Formation Dolibarr

FormationDolibarrLogiciel de gestion dentreprises

Par : Jean-Nol ROUCHON

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Plan de formation

1Introduction Dolibarr.......................................................................................................................51Ce que fait Dolibarr.......................................................................................................................52Modules principaux.......................................................................................................................53Autres caractristiques diverses.....................................................................................................6

2Le modules des tiers...........................................................................................................................61Introduction....................................................................................................................................62Configuration.................................................................................................................................73Crer une nouvelle socit.............................................................................................................74Modifier une socit......................................................................................................................75Supprimer une socit....................................................................................................................76Crer un contact-adresse................................................................................................................87Modifier un contact........................................................................................................................88Supprimer un contact.....................................................................................................................8

3Le module des produits......................................................................................................................81Introduction....................................................................................................................................82Configuration.................................................................................................................................83Dfinition.......................................................................................................................................9

Produits.......................................................................................................................................9Produits associs.........................................................................................................................9

4Le module des services.......................................................................................................................91 Introduction..................................................................................................................................92 Configuration...............................................................................................................................93 Dfinition...................................................................................................................................10

5Le module propositions commerciales.............................................................................................101 Introduction................................................................................................................................102 Configuration.............................................................................................................................103 Cycle de vie / Rgles de gestion................................................................................................104 Crer une proposition commerciale...........................................................................................105 Clture dune proposition..........................................................................................................116 Modles de document................................................................................................................11

6Le module commandes clients..........................................................................................................111 Introduction................................................................................................................................112 Configuration.............................................................................................................................113 Crer une commande.................................................................................................................114 Modifier une commande............................................................................................................125 Clturer une commande.............................................................................................................12

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6 Supprimer une commande.........................................................................................................127Le module commandes fournisseurs................................................................................................12

1 Introduction................................................................................................................................122 Configuration.............................................................................................................................123 Crer une commande fournisseur..............................................................................................124 Clturer une commande fournisseur..........................................................................................135 Supprimer une commande fournisseur......................................................................................136 Modifier une commande fournisseur.........................................................................................13

8Le module factures clients................................................................................................................131 Introduction................................................................................................................................132 Configuration.............................................................................................................................133 Cration de facture.....................................................................................................................13

Types de factures.......................................................................................................................14

Procdure..................................................................................................................................144 Rduire le montant total et/ou le solde payer..........................................................................15

Rduction..................................................................................................................................15Remise.......................................................................................................................................15

Remise associe un versement dj peru.........................................................................15Remise non associe un versement dj peru..................................................................15

Rsum......................................................................................................................................155 Gnration PDF, Impression......................................................................................................166 Saisir les paiements....................................................................................................................167 Clore une facture........................................................................................................................168 Exporter les factures..................................................................................................................169 Factures pr-dfinies..................................................................................................................1610Exemples de cas dutilisations...................................................................................................17

Acomptes..................................................................................................................................17Facturation et paiements...........................................................................................................17Correction des erreurs de facturation........................................................................................20Factures pr-dfinies.................................................................................................................21

9Le module factures fournisseurs.......................................................................................................211 Introduction................................................................................................................................212 Configuration.............................................................................................................................223 Cration de facture.....................................................................................................................22

Types de factures.......................................................................................................................22

Procdure..................................................................................................................................224 Saisir les paiements....................................................................................................................225 Classer la facture........................................................................................................................226 Exporter les factures fournisseurs..............................................................................................227 Cas dutilisations........................................................................................................................23

10Le module banques et caisses.........................................................................................................231 Introduction................................................................................................................................232 Configuration.............................................................................................................................233 Dfinitions.................................................................................................................................234 Cration dun nouveau compte bancaire / caisse.......................................................................245 Suppression/Dsactivation dun compte....................................................................................24

Dsactiver un compte................................................................................................................24Supprimer un compte................................................................................................................24

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11Le module agenda...........................................................................................................................241 Introduction................................................................................................................................242Configuration...............................................................................................................................243 Dfinitions.................................................................................................................................25

