e-Procurement gestion des utilisateurs · 2018-11-26 · E-PROCUREMENT GESTION DES UTILISATEURS 2 CONDITIONS D’UTILISATION Droits Le SPF Stratégie et Appui conserve tous les droits

E-PROCUREMENT GESTION DES UTILISATEURS MANUEL POUR DES ACHETEURS PUBLIC

11/08/2017

Service Fédéral e-Procurement

E-PROCUREMENT GESTION DES UTILISATEURS 2

CONDITIONS D’UTILISATION

Droits Le SPF Stratégie et Appui conserve tous les droits (parmi lesquels les droits d’auteur, les droits de marque et les brevets) relatifs à ces informations (textes, matériel graphique, logos,…). Utilisation Excepté le téléchargement et l’impression des informations pour usage personnel, il n’est pas autorisé de reprendre, de reproduire, de diffuser ou de publier par quelque moyen que ce soit le contenu de ces manuels sans l’autorisation écrite expresse du SPF Stratégie et Appui. L’utilisation à but commercial est absolument proscrite. Responsabilité Les rédacteurs des manuels “gestions d’utilisateurs” sont parfaitement conscients de leur tâche, qui consiste à fournir les informations les plus fiables possibles. Au moyen de ces manuels, le service fédéral e-Procurement souhaite vous offrir les informations nécessaires, sans que les informations contenues dans ces documents puissent être considérées comme un avis. Par conséquent, le service fédéral e-Procurement ne garantit pas que les informations reprises dans ces manuels ne contiennent pas d’erreur. Le SPF Stratégie et Appui ne peut être tenu pour responsable de dommages sous quelque forme que ce soit, ni de quelque autre préjudice de quelque nature qu’il soit, relatifs à l’utilisation de ces manuels Pour la lisibilité, les termes utilisés dans ce manuel doivent être considérés comme genre neutre. Nos coordonnées SPF Stratégie et Appui - DG Comptable fédéral et Procurement - service e-Procurement - WTC III, Boulevard Simon Bolivar 30, 1000 Bruxelles [email protected] - +32 2 740 80 00

mailto:[email protected]


1 Qu’est-ce que la Gestion des utilisateurs? ................................................................................................................................................. 5

2 Enregistrement d’un nouveau compte ...................................................................................................................................................... 6

2.1 De quoi avez-vous besoin ? ................................................................................................................................................................................................ 6

2.2 Processus d’enregistrement ............................................................................................................................................................................................... 7

2.3 Enregistrement comme acheteur public ............................................................................................................................................................................ 8

2.4 Se connecter .................................................................................................................................................................................................................... 10

2.5 Accès à une organisation existante .................................................................................................................................................................................. 11

2.5.1 Introduire une demande d’accès ...................................................................................................................................................................................................... 11 2.5.2 Suivre des demandes d’accès ............................................................................................................................................................................................................ 14

2.6 Enregistrer une organisation ............................................................................................................................................................................................ 15

3 Modification d’un compte existant .......................................................................................................................................................... 16

3.1 Modifier profil .................................................................................................................................................................................................................. 16

3.2 Modification des rôles et des organisations ..................................................................................................................................................................... 17

3.2.1 Modifier les rôles .............................................................................................................................................................................................................................. 17 3.2.2 Organisation standard ....................................................................................................................................................................................................................... 18 3.2.3 Quitter une organisation ................................................................................................................................................................................................................... 19 3.2.4 Accès à des organisations existantes ................................................................................................................................................................................................ 19

4 Single Sign On ............................................................................................................................................................................................ 20

4.1 Organisation active vs organisation standard .................................................................................................................................................................. 20

4.2 Naviguer entre applications ............................................................................................................................................................................................. 21

SOMMAIRE


5 Les rôles disponibles sur la plate-forme e-Procurement ........................................................................................................................ 22

5.1 Gestion d’utilisateurs ....................................................................................................................................................................................................... 22

5.2 e-Notification ................................................................................................................................................................................................................... 22

5.3 e-Tendering ...................................................................................................................................................................................................................... 23

5.4 e-Awarding ....................................................................................................................................................................................................................... 23

5.5 e-Catalogue ...................................................................................................................................................................................................................... 24

6 Encore des questions? .............................................................................................................................................................................. 25


