844
EnterpriseOne 8.9 PeopleBook Comptabilité générale Septembre 2003

EnterpriseOne 8.9 PeopleBook Comptabilité générale

  • Upload
    ngolien

  • View
    248

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

  • EnterpriseOne 8.9 PeopleBook Comptabilit gnrale

    Septembre 2003

  • EnterpriseOne 8.9 PeopleBook Comptabilit gnrale SKU FM89FGA0309 Copyright 2003 PeopleSoft, Inc. Tous droits rservs. Les informations de cette documentation sont confidentielles. Elles constituent un secret commercial dont le propritaire est PeopleSoft, Inc. ("PeopleSoft"). Elles sont protges par copyright et ne peuvent pas tre divulgues, selon les termes du contrat appropri de PeopleSoft. Tout ou partie de cette documentation ne peut pas tre reproduite, stocke ou transmise, sous aucune forme ou par aucun moyen, y compris mais sans tre limit des mdias lectroniques, graphiques, mcaniques, des photocopies, des enregistrements, etc., sans autorisation crite pralable de PeopleSoft. Cette documentation est susceptible d'tre modifie sans pravis et ne reprsente aucun engagement sur le plan du contenu ou d'erreurs ventuelles de la part de PeopleSoft. Toute erreur dcouverte dans ce manuel doit tre reporte par crit PeopleSoft. Le logiciel accompagnant cette documentation fait l'objet d'une licence d'utilisation et ne peut tre utilis ou copi que conformment aux termes du contrat de licence et du prsent document. PeopleSoft, PeopleTools, PS/nVision, PeopleCode, PeopleBooks, PeopleTalk et Vantive sont des marques dposes. Pure Internet Architecture, Intelligent Context Manager et The Real-Time Enterprise sont des marques de PeopleSoft, Inc. Tous les autres noms de socit ou de produit sont des marques ou des marques dposes de leurs propritaires respectifs. Les informations du prsent document sont susceptibles d'tre modifies sans pravis. Dclaration concernant les logiciels libres Ce produit inclut les logiciels dvelopps par la socit Apache Software Foundation (http://www.apache.org/). Copyright (c) 1999-2000 The Apache Software Foundation. Tous droits rservs. CE LOGICIEL EST FOURNI " EN L'ETAT " ET TOUTE GARANTIE EXPRIMEE OU IMPLICITE, Y COMPRIS MAIS NON LIMITEE AUX GARANTIES DE COMMERCIALISATION ET DE COMPATIBILITE SONT DECLINEES. EN AUCUN CAS, LA SOCIETE APACHE SOFTWARE FOUNDATION ET SES CONTRIBUTEURS NE PEUVENT ETRE TENUS RESPONSABLES DE PREJUDICES DIRECTS, INDIRECTS, ACCESSOIRES, SPECIAUX ET EXEMPLAIRES (INCLUANT MAIS NON LIMITES A LA FOURNITURE DE BIENS OU DE SERVICES DE REMPLACEMENT, A LA PERTE DE JOUISSANCE, AUX DONNEES, AUX BENEFICES ET PERTES D'EXPLOITATION) QUELLE QU'EN SOIT LA CAUSE ET SELON TOUTE THEORIE DE RESPONSABILITE, QU'IL S'AGISSE D'UN CONTRAT, DE RESPONSABILITE STRICTE OU CIVILE (Y COMPRIS LA NEGLICENCE) SURVENANT A LA SUITE DE L'UTILISATION DU LOGICIEL ET MEME EN CAS D'AVERTISSEMENT DE TELS PREJUDICES. PeopleSoft dcline toute responsabilit lie l'utilisation ou la distribution de tout logiciel libre, partagiciel ou documentation, ainsi que tout prjudice rsultant de l'utilisation de ce logiciel et de cette documentation.

  • Table de matires

    Prsentations gnrales 1 Prsentation gnrale sectorielle ....................................................................1

    Environnement de l'entreprise et concepts de la comptabilit gnrale ................. 1 Avantage comptitif ................................................................................................. 2

    Prsentation gnrale de la comptabilit gnrale .........................................6 Intgration des systmes......................................................................................... 6 Fonctions du systme Comptabilit gnrale ......................................................... 8 Concepts de la numrotation des comptes ............................................................. 11 Description des fichiers ........................................................................................... 13

    Paramtrage de l'organisation 17 Dfinition des modles d'exercice...................................................................17 Dfinition d'une socit ...................................................................................19 Dfinition des centres de cots .......................................................................20 Relations entre centres de cots et socits...................................................20 Relation entre les centres de cots et les codes de catgorie ........................21 Paramtrage des modles d'exercice .............................................................22

    Avertissements et erreurs lis la date G/L ........................................................... 24 Messages d'avertissement et d'erreur..................................................................... 25

    Paramtrage des socits...............................................................................31 Remarques techniques............................................................................................ 31

    Centres de cots .............................................................................................35 Paramtrage des centres de cots.......................................................................... 36 Recherche des centres de cots ............................................................................. 38 Attribution des codes de catgorie des centres de cots..................................... 45 Rvision des centres de cots................................................................................. 46 Traduction des centres de cots ............................................................................. 48

    Structures organisationnelles ..........................................................................51 Exemple : Structure organisationnelle..................................................................... 53 Dfinition des structures organisationnelles............................................................ 57 Vrification des structures organisationnelles ......................................................... 58 Rvision des structures organisationnelles ............................................................. 60 Structures organisationnelles date d'effet ............................................................ 63

    Paramtrage des comptes 68 Relation entre objets et sous-comptes ............................................................68 Cration du plan comptable ............................................................................69 Groupement des comptes et calcul des totaux sur les tats...........................70 Facteurs dterminant la comptabilisation d'un compte ...................................71 Diffrence entre la comptabilit par sous-livre et par sous-compte ................72

  • Exemple : Comptabilit avec sous-livres................................................................. 73 Exemple : Comptabilit par sous-compte................................................................ 73

    Planification du plan comptable.......................................................................74 Dfinition des segments de comptes....................................................................... 74

    Cration et mise jour du plan comptable......................................................76 Ajout de comptes ..................................................................................................... 77 Rvision des comptes.............................................................................................. 78 Suppression des comptes ....................................................................................... 84

    Utilisation de la recherche par mot dans le fichier Comptes ...........................85 Cration du fichier Recherche par mot dans le fichier Comptes............................. 85 Recherche de comptes............................................................................................ 86

    Vrification du plan comptable ........................................................................87 Utilisation des sous-livres................................................................................88

    Dfinition des comptes ncessitant l'utilisation de sous-livres ................................ 89 Dfinition des types de sous-livre supplmentaires ................................................ 91 Dsactivation des sous-livres .................................................................................. 92

    Cration d'un modle de plan comptable........................................................93 Exemple : Modle de centre de cots ..................................................................... 94

    Utilisation d'un autre plan comptable ..............................................................95 Exemple : Sous-totaux des comptes partir des premiers chiffres ........................ 96 Dfinition d'autres comptes ..................................................................................... 96 Vrification des donnes d'un autre compte ........................................................... 97 Attribution du troisime numro de compte G/L...................................................... 102

    Copie des comptes dans les centres de cots................................................104 Cration dynamique des comptes...................................................................107 Traduction des comptes ..................................................................................109 Vrification et rvision de la structure de votre organisation...........................110

    Rglements intersocits 113 Choix d'une mthode ......................................................................................114

    Exemples de la mthode Socit centrale .............................................................. 115 Exemples de la mthode dtaille........................................................................... 120 Exemple : Deux critures de journal dans un lot..................................................... 123 Exemples de la mthode Socit centrale configure ............................................ 124

    Paramtrage des rglements intersocits.....................................................128 Paramtrage de la constante des rglements intersocits ................................... 129 Paramtrage des socits pour les rglements intersocits................................. 130 Paramtrage des comptes intersocits ................................................................. 131 Paramtrage des ICA intersocits pour la mthode Socit centrale................... 132 Paramtrage des ICA intersocits pour la mthode dtaille et la mthode

    Socit centrale configure ................................................................................. 132 Messages d'erreur lies au paramtrage incorrect des rglements

    intersocits (R09801 )........................................................................................ 134 Paramtrage supplmentaire de la mthode Socit centrale configure ............. 135

    Paramtrage du systme 139 Paramtrage des constantes de la comptabilit gnrale ..............................140

  • Remarques techniques sur le paramtrage des constantes du systme Comptabilit gnrale.......................................................................................... 140