Introduction...............................................................................................................................25Les vnements et rendez-vous (event)....................................................................................25Les taches (to-do)......................................................................................................................25Les journaux (journal)...............................................................................................................26

4 Les vnements (event).............................................................................................................26Les vnements automatiques...................................................................................................26Les vnements manuels et rendez-vous..................................................................................26

12Le module projets...........................................................................................................................261 Introduction................................................................................................................................262 Configuration.............................................................................................................................273 Dfinitions.................................................................................................................................274 Workflow...................................................................................................................................27

Permissions...............................................................................................................................27Crer un projet..........................................................................................................................28Crer une tache..........................................................................................................................28

13Crdits.............................................................................................................................................28

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1 Introduction Dolibarr

1 Ce que fait DolibarrDolibarr ERP/CRM est un logiciel modulaire (on n'active que les fonctions que l'on dsire) de gestions de TPE/PME, d'indpendants, d'entrepreneurs ou d'associations. En terme plus techniques, c'est un ERP et CRM. C'est un projet Open Source qui s'excute au sein d'un serveur Web et peut donc tre accessible depuis n'importe quel lieu disposant d'une connexion Internet (Projet bas sur un serveur WAMP, MAMP ou LAMP: Apache, MySQL, PHP).

Dolibarr vient complter les offres dj nombreuses de logiciels de cette catgorie (comme OpenBravo, OpenERP, SugarCRM, Neogia, Compiere, etc.) mais se dmarque par le fait qu'ici tout est fait pour offrir de la simplicit (rgle des 3 S):

Simple pour l'installation (avec au choix des installeurs cl en main pour ceux qui ignorent comment installer un serveur Web, ou une installation manuelle)

Simple pour l'utilisation (fonctions modulaires pour ne pas surcharger les menus, informations claires la saisie)

Simple pour le dveloppement (pas de frameworks lourds). Dolibarr intgre en effet sa propre architecture (design patterns) permettant tout dveloppeur d'tre tout de suite oprationnel sans connaissances particulires autre que le PHP.

Notez que Dolibarr est galement disponible grce des auto-installeurs pour les utilisateurs sans connaissances techniques afin d'installer Dolibarr et tous ces pr-requis (Apache, Mysql, PHP) par un simple fichier auto-installable. Ces versions s'appellent:

DoliWamp, un installeur auto-exe pour les utilisateurs Windows. DoliMamp, un installeur auto-exe pour les utilisateurs Mac OS X. DoliDeb, un installeur pour les utilisateurs Linux Debian/Ubuntu. DoliRpm, un installeur pour les utilisateurs Linux

RedHat/Fedora/OpenSuse/Mandriva/Mageia.

La version standard est de plus compatible avec tous les systmes et la plupart des offres Cloud du march.

2 Modules principaux Gestion de catalogue de produits et services

Gestion de stock Gestion des comptes bancaires Annuaires des prospects et/ou client et/ou fournisseurs Annuaires des contacts Gestion des actions/taches avec un agenda intgr (ou lien avec webcalendar) Gestion des commandes Gestion des propositions commerciales Gestion de contrats de services

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Gestion des factures clients et fournisseurs Gestion des paiements Gestion des virements bancaires Gestion des expditions Export PDF de tous les lments (factures, propositions commerciales, commandes, bons

expditions, etc.) Gestion de la TVA NPR (non perue rcuprable - pour les utilisateurs franais des DOM-

TOM) Gestion des adhrents d'association Gestion des dons Gestion de marque-pages Agenda Point de vente/Caisse enregistreuse Fonctions d'EMailing de masses vers les clients, prospect ou utilisateurs Dolibarr Rapports Fonctions dexports Connectivit LDAP De nombreuses autres fonctionnalits issues de modules officiels ou non (AWStats,

Bittorrent, Gravatar, Google, Webcalendar...)

