Fiche Fonctionnalites DM 2010

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VDOC DOCUMENT MANAGEMENT SQL

Version 2010

Fiche de fonctionnalités

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VDoc Document Management SQL - Fiche de fonctionnalités

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Sommaire

• Le document 5

Les attributs documentaires ................................................................................................................................ 5 Le cycle de vie .................................................................................................................................................... 6 La référence formatée ......................................................................................................................................... 7 Le fichier .............................................................................................................................................................. 8 Historique des versions d’un document .............................................................................................................. 8

• Création d’un document 9

Les étapes de création d’un nouveau document ................................................................................................ 9 Sélection d’un type de document ...................................................................................................................................... 9 Sélection d’une donnée .................................................................................................................................................. 10 Saisir les attributs documentaires ................................................................................................................................... 10 Définition de la liste de diffusion ..................................................................................................................................... 11 Opérateurs du cycle de vie ............................................................................................................................................. 11

Gestion de la pièce jointe .................................................................................................................................. 12 Création d’un nouveau fichier à partir d’un modèle ........................................................................................................ 12 Sélectionner un fichier existant ....................................................................................................................................... 13 Création d’un nouveau document à partir de MS OUTLOOK ......................................................................................... 13 Indexation automatique de fichiers issus d’un répertoire ................................................................................................ 14 Création depuis l’explorateur Windows .......................................................................................................................... 14 Création depuis Office Word 2007 .................................................................................................................................. 15

• Gestion du fichier 17

Modification ....................................................................................................................................................... 17 Conversion au format PDF................................................................................................................................ 18 Données contenues .......................................................................................................................................... 18

• Gestion des révisions 20

Création d’une nouvelle version ........................................................................................................................ 20 Historique des révisions .................................................................................................................................... 20

• Diffusion 22

Distribution papier ............................................................................................................................................. 22 Historique des distributions ............................................................................................................................... 23 Accès aux documents qui m’ont été diffusés .................................................................................................... 23 Suivi de la distribution ....................................................................................................................................... 24

• Cycle de vie 25

Interruption ........................................................................................................................................................ 25 Intervention depuis la liste des documents à traiter .......................................................................................... 25 Intervention depuis un message électronique .................................................................................................. 26 Annotations ....................................................................................................................................................... 26 Délégation d’une intervention ........................................................................................................................... 27 Notification sur les changements d’état ............................................................................................................ 27 Historique des opérations ................................................................................................................................. 27

• Les systèmes de recherche 28

La recherche rapide .......................................................................................................................................... 28 La recherche avancée ....................................................................................................................................... 28

• Traçabilité 30

Historique des opérations ................................................................................................................................. 30 Historique des modifications sur les attributs documentaires ........................................................................... 30




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Historique des modifications sur le fichier ......................................................................................................... 30 Historique des modifications des données contenues ...................................................................................... 31 Historique des versions ..................................................................................................................................... 31 Historique des demandes de modifications ...................................................................................................... 31 Historique de consultation et d’édition .............................................................................................................. 31

• Gestion des données 32

Définition des données ...................................................................................................................................... 32 Le concept de document intelligent .................................................................................................................. 33 Exemple de gestion des données avec VDoc Document Management ........................................................... 33 Gestion des impacts .......................................................................................................................................... 34 Création d’un nouveau document associé à une donnée ................................................................................. 34 Valorisation........................................................................................................................................................ 34

• Demande de modification 36

Création d’une demande de modification ......................................................................................................... 36 Accepter une demande de modification ............................................................................................................ 37 Refuser une demande de modification ............................................................................................................. 37 Historique des demandes de modification ........................................................................................................ 38 Rapport sur les demandes de modification....................................................................................................... 38

• Liasses documentaires 39

Publication des liasses documentaires ............................................................................................................. 39 Modèles de liasses documentaires ................................................................................................................... 40

• Liens inter documentaires 41

• Gestion des sites 43

Application de la notion de site dans le module d’administration ..................................................................... 43 Gérer les droits d’accès par site ....................................................................................................................... 44

• Navigation graphique 45

• Archivage 46

• Gestion des droits 47

Permissions sur le dossier ................................................................................................................................ 47 Droits de modification du document .................................................................................................................. 47 Droits de modification des attributs par étapes ................................................................................................. 47

• Rapports 49

• Impression 50

• Personnalisation 51

Habillage graphique .......................................................................................................................................... 51 Liste des colonnes des vues ............................................................................................................................. 51 Personnalisation de l’environnement de travail ................................................................................................ 52

• Réplication test – production 53

• SDK 54

Interface avec une application externe (ERP,…) .............................................................................................. 54 Interface Office .................................................................................................................................................. 54 Intégration SharePoint 2007 ............................................................................................................................. 55 Dématérialisation – Scan .................................................................................................................................. 55

• Modules WIN32 56

Module d’import depuis l’explorateur Windows................................................................................................. 56 Abonnement ...................................................................................................................................................... 56 Synchronisation ................................................................................................................................................. 56




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Add-in Word office 2007 .................................................................................................................................... 56




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Le document

Chaque document possède :

• Une référence unique. • Une ou plusieurs versions, et, pour chaque version, un ensemble d’attributs documentaires et une pièce jointe (facultative).

• Un cycle de validation. Les attributs documentaires permettent de définir les informations structurées associées à la version. Les informations non structurées sont dans la pièce jointe (fichier). Chaque document est associé à un type de document. Le type de document permet de définir principalement :

• Les attributs documentaires. • Le cycle de vie. • La référence formatée.

Ci-contre, un exemple de liste de versions dans VDoc Document Management.

On accède toujours aux versions des documents.

Liste de documents à traiter

Les attributs documentaires Les attributs documentaires représentent une liste de champs (zone de texte, liste déroulante, sélecteur de date, etc…) définis par un administrateur et par type de document. Ces informations permettront de

• Effectuer des recherches documentaires. • Valoriser les fichiers (mettre à jour le fichier avec la valeur saisie). Pour plus de détails, voir le chapitre

Création d’un nouveau fichier à partir d’un modèle. Pour chaque type de document, les droits de modification des attributs documentaires peuvent être affinés par étape du cycle de vie.




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VDoc Document Management permet de gérer deux types d’attributs documentaires :

• des champs libres, • des champs listes (mono ou multi valeurs).

Les valeurs des listes sont définies soit directement dans VDoc Document Management, soit dans Excel ou dans n’importe quel autre système. Les attributs peuvent être « inter dépendants ». Le choix d’une valeur dans une liste implique la modification des valeurs possibles d’une autre liste. Par exemple, un attribut peut permettre de choisir un continent, et un autre attribut contiendra la liste des pays de ce continent (thesaurus). Le motif de modification des attributs peut être activé et rendu obligatoire.

Attributs documentaires

Le cycle de vie Chaque version de document est associée à un cycle de vie. Plusieurs versions du même document peuvent être associées à des cycles de vie différents. Le cycle de vie fait partie intégrante du document.




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Les cycles de vie sont constitués d’un ensemble fini d’étapes. A chaque étape peut être associée une étape de retour en cas de refus. Les propriétés suivantes sont définies pour chaque étape :

• Les opérateurs de l’étape : une personne, un groupe ou un rôle calculé en fonction de l’opérateur d’une étape précédente (exemple : supérieur hiérarchique du rédacteur) ou du responsable.

• Définir une étape de retour. • La possibilité pour l’opérateur courant de choisir

dans une liste prédéfinie les opérateurs de l’étape suivante.

• L’interruption de l’étape dès qu’elle a été acceptée par un opérateur du groupe associé à cette étape.

• Un délai de réalisation. Si ce délai est dépassé, le responsable et l’opérateur en retard recevront une notification par courrier électronique.

• Possibilité de rendre public les documents à cette étape.

• Notifier ou non les opérateurs de la prochaine étape.

• Notifier ou non responsable du document. • Autoriser ou non les modifications des

documents à cette étape. • La possibilité ou non pour les opérateurs de cette

étape d’annoter le fichier. Pour plus de détails, voir le chapitre Annotations.

• Définir un groupe de suppléants pour la modification des opérateurs d’une étape.

Liste des étapes d’un cycle associé à une version

La référence formatée Chaque référence de document doit être unique dans un système de gestion documentaire. VDoc Document Management permet de définir automatiquement des références en fonction d’attributs documentaires et d’un numéro incrémentiel (chrono) permettant d’assurer l’unicité des références. Pour l’utilisateur, ne plus avoir à se poser la question du nommage du document fait partie des fonctionnalités très importantes.

Cet écran est intégré dans le module d’administration des types de document. Il permet de définir quels sont les attributs du type présents dans la référence. L’administrateur a la possibilité d’ajouter un chrono en fin des références afin d’assurer l’unicité de ces dernières.

