Formation APOGEE Constitution des groupes - Accueil · MR-Mission Apogée 09/03/2009 1/17 Création_groupe.doc Formation APOGEE Constitution des groupes. 1 – Présentation générale

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Formation APOGEE Constitution des groupes

1 – Présentation générale APOGEE APOGEE : Application pour la gestion des étudiants et des enseignements APOGEE est un logiciel national élaboré par l'AMUE (Agence de Modernisation des Universités et Etablissements) qui est installé dans environ 90 universités ou établissements. Son objectif principal est d'assurer la gestion du dossier étudiant qui va de l'inscription administrative jusqu'aux notes en passant par les stages et les thèses. Le produit est constitué de domaines (ou modules) qui peuvent être mis en place progressivement selon les besoins de chaque établissement.

2 – Objectif de la formation Ce module a pour objectif de vous familiariser avec le module de gestion des groupes d’étudiants une fois inscrits administrativement (IA) indépendamment des inscriptions pédagogiques (IP).

1. Présentation générale APOGEE 2. Objectifs de la formation

3. Définitions des domaines

4. Vocabulaire – définition de quelques termes APOGEE

5. Conception des collections / groupes

6. Affectation des étudiants dans les groupes 7. Modification des groupes après affectation des étudiants 8. Inclusions des groupes et incompatibilité entre groupes 9. Etats disponibles relatifs à l’affectation des étudiants dans les groupes 10. Exercices


3 - Définition des domaines APOGEE (rappel) Le logiciel Apogée se décompose en domaines dont les principaux sont : IA : Inscription administrative. DE : Dossier Etudiant Ces 2 domaines permettent d'assurer les inscriptions administratives à l'Université. Les principaux traitements sont :

- Gestion du dossier administratif (etat-civil, historique, …) - Edition de la carte d'étudiant - Calcul des droits universitaires - Transmission des informations aux organismes extérieurs (MEN, Sécu, Mutuelles, etc …) - Gestion des paiements et remboursements

IP : Inscription pédagogique SE : Structure des Enseignements GRP : groupes Ces 3 domaines permettent d'assurer une partie de la gestion pédagogique Les principaux traitements sont :

- Définition des éléments pédagogiques capitalisables ou non - Inscription pédagogique des étudiants (choix, options, etc …) - Constitution de groupes pour usage divers

MCC : Modalités de contrôle des connaissances RE : gestion des résultats et des notes Ces 2 domaines permettent d'assurer la gestion des épreuves et le calcul des notes. Les principaux traitements sont :

- Définition des épreuves d'examen - Définition des paramètres liés aux sessions - Définition des règles de calcul de moyennes et des résultats. - Edition des P.V. et relevés de notes. - Edition des diplômes et attestations

4 – Vocabulaire - définition de quelques termes APOGEE Version de diplôme : Différenciation du contenu d'un diplôme dans le temps (renouvellement de l'habilitation pour un diplôme national ou d'une décision du CA pour un diplôme d'université), éventuellement différenciation géographique. Etape : Fractionnement dans le temps (année, ensemble d'années, semestres...) d'un enseignement conduisant (éventuellement) à un diplôme. Permet de lier les concepts administratifs (paiement des droits annuels, inscription administrative, affiliation...) à l'offre de formation et d'assurer notamment que les étudiants sont en règle administrativement par rapport à la formation qu'ils suivent. Version d'étape : Différenciation du contenu d'une étape, éventuellement différenciation géographique.


Collection: Une collection est un ensemble de groupes de même nature (cours magistraux, travaux dirigés, travaux pratiques, etc.) associé à un ou plusieurs enseignements (versions d’étape, éléments pédagogiques). Les groupes d'une même collection sont par définition incompatibles : un étudiant est affecté dans un et un seul groupe d'une collection. Elle assure donc le contrôle automatique de l’affectation des étudiants. Groupe: Un groupe est une subdivision d'une population d'étudiants en fonction d’un critère de la collection. Il ne peut pas exister de manière isolée, il appartient toujours à une collection. Exemple : Collection : LV Groupe 1 : Anglais, Groupe 2 : Italien, etc. Groupe source: Un groupe source est un groupe dans lequel on puise les étudiants que l’on va affecter dans un autre groupe dit groupe cible. Groupe cible: Un groupe cible est un groupe dans lequel une population d'étudiants sera affectée au moment de la procédure d'affectation massive, à partir des inscrits administratifs ou pédagogiques ou d'un groupe d'étudiants déjà constitué (groupe source). Inclusion de groupes: Un groupe dit groupe "fils" peut être défini comme inclus dans un autre groupe dit groupe "père". L'affectation des étudiants dans un groupe "fils" entraîne automatiquement l'affectation dans le groupe "père". Incompatibilité entre groupes : Il existe deux types d'incompatibilité : - une incompatibilité automatique entre les groupes d'une même collection. - une incompatibilité définie entre des groupes appartenant à des collections différentes (horaires communs, ...). Ce type d'incompatibilité est destiné à gérer les cas particuliers et non les emplois du temps. Le principe consiste à :