3 Autres caractristiques diverses Application multi-utilisateurs avec diffrents niveaux de permissions par module.

Plusieurs gestionnaires de menus (possibilit de diffrencier les menus pour les utilisateurs internes ou externes comme les clients ou fournisseurs)

Application simple utiliser. Plusieurs thmes visuels. Code simple et facilement personnalisable. Fonctionne avec MySQL 4.1+ ou PostgreSql 8.1.4+. Fonctionne avec PHP 5.0+. Compatible avec toutes les offres Cloud du march respectant les prrequis MySQL et PHP.

2 Le modules des tiers

1 IntroductionLe module Tiers-Socit permet de grer les entits clients, prospects et/ou fournisseurs (appels Tiers). Ce module est un pr-requis indispensable pour de nombreux autres modules qui se basent sur ces notions (factures, commandes, contrats, propositions commerciales, etc.).

Une socit est donc une entit mtier: client, prospect ou fournisseur (Exemple: Une SARL, un commerce, une association, un particulier). Le contact quant lui reprsente une personne physique ou un contact gnrique vers une personne physique (Exemple: PDG ou ouvrier de la SARL, vendeur principal du commerce, prsident ou trsorier de lassociation).

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Dolibarr gre de la mme manire les tiers particuliers et les entreprises. Aussi, pour les particuliers, on saisira en gnral un Contact qui contient les mmes caractristiques que l'objet Socit .

2 ConfigurationPour utiliser ce module, il vous faut d'abord l'activer. Pour cela, aprs s'tre connect avec un compte administrateur, aller sur la page Accueil - Configuration - Modules .

Choisissez l'onglet dans lequel apparat le module puis cliquez sur Activer .

Si un pictogramme apparat la fin de la ligne du module, cliquez dessus pour accder la page de paramtrage spcifique ce module.

3 Crer une nouvelle socitAller dans le menu Tiers - Nouveau client, ou Prospect - Nouveau prospect, ou encore Fournisseur - Nouveau fournisseur. Saisissez les informations demandes (vous ntes pas oblig de remplir tous les champs) et cliquez sur Crer.

En slectionnant les options : Nouveau prospect , Nouveau Client ou Nouveau fournisseur vous donnez Dolibarr une indication qui permet de pr-remplir les champs

Prospect/Client et Fournisseur Oui/Non

Prospect -> Prospect/Client = Prospect, Fournisseur = non

Client -> Prospect/Client = Client, Fournisseur = non

Fournisseur -> Prospect/Client = Ni client, ni prospect, Fournisseur = Oui

Comme indiqu dans le paragraphe Configuration, il est possible de gnrer automatiquement le champ "Code client/Fournisseur. Cela permet une gestion univoque des rfrences fournisseurs/clients/prospects

Une fois la socit cre, vous pouvez ajouter des Notes dans l'onglet correspondant, et joindre des documents lis.

4 Modifier une socitAller dans le menu Socit, cliquer sur le nom de la socit modifier.

Cliquer sur le bouton diter (en bas droite).

Saisir les modifications.

Cliquer sur le bouton enregistrer .

5 Supprimer une socitAller sur la fiche socit et cliquer sur le bouton Supprimer . Seule une socit qui na pas dobjets rattachs (factures, contrats, commandes, etc) peut-tre supprime.

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6 Crer un contact-adresseIl existe plusieurs possibilits pour crer des contacts-adresses secondaires pour un Tiers (Contact trsorier, Contact facturation, )

Allez dans le menu Tiers - Contacts - Nouveau contact. Entrez les informations demandes (vous n'tes pas oblig de remplir tous les champs). Cela va crer un contact qui peut ne pas tre lie un tiers.

Sur un tiers, allez l'onglet client ou fournisseur et cliquez sur Crer un Contact . Entrez les informations demandes (vous n'tes pas oblig de remplir tous les champs). Cela va crer un contact li un tiers.

7 Modifier un contactAller au menu Tiers - Contact - Liste, cliquez sur le contact modifier et slectionnez l'onglet Fiche ou des infos personnelles.

Cliquez sur Edit (en bas droite).

Entrez les modifications.

Cliquez sur Enregistrer .

