FORMALITÉS DE DÉPART

5 yearly review slides for DG

FORMALITS DE DPART

Yal GRANGE-LAVIGNE Sminaire de prparation la retraite 19 octobre 2011Dpartement des ressources humaines

#/291#9

FORMALITS DE DPART 19 oct. 2011 Informations communiques aux titulairesBrochure du service social : Quand vous quitterez le CERN

2. Formalits de dpart Lettre de dpart et circuit sur EDH

3. Accs aux comptes informatiques

4. Prestations financires dextinction de contrat4.1Paiement des frais de voyage4.2Paiement des frais de dmnagement4.3Paiement de lindemnit de rinstallation

5.Documentation et services contacterFORMALITS DE DEPART#/292#9FORMALITS DE DPART 19 oct. 2011 Informations communiquesFormalits de dpart Accs aux comptes Prestations dextinctionServices aux titulaires informatiques de contratcontacterInformations communiques aux titulaires

questions administratives

1. Fiche de dpart 2. Derniers paiements 3. Caisse de pensions 4. Assurance maladie 5. Assurance chmage 6. Examen mdical lors de lextinction du contrat 7. Frais de voyage et de dmnagement Brochure du service social : Quand vous quitterez le CERNhttps://cern.ch/hr-services/Int/WYLC/WYLC_fr.asp

questions personnelles

8. Voitures (si vous rsidez en Suisse / en France)9.Rsiliation du bail (en Suisse / en France) 10.Services publics (en Suisse / en France) 11.Polices dassurance12.Comptes en banque (en Suisse / en France) 13.Impts14.Scurit socialeen Suisse - en France - dans un autre Etat-membre15.Pays de rsidenceen Suisse - en France - dans un autre Etat-membre16.Liens avec le CERN abonnements utilisation des moyens informatiques du CERN 17.PensionnsAccs au CERN - Groupement des Anciens du CERNdivers - adresses utiles#/293#9FORMALITS DE DPART 19 oct. 2011 Informations communiquesFormalits de dpart Accs aux comptes Prestations dextinctionServices aux titulaires informatiques de contratcontacter2. Formalits de dpart

2.1 Ancienne procdure : formalits imprimes

Informations envoyes par courrier : Brochure Quand vous quitterez le CERN, Attestation demploi, Fiche de dpart, Feuillet comment obtenir votre attestation annuelle dimposition interne, 3 exemplaires du devis de dmnagement de mobilier et effets personnels (si ligible), Formulaire demande de paiement de lindemnit de rinstallation (si ligible).

Procdure applicable aux titulaires dont la fin du contrat a dj t confirme par le dpartement HR

#/29FORMALITS DE DPART 13 nov. 2009 Informations communiquesFormalits de dpart : Accs aux comptes Prestations dextinctionServices aux titulaires 2 procdures possibles informatiques de contratcontacter2.1 Ancienne procdure : formalits imprimes

Procdure suivre pour les titulaires qui ont dj reu cette fiche de dpart imprime : Indiquer ladresse prive la main sur la fiche ; Accomplir les formalits listes. Les services visits signent directement sur le formulaire Se rendre en dernier la comptabilit du personnel (bureau des salaires)

Avant la fin du contrat #/29FORMALITS DE DPART 19 oct. 2011 Informations communiquesFormalits de dpart Accs aux comptes Prestations dextinctionServices aux titulaires informatiques de contratcontacter

2.2 Nouvelles formalits de dpart personnalises / EDH

Objectifs de la nouvelle procdure : Utiliser les informations contenues dans les bases de donnes du CERN Rduire les visites inutiles dans les services spcialiss Amliorer le suivi des formalits de dpart Remplacer les envois de documents / papier

Procdure applicable pour les titulaires dont la fin de contrat est confirme par les services HR partir de mi-octobre 2011

Formalits de dpart envoyes par e-maildate denvoi des formalits = au moins 3 mois avant le dernier jour de contrat plus tt si le titulaire a beaucoup de congs (avant le dernier jour de travail)#/29FORMALITS DE DPART 19 oct. 2011 Informations communiquesFormalits de dpart Accs aux comptes Prestations dextinctionServices aux titulaires informatiques de contratcontacter