Définition d’une référence formatée




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Le fichier A chaque version peut être associé ou non un et un seul fichier (pièce jointe).

Tous les types de fichiers sont gérés, cependant il est possible d’utiliser des modèles Word (.dot, .dotx) pour créer et mettre à jour automatiquement le contenu du fichier (valorisation).

Fichier associé à une version

Historique des versions d’un document La liste des différentes versions d’un document est accessible directement depuis le formulaire de propriétés d’une des versions. Ainsi, chacun peut visualiser rapidement le motif, la date, ou d’autres informations sur la création des nouvelles versions d’un document. Pour plus de détails, voir le chapitre Gestion des révisions.

Une seule version de document est applicable. Les autres versions sont soient périmées, soit en cours de création. Si une version n+1 d’un document devient applicable la version n est automatiquement périmée. Le changement de version est une opération décidée par l’utilisateur. Lors de la modification du fichier, VDoc Document Management n’effectue pas un changement de version automatique du document. La gestion du suivi des modifications permet dans tous les cas de tracer toutes les actions effectuées sur une version (audit trail).

Exemple d’historique des versions




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Création d’un document

VDoc Document Management dispose de plusieurs solutions pour créer un nouveau document : • Enregistrer un fichier existant dans VDoc Document Management • Créer un nouveau fichier à partir d’un modèle de document.

Par défaut, lorsqu’on crée un document, il faut déterminer certaines caractéristiques de ce document comme la liste de distribution associée et les différents acteurs des étapes du cycle de vie. Pour simplifier la tâche de l’utilisateur, il est cependant possible de configurer le logiciel afin d’utiliser des options par défaut de manière à faciliter l’utilisation de l’outil. Certaines caractéristiques intrinsèques à VDoc Document Management permettent de s’affranchir des difficultés majeures liées à la gestion de documents.

• Le nommage des documents. Pour cela, nous avons vu plus haut que VDoc Document Management disposait d’une fonctionnalité très puissante permettant de calculer les références formatées. Pour plus de détails, voir le chapitre La référence formatée.

• Le classement des fichiers. Choisir le dossier adéquat pour chaque document peut se révéler

fastidieux et source d’erreurs. En fonction des attributs du document, VDoc Document Management choisira pour l’utilisateur le dossier.

• L’indexation des documents. En effet, il faut éviter les problèmes de double saisie, et donner la

possibilité d’indexer les documents en fonction de critères pertinents. Un des avantages majeurs offert par VDoc Document Management est la possibilité d’indexer des documents par rapport à des informations existantes. Ces informations peuvent provenir d’un ERP, d’une GPAO ou de n’importe quelle base de données. Ces informations sont appelées les données. Pour plus de détails, voir le chapitre Gestion des données. Il est possible d’associer une ou plusieurs métadonnées à un document (par exemple un numéro de commande et un code article pour gérer un document lié à un article et à une commande).

Les étapes de création d’un nouveau document Certaines étapes décrites ci-dessous sont facultatives, d’autres obligatoires. Selon le paramétrage adopté, certaines étapes ne seront donc pas proposées à l’utilisateur.

Sélection d’un type de document La première étape de création d’un nouveau document consiste à sélectionner un type de document parmi ceux disponibles pour l’utilisateur connecté. Le choix d’un type de document entraîne la définition :

• d’un cycle de vie, • d’un modèle de distribution, • d’une référence formatée, • d’un numéro de version par défaut (1.0, A, …) • …




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Pour qu’un type de document soit accessible, l’utilisateur doit faire partie de la première étape du cycle de vie associé à ce type. Remarque : la deuxième colonne du tableau indique qu’un dossier par défaut est associé à ce type de document, l’utilisateur n’aura donc pas à sélectionner de dossier, il sera calculé automatiquement. Remarque : la troisième colonne indique que ce type est associé à une donnée.

Liste des types de document disponibles

Sélection d’une donnée Certains types de document nécessitent la sélection d’une donnée afin d’indexer le document. Dans ce cas, nous aurons deux niveaux d’index pour cette version :

• Les attributs documentaires. • La ou les données associées.

Pour plus de détails, voir le chapitre Gestion des données.

Dans l’exemple ci-contre, le type de document sélectionné est associé à une métadonnée de type « Produits ». Ces données sont stockées dans un système d’informations externe (par exemple un ERP). VDoc Document Management affiche les données directement depuis le système externe. Un des avantages primordiaux pour l’utilisateur de cette fonctionnalité est qu’il n’a pas à ressaisir le nom du produit ni ses caractéristiques. Nous verrons dans le chapitre consacré aux données, que la version peut être automatiquement associée à d’autres données liées à la donnée principale. Par exemple, dans le cas où la donnée principale est un produit, la version pourrait être associée à une famille. Ce système d’indexation intelligent et dynamique est un des points forts de VDoc Document Management.

Liste des données « produits »

Saisir les attributs documentaires Le formulaire de saisie de la fiche signalétique du document est l’étape principale de la création d’un nouveau document. Pour plus de détails, voir le chapitre Les attributs documentaires. Au minimum, la fiche signalétique contiendra la référence du document et le titre de la version. Certaines informations intrinsèques sont prises en compte automatiquement. Par exemple, la date de création, le nom du créateur sont des attributs qui n’ont pas à être saisis par l’utilisateur.




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Les attributs peuvent être • des listes (pouvant être affichées dans des

sélecteurs ou des zones de liste), • des cases à cocher, • des champs libres.

Les attributs obligatoires sont affichés en rouge. Certains attributs peuvent avoir une valeur par défaut. D’autre part, la mise en page de ce formulaire peut être paramétrée (nombre de colonnes,…). C’est à cette étape que nous définirons le numéro de version et le motif de création de la version. L’administrateur définit un formatage par défaut pour le numéro de version (exemple : 1.0 ou A). Le motif de création peut être obligatoire ou non.

Liste des attributs documentaires

Définition de la liste de diffusion Cette étape est facultative lors de la création d’un nouveau document. L’écran correspondant (dans l’interface utilisateur) peut ne pas être affiché. VDoc Document Management permet de définir des listes de diffusion par défaut qui seront automatiquement associées à la version. Dans le cas ou l’écran n’est pas affiché, on utilisera comme liste de diffusion la liste définie par défaut. Pour plus de détails, voir le chapitre Diffusion.

La liste de diffusion est définie par défaut au niveau du type de document mais elle peut être modifiée lors de la création. Les personnes de cette liste seront notifiées par courrier électronique lorsque cette version sera applicable. Le suivi de la distribution est ainsi complètement assuré. Lorsque, suite à un changement de version, une nouvelle version de ce document devient applicable, les personnes présentes dans cette liste seront à nouveau notifiées qu’une nouvelle version applicable du document est disponible et que donc l’ancienne version est périmée.

Liste de distribution

Opérateurs du cycle de vie Comme nous l’avons vu dans le chapitre le cycle de vie, tous les documents ont un cycle de vie associé. Il est obligatoire de définir un cycle de vie lors de la création d’un nouveau document. Chaque type de document est associé à un modèle de cycle de vie comprenant la liste des étapes et la définition des opérateurs associés à chaque étape. Si l’opérateur d’une étape est un groupe d’utilisateurs (par opposition à un rôle calculé), il est possible de sélectionner des personnes de ce groupe lors de la création d’un nouveau document.




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Cette étape est facultative. En effet, si pour chaque étape du cycle de vie, les opérateurs n’ont pas à être définis (s’ils sont calculés en fonction de l’opérateur d’une étape précédente), il n’est pas nécessaire de définir les opérateurs lors de la création. Pour plus de détails, voir le chapitre Cycle de vie.

Les opérateurs possibles sont définis par l’administrateur du site. En règle générale, ces opérateurs sont calculés automatiquement en fonction du créateur de la version (grâce à la notion de responsable). Cependant, selon le paramétrage du cycle de vie, si l’opérateur d’une étape est un groupe, l’utilisateur peut être amené à sélectionner lors de la création les opérateurs parmi ce groupe pour cette étape. La notion de nomination permettra à l’opérateur courant de sélectionner les opérateurs de la prochaine étape.

Liste des opérateurs de chaque étape

Gestion de la pièce jointe Tous les types de fichiers peuvent être gérés avec VDoc Document Management. Deux cas d’utilisation se présentent :

• Ou l’utilisateur désire créer un nouveau fichier, puis le rédiger, le valider, etc,… • Ou on veut intégrer un fichier existant (provenant d’un email par exemple).

