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Enregistrer, classer, gérer ses documents,utiliser une clé usb XP, 2009/2010

Cyber-bases du Porhoët - CY

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Enregistrer, classer, gérer ses documents, utiliser une clé usb sous XP

L’intérêt de l’ordinateur est de pouvoir réaliser des documents, les stocker et les modifier simplement. Mais pour cela, il faut s’organiser, connaître son ordinateur et l’emplacement de ses dossiers. Rappel : raccourcis, icônes, barre de lancement rapide Termes à connaître :

Dossiers = Répertoires : dans lesquels on range des documents Documents = Fichiers : il existe plusieurs sortes de documents (texte, son, image, vidéo…)

- En informatique, tout document est un fichier.

- Un document informatique peut être copié, modifié, sauvegardé,

renommé, supprimé

- Les logiciels permettent de créer des documents. (je vais créer un

document texte avec Open Office Writer, un classeur avec Excel, une

image avec Paint, etc.)

- Lorsqu’on crée un fichier, on l’enregistre sur un support matériel (le

disque dur de l’ordinateur, un cd, un dvd, une clé usb)

- Les fichiers sont représentés par des icônes accessible depuis le

bureau, le poste de travail, l’explorateur de fichiers (= la fenêtre)

- Il faut organiser, ranger ses documents pour ne pas s’y perdre. Pour

cela, il faut utiliser les dossiers



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Affichage des dossiers Bien connaître la Fenêtre

Cliquer sur Affichage : Sélectionner son choix pour afficher les dossiers de la fenêtre taille des icônes, mode Liste,

Détails ou Mosaïques)

Chemin d’accès des dossiers

Précédent / Suivant

Volet d’exploration

des dossiers

Réduire Agrandir Fermer

Barre de Titre de la fenêtre

Barre de Menu



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Enregistrer au bon endroit

Ouvrir un nouveau document (quelque soit le programme dans lequel on se trouve, la même fenêtre apparaît)

Fichier Enregistrer sous

Donnez un nom significatif à vos dossiers et documents afin de les retrouver plus facilement. Il est toujours possible de renommer les fichiers et de les déplacer.

Supprimer, modifier, déplacer un dossier / un fichier SUPPRIMER un dossier ou un fichier

Sélectionner le dossier ou le fichier (ne pas l’ouvrir) Clic droit Supprimer

Pour sélectionner plusieurs éléments : maintenir la touche Ctrl et cliquer gauche sur les

éléments à sélectionner

MODIFIER le nom du dossier ou du document Sélectionner l’élément clic droit renommer DÉPLACER un dossier ou un fichier

Chemin d’accès des dossiers Titre de la fenêtre

Modifier l’affichage des dossiers et fichiers

dans la fenêtre

Fermer

Volet d’exploration

des dossiers

Donner un nom au

fichier

CONSEILS & ASTUCES : Rangement des dossiers : Pour déplacer les éléments d’un dossier à l’autre, utiliser le couper/coller souris ou

raccourcis clavier Ctrl X pour couper puis Ctrl V pour coller)



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Créer des raccourcis

Les raccourcis sont utiles pour accéder plus rapidement aux programmes , dossiers et documents que vous ouvrez le plus souvent. Placez des raccourcis sur votre Bureau ou dans la barre de lancement rapide Se placer sur le dossier, document ou programme concerné

Clic droit Envoyer vers Bureau (créer un raccourci) le raccourci se reconnaît à la petite flèche noire en bas à gauche du dossier un raccourci peut être supprimé (le dossier original ne sera pas supprimé)

A la recherche des documents perdus… Même le plus organisé des utilisateurs n’est pas à l’abri d’un oubli ou d’un document enregistré au mauvais endroit. Heureusement, un outil bien pratique va vous aider à retrouver le chemin d’accès des documents que vous pensez avoir perdus.

Suivant que vous recherchez un fichier image, texte, audio, vidéo, une feuille de calcul, un logiciel ou un périphérique… affinez votre recherche en cliquant sur un des choix proposés, entrez un mot-clé dans les champs qui s’affichent puis cliquez sur « rechercher ». La recherche peut être plus ou moins longue. Un petit sablier vous indique que la recherche est en cours.

Exercice : Rechercher un document texte créé la semaine passée.

Menu Démarrer Recherche Choisir Documents

(traitement de texte, feuilles de calcul, etc.)

Saisir le mot-clé : ……………………………………..

Cliquer sur Rechercher Patientez… La recherche a-t-elle été

fructueuse ? Si oui, notez le nom du répertoire, du dossier ou du sous-dossier dans lequel se situe votre document, puis retrouvez-le parmi vos documents.