E-mail de dpartLettre de dpart (pdf)Fiche de dpart (EDH)2.2 Nouvelles formalits de dpart personnalises / EDH (2)

#/29FORMALITS DE DPART 19 oct. 2011 Informations communiquesFormalits de dpart Accs aux comptes Prestations dextinctionServices aux titulaires informatiques de contratcontacter

2.2 Nouvelles formalits de dpart personnalises / EDH (2)

Lettre de dpart (format pdf) gnre automatiquement par le programme EDH.Cette lettre indique les informations PERSONNALISES concernant les formalits de dpart :

brochure quand vous quitterez le CERN, voyage, dmnagement, rinstallation, formalits douanires, attestation demploi, etc.#/29FORMALITS DE DPART 13 nov. 2009 Informations communiquesFormalits de dpart : Accs aux comptes Prestations dextinctionServices aux titulaires 2 procdures possibles informatiques de contratcontacter2. Formalits de dpart : 2 procdures possibles

#/29FORMALITS DE DPART 19 oct. 2011 Informations communiquesFormalits de dpart Accs aux comptes Prestations dextinctionServices aux titulaires informatiques de contratcontacter

2.2 Nouvelles formalits de dpart personnalises / EDH (3)

Fiche de dpart (EDH) gnre automatiquement par le programme EDH.Cette fiche liste les formalits accomplir selon les informations contenues dans les diffrentes bases de donnes du CERN :

Bibliothque, pool lectronique, dosimtrie, cartes suisse et franaise, plaques vertes, sources radioactives, cls, carte daccs, vignette vhicule, etc.

#/29FORMALITS DE DPART 13 nov. 2009 Informations communiquesFormalits de dpart : Accs aux comptes Prestations dextinctionServices aux titulaires 2 procdures possibles informatiques de contratcontacter2.2 Nouvelle procdure :Formalits de dpart / EDH (4)

Saisie adresse prive dans EDH, en cas de changement prvu. Suivre les dmarches indiques (pour commencer : secrtariat de dpartement (DAO), caisse de pensions, service mdical) Les services visits signent la fiche EDH. N'importe quel ordre, indications dans la colonne "dlai" respecter. Le titulaire se rend en dernier la comptabilit du personnel (bureau des salaires)

Avant la fin du contrat #/29





5.Documentation et services contacterFORMALITS DE DEPART#/2912#9FORMALITS DE DPART 19 oct. 2011 Informations communiquesFormalits de dpart Accs aux comptes Prestations dextinctionServices aux titulaires informatiques de contratcontacter3. Accs aux comptes informatiques

tempsDate de fin de contrat Notification par e-mailDeux mois avant le dernier jour de contrat, le titulaire et son superviseur reoivent une notification par email (liste des comptes et e-groups). Transfert des responsabilits.2 mois2 mois aprs la fin du contrat : les comptes sont automatiquement dsactivs6 mois aprs la fin du contrat (dlai de grce) : les comptes sont automatiquement dtruits2 moisComptes informatiques accessibles jusqu 2 mois aprs la fin du contratEn cas de cong en fin de contrat, accs notamment aux dcomptes de paie : soit via e-mail mensuel soit depuis hrt.cern.ch, menu principal, e-documents, Pay Info#/2913#9Comptes informatiques accessiblesFORMALITS DE DPART 19 oct. 2011 Informations communiquesFormalits de dpart Accs aux comptes Prestations dextinctionServices aux titulaires informatiques de contratcontacter3. Accs aux comptes informatiques

temps2 mois1. Avant la date de fin de contrat, complter votre e-mail priv dans le portail du systme de gestion des comptes : https://www.cern.ch/accountpage 'Manage My Accounts'.