    Paramtrage du contrle des lots............................................................................ 140 Paramtrage de l'approbation des lots et scurit de la comptabilisation .............. 141 Paramtrage de la comptabilisation dans une priode prcdente ........................ 144 Paramtrage du contrle des numros de compte incorrects ................................ 145 Paramtrage des symboles de comptes ................................................................. 146 Paramtrage des rgles de type de livre de la comptabilit gnrale .................... 147 Paramtrage du contrle des rglements intersocits .......................................... 151

    Instructions de comptabilisation automatique .................................................152 Prfixes et suffixes des ICA..................................................................................... 153 ICA par dfaut.......................................................................................................... 154 Sries de comptes ................................................................................................... 154 ICA de la comptabilit gnrale............................................................................... 155 Utilisation des ICA ................................................................................................... 163

    Codes dfinis par l'utilisateur de la comptabilit gnrale...............................171 Types de livre (systme 09, type LT) ...................................................................... 172 Codes de catgorie des centres de cots (systme 00, types 01 30) ................. 173 Codes de catgorie des comptes (systme 09, types 01 23) .............................. 174 Codes de type de document (systme 00, type DT) ............................................... 174 Types de centre de cots (systme 00, type MC)................................................... 174 Types de sous-livre (systme 00, type ST) ............................................................. 175 Rapprochement (systme 09, type RC) .................................................................. 175

    Paramtrage des numros suivants................................................................175

    Traitement des critures de journal 182 Emplacement de cration des critures de journal .........................................184 Utilisation du contrle des lots dans le cadre de la saisie dcritures .............185

    Saisie des donnes de lot ....................................................................................... 186 Vrification des totaux de lots.................................................................................. 187

    Saisie des critures de journal ........................................................................188 Saisie des critures de journal au format dbit/crdit ............................................. 194 Copie des segments de numros de compte.......................................................... 194 Saisie rapide des comptes relatifs aux critures de journal des ordres de

    fabrication ............................................................................................................ 195 Validation temporaire des numros de compte incorrects ...................................... 195 Annotation des critures de journal ......................................................................... 196 Tches associes la saisie des critures de journal ............................................ 198

    Copie d'une criture de journal .......................................................................198 Suppression et annulation d'une criture de journal non comptabilise .........199 Saisie d'une criture de contre-passation .......................................................201

    Tches associes la saisie des critures de journal de contre-passation ........... 201 Saisie d'une criture en pourcentage..............................................................202 Modles d'critures de journal ........................................................................204

  • Cration d'un modle d'criture de journal .............................................................. 204 Cration d'un modle d'criture en pourcentage..................................................... 205 Cration dun modle partir dune criture de journal .......................................... 207 Tches associes aux modles d'critures de journal............................................ 208 Saisie d'une criture de journal partir d'un modle .............................................. 208

    Vrification du programme Options de traitement des critures de journal MBF .............................................................................................................211

    Options de traitement : Fonction de gestion du programme Saisie des critures de journal (P0900049) ..................................................................212

    Utilisation du programme de vrification des lots............................................214 Vrification et approbation des critures de journal ................................................ 214 Disparits et contrle des lots ................................................................................. 214 Vrification des lots de transactions ........................................................................ 215 Ajout de transactions dans un lot ............................................................................ 217 Approbation des lots de transactions ...................................................................... 217

    Processus de comptabilisation........................................................................218 Comptabilisation des lots......................................................................................... 221 Options de traitement : Comptabilisation dans le Grand Livre (R09801)................ 225 Vrification de la comptabilisation ........................................................................... 231 Rvision des lots pour comptabiliser les lots en dsquilibre ................................. 232

    Rvision et annulation des critures de journal comptabilises......................233 Rvision d'une criture de journal comptabilise .................................................... 233 Annulation d'une criture de journal comptabilise................................................. 234 Annulation d'une criture de contre-passation comptabilise ................................. 235

    Impression des journaux gnraux .................................................................237 Impression de l'tat Journal gnral non comptabilis ........................................... 238 Impression de l'tat Journal gnral par lots........................................................... 239 Impression de l'tat Journal gnral par compte..................................................... 239

    Etats et consultations du systme Comptabilit gnrale 241 Etats et consultations rglementaires .............................................................242 Impression des tats associs la balance gnrale.....................................242

    Impression de ltat Balance gnrale .................................................................... 243 Impression de l'tat Balance gnrale par objet ..................................................... 245 Impression de l'tat Balance gnrale au format dbit/crdit par code de

    catgorie .............................................................................................................. 247 Impression de l'tat Balance gnrale au format dbit/crdit par objet .................. 248

    Impression des tats associs au Grand Livre ...............................................252 Impression de l'tat Grand Livre par centre de cots.............................................. 253 Impression de l'tat Grand Livre par objet............................................................... 263 Impression de l'tat Grand Livre avec totaux par sous-livre ................................... 265 Impression de l'tat Grand Livre par code catgorie............................................... 267

    Impression du journal des transactions...........................................................270 Impression de ltat Transactions par objet.....................................................270

    Slection de donnes des tats Transactions par objet et Transactions par sous-compte ........................................................................................................ 273

    Impression de ltat Transactions par sous-compte........................................273

  • Options de traitement : Transactions par objet (R09423) et Transactions par sous-compte (R09424) ........................................................................................ 273

    Slection de donnes des tats Transactions par objet et Transactions par sous-compte ........................................................................................................ 275

    Impression de ltat Totaux des comptes par fournisseur/client .....................275 Vrification des balances gnrales l'cran .................................................277

    Vrification des comparaisons balance gnrale/livre ............................................ 277 Vrification des balances gnrales par objet......................................................... 285 Vrification des balances gnrales par socit ..................................................... 292 Vrification des balances gnrales par sous-livre ................................................. 294

    Vrification des livres de comptes et des soldes l'cran ..............................297 Vrification des livres de comptes ........................................................................... 298 Vrification des livres de comptes par objet............................................................ 305 Vrification des livres de comptes par code de catgorie ....................................... 308 Vrification des soldes des comptes par priode G/L ............................................. 311 Vrification des soldes des comptes par sous-livre ................................................ 313

    Budgtisation 316 Mthodes de budgtisation .............................................................................316 Utilisation des budgets annuels.......................................................................316 Saisie des montants budgts pour chaque priode ......................................317 Types de budget assurant un suivi comptable formel .....................................317 Utilisation des budgets crs dans un autre systme .....................................318 Mthodes de vrification des budgets.............................................................318 Modles de rpartition budgtaire...................................................................318

    Exemples : Modles de rpartition budgtaire ........................................................ 319 Cration des codes de rpartition budgtaire ......................................................... 320 Attribution des codes de rpartition budgtaire....................................................... 323

    Budgtisation annuelle ....................................................................................327 Saisie des montants annuels budgts................................................................... 327 Vrification des feuilles de prparation du budget .................................................. 341 Excution du programme Rpartition des montants annuels entre les priodes.... 345

    Vrification l'cran des comparaisons budgtaires ......................................347 Saisie du dtail des montants budgts..........................................................349 Gestion des excdents budgtaires ................................................................350

    Exemple : Calcul de l'tat Vrification du budget G/L ............................................. 352 Montants et engagements ....................................................................................... 352

    Utilisation des budgets par criture de journal ................................................354 Saisie des budgets par critures de journal ............................................................ 354 Vrification et approbation des budgets par criture de journal.............................. 355 Comptabilisation des budgets par critures de journal ........................................... 356 Recherche des budgets par criture de journal ...................................................... 356

    Importation des donnes budgtaires partir d'une feuille de calcul..............356

  • Cration d'une feuille de calcul en vue d'importer les donnes budgtaires .......... 357 Vrification des donnes budgtaires ..................................................................... 364 Rvision des donnes budgtaires ......................................................................... 364 Suppression des donnes budgtaires ................................................................... 365 Tlchargement des donnes budgtaires dans le fichier Soldes des comptes .... 365 Purge du fichier Soldes des comptes - Lots............................................................ 372

    Rpartitions 374 Rpartitions multiniveaux ................................................................................377 Paramtrage de la rpartition des critures de journal priodiques................378 Vrification de la rpartition des critures de journal priodiques...................384 Calcul de la rpartition des critures de journal priodiques...........................385

    Slection des donnes pour le programme Calcul et impression des critures de journal priodiques (R09302) ......................................................................... 386

    Paramtrage des rpartitions indexes...........................................................386 Exemple : Rpartitions indexes ............................................................................. 387

    Vrification des rpartitions indexes..............................................................397 Calcul du montant des rpartitions indexes ..................................................398

