Foire aux questions Liste de rappel - Territoire du Sud ... · «taux double de son salaire régulier, si le travail en temps supplémentaire est fait durant un congé férié et

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Foire aux questions – Liste de rappel

Adopté par le comité de direction (CSSS Sud-Ouest Verdun)

10 avril 2015


QUESTION 1

Qui est réputé imputable et responsable des horaires de travail, de la MOI et du TS ?

RÉPONSE

Le chef est l'ultime responsable et imputable de ses horaires de travail. Toutefois, il délègue une partie de cette tâche à la LR et doit s'assurer de respecter les règles de la convention collective et les fonctionnements établis dans le Lean liste de rappel.


QUESTION 2

Dans le but d'avoir plus d'employés disponibles les vendredis et les lundis, devrait-on revoir les canevas de postes de tous les employés à temps complet / temps partiel de chaque unité afin de s'assurer que les journées de postes des TPR soient réparties sur la semaine, y compris les mercredis ?

RÉPONSE

Oui, Il a été convenu que les chefs d'unité s'assurent de revoir les canevas de poste de tous les temps complets / temps partiels de leur unité de façon à ce qu'ils soient répartis sur la semaine, y compris les mercredis. Pour se faire, ils peuvent faire appel à la technicienne de la liste de rappel, qui pourra les soutenir. Ces canevas de postes modifiés doivent être envoyés à la LR en même temps que l'expression des préférences et la modification entrera en vigueur pour la période suivante. Il a été jugé approprié par les chefs du projet Lean de varier la présence des temps pleins et des temps partiels aux réunions du mercredi, en hébergement.


QUESTION 3

Appelle-t-on un employé pour lui offrir un quart de travail qui débute dans sept (7) jours et plus ?

RÉPONSE

Enlignement : - Pour éviter des appels et responsabiliser le personnel, nous allons tenter un projet pilote pour les PAB de l'hébergement. Pour les autres titres d'emploi, nous allons continuer à les appeler mais cette position pourrait être revue ultérieurement. Algorithme : Projet pilote pour les PAB de l'hébergement seulement. 1) La LR inscrit un quart de travail débutant dans sept (7) jours et plus à l'horaire d'un employé réputé disponible. 2) L'employé consulte son horaire via le guichet ou via le web. 3) Si l'employé ne peut effectuer le quart, il en informe la LR et un refus sera inscrit à son horaire.


QUESTION 4

Offrons-nous la possibilité à un employé, qui est en congé férié, de faire du temps supplémentaire ? RÉFÉRENCE

CC. FIQ+CSN : article 19.03 : «taux double de son salaire régulier, si le travail en temps supplémentaire est fait durant un congé férié et ce, en plus du paiement du congé.»

RÉPONSE

Enlignement : - Oui** Effectif dès maintenant **Le temps double s'applique UNIQUEMENT lorsque l'employé effectue un quart de travail en temps supplémentaire sur une journée où le congé férié est célébré dans l'établissement.


QUESTION 5

Doit-on obtenir une autorisation pour procéder à une demande de remplacement lorsque la liste de rappel doit offrir le quart de travail en temps supplémentaire ou en Main d'œuvre indépendante (MOI) ?

RÉPONSE

Enlignement : Non, car par expérience, cela alourdit le processus de remplacement. Cependant, le modèle adopté de planification des horaires à l'avance vise à favoriser au maximum les demandes de congés à l'intérieur de la période d'expression des préférences. Quand un chef accepte un congé après cette période, il accepte la possibilité que ce congé entraîne MOI ou TS. Algorithme : 1) Le chef code le congé dans l'horaire de l'employé*, 2) Le chef inscrit la ou les raison(s) ** qui justifient la demande de remplacement dans la transaction en utilisant la case Remarque***, 3) Si le remplacement est dans moins de vingt-quatre heures (24h), il appelle à la LR (56140) pour signaler le besoin de remplacement, 4) La liste de rappel procède au remplacement.* Santé Physique : toutes les absences doivent être communiquées par téléphone à la liste de rappel. ** ATTENTION à la case Remarque : compte tenu que l'information inscrite dans la case Remarque peut être visualisée par un nombre important de personnes, cette information doit demeurer objective et factuelle. *** La case Remarque doit être «décochée» au moment de l'impression des présences journalières.


