Exemple Cahier des chargesVD - · PDF fileEntreprise A Type doc CDC / Projet - Lot 223 / Numéro 0001 / Version V2 Exemple Cahier des chargesVD Page 1 / 27 ENTREPRISE A CAHIER DES

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Exemple Cahier des chargesVD Page 1 / 27

ENTREPRISE A

CAHIER DES CHARGES

<SOLUTION SIRH>

<PROJET GROUPE>

REDACTION VERIFICATION APPROBATION

NOMS X Y Z

DATES jj/mm/aaaa jj/mm/aaaa jj/mm/aaaa

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HISTORIQUE DES VERSIONS

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modif. ajout. supp.

V1

V2

jj/mm/aa

jj/mm/aa

X

X

Ex : Création du document

Comité de pilotage du jj/mm/aa

Toutes

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SOMMAIRE

1 OBJET .............................................................................................................................................................................4

2 REGLES GENERALES DE LA CONSULTATION ..................................................................................................4

3 ORGANISATION SYSTEME D’INFORMATIONS EXISTANT............................................................................6

4 RAPPEL DU CONTEXTE DU GROUPE A ...............................................................................................................8

5 DEFINITION DU SYSTEME CIBLE........................................................................................................................10

6 REPONSES AUX QUESTIONNAIRES THEMATIQUES .....................................................................................14

7 PLANNING ET EVALUATION DES REPONSES DE LA CONSULTATION....................................................23

8 CONTACTS ENTREPRISE A....................................................................................................................................27

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1 OBJET

L’objet de ce cahier des charges consiste à évaluer le projet de refonte du système d’informations des ressources humaines du Groupe A. Le Groupe A souhaite faire évoluer son système d’informations SIRH et franchir un nouveau pas dans l’harmonisation et la consolidation Groupe. Les principaux enjeux du projet sont les suivants : ⇒ remplacer les systèmes existants de paie et de gestion administrative dont la pérennité n’est plus garantie

par un système unique et un paramétrage plus simple et commun au maximum ⇒ utiliser les mêmes outils RH dans tout le Groupe quelles que soient l’organisation, la taille des sociétés et la

répartition géographique des sites, ⇒ intégrer une véritable gestion des ressources humaines et la consolidation associée, ⇒ gérer efficacement les budgets RH à l’aide de fonctions de simulation. Le soumissionnaire, dans sa proposition, devra décrire l’ensemble de sa méthodologie et de son organisation tout au long du projet pour répondre aux besoins exprimés dans le présent document. La réponse doit être détaillée en faisant apparaître clairement si la phase d’intégration ou toute autre partie est réalisée par un partenaire du soumissionnaire. Le projet sera réalisé sous forme de lots fonctionnels à intégrer de 2002 à 2004. Ce document présente : 1. les règles générales de la consultation 2. l’organisation du système d’informations du Groupe A, 3. le contexte dans lequel a lieu le projet de gestion des ressources humaines, 4. les grandes lignes du système cible, 5. la présentation des questionnaires par thèmes, 6. les différentes phases et le planning de la consultation, 7. les contacts Entreprise A pour ce projet.

2 REGLES GENERALES DE LA CONSULTATION

Il est précisé aux soumissionnaires que le Groupe A se réserve le droit de ne pas accepter l’offre la plus basse ou toute autre offre, ni d’accepter une offre en totalité ou en partie.

2.1 Confidentialité

Cette consultation est soumise à une stricte confidentialité. Dans ce cadre, l’ensemble des informations et documents recueillis par le soumissionnaire est strictement confidentiel et ne saurait être utilisé ou divulgué sans autorisation préalable écrite du Directeur Informatique du Groupe A ou de sa Direction Générale. En cas de manquement à ce principe, le soumissionnaire pourra faire l’objet de recours de la part du Groupe A auprès des tribunaux compétents et sera immédiatement éliminé de cette procédure de consultation.

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Cette obligation de confidentialité stricte demeure en vigueur à l’issue de la procédure de la consultation. A cet effet tous les soumissionnaires non retenus s’engagent à détruire toute information qui lui aura été transmise dans ce cadre.

2.2 Non-sollicitation de personnel

Durant toute la durée de la procédure de consultation, les soumissionnaires s’interdisent la sollicitation et l’embauche d’un collaborateur du Groupe A sans un accord écrit préalable de la Direction du Groupe A.

2.3 Offre modulaire

Le Groupe A, dans son choix définitif, devra pouvoir sélectionner tout ou partie des différentes fonctions proposées par le soumissionnaire, à savoir notamment : ⇒ Découpage de l’offre par lots fonctionnels (Paie, gestion des ressources humaines, …) Estimation à ce jour de ces lots :

LOTS Priorité Date de mise en exploitation 1 – Gestion administrative et Paie 1 jj/mm/aaaa 2 – GRH et consolidation 1 jj/mm/aaaa 3 – Simulation budgétaire 1 jj/mm/aaaa 4 – Formation 3 Aaaa/aaaa 5 – Postes carrières compétences 2 Aaaa/aaaa Recrutement 3 Aaaa/aaaa 6 – Gestion des Temps 3 Aaaa/aaaa 7 – Avantages sociaux 3 Aaaa/aaaa Légende : Priorité : • 1 : lot indispensable • 2 : lot à faire • 3 : lot optionnel De même, le Groupe A devra pouvoir arrêter le projet à la fin de l’étude d’adéquation si les prestations du soumissionnaire ne respectent pas le présent cahier des charges en terme de résultats attendus ou si les développements spécifiques sont trop nombreux pour répondre aux besoins exprimés. ⇒ Découpage de l’offre par phase d’intégration (étude d’adéquation…)

2.4 Méthodologie et organisation du soumissionnaire

Le soumissionnaire, dans sa proposition, devra décrire l’ensemble de sa méthodologie et de son organisation tout au long du projet pour répondre aux besoins exprimés dans le présent document. ⇒ Méthodologie d’intégration préconisée, ⇒ Configuration technique précise ⇒ Organisation de la relation Groupe A / soumissionnaire, description des interfaces attendues par le

soumissionnaire, ⇒ Compétences et charges de travail internes demandées au Groupe A pour la réussite du projet,

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⇒ Suivi de la prestation ⇒ … Le soumissionnaire pourra intégrer lui-même la solution préconisée ou proposer un intégrateur. Dans tous les cas, la réponse du soumissionnaire est détaillée par rapport au cahier des charges, que ce soit en terme de prestations, délais, qualité ou coûts. Le Groupe A se réserve le droit de consulter et de choisir un autre intégrateur que celui proposé par le soumissionnaire. Le soumissionnaire s’engage à affecter un directeur de projet unique sur la durée du projet. Les CV de ce directeur de projet et des principaux autres intervenants doivent être joints au dossier de réponse à la consultation.

