Facture électronique Retour d’expérience de Brest ... · Chantiers SI Pilotage tactique Gestion administrative Relations extérieures Stratégie de ... • La mobilisation de

Facture électronique

Retour d’expérience de Brest métropole en tant que pilote national

sur l’utilisation de CHORUS PORTAIL PRO

MEGALIS24 Mai 2016

https://portail.brest-metropole-oceane.fr/sites/intranet/Commentfairepourcommuniquer/PublishingImages/Logo_Brest_metropole_ville_E_blanc.jpg

Le contexte

MEGALIS - Facture électronique - CHORUS PORTAIL PRO 2



Le contexte réglementaire


Ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014 relative au

développement de la facturation électronique

ARTICLE 1

• I. - Les titulaires ainsi que les sous-traitants admis au paiement direct de contrats conclus par

l'Etat, les collectivités territoriales et les

établissements publics transmettent leurs factures

sous forme électronique.

• II. - L'Etat, les collectivités territoriales et les

établissements publics acceptent les factures

transmises sous forme électronique par les

titulaires et les sous-traitants admis au paiement direct mentionnés au I, dans les conditions prévues à l'article 2.





ARTICLE 2

• Une solution mutualisée, mise à disposition par l'Etat et dénommée « portail de facturation »,

permet le dépôt, la réception et la transmission

des factures sous forme électronique.

• L'Etat, sauf impératif de défense ou de sécurité

nationale, les collectivités territoriales et les

établissements publics ainsi que les titulaires et les

sous-traitants admis au paiement direct de leurs

contrats utilisent le portail de facturation pour la

mise en œuvre des obligations fixées à l'article

1er.



ARTICLE 3

L'obligation prévue au I de l'article 1er s'applique aux

contrats en cours d'exécution ou conclus

postérieurement :

• Au 1er janvier 2017 : pour les grandes entreprises et les

personnes publiques

• Au 1er janvier 2018 : pour les entreprises de taille

intermédiaire

• Au 1er janvier 2019 : pour les petites et moyennes

entreprises

• Au 1er janvier 2020 : pour les très petites entreprises





Les catégories d’entreprises

• TPE

– moins de 10 salariés,

– chiffre d’affaires annuel ou un total de bilan

inférieur à 2 M€

• PME

– moins de 250 salariés,

– chiffre d’affaires inférieur à 50 M€ ou un total de

bilan inférieur à 43 M€

• Entreprises de taille intermédiaire

– moins de 5000 salariés

– chiffre d’affaires inférieur à 1500 M€ ou total de

bilan inférieur à 2000M€

• Grandes entreprises

– toutes les entreprises qui ne sont pas classées dans

les catégories précédentes



LOI n° 2014-58 du 27 janvier 2014 de modernisation de l'action

publique territoriale et d'affirmation des métropoles

ARTICLE 75

• « Dans un délai de trois ans suivant la publication de la présente loi, les métropoles transmettent

aux comptables publics, sous forme

dématérialisée, les pièces nécessaires à

l'exécution de leurs dépenses et de leurs recettes

dans le respect des modalités fixées par décret »



Entreprises Ordonnateur

A partir de janvier 2017

MEGALIS - Facture électronique - CHORUS PORTAIL PRO

Comptable public

Autres acteursBanques

Préfecture…

Factures électroniques[2017 – 2020]

Pièces justificatives

Flux PESV2

Chorus Portail Pro Toutes les pièces

justificatives dont les factures électroniques

9


A partir de janvier 2017

10MEGALIS - Facture électronique - CHORUS PORTAIL PRO


Objectifs de la facturation électronique

• Réduire les délais de paiement

– Aujourd’hui, le délai global de paiement réglementaire

est de 30 jours

– Demain, le délai global de paiement réglementaire

pourrait être porté à 20 jours

• Offrir un service de suivi du traitement des factures au

bénéfice des entreprises

– Accès au cycle de vie de la facture grâce au portail de

facturation : Déposée

En cours d’acheminement vers le destinataire

Mise à disposition du destinataire

Rejetée par l’ordonnateur

Suspendue

Mandatée

Mise à disposition du comptable

Comptabilisée

Mise en paiement




La solution Chorus Portail Pro mise à

disposition par l’Etat


La solution Chorus Portail Pro

• Est en cours de développement par l’AIFE

– Agence pour l’informatique financière de l’Etat

• S’inscrit dans la continuité de Chorus Factures

– Solution mise en œuvre par l’Etat depuis le 1er

janvier 2012



La solution Chorus Portail Pro - Illustration



Certificats d’authentification

• 3 Modes de fonctionnement pour les Fournisseurs

et des Collectivités Territoriales

• EDI ou API (automatisé)

• Portail (manuel)

• Certificats d’authentification (de type RGS*

serveur)

• Nécessaire pour reconnaître la collectivité ou le

fournisseur

• Tutoriel de Mégalis :https://www.megalisbretagne.org/jcms/dmw_5576/facturation-

electronique



Les incontournables

• L’utilisation de ce portail par les fournisseurs suppose 2

préalables indispensables :

- que le fournisseur connaisse le numéro d’engagement

- que le fournisseur connaisse le numéro SIRET de votre Collectivité.