    Squence de donnes du programme Calculs indexs et impression ................... 401 Paramtrage des rpartitions pondres ........................................................401

    Exemple : Rpartitions pondres .......................................................................... 403 Vrification des rpartitions pondres ...........................................................410 Calcul des rpartitions pondres...................................................................418

    Options de traitement : Calcul et impression des rpartitions pondres (R093022) ............................................................................................................ 420

    Slection des donnes du programme Calcul et impression des rpartitions pondres............................................................................................................ 421

    Vrification de la rpartition des critures de journal ......................................421 Comptabilisation des rpartitions des critures de journal..............................421

  • Etats de vrification de la comptabilit gnrale 422 Choix des tats de vrification lancer...........................................................423 Impression des lots non comptabiliss............................................................424 Correction des enregistrements des transactions par lots ..............................425

    Lancement de l'tat Enregistrements des transactions par en-tte de lots ............ 425 Correction des disparits de l'tat Transactions par en-tte de lot ......................... 427

    Lancement de l'tat Lot / Dtail .......................................................................428 Options de traitement : Lot / Dtail (R007031)........................................................ 430

    Correction des lots en dsquilibre .................................................................432 Lancement de l'tat Lots en dsquilibre ................................................................ 433 Correction des anomalies........................................................................................ 434

    Correction des lots en dsquilibre par socit ..............................................435 Lancement de ltat Lots en dsquilibre par socit ............................................. 435 Correction des anomalies listes sur l'tat Socit par lots/dsquilibre ............... 437

    Correction des socits en dsquilibre .........................................................437 Lancement de ltat Socits en quilibre............................................................... 438 Recherche des situations de dsquilibre............................................................... 439 Correction des anomalies sur l'tat Socits en quilibre....................................... 440

    Correction des comptes intersocits en dsquilibre....................................442 Lancement de ltat Equilibre des comptes intragroupe ......................................... 442 Recherche des situations de dsquilibre............................................................... 443 Correction des anomalies sur l'tat Equilibre des comptes intragroupe ................. 444

    Correction des anomalies du plan comptable .................................................444 Lancement de l'tat Comptes sans centre de cots ............................................... 445 Lancement de l'tat Soldes sans le fichier Comptes............................................... 445 Lancement de l'tat Transactions sans le fichier Comptes ..................................... 446 Correction des anomalies sur l'tat Transactions sans le fichier Comptes............. 448

    Correction des anomalies entre les soldes des comptes et les transactions .................................................................................................448 Lancement de ltat Solde des comptes / transactions ........................................... 448 Correction des anomalies sur l'tat Soldes des comptes/transactions ................... 450

    Gestion des en-ttes de lots 453

    Rapprochement des comptes 463 Paramtrage des ICA pour le rapprochement des comptes ...........................463 Paramtrage du code de rapprochement........................................................464 Rapprochement des comptes bancaires.........................................................465

  • Rapprochement des paiements et des encaissements annuls............................. 465 Mise jour des donnes de rapprochement des comptes...................................... 465 Rapprochement manuel des transactions l'aide du programme

    Rapprochement des comptes bancaires ............................................................. 469 Transformation d'une transaction rapproche en transaction non rapproche

    l'aide du programme Rapprochement des comptes bancaires ........................... 475 Options de traitement : Rapprochement manuel (P09131)..................................... 477

    Rapprochement des dbits/crdits..................................................................478 Rapprochement manuel des transactions l'aide du programme

    Rapprochement des dbits/crdits ...................................................................... 479 Transformation d'une transaction rapproche en transaction non rapproche

    l'aide du programme Rapprochement des dbits/crdits .................................... 484 Options de traitement : Rapprochement manuel (P09131)..................................... 486

    Rapprochement bancaire automatique ...........................................................488 Reformatage de la bande magntique .................................................................... 488 Rapprochement de la bande magntique du fichier de travail Grand Livre des

    comptes rapprocher.......................................................................................... 490 Vrification du rapprochement bancaire automatique............................................. 492

    Traitement des relevs bancaires ...................................................................493 Codes de transaction............................................................................................... 494 Comptes provisoires................................................................................................ 497 Saisie des relevs bancaires................................................................................... 497 Tches connexes lies la saisie des relevs bancaires....................................... 533 Excution du programme Mise jour du fichier de rapprochement........................ 533 Excution du programme Traitement des relevs du journal.................................. 536 Etapes supplmentaires des transactions de type encaissement - lot ................... 545

    Etats financiers 546 Options des tats financiers ............................................................................546 Sources des donnes des tats financiers......................................................546 Impression des tats financiers simples..........................................................547

    Impression d'un compte de rsultat simple ............................................................. 548 Impression d'un bilan simplifi................................................................................. 550

    Impression des tats financiers consolids.....................................................553 Formats d'tats ........................................................................................................ 553 Impression des comptes de rsultat consolids...................................................... 554 Impression des bilans consolids............................................................................ 555 Impression des feuilles de calcul mensuelles ......................................................... 557

    Impression des tats sur lanalyse des carts.................................................559 Impression de l'tat Analyse des carts .................................................................. 559 Impression de l'tat Analyse des carts sur 5 mois ................................................ 561

    Prvisions de trsorerie dans le Grand Livre ..................................................562 Slection et squence des donnes de ltat Prvision des encaissements

    dans le Grand Livre ............................................................................................. 563 Options de traitement : Prvision des encaissements dans le Grand

    Livre (R09520) ..................................................................................................... 563

    Consolidation des comptes 564 Consolidations en ligne ...................................................................................565

  • Structure constitue d'entits dclarantes............................................................... 565 Cration de consolidations en ligne......................................................................... 575 Vrification des consolidations en ligne................................................................... 587

    Consolidations de volume important ...............................................................590 Exemple : Consolidation de volume important ........................................................ 591 Suppression des consolidations de volume important ............................................ 592 Cration des consolidations de volume important................................................... 594 Vrification des consolidations de volume important .............................................. 597

    Consolidations multisites.................................................................................602 Niveaux de consolidation multiples ......................................................................... 603 Dfinition des consolidations multisites................................................................... 603 Dfinition des rgles de consolidation multisite....................................................... 616 Cration de soldes consolids................................................................................. 623 Lancement des tats de vrification des consolidations multisites ......................... 626 Envoi des soldes consolids ................................................................................... 630 Traitement des consolidations multisites en rception............................................ 639 Gnration et traitement par lots des critures de journal ...................................... 652

    Programmes de clture de la Comptabilit gnrale 658 Clture d'une priode comptable ....................................................................658

    Liste des oprations effectuer dans le cadre de la clture d'une priode comptable ............................................................................................................ 659

    Modification de la date des tats financiers ....................................................662 Clture d'un exercice.......................................................................................666

    Clture d'un exercice pour les types de livre de budget.......................................... 667 ICA utilises dans le cadre de la clture annuelle................................................... 668 Liste des oprations effectuer .............................................................................. 668 Excution du programme de clture annuelle......................................................... 669 Options de traitement : Clture annuelle (R098201)............................................... 670 Slection et squence de donnes pour la clture annuelle................................... 671

    Stockage et report des critures de journal 672 Tlchargement des fichiers principaux dans le cadre du traitement des

    critures de journal en mode dconnect....................................................672 Cration des critures de journal en mode dconnect..................................674 Correction des critures de journal en mode dconnect...............................675 Tlchargement sur le serveur des critures de journal en mode

    dconnect ..................................................................................................675 Traitement des critures de journal en mode dconnect ..............................676

    Options de traitement : Traitement par lots du stockage et report des critures de journal (R09110ZS) ........................................................................................ 676

    Mise jour des enregistrements du contrle des transactions .......................680 Comptabilisation des critures de journal en mode dconnect.....................680 Purge des critures de journal en mode dconnect......................................680

  • Traitement des critures de journal par lots 681 Champs remplir dans le fichier Transactions des critures de journal

    Lots (F0911Z1) ............................................................................................681 Tableau 1 : Champs obligatoires............................................................................. 681 Tableau 2 : Champs facultatifs ................................................................................ 686 Tableau 3 : Champs ignors ................................................................................... 697 Tableau 4 : Champs obligatoires utiliss dans le systme Gestion flexible des

    cots complets..................................................................................................... 699 Rvision des critures de journal par lots .......................................................699

    Tches associes la rvision des critures de journal par lots ............................ 700 Options de traitement : Rvision des critures de journal (P0911Z1)..................... 700

    Traitement des critures de journal par lots ....................................................701 Erreurs de traitement............................................................................................... 702 Options de traitement : Traitement par lots des critures de journal (R09110Z) .... 703