QUESTION 6

Qui détermine les besoins de recrutement* pour le personnel inscrit sur la liste de rappel ? * Préposé aux bénéficiaires, personnel de bureau, infirmière auxiliaire et infirmière titularisée.

RÉFÉRENCE

La diminution du TS et de la MOI sera la priorité dans l'évaluation des besoins d'embauches.

RÉPONSE

Enlignement : - Les besoins de recrutement pour les titres d'emplois faisant partie de la liste de rappel seront déterminés par le service de la liste de rappel*. * Le chef qui de son côté évalue qu'il a des besoins, doit contacter la technicienne de la liste de rappel pour évaluer et déterminer les besoins en collaboration. Algorithme : Une fois la confection d'horaire terminée : 1) La technicienne de la liste de rappel évalue les besoins en personnel occasionnel et titularisé. 2) Elle procède aux demandes d'embauches via le service de la dotation.


QUESTION 7

Le chef peut-il refuser d'orienter des employés sur son unité ?

RÉPONSE

Enlignement : Non, le chef ne peut pas refuser d'orienter un nouvel employé. (voir question 29)


QUESTION 8

Préambule : Selon la C.C CSN, un employé disponible à l'hébergement doit être disponible dans 2 centres :

Pour l'hébergement seulement, qui et à quel moment est déterminé le second centre d'hébergement où le nouvel employé devra être disponible suite à la réussite de sa probation ?

Qui doit suivre et calculer la période de probation d'un nouvel employé ?

Pour l'hébergement seulement, qui et comment informe-t-on la liste de rappel que le nouvel employé a réussi sa période de probation ?

De quelle façon la période de probation est-elle calculée, en jours ou en heures ?

RÉPONSE

Enlignement : - Lors de l'embauche, la liste de rappel et le nouvel employé déterminent le second centre d'hébergement où celui-ci devra être disponible suite à sa période de probation et ce, en fonction des besoins de l'organisation. - Le suivi et le calcul de la période de probation est fait par le chef responsable du nouvel employé. - Le chef informe la liste de rappel via un courriel que l’employé a réussi sa période de probation. - Le calcul se fera en jours, sauf exception (voir référence). Le calcul de la période de probation inclut les quarts faits en temps supplémentaire.

Algorithme : 1) Pour l'hébergement seulement, à l'embauche, la liste de rappel et le nouvel employé déterminent selon les besoins, le second centre* où il devra être disponible après sa période de probation. 2) Lors de la dernière évaluation de probation, le chef responsable de l'employé en probation confirme à celui-ci qu'il a réussi ou non sa probation, 3) Pour l'hébergement seulement : si l'employé réussi sa période de probation, le chef rempli le formulaire (prévu à cet effet) et l’envoie par courriel à la liste de rappel (adresse générale) et transmet les documents de l'évaluation finale aux AVS. L'objet du courriel doit être libellé comme suit : PROBATION RÉUSSIE - Numéro d'employé. 4) La LR active le ou les nouveau(x) centre(s) d'hébergement à la disponibilité de l'employé. * Favoriser la disponibilité des nouveaux employés sur plus de deux (2) sites.


QUESTION 9

À quelle fréquence devons-nous offrir les remplacements long terme à la CSN ?

RÉFÉRENCE

C.C CSN : Article 106,07 : «Toute assignation de 14 jours et plus, survenant en cours de semaine, doit être offerte comme une assignation de moins de 14 jours jusqu'au dimanche suivant. À compter du dimanche suivant, l'assignation est réofferte selon les dispositions du paragraphe 106,08.»

RÉPONSE

Enlignement : Voici une proposition acheminée aux relations de travail qui nécessiterait UNE ENTENTE AVEC LE SYNDICAT CSN: Les remplacements longs terme à la CSN devraient être offerts une fois par mois, en confection d'horaire. Nous vous aviserons si jamais une telle entente est signée. Algorithme : (si entente) 1) En confection d'horaire, tous les remplacements long terme sont offert selon les dispositions du paragraphe 106,08 de la C.C. CSN. 2) En cours d'horaire, le remplacement est octroyé à l'équipe volante jusqu'à la fin de la période horaire. 3) Le remplacement est donné officiellement selon les dispositions du paragraphe 106,08 de la C.C. CSN dès la nouvelle période.


