Enseignement Informatique

Classe de Bac Pro SAPAT

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MP4: Communication en situation professionnelle.-----------------------------------------------------------------------

Objectif 1: Organiser ses données en cohérence avec le système d’information de la structure.

Présenté par BELMOKHE Hocine, enseignant Informatique, LPA Erstein, Année 2013/2014

Version 1.0, Septembre 2013

Table des Matières

1. Introduction

2. Organisation & Gestion des Dossiers

3. Organisation & Gestion des Fichiers

4. Exercices

Introduction 1/1✔ Nous allons voir lors de ce cours comment organiser ses données informatiques, tout en restant cohérent avec le système d'information des structures dans lesquelles vous serez amené à exercer.

✔ Lors de votre formation, il vous faudra créer, actualiser et gérer des dizaines de fichiers organisés dans des dossiers. Classer et retrouver vos propres fichiers ne vous sera pas très compliqué. Néanmoins, dans le futur (stage scolaire, poursuite d'étude, premier emploi, etc.), ce travail peut s'avérer complexe si une organisation générale n'est pas appliquée. Cette organisation réfléchie doit vous permettre ainsi qu'à votre employeur, collègues et éventuellement remplaçants, de pouvoir accéder à l'ensemble des fichiers et dossiers, et cela y compris sur plusieurs années.

✔ Ce cours a été préparé sous Windows 7, notez qu'en fonction de l'OS utilisé, certaines explications peuvent être différentes.

✔ Remarques: N'oubliez pas de sauvegarder vos travaux sur votre compte en créant un dossier en date du jour et en y insérant vos exemples en les nommant clairement afin d'être retrouvés facilement. Et sauvegardez régulièrement vos travaux!!!!!

✔ N'oubliez pas les raccourcis clavier ci-dessous qui vous seront très utiles à chaque TP/TD:

✔ Ctrl s: Sauvegarder les modifications✔ Ctrl z: Annuler les dernières modifications✔ Ctrl y: Restaurer ce qui a été annulé

Organisation & Gestion des Dossiers 1/7✔ Définition Dossier: En informatique, un répertoire (ou un dossier) est une liste de description de fichiers. Du point de vue du système de fichiers, il est traité comme un fichier dont le contenu est la liste des fichiers référencés. Un répertoire a donc les mêmes types de propriétés qu'un fichier comme le nom, la taille, la date, les droits d'accès et les divers autres attributs. On emploie quelquefois l'anglicisme „directory“ pour le désigner.

Organisation & Gestion des Dossiers 2/7✔ Comment organiser ses dossiers? Les dossiers sont organisés de manière hiérarchique et logique (imaginez ranger vos cours (fichiers) dans un classeur (dossier)). Notez que certains caractères sont interdits lors de la nomination d'un dossier: \ / : * ? “ < > |

✔ Il n'y a pas de recettes miracles concernant l'organisation de dossiers, je pense que le bon sens doit être maître dans ce domaine. Gardez à l'esprit que lorsque vous intégrerez une entité, elle aura déjà certainement son mode de fonctionnement: Il vous faudra donc le comprendre et l'appliquer.

Organisation & Gestion des Dossiers 3/7✔ Créez un nouveau dossier: Pour créer un nouveau dossier sur le disque dur, ouvrez une fenêtre de l'Explorateur et avancez dans l'arborescence jusqu'à l'emplacement voulu. Cliquez alors avec le bouton droit de la souris sur un endroit vide de la fenêtre et sélectionnez „Nouveau“ puis „Dossier“. Saisissez un nouveau nom si vous le souhaitez puis validez en appuyant sur la touche „Entrée“ du clavier ou en cliquant bouton gauche de la souris.