1 Qu’est-ce que la Gestion des utilisateurs? La Gestion des utilisateurs e-Procurement centralise l’enregistrement et la connexion pour les applications e-Procurement. Il vous suffit de vous enregistrer une seule fois pour avoir accès à toutes les applications et ce, pour une seule ou plusieurs organisations. Tout comme vous ne devez-vous connecter qu’une fois dans la Gestion des utilisateurs pour pouvoir ensuite naviguer entre les différentes applications, à condition bien sûr que vous ayez obtenu les droits nécessaires dans votre/vos organisation(s) pour chacune des applications. Vous pouvez atteindre la Gestion des utilisateurs en cliquant sur le lien suivant : https://my.publicprocurement.be

https://my.publicprocurement.be/


2 Enregistrement d’un nouveau compte 2.1 De quoi avez-vous besoin ?

Pour vous enregistrer (et vous connecter) sur la plateforme e-Procurement, vous avez besoin :

• Un browser récemment actualisé

• Votre eID

• Le code pin de votre eID (plus d’informations sur le site http://www.ibz.rrn.fgov.be/ )

• Un lecteur de carte correctement installé (aide pour l’installation sur le site http://eid.belgium.be )

• Le software eID (à télécharger gratuitement sur le site http://eid.belgium.be)

http://www.ibz.rrn.fgov.be/

http://eid.belgium.be/

http://eid.belgium.be/


2.2 Processus d’enregistrement

L’enregistrement dans la Gestion des utilisateurs e-Procurement se déroule en deux étapes : 1. Enregistrer comme « Acheteur public » 2. Accéder aux organisations

Enregistrer comme « Acheteur public » Une fois enregistré, le profil est directement actif. Il n’y a aucune approbation requise. Mais vous n’appartenez toutefois pas encore à une organisation et vous n’avez donc pas encore accès aux fonctionnalités des différentes applications, aux dossiers y afférents, aux publications… Pour ce faire, il vous faut passer par la deuxième étape. Accéder aux organisations Choisissez votre/vos organisation(s), vos applications et vos rôles. Lorsque vous introduisez une demande d’accès, elle doit être approuvée par le Superuser de l’organisation concernée.

Étape 1 : Étape 2 :

Créer un profil choisir des organisations et des rôles


2.3 Enregistrement comme acheteur public

Illustration 1: page d’accueil

• Rendez-vous sur https://my.publicprocurement.be

• Dans le menu de gauche, cliquez sur Enregistrer en tant qu’ Acheteur Public


Illustration 2: formulaire d’enregistrement

• Introduisez votre eID dans le lecteur de cartes.

• Cliquez sur eID. Votre prénom et nom de famille sont automatiquement

complétés.

• Complétez les autres données. Tous les champs avec un astérisque (*) sont obligatoires.

Certaines données doivent respecter un format précis. Cliquez sur

l’icône pour voir un exemple.

Bien que l’utilisation de l’eID soit obligatoire lors de la connexion, vous devez quand même indiquer un nom d’utilisateur et un mot de passe. Vous pourrez les utiliser dans le cas où la connexion avec l’eID est temporairement indisponible.

• Cliquez sur Sauvegarder

Votre profil a été créé

Vous pouvez dès à présent vous connecter (avec eID) afin de passer à la deuxième étape de la procédure d’enregistrement.


2.4 Se connecter


Illustration 4: se connecter

• Rendez-vous sur https://my.publicprocurement.be.

• Dans le menu de gauche, cliquez sur Se connecter .

• Dans la colonne « Acheteurs », cliquez sur eID pour vous connecter avec votre carte d’identité électronique. Il n’est PAS possible de se connecter localement par défaut.

Vous ne pouvez-vous connecter localement que si un administrateur a prévu une autorisation générale pour la connexion locale ou une autorisation pour votre compte.

• Sur la page « Mon login eGov », cliquez sur Continuer .

• Saisissez votre code PIN.

• Vous êtes connecté.

Pour le moment, vous n’avez encore aucun accès aux publications ou aux dossiers. Vous devez d’abord vous affilier à une organisation existante ou enregistrer votre propre organisation.


2.5 Accès à une organisation existante

2.5.1 Introduire une demande d’accès

Illustration 5 : première connexion

Illustration 6 : créer une demande d’accès

Illustration 7 : sélectionner des organisations

Lorsque vous vous connectez pour la première fois, le site vous demandera si vous voulez

1. enregistrer une nouvelle organisation 2. accéder à une organisation existante.