• concevoir les collections/groupes • affecter les étudiants dans les groupes

Pré-requis : Toute cette formation est basée sur le principe que des Inscriptions Administratives (IA) ont été réalisées. Attention : Dans ce domaine constitution de groupes, tous les étudiants apparaissent y compris ceux qui n’ont pas régularisés leurs droits d’inscriptions.

5 – Conception des collections / groupes Dans le domaine Structure des enseignements, cliquer dans le menu Groupe puis sur Organiser élément/groupe

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Saisissez le code étape en 1. Cliquez en 2 sur le bouton Créer collection Une fenêtre intermédiaire apparaît : voir l’écran suivant.


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Plusieurs champs sont à compléter. Saisir le code de la collection en 3 : ce code qui contient dix caractères maximum doit commencer par le code élément pour faciliter les recherches ultérieures. Indiquez le nombre de groupes en 4, le préfixe de groupes en 5 (en commençant toujours par le TDxx), la capacité des groupes en 6. On peut cliquer sur « Capacité bloquante » si on est sûr qu’il y a un nombre limité de place dans le groupe ou la salle. Dans le cas contraire, il faut indiquer la valeur au moins égale au nombre d’inscrits à l’élément. Indiquez la date de début de validité en 7. Cliquez ensuite sur Accepter Un message « La création sera enregistrée : confirmer ? » s’affiche : Cliquez sur le bouton OK Voici l’écran que l’on obtient après avoir créé la collection.


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En 8, il est important de corriger les codes des groupes pour obtenir une certaine cohérence. Après le code TD, on peut mettre un tiret/ un espace/ un point puis en abrégé le numéro du groupe, etc.. En 9 et 10 les champs Complément d’information et Descriptif organisationnel ne sont pas obligatoires (champs verts) mais il est fortement recommandé de les corriger et de les compléter, ils doivent être identiques. En 11, on peut de nouveau intervenir sur la capacité bloquante groupe par groupe. Ici, si la case est cochée, il y aura au maximum 100 étudiants répartis. Une fois terminées ces mises à jour, un message « Des données ont été modifiées : les enregistrer ? » s’affiche : Cliquez sur le bouton Oui Remarques : Chaque fois que l’on se déplace sur un écran d’Apogée, c’est le champ Complément d’information qui apparaît en entête : si celui-ci ne contient rien ou quelque chose de non significatif, cela peut être gênant. De même, sur toutes les éditions papier, c’est le champ Descriptif organisationnel qui sert d’entête : en son absence, aucun entête apparaît ! En 12, il est possible d’indiquer un ou plusieurs enseignants intervenants dans le groupe sélectionné. Pour cela, il suffit de taper les 2 ou 3 premières lettres de son nom puis d’appuyer sur F9 et de choisir.

Important : Tout ce travail de conception de collections peut également se faire sur une étape. Cela suppose que les inscriptions pédagogiques sont réalisées. Dans ce cas, seuls les étudiants inscrits à cet étape pourront être répartis dans les groupes cibles. Toujours dans le domaine Structure des enseignements, cliquer dans le menu Groupe puis sur Organiser version étape/groupe.


6 – Affectation des étudiants dans les groupes Dans le domaine Inscription pédagogique cliquez dans Inscription pédagogique / Affecter étudiants dans groupe par paquet.