Organisation & Gestion des Dossiers 4/7✔ Personnaliser l'icône d'un dossier: Par défaut, les dossiers sont représentés tous par la même icône qui représente un... dossier. Mais il est possible de personnaliser cette icône, afin, par exemple, de distinguer rapidement un dossier en fonction des fichiers qu'il contient. Pour cela, cliquez sur le dossier avec le bouton droit de la souris et sélectionnez „Propriétés“. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur l'onglet „Personnaliser“. Là, cliquez sur „Choisir un fichier“ pour parcourir le disque dur à la recherche d'une image qui s'affichera sur l'icône. Par défaut, la fenêtre vous permettant de le faire s'ouvre sur le contenu du dossier à personnaliser. Toujours sous l'onglet „Personnaliser“, en cliquant sur „Changer d'icône“, vous aurez le choix parmi plus d'une centaine d'icônes différentes. Enfin vous pouvez également, dans la section „Quel type de dossier voulez-vous utiliser?“, définir le type du dossier parmi ceux préenregistrés par Windows. Par exemple, si vous sélectionnez Images ou Vidéos, son icône s'ornera de quelques miniatures des images ou des films qu'il contient.

Organisation & Gestion des Dossiers 5/7✔ Arborescence: Par défaut, l'explorateur de Windows 7 ne permet pas de visualiser l'arborescence (chaque fichier ou répertoire est référencé par un autre répertoire, ce qui forme une hiérarchie cohérente, appelée ainsi arborescence, dont le point d'entrée est le répertoire racine). Pour des raisons pratiques, comme déplacer un fichier d'un dossier fils vers un dossier père, celle-ci peut être nécessaire. Pour ce faire, cliquez sur: Démarrer

Panneau de configurationApparence et personnalisation

Options des dossiersCocher Développer automatiquement jusqu'au dossier actif.

Dorénavant, l'arborescence s'affiche lorsque l'on se place dans un dossier.

Organisation & Gestion des Dossiers 6/7✔ Personnaliser affichage: Pour modifier la taille des icônes qui s'affichent dans la zone de contenu, cliquez sur l'icône « Changer l'affichage » à droite de la barre de commande. Pour accéder à toutes les différentes tailles possibles en même temps, cliquez sur la petite flèche située à droite de cette icône. Sélectionnez alors la taille de votre choix en faisant glisser le curseur à l'endroit voulu.

✔ Pour faire apparaître les menus tels qu'on les trouvait dans les précédentes versions de Windows, (Fichier, Édition, etc.), cliquez sur „Organiser“ puis sélectionnez „Disposition“ et „Barre de menus“:

Organisation & Gestion des Dossiers 7/7✔ Personnaliser affichage (Suite & fin): Il existe de nombreuses autres options de personnalisation de l'affichage dans une fenêtre de l'Explorateur. Il faut pour cela ouvrir la fenêtre „Options des dossiers“, accessible en cliquant sur „Organiser“ puis „Options des dossiers et de recherche“. Parmi les réglages disponibles, vous pouvez choisir d' „Ouvrir chaque dossier dans une fenêtre distincte“ ou d' „Ouvrir les éléments par simple clic“. D'autres options de personnalisation des dossiers sont disponibles sous l'onglet „Affichage“.

Organisation & Gestion des Fichiers 1/18✔ Définition Fichier: Un fichier informatique est au sens commun, une collection d'informations numériques réunies sous un même nom, enregistrées sur un support de stockage. Techniquement, un fichier est une information numérique constituée d'une séquence d'octets, c'est-à-dire d'une séquence de nombres. Le nom du fichier sert à le nommer et à l'identifier. Ce dernier comporte un suffixe, l´extension, qui renseigne sur la nature des informations et donc des logiciels utilisables pour le manipuler. Chaque fichier comporte un certain nombre de métadonnées, informations caractérisant le fichier, telles que la longueur du fichier, son auteur, les personnes autorisées à le manipuler, la date de la dernière modification, etc.

