Fonds ontarien de renforcement des capacités des ... · Le Fonds ontarien de renforcement des capacités des bibliothèques (FOCB) de l'Ontario représente un investissement de 10

Ministère du Tourisme, de la Culture et du Sport

Fonds ontarien de renforcement des capacités des bibliothèques

Recherche et innovation

Lignes directrices du programme et des demandes Date limite de dépôt des demandes :

le 11 septembre 2015 à 17 h HAE www.grants.gov.on.ca

http://www.grants.gov.on.ca/

FOCB – Recherche et innovation Page 2 Lignes directrices du programme et des demandes

TABLE DES MATIÈRES

Partie I – Lignes directrices du programme ............................................................................ 3 1. Qui peut présenter une demande? ................................................................................... 3

Partenaires du projet ........................................................................................................... 4

2. Avant de présenter votre demande ................................................................................... 4 3. Priorités du programme ..................................................................................................... 5 4. Projets admissibles............................................................................................................ 5

Projets de recherche ............................................................................................................ 6

Projets d'innovation .............................................................................................................. 7

Projets non admissibles ....................................................................................................... 9

5. Plan de travail ..................................................................................................................... 9 6. Mesures du rendement ...................................................................................................... 9

Extrants du projet ............................................................................................................... 10

7. Coûts admissibles ........................................................................................................... 12 Coûts non admissibles ....................................................................................................... 12

Contributions en nature ...................................................................................................... 13

8. Processus et critères d'évaluation .................................................................................. 14 9. Avis ................................................................................................................................... 15 10. Candidats retenus – Exigences....................................................................................... 15 11. Calendrier de financement .............................................................................................. 15 12. Exigences en matière de rapport .................................................................................... 16

Modifications du projet ....................................................................................................... 16

Rapport provisoire et rapport final ...................................................................................... 16

Partie II – Faire une demande de subvention dans le cadre du volet RI du FOCB sur le portail Subventions Ontario ............................................................................................................... 18 1. Démarches initiales.......................................................................................................... 18 2. Comment présenter une demande .................................................................................. 18

3. Priorités du projet ..................................................................................................... 24

4. Résultats du projet ................................................................................................... 24

5. Résultats du projet ................................................................................................... 24

6. Plan et critères d'évaluation ..................................................................................... 24

• Annexe A : Liste de vérification des documents requis .................................................. 28 • Annexe B : Exemple d'attestation d'assurance .............................................................. 30 • Exemple d'attestation d'assurance ................................................................................ 31 • Annexe C : Directives – Frais de déplacement, de repas et d'hébergement .................. 33


Le Fonds ontarien de renforcement des capacités des bibliothèques (FOCB) de l'Ontario représente un investissement de 10 millions de dollars sur trois ans. Il vise à reconnaître le rôle essentiel que jouent les bibliothèques publiques dans l'édification de communautés fortes et dynamiques dans la province. En 2015-2016, dans le cadre du volet Recherche et innovation (RI) du FOCB, un million de dollars sera investi dans de nouveaux programmes du secteur des bibliothèques publiques. Ce programme soutient le plan économique du gouvernement pour l'Ontario en investissant dans le talent et les compétences des personnes, en réduisant la pauvreté, l'inégalité et l'exclusion, en multipliant les possibilités dans les communautés autochtones et en contribuant à promouvoir le dynamisme des communautés et la santé de la population. Partie I – Lignes directrices du programme Les projets sont admissibles à un an ou deux ans de financement entre la date d'approbation du financement (au plus tôt) et le 31 mars 2017 (au plus tard) pour les projets d'un an ou le 31 mars 2018 pour les projets de deux ans. Le financement maximal disponible par an est de 100 000 $ (200 000 $ sur deux ans). La date limite pour présenter une demande est le 11 septembre 2015 à 17 h HAE. Remarque : Les demandes incomplètes ou en retard ne seront pas prises en compte. L'annexe A contient la liste des documents à fournir lors de la demande. Le présent guide explique comment remplir chaque section du formulaire de demande. Le formulaire doit également inclure :

• une proposition de projet (1 à 2 pages); • un plan de travail, contenant un calendrier du projet; • un budget, présentant toutes les recettes et dépenses du projet; • un plan d'évaluation, contenant des mesures de rendement.

1. Qui peut présenter une demande? Seuls les bibliothèques publiques et les organismes de bibliothèques publiques peuvent présenter une demande de subvention dans le cadre du volet RI du FOCB. Les organismes ne satisfaisant pas aux critères énoncés peuvent prendre part au programme en tant que partenaires. Les candidats doivent correspondre à l'une des catégories suivantes :

• une bibliothèque publique de l'Ontario, financée en vertu de la Loi sur les bibliothèques publiques;

• un organisme de bibliothèque publique incorporé en Ontario, représentant des bibliothèques publiques ou travaillant en leur nom;


• un organisme du Service des bibliothèques de l’Ontario;

• un organisme national de bibliothèque publique incorporé, au sein duquel l'Ontario est représenté.

Remarque : Les candidats ne doivent pas être en retard dans la soumission de rapports ou être en défaut de paiement auprès du gouvernement de l'Ontario. Partenaires du projet Vous pouvez associer des partenaires à votre projet. Le cas échéant, vous devez présenter une lettre de chacun de ces partenaires décrivant la façon dont ils participeront et le soutien en nature ou financier qu'ils offriront. Les organismes appartenant à l'une des catégories suivantes peuvent devenir partenaires du projet :

• Organismes sans but lucratif; • Organismes à but lucratif; • Premières Nations; • Municipalités; • Organismes réglementés de la province; • Hôpitaux et organismes de santé; • Chambres de commerce; • Établissements scolaires privés et publics; • Collèges et universités; • Fondations publiques et privées.

Si vous présentez une demande de financement dans le cadre d'un projet de recherche, nous vous invitons à collaborer avec des organismes possédant de l'expertise dans le domaine de la recherche, comme les universités ou les organismes de santé. Remarque : Les partenaires du projet ne peuvent pas être rémunérés pour les biens et services fournis. 2. Avant de présenter votre demande Avant de présenter votre demande, vous devez :

• lire les lignes directrices du programme et des demandes; • vous inscrire sur le portail Subventions Ontario à l'adresse www.grants.gov.on.ca.

Si vous n'êtes pas encore inscrit sur le portail Subventions Ontario, vous devez le faire dès que possible en suivant les deux étapes du processus d'inscription unique. Prévoyez au moins cinq jours ouvrables avant que votre inscription ne prenne effet. Vous trouverez des instructions à ce sujet dans la partie II, section 2.

Si vous avez besoin d'aide pour vous inscrire au portail Subventions Ontario ou pour présenter une demande, veuillez communiquer avec le service à la clientèle de Subventions Ontario.



Du lundi au vendredi de 8 h 30 à 17 h HNE Sans frais : 1 855 216-3090 ou RGT : 416 325-6691. Courriel : [email protected]

Pour savoir comment présenter une demande de subvention dans le cadre du volet RI du FOCB, consultez la partie II décrivant les directives pour la présentation d'une demande.

3. Priorités du programme Le volet Recherche et innovation du Fonds ontarien de renforcement des capacités des bibliothèques soutient les nouveaux projets de recherche et d'innovation concrets qui ont le potentiel d'exercer un impact positif sur les bibliothèques publiques de l'Ontario. Les priorités du programme sont les suivantes :

1. Mesurer et évaluer l'impact des bibliothèques publiques sur leurs communautés et sur le bien-être des Ontariens et des Ontariennes;

2. Renforcer et améliorer le rôle des bibliothèques publiques en tant que centres communautaires visant à créer des possibilités culturelles, éducatives, sociales et économiques;

3. Contribuer à trouver de nouvelles façons de susciter la participation de tous les Ontariens et de répondre à leurs besoins en évolution;

4. Élaborer de nouvelles stratégies et de nouveaux processus pour trouver des candidats à la direction et pour les préparer à assumer un rôle de cadre dirigeant dans le secteur ontarien des bibliothèques publiques.