L’écran suivant apparaît :

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Saisissez en 13 le code de l’élément pédagogique sur lequel on a créé une collection. Positionnez-vous en 14 pour saisir le code de la Collection cible. Cliquez en 15 sur Afficher population Tous les étudiant(e)s inscrit(e)s à cet élément pédagogique apparaissent dans le cadre Etudiants non affectés. A présent, il ne reste plus qu’à indiquer à quel groupe on va affecter les étudiants. Pour ça, il faut cocher (ou pas) les cases situées à gauche des étudiant(e)s que l’on souhaite affecter dans un groupe comme indiqué en 16. Cliquez en 17 pour provoquer l’affectation. Remarque : Sachant que cette collection commence en principe par le code de l’elp, il se peut qu’il y ait plusieurs collections déjà existantes, vous pouvez très bien rechercher votre collection en tapant : code elp% puis cliquez sur F8. Avec les icônes en haut de l’écran et , vous n’avez plus qu’à choisir la bonne. Vous pouvez aussi vous servir du bouton Rech. Col cible et suivre la même méthode. MR-Mission Apogée 09/03/2009 7/17 Création_groupe.doc

Cochez en 18 le groupe dans lequel on veut affecter les étudiants précédemment sélectionnés. Cette méthode permet d’affecter manuellement les étudiants dans les groupes cibles.

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Il existe également une autre possibilité d’affecter les étudiants : cette technique est dite par paquets. Il existe deux modes de répartition :

- en Série : la répartition se fait suivant l’ordre alphabétique - en Parallèle : les étudiants sont affectés à tour de rôle dans les groupes sélectionnés afin d'équilibrer ces derniers.

Pour cela il faut sélectionner sur l’écran précédent tous les étudiants avec le bouton Tout sélectionner et tous les groupes en 19 puis cliquer en 20 ou en 21 le mode de répartition choisi. Cliquez ensuite sur Accepter Voici ce que l’on obtient après avoir répartis tous les étudiants en optant pour une répartition en parallèle.


Vous constaterez que tous les étudiants se retrouvent dans le rectangle Etudiants affectés. Dans la colonne Groupe en 22, vous observerez dans quel groupe se retrouve affecté l’étudiant. Une fois cette affectation réalisée, il est possible d’inverser de groupe deux étudiants. Dans ce cas, cochez en 23 les deux étudiants qui demandent à changer de groupe puis cliquez en 24 sur le bouton Inverser étu/grps Vous constaterez à ce moment là que les deux étudiants ont inversé de groupe. A tout moment, il est possible de revenir en arrière en se servant des boutons 25 et 26 qui permettent de basculer dans le groupe source Etudiants non affectés et de recommencer l’opération. Cliquer ensuite en 27 sur le bouton … et regardez l’écran qui suit.

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Remarque : Dans chaque rectangle Etudiants non affectés/ affectés, il existe un bouton Annuler

sélection qui annule tout ce qui a déjà été coché. Une fenêtre intermédiaire apparaît.


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En 28, vous pouvez visualiser le nombre d’étudiants répartis dans chaque groupe. Vous observerez dans les colonnes capacité bloquante (Cb), Complément d’information et date de début de validité (Début) tout ce que vous avez indiqué au moment où vous avez conçu vos collections/groupes. Pour quitter cette fenêtre cliquer sur le bouton Retour Important : Avant de faire la répartition des étudiants dans les différents groupes, il peut être intéressant d’avoir en début de liste dans le rectangle Etudiants non affectés, les étudiants qui répondent à certains critères. Cela permet une affectation plus aisée surtout s’il y a beaucoup d’étudiants dans cette liste et si vous êtes amenés à faire de la répartition manuelle. On retrouve ici la position initiale à savoir aucune affectation réalisée.


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Cliquez en 29 sur le bouton Saisir critères . L’écran suivant apparaît :

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Vous avez la possibilité de valider trois critères maximum. Exemple : on souhaite avoir en début de liste les étudiants dont le nom commence entre A et B et ayant obtenu un bac C-mathématiques. Dans ce cas on indiquera en critère n°1, l’intervalle correspondant à l’initiale du nom comme indiqué en 30 puis on sélectionnera en critère n°2, le bac C comme indiqué en 31. Cliquer ensuite en 32 sur le bouton Accepter Soit l’étudiant répond à ce(s) critère(s), soit il n’y répond pas.

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Les entêtes de colonnes C1, C2 et C3 vues sur l’écran du haut de la page 11 sont remplacées par celles figurant en 33. Si l’étudiant répond au critère n°1, il aura un O comme Oui dans la colonne Alphabétique sinon il aura un N comme Non. C’est la même chose sur le critère n°2 Bac. N’ayant pas indiqué de critère n°3, la troisième colonne est vide. Vous remarquerez que tous les étudiants répondant aux critères apparaissent en début de liste.