✔ Quelques catégories de fichiers:✔ Exécutables: fichiers qui peuvent être exécutés par l'ordinateur, autrement dit des

programmes (extensions: .exe, .bat, etc.);✔ Compressés: fichiers codés selon un algorithme qui les rend plus petits que les

fichiers originaux non codés. Un programme „décompresseur“ est nécessaire pour effectuer le codage inverse et retrouver ainsi le fichier original (extensions: .rar, .zip, .gz, .7z, etc.);

✔ Images, Audios & Vidéos: fichiers contenant des images et du son sous une forme exploitable par l'ordinateur (extensions images: .gif, .jpg, .bmp, .png, .eps, .tif; extensions audios: .wma, .wav, .mp3, .ram; extensions vidéos: .avi, .mpg, .mov, etc.);

✔ Documents: Documents écrits, destinés à être imprimés et lus. Le fichier contient le texte ainsi que les informations (polices de caractères, couleurs) de typographie (extensions: .docx, .odt, .html, .doc, etc.);

✔ Textes: Texte brut contennant des textes écrits, sans indications de typographie (extensions: .txt, .ini, .log, , .c, etc.).

Organisation & Gestion des Fichiers 2/18✔ Nommer un fichier: Afin d’augmenter la rapidité du repérage et d'uniformiser le système, il est recommandé d’adopter de bonnes pratiques pour la nomination des fichiers:

Recommandations générales: ✔ Un nom de fichier doit être „signifiant“, c'est-à-dire qu’il doit permettre l’identification du sujet principal d’un document sans avoir à ouvrir le fichier pour le consulter;

✔ Proscrire l’utilisation d’une phrase complète comme nom de fichier.

Longueur du nom de fichier: ✔ Afin de favoriser l’interopérabilité entre les différents environnements technologiques, il est fortement recommandé de limiter la longueur du nom de fichier à 20 caractères (limite suggérée dans l’environnement Windows).

Sujet principal: ✔ Déterminer le sujet du document et l’exprimer sous forme de mots clés;

✔ Organiser les mots-clés en respectant le principe du général au particulier. Le sujet principal sera donc présenté en premier dans le nom du fichier.

Organisation & Gestion des Fichiers 3/18✔ Nommer un fichier (Suite):

Verbes, adverbes, adjectifs et mots vides: ✔ Éviter l’utilisation des verbes, des adverbes, des adjectifs et des mots vides (articles, prépositions, conjonctions, etc.).

Type de document: ✔ Préciser le type de document uniquement si nécessaire (à la fin du nom du fichier).

Abréviations: ✔ Éviter l’emploi des abréviations si possible;✔ Limiter l’utilisation des abréviations à celles admises communément.

Majuscules et signes diacritiques: ✔ Limiter l’emploi des majuscules pour signaler les mots importants;

✔ Limiter l’utilisation des majuscules à la première lettre du mot uniquement;

✔ Ne pas employer les signes diacritiques (accents et ponctuation).

Caractères spéciaux: ✔ Ne pas employer de caractères spéciaux (?&%*!|#...).

Espaces: ✔ Remplacer les espaces par des tirets bas ( _ ) plutôt que par des points ( . ).

Chiffres: ✔ Toujours employer le 0 devant les nombres de 1 à 9 pour faciliter le tri numérique.

Organisation & Gestion des Fichiers 4/18✔ Nommer un fichier (Suite):

Dates: ✔ Employer le format de date suivant: année- mois-jour pour faciliter le tri numérique;

✔ L’emploi du tiret facilitera la lecture de la date.

Versions: ✔ Insérer une mention de version si nécessaire pour distinguer les versions de travail, finales, approuvées, etc. selon le format suivant: minuscule (version) suivi d’un tiret bas (_) puis du numéro de la version à deux chiffres (précédé du 0) ou encore d’une mention écrite telle que finale, approuvee, etc.;

✔ Exemples: BonnesPratiques_OGF_v_01 BonnesPratiques_OGF_v_approuvee

Organisation & Gestion des Fichiers 5/18✔ Nommer un fichier (Suite & fin):

Extensions: ✔ Ne jamais modifier l’extension d’un document (chaîne de trois caractères permettant d’associer un document à l’application appropriée pour sa lecture, par exemple .doc pour un fichier Word);

✔ Pour un document final, privilégier un format de sauvegarde qui permettra d’assurer authenticité et intégrité.