4. Projets admissibles

Vous devez montrer que votre projet respecte les critères suivants :

• Il s'agit d'un projet de recherche ou d'innovation;

• Il soutient au moins une des priorités du volet RI du FOCB;

• Il exercera un impact positif sur l'ensemble du secteur des bibliothèques publiques, ou sur un segment important de ce secteur (comme les Premières Nations ou les bibliothèques publiques du Nord);

• Il est concret, évolutif ou applicable à d'autres communautés;

• Il ne reproduira pas un projet déjà mis en œuvre dans le secteur des bibliothèques publiques;

• Il sera mesurable et pourra être adopté ou adapté plus largement;

• Il sera entrepris en Ontario (il peut entrer dans le cadre d'un projet national ou d'un projet mis en œuvre dans plus d'une province).

mailto:[email protected]


Si votre projet est axé sur la direction des bibliothèques, veuillez consulter le document Cultivating Global Library Leadership: A Review of Leadership Training Programs for Librarians Worldwide (en anglais uniquement). Le projet doit être conforme à l'ensemble des lois et règlements fédéraux, provinciaux et municipaux (p. ex. en matière de droits de la personne, d'accessibilité, etc.). Projets de recherche Les projets de recherche doivent satisfaire aux critères des projets admissibles énoncés au début de la section 4. Votre dossier de demande doit inclure une proposition de 1 à 2 pages (5 000 caractères au maximum, espaces comprises), rédigée dans un style simple et contenant les sections numérotées suivantes :

1. Énoncez le problème ou le manque d'efficacité que votre recherche vise à résoudre.

2. Décrivez brièvement les solutions qui ont été proposées ou mises en œuvre dans la documentation existante, notamment les statistiques et les données en accès libre, et dans les sources dites « souples » comme les connaissances acquises.

3. Décrivez les lacunes des solutions déterminées au point 2, en expliquant par exemple

pourquoi elles ne parviennent pas à résoudre le problème ou pourquoi elles ne fonctionneront pas dans ce contexte.

4. Décrivez la solution que vous proposez en indiquant : • la façon dont elle remédie au problème ou au manque d'efficacité que vous avez

déterminé; • l'impact escompté; • la façon dont vous comptez mener votre recherche et gérer les données recueillies; • la façon dont vous partagerez les résultats de votre projet.

5. Expliquez pourquoi vous et votre équipe êtes en mesure de mener cette recherche en

indiquant : • vos qualifications, vos compétences et votre expérience et la façon dont celles-ci

s'intègrent au projet; • le soutien que vous recevrez de la part de votre organisme; • les ressources dont vous aurez besoin pour mener votre recherche, si vous y avez

accès, et sinon, la façon dont vous les obtiendrez.

6. Fournir une bibliographie appuyant votre proposition. Vous pouvez joindre votre bibliographie au formulaire de demande de Subventions Ontario avec votre proposition, si l'espace est suffisant, ou vous pouvez la téléverser sur le portail Subventions Ontario sous forme de pièce jointe. Ce document n'entre pas en ligne de compte dans le nombre limite de pages de la proposition.

Outils pour mener une recherche factuelle (en anglais uniquement) :

http://www.culc.ca/news/post/Gates-Foundation-e28093-Cultivating-Global-Library-Leadership.aspx

http://www.culc.ca/news/post/Gates-Foundation-e28093-Cultivating-Global-Library-Leadership.aspx


Espace de connaissance pour les bibliothécaires et les chercheurs de l'American Library Association – Méthodes de recherche Revue Evidence Based Library and Information Practice Trousse d'outils reposant sur des données à destination des bibliothèques publiques Wiki du Evidence Based Librarianship Interest Group (ACB) Pages Web du cours interactif en ligne EBLIP-Gloss

Les résultats de votre projet de recherche doivent être rendus publics sans occasionner de coûts. Nous vous encourageons à publier vos recherches en anglais et en français et dans un format accessible. Projets d'innovation Définition Pour faire simple, les innovations sont des idées nouvelles qui fonctionnent. Cette définition différencie l'innovation de l'amélioration. L'amélioration comporte seulement la notion de changement progressif, et la sépare des concepts de créativité et d'invention, laissant de côté le travail colossal que représentent la mise en œuvre et la diffusion des idées qui permettent de concrétiser des idées prometteuses1. L'innovation peut revêtir plusieurs formes, notamment :

- La percée novatrice : grand changement dans la façon d'utiliser, d'obtenir ou de faire quelque chose;

- L'innovation progressive : évolution plus graduelle, mais plus importante que l'amélioration continue;

- La nouvelle initiative : nouveaux partenariats, souvent inhabituels, ou nouvelles branches d'activité;

- Le nouveau modèle commercial : changements dans la façon de faire des affaires ou de fournir des services.

Pour faire preuve d'innovation, une idée, un produit, un processus ou un service doit apporter une valeur ajoutée, ou transformer les pratiques employées actuellement dans le contexte concerné. Il doit présenter une nouvelle façon de résoudre un problème ou une modification du processus qui permettrait d'accroître considérablement son efficacité, et d'améliorer l'expérience de l'utilisateur final. Les « innovateurs de première génération » sont ceux qui font ou créent quelque chose de nouveau ou de différent. Les « innovateurs de seconde génération » sont ceux qui sortent une innovation de son contexte et la reproduisent, l'adaptent ou la transforment pour l'utiliser dans un nouveau contexte2.

1 Source :http://eureka.bodleian.ox.ac.uk/761/1/Social_Innovation.pdf pg 8(en anglais uniquement). 2 D. Southwell, D. Gannaway, J. Orrell, D. Chalmers et C. Abraham, Strategies for effective dissemination of project outcomes (2005), p. 2.

http://www.ala.org/research/larks/researchmethods

http://www.ala.org/research/larks/researchmethods

http://ejournals.library.ualberta.ca/index.php/EBLIP

http://ebltoolkit.pbwiki.com/

http://eblibrarianship.pbwiki.com/

http://eblip-gloss.pbworks.com/w/page/7915818/FrontPage

http://eureka.bodleian.ox.ac.uk/761/1/Social_Innovation.pdf%20pg%208


Critères Les projets d'innovation doivent satisfaire aux critères des projets admissibles énoncés au début de la section 4. Votre dossier de demande doit inclure une proposition de 1 à 2 pages (5 000 caractères au maximum, espaces comprises), rédigée dans un style simple et contenant les sections numérotées suivantes :

1. Énoncez le problème ou le besoin pour lequel votre recherche vise à trouver une solution.

2. Décrivez brièvement les autres solutions qui ont été proposées ou mises en œuvre par d'autres bibliothèques (y compris les bibliothèques universitaires et spécialisées) ou organismes de bibliothèques, ou dans des secteurs similaires (p. ex., le secteur sans but lucratif).

3. Montrez l'originalité de votre projet en soulignant les lacunes des autres solutions, en expliquant par exemple pourquoi elles ne parviennent pas à résoudre le problème ou pourquoi elles ne fonctionneront pas dans ce contexte.

4. Décrivez la solution que vous proposez en indiquant :

• la façon dont elle remédie au problème ou au manque d'efficacité que vous avez déterminé;

• l'impact escompté; • la façon dont elle peut s'appliquer ou s'adapter à un large éventail de bibliothèques

publiques; • qu'elle est vérifiable et mesurable; • la façon dont vous partagerez les résultats de votre projet pour en maximiser la portée.

