Extranet adhérents Actalians Guide d'utilisation Espace ...€¦ · Guide utilisation extranet Adhérents Actalians - Espace Entreprise 15/06/2015 Page 2 Sommaire 1 - Introduction

Guide utilisation extranet Adhérents Actalians - Espace Entreprise 15/06/2015 Page 1

Extranet adhérents Actalians

Guide d'utilisation Espace Entreprise


Sommaire

1 - Introduction ............................................................................................................ 4 Avant-propos ........................................................................................................................ 4 Préambule ............................................................................................................................ 4 Navigateurs .......................................................................................................................... 4

2 - Principe d’ergonomie ............................................................................................. 5 Principes généraux d’ergonomie ..................................................................................... 5 Structure type d’une page .............................................................................................. 5 Champs obligatoires ...................................................................................................... 6 Recherche .................................................................................................................... 6 Nomenclature des icônes ............................................................................................... 7

3 - Conditions d’accès à l’espace ............................................................................... 8

S’inscrire ...................................................................................................................................................... 8 Se connecter ............................................................................................................................................ 10 Perte de mot de passe ........................................................................................................................... 10

4 - Mon compte ......................................................................................................... 11

Modifier mon mot de passe .................................................................................................................... 11 Modifier mon compte ............................................................................................................................... 11 Modifier les coordonnées de l'entreprise ........................................................................................... 12 Gérer mes utilisateurs ............................................................................................................................ 13 Mes coordonnées bancaires................................................................................................................. 13

5 - Mes salariés ........................................................................................................ 14

Gérer mes salariés .................................................................................................................................. 14 Ajouter un salarié .................................................................................................................................... 14 Importer mes salariés ............................................................................................................................. 15 Exporter mes salariés ............................................................................................................................. 16

6 Mes cotisations ...................................................................................................... 18

Notices cotisations .................................................................................................................................. 18 Mon historique .......................................................................................................................................... 18 Mes versements de cotisation ............................................................................................................. 19 Mon reçu libératoire 2014 ...................................................................................................................... 19

7 - Je transmets ........................................................................................................ 20

Une formation ........................................................................................................................................... 20 Une période de professionnalisation .................................................................................................. 28 Une demande de financement déjà enregistrée .............................................................................. 30 Un contrat de professionnalisation ...................................................................................................... 31 Une demande de remboursement ....................................................................................................... 32


8 - Je consulte .......................................................................................................... 41

Mon attribution ......................................................................................................................................... 41 Mes formations ......................................................................................................................................... 43 Mes périodes de professionnalisation ................................................................................................ 44 Mes contrats de professionnalisation ................................................................................................. 45 Mes remboursements ............................................................................................................................. 45

9 - Mes outils ............................................................................................................ 47

11- Annexe ................................................................................................................................................... 48

Structure Fichier Import Salarié............................................................................................ 49

Guide utilisation extranet Adhérents Actalians - Espace Entreprise 15/06/2015 Page 4 sommaire

1 - Introduction

Avant-propos

Préambule

"L'espace Entreprise" est un espace spécifique de l’Extranet Adhérents dédié aux entreprises adhérentes d’Actalians.

Il répond à deux objectifs : donner une autonomie et une visibilité plus importantes dans la gestion de vos dossiers ; accélérer le traitement et le remboursement de vos stages de formation.

Navigateurs L’espace est optimisé pour les navigateurs IE9, Mozilla Firebox 25, Chrome et leurs versions ultérieures.


2 - Principe d’ergonomie

Principes généraux d’ergonomie

Structure type d’une page

Figure 1 Le cadre de gauche indique les groupes d’actions susceptibles d’êtres exécutées : Je transmets Je consulte Mes cotisations …. … Le groupe d’actions en cours d’exécution est actif : "Je consulte" dans l’exemple de la figure 1, et l’utilisateur souhaite dans l’exemple "Consulter ses formations". Le cadre de droite est dédié à l’espace de travail de l’utilisateur et correspond à l’action activée. L’utilisateur a systématiquement la possibilité de cliquer sur le bouton pour quitter l’extranet


Champs obligatoires

Figure 2

Les champs obligatoires sont suffixés par un astérisque sur la page de travail. Après avoir cliqué sur le bouton si des champs obligatoires n’ont pas été

renseignés, la mise à jour n’est pas effectuée et la bulle apparait à côté des champs concernés.