Comment Brest métropole se met

en ordre de marche ?




Une commande, un projet, une

méthode


Une commande claire portée par les Elus et la

Direction Générale

Optimiser les performances et la

qualité de la chaîne comptable

Contribuer à la démarche de

développement durable

Améliorer la qualité du service rendu à

l’usager

• Réduire le délai global de paiement (DGP) : un délai de mandatement inférieur à 20 jours pour tous les services

• Offrir un service de suivi des paiements à l’usager (fournisseurs, partenaires)

• Diminuer le nombre de factures

• Réduire les coûts de traitement de la facture

• Atteindre « zéro intérêt moratoire »

• Rédiger un règlement financier

• Clarifier et simplifier les règles de contrôle interne

• Viser les échanges « zéro papier » dans la chaîne de dépenses et de recettes

• Réduire l’archivage papier en interne

• Améliorer la traçabilité et le partage de l’information, sécuriser les données au service de tous les utilisateurs



Un projet, plusieurs dimensions

Le projet Odîcé

Chantiers SI

Pilotage

tactiqueGestion

administrative

Relations extérieures

Stratégie de déploiement

Accompagnement des agents

Veille etProspective

Expérimentation Chorus Portail Pro



Une équipe Projet

• Un pilote : la direction des finances (DF)

• Une équipe projet composée d’agents du pôle

ressources

– Chef de projet odîcé, DF

– Directeur, DF

– Chargé de mission odîcé, DF

– Responsable du système d’information finances, DF

– Responsable de la commande publique, DF

– Directrice Adjointe, DRH

– Responsable des études, DSIT

– Assistante projet, Direction Organisation

• Un accompagnement en interne par la Direction Organisation



Une méthode de travail

• Le recensement de l’ensemble des pièces justificatives

à produire

• L’optimisation du processus de traitement des factures

• L’amélioration des contrôles des pièces marchés

• La mise au point d’un environnement technique

• La mobilisation de l’ensemble des parties prenantes à

la démarche

• La participation au pilote Chorus Portail Pro




Les nomenclatures


La liste précise des PJ à transmettre au

comptable public a été co-construite avec la

Trésorerie Municipale

– PJ à produire à l’appui des mandats de dépenses (hors paie)

– PJ produites par la direction des finances

– PJ à produire à l’appui des titres de recettes

– PJ à produire à l’appui des mandats de paie


Les nomenclatures des pièces justificatives (PJ)



L’optimisation du processus de

traitement des factures


Situation actuelle


Réception

de la

facture

Commande Livraison

Vérification

du service

fait

Contrôle et

liquidationMandatement

Enregistrement

de la facture

Délais de paiement

Endroits multiples

Endroits multiples

Directions DirectionsDirection Finances

Directions Fournisseurs


Processus cible pour les factures en 2017


Réception

de la

facture

Commande LivraisonEnregistrement

de la facture

Délais de paiement

Endroits multiples

Endroits multiples

Vérification

du service

fait

Directions

Contrôle et

liquidationMandatement

DirectionsDirection Finances

Directions Fournisseurs

Dépôt de la

facture CPP ou

Pastell / mise

à disposition

dans Coriolis

Endroit unique

Délais de paiement


L’optimisation du processus facture

Temps Fournisseur Réréfent opérationnelResp. Service/

DirecteurSAG / CF Direction des finances

au fil de l'eau

EN

GA

GE

ME

NT

CO

MM

AN

DE

FA

CT

UR

AT

ION

LIQ

UID

AT

ION

LIV

RA

ISO

N

RE

CE

PT

ION

SE

RV

ICE

FA

ITPrépare la commande

Réalise les prestations

(fournitures, services, travaux)

Crée un engagement

Vise la commande

Réceptionne les prestations

Constate le service fait

et le communique au SAG

Transmet la facture via Chorus avec le n°

d'engagement

Contrôle et liquide la facture

Mandate

Rassemble les PJ

Enregistre la facture

délais de paiement

Envoie la commande

avec le n°d'engagement




La mise au point d’un

environnement technique


Construction d’armoires pour stocker les PJ

• Armoire Marchés

• Armoire RH

• Armoire autres PJ


Co construction Direction des finances, DSIT,

Direction métier


Double-écrans


Logiciel de

gestion

financière

Pièce

justificative


Entreprises

Organisation du SI « factures »

