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Encoder une proforma en SRM7 par le fournisseur
Janvier 2013 – V1
04/11/232 04/11/232
Données techniques
• URL https://srm.elia.be
• User VENxxxxxx
• Aide: Purchasing support • Nathalie Sarlet 02/546.7764 [email protected]
• Kevin Rymenants 02/546.7787 [email protected]
• Nancy De Smet 02/546.7683 [email protected]
• Options Internet• Internet Explorer > 6.0 (Compatibilité)• Désactiver blocage Pop-up
04/11/233 04/11/233
Options compatibilité
04/11/234 04/11/234
Autoriser elia.be
Indiquez le site web, cliquez sur « Add » et ensuite sur « Close ».
04/11/235 04/11/235
Autoriser elia.be
En cas de problème pour ouvrir le catalogue (voir slide 17), cliquez sur l’icône “Compatibility View” pour une compatibilité internet complète.
04/11/236 04/11/236
Désactiver blocage Pop-up
04/11/237 04/11/237
Processus encodage proforma par le fournisseur (cdes annuelles)
Flow : Vendor confirmation
Pur
chas
ing
Sup
plie
rR
equ
esto
r
SRM shopping cart
Purchase requisition
Purchase Order
Purchase order
Mail/fax/print
Proforma SRM
Proforma approvalGoods receipt /
service entryY
Mail proforma refused
modify
Mail proforma accepted
Invoice
N
04/11/238 04/11/238
Processus encodage proforma par le fournisseur (cdes individuelles)
Flow : Vendor confirmation
Pur
chas
ing
Sup
plie
rR
equ
esto
r
SRM shopping cart
Purchase Order
Purchase order
Mail/fax/print
Proforma SRM
Proforma approvalGoods receipt /
service entryY
Mail proforma refused
modify
Mail proforma accepted
Invoice
N
04/11/239 04/11/239
Contenu
1.Connexion / Déconnexion2.Créer facture proforma
1. Rechercher et sélectionner la commande2. Entrer les données de détail 3. Ajouter les annexes / commentaires4. Sauver & envoyer
3.Vérifier facture proforma4.Rejet d’une facture proforma
1. Vérifier 2. Modifier
04/11/2310 04/11/2310
1.Connexion
• 2 mots de passe (sensible majuscules!)• DMZ: 1er mot de passe
Peut être mémorisé par le PC
Ne sera jamais changé
Longueur minimum 6 CHAR
Pour des raisons de facilité, indiquez le même mot de passe pour les 2
04/11/2311 04/11/2311
1.Connexion
• 2ème mot de passe pour SRM
04/11/2312 04/11/2312
Vous avez 4 menus : le 1er pour créer une pro forma, le 2ème pour utiliser l’outil d’upload, le 3ème pour visualiser vos listes et le 4ème pour rechercher une pro forma.
Créer facture proforma
Log off pour vous déconnecter du système
Pour changer de langueVos listes de pro forma’s
Utiliser l’outil de chargement
Rechercher une pro forma
04/11/2313 04/11/2313
Contenu
1.Connexion / Déconnexion2.Créer facture proforma
1. Rechercher et sélectionner la commande2. Entrer les données de détail 3. Ajouter les annexes / commentaires4. Sauver & envoyer
3.Vérifier facture proforma4.Rejet d’une facture proforma
1. Vérifier 2. Modifier
04/11/2314 04/11/2314
2.Créer facture proforma
Par défaut sur les 30 derniers jours – blanc pour toutes les cdes en cours
1 2
1
2
Par défaut sur les 30 derniers jours – blanc pour toutes les cdes en cours
N° de commande 48xxxxxx ou 47xxxxxx
3
04/11/2315 04/11/2315
2.Créer facture proforma
2
Si vous obtenez une liste, sélectionnez le n° de commande
1
04/11/2316 04/11/2316
2.Créer facture proforma
1 proforma = 1 facture
Ligne 1.1. prévue pour des services hors contrat
Description, ex. Chantier XXX – Ligne 70 kV xxxxx
Référence proforma - doit être reprise sur la facture
Période des services, ex. Décembre 2012
04/11/2317 04/11/2317
2.Créer facture proforma
Via « Add item » sélectionnez votre catalogue
04/11/2318 04/11/2318
1. Sélectionnez le bon catalogue (si vous en disposez de plusieurs)
2. Sélectionnez les services dans le catalogue : 2 manières
Recherchez service possible via réf. fournisseur, ex. 65456
ou
Catalogue – choisir le(s) service(s)
04/11/2319 04/11/2319
Catalogue – choisir le(s) service(s)