Recherche L’utilisateur saisit ses critères de recherche

Figure 3


Puis clique sur le bouton L’extranet affiche le résultat :

Figure 4

Nomenclature des icônes

Consulter le détail d’un élément de la liste

Modifier le détail d’un élément de la liste

Supprimer un élément de la liste, si ce bouton est activé un message de confirmation est envoyé .

Visualiser le PDF associé à l’élément de la liste une nomenclature est associée au champ de saisie.

Valider les données saisies sur la fenêtre de travail, si la validation déclenche une mise à jour un message de confirmation est envoyé.

.

Retour écran précédent.


3 - Conditions d’accès à l’espace

S’inscrire Les entreprises, toutes sections confondues, peuvent s’inscrire sur l‘Espace Entreprise . Pour vous inscrire, il suffit de demander à Actalians de vous fournir un identifiant composée de 6 chiffres. Une fois votre identifiant obtenu, connectez-vous sur www.actalians.fr et cliquez sur le bouton "Adhérents" puis sur Espace Entreprise. Vous arrivez sur la fenêtre suivante :

Figure 5

Cliquez sur


Vous obtenez le formulaire d’inscription à compléter :

Figure 6

Remplissez le formulaire puis cliquez sur Le mail suivant est alors envoyé à l’adresse de saisie :

Figure 7

Cliquez sur le lien pour valider votre inscription.


Se connecter Pour vous connecter, rendez-vous sur www.actalians.fr et cliquez sur le sur le bouton "Adhérents" puis sur Espace Entreprise. La fenêtre suivante s’affiche :

Figure 8

Saisissez votre e-mail et votre mot de passe et cliquez sur

Précision : Votre mot de passe est personnel, c’est vous qui le choisissez.

Perte de mot de passe Cf. figure 8 cliquez sur "Vous avez perdu votre mot de passe, cliquez ici". La fenêtre suivante s’affiche :

Figure 9

http://www.actalians.fr/

https://opcapl4/adherent/lostPassword.vm


4 - Mon compte

Modifier mon mot de passe Cliquez sur " Modifier mon mot de passe", la page suivante s'affiche :

Figure 10 Saisissez les données obligatoires et cliquez sur

Modifier mon compte

Figure 11 Saisissez les données obligatoires et cliquer sur


Modifier les coordonnées de l'entreprise Cliquez sur "Modifier les coordonnées de l'entreprise", la page suivante s'affiche :

Figure 12


Gérer mes utilisateurs Cliquez sur "Gérer mes utilisateurs"‘, la fenêtre suivante s’affiche :

Figure 13

Pour ajouter un utilisateur, cliquez sur Précision : seul l'administrateur (le premier à être inscrit) peut gérer les utilisateurs de l'entreprise

Mes coordonnées bancaires Donne la possibilité de visualiser les comptes bancaires associés à la collecte et à la formation de l'adhérent :

Figure 14


5 - Mes salariés

Gérer mes salariés Cliquez sur "Gérer mes salariés", la fenêtre suivante s’affiche :

Figure 15

Ajouter un salarié Cliquez sur "Ajouter un salarié", la fenêtre suivante s’affiche :

Figure 16

Saisir les champs obligatoires et cliquer sur


Importer mes salariés Cliquez sur "Importer mes salariés" pour accéder à la page suivante :

Figure 17

Important ! Le système vous propose la structure du fichier Excel à utiliser, qu’il faut respecter scrupuleusement (Veuillez utiliser le fichier Excel joint) ainsi que la liste des codes emploi. Le format détaillé à utiliser est décrit en annexe du présent document. 6 champs sont obligatoires : Nom Prénom Date de naissance Sexe Siret de l’établissement Etat d’activation (ACTIF = Présent dans l’entreprise, NON ACTIF = a quitté l’entreprise)

Le libellé de l’emploi n’est pas utile à l’import, mais apparait toujours à l’export. Le type d’import est aussi inutile à l’import. A l’export, il prend la valeur MASSE pour tous les salariés importés par fichier et UNITAIRE pour tous ceux saisis manuellement. Il faut indiquer le répertoire où se trouve le fichier de la façon suivante :

