Etude préalable à la mise en œuvre du schéma directeur

Etude préalable à la mise en œuvre du schéma directeur

29 mars 2010

P. 2

Plan du document

1. Rappel des objectifs2. Avancement /Plan d’action 3. Structure du nouvel organigramme4. Présentation des services et unités5. Poursuite de la démarche

P. 3

1. Rappel des objectifs1. Rappel des objectifs

Projet de service DID

P. 4

Objectif du projet DIDCe projet est avant tout un challenge collectif

Améliorer l’organisation interne (gouvernance, compétences, etc.)

Professionnaliser la relation utilisateurs (assistance, communication, projet)

Instaurer une dynamique interne (nouveau services, périmètre fonctionnel, etc.)

Garantir la qualité des procédures de la DID

RappelRappel

P. 5

2. Avancement / Plan d2. Avancement / Plan d ’’actionaction


P. 6

Une réorganisation à consoliderLa direction Les chefs de servicesLes services et leurs activités

Une gouvernance à instituerLe fonctionnement de la DIDLes relations avec les directionsLa direction générale

Les moyens Les recrutementsLa gestion prévisionnelle des emploisLe plan de formation

Avancement - Plan d’actionReste à traiter la partie gestion du cycle de

vie projet

Une première version à affiner et formaliser

Les éventuels recrutement s ont étéidentifiés mais pas tous validés

Description finale de l’organigramme cible

Missions

Référentiels

Compétences clés Processus

Ressources

BilanBilan

Avancement hétérogène de niveau de la rédaction des projets de service

P. 7

3. Structure du nouvel organigramme3. Structure du nouvel organigramme


P. 8

Découpage fonctionnel de la nouvelle DID

Infrastructures informatiques

XXR. DI GIACOMO

Etudes et développement des SI

XXG. RUYSSCHAERT

Gestion interneL. LECOCQ

AL FAY

Service aux utilisateursM. KORLOWSKI

MB PISCART

Architecture et SécuritéF.MATYS

Qualité et PilotageD. VASSEUR

SecrétariatG. LERMOYER

DirectionJP KACZMAREK

Direction opérationnelle

M. VANEECKHOUTTEF. DRYEPONDT

UNITERessources &

Développements L. HULIN

UNITEAutres Domaines

opérationnelsXX

UNITE Action socialeC LHOMME

UNITEDomaine

fonctionnelC BRICE

Poste de travail et déploiementP HUGEBAERT

Production système et intégration

B VANSCHORISSE

Infrastructures techniques

XX

Téléassistance et

télémaintenanceD DAMBRAIN

Gestion des demandes Budget -

Comptabilité

Marchés et Pilotage des

contrats

P. 9

4. Pr4. Préésentation des services et unitsentation des services et unit ééss


P. 10

Missions des services

Présentation – Services et unités

Découpage en unités

Activités des unités

Métiers associés

P. 11

- Présentation serviceArchitecture et Sécurité

Missions Services impactésARCHITECTURE

Conception : Définir l’architecture du SI, analyser les impacts techniques des nouvelles versions, leurs cohérences avec l’architecture existante. Vérifier leurs mises en œuvre. Conduire des études de stratégie d’évolution du SI

Assistance : Faire des recommandations pour le développement et la mise en œuvre d’un projet ou d’une solution.

Conseil : Assurer de la veille technologique, suivre la mise ne œuvre des choix technologiques et vérifier la cohérence du SI.

TECHNIQUE ,ETUDES,GEST INTERNE

TECHNIQUE ,ETUDES

TECHNIQUE ,ETUDES

SECURITE

Conception : Définir les procédures et les normes de sécurité liées au SI, évaluer les risques, les menaces et les conséquences, conduire des études ponctuelles, définir des vecteurs de communication pour sensibiliser à la sécurité, établir des plans de reprise et de continuité d’activité.

Assistance: Participer aux études et projets.

Conseil : Assurer la veille technologique, informer et sensibiliser la Direction et les équipes à la sécurité.

Contrôle: Veiller à la mise en œuvre des procédures de sécurité, organiser des audits, déclencher des cellules de crise en cas d’infections virales, d’attaques ou sinistre.