Création d’un nouveau fichier à partir d’un modèle Cette fonctionnalité est disponible avec les modèles WORD (.dot, .dotx). VDoc Document Management offre la possibilité de créer un nouveau fichier « .doc » (ou « .docx ») à partir d’un modèle et de mettre à jour le contenu du fichier en fonction des attributs documentaires et des données (ce processus de mise à jour est appelé « valorisation du fichier »). Les avantages :

• Le gain de temps, lors de la création d’un nouveau document, est considérable ! • Nous connaissons en particulier dans le domaine de la qualité, l’importance de standardiser la

« forme » des documents. • Le contenu du fichier mis à jour par VDoc Document Management est entièrement sous contrôle de

VDoc Document Management.




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Dans cet exemple, le fichier a été créé par VDoc Document Management et les valeurs ont été mises à jour. Certaines valeurs, comme le nom du produit, de la version et du service pack sont des données qui peuvent provenir directement d’un ERP. La référence et l’auteur sont des attributs documentaires. Il est possible de mettre à jour des images, des liens hypertextes, des tableaux,… Cette fonctionnalité permet de créer des documents « qualité » (comme par exemple des procédures), mais aussi des documents plus complexes comme des documents techniques (plan de surveillance, gamme technique,…). Pour plus de détails, voir le chapitre Valorisation.

Exemple de contenu « valorisé »

Sélectionner un fichier existant Si on veut associer au document une pièce jointe (un fichier) existant, il est possible de sélectionner un fichier sur le disque.

La dernière étape de la création d’un nouveau document permet de

• sélectionner un fichier sur le disque, • créer un nouveau fichier à partir d’un modèle • ne pas associer de fichier (dans ce cas, la pièce

jointe sera créée plus tard dans le cycle de vie).

Sélection de la pièce jointe

Création d’un nouveau document à partir de MS OUTLOOK Toujours dans un souci de simplicité pour l’utilisateur, VDoc Document Management permet d’enregistrer des messages ou une des pièces jointes d’un message électronique directement depuis Outlook. VDoc Document Management fournit en standard une barre d’outils intégrée dans Outlook et qui permet sur un message électronique de créer un document associé.

En un clic, il est possible d’enregistrer les messages Outlook dans VDoc Document Management grâce à cette barre d’outils. Après avoir défini si on enregistre le message complet (.msg) ou l’une des pièces jointes, l’utilisateur saisit les attributs documentaires associés au type de document (défini pour les messages Outlook).

Barres d’outils VDoc Document Management dans Outlook




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Indexation automatique de fichiers issus d’un répertoire Ce mode de création permet de créer très rapidement des versions à partir de fichier se trouvant dans un répertoire donné. Par exemple, un répertoire où sont copiés des fichiers scannés. L’écran est partagé en deux parties, une partie haute où l’on définit les attributs documentaires et dans la partie basse, on visualise le fichier courant. Par ailleurs, le contenu du fichier peut être mis à jour avec la référence VDoc Document Management de la version.

A gauche de l’écran : les fichiers du répertoire d’indexation qui n’ont pas encore été enregistrés dans VDoc Document Management et à droite : deux fenêtres. La première permet de renseigner les attributs documentaires et la deuxième de visualiser le fichier.

Ecran d’indexation

Création depuis l’explorateur Windows Cet outil livré en standard est compatible avec l’explorateur. VDoc Document Management s’intègre directement au niveau du menu contextuel de l’explorateur sur un dossier ou un ou plusieurs fichiers. Ce module est particulièrement adapté pour ajouter très simplement dans VDoc Document Management des fichiers existants, par exemple pour la reprise de l’existant. Il est possible d’importer un ensemble de fichiers ou un dossier avec ou sans les sous dossiers.




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Cet exemple vous montre l’accès au module d’import depuis l’explorateur Windows. Après la connexion à VDoc Document Management, on peut renseigner les attributs documentaires permettant d’indexer ce document :

Accès depuis l’explorateur Windows

Création depuis Office Word 2007 VDoc Document Management s’intègre directement au ruban Office Word 2007 par l’ajout d’un onglet VDoc Document Management. Cet add-in permet d’apporter les fonctionnalités les plus courantes de VDoc Document Management directement dans Word 2007. Les fonctionnalités disponibles sont :

• Ouverture d’une session utilisateur VDoc Document Management SQL ; • Extraction d’un document depuis une base documentaire ; • Annulation de l’extraction d’un document ; • Création d’un nouveau document standard ; • Rangement d’un fichier VDoc en base documentaire ; • Changement d’état d’un document VDoc ; • Insertion d’hyperliens vers d’autres documents d’une base documentaire.




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Cet exemple vous montre l’intégration de l’add-in VDoc Document Management à Word 2007 : Après la connexion à VDoc Document Management, on peut créer un nouveau document dans la base documentaire auquel sera associé le fichier courant :

Accès depuis le ruban Word 2007




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Gestion du fichier

Le fichier (ou pièce jointe) est stocké dans la base de données. Cela permet de gérer complètement les droits d’accès et de sauvegarder ou restaurer simplement les données et les fichiers. Une seule personne peut modifier le fichier à un instant « t ». Le fichier est alors dans le mode « Extrait ». Les utilisateurs savent qui est en mode modification sur un fichier et ils peuvent visualiser le fichier courant (mais pas le modifier). Attention : il est important de faire la différence entre la modification d’un fichier et la visualisation. A chaque nouvelle version de document, une copie du fichier est réalisée. De plus, si le fichier est modifié sans générer une nouvelle version (par exemple lors de la rédaction), une copie du fichier avant modification est sauvegardée de manière à gérer un historique global sur toutes les modifications sur le fichier. Pour plus de détails, voir le chapitre Historique des modifications sur le fichier.

Modification

Dans la liste des versions, un icône indique si la version est extraite ou non. Par ailleurs, deux colonnes contiennent le nom de l’utilisateur qui a extrait le fichier et la date d’extraction. Ces informations sont présentes dans le formulaire de propriétés de la version.

Indicateur d’ « extraction » sur un fichier

Information sur la modification du fichier dans le formulaire de propriétés

Un onglet « gestion du fichier » permet d’accéder aux informations liées au fichier. Depuis cet onglet, un utilisateur pourra :

• Extraire un fichier ; • Ranger un fichier ; • Annuler l’extraction d’un fichier ; • Remplacer un fichier ; • Renommer le fichier.

Ecran de gestion du fichier




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Conversion au format PDF VDoc Document Management fournit en standard un module permettant de convertir les principaux types de fichiers au format PDF. Par défaut, les règles de conversions pour les fichiers EXCEL et WORD sont configurées. Si un type n’est pas géré, il est très simple de l’ajouter à la liste en écrivant un script (consulter votre intégrateur VDoc). Les règles de conversion peuvent êtres attribuées aux types de documents pour la visualisation des fichiers et/ou la publication des liasses. La visualisation d’un fichier et la publication d’une liasse peuvent donc se faire au format natif ou au format PDF selon le paramétrage adopté. Si le fichier n’est pas encore converti, la conversion se fera lors de l’ouverture. Un agent convertit toutes les nuits les fichiers modifiés dans la journée et pas encore convertis.

Les règles de conversion sont créées et activées depuis le configurateur VDoc Document Management Web. Les règles créées et activées sont disponibles dans l’administration de VDoc Document Management. Il est alors possible de :

• Indiquer si la règle doit être utilisée dans le cadre de la visualisation de fichier ;

• Indiquer si la règle doit être utilisée dans le cadre de la publication des liasses ;

• Sélectionner les types de documents pour lesquels la règle de conversion doit s’appliquer.

Propriétés d’une règle de conversion

Données contenues Dans le cas où le fichier est créé à partir d’un modèle de document, les attributs documentaires liés à la version (numéro de version, référence, titre, etc,…) peuvent être mis à jour dans le corps du fichier (valorisation). L’écran « Données contenues » permet de comparer les informations présentes dans le fichier et celles présentes dans la base de données. Si ces informations sont différentes, l’utilisateur a la possibilité de mettre à jour le fichier avec les nouvelles données. Exemple d’utilisation : Prenons le cas d’un document devis. Tant que le devis n’a pas été envoyé au client, la version n’est pas applicable. Si une donnée contenue dans le fichier est modifiée, par exemple le prix d’un article, VDoc Document Management avertira l’utilisateur que les données dans le fichier ne sont pas correctes. Ce dernier devra alors « mettre à jour » le fichier. Si, par contre, la version est applicable, donc envoyée au client, l’utilisateur ne pourra plus modifier la version. S’il veut impacter le nouveau prix dans le devis, il devra « changer de version » le document.




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Dans l’exemple ci-contre, l’attribut « Titre de la version » a été modifié. Dans le fichier, cet attribut n’est donc plus à jour. Pour le mettre à jour, il faut cliquer sur Mettre à jour.

