

de faire apparatre en premier ceux qui nont pasde faire apparatre en premier ceux qui nont pasce champ renseign. Il ne vous reste quce champ renseign. Il ne vous reste quappeler vos prospects ou clients pour complterappeler vos prospects ou clients pour compltercette information.cette information.


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Grer l'historique deGrer l'historique de

la relation clientla relation client

Lors de vos changes avec vosLors de vos changes avec vos

interlocuteurs, une fois la fiche contactinterlocuteurs, une fois la fiche contact

trouve, utilisez le boutontrouve, utilisez le bouton Ajouter unAjouter un

lment dhistoriquelment dhistorique pour ajouterpour ajouterautomatiquement dans lhistorique lesautomatiquement dans lhistorique les

lments qui sappliquent ce que vouslments qui sappliquent ce que vous

tes en train de faire. De plus, demandez-tes en train de faire. De plus, demandez-vous toujours si vous devez mettre jourvous toujours si vous devez mettre jour

la fiche.la fiche.


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la relation clientla relation client

cliquez sur ajouter uncliquez sur ajouter un

lment historiquelment historique

dans la fiche contactdans la fiche contact

et slectionneret slectionnerl'lment quil'lment qui

convient : tches, rdv,convient : tches, rdv,

note, opportunit,note, opportunit,

projet professionnel,projet professionnel,etc.etc.


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la relation clientla relation client notes professionnelles : enrichir une fiche par un lmentnotes professionnelles : enrichir une fiche par un lment

d'information (un art de presse, dcrire l'activit de lad'information (un art de presse, dcrire l'activit de laboite)boite)

fichier lier un fichier un compte : contact (relire lafichier lier un fichier un compte : contact (relire la

proposition)proposition) journal tlphonique : prendre notes sur chaque appel,journal tlphonique : prendre notes sur chaque appel,

possibilit de rfrence prcise par ex : entretien de telpossibilit de rfrence prcise par ex : entretien de teldatedate

appels (configurer si ordi reli une centrale d'appel)appels (configurer si ordi reli une centrale d'appel)

page webpage web

cartecarte


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Mettre jour une ficheMettre jour une fiche

de compte ou de contactde compte ou de contact

Se modifie comme n'importe quel fichierSe modifie comme n'importe quel fichier

OfficeOffice

on le supprime, mais on perd touton le supprime, mais on perd tout

ou on dcoche la case actif ( conserveou on dcoche la case actif ( conserve

historique, ex : si procs)historique, ex : si procs)


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Mettre jour une ficheMettre jour une fiche

de compte ou de contactde compte ou de contact


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Assurer un suiviAssurer un suivi

Situer dans le temps la prochaine actionSituer dans le temps la prochaine action

lie un contactlie un contact

Assurer un suivi, (cf post-it moderne)Assurer un suivi, (cf post-it moderne)

Outlook vous remmorer tel ou tel action Outlook vous remmorer tel ou tel action

effectuer sur ce contact.effectuer sur ce contact.

Simple aide mmoire ne crer rien dansSimple aide mmoire ne crer rien dans

l'historiquel'historique


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Assurer un suiviAssurer un suivi

1 Dans la fiche contact, cliquez1 Dans la fiche contact, cliquezsur le bouton Assurer un suivisur le bouton Assurer un suiviet slectionnez la date et slectionnez la date laquelle vous souhaitez trelaquelle vous souhaitez treaverti dune action mener. Enaverti dune action mener. En

choisissant, lune des dateschoisissant, lune des datesproposes par dfaut.proposes par dfaut.

2 Personnalis, vous pouvez2 Personnalis, vous pouvezslectionner trois critres : leslectionner trois critres : letype daction mener danstype daction mener dansune liste prdfinie ou saisir,une liste prdfinie ou saisir,

la date de dbut et la datela date de dbut et la datedchance.dchance.


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Optimiser son travailOptimiser son travail

quotidienquotidienGagner du temps et de la srnitGagner du temps et de la srnit

CalendrierCalendrier

TchesTchesRunionsRunions


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Calendrier, choisir le meilleur affichage duCalendrier, choisir le meilleur affichage du

calendrier et des tches.calendrier et des tches.