5. Expliquez pourquoi vous et votre équipe êtes en mesure d'entreprendre ce projet en

indiquant : • vos qualifications, vos compétences et votre expérience; • le soutien que vous recevrez de la part de votre organisme; • les ressources dont vous aurez besoin pour mener les travaux de recherche appuyant

votre innovation, si vous y avez accès, et sinon, la façon dont vous les obtiendrez. Les renseignements sur le projet et les extrants créés dans le cadre du projet doivent être rendus publics sans occasionner de coûts. Nous vous encourageons à publier vos renseignements sur le projet dans un format accessible, et en anglais et en français. Voici quelques exemples de projets novateurs relatifs aux bibliothèques qui vous donneront de l'inspiration (en anglais uniquement) :

Library Acts of Culture Making and Learning Reach Out and Read Partners for Healthy Living Library of Things

http://www.knightarts.org/library-acts-of-culture

http://blog.imls.gov/?p=5566

http://www.stmichaelshospital.com/media/detail.php?source=hospital_news/2015/20150127_hn

https://www.accessola.org/web/Documents/OLA/About/Awards/Ministry_PLSA_2014/Markham%20-%20Partners%20for%20Healthy%20Living.pdf

http://www.sacbee.com/news/local/education/article8920145.html


Projets non admissibles Les projets et activités suivants ne sont pas admissibles au financement du programme :

• Les programmes qui font déjà partie des activités régulières de votre organisme; • Les projets qui reproduisent des travaux du ministère du Tourisme, de la Culture et du

Sport; • La formation du personnel;

o Exception : la formation du personnel est admissible au financement du volet RI du FOCB pour les projets pilotes qui mettent à l'essai de nouvelles stratégies et ressources permettant de trouver des candidats et de les préparer à assumer un rôle de haut dirigeant.

• L'octroi de subventions à d'autres organismes ou particuliers; • Les projets d'infrastructure ou d'immobilisations, comme les rénovations ou les

constructions; • Les études de faisabilité/marché et les plans stratégiques pour des projets

d'immobilisations; • Les collectes de fonds ou les plans de collecte de fonds; • Les plans de réduction du déficit; • La numérisation des collections; • Les réunions ou activités des comités religieux, politiques ou de défense d'intérêts.

5. Plan de travail Le plan de travail doit expliquer comment votre organisme et les éventuels partenaires du projet proposent de mener à bien votre projet. Les calendriers doivent reconnaître le délai d'exécution requis pour les projets plus complexes et de plus grande envergure, et les projets associant des partenaires (par exemple, la mise en place d'accords interinstitutionnels pertinents). N'oubliez pas d'indiquer le temps et les ressources affectés aux activités d'évaluation dans votre plan de travail et votre budget. Votre plan de travail doit déterminer clairement :

• les mesures à prendre pour que le projet soit terminé à temps et dans les limites du budget fixé;

• les étapes, les grandes tâches ou activités, les jalons et les livrables du projet (p. ex., extrants et résultats);

• les plans permettant de contrôler l'efficacité du projet de façon continue pour pouvoir apporter des corrections à mi-parcours le cas échéant.

6. Mesures du rendement Votre demande doit comporter un plan d'évaluation expliquant la façon dont vous allez mesurer le succès de votre projet.


Les mesures du rendement permettent de fournir les renseignements qualitatifs ou quantitatifs nécessaires pour déterminer si un projet a obtenu les résultats escomptés.

Les indicateurs qualitatifs montrent un changement ou une comparaison entre deux états (par exemple, avant et après un sondage).

Les indicateurs quantitatifs sont exprimés en proportions, pourcentages, comparaisons et nombres.

Votre plan d'évaluation doit établir un lien entre la solution présentée dans votre proposition et les résultats et extrants que vous avez l'intention de mesurer. Vous devez déclarer le nombre total de résultats et d'extrants du projet, et donner des renseignements précis sur chaque mesure dans la section I du formulaire de demande. Dans votre plan d'évaluation :

• expliquez ce que votre projet va permettre de changer; • décrivez les données que vous allez recueillir pour déterminer si ces changements ont eu

lieu ou non; • indiquez les méthodes que vous utiliserez pour recueillir et analyser vos données et pour

évaluer l'efficacité du projet dans son ensemble; • décrivez la façon dont vous comptez utiliser les résultats de l'évaluation et les

répercussions qu'ils pourraient avoir sur la planification du programme à long terme; • expliquez la façon dont vous allez partager les résultats de l'évaluation.

Voici quelques exemples de résultats de projets liés au volet RI du FOCB :

• des éléments de preuve démontrant que le projet permet aux bibliothèques d'améliorer la santé, le bien-être et la qualité de vie;

• des éléments de preuve démontrant que le projet utilise de façon optimale les ressources et partenariats disponibles pour réduire la pauvreté, l'inégalité et l'exclusion.

Extrants du projet Extrant : ressource ou produit créé grâce au projet.

Les extrants peuvent être dénombrés. Ils comprennent notamment : • les cadres; • les critères; • les ressources d'apprentissage; • les ateliers; • les rapports; • les objets d'apprentissage; • les outils.

Voici quelques exemples d'extrants de projets : 1. Mesurer et évaluer l'impact des bibliothèques publiques sur leurs communautés et sur le

bien-être des Ontariens et des Ontariennes;


• Outils, indicateurs, stratégies mesurant l'impact (p. ex., culturel, éducatif, social, économique, etc.) des bibliothèques publiques;

• Études ou éléments de preuve démontrant que la bibliothèque publique est utile et demeure pertinente dans l'ère numérique d'aujourd'hui.

2. Renforcer et améliorer le rôle des bibliothèques publiques en tant que centres

communautaires visant à créer des possibilités culturelles, éducatives, sociales et économiques;

• Nouveaux modèles, outils ou stratégies de prestation de services permettant

d'atteindre de nouveaux utilisateurs, de nouvelles communautés reculées ou de nouveaux groupes ayant de grands besoins;

• Études sur l'utilisation potentielle de modèles de prestation, de services et de technologies.

3. Contribuer à trouver de nouvelles façons de susciter la participation de tous les Ontariens

et de répondre à leurs besoins en évolution;

• Partenariats avec d'autres secteurs, comme la santé, le milieu des affaires, l'éducation et les services sociaux pour trouver de nouvelles façons de répondre à l'évolution des besoins des publics partagés.

4. Élaborer de nouvelles stratégies et de nouveaux processus pour trouver des candidats à la

direction et pour les préparer à assumer un rôle de cadre dirigeant dans le secteur ontarien des bibliothèques publiques;

• Recherches déterminant des stratégies efficaces permettant de trouver les

dirigeants qui présentent un potentiel important, ou les compétences à acquérir pour devenir un dirigeant efficace;

• Recherches de méthodes efficaces et applicables à grande échelle qui permettent de préparer les gestionnaires déjà en place et les nouveaux cadres dirigeants à assumer un rôle de cadre dirigeant ou de faire en sorte que la formation aux fonctions de direction soit plus accessible;

• Nouvelles méthodes permettant d'améliorer les compétences des gestionnaires déjà en place et des nouveaux cadres dirigeants, notamment :

• la collaboration et la création de partenariats; • l'innovation; • la défense d'intérêts; • la mesure des impacts; • la participation communautaire; • la planification stratégique • la prise de risques; • la mise en place de changements.


• Nouvelles stratégies et nouveaux processus permettant aux dirigeants de bibliothèques d'acquérir les compétences nécessaires pour faire de leurs bibliothèques des centres communautaires solides, propices à la créativité et à l'interaction avec la communauté.

7. Coûts admissibles Les coûts admissibles sont les dépenses en espèces directement liées au projet, à l'exception des coûts explicitement désignés comme étant non admissibles. Les coûts doivent être raisonnables et nécessaires à la réalisation du projet. Vous devez conserver une preuve de paiement (p. ex., reçu, facture acquittée) pour toutes vos dépenses, et des données du grand livre général pour les frais de personnel. Si votre demande est acceptée, vous devrez présenter trois devis pour l'achat de tous biens et services dont la valeur atteint 5 000 $ ou plus. Vous devrez également soumettre une déclaration écrite confirmant l'emploi de personnel actuellement à temps plein ou à temps partiel chargé de tâches spécifiques dans le cadre du projet. Les coûts admissibles comprennent notamment :

• les salaires et les avantages sociaux pour : o le personnel actuellement employé à temps plein ou à temps partiel chargé de

tâches spécifiques dans le cadre du projet; o le nouveau personnel employé à temps plein ou à temps partiel affecté au projet.