QUESTION 10

Que fait-on avec le remplaçant lors du retour d'un employé sur son poste en cours d'horaire, pour limiter les impacts sur les horaires établis ? Assumons-nous les surplus qui sont causés par un employé qui réintègre son poste en cours d'horaire ?

RÉPONSE

Enlignement : Oui nous acceptons ce surplus. Algorithme : Exemple de cascade : 1) Un temps complet est en absence long terme : son remplacement a été offert selon les dispositions des C.C. à une TPR possédant un 7/14. 2) Le remplacement du 7/14 a été offert selon les dispositions des C.C. à un TPR détenant un 4/14, 3) Le remplacement du 4/14 a été offert selon les dispositions des C.C. à un occasionnel, 4) En cour d'horaire, le temps complet revient au travail en retournant sur son poste, 5) Le TPR (7/14) perd son remplacement à temps complet et retourne sur ton poste (7/14), 6) L'autre TPR (4/14) perd aussi son remplacement 7/14 et retourne sur ton poste (4/14) 7) L'occasionnel perd son remplacement 4/14 et reste en surplus dans le centre jusqu'à la fin de la période. Il devient prioritaire pour tous les remplacements disponibles.


QUESTION 11

Afin d'éviter les surplus d'employés, quelle pratique de gestion devons-nous mettre en place ? Dans un souci de limiter le TS et la MOI et d'améliorer la continuité des soins, on choisit de faire de «l'over booking» donc d'accepter un risque de surplus. Il y aura des surplus également causés par des équipes volantes non placées ou des employés qui perdent un remplacement en cours d'horaire.

RÉPONSE

Enlignement : - Placer les fériés et les congés compensatoires à l'horaire en fonction des besoins du service.- Balancer l'utilisation des équipes volantes et des occasionnels pour combler les remplacements long terme.

- Inscrire des employés en formation,- En partenariat avec le chef d'unité, la liste de rappel, s'il y a lieu, offre des congés * «dernière minute» pour éviter d'avoir du personnel en surplus.

Pour faciliter la gestion de l'absentéisme, le code AAES (absence autorisée éviter surplus) a été créé pour remplacer les AANP. Ce nouveau code sera utilisé lorsque l’employeur offre des congés, dernière minute, dans le but d‘éviter d'avoir un surplus causé par une équipe volante non cédulée.

Algorithme : En confection d'horaire : 1) Dès la réception des horaires brouillons, la liste de rappel génère la requête des fériés banqués par établissement. Cette étape permet d'avoir une vision d'ensemble des banques de fériés des employés. 2) Si aucune directive n'a été émise par le chef, sur l'horaire brouillon, la liste de rappel évalue la possibilité de remplacer les journées fériées des employés à temps complet par des TPR du service et/ou par des équipes volantes. 3) S'il y a lieu, la liste de rappel offre le remplacement de la journée fériée à une équipe volante ou à un TPR de service au lieu de banquer le férié du temps complet, tout en respectant la proportion établie (70% de présence du personnel détenteur de poste sur l'unité).

Afin de déterminer si un salarié est requis au travail lors d'une journée fériée, le service doit compter 70%** de présence du personnel détenteur de poste sur l'unité (TC et TPR). Cette proportion exclut les ÉV.

* Si possible utiliser les fériés banqués, les vacances restantes avant d'utiliser une absence autorisée (AAES). **Ce taux peut varier à la baisse selon les directives du chef.


QUESTION 12

Afin de s'assurer du respect des conventions collectives, quel pouvoir est délégué à la liste de rappel pour déterminer si une personne salariée est tenue de travailler lors d'un congé férié ?

Qui doit s'assurer que les employés, à temps complet, accumulent un MAXIMUM de cinq (5) congés fériés ?