Bouton « Mettre à jour »

Formulaire « données contenues »




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Gestion des révisions

Chaque document peut comporter une ou n révisions (versions). Une seule version de document peut être applicable à un instant donné. La notion d’applicabilité se paramètre sur une étape du cycle de vie. Une seule étape du cycle peut être de type « applicable ». Cette étape de mise en application est directement suivie d’une étape de type péremption. Ainsi, si une version n + 1 devient applicable, la version n est automatiquement périmée. Entre deux versions de documents, seule la référence est identique. Le titre, la pièce jointe et les attributs documentaires peuvent différer. Le responsable de la version ou les opérateurs de la première étape du cycle de vie associé peuvent changer de version un document. Cependant, tous les utilisateurs peuvent demander la création d’une nouvelle version au responsable par l’intermédiaire de la demande de modification. Pour plus de détails, voir le chapitre Demande de modification. Dès qu’une nouvelle version d’un document est applicable, les personnes de la liste de diffusion sont notifiées par courrier électronique.

Création d’une nouvelle version

VDoc Document Management permet d’incrémenter soit l’indice mineur, soit l’indice majeur de la version (1.1 ou 2.0). Il est cependant possible de sélectionner un indice différent. Le motif de changement de version peut être rendu obligatoire ou non. Certaines caractéristiques de la version précédente peuvent être reprises et éventuellement modifiées pour la nouvelle version :

• Les opérateurs de chaque étape ; • La liste de distribution ; • Le fichier associé ; • Les liens inter documentaires (pour plus de détails,

voir le chapitre Liens inter documentaires)

Ecran de création d’une nouvelle version

Historique des révisions La liste des versions d’un document est accessible à tout moment aux utilisateurs par l’intermédiaire de l’écran « Historique des versions ».




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Dans la gestion de l’historique d’une version, on a accès à la liste de toutes les versions du document. Des boutons d’actions permettent de visualiser le fichier et la fiche signalétique de toutes les versions.

*

Liste des versions du document




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Diffusion

Ce module permet de diffuser par message électronique une version de document à un ou plusieurs utilisateurs lorsque cette version passe à l’état applicable. VDoc Document Management gère les accusés réception sur chaque version afin d’assurer le suivi de la distribution. Des rapports permettent de connaître à chaque instant les personnes qui n’ont pas accusé réception et des agents de relance peuvent être programmés. Pour plus de détails, voir le chapitre Rapports. Par défaut, si une nouvelle version du document est créée, elle sera diffusée aux mêmes personnes que la version précédente lorsqu’elle sera applicable. Il est possible de modifier la liste de diffusion pour la nouvelle version. Si une nouvelle personne est ajoutée à la liste de diffusion d’une version, la version sera redistribuée uniquement à cette personne. Si une version applicable est modifiée, les personnes de la liste de diffusion seront automatiquement notifiées. Si une date d’applicabilité a été définie pour le document, les mails de notification ne seront envoyés que lorsque cette date d’applicabilité sera atteinte. Les listes de diffusion peuvent être gérées au niveau du type de document. Dans ce cas, les versions créées à partir de ce type hériteront par défaut de cette liste. Sinon, la liste sera définie ex nihilo lors de la création de la version. La liste de diffusion est éditable uniquement par les utilisateurs possédant les droits de modification sur la version.

Il est possible d’Ajouter ou de Supprimer des personnes ou des groupes de cette liste. Le bouton Redistribuer permet de notifier à nouveau les personnes de la liste. Le bouton Distribuer aux nouveaux permet de notifier uniquement les personnes ajoutées dans la liste de diffusion.

La liste de diffusion associée à une version

Distribution papier Certains opérateurs n’ont pas d’adresse électronique ou alors ce sont des utilisateurs virtuels (par exemple des postes de travail, des lieux d’affichage,…). Dans ce cas, on utilise la notion de distribution « papier » pour suivre les versions qui ont été diffusées à ces opérateurs. L’intérêt est de s’assurer que lorsqu’une nouvelle version du document est applicable, on a bien « repris » l’ancienne et qu’elle a été remplacée par la nouvelle.




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Pour chaque opérateur, on gère un nombre de copies (pour connaître le nombre d’exemplaires à reprendre lorsque la version est périmée), une date de réception et une date de « rendu » (date à laquelle on a repris la version).

Ecran de distribution « papier »

Historique des distributions Dans l’onglet « Historiques » de la propriété d’une version, on a accès à la liste des personnes qui ont reçues cette version.

Pour chaque personne de la liste, cette liste affiche la date de diffusion, la date de réception, la date de rendu et l’objet de la diffusion. La date de rendu est automatiquement mise à jour dès qu’une nouvelle version est créée. Cela signifie que l’on « reprend » l’ancienne version et que l’on diffuse la nouvelle version. L’ancienne version n’est plus disponible pour l’utilisateur. Pour chaque utilisateur à qui la version a été diffusée, on peut ouvrir l’historique des différentes distributions.

Liste des diffusions

Accès aux documents qui m’ont été diffusés Les utilisateurs ont accès aux documents qui leur ont été diffusés de trois manières différentes :

• Depuis VDoc Document Management Web par l’élément « Boite de réception » disponible dans l’arbre de navigation.

• Par message électronique. • Depuis une portlet dans VDoc Portal.




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Une boite de réception est disponible dans l’interface web de VDoc Document Management depuis l’arbre de navigation de l’utilisateur connecté. Depuis la boite de réception, le menu Actions permet d’accuser réception, de rendre et de redistribuer la version.

Accès à la boite de réception depuis VDoc Document Management Web

Chaque utilisateur qui a reçu une nouvelle version applicable reçoit un message électronique. Depuis ce message, l’utilisateur va pouvoir directement visualiser le fichier et accuser réception. Il est impossible d’accuser réception avant d’avoir consulté le fichier.

Message électronique de diffusion

Suivi de la distribution L’état des distributions pour tous les utilisateurs et pour tous les documents est disponible par l’intermédiaire d’un rapport standard « Accusé réception ».

Le rapport ci-contre permet d’accéder à la liste des opérateurs qui n’ont pas accusé réception sur certains documents.

Rapport standard sur les accusés réception en retard




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Cycle de vie

Après la création d’un nouveau document ou le changement de version d’un document, l’opérateur de l’étape suivante dans le cycle de vie (associé à ce document) retrouve cette version dans sa liste de versions à traiter. L’opérateur suivant doit alors changer d’état la version afin de l’envoyer à l’étape suivante. Dans le cas où une étape de retour a été définie dans le cycle de vie, il peut aussi refuser le changement d’état. La version retournera à l’étape définie comme étape de retour.

Interruption Dans le cas où plusieurs personnes (un groupe) ont été définies comme opérateurs de l’étape, deux cas se présentent :

• Si l’étape est définie « Avec interruption », la première personne du groupe qui intervient sur la version envoie la version à l’étape suivante. Les autres personnes n’interviendront pas.

• Dans le cas contraire, toutes les personnes du groupe doivent intervenir pour que la version soit envoyée à l’étape suivante.

Intervention depuis la liste des documents à traiter La liste des documents à traiter d’un utilisateur est disponible depuis l’arbre de navigation de l’interface web de VDoc Document Management.

Cette liste permet d’accéder à toutes les versions dont l’utilisateur connecté est opérateur courant. Depuis le menu Actions, il est possible de changer d’état la version :

Menu « Actions

Liste des documents à traiter




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Le formulaire ci-contre permet d’accepter ou de refuser le changement d’état.

Boite de dialogue de changement d’état

Intervention depuis un message électronique Si l’étape du cycle de vie a été paramétrée avec l’option « Avec notification », les prochains opérateurs reçoivent un message électronique à partir duquel il est possible d’ouvrir directement la fiche signalétique de la version.

L’opérateur peut effectuer le changement d’état depuis la fiche signalétique de la version à l’aide du bouton Changer d’état. Le bouton n’est pas visible pour les utilisateurs ne faisant pas partie des opérateurs courants de la version.

Propriétés d’un document et bouton Changer d’état

Annotations Pour certaines étapes du cycle de vie (comme la vérification du document par exemple), VDoc Document Management permet d’utiliser un système d’annotations pour valider le document.

Avantage : le module d’annotations permet aux utilisateurs même occasionnels ou sans aucune formation sur le produit de changer l’état d’une version, très simplement. Ce module est accessible directement depuis le message électronique. Les annotations de tous les utilisateurs déposées sur une version sont disponibles depuis le formulaire « Historique des opérations ». Pour plus de détails, voir le chapitre Historique des opérations.

Page d’annotations




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Délégation d’une intervention Les opérateurs ont la possibilité de déléguer leur(s) intervention(s) sur un type de document et pour une période donnée. La mise en place des délégations s’effectue par un processus de demande de délégation. Ce processus permet à chacun de remplir un formulaire de demande de délégation. Le demandeur doit alors renseigner la période de délégation ainsi que les personnes auxquelles il souhaite déléguer ses interventions. Enfin, pour chaque délégué l’utilisateur doit choisir le(s) type(s) de document(s) qu’il souhaite lui déléguer. Ce formulaire sera transmis aux personnes choisies comme délégués qui accepteront ou non cette délégation. Dans le cas d’une acceptation, la délégation sera alors planifiée, elle sera activée au début de la période de délégation définie dans la demande. Dans le cas contraire, la demande sera renvoyée au demandeur.