3 ORGANISATION SYSTEME D’INFORMATIONS EXISTANT

3.1 Informations générales

Le Groupe A est présenté en totalité sur notre site WEB : http://nomdomaine.fr

3.2 Vue administrative

Le Groupe A est constitué de plusieurs branches représentant un regroupement de sociétés par métiers : Filiale A-A, Filiale A-B, Filiale A-C, Filiale A-D, Filiale A-E, Siège administratif du Groupe

3.3 Vue économique

Plusieurs activités sont regroupées selon les branches : Collecte de lait au quotidien chez les producteurs jusqu’à l’emballage et la commercialisation de ses fromages, transformation du lait collecté en poudre, Préparation et livraisons d’aliments pour le bétail et la volaille, Abattage, conditionnement de produits de volailles et commercialisation, Fabrication, conditionnement de produits de charcuteries, puis commercialisation. Le Groupe A est composé actuellement de xx sociétés (au sens juridique du terme) et de yy établissements.

3.4 Vue géographique

Les différentes branches sont réparties dans « zone géographique », quelques sociétés sont implantées sur le « situation géographique ».

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Les implantations du siège des différentes directions de branches sont les suivantes :

Filiale A-A : Lieu (Département) Filiale A-B : Lieu (Département) Filiale A-C : Lieu (Département) Filiale A-D : Lieu (Département) Filiale A-E : Lieu (Département) Siège du Groupe : Lieu (Département)

3.5 Description de l’architecture matérielle

Le Groupe A dispose d’un parc d’AS/400 important sur lequel la plupart des applications ont été réalisées en interne : Le Groupe possède des bonnes connaissances de ce matériel et des outils de développement associés (RPG, COBOL, DB2/400, applications client/serveur). Les logiciels actuels de ressources humaines et de paie installés dans le Groupe A sont les suivants : • PLURIEL :

• Groupe A Siège, • Filiale A-B, • Filiale A-D, • Filiale A-A, • Filiale A-E,

• MAPAYE :

• Filiale A-C, • SAGE :

• Filiale A-D, • SCOOT :

• Filiale A-D, • SAARI :

• Filiale A-C, • SAPHYR :

• Filiale A-C. Les applications de comptabilité (ANAEL de GEAC, COMPTAREL de SCOD (sous ALPHA/VMS)) et gestion des temps (TEMPTATION de HORO QUARTZ, GESTIL de ADP-GSI) sont sur des AS/400 implantés sur les branches et le siège Entreprise A. Serveurs NT par site pour la bureautique et autres applications + serveurs TSE METAFRAME pour certaines branches. Serveurs NT pour la messagerie + Groupware Domino Notes V5 (Serveur principal à Morlaix + serveurs satellites dans les branches) Réseau frame-relay entre les sites minimum 64 Kbps.

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4 RAPPEL DU CONTEXTE DU GROUPE A

4.1 Conclusions de l’étude préliminaire réalisée en 2000

Actuellement le système de gestion des ressources humaines se décompose comme suit : PLURIEL : pour les branches Filiale A-B, Filiale A-D, Filiale A-E, le siège, Filiale A-A MAPAYE : pour la branche Filiale A-C, SAGE : pour l’établissement la société X dépendant de la Filiale A-D SAPHYR : pour la société Y dépendant de la branche Filiale A-C SAARI : pour la société de Z dépendant de la branche Filiale A-C Le Groupe dispose de plusieurs systèmes de gestion du personnel ne permettant pas une harmonisation des informations de paie du Groupe. Ces différents systèmes ne sont utilisés ou conçus que pour effectuer la gestion administrative du personnel rémunéré et calculer la paie des salariés. La consolidation des données du Groupe ne peut se faire que manuellement en récupérant les données de différents systèmes. La consolidation des données sous PLURIEL est trop complexe (du fait de l’architecture des données) et demande trop de développements pour être mise en place à faible coût. Les extractions de données sur les principaux systèmes et leur mise en forme simple ne peuvent à ce jour être réalisées avec les outils actuellement proposés par les éditeurs. La pérennité des logiciels PLURIEL et MAPAYE n’est plus assurée.

4.2 Description des différents niveaux de gestion

Plusieurs niveaux de gestion existent actuellement au sein du Groupe, une définition des différents termes est nécessaire ainsi que la définition de l’arborescence. Groupe : globalité de l’ensemble du système juridique Branche : regroupement des entités par métier Département : segmentation par matière première, par marché ou regroupement social de sociétés Société : notion juridique SIREN Etablissement : notion juridique SIRET Service ou regroupement de services : notion d’étape de fabrication en usine ou autre Section analytique : découpage des différentes activités d’un service

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Groupe Branche Département Société Nbre Etab.

Filiale A-D1-A 1 Filiale A-D1-B 2 Filiale A-D1 Filiale A-D1-C 1 Filiale A-D2-A 2 Filiale A-D2-B 1 Filiale A-D2-C 1 Filiale A-D2-D 1

Filiale A-D

Filiale A-D2

Filiale A-D2-E 1 Filiale A-B-A 4 Filiale A-B-B 1 Filiale A-B-C 1

Filiale A-B

Filiale A-B-D 1 Filiale A-A-A 3 Filiale A-A-B 1 Filiale A-A-C 1

Filiale A-A

Filiale A-A-D 1 Filiale A-C1-A 1 Filiale A-C1-B 1 Filiale A-C1 Filiale A-C1-C 1 Filiale A-C2-A 1 Filiale A-C2-B 1 Filiale A-C2 Filiale A-C2-C 1 Filiale A-C3-A 1 Filiale A-C3-B 1

Filiale A-C

Filiale A-C3 Filiale A-C3-C 1 Filiale A-E-A 1 Tilly-Sabco Filiale A-E Filiale A-E-B 1

A

Siège Entreprise A 1 Sous ces 26 sociétés sont rattachées 35 établissements.