RÉFÉRENCE

Article 20.03 des dispositions nationales de la convention collective CSN : orsque la personne salariée est tenue e travailler l un e ces ours fériés l employeur lui accor e son con é ans les quatre (4) semaines qui précèdent ou suivent le our e ce con é férié à moins que la personne salariée l ait accumulé ans une anque si telle possi ilité a été convenue par les parties locales...» Article 111.05 des dispositions locales de la C.C. CSN : Tel que mentionné à l’article 20.03 des dispositions nationales de la convention collective, la personne salariée tenue de travailler l’un e ces ours fériés peut accumuler un maximum de cinq (5) congés fériés qui sont pris après entente préalable avec l’Employeur lequel ne peut refuser sans motif valable.»

RÉPONSE

Enlignement : - En collaboration avec le chef d'unité, la liste de rappel doit s'assurer que l'unité compte 70%* de présence du personnel détenteur de poste de l'unité (TC et TPR) lors d'une journée fériée. Cette proportion exclut les ÉV.- En collaboration avec le chef d'unité, la liste de rappel s'assure que les employés ne banquent pas plus de 5 fériés.

- Si aucune balise n'a été émise par le chef, lors de l'envoi des horaires brouillons, la liste de rappel applique la convention collective, c'est-à-dire confirme les fériés des employés ou détermine les congés compensatoires.

Algorithme : En confection d'horaire : 1) Dès la réception des horaires brouillons, la liste de rappel génère la requête des fériés banqués par établissement. Cette étape permet d'avoir une vision d'ensemble des banques de fériés des employés.

2) Si aucune directive n'a été émise par le chef, sur l'horaire brouillon, la liste de rappel évalue la possibilité de remplacer les journées fériées des employés à temps complet par des TPR du service et/ou par des équipes volantes.

3) S'il y a lieu, la LR offre le remplacement de la journée fériée à une équipe volante ou à un TPR de service au lieu de banquer le férié du temps complet, tout en respectant la proportion établie (70% de présence du personnel détenteur de poste sur l'unité).

4) Si l'employé est tenu de travailler lors d'une journée fériée, la LR accorde le congé compensatoire dans les 4 semaines qui précèdent ou suivent le jour du congé férié à moins que l'employé ait manifesté le désir de l'accumuler si la banque de cinq fériés n'est pas atteinte. Afin de déterminer si un salarié est requis au travail lors d'une journée fériée, le service doit compter 70%* de présence du personnel détenteur de poste sur l'unité (TC et TPR). Cette proportion exclut les ÉV. *Ce taux peut varier à la baisse selon les directives du chef.


QUESTION 13

Qui fait l'horaire d'orientation du nouvel employé ?

RÉPONSE

Enlignement : - Hébergement : Le chef d'unité, - Santé physique : Le chef d'unité (délégation possible aux techniciennes en administration). Algorithme : 1- Le chef détermine l'horaire du nouvel employé, c'est-à-dire identifie avec qui et quelle journée celui-ci sera en orientation. 2- Il avise son employé formateur des dates d'orientation du nouvel employé, 3- Le chef transmet l'horaire du nouvel employé à la LR, via un formulaire électronique (faire le lien avec la dotation ou DSI). 4- La LR crée l'horaire d'orientation du nouvel employé dans Magistra et code les journées de libération pour formation à l'employé formateur de l'unité, 5- La LR informe et confirme l'horaire d'orientation du nouvel employé.


QUESTION 14

Qui fait l'horaire d'un employé en retour au travail (retour progressif ou assignation temporaire) ? Qui confirme à l'employé son horaire ?

RÉPONSE

Enlignement : CONFIRMÉ AVEC LE BUREAU DE SANTÉ (18 MARS 2015) - La responsabilité de confectionner l'horaire d'un employé en retour au travail revient au chef. - La première journée est confirmée par le service de santé avec l'approbation du chef et les journées suivantes à l'horaire seront confirmées par le chef lors de la première journée de travail. Algorithme : 1- Le service de santé détermine avec le chef de service et confirme à l'employé sa première journée de retour au travail, 2- Le service de santé avise le chef de service, la liste de rappel et le service de la paie que l'employé est en retour au travail et communique l'ensemble des directives entourant le retour, incluant la date de la première journée. 3- La liste de rappel fait l'inscription de la première journée de travail dans Magistra. 4- Le chef détermine l'horaire du retour lors de la première journée de l'employé, avec celui-ci, 5- Le chef transmet l'horaire du retour au travail à la LR, via un formulaire électronique, 6- La liste de rappel fait l'inscription dans Magistra.