• Aperçu de votre sélection
• Quand tous les services ont été sélectionnés, transférer le contenu vers SRM
• Ou via « Check out » sans aperçu
04/11/2320 04/11/2320
2.Créer facture proforma
Les services sélectionnés dans le catalogue sont ajoutés dans la pro forma
04/11/2321 04/11/2321
2.Créer facture proforma
1. Adaptez les quantités, cliquez sur « Check » et vérifiez le montant total de la proforma
2. Si pas de service(s) hors catalogue, supprimez la ligne 1.1. via « Delete », sinon une erreur s’affichera.
04/11/2322 04/11/2322
2.Créer facture proforma
Optionnel : si service(s) hors catalogue, utilisez la ligne 1.1. en indiquant une description et soit un prix total (par ex. 1 SU à 200 eur), soit un prix unitaire + quantité et unité appropriées (par ex. 3 pièces à 150 eur/pièce).
04/11/2323 04/11/2323
3. Joindre les documents justificatifs
Ajoutez éventuellement un commentaire via « Vendor text »
Ajoutez les annexes (PDF, Word, Excel …) nécessaires
04/11/2324 04/11/2324
4.Sauver & envoyer la facture proforma
Remarque: “Save” = sauver sans envoyer la proforma au contremaître ou quand il y a des messages d’erreur.Voir aussi slide 27
04/11/2325 04/11/2325
Contenu
1.Connexion / Déconnexion2.Créer facture proforma
1. Rechercher et sélectionner la commande2. Entrer les données de détail 3. Ajouter les annexes / commentaires4. Sauver & envoyer
3.Vérifier facture proforma4.Rejet d’une facture proforma
1. Vérifier 2. Modifier
04/11/2326 04/11/2326
3.Vérifier la facture proforma
Sélectionnez le menu « Overview Confirmations » pour afficher vos listes de pro forma’s.
04/11/2327 04/11/2327
3.Vérifier la facture proforma
Via la liste « Awaiting approval » vous retrouvez la pro forma en attente d’approbation.
Sélectionner la proforma.
Vos listes de pro forma’s
04/11/2328 04/11/2328
Statuts des pro forma’s
• All : toutes vos pro forma’s, quel que soit le statut.
• Saved : vos pro forma’s mises en attente.
• Awaiting Approval : vos pro forma’s encore en approbation chez le contremaître d’Elia.
• Approved : vos pro forma’s approuvées.
• Rejected : vos pro forma’s refusées par le contremaître d’Elia.
• Deleted : vos pro forma’s supprimées.
04/11/2329 04/11/2329
Contenu
1.Connexion / Déconnexion2.Créer facture proforma
1. Rechercher et sélectionner la commande2. Entrer les données de détail 3. Ajouter les annexes / commentaires4. Sauver & envoyer
3.Vérifier facture proforma4.Rejet d’une facture proforma
1. Vérifier 2. Modifier
04/11/2330 04/11/2330
4. Le contremaître rejette la proforma
Vous recevez un mail avec la raison du rejet.
04/11/2331 04/11/2331
3.Vérifier la facture proforma
Sélectionnez le menu « Overview Confirmations ».
04/11/2332 04/11/2332
Sélectionner la proforma rejetée
Via la liste « Rejected » vous retrouvez la pro forma rejetée.
Sélectionner la proforma.
04/11/2333 04/11/2333
Vérifier la raison et les commentaires du contremaître
Cliquez sur le bouton « Edit » pour pouvoir modifier/adapter la pro forma.
Commentaire de rejet du contremaître d’Elia.
04/11/2334 04/11/2334
Corriger/compléter la pro forma
Adaptez la pro forma, annexez les documents éventuellement manquants et confirmez vos modifications.
Remarque : “Delete” quand la pro forma est complètement erronée (mauvais n° de cde, n° d’item) et doit être réencodée.
04/11/2335 04/11/2335
Pro forma corrigée et confirmée
La pro forma se trouve à nouveau dans la liste « Awaiting approval ».
Sélectionner la proforma.
04/11/2336 04/11/2336
Pro forma approuvée
Vous recevez un mail de confirmation de l’approbation, avec le PDF en annexe.
04/11/2337 04/11/2337
Pro forma approuvée
La pro forma se trouve finalement dans la liste « Approved ».
04/11/2338 04/11/2338
Suivi des montants acceptés
A partir de la liste « Approved » vous pouvez exporter en excel la liste des pro forma’s acceptées pour faire votre suivi.
04/11/2339 04/11/2339
Erreurs / problèmes
• Quantités décimales • Dans le catalogue (5.3 au lieu de 5,3)• Qté < 1 peut être encodée en SRM, pas possible dans le
catalogue
• Montant de la provision de la cde dépassé: contactez le contremaître chez Elia.
• Problème de mot de passe: contactez Purchasing Support