Notification sur les changements d’état Pour chaque étape du cycle, il est possible de définir si les opérateurs seront notifiés par message électronique ou non. Le responsable de la version peut lui aussi être notifié par mail à chaque changement d’état de la version. Pour chaque étape du cycle, il est possible de définir un délai de réalisation pour cette étape. Si ce délai est dépassé, l’opérateur courant et le responsable seront avertis par message électronique.

Historique des opérations Pour plus de détails, voir le chapitre Historique des opérations.

L’historique de tous les changements d’état effectués sur une version est disponible. Cet écran permet de visualiser pour chaque opération, l’opérateur, la date de l’opération, le motif et le succès (si l’opérateur a accepté ou refusé le changement d’état).

Historique des opérations

Si des annotations ont été déposées à une étape du cycle de vie sur le fichier, l’écran historique permet de les visualiser (en lecture seule).

Annotations en lecture seule accessible depuis l’historique des opérations




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Les systèmes de recherche

La masse de documents tendant à s’accroître considérablement avec l’utilisation du logiciel, la recherche de documents doit être la plus fine possible. VDoc Document Management propose deux modes de recherche documentaires :

• Une recherche rapide (plein texte) sur les caractères contenus dans la pièce jointe, la référence ou le titre de chaque version.

• La recherche avancée, fondée sur une sélection de critères visant les attributs documentaires des versions, la place de celles-ci dans la structure documentaire ou dans la structure des données, l’état des versions dans le cycle de vie, le contenu du fichier (plein texte), etc…

La recherche rapide La zone de recherche simple est accessible très simplement pour tous les utilisateurs. Le système de recherche plein texte proposé par VDoc Document Management est très puissant et simple pour l’utilisateur. Il est possible de rechercher sur une partie des mots, de combiner des ET ou des OU, etc…. Comme pour les moteurs de recherche type Google, les formes plurielles et singulières, de même que le genre et les formes neutres des noms, les verbes et les adjectifs sont pris en compte. Les différents temps verbaux sont également pris en compte. De plus, un système de classement permet de trier le résultat par pertinence.

Dans cet exemple, on recherche tous les documents dont le contenu du fichier, la référence ou le titre contiennent un mot qui commence par « proc » et un mot qui commence par « qual ». La colonne « Pertinence » affiche le degré de pertinence des éléments trouvés. Par défaut, les éléments les plus pertinents sont affichés en premier.

Exemple de recherche plein texte

La recherche avancée La recherche avancée permet de retrouver des documents en fonction de critères. Ces critères sont basés sur les attributs documentaires ou les données. Ces informations sont aussi appelées « métadonnées ».




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Avec la recherche avancée, la densité de votre documentation ne pénalisera pas sa disponibilité. Vous pourrez :

• Combiner des critères de recherche sur les attributs documentaires ou à partir des données.

• Enregistrer votre recherche et si besoin la rendre disponible pour tous les utilisateurs (recherche « publique »).

• Définir certains critères comme « Saisi à l’exécution ». Cela permet d’élargir le périmètre d’utilisation d’une recherche enregistrée. Par exemple si on recherche la liste des documents applicables par produits, le critère « Produit » sera défini avec la propriété « Saisir la valeur à l’exécution ». Ainsi, chaque utilisateur utilisant cette recherche saisira le nom du produit. Cette recherche pourra donc être utilisée pour tous les produits.

Exemple de recherche avancée




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Traçabilité

VDoc Document Management permet de tracer toutes les opérations effectuées par les utilisateurs sur une version. Ces opérations sont les suivantes :

• toutes les opérations effectuées sur une version (les changements d’état), • les changements de version, • les demandes de modifications, • les distributions (avec gestion des accusés réception) • toutes les modifications sur le fichier, • toutes les modifications sur les attributs documentaires, • toutes les consultations et éditions.

Certaines opérations nécessitent la saisie d’un motif par l’utilisateur. Ce fonctionnement est appelé dans certains domaines d’activité « audit trail ». Il est obligatoire pour satisfaire aux recommandations du 21 CFR part11.

Historique des opérations Cet écran permet de lister tous les changements d’état effectués sur une version. Pour chaque changement d’état, nous retrouvons la date de l’opération, l’opérateur et le résultat de l’opération. Dans le cas où un opérateur aurait posé des annotations sur le fichier à une étape donnée, il est possible de visualiser ces annotations. Pour plus de détails, voir le chapitre Annotations.

Historique des modifications sur les attributs documentaires Si un utilisateur modifie la valeur d’un attribut documentaire associé à une version, cette modification est tracée et il est possible de retrouver qui a effectué la modification et quand.

Le bouton Afficher les différences permet d’afficher un tableau avec les anciennes et les nouvelles valeurs :

Dans ce cas, l’attribut « sous titre » a été modifié et on peut visualiser la valeur de l’attribut avant modification.

Tableau des modifications sur les attributs

Historique des modifications sur le fichier Chaque modification sur le fichier associé à une version de document est tracée. L’utilisateur peut saisir un motif de modification.




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La visualisation de l’historique des modifications sur un fichier est accessible directement depuis le formulaire de propriétés de la version. Les précédentes versions du fichier sont conservées et peuvent être visualisées ou restaurées. Avantage : Ce système permet de tracer toutes les interventions sur la pièce jointe d’une version. D’autres systèmes de gestion documentaires offrent cette fonctionnalité, mais uniquement sur deux versions de document. C'est-à-dire que si on modifie le fichier, cela entraîne un changement de version.

Exemple d’historique des fichiers

Historique des modifications des données contenues Les données valorisées dans le fichier peuvent être modifiées dans certains cas. Il est alors possible que ces informations soient différentes dans le fichier. Ce module permet de visualiser les différences et de mettre à jour le fichier si on le souhaite. Pour plus de détails, voir le chapitre Données contenues.

Historique des versions Chaque document possède une ou plusieurs versions. Pour toute nouvelle version de document, le motif de changement de version doit être renseigné (obligatoire ou non selon le paramétrage). Pour plus de détails, voir le chapitre Historique des révisions.

Historique des demandes de modifications Les demandes des modifications émises sont également tracées. Le nom du demandeur et la nature de la demande sont conservés.

Historique de consultation et d’édition Chaque ouverture du fichier pour visualisation ou modification est tracée et peut être retrouvée par utilisateur.




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Gestion des données

Définition des données Les données sont, selon le schéma d’intégration décrit ci-dessous, des informations structurées qui apportent exhaustivité et justesse du contenu : pour cela, elles doivent être traitées de manière uniforme et standardisées. Elles ne sont pas seulement utiles à la gestion des documents mais aussi à la lecture de ces documents. Du point de vue de l’utilisateur, l’avantage le plus immédiat des données est de permettre une recherche extrêmement précise et rapide des documents. Ceux-ci, définis par une collection de données - qui peuvent se retrouver dans le contenu du document, peuvent faire l’objet d’une recherche déductive (booléenne). L’efficacité d’un logiciel de GED se fonde donc en partie sur les possibilités de recherche qu’il propose à l’utilisateur, qui dépendent du caractère intuitif des collections de données qui sont attachées aux documents. VDoc Document Management se différencie des applications de Gestion Documentaire Intégrée, puisqu’il se greffe sur un système de base de données traditionnel (Back Office) pour en extraire et en valoriser l’information vers l’externe (Front Office). Vous pouvez donc choisir, soit de conserver votre système d’information traditionnel, soit d’en remplacer certaines fonctions par VDoc Document Management. VDoc Document Management peut être intégré de manière particulièrement subtile à votre système.

Dans un système d’information géré avec VDoc Document Management, les informations structurées sont valorisées au sein des informations non structurées (documents), pour constituer une information pertinente.




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Le concept de document intelligent Un des apports des systèmes de Gestion Documentaire sur la documentation technique (fiche de poste, plan de surveillance, gamme, …) est précisément la gestion automatisée des données. VDoc Document Management permet l’intégration et la valorisation des données dans le fichier lui-même. L’atout majeur de VDoc Document Management est de pouvoir gérer des données externes relatives au(x) produit(s) - ou plus largement, au système d’information de l’entreprise. Ces données externes se retrouvent - sans double saisie – dans le corps du fichier (sous la forme de cartouche documentaire). Elles sont accessibles pour retrouver les documents pas l’intermédiaire de :

• La recherche « plein texte » (ou recherche rapide). • La recherche avancée.