QUESTION 15

En cours d'horaire, acceptons-nous de répondre à la demande du chef, de déplacer le TPO sur son unité pour récupérer son TPR qui est cédulé dans un autre centre ?

RÉPONSE

Enlignement : - Dans certains cas, il est possible de le faire pour la santé physique lorsqu'une ÉV est impliquée. De plus, le fait que les deux (2) ressources soient dans le même établissement est un facteur facilitant. Mais outre cette exception, la demande de changement ne peut être acceptée étant donné les contraintes de disponibilités de l'employé TPO, qui a accepté le remplacement qui lui a été offert. De plus, lorsque les horaires sont officiels, ceux-ci sont réputés être stables. Par ailleurs, plus les demandes de congés sont faites à l'intérieur de la période d'expression des préférences, plus il est facile de maintenir les TPR sur les unités.


QUESTION 16

Quelle est la façon de procéder pour : 1- Une demande de remplacements en cours d'horaire 2- La création et/ou une demande de surplus 3- Une modification de canevas de poste 4- La liste des employés à former 5- L'horaire d'un employé en retour au travail 6- Employé ayant réussi sa période de probation

RÉPONSE

Algorithme :

1- Demande de remplacements en cours d'horaire HÉBERGEMENT : les chefs codent les absences dans Magistra, en y ajoutant la raison du remplacement dans la case Remarque. SANTÉ PHYSIQUE : les chefs communiquent les demandes de remplacements par téléphone. ATTENTION : compte tenu que l'information inscrite dans la case Remarque peut être visualisée par tous, cette information doit demeurer objective et factuelle. Lors de l'impression des horaires, il est recommandé de décocher l'option «visualiser la Remarque».

2- Création de surplus Les chefs complètent le formulaire justificatif conçu à cet effet (à venir sur intranet), et l'envoient par courriel à l'adresse générale de la liste de rappel. L'objet du courriel doit être libellé comme suit: AJOUT DE SURPLUS - nom du service.

3- Modification de canevas de poste Les chefs complètent le formulaire justificatif, conçu à cet effet, et l'envoient par courriel à l'adresse générale de la liste de rappel. L'objet du courriel doit être libellé comme suit: MODIFICATION DE CANEVAS POSTE - nom du service. (Voir également Q 22)

4- Liste des employés à former Les chefs envoient la liste par courriel à l'adresse générale de la liste de rappel lors de l'envoi des horaires brouillons. (Voir également Question 24)

5- Horaire des retours au travail. Les chefs complètent le formulaire justificatif, conçu à cet effet (à venir sur intranet), et l'envoient par courriel à l'adresse générale de la liste de rappel. L'objet du courriel doit être libellé comme suit : HORAIRE DE RETOUR D'UN EMPLOYÉ- nom du service. (Voir également Question 16)

6-Employé ayant réussi sa période de probation. Les chefs informent par courriel la liste de rappel (adresse générale) et transmettent les documents de l'évaluation finale aux AVS. L'objet du courriel doit être libellé comme suit : PROBATION RÉUSSIE - Numéro d'employé.

ATTENTION : Pour toutes les demandes justifiant un remplacement dans 24h et moins, le chef doit en aviser verbalement la liste de rappel.


QUESTION 17

Dans quelle circonstance doit-on appeler les employés figurant sur la liste des rejetés (employés non disponibles à taux régulier ou en TS) pour combler une demande de remplacement ?

RÉPONSE

Algorithme : 1- La liste de rappel contacte les employés figurant sur les listes officielles (taux régulier, TS et MOI dans certains cas*). 2- Utilisation, en consultation avec le chef, des alternatives de remplacement. 3- En cas de bris de service : a) le chef indique à la liste de rappel quels employés peuvent être appelés b) la liste de rappel contacte les employés identifiés par le chef (régulier ou TS). *Exemple à l'urgence, il serait possible d'appeler les rejetés avant d'avoir recours à la MOI.


QUESTION 18

Quelles balises seront mises en place pour encadrer la prise de congés les fins de semaines (fériés, vacances fractionnées, AANP, etc.) ?