    Purge des critures de journal traites par lots...............................................706

    Rvision de l'organisation 707 Modification de la structure des comptes ........................................................708

    Modification d'un centre de cots dans plusieurs comptes ..................................... 709 Modification des comptes par objet ......................................................................... 711 Modification des comptes par sous-compte ............................................................ 713 Modification du numro de socit d'un centre de cots ........................................ 715 Mise jour des fichiers Grand Livre des comptes et Soldes des comptes............. 717

    Modification des donnes des comptes ..........................................................718 Options de traitement : Modification des donnes de compte (R09813) ................ 719 Slection des donnes pour le programme Modification des donnes des

    comptes. .............................................................................................................. 721 Mise jour du champ Modle/Consolid ........................................................721 Mise jour des codes de catgorie.................................................................721

    Recomptabilisation du Grand Livre des comptes 723 Exemples : Recomptabilisation du Grand Livre des comptes .........................723

    Exemple 1 : Les fichiers Grand Livre des comptes et Soldes des comptes sont en dsquilibre .................................................................................................... 723

    Exemple 2 : Lot partiellement comptabilis.....................................................724 Exemple 3 : Le modle d'exercice est modifi en un modle d'exercice

    calendaire. ........................................................................................................... 724 Exemple 4 : Le modle d'exercice calendaire est transform en modle

    d'exercice............................................................................................................. 725 Excution du programme de recomptabilisation dans le Grand Livre des

    comptes .......................................................................................................726 Options de traitement : Recomptabilisation du Grand Livre des comptes

    (R099102) ............................................................................................................ 727 Slection et squence des donnes pour le programme Recomptabilisation

    dans le Grand Livre des comptes........................................................................ 727 Recalcul de l'exercice et de la priode............................................................728

  • Options de traitement : Calcul de lexercice et de la priode (R099103) ................ 728 Slection et squence de donnes du programme Calcul de l'exercice et de la

    priode................................................................................................................. 729

    Comptabilit sur 52 priodes 730 Paramtrage d'un modle d'exercice reposant sur une comptabilit sur

    52 priodes ..................................................................................................730 Paramtrage des dates d'tats financiers pour une comptabilit sur

    52 priodes ..................................................................................................731 Clture d'un exercice sur 52 priodes.............................................................732

    Slection des donnes du programme Clture annuelle des 52 priodes.............. 733 Passage la comptabilit sur 52 priodes......................................................733

    Slection des donnes pour le programme Nouvelle comptabilisation sur 52 priodes ............................................................................................................... 734

    Impression d'un compte de rsultat sur 52 priodes.......................................734 Options de traitement : Compte de rsultat sur 52 priodes (R10252)................... 735 Slection et squence des donnes des comptes de rsultat sur 52 priodes ...... 735

    Comptabilit de trsorerie 736 Paramtrage de la comptabilit de trsorerie .................................................736

    Exclusion des types de document pour les critures de trsorerie......................... 736 Paramtrage des types de document de la comptabilit de trsorerie ................... 737 Affectation des types de document de la comptabilit de trsorerie....................... 738

    Paramtrage des ICA la comptabilit de trsorerie.........................................739 Ecritures de trsorerie des encaissement non imputs .......................................... 739 Comptes dquilibre fournisseurs et clients pour la comptabilit de trsorerie ....... 740

    Cration des critures de trsorerie ................................................................741 Mode de cration des critures de trsorerie.......................................................... 741 Excution du programme Cration d'critures de trsorerie................................... 745

    Vrification et comptabilisation des critures de trsorerie .............................749 Vrification des critures de trsorerie .................................................................... 749 Comptabilisation des critures de trsorerie ........................................................... 749

    Impression des tats de la comptabilit de trsorerie .....................................750 Impression de ltat de trsorerie non comptabilise .............................................. 751 Impression des tats de vrification ........................................................................ 753 Impression de ltat Historique de la comptabilit de trsorerie.............................. 753

    Suppression des donnes dans la Comptabilit gnrale 755 Rsum des enregistrements du Grand Livre des comptes ...........................755

    Options de traitement : Rsum des transactions (R09811) .................................. 757 Purge des critures de journal de l'exercice prcdent...................................758

    Options de traitement : Purge des critures de journal de lexercice antrieur (R09911)............................................................................................... 760

    Slection des donnes du programme Purge des critures de journal des exercices antrieurs............................................................................................. 760

    Purge du solde des comptes de lexercice antrieur.......................................760

  • Suppression des enregistrements du fichier Comptes....................................761 Options de traitement : Suppression des enregistrements du fichier

    Comptes (R09814) .............................................................................................. 762 Suppression des centres de cots et des socits .........................................762

    Options de traitement : Suppression des centres de cots/socits (R09925) ...... 764

    Donnes supplmentaires des centres de cots 765 Exemple : Donnes supplmentaires relatives une entreprise de BTP .......765 Types de donnes supplmentaires au format code ......................................766 Types des donnes supplmentaires au format de texte explicatif.................767 Codes et formats des types de donnes supplmentaires .............................767

    Exemple : Entres codes....................................................................................... 780 Exemple : Texte explicatif........................................................................................ 781 Saisie des donnes supplmentaires...................................................................... 781 Copie des types de donnes supplmentaires ....................................................... 788 Vrification des donnes supplmentaires.............................................................. 789

    Impression des donnes supplmentaires......................................................791 En-tte des tats et titre des colonnes .................................................................... 791 Impression de l'tat Donnes supplmentaires par type ........................................ 791 Impression de l'tat Donnes supplmentaires par centre de cots....................... 792

    Tableau de rfrence 793 Menus ...................................................................................................................... 793 Types de livre .......................................................................................................... 795 Types de document ................................................................................................. 795

    Plan comptable 796

    Interoprabilit 811 Transactions en envoi .....................................................................................811 Exemple : Interoprabilit en envoi .................................................................812 Paramtrage de l'interoprabilit en envoi ......................................................813

    Vrification des types d'enregistrement................................................................... 813 Paramtrage des types de transaction.................................................................... 815 Paramtrage des contrles d'exportation des donnes .......................................... 816 Paramtrage des rfrences croises des fichiers plat ....................................... 820 Paramtrage des ICA pour l'interoprabilit............................................................ 822

    Envoi des transactions partir des systmes J.D. Edwards...........................822 Vrification du registre de traitement...............................................................823 Purge des transactions par interoprabilit.....................................................824

    Utilisation des transactions externes rapproches 825 Champs remplir dans le fichier Transactions des critures de journal -

    Lots ..............................................................................................................825

  • Mise jour des transactions rapproches dans J.D. Edwards ............................... 826

    Quantum pour les taxes la consommation et sur les ventes de Vertex 827

  • 1

    Prsentations gnrales

    Les entreprises doivent tre en mesure de s'appuyer sur une mthode efficace de gestion comptable et des fonctions d'laboration d'tats financiers. Le systme Comptabilit gnrale J.D. Edwards apporte une solution la fois prcise et avantageuse pour organiser, actualiser, consigner et analyser l'information financire au sein de votre organisation.

    Cette section prsente l'environnement de l'entreprise dans sa diversit et les concepts de la comptabilit gnrale, de mme qu'une description du mode de fonctionnement du systme Comptabilit gnrale.

    Prsentation gnrale sectorielle

    Cette section prsente l'environnement de l'entreprise et les concepts associs la comptabilit gnrale. Elle dcrit galement les problmes qui se posent rgulirement dans le cadre d'une comptabilit gnrale et les perspectives offertes. Elle prsente ensuite les solutions J.D. Edwards proposes.

    Environnement de l'entreprise et concepts de la comptabilit gnrale

    Les socits sont tenues de conserver une trace de leurs dpenses et recettes, et de tenir jour les donnes relatives aux autres formes d'activit commerciale. En rgle gnrale, une socit s'appuie sur un systme de comptabilit pour grer efficacement ses activits financires. Le respect des obligations comptables en matire de prsentation des tats financiers passe par la possibilit de crer des tats de comptabilit la fois prcis et jour.

    En rgle gnrale, le service comptable est responsable de la coordination de toutes les transactions du Grand Livre enregistres par une organisation. Certaines oprations sont issues d'autres domaines de l'entreprise, tels que le service des achats ou des ventes. Le personnel comptable doit tre en mesure d'enregistrer et de grer l'impact de ces transactions dans le Grand Livre.

