Flux de vente -

Création d’une piste jusqu’au paiement et la relance

en passant par la consultation du stock

Ce flux nécessite l’installation des applications

CRM/Ventes/Stocks/Facturation/Comptabilité/Supply Chain

Pour pouvoir générer une facture depuis une commande client, vous devez activer l’option

« Générer facture pour les devis/Cmde client » dans les options de l’application Supply

Chain.

Pour pouvoir générer une facture depuis un BL, il faut également activer l’option “Générer

facture depuis BR/BL”.

Vous devez également activer l’option “Générer des BL” et “Terminer les cmdes clients lors

de la livraison”

1- Création de la piste à partir de l’application CRM :

Depuis le menu “Pistes”, cliquez sur + pour ajouter une nouvelle piste

Remplissez les différents champs. Vous pouvez assigner une piste à un autre utilisateur ou la prendre en charge vous même.

Lors de sa création, une piste est à l’état “Nouveau”. Vous pourrez modifier cet état selon l’évolution de votre relation commerciale avec la piste.

Sauvegardez votre piste.

2- Convertir la piste en contact, tiers et création d’une opportunité :

Depuis une piste, vous pouvez choisir de convertir la piste en contact, prospect, tiers et créer des opportunités. Il faut cliquer dans la barre des tâches sur “Outils” et “Convertir piste”.

Les champs sont repris automatiquement depuis la piste.

Vous pouvez également créer une opportunité depuis la piste en cliquant sur outils puis “Créer opportunité”.

3- Transformer l’opportunité en devis :

Toutes vos opportunités se trouvent dans CRM/Opportunités. Vous pouvez indiquer sur une opportunité le montant de celle-ci (avec la possibilité d’indiquer un montant dans le meilleur des cas et un montant dans le pire des cas), un pourcentage de probabilité et une date de clôture estimée.

Vous pouvez changer l’étape de vente d’une opportunité depuis le champ “étape de vente” ou directement depuis la vue kanban des opportunités (cf image ci-dessous) grâce à un simple glisser-déposer d’une opportunité à l’étape de vente souhaitée.

Depuis une opportunité, vous avez la possibilité de la convertir en devis en allant dans la barre des tâches, dans Outils puis “Convertir en devis”.

Dès que vous commencez un devis, vous passez par l’application Ventes. Vous pouvez également retrouver sur chaque fiche d’une piste, d’un prospect ou d’un client les opportunités qui leurs sont associées.

Les champs « Informations client » sont repris depuis l’opportunité

Vous pouvez éditer pour compléter le devis.

Vous devez ensuite ajouter des lignes de commande client

Vous pouvez recherchez un produit parmi les produits ayant une fiche dans l’ERP depuis le champs “Produit”. Les champs libellé produit, unité, taxe et prix unitaire sont alors remplis automatiquement.

Ou vous pouvez si c’est un produit non répertorié remplir ces champs vous-même.

Une fois la quantité choisie, vous avez la possibilité de définir ou non une remise (en % ou fixe). Si une liste de prix est associée à ce client, la remise sera appliquée automatiquement.

En cliquant sur ok vous validez la ligne de commande.

Vous pouvez rentrer autant de lignes de commande que vous voulez.

Le devis étant au départ au statut “Brouillon”, vous pouvez le finaliser en cliquant sur le bouton correspondant.

Le devis est désormais attaché à la commande.

Vous avez la possibilité de télécharger le devis, de l’imprimer (depuis le menu “Rapports” de la barre des tâches) et de l’envoyer par email ( (depuis le menu “Outils” de la barre des tâches) directement depuis l’application. Si vous créez de nouvelles versions de ce devis, elles seront toutes archivées pour être consultées.

Confirmation de la commande

Une fois que le devis a été validé, vous pouvez le transformer en commande ferme en cliquant sur le bouton “Commande confirmée”.

4- Etat du Stock avant livraison

Il y a plusieurs manières de visualiser l’état du stock d’un produit.

La première est de consulter la fiche du produit (Ventes/Produits&Services).

Les quantités actuelles et futures apparaissent.

Depuis l’application de Stocks, en cliquant sur le menu “Disponibilité produits”, vous avez également la possibilité de faire une recherche de disponibilité des produits sur chaque emplacements de stock. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs produits, et cliquez sur “Lancer” dans la barre des tâches pour lancer la recherche.

L’état des stocks sur l’emplacement apparaît alors.

La troisième solution est d’activer dans les options de l’application Supply Chain l’option “Gérer la réservation de stock”. Une fois cette option activée, vous aurez la possibilité de réserver une quantité d’un produit, et sur chaque ligne de devis/commande, la quantité de produit en stock apparaîtra.

5- Scinder une livraison :

Les éléments concernant la livraison concernent le module Stocks

Générer les bons de livraison

Vous pouvez depuis une commande confirmée générer le bon de livraison en cliquant sur “Générer le BL”. Depuis les options de l’application Supply Chain, vous pouvez également activer l’option “Générer les BL automatiquement”. Dans ce cas-là, dès qu’une commande est confirmée, le BL associé sera généré automatiquement.