2. Deux mois aprs la fin de contrat, cration AUTOMATIQUE dun compte externe e-mail envoy votre adresse prive pour valider votre compte externe Suivre les instructions pour enregistrer votre mot de passe 3. Lors de ltablissement des attestations annuelles d'imposition interne (mois de mars) e-mail envoy votre adresse prive pour accder lattestation : saisir votre mot de passeSaisir votre e-mail privComment obtenir lattestation annuelle dimposition interneaprs la clture des comptes informatiques ?Demande dattestationannuelle dimposition interneDate de fin de contrat #/2914#9FORMALITS DE DPART 19 oct. 2011 Informations communiques aux titulairesBrochure du service social : Quand vous quitterez le CERN




5.Documentation et services contacterFORMALITS DE DEPARTRsum de la Circulaire Administrative n30 (rv. 2) : Prestations financires lors de lentre en fonctions et de lextinction du contrat#/2915#9FORMALITS DE DPART 19 oct. 2011 Informations communiquesFormalits de dpart Accs aux comptes Prestations dextinctionServices aux titulaires informatiques de contratcontacter4.1 Paiement des frais de voyage (1)

BnficiairesCritres doctroiTitulaires engags avant le 1er janvier 2007 ( lexception desex-titulaires locaux)

Foyers > cercle de 20 km en ligne droite du CERN

Nouveau lieu de rsidence 20 km ou plus en ligne droite de lancien lieu de rsidence

dans les deux ans suivant l'extinction du contratTitulaires engags compter du 1er janvier 2007 (y compris les ex-titulaires locaux) Foyers > cercle de 70 km en ligne droite du CERN

Nouveau lieu de rsidence > cercle de 70 km ou plus en ligne droite du CERN

dans les deux ans suivant l'extinction du contrat#/2916#9FORMALITS DE DPART 19 oct. 2011 Informations communiquesFormalits de dpart Accs aux comptes Prestations dextinctionServices aux titulaires informatiques de contratcontacter4.1 Paiement des frais de voyage (2)

Prestations Cot du trajet = frais dun voyage (transport public le plus conomique) aller depuis lancien lieu de rsidence jusquau nouveau lieu de rsidence ou les foyersmais au maximum frais dun voyage aller jusquaux foyers

Frais de transport des bagages (max. 30 kg par fret arien cargo)

Frais de voyage et de transport de bagages pour les membres de la famille sils prennent rsidence avec le titulaireProcdure Paiement possible ds le dpart en cong du titulaire

Sadresser au secrtariat de dpartement (DAO) pour demander le paiement (formalit indique dans la lettre de dpart)#/2917#9FORMALITS DE DPART 19 oct. 2011 Informations communiquesFormalits de dpart Accs aux comptes Prestations dextinctionServices aux titulaires informatiques de contratcontacter4.2 Paiement des frais de dmnagement (1)

BnficiairesCritres doctroiTitulaires

Avoir droit au paiement des frais de voyage dextinction du contrat,

Avoir dmnag dans les deux ans suivant lextinction du contrat,

Avoir dtenu un contrat dune dure >= 12 mois,

Ne pas avoir dmissionn au cours de la premire anne de service. #/2918#9FORMALITS DE DPART 19 oct. 2011 Informations communiquesFormalits de dpart Accs aux comptes Prestations dextinctionServices aux titulaires informatiques de contratcontacter4.2 Paiement des frais de dmnagement (2)

Prestations Paiement dun dmnagement unique (dun seul lieu un seul lieu) jusquau nouveau lieu de rsidence ou les foyers mais au maximum frais dun dmnagement jusquaux foyers Paiement des frais detransport du mobilier et effets personnels dans les limites indiques dans la CA n.30 :

Paiement des frais de garde-meubles pendant max. 12 mois ;#/2919#9FORMALITS DE DPART 19 oct. 2011 Informations communiquesFormalits de dpart Accs aux comptes Prestations dextinctionServices aux titulaires informatiques de contratcontacter4.2 Paiement des frais de dmnagement (3)

Procdure Etablissement de devis Sadresser au service installation (dep GS) au moins 6 semaines avant le dmnagement. (formalit indique dans la lettre de dpart) Soumettre 3 devis de dmnagement (formulaire CERN) tablis par 3 compagnies diffrentes.

b. Accord du CERN Le service installation :retient la meilleure offre, informe le titulaire de loffre retenue, informe la compagnie choisie que la facture devra tre envoye au CERN