• les honoraires versés aux consultants ou aux experts; • les coûts liés à la technologie, p. ex. l'achat de matériel ou de logiciels nécessaires au

projet; • les frais de publicité, de traduction et d'impression; • les honoraires des professionnels (p. ex., conférenciers, aînés); • les coûts d'accueil des réunions, des ateliers, des événements de réseautage, etc.,

notamment pour les locaux, l'équipement, le matériel et des boissons*; • les coûts de transport et d'hébergement en Ontario pour le personnel clé directement lié

au projet*.

*Le remboursement des frais de déplacement, d'hébergement, de repas et d'accueil d'événements ne dépassera pas ce qui est prévu par les lignes directrices approuvées par la FPO pour les déplacements effectués par des fonctionnaires à l'intérieur de l'Ontario (voir annexe C). Coûts non admissibles Les coûts non admissibles sont les dépenses incluses dans le coût total du projet qui ne sont pas financées ou remboursables. Dans le cadre du volet RI du FOCB, les coûts non admissibles comprennent :

• les coûts qui ne sont pas directement liés au projet; • les coûts imprévus ou les coûts divers inexpliqués; • les frais administratifs et généraux de base tels que :

o le loyer;

https://www.ontario.ca/fr/document/directive-sur-les-frais-de-deplacement-de-repas-et-daccueil



o les fournitures de bureau; o les lignes et services de téléphone et de communication; o les services publics; o les frais d'entretien; o les dépenses de fonctionnement liées aux activités permanentes ou régulières,

p. ex., les assemblées générales annuelles; • les coûts de formation et de mentorat du personnel;

o Exception : les projets pilotes qui mettent à l'essai de nouvelles stratégies et ressources permettant de trouver des candidats et de les préparer à assumer un rôle de haut dirigeant.

• les frais de création de sites Web et les frais de maintenance continue de sites Web non liés au projet;

• les coûts des activités qui ont lieu à l'extérieur de l'Ontario; • les coûts de déplacement et d'hébergement à l'extérieur de l'Ontario; • les coûts qui seront couverts par d'autres fonds gouvernementaux (à l'échelle

municipale, provinciale et fédérale); • les coûts qui seront couverts par des fonds non gouvernementaux; • les cours à unité et sans unité d'un collège ou d'une université; • les coûts d'inscription et de déplacement occasionnés par la participation à des

conférences; • les frais d'accueil autres que les coûts d'accueil des réunions, des ateliers, des

événements de réseautage, etc.; • toute partie des frais de déplacement, d'hébergement, de repas et d'accueil

d'événements qui dépasse ce qui est prévu par les lignes directrices approuvées par la FPO pour les déplacements effectués par des fonctionnaires à l'intérieur de l'Ontario (voir annexe C);

• les honoraires, notamment de services juridiques, de comptabilité et de vérification, et les intérêts;

• les frais d'assurance nécessaires au projet comme l'assurance responsabilité générale commerciale;

• les immobilisations, comme les terrains, les bâtiments, les véhicules, les fournitures et les équipements majeurs;

• la taxe de vente harmonisée (TVH) remboursable et les autres dépenses remboursables (p. ex., dépôts de garantie);

• les frais engagés avant la date d'approbation de la subvention ou après la date de fin du projet telles qu'elles sont indiquées dans l'entente de transferts de fonds signée.

Contributions en nature Les contributions en nature ne sont pas admissibles à une subvention dans le cadre du volet RI du FOCB. Les contributions en nature sont les biens ou services affectés gratuitement au projet par le candidat, par un partenaire du projet ou par un tiers. Bien qu'elles soient incluses dans la valeur totale du projet, elles ne sont pas financées par le volet RI du FOCB puisqu'il n'y a aucun transfert d'argent. Voici quelques exemples de contributions en nature :

o les heures de bénévolat;




o les services de marketing; o le salaire du personnel existant, à l'exception :

le personnel actuellement employé à temps plein ou à temps partiel chargé de tâches spécifiques dans le cadre du projet;

le nouveau personnel employé à temps plein ou à temps partiel affecté au projet.

o l'utilisation de l'équipement; o les locaux pour bureaux ou pour les réunions.

Les heures de bénévolat sont calculées selon le salaire minimum actuel de l'Ontario. Si les bénévoles agissent à titre professionnel (p. ex., un comptable ou un avocat), les heures de bénévolat sont calculées selon la juste valeur marchande. 8. Processus et critères d'évaluation Les demandes feront l'objet d'un examen visant à déterminer si elles sont complètes et admissibles. Elles seront ensuite évaluées selon les critères énoncés ci-après. Les projets acceptés seront recommandés au ministre du Tourisme, de la Culture et du Sport, à qui revient la décision finale d'accorder ou non l'autorisation. La décision de subventionner en tout ou en partie le projet présenté dépendra :

• de la qualité et la portée du projet; • de son degré d'adéquation avec les priorités du programme; • du budget du projet et du plan de travail, qui doivent être clairs, raisonnables et justifiés; • du montant total des sommes demandées dans le cadre du volet RI du FOCB.

Critères d'évaluation Toutes les demandes admissibles seront évaluées en fonction des critères suivants :

Projet proposé (58 %)

• Chaque section de la proposition (reportez-vous à la partie I, section 4 pour connaître l'ensemble des exigences);

• Expérience en matière de gestion de projets, d'évaluation des résultats et de gestion des risques;

• Degré de concordance entre le projet et au moins une des priorités du programme; • Plan de travail (avec calendriers, activités et livrables réalistes).

Résultats et mesures de rendement (24 %)

• Des mesures de rendement claires et mesurables qui s'inscrivent dans le plan de travail et la solution proposée, et qui donneront une bonne idée de la réussite du projet;

• Partage, durabilité et impact à long terme du projet; • Importance et ampleur de l'impact dans le secteur des bibliothèques publiques de l'Ontario,

notamment la capacité du projet à être reproduit ou adapté dans des librairies de tailles différentes;

• Possibilité d'impact direct ou indirect sur les communautés mal desservies ou les populations ayant de grands besoins;

• Qualité du plan d'évaluation; ce dernier doit indiquer la façon dont le projet sera évalué par rapport aux résultats et à l'impact escompté.


Faisabilité financière (18 %)

• Budget détaillé, réaliste et équilibré pour le projet; • Stabilité financière de l'organisme.

9. Avis Une fois que vous aurez présenté votre demande, vous recevrez :

• un courriel automatique confirmant que votre demande a bien été reçue; • un courriel du ministère dans les 15 jours ouvrables suivant la date limite de dépôt des

demandes pour confirmer l'état de votre demande et vous indiquer si elle est complète et admissible à la suite du processus d'évaluation.

Si votre demande est admissible, vous recevrez un courriel vous informant du résultat de votre demande dans les 90 jours ouvrables suivant la date limite de dépôt des demandes. Vous pouvez consulter l'état de votre demande sur le portail Subventions Ontario. Les candidats ayant reçu une réponse négative pourront recevoir une rétroaction.

10. Candidats retenus – Exigences Avant tout versement, vous devez soumettre :

• une entente de transferts de fonds signée fixant les conditions de la subvention (à remettre dans les 25 jours ouvrables suivant l'approbation du financement);

• un certificat d'assurance valide (reportez-vous à l'annexe B pour avoir de plus amples renseignements à ce sujet).

11. Calendrier de financement Projet d'un an :

• 80 % de la subvention sont versés après la réception de l'entente signée et du certificat d'assurance valide;

• 20 % de la subvention sont versés après la présentation d'un rapport final approuvé par le ministère.