RÉPONSE

Enlignement : Une décision interdisant systématiquement les congés de fin de semaine ne peut être prise car non conforme à la convention collective. Pour assurer une saine gestion de ces demandes : - Les efforts doivent être maintenus pour favoriser l'inscription des préférences et des demandes de congés lors de l'affichage des horaires brouillons (période d'expression des préférences) - Une équipe d'employés de réserve sera prévue (EV en surplus, donc non affectée à un remplacement) et pré-cédulée afin de pallier aux absences non-prévisibles et de donner aux chefs une marge de manœuvre pour l'octroi des congés de dernière minute. Les postes EV seront créés en fonction de l'historique des besoins de remplacement. Outil de référence : voir fiche de gestion des Relations de travail «Motif valable» sur intranet.Congés précédents ou suivants une semaine de vacances :

VALIDATION AUPRÈS DES RH (RT ET AVS) : La possibilité d'octroyer les semaines de vacances du lundi au dimanche ou du samedi au vendredi a été étudiée en collaboration avec les Ressources humaines. Actuellement la semaine normale de travail (et par conséquent de vacances) est du dimanche au samedi suivant (toutes les conventions). Un changement de cette définition impliquerait des changements informatiques importants tels les calendriers de vacances pour tout le CSSS, les périodes comptables et les périodes de paies, les horaires de travail, et ne respecterait pas les textes des conventions sur d'autres sujets (ex. le temps supplémentaire).

Puisqu'une décision interdisant systématiquement les congés de fin de semaines n'est pas possible, l'alternative demeure donc une gestion à la pièce mais judicieuse des demandes de congés les samedis précédents et les dimanches suivants un retour de vacances.


QUESTION 19

Pouvons-nous attendre la semaine précédant le congé demandé avant d'autoriser un congé de fin de semaine peu importe le moment où la demande a été faite ? Et ce, afin de déterminer si nous avons des possibilités de remplacement.

RÉPONSE

Enlignement : Non. Le modèle adopté repose sur une planification à long terme et une telle pratique irait à l'encontre de cet objectif. Il est donc souhaitable que les demandes de congés soient acheminées le plus tôt possible, préférablement lors de la période d'expression des préférences, afin de favoriser une meilleure planification des effectifs (stabilité du personnel). La création des postes EV permettant d'avoir une réserve de personnel déjà planifié permettra également une petite marge de manœuvre pour accorder des congés dernière minute pour éviter des surplus.


QUESTION 20

Suite à des réorganisations sur une unité, à quel moment un chef qui doit apporter des modifications à ses canevas de poste, doit transmettre les informations à la liste de rappel ? À quelle date les modifications entreront-elles en vigueur dans Magistra ?

RÉPONSE

Enlignement : - Les demandes de modifications de canevas de poste doivent être envoyées au même moment que l'horaire brouillon de la période visée. La liste de rappel procèdera à la mise à jour des canevas et ceux-ci prendront effet au moment où l'horaire deviendra disponible. Des exceptions pourraient être négociées dans certaines situations. - Au moment de l'affichage des horaires brouillon, si un canevas de poste n'est pas adéquat, le chef doit le corriger manuellement.


QUESTION 21

Quel processus est mis en place pour s'assurer que les articles de la convention collective CSN, article 112.04 et 112.05, sont appliqués ? De quelle façon peut-on prévenir une surcharge de remplacements au mois de mars et avril, causée par l'obligation de vider les banques de vacances non prises ? Comment s'assure-t-on que tous les employés ont indiqué leurs préférences au plus tard le 15 septembre ?

RÉFÉRENCE

Ces questions visent à mettre en place des méthodes adéquates de travail afin d'éviter un engorgement dans la prise des vacances restantes en fin d'année. Actuellement plusieurs employés n'expriment pas leurs préférences au 15 septembre. Ce phénomène injecte une pression sur la LR, lorsque ceux-ci écoulent leurs vacances durant les mois de mars et avril. Dispositions locales de la convention collective CSN 112.04 : «...Lorsque l'Employeur a accepté que les vacances soient reportées en dehors de la période normale de la prise des vacances, la personne salariée doit indiquer sa préférence au plus tard le 15 septembre. Dans tous les cas, l'Employeur détermine la date des congés annuels en tenant compte de la préférence exprimée par les personnes salariées et de leur ancienneté, mais appliquée par titre d'emploi, par service et par quart.» 112.05 : «Les congés annuels se prennent de façon continue. La personne salariée peut, à son choix, utiliser un maximum de dix (10) jours de vacances, fractionnés en journées individuelles ou regroupés en période e moins ’une (1) semaine et ce, dehors de la période normale de vacances et de la période des Fêtes. ’utilisation de ces journées doit respecter le quantum des personnes salariées qui partent en vacances en même temps et faire l’o et ’une entente préala le avec l’Employeur.