Exemples de noms de fichiers: ✔ Nom de fichier OK: conseil_classe_sapat_2013-12-08.odt informatique_projet_2014_v_finale.docx

jerome_et_l_economie.pdf

✔ Problèmes nom de fichier: Jérôme et l'économie.pdf

Organisation & Gestion des Fichiers 6/18✔ Sélectionner, déplacer, copier et supprimer des fichiers:

✔ Pour sélectionner un fichier à la souris, il suffit de cliquer dessus. Pour sélectionner plusieurs fichiers en même temps, „encadrez-les“ avec votre souris, en maintenant le bouton gauche enfoncé. Vous pouvez également sélectionner un premier fichier puis ensuite appuyer sur la touche „Maj“ du clavier. Tout en la maintenant enfoncée, cliquez sur le dernier fichier à sélectionner. Tous les fichiers situés entre ce premier et ce dernier fichier seront eux aussi sélectionnés. Vous pouvez aussi appuyer sur la touche „Ctrl“ du clavier et, tout en la maintenant enfoncée, sélectionner un à un à la souris tous les fichiers désirés. Enfin, le plus simple, pour sélectionner d'un seul coup tous les fichiers d'un dossier, consiste à utiliser le raccourci clavier „Ctrl A“.

✔ Pour déplacer ou copier des fichiers, la méthode la plus simple consiste, après les avoir sélectionnés, à faire glisser cette sélection avec la souris vers un autre dossier du disque dur, affiché par exemple dans le volet de navigation d'une fenêtre de l'Explorateur. La copie ou le déplacement démarre au moment où vous relâchez la souris. Si le transfert s'opère entre deux dossiers du même disque dur ou de la même partition, les fichiers seront déplacés. Entre deux dossiers de disques ou de partitions différents, les fichiers seront dupliqués. Pour qu'ils soient copiés même lors d'une opération entre deux dossiers du même disque dur, appuyez sur la touche « Ctrl » du clavier pendant que vous effectuez l'opération.

Organisation & Gestion des Fichiers 7/18✔ Sélectionner, déplacer, copier et supprimer des fichiers (Suite & fin):

✔ Sous Windows 7, quel que soit l'endroit du disque dur où vous vous trouvez et quel que soit le type de fichier concerné, pour copier un fichier, sélectionnez-le et cliquez dessus avec le bouton droit de la souris pour choisir „Copier“. Vous pouvez aussi appuyer simultanément sur les touches „Ctrl C“ du clavier. Ouvrez via l'Explorateur le dossier de destination et cliquez dedans avec le bouton droit de la souris pour sélectionner „Coller“. Vous pouvez aussi utiliser le raccourci clavier „Ctrl V“. Pour déplacer un fichier plutôt que de le copier, la manipulation est la même, via dans un premier temps le choix „Couper“ ou les touches „Ctrl X“.

✔ Pour supprimer un fichier, il existe trois méthodes différentes:✔ Cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et sélectionnez „Supprimer“;✔ Sélectionnez-le et appuyez sur la touche „Suppr“ du clavier;✔ Faites-le glisser vers l'icône de la Corbeille à l'aide de la souris.

Dans les deux premiers cas, une boîte de dialogue apparaît, vous demandant de valider votre choix par „Oui“ ou de l'invalider par „Non“. Dans le troisième, aucune confirmation n'est nécessaire, le fichier est directement envoyé à la Corbeille.