TECHNIQUE ,ETUDESGEST INTERNE, SAUQUALITE

TECHNIQUE ,ETUDESGEST INTERNE

TECHNIQUE ,ETUDESGEST INTERNE, SAU

TECHNIQUE ,ETUDESSAU

P. 12

Liste des métiers : Chef de service assure le pilotage des deux métiers et la coordination des activités, Architect e du SI, Ingénieur Sécurité

Nouveau métiers

Architecte du SI, Ingénieur sécurité- Nouveaux métiers

Architecture et Sécurité

Métiers Descriptions

Architecte Conception de l’architecture et vérification de la cohérence du Système d’Information, veille technologique et conseil

Ingénieur sécurité

Sécurité opérationnelle : définition des principes et règles de sécurité en s’assurant de leur application, veille technologique et réglementaire

- Métiers

P. 13

UN SERVICE AUX MISSIONS TRANSVERSES

CONCEPTIONASSISTANCE

CONSEILCONTROLE

Architecture et Sécurité

P. 14

POUR REUSSIR

UN REFERENT DANS CHAQUE EQUIPE

UNE IMPLICATION FORTE DE LA DIRECTION

Architecture et Sécurité -

P. 15

Qualité / Pilotage

Une dimension transversale

• Poser un cadre de référence

• Faciliter la gouvernance du SI

P. 16

- Présentation serviceQualité / Pilotage

Missions Services impactés

Axe Qualité

S'inscrire dans une démarche qualité

Elaborer le catalogue de services (niveaux de services, SLA)Accompagner l'élaboration et la mise en place de référentiels

méthodologique

documentaire procédural

Aider à l’optimisation des modes de fonctionnement Partage des bonnes pratiques

Mettre en place le comité qualitéEtre garant de la pérennité du système qualité

Tous services

P. 17



Axe PilotageElaborer le tableau de bord de pilotage (Stratégique, Opérationnel)Evaluer la qualité de service apportée par la Direction de l'Informatique Départementale

Contribuer à donner de la visibilité sur les actions menées et leur résultat

Evaluer les actions menées

Objectiver les résultats obtenus

Tous services

P. 18



Axe transverseContribuer au respect des obligations réglementaires (CNIL)Projets transverses

Schéma directeurAMO

Accompagnement méthode - procédures

Tous services

P. 19

- Nouveaux métiersMétiers Descriptions

Responsable Qualité

Expert qualitéméthode

Définition, mise en place , contrôle et suivi des normes référentiels « qualité et méthodes en phase avec la gouvernance de la DSI

Assiste et conseille dans le choix et l’utilisation des méthodesDéfinit et gère des normes, méthodes, outils et référentiels

Effectue la mesure des indicateurs/qualité de service de la DSI afin de suivre la satisfaction des utilisateurs vis-à-vis du SI

Analyse les écarts par rapport aux engagements de service et effectue des demandes d’actions de progrès visant à améliorer la qualité des services

Qualité / Pilotage

P. 20

- Présentation serviceGestion interne

Principes fondamentaux

Garantie la qualité dans la production des DCE sur les volets juridique, financier et technique Assure la planification et le suivi des procéduresAssure l’exécution des marchésGère les achats Assure la préparation budgétaire et le suivi d’exécution des dépensesPilote l’activitéAssure des missions transverses de suivi, de conseil, d’accompagnement,

Interlocuteur unique auprès de la DMCP, de la DIRFI, de la Direction Générale sur l’aspect « ressources humaines » et de la DRH

P. 21

- Présentation serviceGestion interne


Gestion budgétaire et comptable DID - DIRFI

Gestion des marchés et des grands comptes DID – DMCP

Missions transverses DID – DGAAFJEI

DGARHAG

P. 22

- Présentation équipes

UNE EQUIPE CONSTITUEE DE 4,5 ETP DONT LES ACTIVITES PORTENT SUR:- Préparation budgétaire- Etapes budgétaires-Suivi budgétaire et établissement de tableaux de bord-Clôture budgétaire- Coordination, gestion et contrôle des procédures budgétaires et comptables et élaboration des documents comptables- Suivi financier et comptable des marchés- Gestion du Plan Pluriannuel d’Investissement et du Plan Pluriannuel de Fonctionnement