Une fois sur un bon de livraison, vous avez la possibilité de scinder la livraison depuis le menu Outils de la barre des tâches.

Vous avez alors la possibilité de scinder en 2 la commande, d’effectuer une scission spécifique ou par unité.

Il est possible de scinder tous les mouvements de stocks (interne, livraison et réception) qui sont au statut planifié. En cliquant sur le bouton "Scinder en 2", il possible de découper un mouvement de stock en deux mouvements distincts en choisissant sur la ligne du mouvement à scinder la quantité à mettre dans chaque mouvement. Par exemple, si sur un BL vous avez une ligne du mouvement de stock avec 2 quantités d'un produit que vous voulez scinder en 2 mouvements distincts, en cliquant sur "Scinder en 2", une fenêtre s'ouvre et vous devez alors choisir la ligne à scinder et indiquer 1 dans la colonne "Quantité prévue". Un nouveau BL va être créé avec pour cette ligne un mouvement de stock de 1, et sur votre BL d'origine la quantité prévue sera de 1 également.

Si vous choisissez la scission spécifique, vous devez choisir la quantité à scinder. De nouvelles lignes s’affichent désormais selon le nombre de scissions sélectionné auparavant.

6 - Générer une livraison partielle :

Vous devez tout d’abord dans l’onglet “Information BL” du bon de livraison vérifier que la case “Gérer les reliquats” soit bien cochée.

Cliquez pour éditer la ligne qui sera livrée partiellement

Editez la quantité réelle qui sera livrée et cliquez sur ok.

Les modifications peuvent également être directement effectuées sur les lignes :

Sauvegardez puis cliquez sur planifié et/ou réalisé.

Un BL reliquat est ainsi automatiquement généré pour les quantités restant livrer, signifiant qu’il reste une partie à gérer.

L’état des stocks après livraison est visible dans la fiche produit.

Vous pouvez consulter tous les bons de livraison dans l’application Stocks, menu « Livraisons client ».

Vous retrouvez ainsi votre reliquat généré précédemment que vous pourrez passer au statut « Réalisé » quand la deuxième partie de la livraison sera effectuée.

Reliquat – restant à livrer :

Cliquez sur réaliser.

6- Générer la facture :

Pour rappel, si vous voulez pouvoir générer une facture depuis une commande client, vous devez

avoir au préalable activé « Générer facture pour les devis/Cmde client » dans les options de

l’application Supply Chain.

Pour générer une facture depuis un BL, il faut également activer l’option.

Dans cet exemple nous générons la facture depuis le bon de livraison.

Cliquez sur « Générer facture »

Vous avez le détail des lignes de facture

Vous pouvez valider une fois que toutes les informations nécessaires ont été complétées

Une fois la facture validée, vous pouvez générer un avoir en vous rendant dans l’onglet « comptabilité » de la facture.

Une fois la facture validée, vous pouvez la ventiler. La ventilation va permettre le traitement comptable de la facture.

Quand la facture est ventilée, vous pouvez enregistrer un paiement.

Il faut noter que vous pouvez dans les options de l’application de facturation activer l’option “Sauter la ventilation”. L’étape de ventilation n’apparaitra plus et la validation de la facture permettra le traitement comptable.

Le montant est repris automatiquement. Vous choisissez le mode de paiement et la devise. Le paiement effectué peut-être seulement partiel.

Une fois validé, le paiement apparait à droite (payé le…) dans l’onglet « Totaux ».

Vous le retrouvez également dans l’onglet « paiements » de la facture.

7- Consulter l’Ecriture comptable :

Dans l’onglet « Comptabilité » de la facture, vous retrouvez l’écriture comptable que vous pouvez consulter en cliquant dessus.

Vous accédez ainsi au détail de l’écriture comptable

Toutes les écritures comptables se retrouvent dans le module comptabilité, menu « Ecritures ». Voir la documentation pour la configuration des journaux et des comptes.

8- Générer une Relance manuellement :

Vous pouvez sur chaque fiche client accéder dans l’onglet facturation/paiement aux factures impayées pour ce client.

Vous pouvez envoyer un email de relance à partir d’une facture impayée, depuis le menu outils dans la barre des tâches.

Donnez un nom au modèle d’email

Un nouvel onglet pour l’email s’ouvre.

Dans « Contenu », vous rédigez son contenu ainsi que le corps de l’email. Quand c’est fini, il suffit de l’envoyer. A noter que le compte d’envoi d’email doit avoir été configuré auparavant (voir la documentation à ce propos).

9- Gestion des paramètres de recouvrement automatiques :

Dans le module Comptabilité, menu Recouvrement, vous pouvez configurer des méthodes de recouvrement automatiques.

Vous pouvez définir des niveaux de recouvrement, selon la durée, le montant, ainsi que le type de relance (email, lettre…). Voir la documentation pour plus de détails.