Projet de deux ans :

• 40% de la subvention sont versés après la réception de l'entente signée et du certificat d'assurance valide;

• 40 % de la subvention sont versés après la réception d'un rapport provisoire approuvé par le ministère;

• 20 % de la subvention sont versés après la réception d'un rapport final approuvé par le ministère.


12. Exigences en matière de rapport Les bénéficiaires d'une subvention sont tenus de rendre compte des progrès, des dépenses, des résultats et des extrants de leur projet. Les candidats doivent tenir compte de cette exigence lors de la formulation du plan de travail du projet. Modifications du projet Personne ne peut apporter de modifications à un projet dans le cadre du volet RI du FOCB sans l'approbation explicite et écrite du ministère. Les bénéficiaires d'une subvention doivent communiquer avec le ministère s'ils souhaitent apporter une modification à leur projet. Ces modifications peuvent concerner :

• la portée du projet; • le budget; • le personnel clé; • les calendriers; • les partenaires.

Rapport provisoire et rapport final Rapport provisoire Les bénéficiaires d'une subvention sur deux ans devront présenter un rapport provisoire avant le terme de la première année de leur projet. S'ils ne présentent pas de rapport provisoire satisfaisant, le financement de leur projet (notamment la deuxième année) pourrait être compromis.

Rapport final Tous les bénéficiaires d'une subvention doivent présenter un rapport final dans les trois mois suivant le terme de leur projet. Ce rapport doit inclure :

• un rapport sur les résultats et extrants quantitatifs et qualitatifs du projet; • les mesures de rendement, notamment le mécanisme de mesure qui a permis la collecte

et l'évaluation des données; • le type et le nombre d'organismes qui ont tiré parti du projet (indiquez comment ils en ont

bénéficié et pourront continuer d'en bénéficier); • l'impact que le projet a eu et qu'il continuera d'avoir; • la façon dont les autres organismes peuvent se servir de ce qui a été produit et obtenu.


Les bénéficiaires doivent présenter :

• un résumé des coûts du projet. Pour faciliter le rapprochement financier, le résumé doit contenir les descriptions (lignes budgétaires) utilisées dans le budget de l'entente de transferts de fonds signée par le bénéficiaire de la subvention.

• un relevé de toutes les publications relatives au projet ayant reconnu le soutien financier de

la province de l’Ontario par l’utilisation du logo en forme de trille de la province. • des copies électroniques de tout le matériel promotionnel (p. ex., documents imprimés, en

ligne, etc.) lié au projet.

Bénéficiaires d'une subvention de 100 000 $ ou plus

L'avis d'un vérificateur sur l'admissibilité des dépenses liées au projet. ET Si les états financiers sont normalement produits par le bénéficiaire :

• vous devez présenter des états financiers vérifiés présentant les recettes et les dépenses

liées au projet énoncées à l'annexe F de l'entente de transferts de fonds.

Si les états financiers ne sont PAS normalement produits par le bénéficiaire :

• vous devez présenter un rapport de mission d’examen présentant les recettes et dépenses du projet (énoncées à l'annexe F de l'entente de transferts de fonds) préparé par un comptable agréé indépendant du bénéficiaire.

Les bénéficiaires d'une subvention de moins de 100 000 $ doivent présenter :

• des états financiers vérifiés, approuvés par le conseil d'administration ou certifiés par le trésorier, présentant les recettes et les dépenses liées au projet énoncées à l'annexe F de l'entente de transferts de fonds;

ET • Une lettre de déclaration du principal responsable des finances ou du premier dirigeant de

l’organisme attestant que les fonds obtenus ont seulement servi à payer des dépenses admissibles.

Tout autre renseignement pouvant être demandé par la province. Si les bénéficiaires ne présentent pas de rapport final satisfaisant, le financement de leur projet pourrait être compromis, et le ministère pourrait leur demander de rendre une partie ou la totalité des fonds octroyés.


Partie II – Faire une demande de subvention dans le cadre du volet RI du FOCB sur le portail Subventions Ontario Subventions Ontario est le portail qui permet d'accéder par Internet au système de gestion des subventions du gouvernement de l'Ontario. Ici, vous pouvez : trouver des renseignements sur les subventions; présenter une demande de subvention; vérifier l’état de votre demande de subvention.

1. Démarches initiales Il n’est pas nécessaire de répondre à toutes les questions. Les questions du formulaire de demande de subvention dans le cadre du volet RI du FOCB auxquelles il est nécessaire de répondre sont indiquées dans les pages suivantes. Quand le présent guide indique qu'une question est sans objet, ne répondez pas à la question, mais inscrivez la mention S.O. dans l'espace réservé à cet effet. La demande pour le volet RI du FOCB de Subventions Ontario présente des instructions générales en regard de chaque rubrique. Il suffit de placer le pointeur de la souris sur un mot clé pour faire apparaître des renseignements supplémentaires. Pour obtenir une aide technique, veuillez communiquer avec le service à la clientèle de Subventions Ontario.

Du lundi au vendredi de 8 h 30 à 17 h HNE Sans frais : 1 855 216-3090 ou RGT : 416 325-6691. [email protected]

Dès que vous aurez présenté votre demande sur le portail Subventions Ontario, vous recevrez un accusé de réception par courriel. Si vous ne l'avez pas reçu, consultez votre dossier de courrier indésirable. Si vous ne l'avez toujours pas reçu au bout de 24 heures, veuillez communiquer avec le service à la clientèle de Subventions Ontario. 2. Comment présenter une demande Pour obtenir des instructions détaillées sur le processus décrit ci-dessous, veuillez consulter le Guide d’inscription des candidats au système des subventions de l’Ontario. Étape 1 : Créer un compte ONe-key

Pour accéder à Subventions Ontario, chaque personne de votre organisme doit créer son propre compte ONe-key. Si vous avez déjà un compte ONe-key, vous pouvez passer à l'étape suivante.

mailto:[email protected]

http://www.grants.gov.on.ca/prodconsum/groups/grants_web_contents/documents/grants_web_contents/prd11213169.pdf


Si vous avez perdu votre identifiant ou votre mot de passe ONe-key, veuillez appeler ServiceOntario au : 416 326-1234 ou 1 800 267-8097. Pour créer votre compte ONe-key, rendez-vous sur le site https://www.iaa.gov.on.ca/ et cliquez sur « Inscrivez-vous dès maintenant! ». Sur la page de confirmation de ONe-key, cliquez sur « Continuer » pour passer à l'étape suivante. Notez votre identifiant et votre mot de passe ONe-key en vue d'une utilisation ultérieure. Vous en aurez encore besoin lors de l'étape 3 et pour chaque connexion au portail Subventions Ontario.

Étape 2 : Demander un numéro d'inscription pour Subventions Ontario Votre numéro d'inscription (ID d'inscription) permet de rattacher votre compte ONe-key au portail Subventions Ontario. Sur la page du menu des services ONe-key, cliquez sur « système des subventions de l'Ontario », puis sur « Demander un numéro d'inscription » et fournissez les renseignements demandés. Assurez-vous de préparer ces renseignements à l'avance, car le système fermera votre session au bout de 15 minutes d'inactivité. Vous devrez entrer :

• votre nom et vos coordonnées; • le nom et les coordonnées de votre organisme; • des renseignements sur votre organisme, notamment sa dénomination sociale, son

entité juridique, l'année de sa création et son mandat. Si votre organisme n'est PAS une bibliothèque, et qu'aucun membre de votre organisme ne s'est déjà inscrit à Subventions Ontario, vous devrez fournir en pièce jointe un document prouvant le statut de votre organisme. Il peut s'agir de lettres patentes, de règlements, de statuts constitutifs ou d'une Résolution du conseil de bande. Remarque : Si votre organisme est une bibliothèque, vous n'avez pas besoin de fournir un document prouvant le statut de votre organisme. Vous recevrez votre numéro d'inscription et votre NIP dans deux courriels différents dans un délai de 5 jours. Si vous ne les avez pas reçus, consultez votre dossier de courrier indésirable. Si les courriels n'y figurent pas, veuillez communiquer avec le service à la clientèle de Subventions Ontario, dont les coordonnées sont indiquées dans la partie II, section 1.