Figure 18


Et choisir

si l’on souhaite annuler et remplacer la base salariés existante dans l’extranet Adhérents. Ou

si l’on souhaite mettre à jour la base salariés existante dans l’extranet Adhérents. Une fois l’import terminé, le système affiche l’écran de gestion des salariés :

Figure 19

Exporter mes salariés Cliquez sur "Exporter mes salariés", la fenêtre suivante s’affiche :

Figure 20


Puis cliquez sur pour accéder à la page suivante :

Figure 21


6 Mes cotisations

Notices cotisations Cliquez sur permet d'affiche la notice cotisations adaptée à votre code NAF

Mon historique Cliquez sur "Mon historique" pour accéder à la page suivante :

Figure 22

Si vous cliquez sur le détail des cotisations s'affiche.

Figure 23

Si vous cliquez sur le reçu libératoire pour l’année de masse salariale sélectionnée s'affiche.


Mes versements de cotisation Cliquez sur "Mes versements de cotisation" pour accéder au détail du versement de l'année :

Figure 24

Mon reçu libératoire 2014 Cliquez sur "Mon reçu libératoire" pour obtenir l'attestation de versement de l'année en cours.


7 - Je transmets

Une formation Cliquez sur "Une formation", la page suivante s’affiche :

Figure 25 Formation-1

Puis Figure 25 Formation -2


Je transmets une formation

Figure 26 Remarques : Si vous ne cochez pas "Calendrier indéfini", vous devez saisir le calendrier précis de la formation.

Le "coût pédagogique par stagiaire" représente le coût pédagogique global net de taxe de la formation pour un stagiaire donné.

Vous pouvez choisir l’unité de durée de la formation : le jour ou l’heure. Il faut indiquer précisément la prise en charge demandée par type de frais, trois possibilités vous sont proposées :

- au réel, - au barème - pas de prise en charge demandée



En cliquant sur l’espace affiche l'écran ci-dessous :

Figure 27 L'extranet vous propose d'indiquer les salariés qui font partie du groupe de formation.


Je transmets une formation Si vous cliquez sur la loupe associée au "Nom", le système affiche la liste des salariés de l'entreprise et vous pouvez effectuer votre sélection.

Après sélection, l'écran suivant s'affiche :

Figure 28

Précisions :

L’espace vous donne la possibilité de saisir directement le nom du stagiaire, sans utiliser les salariés enregistrés dans la base.

Saisir un stagiaire qui n’est pas enregistré en tant que salarié vient alimenter la base Salariés.

Le code CSP est non modifiable et se déduit du Code emploi indiqué.

Il est possible de saisir un nombre d’heures HTT en cochant la case correspondante.

Cliquez sur pour mémoriser votre stagiaire.



Figure 29

Précisions :

Il est possible de modifier un stagiaire que l'on a enregistré . Si vous avez demandé une prise en charge des salaires au réel et/ou une prise en charge au réel des frais de transport et d’hébergement, l’écran stagiaire est complété des champs de l'écran suivant cerclés de rouge.



Figure 30

NB : Le calcul des frais annexes est déclenché en cliquant sur


Je transmets une formation Cliquez sur pour obtenir la page suivante :

Figure 31 Précision : ne pas oublier de cocher "Oui" si vous souhaitez la mobilisation de l’attribution en cas d’épuisement de l’enveloppe prioritaire.

Cliquez sur pour obtenir l’écran de récapitulatif :

Figure 32


Je transmets une formation Si vous cliquez sur le dossier est à l’état "NON ENVOYE",

et vous obtenez le message suivant :

Figure 33

Si vous cliquez sur , le dossier est à l’état "A ENVOYER" et ne sera plus modifiable, vous obtenez le message suivant :

Figure 34

Cliquez sur pour imprimer le récapitulatif.


