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Encoder une proforma en SRM7 par le fournisseur Janvier 2013 – V1

Encoder une proforma en SRM7 par le fournisseur Janvier 2013 – V1

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Page 1: Encoder une proforma en SRM7 par le fournisseur Janvier 2013 – V1

Encoder une proforma en SRM7 par le fournisseur

Janvier 2013 – V1

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04/11/232 04/11/232

Données techniques

• URL https://srm.elia.be

• User VENxxxxxx

• Aide: Purchasing support • Nathalie Sarlet 02/546.7764 [email protected]

• Kevin Rymenants 02/546.7787 [email protected]

• Nancy De Smet 02/546.7683 [email protected]

• Options Internet• Internet Explorer > 6.0 (Compatibilité)• Désactiver blocage Pop-up

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04/11/233 04/11/233

Options compatibilité

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04/11/234 04/11/234

Autoriser elia.be

Indiquez le site web, cliquez sur « Add » et ensuite sur « Close ».

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04/11/235 04/11/235

Autoriser elia.be

En cas de problème pour ouvrir le catalogue (voir slide 17), cliquez sur l’icône “Compatibility View” pour une compatibilité internet complète.

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04/11/236 04/11/236

Désactiver blocage Pop-up

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04/11/237 04/11/237

Processus encodage proforma par le fournisseur (cdes annuelles)

Flow : Vendor confirmation

Pur

chas

ing

Sup

plie

rR

equ

esto

r

SRM shopping cart

Purchase requisition

Purchase Order

Purchase order

Mail/fax/print

Proforma SRM

Proforma approvalGoods receipt /

service entryY

Mail proforma refused

modify

Mail proforma accepted

Invoice

N

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04/11/238 04/11/238

Processus encodage proforma par le fournisseur (cdes individuelles)

Flow : Vendor confirmation

Pur

chas

ing

Sup

plie

rR

equ

esto

r

SRM shopping cart

Purchase Order

Purchase order

Mail/fax/print

Proforma SRM

Proforma approvalGoods receipt /

service entryY

Mail proforma refused

modify

Mail proforma accepted

Invoice

N

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04/11/239 04/11/239

Contenu

1.Connexion / Déconnexion2.Créer facture proforma

1. Rechercher et sélectionner la commande2. Entrer les données de détail 3. Ajouter les annexes / commentaires4. Sauver & envoyer

3.Vérifier facture proforma4.Rejet d’une facture proforma

1. Vérifier 2. Modifier

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04/11/2310 04/11/2310

1.Connexion

• 2 mots de passe (sensible majuscules!)• DMZ: 1er mot de passe

Peut être mémorisé par le PC

Ne sera jamais changé

Longueur minimum 6 CHAR

Pour des raisons de facilité, indiquez le même mot de passe pour les 2

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04/11/2311 04/11/2311

1.Connexion

• 2ème mot de passe pour SRM

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04/11/2312 04/11/2312

Vous avez 4 menus : le 1er pour créer une pro forma, le 2ème pour utiliser l’outil d’upload, le 3ème pour visualiser vos listes et le 4ème pour rechercher une pro forma.

Créer facture proforma

Log off pour vous déconnecter du système

Pour changer de langueVos listes de pro forma’s

Utiliser l’outil de chargement

Rechercher une pro forma

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04/11/2313 04/11/2313

Contenu

1.Connexion / Déconnexion2.Créer facture proforma

1. Rechercher et sélectionner la commande2. Entrer les données de détail 3. Ajouter les annexes / commentaires4. Sauver & envoyer

3.Vérifier facture proforma4.Rejet d’une facture proforma

1. Vérifier 2. Modifier

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04/11/2314 04/11/2314

2.Créer facture proforma

Par défaut sur les 30 derniers jours – blanc pour toutes les cdes en cours

1 2

1

2

Par défaut sur les 30 derniers jours – blanc pour toutes les cdes en cours

N° de commande 48xxxxxx ou 47xxxxxx

3

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04/11/2315 04/11/2315

2.Créer facture proforma

2

Si vous obtenez une liste, sélectionnez le n° de commande

1

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04/11/2316 04/11/2316

2.Créer facture proforma

1 proforma = 1 facture

Ligne 1.1. prévue pour des services hors contrat

Description, ex. Chantier XXX – Ligne 70 kV xxxxx

Référence proforma - doit être reprise sur la facture

Période des services, ex. Décembre 2012

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04/11/2317 04/11/2317

2.Créer facture proforma

Via « Add item » sélectionnez votre catalogue

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04/11/2318 04/11/2318

1. Sélectionnez le bon catalogue (si vous en disposez de plusieurs)

2. Sélectionnez les services dans le catalogue : 2 manières

Recherchez service possible via réf. fournisseur, ex. 65456

ou

Catalogue – choisir le(s) service(s)

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04/11/2319 04/11/2319

Catalogue – choisir le(s) service(s)

• Aperçu de votre sélection

• Quand tous les services ont été sélectionnés, transférer le contenu vers SRM

• Ou via « Check out » sans aperçu

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04/11/2320 04/11/2320

2.Créer facture proforma

Les services sélectionnés dans le catalogue sont ajoutés dans la pro forma

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04/11/2321 04/11/2321

2.Créer facture proforma

1. Adaptez les quantités, cliquez sur « Check » et vérifiez le montant total de la proforma

2. Si pas de service(s) hors catalogue, supprimez la ligne 1.1. via « Delete », sinon une erreur s’affichera.

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04/11/2322 04/11/2322

2.Créer facture proforma

Optionnel : si service(s) hors catalogue, utilisez la ligne 1.1. en indiquant une description et soit un prix total (par ex. 1 SU à 200 eur), soit un prix unitaire + quantité et unité appropriées (par ex. 3 pièces à 150 eur/pièce).