Si aucun devis n'est jug raisonnable (tarif suprieur aux tarifs habituels), le CERN peut demander de nouveaux devis#/2920#9FORMALITS DE DPART 19 oct. 2011 Informations communiquesFormalits de dpartAccs aux comptes Prestations dextinctionServices aux titulaires informatiques de contratcontacter4.2 Paiement des frais de dmnagement (4)

d. Paiement du dmnagement Une fois le dmnagement effectu, l'entreprise de dmnagement adresse la facture directement au CERN Si le titulaire a pay lui-mme le dmnagement, le CERN rembourse les frais dans les limites applicables, lexclusion de la TVAProcdure (suite)c. Dmnagement Une fois laccord du CERN obtenu, le titulaire rgle directement avec l'entreprise tous les dtails pratiques (la date, l'heure, le lieu etc.) Tout contentieux li dventuels dommages doit tre rgl par le titulaire#/2921#9FORMALITS DE DPART 19 oct. 2011 Informations communiquesFormalits de dpart Accs aux comptes Prestations dextinctionServices aux titulaires informatiques de contratcontacter4.3 Indemnit de rinstallation (1)

BnficiairesCritres doctroiTitulaires

Avoir droit au paiement des frais de dmnagement ,

Ne pas avoir t licenci ni pour raison disciplinaire ni pour services non satisfaisants,

Ne pas avoir dmissionn (sauf si le Directeur gnral estime que la dmission est dans lintrt de lOrganisation, par exemple dmission dans le cadre du PRP ou temps partiel comme mesure de pr-retraite).#/2922#9FORMALITS DE DPART 19 oct. 2011 Informations communiquesFormalits de dpart Accs aux comptes Prestations dextinctionServices aux titulaires informatiques de contratcontacter4.3 Indemnit de rinstallation (2)

Prestations Paiement dun nombre de moisde traitement de base (min. Ca.7)

Particularits Nouveau lieu de rsidence principale = domicile fiscal du titulaire

Paiement impossible avant la fin du contrat du titulaire

Dlai maximum pour prsenter la demande: 6 mois (dlai de prescription) aprs les deux ans suivant lextinction du contratLa rinstallation doit avoir lieu dans les 2 ans aprs la fin de contrat

#/2923#9FORMALITS DE DPART 19 oct. 2011 Informations communiquesFormalits de dpart Accs aux comptes Prestations dextinctionServices aux titulaires informatiques de contratcontacter4.3 Indemnit de rinstallation (3)

Procdure Soumettre la demande dans les dlais au service de rinstallation Formulaire demande de paiement de lindemnit de rinstallation adress aux titulaires ligibles. (formalit indique dans la lettre de dpart)b. Joindre les preuves de rinstallation pour le titulaire attestation de dpart (si dlivre) et attestation darrive ou de domicile fiscal ou avis dimposition sur le revenu ou tout autre document jug quivalent par le CERNA noter : les dclarations sur lhonneur ne sont pas acceptesc. Joindre les preuves de rinstallation pour au moins un membre de la famille (considr la charge du titulaire) Montant applicable aux titulaires bnficiaires de lallocation de famille est vers condition qu'au moins un membre de leur famille prenne rsidence avec eux : mmes justificatifs produire #/2924#9





5.Documentation et services contacterFORMALITS DE DEPART#/2925#9FORMALITS DE DPART 19 oct. 2011

#/2926#9

FORMALITS DE DPART 19 oct. 2011#/2927#9

FORMALITS DE DPART 19 oct. 2011#/2928#9FORMALITS DE DPART 19 oct. 2011 Informations communiquesFormalits de dpart Accs aux comptes Prestations dextinctionServices aux titulaires informatiques de contratcontacter5. Services contacter : conseil et assistance

Questions gnralesSecrtariat de votre dpartement(DAO) Paiement des frais de voyageBrochure quand vous quitterez le CERNService social (HR-SPS-HIS)E-mail : [email protected] Envoi des formalits de dpartBureau des dossiers (HR-SPS-SER)E-mail : [email protected] informatiquesSupport ITE-mail : [email protected] Paiement des frais de dmnagementService installation (GS-IS)E-mail : [email protected] Indemnit de rinstallationService de rinstallation (HR-SPS-SER)E-mail : [email protected]

#/2929#9

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