1. Pour l’enregistrement d’une nouvelle organisation, voir le manuel

“Gestion des utilisateurs pour Superusers” 2. Si vous voulez accéder à une organisation déjà enregistrée sur e-

Procurement, il vous suffit de suivre les étapes ci-dessous :

• Choisissez l’option « Je veux rejoindre une organisation ».

• Cliquez sur Suivant .

• Cliquez sur « Rejoindre organisations ».

• Cliquez sur Sélectionnez organisation(s) .

http://www.publicprocurement.be/fr/documents/manuel-gestion-dutilisateurs-superusers-pdf


Illustration 8: Sélectionnez organisations

Illustration 9: demandes d’accès

• Sélectionnez la/les organisation(s) à laquelle/auxquelles vous voulez accéder. Vous pouvez effectuer une recherche dans l’arborescence.

Vous pouvez lancer une recherche à l’aide du moteur de recherche « Nom de l’organisation ».

Cliquez sur l’icône à côté d’une organisation afin de la retrouver dans l’arborescence.

• Cliquez sur l’icône à côté d’une organisation pour la sélectionner ou

Cochez plusieurs organisations et cliquez sur Sélectionner pour

sélectionner plusieurs organisations à la fois. Les organisations sélectionnées se trouvent dans la liste “Demande

d’accès en attente de soumission”.

Vous devez définir vos rôles pour chaque organisation.

• Cliquez sur l’icône « Modifier les rôles » à côté d’une organisation ou Sélectionnez plusieurs organisations en même temps et cliquez ensuite

sur Modifier Rôles .


Illustration 10: sélectionnez applications et rôles

Illustration 11: introduire demande d’accès

• Pour chaque application, sélectionnez les rôles dont vous avez besoin. Voir chapitre 5 pour les rôles disponibles dans les différentes

applications.

• Cliquez sur Sauvegarder .

• Cochez les organisations pour lesquelles vous voulez introduire une demande d’accès.

• Cliquez sur Soumettre demande d’accès

Votre demande d’accès est envoyée au Superuser de l’organisation sélectionnée (une seule demande par organisation).

Le Superuser devra approuver votre demande.

Dès que la demande est approuvée, vous avez accès à l’organisation sélectionnée, avec les rôles demandés.

En aucun cas, le helpdesk e-Procurement approuvera une demande par sa propre initiative. Cela signifie concrètement que le délai de traitement se trouve entièrement dans les mains du Superuser.

La meilleure méthode est qu’un acheteur s’enregistre et fasse une demande d’accès; ainsi son Superuser sera mis au courant (même si il sera averti par email de cette demande) et pourra directement approuver la demande. Ainsi cet enregistrement sera entièrement achevé en une dizaine de minutes.


2.5.2 Suivre des demandes d’accès


Illustration 13: mes demandes

Dans « Mes demandes », vous pouvez suivre le statut de vos demandes d’accès.

• Vous êtes connecté(e)

• Dans le menu de gauche ou sur la page d’accueil, cliquez sur « Mes demandes ». Les demandes qui n’ont pas encore été approuvées se trouvent sous

la section Demandes en attente.

Les demandes déjà approuvées (ou rejetées) se trouvent sous la

section Demandes finalisées.

Cliquez sur l’icône « Montrer » pour avoir accès aux détails de la demande.


2.6 Enregistrer une organisation


Vous pouvez en tant qu’acheteur enregistrer vous-même une nouvelle organisation. Comme vous devenez Superuser de cette nouvelle organisation, vous devez répondre, dans certains cas, à des conditions supplémentaires. Consultez notre manuel “Gestions des utilisateurs pour Superusers” pour plus d’informations concernant l’enregistrement de nouvelles organisations.



3 Modification d’un compte existant 3.1 Modifier profil

Illustration 16: page d’accueil Superuser

Illustration 17: chercher un compte


• Dans le menu de gauche, cliquez sur Mon profil. • Modifiez les données concernées

Vous ne pouvez plus modifier le nom d’utilisateur.

Il n’est pas possible d’ajouter ou de quitter des organisations via votre profil. Vous devez passer par « Accéder à des organisations » et « Mes organisations ».