50/109


Calendrier, choisirCalendrier, choisir

le meilleurle meilleur

affichage duaffichage du

calendrier et descalendrier et destches.tches.

dfinir le typedfinir le type

d'activit et lesd'activit et les

quilibrerquilibrer


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Option du calendrierOption du calendrier

outils/ options/ prfrences cliquez suroutils/ options/ prfrences cliquez sur

options du calendrier (affiche dbutoptions du calendrier (affiche dbut

journe, ou affichage du numro desjourne, ou affichage du numro des

semaines).semaines).


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Dans lesDans les

options duoptions du

calendriercalendrier

vous pouvezvous pouvezdfinir lesdfinir les

jours frisjours fris

OptionsOptions

avances,avances,dcalagedcalage

horairehoraire


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TchesTches


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TchesTches

crer une tche,crer une tche,

bouton nouvelle tchebouton nouvelle tche


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TchesTches

bouton priodicitbouton priodicit

Possibilit de joindre un fichier viaPossibilit de joindre un fichier via

insertioninsertion

lier la tche un contact en cliquant sur lelier la tche un contact en cliquant sur le

bouton lier l'enregistrementbouton lier l'enregistrement

T f t hT f t h


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Transformer une tcheTransformer une tche

en bloc tempsen bloc temps

Bloc temps = rdv, le temps ncessaireBloc temps = rdv, le temps ncessaire

pour raliser une tchepour raliser une tche

1.1. afficher calendrierafficher calendrier

2.2. liste tches en affichage par date deliste tches en affichage par date dedbutdbut

3.3. glissez une tche vers un espace libre deglissez une tche vers un espace libre del'agenda : un rdv ( le bloc temps estl'agenda : un rdv ( le bloc temps est

prrempli).prrempli).


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Supprimez les alarmesSupprimez les alarmes

trs anxiognetrs anxiogne

Ou alors si interlocuteur chronophage, ouOu alors si interlocuteur chronophage, ou

aller chercher ses enfants...aller chercher ses enfants...


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Prendre rendez-vousPrendre rendez-vous

Via le calendrierVia le calendrier

Double clic sur la bonne heure pour ouvrirDouble clic sur la bonne heure pour ouvrir

la fentre de cration de rdv.la fentre de cration de rdv.

Saisir les infos, sujet, lieux, type,Saisir les infos, sujet, lieux, type,

catgorie,catgorie,

Lier lenregistrement (ainsi class dansLier lenregistrement (ainsi class dans

historique des contacts)historique des contacts)


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S'organiser avec sesS'organiser avec ses

collaborateurscollaborateursInviter une runionInviter une runion

Partage de calendrierPartage de calendrierAffecter des tchesAffecter des tches

In iter des participantsInviter des participants


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Inviter des participantsInviter des participants

une runion une runion



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Partager son calendrierPartager son calendrier

microsoft exchange = un logiciel serveurmicrosoft exchange = un logiciel serveur

de gestion de partage des info contenuesde gestion de partage des info contenues

dans Outlook.dans Outlook.

permet de dfinir droit d'accs pourpermet de dfinir droit d'accs pour

permettre d'autres personnes depermettre d'autres personnes de

modifier rdv, contactsmodifier rdv, contacts


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Partager le calendrierPartager le calendrier

dans Outlook, cliquez sur le calendrierdans Outlook, cliquez sur le calendrier cliquez sur publier mon calendriercliquez sur publier mon calendrier s'inscrire sur Microsoft Office online (comptes'inscrire sur Microsoft Office online (compte

Live Messenger)Live Messenger)

ensuite inviter personnes consulter votreensuite inviter personnes consulter votrecalendriercalendrier

la fin Outlook vous demande si vous souhaitez la fin Outlook vous demande si vous souhaitezenvoyer des invitations : ouienvoyer des invitations : oui

une fentre d'envoi d'e-mails s'affiche (ajouterune fentre d'envoi d'e-mails s'affiche (ajouterles adresse)les adresse)

envoyez le messageenvoyez le message


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66/109



67/109

Affecter des tchesAffecter des tches

Affecter des tches des collaborateursAffecter des tches des collaborateurs

Configurer ses comptesConfigurer ses comptes


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Configurer ses comptesConfigurer ses comptes