UNE EQUIPE CONSTITUEE DE 2,5 ETP DONT LES ACTIVITES PORTENTSUR:-Gestion du calendrier des marchés en corrélation avec les budgets-Gestion administrative et suivi des délibérations- Gestion administrative et juridique des procédures liées à une opération ( de la lettre de cadrage au suivi de marché)-Gestion des grands comptes- Veille juridique et prospective- Fonction Achat- Echanges avec la DMCP

Budget - Comptabilité Marchés et Pilotage des contrats

Gestion interne

P. 23

- Présentation équipes

Consolidation du volet Ressources Humaines

- Sensibilisation à la réglementation des marchés et au suivi des marchés (bonnes pratiques, uniformisation des dossiers)

-Expertise dans l’élaboration des pièces de marché

-Conseil et accompagnement sur les méthodes et l’organisation

- Contrôle de la gestion financière et indicateurs d’activité de la DID

MISSIONS TRANSVERSES

Gestion interne

P. 24

- MétiersGestion interne

Gestionnaire administratif et comptable Gestionnaire chargé de la commande publique

Manager de grands comptes

Coordonnateur budgétaire et comptable

Conseiller méthode et organisation

Budget - Comptabilité Marchés et Pilotage des contrats

MISSIONS TRANSVERSES

P. 25


Manager de grands comptes

Conseiller Méthode et Organisation

Gestionnaire de la commande publique

Assure le pilotage des grands comptes, participe à leur formalisation, s’assure du respect des Plans d’Assurance Qualité et des Conventions de service liées aux Marchés, publie et gère les tableaux de bord sur la qualité des prestations

Accompagne dans les évolutions organisationnelles et ressources humaines, dans l’optimisation et la rationalisation des procédures.Aide à la mise en place de dispositifs et d’outils de pilotage et d’évaluation

Conçoit les contrats publics et les dossiers de consultation des entreprises, conseille les services, gère administrativement et financièrement les marchés publics en liaison avec les services concernés

Gestion interne

P. 26

- Présentation du serviceService aux utilisateurs


Gestion des incidents et demandes d’assistance. Tous les services du Département y compris ceux de la DID

Gestion des demandes Tous les services du Département y compris ceux de la DID

Mise en place et gestion de l’outil de gestion du helpdesk Tous les services du Département y compris ceux de la DID

Mise en place et animation d’un réseau de correspondants informatiques

Tous les services du Département y compris ceux de la DID

P. 27

- Présentation des unités 1/2

Prise en compte et suivi des incidents déclarés par les agents.Enregistrement, diagnostic, dépannage de niveau 1 et/ou 2 (si base de connaissance), suivi, clôture.

Enregistrement, analyse, qualification, planification et suivi de toutes les demandes informatiques, téléphoniques, fax et copieurs des agents du Département

Installation à distanceMise à jour du parc (pour les interventions effectuées par le SAU)

Demande standard : - installation nécessitant un déplacement

Gestion des relances et/ou réclamations - installation à distance : tout ce que les techniciens peuvent effectuer sans déplacement et sans commande (commande de licence par ex), prise de main

Prise en compte et réponses aux demandes d’assistance

- Déploiement

Télémaintenance et téléassistance Gestion des demandes

Service aux utilisateurs

P. 28

- Présentation des unités 2/2

Communication via l’intranet de l’actualitéinformatique : indisponibilité d’application, …

Demande non standard : transmission au service compétent après enregistrement, suivi et clôture.

