Défi

FoodDrinkEurope entend

automatiser le plus de processus

possibles pour pouvoir

collaborer plus efficacement

avec des collègues, membres

et partenaires. Elle entend

utiliser à cet effet les

technologies dernier cri mais

dans le respect de budgets

limités.

Solution

L’entreprise d’informatique EASI

a développé l’infrastructure

informatique pas à pas.

Aujourd’hui, FoodDrinkEurope

utilise une série d’applications

de référence pour, entre autres,

la messagerie, la planification,

les ressources humaines, le

CRM, la comptabilité et la

vidéoconférence, le tout étayé

par des serveurs stables.

Avantages

Réunions plus efficaces et moins

coûteuses avec RadVision,

applications « out of office » et

« signature » pratiques,

simplification de la planification

et de la gestion des tâches

avec l’application APM d’EASI,

communication via un extranet

sécurisé contenant de

nombreux documents destinés

aux membres, service

professionnel, proximité avec le

client.

FoodDrinkEurope professionnalise son

fonctionnement grâce aux solutions

informatiques accessibles d’EASI

FoodDrinkEurope est une organisation professionnelle qui représente les

intérêts des industries des aliments et des boissons de la 1e et 2

transformation tant au niveau européen qu’international. Le secrétariat

permanent à Bruxelles est le principal interlocuteur des institutions

européennes et internationales pour toute question concernant le

développement des industries alimentaires. FoodDrinkEurope coordonne

les activités de plus de 800 experts siégeant dans différents groupes de

travail traitant de des sujets tels que la protection des consommateurs,

la recherche et le développement, la concurrence équitable,

l’environnement et le développement durable.

Même si l’Internet et le courrier électronique étaient encore très limités il

y a 20 ans, quand Régine Mynsberghe a rejoint FoodDrinkEurope en

tant qu’Office Manager, celle-ci a résolument misé sur l’informatique

pour tenter d’insuffler un vent de professionnalisme dans l’organisation.

Elle a fait installer Lotus Notes et a collaboré avec le partenaire d’IBM,

EASI qui semblait être l’interlocuteur idéal pour l’aider à concrétiser son

ambition d’ériger FoodDrinkEurope en bureau sans (trop de) papier.

« Afin d’améliorer la collaboration, nous avons mis sur pied un extranet

où toute l’information et tous les fichiers étaient sauvegardés et répartis

en groupes d’intérêt », explique Régine Mynsberghe. « Nous publions de

tels document par le biais d’un serveur externe. Il est couplé à notre

application de messagerie e-mail Lotus Notes et à notre base de

données de contacts EASI BS CRM. Toutes les données de contact, tant

notre carnet d’adresses personnel que les contacts de la base de

données, sont accessibles via e-mail et BlackBerry. Si un élément est

modifié à un endroit, il est adapté partout. Lorsque quelqu’un place

aujourd’hui un nouveau document sur l’intranet ou l’extranet, les

personnes qui doivent en être informées sont automatiquement averties

par e-mail avec un hyperlien pointant vers un service externe. En

cliquant sur cet hyperlien, elles peuvent télécharger et consulter le

document, après s’être connectées avec un nom d’utilisateur et un mot

de passe sécurisé. »

FoodDrinkEurope ne doit donc plus envoyer de grandes pièces jointes,

ce qui allège énormément et optimalise le trafic e-mail. EASI BS CRM

permet également d’organiser des courriers personnalisés et d’envoyer

en une seule fois le courrier à tous les destinataires visés.

« Out of office » : tout naturellement

Plus aucun développement n’était prévu pour le progiciel comptable

utilisé par FoodDrinkEurope. Son évolution était pourtant impérative afin

de s’adapter aux modifications de la législation. C’est la raison pour

laquelle FoodDrinkEurope a opté pour l’EASI BS Financial & Purchase

Management pour la prise en charge de l’ensemble de sa comptabilité.

EASI a ensuite également installé son progiciel RH qui permet à

FoodDrinkEurope d’assurer rapidement le suivi des salaires et des

évaluations du personnel, ou d’approuver les demandes de vacances,

autant de processus devenus aujourd’hui totalement sans papier.

Quand des collaborateurs demandent des vacances, cette demande

est acheminée aux personnes ad hoc en vue de l’approbation. Même

le secrétariat social en est informé. « Le lien avec la fonction out of office

de Lotus Notes s’avère très pratique dans ce cadre », estime R.

Mynsberghe.

« Dès que les jours de vacances sont approuvés,

Lotus Notes active déjà automatiquement un

message out of office pour les jours de vacances

visés. Ces fonctions simples rendent le travail plus

agréable. Ainsi, plus personne n’oublie de prévoir

son message out of office. »

Le module « signature » de Lotus Notes se révèle

aussi très pratique. C’est ainsi que les signatures

avec un lien URL ou une illustration sont adaptées

au bas des e-mails, par exemple en fonction de

campagnes ponctuelles ou d’événements comme

des congrès. Régine Mynsberghe crée alors un

modèle qu’elle envoie ensuite à chaque

collaborateur au sein de l’organisation. Les

collègues ne doivent alors plus qu’y cliquer pour

adapter leurs données personnelles.