Tout document technique étant susceptible de contenir des données relatives à son cycle de vie et au(x) produit(s) qui l’accompagne, et sachant que cet environnement est par essence changeant, on comprend l’intérêt de garantir l’adéquation entre le contenu du document et cet environnement incorporé. L’expression de document intelligent signifie que c’est dans le fichier lui-même que les données (informations structurées) sont automatiquement organisées et validées pour présenter au final des informations valorisées (non-structurées) qui respectent toutes les exigences d’une documentation technique efficace. Pour plus de détails, voir le chapitre Valorisation.

Exemple de gestion des données avec VDoc Document Management VDoc Document Management offre la possibilité d’associer des documents à des données existantes. Avantage : cette fonctionnalité permet de ne pas avoir de double saisie pour la gestion des index sur les documents. Prenons comme exemple des documents associés à des produits. Si nous avons dans une application externe (un ERP par exemple), la gestion des produits, versions et services packs, nous pourrons utiliser ces données pour indexer des documents. Un arbre permet de naviguer dans les données. Pour chaque donnée, nous avons la liste des documents associés. Dans l’exemple ci-dessus, si un document est associé à un service pack, on le retrouvera aussi sous la version et sous le produit correspondant.

L’exemple ci-contre illustre l’affichage de la liste des versions associées à la version « 2006 » du produit « VDoc Open ».

Navigation dans les données




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Chaque version peut être associée à une ou plusieurs données. Dans cet exemple, la version courante est associée à une donnée de type « Produit Vdoc » - la donnée VDoc Open, une donnée de type « Version » - la donnée 2006, et une donnée de type « Service Pack » - la donnée Service Pack 0.

Liste des données associées à une version

Gestion des impacts VDoc Document Management permet de gérer les données externes de deux manières distinctes.

• Lecture dynamique des données dans le système externe. Dans, ce cas, les données ne sont pas stockées dans VDoc Document Management. Cette méthode a pour avantage de ne pas dupliquer les informations. L’ajout ou la modification d’une donnée est immédiatement répercutée dans VDoc Document Management.

• Import des données dans VDoc Document Management. Dans ce cas, on importe une ou plusieurs données. Dans le cas d’une modification de la valeur dans le système externe, nous pouvons retrouver tous les documents impactés par cette différence (gestion des impacts).

Création d’un nouveau document associé à une donnée Chaque modèle de document peut être associé à une fiche de données. Si tel est le cas, l’utilisateur sélectionne une donnée de cette fiche lors de la création d’un nouveau document à partir de ce modèle.

Dans l’exemple ci-dessus, l’utilisateur doit choisir un numéro de « Service pack ». Précédemment, il aura sélectionné un produit et un numéro de version. La version ainsi créée aura trois données liées : le produit, la version et le service pack.

Choix d’une donnée lors de la création

Valorisation Le principe est encore une fois orienté vers la simplicité d’utilisation pour les utilisateurs finaux. L’administrateur VDoc Document Management conçoit, par exemple, un modèle de document correspondant à la fiche de données « Produit », pour laquelle on disposera des données suivantes : identifiants, désignations et images des matières nécessaires à la fabrication de ce produit, puis les procédures engagées dans cette fabrication. Le modèle de document est ensuite, dans VDoc Document Management, lié directement à la fiche de données Produit, de sorte que, lorsqu’ un utilisateur désire créer un document descriptif de la fabrication d’un produit, il a alors directement accès au modèle approprié. Sans même avoir à lancer Microsoft® Word, il crée le document, intègre les valeurs des données, et si nécessaire imprime le document.




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Ce fonctionnement garantit : • D’une part, qu’un opérateur devant réaliser une

tâche visée dans le cycle documentaire dispose à la lecture du document de toutes les informations pertinentes sur le ou les produits décrits et sur le contexte d’élaboration du document.

• D’autre part, que le client ou collaborateur est lui aussi assuré de l’opérabilité et de la justesse des informations qui lui sont fournies avec le produit.

Exemple de « document intelligent »




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Demande de modification

Les utilisateurs qui ont accès à un document n’ont pas forcément les droits de modification. Par défaut, seul le responsable et, dans certains cas, les personnes associées à la première étape du cycle de vie, peuvent modifier (changer de version) la version applicable d’un document. VDoc Document Management met à la disposition des utilisateurs « standards » un processus de demande de modification d’une version applicable. Ce processus permet à chacun de remplir un formulaire de demande de modification. Ce formulaire sera transmis au responsable du document qui acceptera ou non cette demande. Dans le cas d’une acceptation, une nouvelle version du document sera créée, le motif de création de cette nouvelle version reprendra l’objet de la demande de modification. Dans le cas contraire, le demandeur recevra un message électronique lui notifiant que sa demande a été refusée et pour quelle raison. Toutes les demandes de modification (acceptées ou refusées) sont stockées. Des rapports standards permettent de suivre les demandes de modification par document, par utilisateur, par état,…

Création d’une demande de modification Le changement de version d’un document peut être demandé par tous les utilisateurs par l’intermédiaire d’une demande de modification.

L’utilisateur peut choisir si cette demande concerne la forme ou le fond de la version et saisir un descriptif de la demande dans le formulaire ci-contre.

Création d’une demande de modification




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Suite à une demande de modification, le responsable reçoit un message électronique (voir ci-contre).

Notification envoyée au responsable

Accepter une demande de modification Si le responsable accepte une demande de modification, une nouvelle version du document sera créée. L’opérateur ayant initialisé la demande de modification sera notifié par message électronique de l’acceptation de la demande.

Le motif de création de la nouvelle version est automatiquement renseigné avec la description de la demande de modification.

Création d’une nouvelle version suite à une demande de modification

Refuser une demande de modification L’opérateur ayant initialisé la demande de modification sera notifié par message électronique du refus de la demande.




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Si le responsable de la version décide de refuser la demande, il saisira un commentaire dans un formulaire standard.

Formulaire de refus

L’utilisateur reçoit un message électronique de notification.

Notification de refus au demandeur

Historique des demandes de modification

Dans la gestion de l’historique d’une version, on a accès à la liste de toutes les demandes de modification et de leur état (acceptée, refusée ou en cours).

Tableau de l’historique des demandes de modification

Rapport sur les demandes de modification

Un rapport standard permet de visualiser en temps réel le suivi des demandes de modification par état, par demandeur ou par document.

Rapport sur les demandes de modification




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Liasses documentaires

Une liasse documentaire permet de gérer un ensemble de documents en « parallèle ». Les avantages sont les suivants :

• Rédaction en parallèle par plusieurs utilisateurs d’un même document. • Possibilité de gérer plusieurs fichiers attachés à une seule référence. • Gestion des fichiers très volumineux.

VDoc Document Management fournit en standard un module de fusion de l’ensemble des fichiers de la liasse au format papier (PDF) et/ou électronique (XML). Si, par exemple, nous prenons un dossier de type « réponse à un appel d’offre », ce document sera composé de plusieurs sous-documents qui auront chacun un responsable, un cycle de vie, un type de document ou un modèle de document différents. Le responsable du dossier global a une vue d’ensemble de l’évolution de tous les documents composés. Le document composite (le dossier) est appelé une « liasse documentaire ». Tous les documents peuvent être convertis en liasse documentaire, auquel cas ils deviennent réceptacles d’autres documents.

Voici un exemple d’affichage d’une liasse documentaire.

Navigation dans une liasse

Publication des liasses documentaires L’ensemble des documents peut à tout moment :

• Etre fusionné au format PDF. Dans ce cas, tous les fichiers sont convertis en PDF, puis fusionnés en un seul PDF. La table des matières sera automatiquement reconstruite ainsi que la renumérotation de toutes les pages. Le fichier pourra alors être imprimé. C’est la gestion « papier » de la liasse documentaire.

• Ou alors être exporté au format électronique sous la forme d’une arborescence contenant l’ensemble

des fichiers et d’un sommaire au format XML. Dans ce cas, nous avons une gestion « électronique » de la liasse.




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VDoc Document Management fournit en standard un modèle de publication pour la fusion PDF et un modèle de publication pour la fusion XML des liasses.

Dans l’exemple ci-contre, tous les fichiers de la liasse ont été convertis en PDF et fusionnés. Une table des matières a été générée en plus des signets PDF (à gauche de l’écran) et l’ensemble des fichiers ont été renumérotés.

Fusion PDF

Dans la page ci-contre, nous retrouvons l’ensemble des fichiers de la liasse documentaire sous format électronique. Un sommaire XML a été généré automatiquement. Il est également possible de définir des sous-sommaires XML pour certaines parties de la liasse.

Fusion électronique XML

Modèles de liasses documentaires Les administrateurs ont la possibilité de créer des modèles de liasses documentaires. Ces modèles permettent de définir une arborescence par défaut et le contenu des liasses peut être constitué, soit de versions existantes, soit de versions virtuelles (créées lors de la création d’une liasse à partir du modèle).