Une période de professionnalisation Cliquez sur "Une période de professionnalisation" pour accéder à la page suivante :

Figure 35 - Période de professionnalisation(1)

Figure 36 - Période de professionnalisation( fin)


Je transmets une période de professionnalisation L’écran stagiaire est complété par les données spécifiques à la période de professionnalisation (données entourées de rouge sur la figure ci-dessous) :

Figure 37

Il est possible de ne pas indiquer un tuteur pour la période en cochant "Période sans tuteur".


Une demande de financement déjà enregistrée Cliquez sur "Une demande d'envoi de formation ou de période de professionnalisation", la page suivante apparaît :

Figure 38 Puis cliquez sur

Figure 39

Figure 51


Je transmets une demande de financement déjà enregistrée L’espace Entreprise affiche les dossiers à l’état "NON ENVOYE", en les filtrant éventuellement, puis

donne la possibilité de les envoyer en cochant Un message de confirmation est envoyé quand l’envoi est effectif

Un contrat de professionnalisation Cliquez sur "Un contrat de professionnalisation" la page ci-dessous apparaît. L’espace Entreprise propose une redirection vers le portail de l’alternance du ministère du Travail sur lequel les contrats de professionnalisation doivent être saisis.

Figure 40


Une demande de remboursement 1) Recherchez le dossier à rembourser Cliquez sur "Une demande de remboursement" la page suivante apparaît :

Figure 41 L’extranet affiche tous les dossiers (Stage et Période) qui ne sont pas soldés, et qui ont été créés après le 1er janvier 2014.


Je transmets une demande de remboursement Vous pouvez filtrer cette liste avec les critères de recherche suivants :

- mois de début de la formation comprise dans la fourchette de saisie (mois de début, mois de fin ) - n° de dossier Si vous souhaitez des critères supplémentaires,

cliquez sur , vous obtenez l'écran suivant :

Figure 42

Cliquez sur , le système affiche les dossiers non soldés correspondants aux critères

de recherche saisis.

La colonne "STATUT" peut prendre les valeurs suivantes : • PRIS EN CHARGE • DEMANDE ACOMPTE • DEMANDE SOLDE • TRANSMIS ACOMPTE REGLE • TRANSMIS SOLDE REGLE

permet de consulter le détail du dossier de formation.

permet de créer une demande de remboursement sur le dossier sélectionné.


Je transmets une demande de remboursement 2) Effectuez la saisie de votre demande

Cliquez sur , vous obtenez l'écran "Une demande de remboursement" : Figure 43 NB :

Figure 44 Ce cadre permet de visualiser l'historique des demandes de remboursement et des remboursements effectués sur le dossier examiné :

- la date de début de période de remboursement - la date de fin de période de remboursement - le montant demandé - le statut de la demande - le montant réellement remboursé


Je transmets une demande de remboursement Remarque 1 : Il est possible de modifier la date de début de la formation (en restant dans le millésime en cours), mais il n'est pas possible de modifier la durée de la formation. Remarque 2 : Il est possible de demander un remboursement partiel en cochant la case à cocher, il faut alors saisir la période de remboursement et le nombre d'heures réalisées sur la période

Figure 45

Cliquez sur , la liste des stagiaires s'affiche :

Figure 46


Je transmets une demande de remboursement Il est possible d'effectuer les actions suivantes sur la liste des stagiaires :

Figure 47 A : cocher la case permet d'indiquer que tous les stagiaires ont été présents sans absence déclarée B : permet de visualiser le stagiaire C : permet de saisir une attestation pour un stagiaire donné. Le nombre d'heures d'absence est calculé

automatiquement d'après le nombre d'heures effectuées D : permet d'indiquer que le stagiaire a été totalement présent E : permet d'indiquer que le stagiaire a été totalement absent

Figure 48


Je transmets une demande de remboursement

Cliquez sur permet d' ajouter un nouveau stagiaire :

Figure 49


Je transmets une demande de remboursement

Une fois les attestations définies (la saisie est obligatoire), Cliquez sur , pour obtenir :

Figure 50


Je transmets une demande de remboursement - Les montants demandés sont pré-affichés par type de frais et calculés au prorata de la période de

remboursement considérée. - Il est possible de saisir, pour un frais donné, un montant supérieur au solde de la prise en charge

(c'est à dire au reste à payer) et ceci dans le cas où l'adhérent est une entreprise de 10 salariés et plus et que la prise en charge des frais considéré est au réel.