4.3 Liste des différentes conventions collectives

• CCN des coopératives agricoles, de céréales, de meunerie, approvisionnement, d’alimentation du bétail et d’oléagineux dite CCN “5 branches”

• CCN de la meunerie • Fédération Nationale des Coopératives Laitières (FNCL) • Fédération Nationale des Industries Laitières (FNIL) • CCN des sociétés des abattoirs, ateliers de découpe et centres de conditionnement de volailles • CCN des sociétés d’accouvage et de sélection • CCN des exploitations frigorifiques • CCN commerce de gros de viande • CCN des industries charcutières • CCN du commerce de détail de boucherie

4.4 Effectifs

Effectif du Groupe A : X personnes environ, au périmètre actuel.

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5 DEFINITION DU SYSTEME CIBLE

Le futur système doit intégrer les différents points détaillés ci-dessous : chaque module garde son indépendance mais le rajout de chaque module se fait de manière simple sans remise en cause des choix précédents faits sur les autres modules, en s’appuyant sur les modules existants pour éviter toute duplication d’information ou en n’autorisant qu’un point d’entrée unique pour la mise à jour d’une information. Tous ces modules s’appuient sur une seule solution de gestion sécurisée aux informations du dossier d’un individu. Les modules décrits sont des nouveaux modules pour le Groupe sauf le module de paie. La paie et sa gestion administrative sont des améliorations à apporter au système existant dont la principale est l’harmonisation de tous les logiciels de paie présents dans le Groupe et la consolidation de toutes les données.

5.1 Gestion administrative et Paie

Disposer d’une gestion administrative et d’un calcul de paie commun à toutes les entités du Groupe A : Gestion des informations communes s’appuyant sur des tables de références communes sur les

différents niveaux indiqués ci-dessus (groupe, banche, société,…) Gestion de la paie permettant une indépendance des sociétés (avancement de la paie, clôture, règles

spécifiques), Gestion d’informations spécifiques à chaque entité, Gestion des informations avec historique, Système permettant de faire cohabiter plusieurs conventions collectives avec les obligations légales,

plusieurs régimes sociaux Gestion aisée des informations par un « administrateur unique » par branche et un « administrateur

global » Groupe, Intégration de nouvelles fonctionnalités comme la DLU ou la DUCS, paiement par virements, extraction

de données pour la DUE, déclarations mensuelles et annuelles via le net…, Ensemble d’outils permettant d’améliorer la productivité en gestion administrative du personnel Ensemble d’outils permettant de constituer les déclarations légales,

5.2 Gestion des ressources humaines et consolidation

La nouvelle base du système d’informations doit intégrer les fonctionnalités suivantes : Intégration d’informations sans aucune implication en paie, Utilisation d’un outil simple et performant permettant de faire des requêtes sur l’ensemble des bases du

système aussi bien en temps réel qu’en temps différé et permettant d’utiliser les données restituées sous différents supports

Utilisation d’un outil de requêtes simple, souple et puissant intégrant : Des moteurs de recherche variés : alphabétique, par section, par date, … Un nombre de tris illimité et des tris multicritères, Un stockage de ces requêtes en thèmes avec une utilisation de manière commune ou privée, La sélection automatique d’une population en fonction des droits d’accès aux données de

l’utilisateur, Gestion d’une confidentialité multi niveaux (informations, écrans, populations) Gestion de population non rémunérée (intérimaires, stagiaires, tacherons) et détachée, Edition ou émission des documents légaux formatés aux obligations légales avec possibilité d’adaptation

en interne, Mise à disposition d’un catalogue de documents à l’implantation du produit, Consolidation des données avec possibilité d’interfaces avec d’autres produits.

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5.3 Simulation budgétaire

Les fonctions principales de ce module sont : Etablir un budget prévisionnel avec intégration des intérimaires à l’aide d’un outil de calcul simple, Gérer un budget réalisé avec analyses des écarts et correction du prévisionnel lors de la révision

du budget sur des périodes pouvant être différentes par entité, Utiliser un outil permettant d’effectuer des simulations ayant un impact sur la paie avec

modifications de certains critères dans un périmètre déterminé (section analytique, lieu de travail, …). Exemple : augmentation de 1% pour les agents de maîtrise de la maintenance.

5.4 Gestion de la formation

La gestion de la formation peut se décomposer en étapes suivantes : Etablissement du budget de la formation, Attribution des formations et suivi, Suivi des coûts directs et indirects, Mise à jour des données compétences, habilitations, formations aux postes, CIF, Capital Temps formation… au niveau des informations du RH, Génération d’éléments de paie directement ou via la gestion des temps, Restitution des déclarations légales (sur tous les supports demandés). Etats récapitulatifs par type de formation et valorisation de l’effort global de formation réalisé par la société, la branche, le groupe.

5.5 Gestion des postes, carrières, compétences – Gestion des candidatures

Gestion des postes, carrières, compétences Ce module intègre : La description des postes de l’entreprise selon un référentiel de critères

La gestion des compétences et emplois successifs afin de faciliter la recherche d’un candidat interne possible pour un poste vacant, ou inversement recherche d’un poste possible pour un candidat interne,

La gestion des entretiens annuels et de leur suivi, L’intégration des niveaux HAY.

Gestion des candidatures Cette application permet :

De disposer d’un vivier de candidatures commun à tout le Groupe, Faciliter l’intégration depuis le vivier vers la gestion de ressources humaines, Etablir un lien avec les outils déjà utilisés sur le net.