de messageriede messagerie 5 infos5 infos adresse e-mailadresse e-mail

le compte (code ou login) :le compte (code ou login) : prenom.nomprenom.nom

mot de passe : clfmot de passe : clf

serveur POP : serveur qui reoit et stocke lesserveur POP : serveur qui reoit et stocke lesmessages jusqu' ce qu'on cliquemessages jusqu' ce qu'on cliqueenvoyer/recevoir :envoyer/recevoir : pop.votre_domaine.compop.votre_domaine.com

serveur SMTP : nom serveur qui envoie vosserveur SMTP : nom serveur qui envoie vosmessages, gnralement adresse serveurmessages, gnralement adresse serveurSMTP du FAI :SMTP du FAI : smtp.skynet.besmtp.skynet.be


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Bien choisir son adresse mailBien choisir son adresse mail

Soyez professionnelSoyez professionnel

Facile transmettreFacile transmettre

MinusculeMinuscule

Pas d'accentPas d'accent

Point ou _ Point ou _


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Adresse e-mail de fonctionAdresse e-mail de fonction

adresse personnelle ou de fonctionadresse personnelle ou de fonction

[email protected]@comptasuper.eu


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6 rgles dor6 rgles dor

Rpondre tous e-mails reusRpondre tous e-mails reus Rpondre viteRpondre vite Ne pas rpondre tous le temps, ni immdiatement.Ne pas rpondre tous le temps, ni immdiatement.

Traiter les e-mails que 2 4 X par jour. Trop vite risqueTraiter les e-mails que 2 4 X par jour. Trop vite risquemal rdig ou peu rflchi on sengage risquemal rdig ou peu rflchi on sengage risque

juridique donc on rflchi 7X avant denvoyer.juridique donc on rflchi 7X avant denvoyer. Parfois ne pas rpondre mais tlphoner ou organiserParfois ne pas rpondre mais tlphoner ou organiser

un rdv. Rien de tel quun face face pour rgler lesun rdv. Rien de tel quun face face pour rgler lesproblmes, conclure une ngociationproblmes, conclure une ngociation

a vient den haut . Amliorer la qualit des a vient den haut . Amliorer la qualit des

messages en les relisant avec les collaborateurs (simessages en les relisant avec les collaborateurs (simanager donner lexemple), vitez les chanes, lesmanager donner lexemple), vitez les chanes, les hoax,hoax,les messages politiques ou religieux.les messages politiques ou religieux.


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Avoir une boite de rception videAvoir une boite de rception vide

je lis et je supprimeje lis et je supprime je lis et je classe dans un dossierje lis et je classe dans un dossier je lis, je rponds et je supprimeje lis, je rponds et je supprime je lis, je rpond et je classe dans un dossierje lis, je rpond et je classe dans un dossier je lis, je rpond et je classe dans un dossier et jeje lis, je rpond et je classe dans un dossier et je

planifier un suiviplanifier un suivi je lis, je rpond et je classe dans un dossier et jeje lis, je rpond et je classe dans un dossier et je

planifie une actionplanifie une action je lis, je rpond et je classe dans un dossier,je lis, je rpond et je classe dans un dossier,

j'ouvre la fiche du contact et je dcroche lej'ouvre la fiche du contact et je dcroche letlphone.tlphone.

Classer automatiquementClasser automatiquement


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Classer automatiquementClasser automatiquement

les spamsles spams

Courriers indsirable (o il manque un s !)Courriers indsirable (o il manque un s !)

configurer le niveau de protection viaconfigurer le niveau de protection via

outils/ option, onglet prfrence boutonoutils/ option, onglet prfrence bouton

courrier indsirable.courrier indsirable.


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ArchivageArchivage

vieux messages dplacsvieux messages dplacs

automatiquementautomatiquement

Outils/ nettoyer la bote aux lettre, puisOutils/ nettoyer la bote aux lettre, puis

cliquez sur le bouton Archivezcliquez sur le bouton Archivezautomatiquement.automatiquement.