7 – Modification des groupes après affectation des étudiants

7.1 Création d’un groupe en cours d’affectation Pendant l’affectation des étudiants dans les groupes, il est possible qu’il reste des étudiants non affectés si le nombre de groupes ou leur capacité ne sont pas adaptés au nombre d’inscrits. Il faut alors : créer le groupe supplémentaire dans la collection correspondante (domaine SE) créer les liens d’incompatibilité et d’inclusion si nécessaire avec ce nouveau groupe (domaine SE) affecter les étudiants restants (domaine IP) équilibrer tous les groupes si nécessaire (domaine IP). Si tel est le cas, le rééquilibrage s’effectuera en désaffectant d’un groupe (groupe source) certains étudiants et en les réaffectant dans des groupes moins remplis (groupes cibles).

7.2 Suppression d’un groupe après affectation des étudiants Pour supprimer un groupe contenant des étudiants, il est nécessaire de désaffecter tous les étudiants au préalable. Dans le cas où le groupe à supprimer est un groupe père (lien d’inclusion), il est possible de désaffecter les étudiants de ce groupe sans les désaffecter des groupes fils. Pour cela il faut supprimer en tout premier lieu les liens d’inclusion entre ces groupes. Si on crée de nouvelles inclusions entre les fils et un autre groupe père, l’affectation des étudiants dans ce nouveau groupe père se fera automatiquement.

8 – Inclusions des groupes et incompatibilité entre groupes Si vous souhaitez obtenir des informations sur les inclusions et les incompatibilités, vous pouvez consulter le site de l’AMUE : http://www.amue.fr/formation-vie-de-letudiant/logiciels/apogee/ Une fois sur ce site, dans l’Espace des correspondants – c’est un espace sécurisé : nécessite un identifiant et mot de passe à valider dans la colonne de droite. L’identification réalisée vous cliquez sur Documentation puis sur Documentation de Formations, Manuels de formations pour consulter les manuels n°19 et n°20.

http://www.amue.fr/formation-vie-de-letudiant/logiciels/apogee/


9 - Etats disponibles relatifs à l'affectation des étudiants dans les groupes

Toutes les éditions concernant l'affectation des étudiants dans les groupes se situent dans le domaine Inscription Pédagogique d'Apogée. Les éditions, au nombre de 6, sont disponibles dans le menu déroulant Administration.

9.1 Liste d'étudiants affectés dans des groupes Présentation de l'état : l'édition présente les étudiants affectés dans des groupes et le nom de la collection du groupe en tête de colonne. Le critère de lancement est une version d'étape. L'utilisateur peut sélectionner une ou plusieurs collections de la VET saisie (directement liées à la VET, ou liées aux éléments pédagogiques de la VET). On affiche tous les étudiants affectés dans les groupes sélectionnés et inscrits pédagogiquement ou administrativement à la VET. Critères de lancement : version d'étape et collections appartenant directement ou indirectement à la version d'étape saisie.

9.2 Liste d'étudiants par élément et groupe Présentation de l'état : l'édition présente la liste des étudiants d'un groupe à partir d'un élément pédagogique. Cette édition précise l'élément pédagogique et le groupe, ainsi que le nom des enseignants responsables du groupe. Il précise également la version d'étape de l'élément pédagogique. Le nombre d'étudiants affectés dans le groupe pour l'élément pédagogique et pour la version d'étape sélectionnée est affichée. Le nombre d'étudiants affectés dans le groupe pour l'élément (un élément peut être multi-VET) est également affiché. Les étudiants listés doivent être inscrits à l'élément pédagogique. On vérifie que l'étudiant n'est pas dispensé d'enseignement pour cet élément. L'utilisateur peut sélectionner les étudiants affectés dans les groupes en fonction de la version d'étape. Critères de lancement : élément pédagogique, version d'étape et groupes définis sur l'élément pédagogique. Les critères version d'étape et Groupe sont utilisés conjointement.


9.3 Liste d'étudiants par version d'étape et groupe

Présentation de l'état : la liste présente les étudiants appartenant à des groupes directement rattachés à une version d'étape. L'utilisateur choisit la version d'étape sur laquelle l'édition doit s'effectuer. Il a le choix de restreindre cette édition à quelques groupes. L'édition permet de connaître la liste des étudiants affectés dans les groupes rattachés à la version d'étape du contexte, ainsi que le nombre d'étudiants par groupe et les enseignants responsables. Les individus affichés doivent être inscrits administrativement ou pédagogiquement à la version d'étape saisie. Critères de lancement : version d'étape et groupes rattachés à la version d'étape sélectionnée.