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04/11/2323 04/11/2323

3. Joindre les documents justificatifs

Ajoutez éventuellement un commentaire via « Vendor text »

Ajoutez les annexes (PDF, Word, Excel …) nécessaires

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04/11/2324 04/11/2324

4.Sauver & envoyer la facture proforma

Remarque: “Save” = sauver sans envoyer la proforma au contremaître ou quand il y a des messages d’erreur.Voir aussi slide 27

Page 25: Encoder une proforma en SRM7 par le fournisseur Janvier 2013 – V1

04/11/2325 04/11/2325

Contenu

1.Connexion / Déconnexion2.Créer facture proforma

1. Rechercher et sélectionner la commande2. Entrer les données de détail 3. Ajouter les annexes / commentaires4. Sauver & envoyer

3.Vérifier facture proforma4.Rejet d’une facture proforma

1. Vérifier 2. Modifier

Page 26: Encoder une proforma en SRM7 par le fournisseur Janvier 2013 – V1

04/11/2326 04/11/2326

3.Vérifier la facture proforma

Sélectionnez le menu « Overview Confirmations » pour afficher vos listes de pro forma’s.

Page 27: Encoder une proforma en SRM7 par le fournisseur Janvier 2013 – V1

04/11/2327 04/11/2327

3.Vérifier la facture proforma

Via la liste « Awaiting approval » vous retrouvez la pro forma en attente d’approbation.

Sélectionner la proforma.

Vos listes de pro forma’s

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04/11/2328 04/11/2328

Statuts des pro forma’s

• All : toutes vos pro forma’s, quel que soit le statut.

• Saved : vos pro forma’s mises en attente.

• Awaiting Approval : vos pro forma’s encore en approbation chez le contremaître d’Elia.

• Approved : vos pro forma’s approuvées.

• Rejected : vos pro forma’s refusées par le contremaître d’Elia.

• Deleted : vos pro forma’s supprimées.

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04/11/2329 04/11/2329

Contenu

1.Connexion / Déconnexion2.Créer facture proforma

1. Rechercher et sélectionner la commande2. Entrer les données de détail 3. Ajouter les annexes / commentaires4. Sauver & envoyer

3.Vérifier facture proforma4.Rejet d’une facture proforma

1. Vérifier 2. Modifier

Page 30: Encoder une proforma en SRM7 par le fournisseur Janvier 2013 – V1

04/11/2330 04/11/2330

4. Le contremaître rejette la proforma

Vous recevez un mail avec la raison du rejet.

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04/11/2331 04/11/2331

3.Vérifier la facture proforma

Sélectionnez le menu « Overview Confirmations ».

Page 32: Encoder une proforma en SRM7 par le fournisseur Janvier 2013 – V1

04/11/2332 04/11/2332

Sélectionner la proforma rejetée

Via la liste « Rejected » vous retrouvez la pro forma rejetée.

Sélectionner la proforma.

Page 33: Encoder une proforma en SRM7 par le fournisseur Janvier 2013 – V1

04/11/2333 04/11/2333

Vérifier la raison et les commentaires du contremaître

Cliquez sur le bouton « Edit » pour pouvoir modifier/adapter la pro forma.

Commentaire de rejet du contremaître d’Elia.

Page 34: Encoder une proforma en SRM7 par le fournisseur Janvier 2013 – V1

04/11/2334 04/11/2334

Corriger/compléter la pro forma

Adaptez la pro forma, annexez les documents éventuellement manquants et confirmez vos modifications.

Remarque : “Delete” quand la pro forma est complètement erronée (mauvais n° de cde, n° d’item) et doit être réencodée.

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04/11/2335 04/11/2335

Pro forma corrigée et confirmée

La pro forma se trouve à nouveau dans la liste « Awaiting approval ».

Sélectionner la proforma.

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04/11/2336 04/11/2336

Pro forma approuvée

Vous recevez un mail de confirmation de l’approbation, avec le PDF en annexe.

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04/11/2337 04/11/2337

Pro forma approuvée

La pro forma se trouve finalement dans la liste « Approved ».

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04/11/2338 04/11/2338

Suivi des montants acceptés

A partir de la liste « Approved » vous pouvez exporter en excel la liste des pro forma’s acceptées pour faire votre suivi.

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04/11/2339 04/11/2339

Erreurs / problèmes

• Quantités décimales • Dans le catalogue (5.3 au lieu de 5,3)• Qté < 1 peut être encodée en SRM, pas possible dans le

catalogue

• Montant de la provision de la cde dépassé: contactez le contremaître chez Elia.

• Problème de mot de passe: contactez Purchasing Support