Organisation & Gestion des Fichiers 8/18✔ Métadonnées: Il est possible d’ajouter des métadonnées descriptives aux propriétés du fichier. Elles faciliteront le repérage des fichiers à l’aide d’un outil de recherche (Google Desktop, moteur de recherche de l’explorateur Windows, etc.). Pour y accéder dans OpenOffice Texte, utiliser le menu: Fichier Propriétés

Onglet „Description“

✔ Il est également possible d’avoir accès aux propriétés avancées à partir de l’onglet „Propriétés“ du document en cliquant bouton droit sur le ce dernier (impossible de les modifier de cette manière):

Organisation & Gestion des Fichiers 9/18✔ Trier les fichiers: À l'intérieur d'une fenêtre, les fichiers sont généralement présentés par ordre alphabétique. Peut-être préférez-vous un autre critère de tri pour trouver rapidement le fichier que vous recherchez. Pour accéder à ces différents choix, commencez par sélectionner l'affichage „Détails“ en cliquant sur la petite flèche à droite de l'icône „Changer l'affichage“ de la barre de commande.

✔ Ensuite, cliquez sur un titre de colonne comme „Nom“, „Date de modification“, „Type“ ou „Taille“, pour trier les fichiers et dossiers de la fenêtre ouverte selon ce critère. Un premier clic les classe par ordre décroissant, un second par ordre croissant. Vous pouvez également cliquer sur la flèche qui apparaît à côté des intitulés de colonne pour faire apparaître les options de tri spécifiques à chaque critère. Par exemple, avec „Type“, vous pouvez choisir de n'afficher que les fichiers d'un ou plusieurs genres donnés : Clip vidéo, Document texte, Image JPEG, etc.

Organisation & Gestion des Fichiers 10/18✔ Trier les fichiers (Suite & fin): En cliquant bouton droit sur le bureau, le menu contextuel „Trier par“ vous permet, par défaut, de trier les fichiers selon 4 ou 5 critères. Il vous est possible de réaliser des tris plus poussés via la fonction „Autres“. Sélectionnez les nouveaux critères de tri puis cliquez sur „OK“:

Organisation & Gestion des Fichiers 11/18✔ Afficher les extensions: Comme Windows Vista, Windows 7 a la fâcheuse habitude de masquer les extensions des fichiers dans l'explorateur. Cela peut être dangereux car certains scripts n'hésitent pas à se faire passer pour des types de fichiers courants pour que vous les exécutiez et causer ainsi des dommages à votre système. Il est donc plus sûr d'afficher constamment toutes les extensions des fichiers, ce qui vous permet de savoir à tout moment à quel type de fichier vous avez affaire. Dans l'explorateur, cliquez sur le bouton „Organiser“ puis sur „Options des dossiers et de recherche“. Dans la boite de dialogue qui s'affiche, ouvrez l'onglet „Affichage“ puis dans la liste „Paramètres avancés“, décochez la case „Masquer les extensions des fichiers dont le type est connu“.

Organisation & Gestion des Fichiers 12/18✔ Rechercher des fichiers: Si vous n'arrivez pas à trouver un fichier dans votre système, malgré une nomination claire et précise comme vue précédemment, vous pouvez faire appel à l'outil de recherche de Windows. Pour y accèder, trois chemins sont disponibles:

✔ 1. Allez dans le menu démarrer et cliquez dans l'espace de recherche;

✔ 2. Cliquez bouton droit dans l'espace où vous voulez faire une recherche;

Organisation & Gestion des Fichiers 13/18✔ Rechercher des fichiers (Suite):

✔ 3. Utilisez le raccourcis clavier suivant „Win F“ (ce raccourcis fonctionne y compris à l'intérieur de certains logiciels courants).

✔ Remarques: La recherche s'effectue en tapant un mot clé, Windows recherchera tous les fichiers/dossiers contenant donc le dit mot. À noter que la recherche Windows est insensible à la casse. Par exemple, taper „Photo“, „PHOTO“ ou „photo“ renverra exactement le même résultat. Nous verrons dans les prochaines pages comment filtrer au mieux les résultats.

Organisation & Gestion des Fichiers 14/18✔ Rechercher des fichiers (Suite): Recherches avancées.

✔ Éliminer un mot clé: Si vous souhaitez éliminer certains mots, comme par exemple „informatique“, il suffit de mettre un tiret devant celui-ci : „-informatique“.✔ Recherche avec comme mot clé „cours“:

✔ Recherche avec comme clé „cours -informatique“:

Organisation & Gestion des Fichiers 15/18✔ Rechercher des fichiers (Suite): Recherches avancées.