9.4 Liste d'étudiants dans groupe/enseignant Présentation de l'état : la liste présente les étudiants appartenant à des groupes dont l'enseignant sélectionné est responsable. L'édition présente le nom de l'enseignant, les groupes dont il est responsable, la collection, l'enseignement associé, le descriptif organisationnel de l'enseignement. L'édition affiche la liste des individus affectés dans les groupes. Les étudiants affichés sont inscrits administrativement ou pédagogiquement aux versions d'étape ou pédagogiquement aux éléments sur lesquels sont définis les groupes. Critères de lancement : enseignant et groupes dont est en charge l'enseignant sélectionné. Important : Pour que cet état soit disponible, il est nécessaire de renseigner les enseignants en charge des groupes dans la Structure des enseignements pour pouvoir éditer ces listes.

9.5 Contrôle de cohérence entre IP et étudiants dans groupes Présentation des états : l'état génère deux listes, les étudiants avec IP sans groupe et/ou les étudiants sans IP dans des groupes :

1) Etudiants avec IP sans groupe : l'édition présente la liste des étudiants inscrits pédagogiquement à une version d'étape ou à un élément mais non affectés à un groupe de cette version d'étape ou de cet élément.

2) Etudiants sans IP dans des groupes : l'édition présente la liste des étudiants affectés à un groupe,

mais non inscrits pédagogiquement à tous les enseignements qui en dépendent. Un contrôle est effectué sur les inscriptions pédagogiques et les dispenses d'enseignement. Critères de lancement : version d'étape, élément pédagogique, groupe, collection. Les critères élément pédagogique, groupe et collection ne peuvent pas être utilisés conjointement.


9.6 Dénombrement des étudiants affectés dans groupes Présentation de l’état : l'édition présente la liste des groupes par version d'étape et collection. Elle précise également les enseignements (version d'étape ou élément pédagogique) liés aux différents groupes ainsi que les effectifs des étudiants affectés dans les groupes par enseignement (ceux inscrits pédagogiquement à l'enseignement). Le point d'entrée est la version d'étape. On recherche par collection tous les groupes liés à la version d'étape, soient ceux liés directement, soient ceux liés aux éléments pédagogiques de la version d'étape. L'état affiche le nombre d'individus affectés aux groupes et qui sont inscrits pédagogiquement aux enseignements liés aux groupes. Critères de lancement : version d'étape et collections appartenant directement ou indirectement à la version d'étape sélectionnée. Attention : Cette dernière édition est relativement longue : 3 minutes pour visualiser les effectifs d’une collection de trois groupes représentant une étape de 250 étudiants environ !


Exercices : Constitution de groupes

1. Créer une collection correspondant au semestre 1 d’une version d’étape comprenant 4 groupes fixes de 20 étudiant(e)s. Vous indiquerez comme préfixe de groupe GRP-. 2. Compléter les champs Complément d’information et Descriptif organisationnel.

Vous indiquerez également un(e) enseignant(e) responsable par groupe. 3. Avant de commencer la répartition des étudiants, visualiser les effectifs par groupes: que constatez-vous ? 4. Vous allez maintenant affecter des étudiant(e)s dans les groupes :

3 au hasard dans le groupe 2, 1 au hasard dans le groupe 3, 4 au hasard dans le groupe 1.

5. Avant de procéder à une nouvelle affectation, afficher en tête de liste des étudiant(e)s non affectés, ceux dont l’initiale du nom se situe entre T et Z.

Affecter ensuite les 2 premiers étudiant(e)s dans le groupe 2. Que constatez-vous ? Visualiser ensuite les effectifs.

6. Désaffecter tous les étudiants et les affecter cette fois-ci, de telle sorte que les premiers se trouvent dans le groupe 1, les suivants dans le groupe 2, etc.

Que constatez-vous ? Visualiser ensuite les effectifs.

7. Désaffecter tous les étudiants et les affecter maintenant de telle sorte que le premier se trouve dans le groupe 1, le deuxième dans le groupe 2, le troisième dans le groupe 3, etc.

Visualiser ensuite les effectifs. 8. Ajouter un groupe 5 avec un nombre d’étudiant(e)s assez important de telle sorte de pouvoir répartir dans ce groupe tous les étudiant(e)s non encore affectés. 9. Deux étudiant(e)s ont décidé de changer de groupe : l’un(e) veut passer du groupe 1 vers le groupe 2 et l’autre veut faire l’inverse. Prendre 2 étudiant(e)s au hasard et faites la manœuvre. 10. Visualiser à l’écran, les 3 types d’édition qui suivent :

Liste d’étudiants affectés dans les groupes, Liste d’étudiants par version d’étape et groupes, Liste des étudiants dans groupe/enseignant.

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