Pour obtenir des instructions détaillées, veuillez consulter le Guide d’inscription des candidats au système des subventions de l’Ontario.

https://www.iaa.gov.on.ca/iaalogin/IAALogin_fr.jsp

https://www.iaa.gov.on.ca/iaalogin/portal/menu




Étape 3 : S'inscrire au système des subventions de l'Ontario

Une fois que vous avez reçu les deux courriels, rendez-vous sur le site https://www.iaa.gov.on.ca/ et entrez votre identifiant et votre mot de passe ONe-key obtenus à l'étape 1 pour vous connecter. Sur la page suivante, cliquez sur « système des subventions de l'Ontario », entrez le numéro d'inscription que vous avez reçu par courriel dans la zone de texte située en bas de la page, puis cliquez sur « Soumettre ». Sur la page suivante, entrez le NIP que vous avez reçu par courriel, puis cliquez sur « Soumettre ». Vous pouvez désormais accéder directement au portail Subventions Ontario en vous connectant sur le site https://www.iaa.gov.on.ca/ avec votre identifiant et votre mot de passe ONe-key, et en cliquant sur « Mes services » en haut à gauche.

Étape 4 : Réunir les documents justificatifs demandés Réunissez tous les documents dont vous avez besoin avant de remplir le formulaire de demande. Une liste de vérification complète se trouve à l'annexe A. Étape 5 : Accéder au formulaire de demande du volet RI du FOCB Pour accéder au formulaire de demande, rendez-vous sur le site http://www.grants.gov.on.ca et connectez-vous à l'aide de votre identifiant et de votre mot de passe ONe-key. Pour lancer une nouvelle demande : cliquez sur « Demander une subvention »; cochez la case en face de la subvention du volet RI du FOCB; cliquez sur « Nouvelle demande ».

Vous aurez ensuite la possibilité de consulter des renseignements au sujet du programme. Nous vous encourageons fortement à lire tous ces renseignements avant de lancer votre demande.

accédez au formulaire de demande en ligne ou téléchargez-le sur votre ordinateur.

Si vous remplissez le formulaire en ligne, pensez à cliquer régulièrement sur le bouton « Sauvegarder l'ébauche », et n'oubliez pas que vous perdrez toutes vos données non enregistrées au bout de 15 minutes d'inactivité. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur« Valider » pour vérifier que vous avez bien rempli tous les champs obligatoires. Signez la déclaration en cliquant sur « Signer le document » en bas de la page, puis cliquez sur « Terminer ».





Si vous téléchargez le formulaire, sauvegardez-le sur votre bureau et ouvrez-le avec Adobe Reader. Lorsque vous avez terminé de remplir le formulaire, cliquez sur« Valider » pour vérifier que vous avez bien rempli tous les champs obligatoires.

Pour obtenir des instructions détaillées sur l'accès au formulaire de demande, consultez le petit guide. Étape 6 : Remplir le formulaire de demande Le formulaire de demande de subvention dans le cadre du volet RI du FOCB comporte les sections suivantes :

A. Renseignements sur l'organisme B. Adresse de l'organisme C. Coordonnées de l'organisme E. Renseignements sur le versement de la subvention F. Coordonnées de la personne-ressource associée à la demande G2. Questions supplémentaires G3. Plan de travail du projet H. Renseignements financiers sur le projet I. Mesures de rendement J. Renseignements sur les partenaires et les parties prenantes K. Renseignements sur la lettre d'intention Z. Déclaration du candidat/signature

Pour chaque section, vous devez suivre les instructions indiquées ci-dessous. Veuillez noter que les espaces sont comprises dans la limite de caractères.

Sauvegarder votre formulaire de demande Après avoir commencé à remplir le formulaire en ligne, vous pouvez l’enregistrer quand bon vous semble pour pouvoir y revenir plus tard. Veuillez consulter le Guide de référence des candidats du Système des subventions de l’Ontario pour savoir comment enregistrer et transmettre une demande.

Sections A à C : Renseignements sur l'organisme, adresse et coordonnées Les sections A et B sont remplies automatiquement avec les renseignements fournis pendant le processus d'inscription à Subventions Ontario. Si ces renseignements sont inexacts, veuillez communiquer avec le service à la clientèle de Subventions Ontario (dont les coordonnées sont indiquées dans la partie II, section 1) pour les mettre à jour. La section C peut contenir les coordonnées d'une personne-ressource de votre organisme qui ont été saisies à l’occasion d’une demande de subvention antérieure. Vous pouvez modifier ou non ces renseignements.

http://www.grants.gov.on.ca/prodconsum/groups/grants_web_contents/documents/grants_web_contents/prdr012190.pdf

http://www.grants.gov.on.ca/prodconsum/groups/grants_web_contents/documents/grants_web_contents/prdr012190.pdf




Section E : Renseignements sur le paiement de la subvention Choisissez le nom de votre organisme dans le menu déroulant de la case 1, et vérifiez que l'adresse indiquée est correcte. Si votre organisme n'apparaît pas : choisissez « Autre » dans le menu déroulant de la case 1; remplissez les cases 2 à 7.

Section F : Coordonnées de la personne-ressource associée à la demande Saisissez le nom de la personne qui assurera la gestion de votre projet. **Passez à la section K. Lorsque vous avez rempli la section K, revenez à la section G2 et remplissez le reste du formulaire.** Section K : Renseignements sur la lettre d'intention 1. Nom du projet (255 caractères maximum) Indiquez le nom de votre projet. 2. Date de début du projet Il s'agit de la date de début de projet prévue. Remarque : Les frais engagés avant l'approbation du financement ne seront pas remboursés. 3. Date de fin du projet Il s'agit de la date à laquelle le projet se terminera. Remarque : Les frais engagés après cette date ne seront pas remboursés. La date de fin doit être avant le 31 mars 2017 pour les projets d'un an ou avant le 31 mars 2018 pour les projets de deux ans. 4. Montant demandé Il s'agit du montant du financement que vous désirez obtenir dans le cadre du volet RI du FOCB (100 000 $ par an au maximum). 5. Secteur cible Choisissez entre recherche et innovation. 6. Municipalité hôte/Communauté des Premières Nations Sélectionnez « Not Applicable--/--Sans Objet » dans le menu déroulant.


7. Priorités du projet Les projets doivent être liés à au moins une des priorités du programme. Consultez la partie I, sections 3 et 6 du présent guide pour accéder à :

o une description des priorités du programme; o des exemples de résultats.

Sélectionnez la priorité qui représente le mieux le premier objectif de votre projet. 8. Résumé du projet (1 000 caractères maximum) Veuillez décrire brièvement votre projet. Vous devez notamment définir clairement votre objectif. Si votre demande est acceptée, ces renseignements pourront être utilisés sur le site Web du ministère. 9. Description du projet (5 000 caractères maximum) Collez ici votre proposition de 1 à 2 pages. Chaque section doit être numérotée. Reportez-vous à la partie I, section 4 pour connaître les exigences auxquelles la proposition doit répondre. Vous pouvez joindre votre bibliographie dans cette section, ou vous pouvez la téléverser sur le portail Subventions Ontario sous forme de pièce jointe. 10. Antécédents de l'organisme en matière de subventions Sans objet. Inscrivez « S.O. » dans l’espace prévu à cette fin. 11. Capacité de l'organisation Sans objet. Cette question doit être évoquée dans votre proposition. Inscrivez « S.O. » dans l’espace prévu à cette fin. 12. Raison d'être ou besoin Sans objet. Inscrivez « S.O. » dans l’espace prévu à cette fin. **Veuillez revenir à la section G2 du formulaire de demande.** Section G2 : Questions supplémentaires 1. Expérience de l'organisme (5 000 caractères maximum)

Décrivez l'expérience de votre organisation en matière d'analyse et de suivi des résultats, d'établissement de rapports et d'évaluation du rendement (5 000 caractères maximum).