    L'enregistrement et le rapprochement des transactions dans le Grand Livre permettent un service de comptabilit non seulement d'analyser les activits de la socit et de produire des tats exploits par la direction de la socit, mais aussi de les publier l'extrieur de la socit. Une organisation doit tre en mesure de raliser toutes les fonctions comptables dans un environnement professionnel en constante mutation.

    Les pratiques comptables en usage dans une organisation sont soumises aux alas de l'industrie, aux rgles des organismes de rglementation et aux restructurations internes. Un systme de comptabilit automatis offre l'entreprise la possibilit de grer son Grand Livre, de produire des tats et de mettre en place des changements avec une grande prcision et une efficacit accrue.

    Mme si un service comptable est constitu de personnes issues d'horizons divers, celles-ci partagent gnralement la mme connaissance approfondie des affaires et de la comptabilit financire. Alors que la plupart des dpartements d'une entreprise se spcialisent dans la production et l'achat de biens et services, le service comptable analyse et enregistre ces formes de transaction dans le Grand Livre. Ce service doit tre en mesure de grer les transactions gnres par d'autres programmes informatiques (comptabilit fournisseurs, comptabilit clients, gestion des immobilisations, gestion de la paie, gestion des achats, gestion des commandes clients et gestion de la production).

  • 2

    Aprs l'enregistrement des donnes dans le systme de comptabilit, un comptable procde la rpartition des produits et des charges entre les diffrents services de la socit, annule les transactions intra-groupe ou rapproche les soldes des comptes. En outre, un service de comptabilit est responsable des prvisions budgtaires et de la vrification des budgets en fonction de l'activit relle de l'entreprise.

    Avec un systme de comptabilit automatis, le personnel comptable est en mesure de rpondre aux questions suivantes :

    L'entreprise est-elle bnficiaire ou dficitaire ?

    Quel est le montant des profits ou des pertes ?

    Quels sont les produits ou les divisions qui ralisent des profits ou des pertes ?

    L'entreprise est-elle comptitive sur le march ?

    L'entreprise doit-elle continuer produire ou commercialiser certains produits ou services ?

    Les donnes sont-elles communiques la direction interne dans un format appropri ?

    L'entreprise respecte-t-elle ses engagements vis--vis de ses cranciers ?

    L'entreprise respecte-t-elle les rgles et les pratiques de la comptabilit gnrale ?

    Conclusion

    La comptabilit gnrale d'une organisation devrait tre un processus rationalis. Un systme de comptabilit gnrale qui assure l'interface entre les diffrents services de l'entreprise fournit des donnes jour et suffisamment dtailles pour limiter le temps pass identifier et comparer l'information. Grce l'affichage des donnes l'cran, l'utilisateur rduit le temps de recherche et prend des dcisions rflchies pour les activits futures de l'entreprise. Le systme Comptabilit gnrale J.D. Edwards permet l'utilisateur de grer les donnes caractre financier et d'optimiser les rsultats, et garantir ainsi un avantage comptitif.

    Avantage comptitif

    Les exemples ci-dessous illustrent les problmes courants rencontrs dans le cadre d'une comptabilit gnrale, la solution J.D. Edwards chaque problme et enfin le retour sur investissement ou rsultat :

  • 3

    Problme : Votre socit se dveloppe travers des oprations de fusion et d'acquisition. Vous devez intgrer trs rapidement les nouvelles donnes de comptabilit dans le systme Comptabilit gnrale.

    Solution : Une organisation peut rapidement intgrer de nouvelles socits et centres de cots dans son plan comptable. La fonction Copier de l'cran Accs aux centres de cots permet de copier les proprits d'un centre de cots et de les appliquer un nouveau centre de cots. Le programme P0909 permet d'ajouter rapidement un plan comptable en copiant une version existante. Une fois que la paramtrage de l'organisation est termin, le traitement par lots des critures comptables permet d'intgrer les donnes issues de logiciels tiers dans les fichiers de transactions J.D. Edwards. Pendant la priode transitoire, les utilisateurs du systme propritaire peuvent utiliser des numros de compte structure libre pour enregistrer les transactions. Ces numros de compte peuvent servir grer les numros issus de l'ancien systme, ce qui laisse le temps aux utilisateurs de se familiariser avec le nouveau plan comptable.

    Rsultat : Les fonctions de copie appliques aux centres de cots et au plan comptable rduisent considrablement le nombre d'heures consacres la saisie de chaque centre de cot et numro de compte. Le traitement par lots permet une socit de tenir jour ses donnes du Grand Livre issues du systme propritaire dans le cadre d'oprations d'analyse et d'laboration d'tats portant sur la priode prcdente. L'utilisation de numros de compte structure libre rduit le temps pass identifier les nouveaux numros pour les utilisateurs qui ne sont pas encore habitus la structure des comptes du nouveau systme.

    Problme : Votre socit a subi rcemment une restructuration, s'est agrandie ou a fusionn avec une autre socit. Par consquent, vous devez mettre jour sa structure. Vous devez copier les centres de cots d'une socit et les appliquer une autre socit sans modifier leurs numros. Les fichiers Comptes, Grand Livre et Soldes des comptes doivent galement tre rviss.

    Solution : Les programmes de vrification Comptes sans centres de cots, Solde des comptes sans fichier Comptes et Transactions sans fichier Comptes mettent jour le numro de socit dans les fichiers Comptes, Grand Livre et Soldes des comptes.

    Rsultat : Le gain de temps est considrable et l'intgrit des donnes est prserve. Vous pouvez modifier la transaction des comptes et les fichiers de soldes sans attribuer manuellement au plan comptable un numro correspondant la nouvelle socit, ni crer des critures de journal pour transfrer les soldes vers la nouvelle socit.

  • 4

    Problme : Vous devez crer de nouveaux centres de cots et y transfrer les donnes et soldes des comptes existants. Vous pouvez galement tre amen crer de nouveaux objets sous les centres de cots existants ou nouveaux, et transfrer les donnes et soldes des comptes existants vers les nouveaux numros de compte.

    Solution : Pour modifier un centre de cots dans plusieurs comptes, utilisez le programme de modification des centres de cots. Excutez ensuite le programme Mise jour du centre de cots.objet.sous-compte dans les critures de journal pour actualiser les fichiers des transactions et des soldes.

    Rsultat : Le gain de temps est considrable et l'intgrit des donnes est prserve. Vous pouvez modifier votre plan comptable sans avoir crer manuellement des critures de journal pour transfrer les transactions et les soldes des comptes vers les nouveaux comptes. Comme le systme attribue un identificateur unique chaque nouveau compte, le suivi comptable des transactions du Grand Livre et des soldes des comptes est assur.

    Problme : Votre socit change ses modles d'exercice. Vous devez corriger en consquence dans le Grand Livre les numros d'exercice et de priode dans les fichiers Grand Livre des comptes et Soldes des comptes.

    Solution : Une fois que vous avez dfini un nouveau modle d'exercice pour la socit, vous pouvez utiliser le programme Calcul de l'exercice et de la priode pour recalculer les soldes des comptes en fonction des nouveaux exercice ou priode. Le programme recalcule galement l'exercice et la priode dans les fichiers des transactions des comptes. Une fois les transactions des comptes mises jour, excutez le programme Recomptabilisation dans le Grand Livre des comptes pour mettre jour le fichier Soldes des comptes.

    Rsultat : La possibilit de crer et de modifier les modles d'exercice d'une socit reprsente un gain de temps. Vous pouvez galement mettre jour rapidement les fichiers concerns.

    Problme : Votre socit possde des filiales dont les logiciels fonctionnent sur des serveurs distincts. Vous souhaitez consolider les donnes du Grand Livre sur un seul serveur des fins d'laboration d'tats. Or, les structures de l'organisation peuvent varier selon les sites.

    Solution : Les consolidations multisites permettent de crer de manire dynamique les centres de cots, les comptes et les codes de catgorie associs, conformment aux obligations comptables de la socit dclarante. Chaque filiale peut envoyer les soldes des comptes la socit dclarante. Les consolidations multisites comprennent galement les tats de vrification permettant de contrler l'intgrit des donnes. Les filiales qui n'utilisent pas les logiciels J.D. Edwards peuvent nanmoins soumettre les soldes dans un format de fichier plat qui sera valid et consolid au niveau de la socit dclarante.

    Rsultat : Les consolidations multisites permettent de consolider les soldes des comptes rpartis sur plusieurs sites, puis d'extraire et de valider les donnes transmettre une socit dclarante sur un autre serveur.