Gestion des marchés de sous-traitance (maintenance) Etude des déménagements physiques, mais également logiques (refonte de lecteurs réseau).Gestion des marchés de sous-traitance (déménagements et déploiements)

Télémaintenance et téléassistance Gestion des demandes


- MétiersTechnicien Hotline Gestionnaire des demandes

P. 29

Métiers 1/2Métiers Descriptions

Chef de service Il est l’animateur de la relation contractuelle entre l’utilisateur et la DID et représente l’utilisateur auprès des services de la DID et des prestataires extérieurs. Il dirige, anime, coordonne et gère le service aux utilisateurs. Ill est le chef de projet pour la mise en œuvre de l’outil de gestion du ServiceDeskIl met en place du réseau de correspondants informatiques

Adjoint au chef de service Il est le binôme du chef de service dans tous les aspects Il suit les marchés de sous-traitance Il anime le réseau de correspondants (relais utilisateur) Il supervise les déménagementsIl met en place des enquêtes de satisfaction Il suit les demandes sensibles (en particulier, les demandes des handicapés, VIP, …) ou non standard


P. 30

Métiers 2/2Métiers Descriptions

Technicien Hotline Il assure la réception des incidents ou difficultés déclarés par l’utilisateur. Il procède au diagnostiqueIl fait prendre en charge les incidents par les ressources capables d’y apporter une solution.Il contribue au premier niveau, (voire au 2e niveau) à la résolution des incidents.il traite tout type d’incidentsIl procède aux installations à distance demandées par l’unité Gestion des demandes

Gestionnaire des demandes

Il assure la réception des demandes de l’utilisateur. Il les fait prendre en charge par les ressources capables d’y répondre.Il est le lien entre le demandeur et les services de la DIDIl gère, analyse, qualifie les demandes standard. Il procède aux demandes d’installation auprès des services compétentsIl planifie, prend les rendez vous auprès des utilisateurs,Il met éventuellement à jour l’inventaire…Il traite les déménagements et les déploiements, suit les installations (respect du planning, qualité des installations, …)


P. 31

- Présentation serviceInfrastructures informatiques

Missions

Garantir et maintenir l’ensemble des systèmes d’information et de télécommunication en conditions opérationnelles

Assurer une cohérence des moyens de traitement de l’information et une production sécurisée

Réaliser l’étude et la mise en œuvre de projets d’infrastructure, d’intégration, d’environnement de poste de travail et de déploiement

Contribuer aux engagements de qualité des services proposés aux autres directions

Décliner le schéma directeur du système d’information en un schéma opérationnel

P. 32

- Présentation unitésInfrastructures informatiques

Point d’entrée des besoins ‘Métier’ via le Service Etudes

2 pôles d’activité

Assurer la disponibilité et le bon fonctionnement des infrastructures techniques du SI

Point d’entrée des besoins ‘Utilisateur’via le Service aux Utilisateurs

2 pôles d’activité

Production Système :Gérer, administrer et superviser

Traiter les incidents et problèmes

Superviser, auditer, administrer et gérer les solutions mises en place

Traiter les incidents et problèmes

Coordonner le service pour le traitement de problèmes transversaux

Poste de travail :Définir les évolutionsGérer et administrer le parcTraiter les incidents et problèmesDépanner

Intégration :Etude et Mise en œuvre de projets techniquesGérer les projets d’IntégrationMettre en production les solutions applicatives

Métrologie :Produire et analyser des indicateurs de santéProjet :Etude et Mise en œuvre de projets techniques

Déploiement :Traiter les demandesGérer les déploiements (installation, transfert, création de site)

Poste de travail et déploiement

Production système et intégration Infrastructures techniques

P. 33

- Métiers

Responsable d’unité

Chef de projets techniques

Expert Système d’exploitationAdministrateur Systèmes

Responsable de salles d’exploitation Intégrateur d’exploitation Technicien et pilote d’exploitationAdjoint technicien d’exploitation


Chef de projets techniques

Expert Système d’exploitationExpert Réseaux-Télécoms-ToIP

Administrateur Systèmes Administrateur Réseaux-TélécomsTechniciens Réseaux – Télécom


Responsable de pôle d’activitéChef de projets Poste de travailChef de projet de déploiement

Technicien du poste de travailTechnicien téléphoniqueTechnicien d’installation

Assistant technique

Nouveau métier :Administrateur Base de données

Nouveau métier :Responsable d’unité des Infrastructures techniques

Nouveaux métiers :Responsable de pôle d’activitéChef de projet de déploiementResponsable des locaux et salles techniques

Poste de travail et déploiementInfrastructures techniques


Production système et intégration

P. 34


Administrateur de Base de données

Il gère et administre les systèmes de gestion de données. Il doit en assurer la cohérence, la qualité et la sécurité. Il participe à la définition et à la mise en œuvre des bases de données et des progiciels.