5.6 Gestion des temps et des activités

La gestion des temps se compose de plusieurs fonctions : Gestion des temps : horaires / présences / absences, interfacée avec un système de badgeuses Gestion de planning prévisionnel Génération de données vers la paie Gestion des activités du personnel de l’entreprise et des intérimaires Analyse de l’activité de la main d’œuvre avec tableaux de bord pour évaluation des coûts Interfaces avec la gestion du personnel, interfaces avec la paie

5.7 Avantages Sociaux

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Ce module traite des différents éléments d’avantages sociaux : les avantages en nature, les primes variables collectives et individuelles, les primes de participation et d’intéressement. Objectifs de ce module :

- Recensement et mise à jour des pratiques - Valorisation globale de tous les éléments de rémunération et avantages annexes pour un salarié ou

pour une société, ou tout autre ordre de tri - Comparaison des avantages sociaux par rapport aux seuils légaux

5.8 Description des accès

Le tableau qui suit décrit les accès souhaités au système d’informations par branche et par fonction selon les domaines de gestion des ressources humaines.

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O u i N o n O u i N o n O u i N o n O u i N o n O u i N o n O u i N o n O u i N o n O u i N o n O u i N o n O u iF ilia le A -A D ire c tio n g é n é ra le Y X X X X X X

D ire c tio n s ite Y X X X X X X XS e rv ic e R H s ite Y X X X X X X X X XC . g e s tio n /D ir in d u s t. Y XU tilis a te u rs Y X X XS o u s T o ta l Y Y

F ilia le A -B S e rv ic e R H Y X X X X X X X X XR e s p o n s a b le s ite Y X X X X X X X X XR e s p o n s a b le s e rv ic e Y X X X X X X X X XS o u s -T o ta l Y Y

V o la ille s S e rv ic e R H S ite Y X X X X X X X X XD ire c tio n S ite Y X X X X X X X X XS e rv ic e a d m in is tra tif Y X X X X X X X X XS e v ic e p ro d u c tio n Y X X X X X X X X XD ir. B ra n c h e Y X X X X X X X X XS o u s -T o ta l Y Y

F ilia le A -E D ire c tio n g é n é ra le Y X X X X X X X X XD ire c tio n u s in e Y X X X X X X X X XR R H Y X X X X X X X X XS e rv ic e R H Y X X X X X X X X XR e s p . s e rv ic e Y X X X X X X X X XR e s p . s e c te u r Y X X X X X X X X XC h e f d 'a te lie r Y X X X X X X X X XR e s p . e x p lo it/e m p l b u r. Y X X X X X X X X XS o u s -T o ta l Y Y

F ilia le A -C D ire c tio n g é n é ra le Y X X X X X X X X XD R H Y X X X X X X X X XS e rv ic e R H Y X X X X X X X X X XS e v ic e p ro d u c tio n Y X X X X X X X X XS o u s -T o ta l Y Y

S iè g e D ire c tio n g é n é ra le Y X X X X X X X X XD R H Y X X X X X X X X XD O S I Y X X X X X X X X XS e rv ic e R H Y X X X X X X X X XC h e fs d e s e rv ic e Y X X X X X X XS o u s -T o ta l Y YT O T A L # V A L E U R !

R e la tio

D o m a in e s d é c e n tra lis é s

B ra n c h eL 'in fo rm a tio n e s t

d é c e n tra lis é e s u r la fo n c tio n

N o m b re d e p o s te s d 'a c c è s

E ta t c iv il E lé m e n ts c o n tra c tu e ls C a rriè re F o rm a tio n C o m p é te n c e s R e c ru te m e n t

G e s tio n p ré vo ya n c e e t re tra ite s

E ta b lis s e m e n t d e s b u d g e ts

G e s tio n d e s te m p s

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6 REPONSES AUX QUESTIONNAIRES THEMATIQUES

Le questionnaire électronique au format Excel 97 est joint au cahier des charges. Ces deux documents sont transmis par E-MAIL. La réponse au questionnaire doit être réalisée directement dans le document Excel. Vous aurez à répondre à chaque question classée par thème. Il est important de répondre à toutes les questions, car cela rentre dans les critères d’évaluation globale des propositions. Les réponses au questionnaire doivent faire apparaître clairement les fonctionnalités présentes sur AS/400 et celles qui ne le sont pas et les différences pour une même fonctionnalité entre la version AS/400 et celle de la plate-forme phare du progiciel. La réponse devra inclure également les informations suivantes :

⇒ Les conditions tarifaires (éditeur / intégrateur / maintenance) ⇒ La copie d’un contrat type pour ce genre de projet ⇒ Les références (licence / intégration) en général et dans l’agro-alimentaire ⇒ Le délai de mise à niveau de la version AS/400 par rapport à la version matérielle phare du

progiciel Chaque thème correspond à une feuille Excel :

⇒ Aspect commercial et technique ⇒ Gestion administrative et paie ⇒ GRH et consolidation ⇒ Simulation budgétaire ⇒ Formation ⇒ Postes, carrières et compétences, Recrutement ⇒ Gestion des temps et des activités ⇒ Avantages sociaux et Participation

Les paragraphes qui suivent énumèrent la liste des critères fonctionnels incontournables pour le choix d’une solution.

6.1 Paie et Administration du personnel

6.1.1 Fichier du personnel

• Contenu (Cf. point 6.2 GRH) • Modifications : oui-non et dans quelles conditions (impact sur l’historique) Gestion de populations non

rémunérées (intérimaires, stagiaires…)

6.1.2 Tables

• Nombre de tables et Mode de gestion des tables • Distinction des tables communes des tables privées

6.1.3 Rubriques de paie

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• Leur nombre, leur taille • Paramétrage, MAJ dans un environnement varié, adaptation à des règles différentes en fonction des

sociétés, voire même en fonction des établissements ayant un régime de sécurité social et une convention collective nationale communs

• Contrôles et sécurité, accès au paramétrage • Paramétrage au minimum de toutes les règles standard (10ème CP, acquisition CP avec contrôle /4

semaines, gestion de jours ARTT, modulation, absences diverses, maladie, accidents du travail et maternité avec suivi des droits et des IJ de sécurité sociale, garantie au net du salaire, indemnités de rupture de contrat de travail, chômage partiel, convention de conversion, différents allégements de charges)