✔ Si vous voulez rechercher un terme exact, il faut le mettre entre guillemets. Par exemple „Cours informatique“. :

✔ Il est également possible de réaliser une recherche en triant les résultats par type d'extension via le filtre „type“:

Organisation & Gestion des Fichiers 16/18✔ Rechercher des fichiers (Suite): Recherches avancées.

✔ De même, le filtre peut se faire par dates de modification et par taille de fichiers:

Organisation & Gestion des Fichiers 17/18✔ Rechercher des fichiers (Suite): Recherches avancées.

✔ Vous avez différents opérateurs pour les recherches par dates et tailles:✔ Pour les dates:

✔ [votre recherche] >jj/mm/aa✔ [votre recherche] datedemodification:jj/mm/aa..jj/mm/aa✔ [votre recherche] datedemodification:plus tôt dans le mois

✔ Pour les tailles:✔ [votre recherche] taille:très grande capacité✔ [votre recherche] taille:>= 128mb

✔ Recherche avec l'opérateur „*“:✔ Rechercher tous les fichiers ayant l'extension „doc“: „*.doc“;✔ Rechercher tous les fichiers ayant dans leurs noms le mot „info“: „*info*.*“

Organisation & Gestion des Fichiers 18/18✔ Rechercher des fichiers (Suite & fin): Recherches avancées, synthèse.

✔ Supposons que vous recherchez les fichiers dont le nom contient le mot „photo“. Tapez simplement „photo“ dans la zone de recherche;

✔ Supposons maintenant que vous recherchez les fichiers dont le nom contient le mot „photo“ mais pas le mot „photoshop“. Tapez „photo -photoshop“ ou „photo SAUF photoshop“ dans la zone de recherche;

✔ Supposons que vous recherchez les fichiers dont le nom contient le mot „photo“ et dont la taille est inférieure à 30 Ko. Tapez „photo taille:<=30ko“;

✔ Si vous recherchez les fichiers dont le nom contient le mot „photo“ et dont la taille est comprise entre 25 et 30 Ko, tapez „photo taille:<=30ko >=25ko“;✔ Notez que vous pouvez également utiliser les valeurs suivantes:

✔ „taille:vide“ pour rechercher des fichiers de taille 0 octets;✔ „taille:minuscule“ pour rechercher des fichiers dont la taille est comprise entre 0

et 10 Ko;✔ „taille:petit“ pour rechercher des fichiers dont la taille est comprise entre 10 et

100 Ko;✔ „taille:moyenne“ pour rechercher des fichiers dont la taille est comprise entre 100

Ko et 1 Mo;✔ „taille:grand“ pour rechercher des fichiers dont la taille est comprise entre 1 et 16

Mo;✔ „taille:très grande capacité“ pour rechercher des fichiers dont la taille est

comprise entre 16 et 128 Mo ;✔ „taille:extrêmement grand“ pour rechercher des fichiers dont la taille est

supérieure à 128 Mo.

Exercices 1/1✔ Réflechissez quelques minutes sur l'arborescence que pourrait avoir votre compte sur le réseau du lycée en imaginant les dossiers et sous-dossiers qui pourraient la constituer. Schématisez cette arborescence directement sur papier, elle vous sera utile pour l'ensemble des cours et autres TP que vous effectuerez cette année. Définissez également qu'elles pourraient être les règles de nomination au sein de votre classe pour l'ensemble des fichiers créés: Nom, date, format, etc.

✔ Remarque: Concernant la recherche de fichiers/documents, notez qu'il est possible d'installer et d'utiliser des logiciels spécifiques qui auront l'avantage d'offrir une interface graphique permettant de configurer au mieux les différents critères et autres filtres de recherches. J'installerai un logiciel de ce type en salle de TP afin que vous puissiez voir l'utilisation de ce type d'outils (par exemple FileSeek).