- Il est possible de saisir un commentaire sur la demande de remboursement.

Ce commentaire sera visible par les gestionnaires Actalians.

Figure 51 puis Figure 52


Je transmets une demande de remboursement Il faut obligatoirement joindre un document de type "Facture" et un document de type "Feuilles d'émargement" pour pouvoir envoyer la facture. Il est possible d'ajouter une pièce supplémentaire à votre demande (jusqu'à 5 pièces) NB : il est possible d'indiquer pour le règlement de votre remboursement un nouveau RIB. Cliquez sur pour obtenir le récapitulatif de la demande, puis validez de nouveau pour obtenir le message suivant :

Figure 53

Cliquez sur pour lancer l'impression du récapitulatif. 3) Récapitulatif de la demande de remboursement

Figure 54


8 - Je consulte

Mon attribution Cliquez sur "Mon attribution", la page suivante apparaît :

Figure 55 NB : dans le cas où l'adhérent a effectué une attribution volontaire, celle-ci est aussi visualisée.

Si vous cliquez sur , vous obtenez le détail des fonds engagés :

Figure 56


Je consulte mon attribution Vous pouvez filtrer par Date de formation et Statut le portefeuille de dossiers. Les valeurs possibles du statut sont :

EN COURS : le dossier n’est pas connu du back office. ENREGISTRE : le dossier est connu du back office, mais n’est pas instruit. PRIS EN CHARGE : une décision de prise en charge a été effectuée sur le dossier. REFUSE : une décision de refus a été prise sur le dossier. ANNULE : le dossier a été annulé par le back office. Le numéro de dossier est le numéro attribué par le back-office d'Actalians.


Mes formations Cliquez sur "Mes formations" , vous obtenez :

Figure 57

Dans la colonne "Statut" vous trouvez, en plus du statut du stage, la notion de statut d’envoi avec les valeurs suivantes possibles : - A ENVOYER : vous avez décidé d’envoyer le stage à Actalians, il n’est plus modifiable. - ENVOYE : le stage a été envoyé vers Actalians. - TRANSMIS : le stage est dans le back-office Actalians.

Cliquer sur permet de consulter le détail du stage.

Cliquer sur permet de visualiser le bordereau récapitulatif du stage. NB : le champ "N° chapeau" n'est plus utilisé.


Je consulte mes formations

Si vous cliquez sur , l’espace vous offre les critères supplémentaires suivants :

Figure 58

Mes périodes de professionnalisation Cliquez sur "Mes périodes de professionnalisation", la page suivante s'affiche :

Figure 59

Le principe est identique à celui des formations


Mes contrats de professionnalisation Cliquez sur "Mes contrats de professionnalisation", la page suivante s'affiche :

Figure 60 Le principe est identique à celui des Formations Mes remboursements

Figure 61


Je consulte mes remboursements

Cliquez sur pour obtenir le détail du remboursement :

Figure 62

Si vous cliquez sur , vous visualisez la lettre de règlement émise par le système : Figure 63

Nom du Groupe Adresse xxxxxxx

xxxxxxx


9 - Mes outils

Permet de visualiser une liste de documents de type "Mon accord de branche".


11- Annexe

⇒ Structure Fichier import salarié

Colonne Descriptif Commentaire

Code Emploi Le code doit exister dans la table des codes Emploi fournie

Titre emploi Non utilisé à l’import

Prénom 30 caractères maximum Obligatoire

Nom 30 caractères maximum Obligatoire

Sexe F ou M Obligatoire

Date de naissance Sous la forme jj/mm/aaaa Obligatoire

Date d’embauche Sous la forme jj/mm/aaaa

Téléphone

10 chiffres uniquement

E.mail

Siret d’entreprise 14 positions Le Siret doit faire partie du groupe

Obligatoire

Etat d’activation Non Actif, Actif Activité du salarié dans l’établissement

Obligatoire

Numéro interne du salarié

20 caractères maximum

Nombre heures mensuelles travaillées

Entier strictement positif

Salaire mensuel

TYPE import MASSE ; UNITAIRE Non utilisé à l’Import

Documents

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