• Mode de calculs des provisions

6.1.4 Calculs de paie

• Indépendances des paies • Possibilité de gérer des paies décalées • Contrôles automatiques – sécurités • Prise en compte des particularités du régime agricole => paramétrages standard déjà réalisés (bordereaux

de cotisations, TDS bilatérales, TDS-CRC AGRICA) • Les éléments variables de paie : traitement, saisie en masse possible, possibilité de forcer un calcul, et/ou

un libellé, génération d’un EVP par un calcul « annexe » (ex rappel de salaire, gestion de la rétroactivité), durée de validité d’un EVP, traitement des périodes à cheval avec décomposition sur chaque période concernée…, affectation de plusieurs EVP à une rubrique…

• La souplesse dans les écritures comptables (possibilité de tables de correspondance entre comptes renseignés dans le paramétrage de la rubrique et le compte transmis à la comptabilité)

6.1.5 Historiques paie

• Constitution en temps différé, en temps réel • Consultation • Utilisation des historiques de paie dans les calculs • Intervention ponctuelle et exceptionnelle sur l’historique possible

6.1.6 Historiques Carrière

• Nombre de zones • Constitution – Datation (date d’effet- date de début – date de fin) • Modes de consultation et d’exploitation des informations stockées

6.1.7 Qualité et utilité des états post-paie et des états administration du personnel

• Gain de temps en administration du personnel (automatismes pour les entrées, les sorties du personnel), liens avec les outils internet

• Amélioration dans la restitution et l’exploitation de toutes les informations contenues dans la fiche personnelle et générées par la paie

• Etats standards proposés + extraction avec lien sur outils bureautiques • Qualité des états agréés et leur évolution

6.1.8 La fonction RH

• Un des objectifs : Amélioration de la productivité en gestion administrative du personnel et requêtes de tous styles.

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• Mise en avant du rôle de l’utilisateur / outil - Importance de la convivialité, de la souplesse de l’outil - permettre une bonne maîtrise de l’outil, avec une progression du taux d’utilisation des

fonctionnalités dans le temps - disposer d’un outil moderne, possédant notamment des liens avec les nouveaux systèmes

d’informations (ex site Net-entreprises)

6.1.9 Interfaces

• Le logiciel de paie doit pouvoir être utilisé avec d’autres outils déjà installés (ex : gestion des temps)

6.2 GRH et consolidation

6.2.1 Gestion des paramètres et des tables

• Le progiciel est multi-sociétés et multi-établissements : le nombre de sociétés et d’établissements est illimité.

• Le progiciel permet de créer une arborescence des entités (direction, service,….). • Il permet de créer une arborescence spécifique des entités correspondant au découpage du groupe

A sur au moins x niveaux (groupe, branche, société, ….). • Le fichier des paramètres est unique (ces paramètres sont stockés sur une base unique), la mise à

jour d’un paramètre commun à plusieurs sociétés implique sa mise à jour pour toutes les sociétés. • Les paramètres « société » sont datés. • Le progiciel propose en standard des tables de codes déjà renseignés. • Dans une même table un code correspond à une valeur alphabétique, ou une valeur numérique ou

une plage de valeurs. • Les données contenues dans les tables sont datées avec une date de début et une date de fin d’application • L’accès aux données contenues dans les tables est inclus dans la gestion de la confidentialité. • La diffusion des modifications d’une table est automatique.

6.2.2 Gestion de la base de données « Personnel »

• Le fichier du personnel est commun à tous les modules du progiciel • La clé d’accès au fichier du personnel est le matricule : il peut être attribué automatiquement ou non,

il est conservé par un membre du personnel lors de sa mutation vers une autre société du Groupe • Les données du fichier sont historisées et conservées dans ce même fichier (donc accessibles

facilement), cette historisation est paramétrable par l’utilisateur • Le fichier dispose de données libres, structurables et contrôlables par l’utilisateur, conservées en

historique • Les données du fichier supportent : des contrôles par rapport à des tables, des contrôles de

cohérence modifiables facilement même pour les données libres • La création, modification, suppression d’un salarié peut se faire à tout moment • Le fichier du personnel contient les informations suivantes :

• Etat civil : nom, nom patronymique, prénom, date et lieu de naissance, sexe, numéro SS, nationalité, adresse

• Affectation : branche, société, département, établissement, affectations multiples • Convention collective, régime de sécurité sociale et informations propres à la TDS • Emploi, classification : emploi, emploi INSEE, catégorie, indice ou coefficient , coefficient de

salaire, niveau hiérarchique

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• Résultats de paie : informations liées à la DADS, à la TDS bilatérale, résultats mensuels de paie • Contrat et éléments de rémunération : type de contrat, nombre d’heures, primes permanentes,

informations sur personnes à charge, le motif de fin de contrat et le motif de départ, les dates de contrats et d ‘entrées / sorties, les inaptitudes à certaines conditions de travail

• Carrière : niveau de formation initial, postes occupés, formation professionnelle • Suivi : les absences, la prévoyance, la retraite et la mutuelle • Population particulière : contrat de qualification, contrat d’apprentissage, personnel détaché

• Le progiciel dispose d’un outil de restitution des informations : • Recherche multi-critères sur l’ensemble des données du personnel à partir d’un langage de

requêtes simple • Critères de tout type ; nombre, caractère, dates, variation d’une information • Résultats des requêtes selon le niveau de confidentialité de l’utilisateur • Restriction d’accès aux requêtes selon le profil utilisateur

• Bilan social et effectif : Le progiciel édite en standard le bilan social, garde ce bilan en historique, permet de transférer ces données sur un support bureautique, permet de réaliser un bilan pour un groupe d’établissement, édite une pyramide des ages

• Restitutions diverses fournies en standard : • Nombre de contrat d’apprentissage et de qualification dans l’année • Nombre moyen mensuel de travailleurs temporaires • Durée moyenne des contrats temporaires • Nombre d’embauche CDI, CDD, moins de 25 ans • Nombre de départs par catégorie et motif, nombre de mutations, nombre de licenciement par

motif de licenciement • Nombre de salariés mis en chômage partiel dans l’année, avec nombre d’heures indemnisées et

non indemnisées, • Nombre d' handicapés au 31 mars, nombre d’handicapés suite à un accident de travail,

classification des handicapés selon la déclaration obligatoire • Taux et montant de la cotisation sécurité sociale d’accidents de travail