Donnez des exemples de projets réalisés par le passé pour montrer cette expérience.


2. Évaluation et gestion des risques (5 000 caractères maximum)

Décrivez les défis, les obstacles et les menaces qui peuvent nuire à la réalisation de l'initiative proposée et le plan de gestion des risques que vous mettrez en place pour assurer la réussite et la sécurité de votre projet.

3. Priorités du projet (5 000 caractères maximum)

Décrivez comment votre projet répond à au moins une des priorités du programme. La partie I, section 6 portant sur les priorités du programme contient des exemples de résultats associés aux priorités.

4. Résultats du projet (5 000 caractères maximum) Expliquez les résultats attendus de votre projet. Ces résultats doivent :

o être harmonisés avec le plan de travail, les priorités du programme, les objectifs et les

mesures de rendement; o être mesurables; o donner une indication claire de la réussite du projet.

5. Résultats du projet (5 000 caractères maximum)

Expliquez la façon dont votre projet pourrait, directement ou indirectement, influer sur les communautés mal desservies, comme les Premières Nations, les communautés nordiques et rurales, et les quartiers prioritaires, et contribuer à améliorer l'équité en matière d'accès et de services pour les populations ayant de grands besoins, comme les jeunes à risque.

6. Plan et critères d'évaluation (5 000 caractères maximum)

Expliquez le plan que vous mettrez en œuvre pour évaluer jusqu'à quel point les résultats décrits aux questions 4 et 5 de la section G2 ont été obtenus. Dans votre réponse, indiquez les résultats à court et à long terme auxquels devrait aboutir votre projet dans la communauté ou le secteur des bibliothèques publiques, et précisez la façon dont vous allez mesurer et évaluer les résultats du projet.

Décrivez la façon dont vous allez évaluer la réussite de votre projet, en utilisant les résultats du projet (section G2, questions 4 et 5). Veuillez indiquer :

o les résultats à court et à long terme auxquels devrait aboutir votre projet dans la communauté ou le secteur des bibliothèques publiques;

o la façon dont vous allez mesurer et évaluer les résultats du projet. Section G3 : Plan de travail du projet Toutes les cellules doivent être remplies. Vous ne pourrez pas soumettre votre demande si votre plan de travail contient une cellule vide.


Chaque ligne du plan de travail contient six champs qui doivent être remplis. Pour ajouter une ligne, cliquez sur le signe « + » situé à l'extrême droite du tableau. Pour supprimer une ligne, cliquez sur le signe « x » situé à l'extrême gauche du tableau. Ne laissez aucune rangée vide, sinon vous ne pourrez pas soumettre votre demande. Les candidats doivent saisir des données dans chaque champ du plan de travail :

• Jalons clés : ils marquent le franchissement d'une étape du projet (255 caractères maximum);

• Activités : les tâches qui seront entreprises pour réaliser le projet (500 caractères maximum);

• Date de début : la date prévue du début de chaque activité; • Date de fin : la date prévue de la fin de chaque activité; • Responsabilité : la personne responsable du bon déroulement de chaque activité

(255 caractères maximum); • Indicateur de rendement : la façon dont vous saurez qu'une tâche a été réalisée avec

succès (255 caractères maximum). Section H : Renseignements financiers sur le projet Vous devez présenter un budget équilibré. Le montant total des dépenses prévues doit être égal au montant total des recettes prévues. Avant de remplir la section sur le budget, veuillez vous reporter à la partie I, section 7 qui donne des exemples de coûts admissibles et non admissibles. Si le projet a des dépenses de dotation en personnel, les énumérer en espèces, non en nature. Le tableau financier apparaît cinq fois pour permettre de donner une projection sur 5 ans. Puisque le volet RI du FOCB n'octroie des fonds qu'aux projets d'un et de deux ans, veuillez réduire le reste du tableau en cliquant sur le bouton « Réduire/Agrandir ». Remplissez la section H comme suit :

1. Énumérez toutes les dépenses dans les sections appropriées (c.-à-d. Dépenses de dotation en personnel, Dépenses liées aux avantages sociaux, Dépenses liées au programme, Dépenses administratives et autres dépenses). Veuillez noter que chaque cellule comporte une limite de 255 caractères (espaces comprises).

2. Cochez la case Dépenses admissibles si la dépense est admissible. 3. Dans la colonne Sources des recettes, entrez la source des recettes si elles ne

proviennent pas du FOCB. Déterminez la ligne appropriée pour chaque source de recettes selon leur type (en espèces, en nature, en attente ou confirmées).

4. Dans la colonne Montant, indiquez le montant des recettes qui proviendront de chaque source de recettes. Entrez le montant du financement demandé dans le cadre du volet RI du FOCB dans la ligne intitulée Financement demandé dans le cadre de ce programme.

5. La colonne Total des dépenses calcule automatiquement la somme de tous les montants des recettes pour cet élément.


• Entrez toutes les dépenses en les répartissant clairement.

o Pour les articles achetés : indiquez le coût à l'unité et le nombre d'articles requis; (p. ex., location des lieux/10 ateliers x 150 $ de frais de location journalière =

1 500 $); inclure la TVH non remboursable à vos calculs.

o Pour la dotation en personnel, indiquez : un titre descriptif; si la personne vient d'être embauchée, ou s'il s'agit d'un membre du personnel

actuellement employé à temps plein ou à temps partiel chargé de tâches spécifiques dans le cadre du projet;

le nombre d'heures hebdomadaires passées sur le projet; les salaires et avantages sociaux correspondants.

Le Tableau des données financières totales (toutes les années) calcule automatiquement toutes les données financières que vous avez entrées, à l'exception du montant total des dépenses admissibles et du montant total du budget du projet. Veuillez calculer ces deux montants en utilisant les données financières saisies pour l'année 1 pour les projets d'un an, et pour l'année 1 et l'année 2 pour les projets de deux ans.

Section I : Mesures de rendement Reportez-vous à la partie I, section 6 pour connaître les exigences de mesure du rendement. Dans le tableau des Indicateurs de rendement fournis par le ministère, indiquez le nombre total de résultats et d'extrants que vous évaluerez dans le cadre de votre projet. Dans le tableau des Indicateurs de rendement fournis par le client, donnez des renseignements sur chacun des indicateurs énumérés dans le tableau ci-dessus. Par exemple, si vous avez mentionné 4 résultats et 5 extrants, vous devez remplir une ligne du tableau pour chacun des 9 indicateurs. Section J : Renseignements sur les partenaires et les parties prenantes Expliquez ici qui sont vos partenaires et la façon dont ils participent au projet. Le cas échéant, donnez l'adresse URL de tous les sites Web des organismes partenaires.

• Nom : 100 caractères maximum • Rôle/adresse : 1 000 caractères maximum • Description : 1 000 caractères maximum

Reportez-vous à la partie I, section 1 pour de plus amples renseignements. Remarque : Bien qu'ils soient encouragés à le faire, les candidats ne sont pas tenus de se doter de partenaires pour leur projet dans le cadre du volet RI du FOCB. Section Z : Déclaration du candidat/signature Pour finaliser votre demande, vous devez signer numériquement le formulaire de demande et le soumettre sur le portail Subventions Ontario. Vérifiez que vous avez bien rempli toutes les sections pertinentes du formulaire de demande.


Pièces jointes Votre demande de financement doit comprendre le formulaire de demande rempli ainsi que tous les documents requis mentionnés dans l'annexe A. Veuillez téléverser toutes vos pièces jointes sur le portail Subventions Ontario après avoir soumis le formulaire de demande.


Annexe A : Liste de vérification des documents requis Une fois votre demande soumise, ajoutez les documents suivants sur le portail Subventions Ontario :

• Si votre proposition de 1 à 2 pages est une pièce jointe, n'oubliez pas de la joindre après avoir soumis votre formulaire de demande.