• Cliquez sur Sauvegarder pour sauvegarder les données modifiées.


3.2 Modification des rôles et des organisations

3.2.1 Modifier les rôles

Illustration 18: modifier rôles et organisations

Illustration 19: modifier rôles


• Dans le menu de gauche ou sur la page d’accueil, cliquez sur Mes organisations.

• Cliquez sur l’icône « Modifier les rôles » ou cochez les organisations pour lesquelles vous souhaitez modifier vos rôles et cliquez ensuite sur

Modifier les rôles .

• Choisissez les rôles nécessaires par application. Voir chapitre 5 concernant les rôles disponibles dans les différentes

applications.

• Cliquez sur Sauvegarder .

Une demande d’accès est envoyée au Superuser de l’organisation.

Les rôles demandés sont attribués dès que le Superuser a approuvé la demande.

La demande d’accès apparaît également sous la section « Demandes en attente d’approbation ».

Consultez le point 2.5.2 « Suivre une demande d’accès» pour plus d’information sur le suivi des demandes d’accès.

En aucun cas, le helpdesk e-Procurement approuvera une demande par sa propre initiative.


Illustration 20: applications et rôles

3.2.2 Organisation standard

Illustration 21: organisation standard

Chaque utilisateur a une organisation « standard » : il s’agit de l’organisation qui sera par défaut active lorsque vous vous connectez. Cette organisation standard joue aussi un rôle quand vous changez d’application.

Le symbole (avec un v vert) indique votre organisation standard.

• Cliquez sur l’icône (avec le v gris) à côté d’une organisation pour que celle-ci devienne votre organisation « standard ».


3.2.3 Quitter une organisation

Illustration 22: quitter une organisation

Il est aussi possible de quitter une organisation:

• Cliquez sur l’icône « Quitter une organisation » ou sélectionnez

plusieurs organisations et cliquez sur Quitter .

Une demande est envoyée au Superuser de l’organisation.

La demande apparaît également sous la section « Demandes en attente d’approbation ».

Vous pouvez suivre le contenu et le statut de vos demandes dans

Mes demandes (cf. le point 2.5.2 « Suivre une demande d’accès »).

Vous êtes effectivement supprimé de l’organisation dès que le Superuser a approuvé la demande. Vous en recevez la confirmation par e-mail. Tout comme vous recevez aussi un e-mail si le Superuser n’approuve pas la demande (et que vous restez donc enregistré dans l’organisation).

Dans certains cas, il n’est pas possible de quitter une organisation. La Gestion des utilisateurs donnera un message d’erreur. Les raisons les plus courantes sont que vous êtes le dernier utilisateur avec un certain rôle dans l’organisation, ou que vous êtes relié à certains dossiers de l’organisation. Prenez dans ce cas contact avec le Superuser .

3.2.4 Accès à des organisations existantes

Cf. le point 2.5 ‘Accès à une organisation existante’


4 Single Sign On 4.1 Organisation active vs organisation standard

Illustration 23: organisation active

Illustration 24: changer d’organisation

Une fois connecté, vous pouvez passer d’une application à l’autre sans devoir à chaque fois vous reconnecter. Mais pour ce faire, il faut faire attention aux points suivants :

• L’organisation active Il s’agit de l’organisation dans laquelle vous êtes en train de travailler. Dans chaque application, vous ne verrez s’afficher que les informations qui ont trait à votre organisation active. Ce qui signifie que si votre organisation active est l’organisation A, vous ne pourrez pas voir les dossiers, publications, catalogues… de l’organisation B. Pour travailler sur le contenu de l’organisation B, vous devrez donc d’abord changer d’organisation active. Pour chaque application, vous trouverez l’organisation active dans le menu Se connecter, sous « Vous êtes connecté comme ». Vous pouvez changer d’organisation active dans Changer d’organisation dans le menu de gauche.

o Cliquez sur Changer d’organisation o Sélectionnez une nouvelle organisation dans la liste.

• L’organisation standard Dans « Mes organisations », vous pouvez voir (et définir) votre organisation standard (cf. aussi le point 3.2.2 « organisation standard »).

Illustration 25: organisation standard


4.2 Naviguer entre applications

Illustration 26: naviguer entre applications

• Pour passer d’une application à l’autre, il vous suffit d’utiliser la barre de menu au-dessus de chaque application.