• Interfaces : • Résultats mensuels de paie • Récupération des données des anciens systèmes de Ressources Humaines • Gestion des temps (envoi et réception de données)

• Confidentialité : • Segmentation des accès aux données via les données et les écrans • Définition de profil de groupe d’utilisateurs • Utilisation du contenu de la base de données pour gérer la confidentialité • Restriction des écrans et des menus automatiquement en fonction de la confidentialité • Application de la confidentialité à la table des codes et aux requêtes

• Développement : • Création, modification, suppression d’écrans, de menus, de traitements • Développement réalisé par le Groupe A sans assistance du fournisseur • Distribution des développements aisée et réalisée en temps réel.

6.3 Simulation budgétaire

6.3.1 Données

• La simulation budgétaire est incluse dans l’offre • La simulation s’appuie sur le fichier du personnel du chapitre 6.2

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• Des nouvelles zones sont rajoutées pour la simulation budgétaire dans le fichier du personnel

6.3.2 Paramétrage

• Les principales actions à simuler sont : • Augmentation de salaire à une population • Affectation de primes à une population • Variation de charges sociales et fiscales • Evaluation des provisions significatives • Choix d'une main d'œuvre (CDI, CDD, intérims) • Prise en compte des variations d'activité (passage en 2X8, variations saisonnières) • Calcul des augmentations en masse, en niveau

• Certaines actions sont rattachées à des tables utilisées en paie • Les types de mouvement sur les effectifs que l'on peut simuler sont :

• Entrées de personnel, • Sorties de personnel avec un motif, • Modification d'horaires collectifs ou individuels • Prêt de personnel d'une section à une autre, • Changement des organisations du temps de travail, • Intégration d'intérims.

6.3.3 Règles

• Le progiciel permet l'élaboration de budgets prévisionnels : • Par branche, • Par société • Par département, • Par établissement, • Par section

• Le découpage du budget peut-il se faire par année, semestre, trimestre, mois • Le budget peut à tout moment être modifié en temps réel • Pour une même donnée on peut saisir à l'écran les zones :

• Du budget initial, • Du budget réalisé, • Du budget révisé

• Les données du réalisé sont récupérées à partir des résultats de paie • Les règles de calcul du budget prévisionnel sont simples

6.3.4 Simulation, suivi, analyses

• Le progiciel permet de réaliser mensuellement la comparaison entre le budget initial et le réalisé • Le progiciel permet d’élaborer plusieurs hypothèses de simulation et de conserver ces hypothèses

jusqu'à la fin du budget • Le budget initial doit être révisable plusieurs fois • Le progiciel fournit en standard des documents d’analyses des écarts et les postes de suivi possibles

sont au moins les suivants : Effectifs, Salaires, Charges, Allègements, Provisions • Les documents d'analyses permettent d'avoir les prévisions, les réalisations, et l'écart :

• Du mois en cours • De tous les mois précédents • Cumulés depuis le début de l'exercice

• Les résultats d'analyses sont accessibles en temps réel

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• Les simulations sont cataloguées

6.4 Formation

6.4.1 Contenu des écrans formation

• Les écrans formation sont-ils figés ou paramétrables ? • La richesse des tables permettant d’exploiter toutes les données formations : adaptation aux besoins

spécifiques de l’entreprise (ex : formation aux postes) • Mode de codification :- d’une session formation

- des organismes de formation - des axes de formation - des formations - type de formation (interne, externe- inter ou intra-entreprise)

Il doit y avoir un lien entre ces différents éléments. Ex : un code de rattachement au plan (année-axe-thème-n° ), formation, type, nature de la formation, codification de l’organisme

• Autres codifications - nature de la formation (formation professionnelle continue, formation aux postes, CIF, bilan de compétences, stagiaires scolaires) - coûts repas, déplacement par zone géographique - taux de charges patronales - coûts moyens salariaux par catégorie (pour le budget, et pour le réalisé éventuellement)

6.4.2 Le traitement de la formation

• Etablissement d’un plan et d’un plan pluri-annuel des formations (avec outil de simulation avant plan définitif), par service, par établissement, par société

• Suivi administratif automatisé de la formation (convocation individuelle, attestations de présence, information des chefs de service…)

• Ecran récapitulatif d’avancement dans la session formation (pièces nécessaires, jusqu’à à la clôture) • Alimentation automatique du plan réalisé et de l’écran individuel du salarié • Etablissement du plan de formation réalisé, au cours de l’année, avec comparaison/budget et analyse des

écarts • Edition des déclarations légales + états du bilan social, avec les éléments préparatoires pour vérification • Gestion des CIF, des bilans de compétences

6.4.3 L’exploitation des données formation : requêtes et consolidation

• Importance de la codification de la formation, et possibilité d’avoir un suivi par type de formation ainsi qu’un suivi global de l’effort consacré à la formation par l’entreprise et par le groupe (nombre de stagiaires, nombre de jour, coûts pédagogique , coûts salariaux, coûts annexes…)

• Outil performant en statistiques diverses + graphiques associés • Gestion de la taxe d’apprentissage

6.4.4 Autres

• La reprise des données formation déjà exploitées • Possibilité de gérer des outils de travail commun : feuille de recensement des besoins en formation, fiches

d’évaluation de stage, fiches pédagogiques(« à chaud » et « à froid »). Ces modèle sont-ils modifiables ? • Gestion des accès et de la confidentialité sécurisée • Gestion des règles à respecter pour un organisme de formation

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6.5 Postes, carrières et compétences, Recrutement

6.5.1 Description de poste

• Existence d’un modèle standard de description de poste ? Est-il modifiable ? Ou bien possibilité de créer et mettre à jour un standard groupe ?