L’exemple ci-contre montre comment créer un modèle de réponse à appels d’offre. Ce modèle de liasse contient une sous liasse « Marketing » contenant les dernières versions applicables de la documentation marketing à insérer dans toutes les réponses à appels d’offre et deux autres sous liasses « Technique » et « Commercial » contenant des documents virtuels qui seront créés lors de la génération d’une nouvelle liasse à partir de ce modèle.

Modèle de liasse documentaire




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Liens inter documentaires

VDoc Document Management permet de gérer des liens entre plusieurs documents ou entre plusieurs versions. Nous parlerons de lien amont et de lien aval. Par exemple si nous définissons pour une procédure « P », un lien aval vers une instruction « I », nous aurons automatiquement un lien amont de l’instruction « I » vers la procédure « P ». Ce système permet de gérer parfaitement la pyramide documentaire de la documentation qualité. Vous pouvez choisir de gérer des liens, ou bien entre des versions de document, ou bien entre des documents. Dans ce dernier cas, les liens pointeront dynamiquement vers la dernière version applicable du document. La liste des liens amont ou aval peut être mise à jour dans le fichier associé à la version, sous forme de liens hypertextes. Il sera alors possible de naviguer dans la pyramide documentaire directement depuis les fichiers. Lors de la consultation des fichiers au format PDF, VDoc Document Management convertit dynamiquement les liens présents dans le fichier afin qu’ils soient accessibles depuis le fichier PDF. Un indicateur, présent dans toutes les listes de versions, permet de reconnaître immédiatement si une version possède des liens amont ou aval.

La première version de la liste possède des liens amont. La liste des versions liées s’affiche en cliquant sur l’indicateur.

Liste de versions avec liens

Depuis le formulaire de propriétés d’une version, on accède directement à la liste des liens amont et aval.

Liste des liens amont




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Dans l’exemple ci-contre, les liens sont mis à jour automatiquement dans le fichier. Un lien hypertexte permet d’ouvrir le fichier associé à la version (au format PDF). Selon le paramétrage défini, le lien ouvrira directement le fichier associé à la version applicable du document ou alors la version définie.

Exemple de mise à jour des liens dans le fichier




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Gestion des sites

La notion de sites permet à différents sites ou services de gérer leur propre base documentaire. Chaque site possède un ou plusieurs administrateurs qui pourront administrer les éléments propres à leur site. Ainsi, un administrateur de site définira les cycles de vie, les types de document, les modèles de document, les fiches… pour son site. Les administrateurs des autres sites n’auront pas accès à ces éléments. Chaque personne ou groupe appartient à un site. Il est possible de définir comme opérateur d’un cycle de vie d’un site des opérateurs d’un autre site. Au niveau des permissions sur les dossiers, VDoc Document Management permet de les appliquer pour toutes les personnes d’un site. Par exemple, il est courant de créer un dossier racine pour chaque site et de permettre uniquement aux utilisateurs de ce site de visualiser ce dossier. L’administrateur principal possède tous les droits (d’administration) sur tous les sites.

Application de la notion de site dans le module d’administration

Dans cet exemple, deux sites coexistent dans la base de données, le site principal et le site qualité. L’administrateur du site qualité se nomme « Administrateur qualité ». Si on se connecte avec cet utilisateur, dans le module d’administration, on peut visualiser dans la liste des sites les deux sites, mais seul le site qualité est modifiable.

Liste des sites dans le module d’administration en étant connecté avec un profil administrateur du site qualité.

L’administrateur qualité peut modifier, créer ou supprimer des éléments du site qualité, par contre les éléments des autres sites sont en lecture seule.

Liste des utilisateurs dans le module d’administration en étant connecté avec un profil administrateur du site qualité.




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Gérer les droits d’accès par site Il est possible de définir des droits d’accès aux documents par site. Nous étudierons la problématique des droits d’accès plus en profondeur dans le chapitre consacré aux permissions, cependant, nous pouvons dès à présent évoquer la possibilité de définir des droits par site. Pour plus de détails, voir le chapitre Gestion des droits. Chaque dossier possède des droits d’accès en lecture, écriture, création,… Ces droits d’accès sont définis par personnes, groupes ou sites.

Dans cet exemple, les droits d’accès sur le dossier VDoc ont été définis par défaut comme auteur et pour les personnes du site qualité comme éditeur. Ces rôles prédéfinis correspondent à un ensemble de permissions. Par exemple, le rôle éditeur contient les permissions ci-dessous :

Permissions sur le dossier VDoc en fonction du site qualité




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Navigation graphique

VDoc Document Management fournit un module de création de navigations graphiques permettant d’atteindre des documents par l’intermédiaire de liens hypertextes dans des images. Mise à la disposition des utilisateurs dans l’interface de VDoc Document Management et/ou dans une portlet VDoc Portal, une navigation graphique permet un accès simplifié et rapide aux documents.

Le super-administrateur crée les navigations directement depuis l’interface d’administration de VDoc Document Management. Les ressources graphiques utilisées pour la construction des navigations sont gérées dans VDoc Document Management.

Gestion des navigations dans l’administration

Des zones cliquables sont définies au sein d’images. Chaque zone définie permet d’atteindre :

• une autre image ; • une url externe ; • un document ; • une version d’un document ; • ou un ensemble de documents du référentiel VDoc

Document Management.

Création de zones cliquables

Les navigations sont mises à la disposition des utilisateurs dans l’interface de VDoc Document Management et via une portlet VDoc Portal.

Portlet de navigation




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Archivage

Ce module permet de définir des règles d’archivage et d’appliquer ces règles à des types de document. La création d’une règle consiste en la définition des critères de sélection des documents à archiver. Ces critères peuvent êtres paramétrables. La règle « Nombre de jours après la dernière étape » est fournit en standard mais il est possible de définir toutes sortes de règle pour la sélection des documents à archiver. Les documents archivés sont stockés sur un répertoire partagé définit pour chaque type de document. L’archivage peut ou non donner lieu à la suppression de la version. Si la version n’est pas supprimée, le fichier archivé pourra être restauré. L’archivage peut être effectué de manière automatique et/ou manuelle par type de document. Ce module permet de répondre aux normes d’archivage définies par l’ISO 15489.

A la création d’une règle d’archivage, on définit la table ou la vue SQL Server de sélection des versions à archiver et éventuellement les paramètres à fournir.

Définition des règles d’archivage

La règle d’archivage est affectée à un ou plusieurs types de document. Pour chaque type de document, on peut définir :

• Le répertoire de stockage des fichiers archivés, • Si la version doit être supprimée, • S’il s’agit d’un archivage manuel et/ou

automatique, • La valeur des paramètres définis pour la règle

d’archivage.

Définition des règles d’archivage




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Gestion des droits

Permissions sur le dossier Les droits dans VDoc Document Management sont gérés au niveau du document et au niveau du dossier. Tant qu’un document n’est pas « applicable », les seules personnes pouvant le visualiser et, selon le cas, le modifier, sont le responsable et le ou les opérateur(s) courant(s) dans le cycle de vie associé. Une fois le document applicable, on applique au document les droits associés au dossier contenant ce document.

On définit un ensemble de permissions par utilisateur (ou par groupe d’utilisateurs) sur chaque dossier. Ces permissions comprennent les droits de

• Lecture • Visualisation des documents • Visualisation du dossier • Création • Modification • Suppression

Permissions sur le dossier

Droits de modification du document A chaque étape du cycle associé au document, une option permet de définir si cette étape est modifiable ou non.

Dans la partie administration, le formulaire de propriétés des étapes d’un cycle permet de définir cette option.

Case à cocher « droit de modification »

Droits de modification des attributs par étapes Pour chaque étape du cycle, chaque attribut documentaire peut être ou non modifiable. Par exemple, il est déconseillé de laisser les droits de modification de la référence du document lors de l’étape de vérification. Pour ce faire, VDoc Document Management met à disposition des administrateurs une matrice de définition des droits pour chaque type de document.




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En ordonnée, nous avons la liste des étapes, en abscisse, les différents attributs documentaires et cela permet de définir les droits de modification de chaque attribut à chaque étape. Bien évidemment, les attributs obligatoires sont forcément modifiables à l’étape de création, si l’étape ne possède pas l’option « Droits de modification », aucun attribut n’est modifiable à cette étape, etc,…

Matrice des droits par étapes




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Rapports

Les rapports permettront aux utilisateurs d’éditer des états sur la base documentaire. Plusieurs rapports différents sont fournis par défaut. Ils sont particulièrement utiles lors des phases d’audit documentaire. Deux types de rapport sont disponibles :

• Les rapports dynamiques : ces rapports sont mis à jour en temps réel. Par exemple, nous avons un rapport standard dynamique sur le nombre de consultation des documents.