RÉPONSE

Algorithme : 1) Si, au 15 septembre : un employé n'a pas avisé son chef de ses dates de préférences pour ses congés annuels résiduels, le chef communique avec l'employé et lui demande de lui fournir ses dates de vacances. À défaut de répondre à la demande de l'employeur, les dates de vacances seront déterminées par l'employeur. 2) 1er octobre : toutes les vacances non cédulées seront automatiquement déterminées par la liste de rappel. ***COMMENTAIRE RH: Les préférences de congés annuels doivent apparaître sur l'expression des préférences le 15 septembre au maximum. L'employé qui n'a pas exprimé de préférence à cette date laisse donc le choix à l'employeur de les céduler. Il n'est donc pas nécessaire d'attendre plus tard que le 1er octobre (date officielle du programme). Par ailleurs, attendre plus longtemps que le 1er octobre crée une pression sur la liste de rappel, ne respecte pas la convention et place inutilement l'employeur en position de vulnérabilité.)


QUESTION 22

Qui tient le décompte (la liste) des employés à former ?

RÉPONSE

Enlignement : - Le chef est responsable d'identifier les employés devant recevoir une formation. En SP, il peut déléguer cette tâche à une technicienne (ex. formations statutaires aux 2 ans) - La liste de rappel procédera à la planification des formations, en période de confection des horaires, lorsque l'information lui sera communiquée dans les délais appropriés. Algorithme : 1) En fonction des dates de formations prévues, le chef fournit à la liste de rappel une liste des employés devant être formés. Cette liste doit être envoyée en même temps que les horaires brouillons, 2) Lors de la confection des horaires, la liste de rappel remplace un maximum d'employés devant participer aux formations tout en s'assurant de maintenir une stabilité dans les services, 3) La liste de rappel complète l'onglet approprié dans le fichier Excel de formation (inscription des employés), 4) Une fois l'horaire officiel, le chef consulte le fichier Excel de formation et imprime la liste des employés inscrits pour l'afficher sur l'unité.


QUESTION 23

Peut-on systématiquement céduler les employés CSN à l'une ou l'autre des fêtes à l'occasion de Noël et/ou du Jour de l'an (ex: semaine de vacances) ?

RÉFÉRENCE

Commentaire des RT sur cette question : Il est impossible d'exiger systématiquement que le salarié en congé (ou en vacances, peu importe) à Noël travaille automatiquement au jour de l'An, ou vice-versa. La convention garantie 2 jours complets consécutifs de congé à l'une ou l'autre de ces fêtes, mais elle n'empêche pas le salarié qui en fait la demande d'obtenir le second férié en congé, si l'employeur est en mesure de le lui octroyer. Évidemment, la situation de la FIQ est différente sur ce dernier point.

RÉPONSE

Enlignement : Non. Une évaluation de la capacité de remplacement doit être effectuée au préalable par la liste de rappel. Toutefois, il est important de considérer, dans la décision finale, le fait que la période des fêtes est une période où les taux de TS et de MOI sont importants. Donc les probabilités d'être en mesure d'accorder ce congé sont très limitées.


QUESTION 24

En cas de problématique, à qui le chef doit-il s'adresser ? 1- Problématiques en lien avec le processus, les horaires, les réclamations, les griefs, les demandes d'informations, 2- L'évaluation des besoins d'embauches, les demandes de congés sociaux, le suivi des fériés et des vacances, 3- Les radiations du personnel d'agence, 4- Les suivis disciplinaires et administratifs, fins d’emploi pendant la période de probation et les problématiques interpersonnelles, 5- Les demandes d'exceptions.