• Historisation, au choix, des descriptions avant MAJ ou création • Peut-on comparer 2 descriptions de postes ? • Affectation d’un poste principal et de postes secondaires à un salarié • Consultation, requêtes à partir de certains éléments de la description : coefficient conventionnel, niveau

HAY, nom ou fonction du responsable hiérarchique, avec possibilité d’extraire certaines données (ex : assurance qualité)

• Copie d’une description afin de l’aménager pour un autre poste, ayant des similitudes • Intégration de ces descriptions dans un organigramme

6.5.2 Analyse du poste

• Qualité et facilité d’exploitation des outils de requêtes standard • Analyse des compétences d’un poste avec les compétences d’un salarié • Analyse des postes vacants • Existence d’un lien avec le module recrutement

6.5.3 Carrières et compétences

• Détails et la richesse des écrans réservés aux compétences et à la gestion de carrière • Mesure de l’adéquation d’un salarié à un poste • Recherche des salariés ayant le meilleur profil pour occuper un poste, notamment à l’aide d’une

hiérarchisation multi-critères. Cette analyse de compétences peut-elle des limiter aux compétences clé ? • Mesure de la performance d’un salarié dans un poste • Entretiens individuels : modèle existant ? Est-il paramétrable ? Un outil permet-il de gérer les plannings et

de s’assurer du bon suivi des entretiens ?

6.5.4 Recrutement

• La base candidatures est distincte du fichier base du personnel. C’est un fichier partagé au niveau Groupe • Le contenu de la candidature doit être complet (date de saisie, état civil, coordonnées, niveau d’études…)

avec possibilité de remplir un formulaire en ligne par le candidat, de joindre certains éléments (CV, photo) avec le rattachement de documents ou bien le scanner

• Liaison du module « recrutement » avec le module «postes» • Gestion des différentes étapes du recrutement (nom du recruteur, annonce, reprise automatique des

données pour la création de la fiche personnelle …) • Comptabilisation des candidatures reçues, des candidats convoqués, des candidats embauchés est-elle

possible ? • Automatisation de la gestion des candidats prévue (réponse) • Statistiques sur les délais et les coûts de recrutement afin de pourvoir un poste

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6.6 Gestion des temps et des activités

6.6.1 Données

• La gestion des temps est incluse dans l’offre • Cette fonction s’appuie sur le fichier du personnel du chapitre 6.2 • La confidentialité est gérée comme sur les autres modules

6.6.2 Evènements

• Un événement est quantifié de date à date , d’une heure de début à une heure de fin, sur une durée exprimée en jour, demi-journée, heure, minute, centième d’heure.

• Un événement permet une restriction d’accès dans l’entreprise à un individu.

6.6.3 Modèles horaires journaliers

• Les plages horaires sont de nature fixe, variable, interdite, de tolérance, de repos. • Le nombre de modèles horaires est important • Un modèle initialement prévu peut être remplacé par un autre

6.6.4 Régimes horaires

• Un régime horaire (ex 2X8, 3X8) est défini : • Pour une population, • Pour un individu

• Il peut être modifié à tout moment même s’il est déjà affecté avec une mise à jour rapide des modifications sur toutes ces affectations.

6.6.5 Macro langage

• Un module de calcul peut être créé, modifié ou supprimé à tout moment. • Des modules sont déjà fournis en standard. • Le paramétrage des compteurs est facilement réalisable : création, modification, suppression • Dans un algorithme de calcul les opérateurs sont : les opérateurs arithmétiques, la bascule d’un

compteur dans un autre.

6.6.6 Traitements

• L’acquisition de données peut se faire via : • Une badgeuse • Une saisie des présences • Une saisie par exception • Une saisie collective

• Les plannings sont gérés par service • Toute modification est visible directement sur le planning • Un planning peut être simuler avant d’être réellement activé, cette simulation permet de visualiser

l’impact des demandes de congés et autres absences connues • Le progiciel gère la flexibilité du temps de travail • Les temps sont recalculés automatiquement à la modification d’une donnée telle que :

• Rectification d’un modèle horaire, • Rectification du calendrier,

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• Saisie d’un événement, • Mise à jour de la fiche personnel

6.6.7 Anomalies

• Le progiciel gère les retards, les temps de pause et de repos • Les anomalies sont éditables et visualisables en temps réel • La mise en historique des anomalies est automatique • Le traitement de fin de journée permet de :

• Mettre à jour les compteurs, • Détecter les anomalies de présence

• Un traitement permet de visualiser en temps réels les absents et les présents

6.6.8 Interfaces

• Avec l’administration du personnel • Le progiciel permet de ramener dans le fichier du personnel : • Les heures supplémentaires et complémentaires • Les heures majorées • Les absences

• Le progiciel permet de comptabiliser les heures payées sur une section analytique • Différentes analyses sont proposer en standard par le progiciel : • Absentéisme en nombre et taux • Arrêts de travail • Congés • Etat de suivi à la semaine des heures payées et majorées • Etat de suivi du repos compensateur acquis, pris ,perdu • Etat de suivi des heures de délégation

• Avec la gestion de la paie

• Le progiciel transmet en standard les données utiles à la paie et récupère certains éléments calculés par la paie

• Avec le dossier individuel

• Le progiciel dispose d’une interface automatique de création ou de modification des informations du dossier du salarié (dans les 2 sens)

• Au cours de l’interface, certains individus peuvent être exclus

6.7 Avantages sociaux, participation et intéressement

6.7.1 Définition des avantages sociaux

• Recensement vaste des avantages sociaux • Gestion et valorisation collectives et individuelles de ces avantages sociaux. Les autres étant gérés en

paie, ou bien sous-traités. Le module doit permettre une valorisation globale des éléments de rémunération et des avantages sociaux (coûts réels et coûts imputés en paie)

• Lien du module avantages sociaux avec les modules paie et GRH • Exploitation de ces données par branche, société, établissement, par catégorie et par salarié +

consolidation groupe

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6.7.2 Gestion des avantages sociaux

• Calcul de l’intéressement et des primes variables collectives • Suivi des primes individuelles variables • Gestion individuelle des avantages sociaux- Etats standards fournis

7 PLANNING ET EVALUATION DES REPONSES DE LA CONSULTATION

⇒ La réponse au cahier des charges doit comprendre toutes les informations nécessaires au groupe de décision du Groupe A pour les sélections successives.