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Le bon usage de la corbeille Sachez que lorsque vous envoyez un élément vers la corbeille, ce dernier n’est pas tout à fait supprimé. Il est encore possible de le récupérer.

Il existe un moyen de supprimer définitivement un élément sans le

faire passer par la corbeille : sélectionnez le document ou

le dossier à supprimer Ctrl+Supp

A savoir : évitez de conserver trop de documents dans votre corbeille. Pensez à la vider de

temps en temps (clic droit sur la corbeille vider la corbeille)

Exercice : - Créer un dossier « Exercice » - Supprimez le dossier « Exercice » (clic droit envoyer vers la corbeille) - double-cliquez sur la corbeille pour l’ouvrir - Retrouvez le dossier supprimé - faites un clic droit sur ce dossier restaurer (votre document se replace sur le bureau) / Vous pouvez également faire un couper/coller ou glisser-déposer vers le bureau

Chemin d’accès du document Titre du document

recherché



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Sauvegarder ses données En travaillant sur un ordinateur, vous vous rendrez rapidement compte du nombre de documents que vous enregistrez et conservez sur votre machine. Tout ne sera pas forcément d’une grande importance, mais les perdre serait tout de même embêtant. Avec un ordinateur, vous n’êtes pas toujours à l’abri d’une éventuelle perte de données. Disquette, CD, DVD et Clé USB deviendront rapidement les supports de sauvegarde indispensables de votre travail.

Disquette : obsolète, la disquette a connu un réel succès. Sa faible capacité de stockage et sa fragilité sont aujourd’hui remplacées par d’autres supports plus performants. CD-Rom : équivalent de 450 disquettes ! 650 à 700 Mo, soit 0, 65 Go DVD-Rom : équivalent de 4.000 disquettes ! 4, 7 Go, soit 7 fois plus de

capacité qu’un CD-Rom. Images, fichiers Word, dossiers, vidéos, etc. vont être gravées sur CD ou DVD. Il existe des CD-RW et DVD-RW pour « Writable », c’est-à-dire réinscriptibles : vous pouvez effacer puis réinscrire des données sur ce type de supports.

Clé USB : grande capacité de stockage, pratique, simple d’utilisation.

Bien utiliser sa clé USB Ouvrir Ordinateur (F5 pour actualiser si l’icône de la clé USB n’est

pas apparu automatiquement) Faire une analyse anti-virus : clic-droit sur l’icône analyser

maintenant Enregistrer, supprimer un document ou un fichier Retirer le périphérique de l’ordinateur correctement :

1. clic gauche dans la barre des tâches sur l’icône du périphérique

2. cliquer sur Retirer Périphérique…

3. cliquer sur OK à la fenêtre suivante



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La carte SD, celle que l’on retrouve dans les appareils photos, téléphones mobiles, etc.

Pratique Agrandir ou réduire des caractères Lorsque vous êtes appelés à lire un document sur écran, les caractères peuvent vous sembler trop petits. Une manipulation simple et rapide vous permet d’agrandir vos documents, que vous soyez sur du traitement de texte ou sur un site Internet :

Maintenez appuyer la touche Ctrl + faites rouler la molette de la souris Les raccourcis clavier Certaines actions reviennent fréquemment lorsque vous utilisez votre ordinateur : copier/coller, supprimer, fermer un document, etc. Très vite, ces actions peuvent paraître lourdes si on utilise la souris ou la barre de menus. Une autre solution existe : les raccourcis clavier. (Vous trouverez ci-joint quelques raccourcis claviers à utiliser sous Windows, c’est-à-dire aussi bien sur des logiciels de traitement de texte, tableurs, Internet, etc.)

2- Moduler la barre des tâches (située en bas de votre écran)

Effectuez un clic droit sur la barre des tâches cliquez sur « Propriétés » la

fenêtre suivante apparaît (vous allez pouvoir choisir d’afficher ou masquer certaines icônes)

Affiche le Bureau

Icônes raccourcis pour un accès plus rapide aux applications que vous utilisez souvent : elles se placent ici en effectuant un glisser-déposer d’une icône présente sur le bureau

vers la barre des tâches

Zone de notification : Icônes de logiciels et de réglages qui peuvent être masquées / affichées / inactives / actives (Réglage du son, horloge, etc.)

Avec la case cochée, le retour au Bureau et les icônes de raccourcis situées à droite du menu Démarrer sont affichées

Avec la case cochée, la barre des tâches reste présente lors de toutes vos applications sur l’ordinateur

Vous permet de choisir de masquer ou d’afficher certaines icônes. Sachez que vous ne supprimez rien si vous décidez de les masquer. (Exemple : lorsque vous imprimez un document, l’icône de l’imprimante apparaît seulement lors du lancement de l’impression)