  • 5

    Problme : Votre socit change la structure des codes de catgorie du centre de cots actuel utilis pour les tats financiers. Vous souhaitez conserver une trace de la structure actuelle avant de modifier les codes de catgorie. Vous souhaitez galement tester la nouvelle structure avant de modifier les donnes relles.

    Solution : Les structures organisationnelles date d'effet grent la cration d'un fichier principal de centre de cots avec des dates d'effet, en copiant le fichier principal existant dans un fichier distinct. Une fois que vous avez cr un nouvel instantan de la structure, vous pouvez modifier les codes de catgorie pour dfinir une nouvelle organisation sans toucher la structure relle. Un assistant du gnrateur d'tats (Design Director) permet galement de crer des tats partir de l'instantan de la structure.

    Rsultat : Les enregistrements historiques des anciens codes de catgorie de centre de cots peuvent tre conservs. Vous pouvez galement crer des tats de simulation d'aprs la nouvelle structure et modifier cette nouvelle structure avant de changer les codes de catgorie des donnes relles.

    Problme : Votre socit structure l'activit des centres de cots diffremment de la structure organisationnelle dfinie dans les fichiers Constantes des socits et Centres de cots pour l'laboration d'tats.

    Solution : les codes de catgorie peuvent servir regrouper les centres de cots diffremment de la structure socit/centre de cots. Vous pouvez utiliser ces codes de catgorie pour slectionner des informations prcises sur les tats. Vous pouvez combiner, par exemple, les activits financires d'un centre de cots en fonction du type de produit ou de la rgion.

    Rsultat : Vous gagnez du temps au niveau de la slection des donnes des tats et vous avez la possibilit de grer avec prcision la slection des donnes. Il est inutile de slectionner manuellement les centres de cots et les donnes correspondantes des tats, car la slection de donnes des tats affiche automatiquement les codes de catgorie. Mme si vous ajoutez de nouveaux centres de cots ou si vous modifiez les codes de catgorie des centres de cots existants, vous n'tes pas oblig de revoir la slection de donnes.

    Problme : Votre socit cre des transactions internes ou externes l'organisation avec des socits dont la monnaie de base est diffrente.

    Solution : Les fonctions de traitement multidevise incluent le paramtrage des taux de change quotidiens, le calcul des gains et pertes de change, la saisie des transactions en devise ou dans une troisime devise, etc. Reportez-vous au manuel de rfrence Traitement multidevise pour obtenir de plus amples informations.

    Rsultat : Le gain de temps est considrable et l'intgrit des donnes est prserve lorsque le systme effectue les calculs de conversion la place de l'utilisateur.

  • 6

    Problme : Les socits de votre groupe qui utilisent diffrentes devises doivent convertir les donnes financires dans la monnaie de la socit mre des fins de consolidation.

    Solution : La fonction de retraitement montaire des soldes permet de recalculer les soldes des comptes dans une autre devise. Ces soldes recalculs peuvent tre utiliss pour l'laboration d'tats.

    Le retraitement dtaill en devise permet de calculer une srie de transactions dans une autre monnaie. Cette opration s'applique au niveau du Grand Livre et peut tre galement utilise pour l'laboration d'tats.

    Reportez-vous Retraitement en devise dans le manuel de rfrence Traitement multidevise pour obtenir de plus amples informations.

    Rsultat : Le gain de temps est considrable et l'intgrit des donnes est prserve lorsque le systme procde au retraitement en devise la place de l'utilisateur.

    Problme : Votre socit doit supprimer les anciennes transactions pour laisser la place aux nouvelles.

    Solution : Le programme Rsum des transactions permet de crer un enregistrement unique. Cet enregistrement rsume les transactions et remplace les nombreux enregistrements dtaills de transactions. Si vous crez un enregistrement rsum, vous pouvez purger les critures de journal. Vous pouvez galement supprimer les enregistrements relatifs aux soldes des comptes.

    Rsultat : Ces oprations permettent d'augmenter l'espace disque disponible pour les nouvelles transactions et liminent le besoin de faire voluer le matriel informatique.

    Prsentation gnrale de la comptabilit gnrale

    Le systme Comptabilit gnrale J.D. Edwards vous permet de grer les fonctions de votre socit associes au Grand Livre et l'laboration des tats.

    Grce au systme Comptabilit gnrale, vous pouvez organiser les fonctions quotidiennes de votre service comptable. Ce systme est un outil prcis et avantageux assurant l'organisation, le suivi, l'enregistrement et l'analyse de l'information financire. Qu'elles proviennent d'un seul site ou de plusieurs rpartis dans le monde entier, ces donnes permettent de rationaliser le traitement des transactions afin d'obtenir une analyse opportune et de faciliter l'laboration des tats financiers.

    Intgration des systmes

    Le systme Comptabilit gnrale fonctionne en relation avec d'autres systmes J.D. Edwards afin d'assurer l'intgration parfaite de toutes les donnes du Grand Livre. De son ct, le Grand Livre offre une mthode souple et prcise d'laboration des tats financiers.

  • 7

    Les systmes ci-dessous s'intgrent au systme Comptabilit gnrale :

    Comptabilit fournisseurs

    Les transactions du Grand Livre sont cres au cours de la saisie des factures fournisseurs et du traitement des paiements dans la comptabilit fournisseurs. Lorsque ces transactions sont comptabilises dans le Grand Livre, les soldes refltent les factures fournisseurs et les rglements.

    Clients et comptes rattachs

    Les transactions du Grand Livre sont cres au cours de la saisie des factures clients et du traitement des encaissements dans la comptabilit clients. Lorsque ces transactions sont comptabilises dans le Grand Livre, les soldes refltent les factures clients et les paiements.

    Paie Les transactions du Grand Livre, dtailles ou rsumes, sont cres au cours du cycle de paie. Ces transactions reprsentent la main-d'uvre et la ventilation de la facturation correspondant la main-d'uvre, les charges indirectes, les dcaissements et la ventilation des cots des quipements. Les journaux concernant la ventilation des cots de la main-d'uvre, les charges indirectes uniformes, la ventilation des cots des quipements et la ventilation de la facturation de la main-d'uvre peuvent tre, le cas chant, crs en dehors du cycle de paie.

    Gestion des immobilisations

    Les systmes Gestion des immobilisations, Gestion des quipements et Comptabilit gnrale utilisent les mmes enregistrements dtaills des transactions. Un programme de comptabilisation dans la Gestion des immobilisations met jour les donnes dans les soldes d'immobilisations.

    Suivi analytique des projets

    Le systme Suivi analytique des projets s'intgre directement au Grand Livre car il partage la mme structure de comptes.

    Comptabilit analytique

    Le systme Comptabilit analytique utilise les donnes du fichier Grand Livre des comptes (F0911) et offre des outils d'analyse qui s'appuient sur la comptabilit analytique classique, la comptabilit par activits ou une combinaison des deux comptabilits.

    Gestion des commandes clients

    Les transactions du Grand Livre, dtailles ou rsumes, sont cres au cours de la mise jour des commandes clients. Ces transactions reprsentent les produits issus des factures clients.

    Gestion des achats

    Les transactions du Grand Livre sont cres au cours de la procdure de rapprochement des rceptions de commandes et des pices justificatives. Ces transactions reprsentent respectivement la rception des achats et les pices justificatives. De plus, les donnes relatives aux rceptions et aux pices justificatives sont cres simultanment par le programme de saisie des factures fournisseurs (P0411).

    Comptabilit industrielle

    Les transactions du Grand Livre sont cres dans le cadre du traitement de la comptabilit industrielle. Ces transactions reprsentent les sorties de matriel, les rceptions, les heures de travail et les carts.

    Gestion des quipements

    Les systmes Gestion des immobilisations, Gestion des quipements et Comptabilit gnrale utilisent les mmes enregistrements dtaills des transactions.

    Gestion des contrats de service

    Le Grand Livre est mis jour au fur et mesure de la comptabilisation des paiements chelonns.

    Gestion des demandes d'avenants

    Les transactions sont cres pour chaque compte en fonction du projet et sont mises jour dans le Grand Livre selon le type de livre.

  • 8

    Le graphique suivant illustre le mode de traitement par le systme Comptabilit gnrale des transactions issues d'autres systmes :

    Fonctions du systme Comptabilit gnrale

    En rgle gnrale, les transactions, par exemple, les factures clients et fournisseurs, les encaissements et les rglements, sont cres partir d'autres systmes J.D. Edwards. Cependant, vous pouvez galement en enregistrer directement dans le systme Comptabilit gnrale.

  • 9

    Les rubriques suivantes dcrivent de manire succincte les fonctions du systme Comptabilit gnrale.