Régine Mynsberghe, Office Manager du FoodDrinkEurope

Planification simplifiée

FoodDrinkEurope a aussi adopté l’application APM

(acronyme de ‘Activity & Planning Management’)

d’EASI. Cette application fait également partie

d’EASI BS CRM. Une nécessité pour une organisation

telle que FoodDrinkEurope, où des réunions se

tiennent en permanence. Par le passé, on utilisait le

calendrier dans Lotus Notes associé à une petite

application pour les réunions internes. EASI BS CRM

permet aujourd’hui de travailler dans des conditions

nettement plus professionnelles. En effet,

l’organisation de réunions est beaucoup plus rapide,

parce que la disponibilité des collègues est

directement visible, via un lien entre la CRM, Lotus

Notes et la base de données de contacts. EASI BS

CRM permet également de convenir de rendez-

vous privés dans votre agenda, qui restent toutefois

« invisibles » pour les personnes extérieures. Et ce

n’est pas tout !

« Notre président souhaite obtenir chaque mois un

résumé des contacts avec des membres,

partenaires ou interlocuteurs déterminants. Par le

passé, les secrétaires de chaque département

devaient parcourir tous les agendas de tous les

collègues séparément et rassembler les principaux

rendez-vous dans un fichier Excel. Un travail

titanesque. Aujourd’hui, EASI BS CRM produit une

telle liste en quelques clics », constate Mynsberghe.

« Le document Excel pour le président est composé

sur la base des queries définies et programmées

ainsi par EASI. Les dîners d’affaires et les rendez-vous

privés ne sont par exemple pas repris dans le

document, et les collaborateurs peuvent, le cas

échéant, encore apporter des corrections a

posteriori, lors du contrôle de la liste. Nous utilisons

aussi l’application APM d’EASI BS CRM pour gérer

nos tâches. Vous voyez ainsi immédiatement

chaque matin ce que vous devez faire. »

RadVision et Mobilité

La mobilité est un des grands points d’attention de

FoodDrinkEurope. Par conséquent, tous les

collaborateurs disposent aujourd’hui de leur propre

ordinateur portable. Grâce à l’infrastructure

informatique moderne, ils peuvent en principe

travailler partout. Une connexion internet suffit pour

accéder à toutes les informations du serveur.

FoodDrinkEurope a récemment investi dans

RadVision pour la vidéoconférence. En raison de ses

nombreux contacts avec des organisations et

membres internationaux, il n’est pas toujours simple

pour FoodDrinkEurope d’organiser simplement et

rapidement des réunions en face à face.

Régine Mynsberghe: « Des entretiens téléphoniques

ne sont pas toujours une solution de remplacement

valable : la qualité sonore laisse souvent à désirer et

vous ne voyez pas votre interlocuteur. C’est

pourquoi nous utilisons désormais la

vidéoconférence pour certains types de réunion.

RadVision est intéressant, parce que les participants

ne doivent pas disposer eux-mêmes d’un logiciel

spécial pour pouvoir l’utiliser. En effet, une webcam

et un téléphone suffisent. Nous avons acquis deux

écrans full HD. Nos secrétaires ont suivi une

formation pour organiser des réunions et nos

membres ont également reçu un manuel abrégé.

Les écrans peuvent être divisés de telle sorte que

vous voyiez tous les participants. La personne qui

prend la parole s’affiche à l’avant de l’écran. Nous

devons encore, il est vrai, nous familiariser avec ce

système, mais il représente en tout cas un gain de

temps et d’argent pour nous et nos membres. »

À proximité du client

Aujourd’hui, EASI fournit à FoodDrinkEurope tout ce

qui a rapport à l’informatique : le matériel, les

logiciels et l’infrastructure sous-jacente.

L’informatique évolue en permanence et

FoodDrinkEurope se doit de s’y adapter. C’est ainsi

qu’elle a récemment choisi des serveurs virtuels,

gages de gains de place et d’économies (coûts de

refroidissement). En outre, FoodDrinkEurope dispose

désormais de plus de capacités de stockage et EASI

peut plus rapidement dispenser l’assistance si

nécessaire.

« Les collaborateurs d’EASI ont non seulement des

connaissances approfondies de leurs propres

produits, mais également des produits que nous

utilisions par le passé. Ils nous ont également formés

de sorte que nous puissions résoudre des problèmes

simples des installations. Ils partagent ainsi leurs

connaissances avec nous. Il va de soi que nous

pouvons toujours faire appel à leur helpdesk pour

des problèmes plus complexes. La société EASI nous

fournit des services professionnels depuis déjà plus

de quinze ans et nous connaît dont parfaitement :

elle est très proche de nous. Par ailleurs, la rotation

interne de cette entreprise est très limitée, ce qui

représente un autre atout décisif. Les collaborateurs

d’EASI déploient des efforts pour comprendre

comment nous fonctionnons, de manière à pouvoir

nous fournir les technologies dont nous avons besoin

pour encore optimiser notre fonctionnement. Et le

résultat est excellent », conclut Régine Mynsberghe.

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