• Cliquez sur l’application souhaitée.

• La plate-forme vous redirigera automatiquement vers l’application souhaitée, à condition que vous ayez enregistré dans celle-ci un rôle pour votre organisation active ou standard. o Si vous avez un rôle pour votre organisation active dans la nouvelle

application, vous arriverez directement dans la même organisation dans la nouvelle application.

o Si ce n’est pas le cas, mais que vous avez cependant un rôle dans votre organisation standard dans la nouvelle application, l’organisation standard en question deviendra votre nouvelle organisation active.

o Si vous n’avez aucun rôle pour aucune des deux organisations dans l’application souhaitée, vous arriverez sur la page d’accueil anonyme de la nouvelle application et vous devrez à nouveau vous connecter.


5 Les rôles disponibles sur la plate-forme e-Procurement 5.1 Gestion d’utilisateurs

• Acheteur: o Modifier son propre profil o Modifier son propre rôle approbation du Superuser exigée o S’affilier à une organisation approbation du Superuser exigée o Quitter une organisation approbation du Superuser exigée o Enregistrer une organisation approbation du Superuser exigée o Gérer les carnets d’adresses

• Superuser

Si le rôle de Superuser est choisi pour une des applications, il sera automatiquement valable pour toutes les applications dont ce rôle est disponible. Dans certains cas, il faudra satisfaire à conditions supplémentaires pour devenir Superuser. Voir manuel “Gestions des utilisateurs pour Superusers” pour plus d’informations.

o Gérer des demandes d’approbation o Modifier le profil des acheteurs o Modifier le rôle des acheteurs o Ajouter des acheteurs à une organisation o Supprimer des acheteurs d’une organisation o Modifier les données d’une organisation o Enregistrer des organisations

5.2 e-Notification

• Superuser: gère les groupes d’approbation

• Publieur: prépare, approuve et publie les notices

• Editeur: prépare les notices



5.3 e-Tendering

• Acheteur associé: o Exécute l’ouverture des demandes de participation ou des offres o Télécharge les documents des demandes de participation ou des offres o Crée les PV d’ouverture

• Gestionnaire de dossiers: o Mêmes fonctionnalités que l’Acheteur associé o Modifie les paramètres des dossiers (avant l’ouverture) o Détermine la date d’archivage et de liquidation des dossiers o Associe des acheteurs externes aux dossiers

5.4 e-Awarding

• Publieur et Editeur: o Peut utiliser sans restriction tous les outils qui sont à sa disposition dans e-Awarding (workflows, templates, gestion des documents,…).

• Superuser: o Mêmes fonctionnalités que le Publieur o Configure les workflows pour son organisation o Crée les templates et les met à disposition de son organisation o Enregistre des entreprises


5.5 e-Catalogue

• Gestionnaire de dossiers: o Crée et gère les dossiers. o Contrôle, approuve et publie des catalogues dans les dossiers. o Peut consulter les dossiers, catalogues et articles qui sont partagés avec son organisation. o Peut consulter les commandes qui ont été faites dans son propre organisation. o Consulte les statistiques concernant ses propres catalogues.

• Acheteur: o Peut consulter les dossiers, catalogues et articles qui sont partagés avec son organisation. o Ajoute des articles à son panier personnel. o Traite les demandes des demandeurs de son propre organisation. o Prépare et envoie les commandes. o Etabli des PV de réception pour les commandes de son organisation. o Crée des listes d’articles.

• Acheteur Principal o Mêmes fonctionnalités que l’Acheteur o Défini les masques au niveau des catalogues, articles et options, pour son propre organisation et ses sous-organisations o Approuve les commandes

• Réceptionnaire o Etabli des PV de réception pour les commandes de son organisation.

• Demandeur o Peut consulter les dossiers, catalogues et articles qui sont partagés avec son organisation. o Ajoute des articles à son panier personnel. o Soumet des demandes d’achat.


6 Encore des questions?

Service Fédéral e-Procurement DG Comptable fédéral et Procurement

SPF Stratégie et Appui

[email protected]

WTC III, Boulevard Simon Bolivar 30, 1000 Bruxelles 02/740 80 00

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http://www.publicprocurement.be

Site web e-Catalogue: https://ecat.publicprocurement.be/

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http://www.publicprocurement.be/

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