    Fonctionnalit multinationale

    La fonctionnalit multinationale vous permet d'utiliser un nombre illimit de devises, de les consolider, retraiter, comparer, stabiliser et de les traiter de diverses faons.

    Les fonctions multinationales suivantes sont dcrites dans le manuel de rfrence Comptabilit gnrale :

    Traitement des relevs bancaires Dans certains pays, les pratiques bancaires dpendent largement du traitement par support magntique, des transferts lectroniques de fonds et de la participation directe des banques dans le rglement des dettes non acquittes. Pour ces pays, le relev bancaire est un document source dans toutes les activits bancaires. Pour entrer les transactions figurant sur le relev bancaire et les rapprocher, utilisez le programme de traitement des relevs bancaires.

    Plan comptable lgal Vous pouvez grer le plan comptable en fonction des besoins de la socit mre et de ses filiales. Diffrents tats vous permettent de vous adapter aux rgles comptables en vigueur.

    Plan comptable multilingue Vous pouvez grer la description des centres de cots et du plan comptable dans plusieurs langues.

    Elaboration des tats

    Le systme Comptabilit gnrale permet d'laborer des tats standard. Ces tats compltent les donnes rsumes en ligne et offrent aux responsables une analyse plus fine. Vous pouvez mme personnaliser la prsentation des donnes.

    Pour produire des tats et analyses supplmentaires, vous pouvez galement crer une ou plusieurs structures organisationnelles bases sur les codes de catgorie affects aux centres de cots afin de simuler une relation hirarchique. L'interface graphique permet de vrifier la structure, de dvelopper ou de rduire l'arborescence, et de dplacer les lments l'aide de la souris afin d'amliorer l'organisation de la structure.

    Consolidation des soldes des comptes

    A tout moment de la priode comptable, et pas seulement la fin de la priode, vous pouvez accder aux soldes des comptes et aux donnes consolides. Qu'il s'agisse de vrifier les donnes financires l'cran ou d'utiliser des tats imprims, vous pouvez accder ces donnes au niveau de dtail choisi.

    Pendant que vous vrifiez les soldes des comptes l'cran, vous pouvez facilement accder au dtail des transactions d'origine. Vous pouvez ainsi rsoudre rapidement les ventuels problmes lis une transaction.

    Vous pouvez vrifier les tats financiers consolids en ligne quand vous le souhaitez, quelle que soit la langue ou la monnaie slectionne.

  • 10

    Vous pouvez galement consolider les soldes des comptes appartenant plusieurs sites, y compris les sites n'utilisant pas les systmes J.D. Edwards.

    Souplesse lie l'utilisation de plusieurs livres

    L'utilisation de plusieurs livres offre une souplesse de traitement suprieure et vite la saisie de donnes inutiles et redondantes. La multiplicit des livres permet d'effectuer les tches suivantes :

    Dfinir tout type de livre par montant ou quantit, tel que le livre des montants rels et budgts ou le livre en devises.

    Extraire des donnes diverses et varies, allant du revenu global par produit, jusqu'aux dpenses d'un employ particulier, sans crer de numros de compte distincts.

    Assurer le suivi des transactions dans le livre appropri et les comptabiliser dans le Grand Livre par transaction dtaille ou rsume.

    Afficher deux livres en mme temps. Ainsi, vous pouvez afficher les livres de budget et des montants rels, avec le calcul en ligne des carts.

    Budgtisation

    Que votre socit tablisse des projections budgtaires long terme caractre gnral ou court terme avec un niveau de dtail plus lev, les outils de budgtisation doivent tre suffisamment souples pour rpondre vos besoins.

    Vous avez la possibilit de dterminer le niveau de dtail de vos budgets. Par exemple, vous pouvez crer des budgets au niveau du produit, du centre de cots, du compte principal ou d'un compte donn. Vous pouvez galement crer des critures de journal pour chaque compte et pour chaque montant du budget. Cette mthode dtaille constitue une piste d'audit rglementaire. Elle est utilise par les entreprises de construction et l'administration publique qui sont amenes engager des crdits supplmentaires par rapport un budget d'origine.

    Pour crer des budgets selon une mthode simple, utilisez les rpartitions ou les modles de rpartition saisonniers. Vous pouvez galement laisser linitiative aux responsables dlaborer le budget de leur service en utilisant un tableur et en tlchargeant les chiffres dans le budget final.

    Vous pouvez comparer l'cran les chiffres budgts aux chiffres rels en utilisant les priodes suivantes : exercice ce jour, priode ce jour ou toute autre dure. Vous pouvez ainsi modifier immdiatement vos stratgies en fonction des carts constats. Si votre budget volue, vous pouvez crer des critures de journal justifiant la modification de faon laborer des budgets plus prcis pour l'exercice suivant.

    Rpartitions

    Grce aux rpartitions, vous pouvez affecter et grer vos cots avec plus d'efficacit et de prcision. Vous pouvez dfinir les rpartitions afin d'effectuer diverses oprations, notamment la rpartition des dpenses et la cration des budgets annuels ou priodiques. Avec une rpartition simple, vous pouvez crer des budgets refltant une augmentation ou une baisse par rapport au budget de l'exercice prcdent ou aux montants rels.

    Vous pouvez rpartir les chiffres d'un compte l'autre, en fonction des valeurs d'un troisime compte. Par exemple, vous pouvez rpartir les dpenses mensuelles en lectricit, tlphone ou autre service public d'un compte de cots indirects entre les diffrents services

  • 11

    de votre socit au prorata de la superficie occupe. Dans un environnement plus complexe, vous pouvez crer des rpartitions bases sur d'autres rpartitions et les traiter ensemble.

    Ce manuel dcrit les trois types de rpartition : critures de journal priodiques, rpartitions indexes et rpartitions pondres.

    Rapprochement des comptes

    Le systme Comptabilit Gnrale permet de rapprocher les comptes bancaires, les comptes de charges et d'autres comptes du Grand Livre. Aprs avoir effectu les oprations de paramtrage initial, il est plus facile de rapprocher les comptes priodiquement.

    Rglements intersocits

    Si vous entrez des transactions intersocits, vous devez crer et comptabiliser des critures d'quilibre intersocits, faute de quoi les comptes de la socit sont en dsquilibre. Crez des rglements intersocits pour vous assurer que le solde net de chaque socit est nul (c'est--dire, dbit = crdit). Vous pouvez crer ces rglements vous-mme ou programmer leur cration automatique. Vous devez slectionner la mthode de rglements intersocits utiliser.

    Souplesse de restructuration

    Pour suivre l'volution du march, ajouter de nouveaux sites afin de bnficier d'un environnement commercial plus favorable ou mettre en place de nouveaux projets, une rorganisation de la structure organisationnelle peut s'avrer indispensable.

    Gnralement, lorsqu'une socit change la structure de l'organisation, une modification du plan comptable est ncessaire, suivie de la conversion laborieuse des donnes pour leur transfert dans la nouvelle codification des comptes. Avec le systme Comptabilit gnrale, vous pouvez effectuer ces changements efficacement et rapidement. Lorsque vous modifiez un numro de compte, le dtail de la transaction et l'historique des soldes correspondants sont automatiquement transfrs par le systme, liminant ainsi toute opration de conversion des donnes.

    Un numro de compte au format libre pouvant servir de renvoi l'ancien numro est disponible pour la migration initiale vers le logiciel J.D. Edwards. Le numro de compte structure libre peut galement tre utilis pour d'autres oprations, telles que la rorganisation du bilan. Vous pouvez tablir un bilan conforme aux besoins de votre auditeur sans affecter le bilan utilis pour des besoins internes.

    Renseignements complmentaires Liste de contrle : Paramtrage du traitement multidevise de la Comptabilit gnrale

    et autres rubriques dans le manuel de rfrence Traitement multidevise pour obtenir de plus amples informations sur les fonctions multinationales spcifiques au traitement multidevise

    Concepts de la numrotation des comptes

    Le manuel Comptabilit gnrale utilise la numrotation des comptes standard : centre de cots.objet.sous-compte.

  • 12

    Le numro de compte indique l'endroit (o) et la nature (quoi). Vous pouvez utiliser des points, des virgules ou d'autres symboles dfinis par l'utilisateur pour sparer les lments du numro de compte. Le point (.) est le sparateur paramtr par dfaut.

    Centre de cots - O

    Le centre de cots dcrit l'endroit o la transaction a un impact dans l'entreprise. Il correspond au niveau hirarchique le plus bas o sont enregistrs l'actif et le passif, les produits et charges. Ainsi, un centre de cots peut reprsenter un service, une filiale ou un camion.