Responsable d’unité des Infrastructures techniques

Il gère, anime et coordonne le personnel et les activités de l’unité.Il est force de proposition sur les évolutions des infrastructures et la qualité de service.Il vérifie la mise en place et exécution des marchés.

Chef de projet de déploiement

Il organise, planifie les déploiements sur l’ensemble des sites départementaux. Il planifie les ressources nécessaires et réalise les approvisionnements (matériel, opérateur). Il effectue les commandes de prestation.Il participe à la définition des processus de déploiement.Il coordonne l’ensemble des prestations internes et externes et réalise le suivi des opérations. Il anime des comités de suivi de déploiement et réalise un reporting.

Responsable de locaux et salles techniques

Il gère l’ensemble des locaux techniques et salles informatiques sur les aspects électrique, climatisation, contrôle d’accès, capacité, brassage.Il contrôle la conformité, alerte et anticipe sur les évolutions des besoins.Il participe aux définitions des besoins et assure le suivi des travaux.


P. 35


Responsable de pôle d’activité

Il est l’interlocuteur du pôle d’activité au sein de l’unité.Il coordonne et planifie les différentes actions.Il met en place des indicateurs et reporte au responsable d’unité.


P. 36

- Présentation serviceEtudes et développement des SI


Gestion de projets SAUService TechniqueService Gestion InterneService QualitéService Sécurité & Architecture

Maintien en condition opérationnelle des application s existantes

Développement

Suivi fonctionnel des grands comptes

Veille

P. 37

Unité Action socialeGère les projets et la maintenance des projets � SIAS

Unité Autres domaines opérationnelsGère les projets et la maintenance des projets des domaines opérationnel hors SIAS :� Patrimoine,� Culture,� Collèges,� Laboratoire,� SIG,� …

Unité Domaine fonctionnelGère les projets et la maintenance des projets des domaines fonctionnels :� Finances� RH� Décisionnel

Unité Ressources & Développements� Pôle Intranet-Internet-Développement : gère et développe les sites internet et intranet, développe des applications sur un framework défini et maintenu par le pôle,

assure la veille technologique, construit et maintient des référentiels (ex. annuaire LDAP).� Pôle Gestion documentaire : gère ou d’intervient en tant qu’expert sur des projets de gestion documentaire tels la GED, le Système d’Information Documentaire

(SID), l’archivage, la dématérialisation, le collaboratif…Ce pôle est tenu d’assurer la cohérence globale de ces projets

Unité Ressources & Développements

Unité Action sociale Unité Autres domaines opérationnels *

Unité Domaine fonctionnel

- Présentation unitésEtudes et développement des SI

(*)Ce nom n’est pas définitif

P. 38

- MétiersEtudes et développement des SI

� Chef de service

� Adjoint au chef de service

� Responsable d’unité

� Responsable de pôle

� Chef de projet

� Intégrateur

� Développeur

Unité Ressources & Développements

Unité Action sociale Unité Autres domaines opérationnels

Unité Domaine fonctionnel

P. 39

5. Poursuite de la d5. Poursuite de la d éémarchemarche


P. 40

Présenter la nouvelle organisation aux équipes .

Organiser des échanges inter-services

Affiner les affectations de personnels.

Recueillir les questions et fournir des réponses adaptées

Poursuite de la démarche – JalonsC

omm

unicationC

omm

unication

P. 41

Poursuite de la démarche – Echéances

Réunion générale avec l’ensemble de la DID

Présentation du projet de réorganisation au prochain CTP

27 avril27 avril

Débutjuin

Débutjuin

Animation groupes de travail: modélisation des grands processus de la DID mi avrilmi avril

Une cible proche…des efforts à concrétiser

Documents

Etude préalable à la mise en œuvre du schéma directeur