Soigner la forme de sesSoigner la forme de ses


75/109

Soigner la forme de sesSoigner la forme de ses

messagesmessages FormeForme

Ordre : texte, titre, adresseOrdre : texte, titre, adresse


76/109

Rpondre tousRpondre tous


77/109

Transfert,Transfert, forwardforward

Prenez le temps de rdiger quelquesPrenez le temps de rdiger quelques

ligneslignes

Insrer un fichier jointInsrer un fichier joint


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Insrer un fichier jointInsrer un fichier joint

C C


79/109

Copie CarbonneCopie Carbonne

CC Copie CarboneCC Copie Carbone

CCI Copie Carbonne InvisibleCCI Copie Carbonne Invisible

P li il


80/109

Personnaliser son e-mailPersonnaliser son e-mail

personnaliser avec charte graphiquepersonnaliser avec charte graphique

entreprise (que police)entreprise (que police)

(vitez les thmes)(vitez les thmes)

Choisir le formatChoisir le format


81/109


des messages par dfautdes messages par dfaut

Format de message (outils options format duFormat de message (outils options format du

courrier)courrier)

texte brut: sans mise en forme, lisible par toustexte brut: sans mise en forme, lisible par tous

texte enrichi, prend en charge mise en formetexte enrichi, prend en charge mise en forme

( Outlook 97 2003 et Microsoft Exchange( Outlook 97 2003 et Microsoft Exchange

Client 5.0 4.0)Client 5.0 4.0)

HTML multiples mise en forme (tlchargementHTML multiples mise en forme (tlchargement

plus long)plus long)



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des messages par dfautdes messages par dfaut

Lire les messages au format de texte brutLire les messages au format de texte brut

Outils / centre de gestion de laOutils / centre de gestion de la

confidentialit, catgorie scurit deconfidentialit, catgorie scurit de

messagerie lectroniquemessagerie lectronique

G l iG l i t


83/109

Grer les signaturesGrer les signatures

NomNom

FonctionFonction

Coordonnes tl et postaleCoordonnes tl et postale

Adresse Web, lien rseau socialAdresse Web, lien rseau social

Signature publicitaireSignature publicitaire

Prix dcernPrix dcern Lien vers site vente en ligneLien vers site vente en ligne

i t df ti t df t


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signature par dfautsignature par dfaut

Liste de distributionListe de distribution


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Envoyer un messageEnvoyer un message

un groupe de personnes un groupe de personnes

Par ex : collaborateurs, quipe projet,Par ex : collaborateurs, quipe projet,

interlocuteurs clientsinterlocuteurs clients

Onglet contact, nouveau/liste deOnglet contact, nouveau/liste de

distributiondistribution



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Li t d di t ib tiLi t d di t ib ti


87/109


L t iL t i


88/109

Les catgoriesLes catgories

L t iL t i


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Les catgoriesLes catgories

CommercialCommercial

GestionGestion

administrationadministration

PersonnelPersonnel

ProductionProduction

L d iL d i


90/109

Les dossiersLes dossiers

dossier favorisdossier favoris

dossier personneldossier personnel

(boite de rception,(boite de rception,

boite envoi, brouillon,boite envoi, brouillon,lment envoys,lment envoys,

lments supprims)lments supprims)

O i d i lO i d i l


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Organiser son dossier personnelOrganiser son dossier personnel

Dossier, sous dossierDossier, sous dossier

Par ex : un dossier par client ou unPar ex : un dossier par client ou un

dossier clientdossier client

Pas trop volumineux (max 1 Go)Pas trop volumineux (max 1 Go)

Clients A-N clients N-ZClients A-N clients N-Z

Dossier protg par un mot de passeDossier protg par un mot de passe

Crer un historique automatique desCrer un historique automatique des


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C e u sto que auto at que desq q

changes de messages lectroniqueschanges de messages lectroniques

2 moyens complmentaires2 moyens complmentaires

la cration fiche contact, cliquez sur bouton la cration fiche contact, cliquez sur bouton

lien automatique vers la messagerielien automatique vers la messagerielectroniquelectronique

ensuite dans la partie messagerie d'Outlook,ensuite dans la partie messagerie d'Outlook,

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messages lectroniques aprs avoir slectionnmessages lectroniques aprs avoir slectionn

un messageun message

Crer un historique automatique desCrer un historique automatique des


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q qq q

changes de messages lectroniqueschanges de messages lectroniques

Ceci permet deux actionsCeci permet deux actions Lier automatiquement tous les futursLier automatiquement tous les futurs

messages entrants et sortants de la oumessages entrants et sortants de la ou

des adresses e-mails contenus dans lesdes adresses e-mails contenus dans leschamps , De,CC.champs , De,CC.