RÉPONSE

Algorithme : 1- Toutes les problématiques en liens avec les processus, les horaires, les réclamations, les griefs et les demandes d'informations doivent être adressées à la technicienne de la liste de rappel. 2- Toutes les demandes de radiation du personnel d'agence doivent être adressées à la technicienne de la liste de rappel. 3- Toutes les demandes d'embauche et les congés sociaux doivent être adressés à la technicienne de la liste de rappel. 4- Tous les suivis disciplinaires et administratifs, fin d’emploi pendant la probation et problématiques interpersonnelles doivent être adressés au chef de la liste de rappel. 5- Les demandes d'exceptions doivent être adressées au chef de la liste de rappel.


QUESTION 25

Que fait la liste de rappel quand elle a épuisé ses possibilités de trouver du remplacement.

RÉPONSE

La liste de rappel est responsable de combler les besoins de remplacements, dans les limites de ses ressources c'est-à-dire : employés disponibles en temps régulier, employés disponibles en TS, Agences, liste des rejetés et plans A-B-C (plan de relève) fournis par les services. Si la liste de rappel est incapable de combler le besoin ou bien qu'il n'y a pas de plan de relève, la responsabilité est alors remise au chef ou au coordonnateur en présence. Les différents services doivent fournir à la liste de rappel des plans de relève (quoi faire quand il n'y a plus d'employés ou d'agences disponibles ? Ex pour la téléphonie, demander une ressource en entretien ménager).


QUESTION 26 (Enlignement s'appliquant seulement à la direction de l'Hébergement)

Comment rejoindre un employé sur l'unité pour lui offrir une autre journée de travail ?

RÉPONSE

Enlignement : - Les employés au travail seront joints sur leur cellulaire. - L'employé ne peut répondre à un appel s'il est en fonction auprès d'un résident. Il doit le faire à l'endroit désigné, selon le centre d'hébergement (ex. au poste). - Pour favoriser un retour d'appel de la part des employés, les employés au travail bénéficieront d'un délai de retour d'appel de 45 minutes pour un remplacement débutant dans plus de 4h et moins de 36h. Algorithme : 1- La liste de rappel appellera un employé au travail sur son cellulaire et laissera un message sur la boîte vocale 2- Lorsque l'employé est en mesure de prendre son message, il doit rappeler la liste de rappel.


QUESTION 27 (Enlignement s'appliquant seulement à la direction de l'Hébergement)

Qu'elle est la meilleure façon d'intégrer et d'orienter rapidement un nouvel employé, suite à son embauche ?

RÉPONSE

Enlignement : - La présence en journée d'accueil signifie que l'orientation doit débuter sur l'unité à l'intérieur de la même semaine. - L'orientation de deux (2) employés et plus par établissement doit être privilégiée. - Le jumelage des centres d'hébergement pour l'orientation si des embauches en solo sont effectuées, doit être favorisé et orchestré par la liste de rappel. - L'orientation en solo sera faite dans un établissement s'il n'y a aucune possibilité de jumelage.


Requête de service à la Liste de rappel

Types de requête

Demande de surplus : Demande de service privé : Modification du canevas de base

Horaire de retour au travail Employé ayant réussi sa période de probation (allez directement à la

section Informations spécifiques)

Informations générales

No service : No poste:

Titre d’emploi : Quart

Heure début: Heure sortie :

Date entrée vigueur :

HORAIRE

Indiquez les journées du canevas de poste par un X

Si le poste est distribué à l’horaire, indiquez, pour chacune des journées de travail de l’horaire, le no du service (plutôt que d’inscrire un X).

Semaine 1

Dim Lun Mar Mer Jeu Ven Sam

Semaine 2


Semaine 3


Semaine 4


Informations spécifiques

DEMANDE DE SURPLUS / DEMANDE DE SERVICE PRIVÉ

Motif :

HORAIRE DE RETOUR AU TRAVAIL

Nom de l’employé : Prénom de l’employé

No de l’employé

EMPLOYÉ AYANT RÉUSSI SA PÉRIODE DE PROBATION

Nom de l’employé : Prénom de l’employé

No de l’employé Date de la probation :

Documents

Foire aux questions Liste de rappel - Territoire du Sud ... · «taux double de son salaire régulier, si le travail en temps supplémentaire est fait durant un congé férié et