    Les centres de cots sont des champs alphanumriques uniques composs de 12 caractres. Les caractristiques suivantes s'appliquent :

    Un centre de cots ne peut appartenir qu' une seule socit.

    Une socit peut avoir plusieurs centres de cots.

    Chaque socit est associe au moins un centre de cots pour le bilan.

    Objet. Sous-compte - Quoi

    La combinaison objet.sous-compte correspond au type de transaction en cours de cration. L'objet dcrit la transaction, par exemple 1110 (Fonds en banque). Le sous-compte est une description plus dtaille de l'objet, par exemple, 1110.BEAR (Fonds en banque.Bear Creek National Bank).

    La nature du compte (quoi ?) est compose de deux parties :

    Objet (quatre ou six caractres, selon les paramtres dfinis pour votre socit)

    Sous-compte (un huit caractres)

  • 13

    Description des fichiers

    Le systme Comptabilit gnrale utilise les fichiers principaux suivants :

    Comptes (F0901) Ce fichier contient les dfinitions des comptes, notamment leur numro et leur description. Il existe un enregistrement par compte.

    Soldes des comptes (F0902) Ce fichier contient les soldes des comptes, par exemple les comptabilisations nettes pour chaque priode et les soldes des exercices prcdents (nets et cumuls). Il existe un enregistrement par compte/type de livre/sous-livre/exercice, et si vous comptabilisez par monnaie, la monnaie de transaction.

    Grand Livre des comptes (F0911) Ce fichier contient le dtail des transactions. Il existe un enregistrement par transaction, indpendamment de la monnaie. Si vous utilisez plusieurs devises, il existe deux enregistrements par transaction, un dans la monnaie nationale, l'autre dans la monnaie trangre.

    Le systme Comptabilit gnrale utilise galement les fichiers suivants :

    Numros suivants automatique (F0002) Ce fichier contient le prochain numro disponible attribu automatiquement par le systme, par exemple, les numros de lots et de transactions.

    Codes dfinis par l'utilisateur (F0005) Ce fichier contient les codes dfinis par l'utilisateur et leur description.

    Centres de cots (F0006) Ce fichier contient la dfinition des centres de cots, notamment le nom et la rfrence de la socit, ainsi que les codes de catgorie.

    Centre de cots date d'effet (F0006S) Ce fichier stocke la dfinition des centres de cots, notamment le nom et la rfrence de la socit et les codes de catgorie, par date d'effet.

    Dfinition des modles dexercice (F0008) Ce fichier contient la dfinition des exercices de chaque socit.

    Constantes de la comptabilit gnrale (F0009)

    Ce fichier contient les rgles de gestion des lments travers tout le systme, par exemple, la codification des comptes, le contrle des lots, l'approbation des lots, la validation des dates, les rglements intersocits et la mise en quilibre des lots.

    Constantes des socits (F0010) Ce fichier stocke la dfinition des socits, notamment leur nom et numro, ainsi que la dfinition de l'exercice et de la priode courante.

  • 14

    Enregistrements de contrle des lots (F0011) Ce fichier stocke les enregistrements des en-ttes

    d'identification de chaque lot.

    Instructions de comptabilisation automatique (F0012)

    Ce fichier contient les rgles rgissant la mthode de cration automatique d'critures d'quilibre, les totaux provisoires spciaux des tats et les donnes gnrales relatives au plan comptable.

    Taxes (F0018) Ce fichier contient les transactions dtailles de chaque article soumis une taxe.

    Types de livre (F0025) Ce fichier contient les rgles rgissant les types de livre spcifiques, par exemple :

    Types de livre rattachs aux centres de cots

    Rgles financires, notamment la mise en quilibre obligatoire

    Titres des colonnes pour la comparaison des livres

    Fichier de dfinition de structure (F0050A) Ce fichier contient les structures organisationnelles regroupant les centres de cots par code de catgorie.

    Types de donnes des bases de donnes supplmentaires (F00091)

    Ce fichier contient la dfinition des types de donnes utiliss pour le suivi des donnes supplmentaires relatives aux centres de cots.

    Donnes supplmentaires (F00092) Ce fichier contient des donnes supplmentaires relatives aux centres de cots et classes par type.

    Rpertoire d'adresses (F0101) Ce fichier contient les donnes relatives au rpertoire d'adresses, notamment le nom des socits, les fournisseurs et les clients.

    Grand Livre des comptes rapprocher (F0911R)

    Ce fichier contient les donnes dtailles relatives aux transactions non rapproches. Le systme remplace le contenu du fichier aprs chaque opration de rapprochement.

    Rpartitions des cots/Budgtisation flexible (F0912)

    Ce fichier contient les donnes relatives aux critures comptables rptitives (rpartitions).

    Rpartitions indexes (F0912A) Ce fichier contient les donnes relatives aux rpartitions indexes.

    Rpartitions pondres (F0912B) Ce fichier contient les donnes relatives aux rpartitions pondres.

    En-ttes des relevs bancaires (F0916) Ce fichier contient les donnes apparaissant dans l'en-tte des relevs bancaires.

  • 15

    Dtails des relevs bancaires (F0917) Ce fichier contient le dtail des transactions des

    relevs bancaires.

    Enchanement des oprations du systme Comptabilit gnrale

    Le graphique suivant illustre le mode de stockage des transactions issues d'autres systmes dans les fichiers F0911 et F0902 :

    Renseignements complmentaires Pour obtenir de plus amples informations sur le mode de stockage des

    enregistrements montaires dans le fichier Soldes des comptes (F0902), reportez-

  • 16

    vous Soldes par devise ou soldes rsums dans le manuel de rfrence Traitement multidevise.

    Pour obtenir de plus amples informations sur le mode de stockage des montants dans le fichier Grand Livre des comptes (F0911) dans le cadre des transactions multidevises, reportez-vous Comptabilisation des critures de journal multidevises dans le manuel de rfrence Traitement multidevise.

  • 17

    Paramtrage de l'organisation

    Vous devez dfinir la structure de base de votre organisation avant d'utiliser le systme Comptabilit gnrale. Cette opration comprend le paramtrage des modles dexercice, des socits et des centres de cots.

    Les modles d'exercice dsignent la date de dbut de l'exercice et la date de fin de chaque priode de l'exercice. Vous pouvez paramtrer un modle dexercice diffrent pour chaque socit de votre groupe. Vous devez dfinir un modle dexercice avant de paramtrer les socits.

    Les socits sont dfinies comme des entits qui produisent un bilan. Le paramtrage des socits passe par la saisie de donnes, notamment le nom de la socit, le modle dexercice et le dbut de lexercice.

    Les centres de cots font partie de la structure de base des comptes de J.D. Edwards. Il s'agit du niveau le plus bas de votre organisation pour lequel vous devez tenir une comptabilit en prsentant un bilan et un compte de rsultat.

    Renseignements complmentaires Reportez-vous Paramtrage des modles de priodes fiscales dans le manuel de

    rfrence Comptabilit gnrale pour obtenir de plus amples informations sur le paramtrage des modles d'exercice.

    Pour obtenir de plus amples informations sur le mode de paramtrage des socits, reportez-vous Paramtrage des socits dans le manuel de rfrence Comptabilit gnrale.

    Pour obtenir de plus amples informations sur le mode de paramtrage des centres de cots, reportez-vous Centres de cots dans le manuel de rfrence Comptabilit gnrale.

    Dfinition des modles d'exercice

    Les modles d'exercice dsignent la date de dbut de l'exercice et la date de fin de chaque priode de l'exercice. Le Grand Livre doit comporter un calendrier, ou modle d'exercice, pour chaque socit de votre organisation. Vous pouvez dfinir plusieurs modles d'exercice si les dates de fin d'exercice des socits sont diffrentes.

    Lorsque vous enregistrez des transactions, le systme utilise la date G/L de chaque transaction afin d'effectuer la comptabilisation dans le modle d'exercice appropri. Par exemple, si l'exercice 2005 se droule de juillet juin, la date de fin de la priode 01 est alors le 31/07/05.

    Les transactions sont comptabilises dans ces priodes du fichier Soldes des comptes (F0902).

  • 18

    Le systme utilise le dernier jour de la premire priode pour dterminer l'exercice. Par exemple, si l'exercice est compris entre juillet 2005 et juin 2006, la date de fin de la priode 1 est le 31/07/05. L'exercice est donc 2005.

    Pour garantir la comptabilisation des transactions dans la priode comptable approprie, effectuez les oprations suivan