Cochez les case pour chaque adresseCochez les case pour chaque adresseque vous souhaitez lierque vous souhaitez lier

indexe le rpertoire d'e-mails dans lequelindexe le rpertoire d'e-mails dans lequelse trouve le message slectionn.se trouve le message slectionn.

Ch t d ilChangement de mail


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Changement de-mailChangement de-mail

Si un interlocuteur change d'adresse e-mailSi un interlocuteur change d'adresse e-mail Attention ne pas modifier l'adresse de ceAttention ne pas modifier l'adresse de ce

contact, vous perdriez l'historique des e-mailscontact, vous perdriez l'historique des e-mailsdans sa fiche.dans sa fiche.

Solution crer une nouvelle adresse deSolution crer une nouvelle adresse demessagerie et notez que l'adresse demessagerie et notez que l'adresse demessagerie 2 doit dsormais tre utilisemessagerie 2 doit dsormais tre utiliseexclusivement.exclusivement.

Ensuite lier automatiquement les nouvellesEnsuite lier automatiquement les nouvellesadresses.adresses.

Changement de mailChangement de mail


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Changement de-mailChangement d e-mail

Supprimer toutes les notificationsSupprimer toutes les notifications


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notification de rceptions d'e-mailsnotification de rceptions d'e-mails

Outils /options /options de messagerie /Outils /options /options de messagerie /

options avances, dcochez au niveau deoptions avances, dcochez au niveau de

la rception de nouveaux lments dans la rception de nouveaux lments dans

ma boite de rceptionma boite de rception

Assurer un suivi surAssurer un suivi sur


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un e-mail envoyun e-mail envoy

Transformer ses e-mails en outils d'historique etTransformer ses e-mails en outils d'historique etd'actiond'action

ex nouveau message, cliquez sur assurer unex nouveau message, cliquez sur assurer un

suivisuivi indicateur pour moi : que dans votre agendaindicateur pour moi : que dans votre agenda

indicateur pour les destinataires : apparatraindicateur pour les destinataires : apparatra

dans agenda de vote interlocuteur ( manipulerdans agenda de vote interlocuteur ( manipuler

avec prcaution, car agressif).avec prcaution, car agressif).

Utilisation accuss de rceptionUtilisation accuss de rception


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Utilisation accuss de rceptionUtilisation accuss de rception

Options de suivi du menu Options deOptions de suivi du menu Options demessageriemessagerie

Interlocuteur on la possibilit laInterlocuteur on la possibilit la

rception du message de vous renvoy unrception du message de vous renvoy unaccus de rception ou de lecture).accus de rception ou de lecture).

mauvaise image.mauvaise image.


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Options de messageOptions de message


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Options de messageOptions de message

niveaux importance (normal, faible ou haute)niveaux importance (normal, faible ou haute) critres de diffusion, normal, personnel, priv oucritres de diffusion, normal, personnel, priv ou

confidentielconfidentiel

si souhaite envoyer la rponse un tierssi souhaite envoyer la rponse un tiers(envoyer les rponses )(envoyer les rponses )

envoyer une date ultrieureenvoyer une date ultrieure

expire aprs, message plus disponibleexpire aprs, message plus disponible

Options de vote et de suivi (demander unOptions de vote et de suivi (demander unaccus de rception, demander uneaccus de rception, demander uneconfirmation de lecture)confirmation de lecture)

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Imprimer un messageImprimer un message

ouvrir le dossier, slectionner lesouvrir le dossier, slectionner lesmessages imprimer, style impressionmessages imprimer, style impression

(mmo)(mmo)

Crer un modleCrer un modle


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de message (.oft)de message (.oft)

insrer un fichier jointinsrer un fichier joint

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insrer un lment Outlook (contact, carteinsrer un lment Outlook (contact, carte

de visite, invitation, rdv, tche)de visite, invitation, rdv, tche)

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