• Les rapports statiques : ces derniers ne sont pas remis à jour. Par exemple, la liste des documents applicables à une date donnée.

Il est possible de créer des rapports à partir de toutes les listes de versions de VDoc Document Management. Par exemple, le résultat d’une recherche peut faire l’objet d’un rapport.

Liste des rapports standards.

Ci-contre, un exemple de rapport sous forme de fichier EXCEL. Dans un onglet, on retrouve une liste et les autres onglets présentent les résultats sous forme de tableau croisé dynamique ou de graphiques. Le graphique représente un rapport standard sur l’évolution du nombre de consultations mensuelles.

Exemple de rapport

Nombre de consultation par mois




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Impression

Le module d’impression, intégré en standard dans VDoc Document Management permet d’imprimer les pièces jointes associées aux versions contenues dans un dossier (et de ses sous dossiers), suite à une recherche, etc,… Avantage : ce module reconnaît automatiquement la taille du fichier (A0, A4,…) et imprime le fichier sur l’imprimante adéquate. De plus, la gestion des permissions permet de rendre disponible des imprimantes par utilisateur. Ainsi, les utilisateurs d’un site auront accès aux imprimantes de leur site mais pas à celles des autres sites. D’après les retours des clients utilisant ce module, le gain de temps pour l’impression d’un dossier client contenant différentes sortes de plans, de spécifications techniques, par exemple, est de plus de 75%.

Il est possible d’imprimer les fichiers d’un dossier ou liés à une donnée.

I

Impression des fichiers associés à une donnée




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Personnalisation

Habillage graphique VDoc Document Management est livré en standard avec plusieurs habillages (« skin ») possibles. L’administrateur peut définir un habillage par défaut, mais chaque utilisateur peut sélectionner un habillage différent. VDoc peut fournir un habillage spécifique correspondant à la charte de l’entreprise (pour cela, il faut contacter le studio graphique de VDoc Software).

Chaque utilisateur peut sélectionner une « skin » parmi celles proposées.

Choix de l’habillage par utilisateur

L’exemple ci-contre montre les différences au niveau de l’habillage entre deux skins livrées en standard.

Skin « Intranet Qualité »

Skin « Standard VDoc »

Liste des colonnes des vues Pour chaque liste de versions, les colonnes affichées sont entièrement paramétrables. Le nombre et l’ordre de colonne, la taille, le nombre d’éléments par défaut, le tri par défaut, etc… peuvent être définis par site (l’administrateur du site définira cet affichage), pour tous les utilisateurs ou par utilisateur.




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L’écran ci-contre montre comment définir la liste des colonnes affichées, comment modifier l’ordre d’affichage et comment renommer une colonne.

Paramétrage des colonnes pour une liste

Personnalisation de l’environnement de travail Chaque utilisateur dispose d’outils lui permettant de personnaliser son interface de travail. Il retrouve deux notions principales :

• Favoris : VDoc Document Management permet de gérer des favoris par utilisateur. Ces favoris permettent d’accéder rapidement aux informations que l’utilisateur a jugé pertinentes.

• Sauvegarde : à chaque déconnexion, l’environnement de travail peut être sauvegardé. Lors de la prochaine connexion, l’utilisateur retrouve son environnement tel qu’il l’avait laissé (au niveau de l’élément sélectionné dans l’arbre,…)

Dans cet exemple, nous avons créé un raccourci sur deux données. Ces raccourcis permettront de retrouver en un clic, les documents associés à une de ces données.

Exemple de favoris




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Réplication test – production

Lorsque VDoc Document management est en production, il est fortement déconseillé de modifier le paramétrage directement dans la base de production. Par exemple, l’ajout d’une étape dans un cycle de vie doit faire l’objet d’une modification du mode opératoire correspondant et bien sûr, cette modification doit aussi être validée et testée. Pour cette raison, VDoc Document Management fournit en standard un module permettant de tester les nouveaux paramétrages sur un environnement de test, et une fois les modifications validées, de les répliquer dans l’environnement de production.

L’administrateur principal (super administrateur) dispose d’un accès direct au module de réplication.

Accès au module de réplication

L’interface de réplication est composée de cinq onglets. Dans chaque onglet, on retrouve la liste des éléments modifiés, ajoutés ou supprimés dans la base de test. On a la possibilité de sélectionner tout ou partie des éléments et d’impacter les modifications dans la base de production.

Réplication des modèles de document

Attention : l’installation de ce module est fortement recommandée et doit être prise en compte dès la phase d’installation du logiciel.




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SDK

VDoc Document Management est livré avec un SDK pour les développeurs. Ce SDK est accessible depuis toutes les applications, en VB, VBA, .net,… Il permet de naviguer dans les versions, d’utiliser les recherches, d’éditer les propriétés des versions et de créer de nouveaux documents. Les modules décrits ci-dessous ne sont pas fournis en standard. Il est recommandé de contacter votre interlocuteur VDoc Software pour plus d’informations.

Interface avec une application externe (ERP,…) Une des applications les plus courantes du SDK est l’interfaçage de VDoc Document Management avec une application métier. Le but est d’ajouter dans des formulaires de l’application externe des boutons permettant d’accéder directement aux documents ou de créer de nouveaux documents.

Cet exemple vous propose une intégration des fonctionnalités de GED dans la base COMPTOIRS de MS ACCESS. Sur chaque fiche article, nous avons ajouté

• un bouton permettant de créer automatiquement un document lié à cet article (en utilisant les fonctionnalités de données).

• Une liste des documents associés à cet article.

Intégration ACCESS

Interface Office Le SDK permet d’ajouter des fonctions directement dans MS OFFICE.




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Par exemple, il est possible de créer une barre d’outils afin de proposer aux utilisateurs de changer d’état ou d’enregistrer les documents directement depuis Office.

Intégration Office

Intégration SharePoint 2007 Un autre exemple d’intégration réalisable avec le SDK de VDoc Document Management est la création de Web Part SharePoint permettant d’accéder aux documents gérés dans VDoc Document Management.

Illustration de Web Part basées sur le SDK permettant l’affichage d’une liste des documents. Dans l’exemple ci-contre, la Web Part dans la partie inférieure de l’écran est chargée de l’affichage de la liste, tandis que trois autres Web Part permettent de définir les points d’accès à la documentation. Par exemple, on peut accéder aux documents par types, par données … Nous avons de cette manière un tableau de bord documentaire qui permet d’un seul coup d’œil de comprendre quels sont les documents que l’on va trouver dans VDoc Document Management.

Intégration dans SharePoint 2007

Dématérialisation – Scan Toujours à l’aide du SDK, VDoc Document Management peut s’interfacer avec plusieurs outils de dématérialisation. Le but est de pouvoir indexer directement des documents « papiers » dans VDoc Document Management. Des outils métiers (comme par exemple ASCENT Capture de KOFAX) vont récupérer le fichier scanné au format PDF, le numériser et le convertir en une version textuelle (permettre d’effectuer des recherches dans le corps du fichier), et lui associer un fichier d’index (contenant par exemple le nom du fournisseur, un numéro de SIRET, etc,…). Ensuite, VDoc Document Management prend la main et range le fichier dans la base de données en lui associant les attributs documentaires (ou les données) du fichier d’index.




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Modules WIN32

Plusieurs modules WIN32 développés à partir du SDK sont fournis en standard.

Module d’import depuis l’explorateur Windows. Ce module permet d’importer des fichiers dans VDoc directement depuis l’explorateur Windows.

Abonnement Ce module permet à des utilisateurs de s’abonner à un favori défini dans l’interface web. Les fichiers concernés sont copiés en local sur le poste client. L'action de synchronisation est lancée par l'utilisateur et permet de récupérer tous les documents modifiés ou créés depuis la dernière synchronisation.

Synchronisation Ce module permet de synchroniser des documents pour modification. Il permet d'effectuer une extraction multiple à partir d'une donnée, d'une liasse ou d'un dossier des fichiers des documents sélectionnés. Il est possible également de ranger les fichiers extraits une fois la modification effectuée.

Add-in Word office 2007 L’add-in Word 2007 de VDoc Document Management se présente sous la forme d’un nouvel onglet VDoc Document Management ajouté au ruban de Word 2007.

Depuis ce nouvel onglet, VDoc Document Management propose les fonctionnalités suivantes :

• Ouverture d’une session utilisateur VDoc Document Management SQL ; • Extraction d’un document depuis une base documentaire ; • Annulation de l’extraction d’un document ; • Création d’un nouveau document standard ; • Rangement d’un fichier VDoc en base documentaire ;




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• Changement d’état d’un document VDoc ; • Insertion d’hyperliens vers d’autres documents d’une base documentaire.


Documents

Fiche Fonctionnalites DM 2010