• Si vous présentez une demande pour un projet de recherche, et que votre bibliographie est

une pièce jointe, n'oubliez pas de la joindre après avoir soumis votre formulaire de demande.

Document requis no 1→ Preuve d'approbation

Une lettre du président ou du premier dirigeant de l'organisme candidat démontrant son engagement à l'égard de l'activité proposée et autorisant la demande de financement dans le cadre du volet RI du FOCB.

Document requis no 2 → États financiers

Un jeu complet des derniers états financiers vérifiés de l'organisme. Si les recettes brutes annuelles de votre organisme sont inférieures à 100 000 $, vous pouvez présenter des états financiers non vérifiés comprenant :

o un état des recettes et des dépenses; o un bilan.

Ces états doivent être validés par votre principal responsable des finances ou équivalent.

Document requis no 3 → Lettres de soutien des partenaires, le cas échéant

Toutes les lettres signées par les collaborateurs du projet doivent être numérisées et transmises dans un seul document. Les lettres doivent souligner ou reconnaître leur participation au projet et le montant du soutien en nature ou financier offert, le cas échéant.

Document requis no 4 → Profil du conseil • La liste des personnes siégeant actuellement au conseil de l'organisme candidat.

Remarque : Si la bibliothèque publique est gouvernée par un comité du conseil, veuillez joindre la liste des membres de ce comité.

• Les bibliothèques publiques des Premières Nations doivent fournir la liste des membres du

conseil de bande. • Les bibliothèques publiques des régies locales des services publics doivent fournir la liste

des membres de la régie locale des services publics.


Document requis no 5 → Lettres patentes (si votre organisme n'est pas une bibliothèque publique)

• Présentez des lettres patentes supplémentaires, si elles sont été émises après

l'inscription de votre organisme à Subventions Ontario. • Ajoutez des lettres patentes si votre organisme n'est pas encore inscrit au portail

Subventions Ontario.


Annexe B : Exemple d'attestation d'assurance Tous les organismes retenus doivent avoir souscrit une police d'assurance responsabilité civile d'entreprise d'au moins 2 millions de dollars pour que l'accord de subvention officiel puisse être signé. « Sa Majesté la Reine du chef de l'Ontario, représentée par le ministre du Tourisme, de la Culture et du Sport » doit être obligatoirement ajouté comme assurée supplémentaire. De manière générale, une attestation d'assurance doit :

1. déclarer que la partie assurée est l'organisme bénéficiaire avec lequel le ministère a signé

le contrat; cette déclaration est importante, car une police ne couvre que l'assuré désigné dans ladite police;

2. indiquer la date de couverture (les dates doivent couvrir la durée du projet);

3. indiquer le ministère du Tourisme, de la Culture et du Sport comme assuré supplémentaire, dans les termes suivants :

« Sa Majesté la Reine du chef de l'Ontario, représentée par le ministre du Tourisme, de la Culture et du Sport ».

Ce texte doit figurer au recto de l'attestation sous une rubrique particulière ou dans un encadré spécial;

4. indiquer le type (a) et le montant (b) de la couverture

(assurance responsabilité civile d'entreprise pour une couverture de 2 millions de dollars par sinistre);

5. comporter une clause de responsabilité réciproque et une clause couvrant la responsabilité contractuelle;

6. comporter une mention précisant que le détenteur de l'attestation (le ministère) sera averti de toute annulation ou modification importante dans un délai de 30 jours;

7. contenir la signature d'un représentant autorisé de la compagnie d'assurance. Remarque : Les points ci-dessus sont numérotés pour correspondre à l'exemple d'attestation d'assurance qui figure à la page suivante.


Exemple d'attestation d'assurance

Nom et adresse de la personne ou de l'entité pour laquelle la police est délivrée

Ministère du Tourisme, de la Culture et du Sport de l'Ontario

Nom et adresse de l'assuré

Type d'assurance

ASSUREUR

NUMÉRO DE LA POLICE

DATE D'EXPIRATION

PROTECTIONS

Limites de la responsabilité

RESPONSABILITÉ CIVILE D'ENTREPRISE

Incluant :

• Véhicule n'appartenant pas à l'assuré

• Responsabilité contractuelle générale

• Responsabilité civile produits

• Clause de responsabilité réciproque et d'individualité des intérêts

• Lésion corporelle

• Responsabilité civile de l'employeur ou autorisation de la CSPAAT

Compagnie d'assurance du Canada

Le 1er octobre 2014

Responsabilité pour les dommages matériels et corporels avec montant global par sinistre

Chaque événement ou accident : 2 000 000 $ Limite globale générale : 2 000 000 $

AUTOMOBILE Compagnie du Canada

Le 1er octobre 2014

Responsabilité pour les dommages matériels et corporels avec montant global par sinistre

Chaque accident : 2 000 000 $ Indemnités pour accident Autoassuré pour les dommages corporels

ERREURS ET OMISSIONS Compagnie du Canada

Le 2 décembre 2014

Méfait commis dans l'accomplissement ou l'abstention d'accomplir

2 000 000 $ par sinistre et par réclamation pour sinistres globaux


Assuré supplémentaire : Sa Majesté la Reine du chef de l'Ontario, ses ministres, agents, personnes désignées et employés. SOUMIS AUX CONDITIONS ET EXCLUSIONS DES POLICES MENTIONNÉES CI-DESSUS

**PREUVE D'ASSURANCE SEULEMENT**

ANNULATION : Si l'une ou l'autre des polices décrites aux présentes est annulée avant sa date d'expiration, l'assureur s'efforcera d'envoyer au détenteur du certificat nommé aux présentes un préavis écrit de 30 jours. Toutefois, le non-envoi de ce préavis ne confèrera aucune obligation ni responsabilité, de quelque sorte que ce soit, à l'assureur, à ses agents ou à ses représentants.

Émis à : Toronto (Ontario) Signature :

Date : Le 10 février 2014


Annexe C : Directives – Frais de déplacement, de repas et d'hébergement

Vous devez suivre ces directives relativement aux frais de déplacement, de repas et d’hébergement.

Transport Les projets devraient préconiser l’utilisation du mode de déplacement le plus économique et le plus pratique, et, dans la mesure du possible, explorer les solutions de rechange comme la téléconférence. Si la situation s’y prête, il faut recourir aux transports en commun/aux navettes d’hôtel. Le transport par train ou par avion est permis s’il s’agit du mode de transport le plus économique et le plus pratique. La norme est la classe économique/touriste.

Taux de remboursement pour l'utilisation d’un véhicule personnel Sud de l’Ontario = 0,40 $/km; Nord de l’Ontario = 0,41 $/km.

Hébergement Lorsqu’un membre de l'organisme doit passer plus d'une journée sur place, l’hébergement en chambre individuelle standard est autorisé. Les frais correspondant aux suites, aux étages de prestige ou à ceux comportant des services de concierge ne sont pas remboursés. On prévoit un maximum de 30 $ la nuit pour les séjours privés avec des parents ou des amis (aucun reçu n’est exigé).

Repas (taux comprenant les taxes et les pourboires) Les boissons alcoolisées ne sont pas remboursées. Taux maximum pour les repas :

o Petit-déjeuner : 8,75 $; o Dîner : 11,25 $; o Souper : 20 $.

Pour les demandes de remboursement de tous les repas d’une journée (c.-à-d. petit-déjeuner, dîner et souper), on peut autoriser un total quotidien (trois repas) de 40 $, avec un montant maximal de 20 $ pour l’un ou l’autre des repas. Les taux applicables aux repas ne s'appliquent pas lors des réunions ou des groupes de formation, lorsque les repas sont offerts dans le cadre du projet.


Dépenses non admissibles Les éléments qui ne sont pas nécessaires à la réalisation du projet ne seront pas remboursés. Tenue des dossiers Vous devez recueillir et conserver vos reçus originaux. Les photocopies seront refusées.