à partir de janvier 2017


Flux PESV2

Factures électroniques

Comptable public

Ordonnateur

PlateformeMEGALIS

Coriolis BULL

Archivage MEGALIS

PlateformeMEGALIS

HELIOSCHORUSPORTAIL

PRO

Retours statuts

Factures Papier

Armoire des PJ ( Docs

scannés ou électroniques)

Facturier Et

Directions



La mobilisation de l’ensemble des

parties prenantes


Accompagner la mise en mouvement …


…de

l’ensemble des

acteurs

Organisations

Syndicales

35 Directeurs

350

Agents

Elus

Fournisseurs

TrésorerieMembres du

Comité technique

Acteurs du

circuit

de la facture

Managers

Correspondants

financiers

Référents

Opérationnels

« acheteurs »

Membres du comité

de pilotage

Signataires de PJ

et bordereaux

Producteurs de PJ

Membre du

comité

de pilotage

Comptable

public

Supportent les

délais de

paiement

Relais

d’information

Membres du

groupe projet


Accompagner la mise en mouvement

avec…


…différentes

modalités

Hotline

Outillage

Réunions d’information

Formation

Ateliers

Communicationfournisseurs

Check-list

Nomenclatures

Double-écran

Direction des

Finances / DSIT

Réunion d’information

générale premier

trimestre 2016

Mailings, clause

d’insertion dans

les marchés,

hotline,

amélioration du

bon de

commande…

2nd semestre 2016

Outils, rappels

comptables

Check list

Armoire des PJ

Check list

Accompagnement processus factures

Test Chorus Portail Pro

4 février CCI

Parapheur électronique

Evolution CoriolisPour l’interne

et l’externe

Accompagnement spécifiqueGénéralisation



L’expérimentation Chorus Portail Pro


Brest métropole : pilote de l’expérimentation CPP

• Site pilote pour expérimenter la solution Chorus Portail

Pro six mois avant l’échéance du 1er janvier 2017

• Pourquoi ?

– Pour anticiper les changements en interne

– Pour être force de proposition sur les modalités de mise

en œuvre

– Pour renforcer le dialogue entre la collectivité et les

entreprises

• Une soixantaine de fournisseurs testeurs a été identifiée

selon différents critères

– Grandes entreprises

– Fournisseurs de l’Etat

– Fournisseurs de moindre taille avec un volume significatif

de factures ou avec des marchés de travaux



Stratégie de communication fournisseurs


Réunion à la CCI le 4 février

2016 avec les responsables

de réseaux professionnels

Pour tous les fournisseurs, à partir de

sept 2016

• Mailing

• Petit déjeuner d’information en octobre

• Insertion clauses marchés publics

• Evolution du bon de commande

• Hotline


Où en sommes nous?



Calendrier de la dématérialisation

MEGALIS - Facture électronique - CHORUS PORTAIL PRO

Novembre 2015

Signature électronique des bordereaux

Juillet 2016

Factures

Directions « testeurs Chorus Portail Pro »

Janvier 2017

Tout et dans toutes les directions

factures, baux, achats immobiliers, titres…

40


L’avancée du projet


Déploiement des doubles écrans

Mise à disposition des nomenclatures

Construction des armoires électroniques

Signature électronique des bordereaux

Préparation en interne du pilote CPP

Mobilisation fournisseurs testeurs

Information fournisseurs Formation correspondants financiers

Evolution de Coriolis

Test CPP

Elaboration nouveau processus facture

Généralisation du nouveau processus facture

Elaboration de check list« marchés »

Mise au point de l’assistance

Fait En cours A venir

Réflexion sur la réception des factures papier


Pistes de travail / Incontournables

• Un portage fort

• Une équipe projet

• Concertation avec le Trésorier

• Travail avec l’Editeur du logiciel de gestion financière

• Informer et sensibiliser ses fournisseurs

• Assistance de MEGALIS



Coordonnées

• Emmanuelle BOREL, Adjoint au Directeur des

Finances de Brest métropole et Ville de Brest.

Chef du projet ODICE :

[email protected]

02 98 33 58 35

• Marie-Annick MOAL, Responsable du Service Etudes et

Développement de la DSIT de Brest métropole et Ville

de Brest :

[email protected]

02 98 33 30 93



mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

Documents

Facture électronique Retour d’expérience de Brest ... · Chantiers SI Pilotage tactique Gestion administrative Relations extérieures Stratégie de ... • La mobilisation de