Voici le macro-planning de la consultation :

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S-19 S-20 S-21 S-22 S-23 S-24 S-25 S-26 S-27 S-28 S-29 S-30 S-31 S-32 S-33 S-34 S-35 S-36 S-37 S-38 S-39Elaboration du cahier des charges

Consultation fournisseurs

Envoi du cahier des charges aux fournisseurs le 05/06Réponses founisseurs pour le 22/06

Réception et traitement des réponses du 25/06 au 04/07Comité Pilotage du 05/07 / dépouillement choix max 3 solutions

Analyse des solutions pré-sélectionnéesConfirmation aux fournisseurs si retenus ou pas

Réception des projets de contrat fournisseurs pour le 18/07Préparation démonstrations / Questions réponses fournisseurs

Planning détaillé des démonstrationsDémonstration 1 le 11/09Démonstration 2 le 12/09Démonstration 3 le 18/09

Synthèse analyse des solutionsComité de Pilotage fin 09 / dépouillement choix max 2 solutions

Négociation contrat et organisation projet en 10-11/2001

sept-01mai-01 juin-01 juil-01 août-01

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7.1 Etude des candidatures

Cette étude prend notamment en compte les caractéristiques des sociétés candidates : expérience, références, pérennité…

7.2 Compléments éventuels au présent dossier

Les soumissionnaires admis à présenter une proposition doivent exprimer le besoin éventuel d’informations complémentaires au descriptif de la consultation. Les membres du groupe de décision Entreprise A restent à la disposition des soumissionnaires pour apporter individuellement les réponses aux questions complémentaires posées avant la remise des offres définitives.

7.3 Réception et analyse des dossiers de réponse

A partir de la date de remise du cahier des charges, une période de X jours ouvrés doit permettre aux soumissionnaires de déposer leur dossier de réponse. La date limite de remise des dossiers de candidatures est fixée au jj/mm/aaaa. Ce dossier vaut engagement du soumissionnaire, et doit donc contenir l’exhaustivité de son offre notamment en termes de périmètre d’intervention, moyens, coûts, responsabilités et élaboré en conformité avec les exigences du Groupe A exprimées dans le cadre de la procédure de consultation. La réponse au questionnaire électronique au format Excel97 doit être réalisée directement dans le document Excel. Vous aurez à répondre à chaque question classée par thème (oui/non, AS/400 (Oui/Non), commentaires). Le dossier de réponse doit intégré un document de synthèse de l’offre d’au maximum 15 pages reprenant les principaux éléments : ⇒ Organisation de projet proposée, notamment l’estimation des charges du Soumissionnaire et pour le

Groupe A, ⇒ Architecture fonctionnelle et technique préconisée, ⇒ Conditions tarifaires, ⇒ … Le dossier de réponse doit être remis en 8 exemplaires papiers et un exemplaire électronique au format Word97. Ces documents sont à transmettre à l’adresse suivante :

Groupe A Mme Prénom Nom (du destinataire)

Adresse

Code postale Ville

7.4 Sélection des soumissionnaires

En fonction du nombre de soumissionnaires, une présélection est établie après analyse des réponses au cahier des charges. La présélection retient deux à trois propositions les mieux situées par rapport aux critères retenus par le Groupe A. Cette décision intervient approximativement une dizaine de jours après la date de remise des offres, soit le jj/mm/aaaa.

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Les soumissionnaires présélectionnés devront adresser au Groupe A pour le jj/mm/aaaa au plus tard, un projet de contrat adapté au contexte de l’opération envisagée et intégrant notamment l’ensemble des pré-requis juridiques acceptés. Ce projet de contrat n’est en aucune façon le contrat « standard » du soumissionnaire.

7.5 Présentation de l’offre et de l’équipe d’intégration

Pour les soumissionnaires présélectionnés, une session de présentation de leur offre sera planifiée (une journée par offre sur le site de l’entreprise à « ville »). X dates sont déjà retenues :

• jour mois année, • jour mois année, • jour mois année.

Le calendrier exact est fixé en accord entre les décideurs du Groupe A et les soumissionnaires. ⇒ Le planning exact de chaque journée de présentation sera soumis pour validation à l’entreprise A deux

semaines avant. A cette occasion, le soumissionnaire présente l’équipe d’intégration. Ceci entend que l’équipe d’intégration présentée par le soumissionnaire est celle qui, en cas d’accord, prendra en charge l’étude et la mise en place de la solution. Il y a donc engagement du soumissionnaire sur les personnes (au moins en ce qui concerne les postes et fonctions sensibles). L’objectif de cette présentation est de préciser aux décideurs du Groupe A qui ont participé à la réalisation du cahier des charges, la solution de chaque soumissionnaire : ⇒ Présentation des intervenants (commercial – intégrateur) ⇒ Présentation globale de la solution ⇒ Présentation de la solution par domaine fonctionnel ⇒ Questions / réponses.

7.6 Synthèse et sélection finale

L’équipe de décision du Groupe A se donne 15 jours calendaires après les derniers entretiens et la remise éventuelle des adaptations, afin de synthétiser les offres, les valider qualitativement et économiquement, et choisir le soumissionnaire retenu. Ces ultimes modifications devront être déposées le jj/mm/aaaa au plus tard. Le soumissionnaire pressenti devra s’engager, au plus tard le jj/mm/aaaa, sur une lettre d’intention qui officialisera son offre. L’objectif est de démarrer le projet dès début mois années avec l’étude d’adéquation.

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8 CONTACTS ENTREPRISE A

Nom Fonction Téléphone

Fax E-mail

Mme Y Chef de projet utilisateur SIRH Entreprise A – siège

02 xx xx xx xx 02 xx xx xx xx

[email protected]

M X Responsable du domaine SIRH Direction de l’Organisation des Systèmes d’Informations Groupe A

02 xx xx xx xx 02 xx xx xx xx

[email protected]

Site internet : http://nomdomaine.fr

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