8 Supprimer un contactAller au contact et cliquez sur Supprimer

3 Le module des produits

1 IntroductionCe module permet de grer un catalogue de produits.




Le module est alors oprationnel.

Remarque : Une barre de recherche des produits peut tre utilise la place de la liste droulante (pratique si grand nombre de produits).

Il faut pour cela activer, dans le module produits, loption Utiliser une barre de recherche et laisser AJAX/Javascript activ dans les paramtres dinterface utilisateur.

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3 Dfinition

ProduitsUn produit Dolibarr est un bien grer, soit parce quil caractrise un objet propos des clients, soit parce quil caractrise un objet obtenu auprs de fournisseurs. Il sagit de biens matriels, contrairement aux Services.

Un produit rpond, en rsum, aux rgles suivantes:

Un produit peut se stocker dans un entrept (seuls les produits d'ailleurs apparaissent dans le module Stock. Les services ny apparaissent pas).

Un produit peut se livrer (seuls les produits dailleurs apparaissent dans le module Expdition. Les services ny apparaissent pas. Ces derniers sont raliss ou non, mais pas livrs).

Un produit est en gnral un bien matriel. Sa valeur souvent se dprcie avec le temps (Un produit doccasion vaut moins que le mme produit neuf).

Produits associsDes produits associs sont des produits attachs un produit pre.

Un produit associ rpond aux rgles suivantes :

Lors de lajout dun produit dans un document (propale, facture, commande), seule la ligne du produit pre est affiches.

Le stock dun sous-produit est incrment/dcrment quand le produit est dcrment.

4 Le module des services

1 IntroductionCe module permet de grer un catalogue de services.





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3 DfinitionLes produits et services sont souvent confondus. Pourtant ils rpondent des rgles diffrentes. Un service est un bien non matriel, contrairement aux Produits. Il peut aussi tre vendu, achet ou offert mais un service est ponctuel ou sinscrit dans une dure.

Voici les caractristiques qui identifient un service :

Un service peut tre ponctuel (installation dun matriel domicile) ou avoir une dure (comme une garantie dun Produit)

Un service ne peut pas se stocker dans un entrept Des services ne sont donc pas soumis un inventaire

5 Le module propositions commerciales

1 IntroductionSi le mot vous parle plus, on peut dire quune proposition commerciale est un devis.





3 Cycle de vie / Rgles de gestionQuand une proposition commerciale est cre, elle l'est l'tat brouillon. Puis elle est valide. Elle peut alors ensuite tre close ltat soit sign (le client l'a accept), soit refus .

Une proposition commerciale pourra ensuite tre convertie en facture ou en commande, soit manuellement, soit automatiquement.

4 Crer une proposition commercialeLa cration d'une proposition commerciale se fait partir dun tiers. Ce tiers doit tre dfini comme Client ou comme Prospect . Le module Proposition commercial doit bien sur aussi avoir t activ (module).

Pour crer une Proposition, aller sur longlet Client ou Prospect de la fiche Tiers concerne. Cliquer sur le bouton Crer proposition .

Suivez ensuite les indications pour crer une proposition brouillon, puis validez la quand elle est prte.

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5 Clture dune propositionClturez une proposition comme Signe quand le client a donn son accord.

Ensuite, si vous classez la proposition au statut Sign , le tiers passera automatiquement au statut Client sil tait auparavant dfini uniquement comme Prospect .

De mme, si le module Module Workflow est configur pour, une Commande brouillon pourra tre automatiquement cre.

6 Modles de documentDolibarr sait grer plusieurs modles de propositions, qui doivent tre actifs dans la partie Configuration du module. Vous pouvez crer vous-mme vos modles il vous suffit pour cela de connatre tout de mme le langage php. Les modles de propositions se trouvent dans /includes/modules/propale/

6 Le module commandes clients

1 IntroductionAvec ce module, vous pouvez grer (crer, diter, effacer, lister), vos commandes clients.

Vous pourrez aussi convertir vos commandes clients en facture (si le Module Factures Clients est utilis).

Il permet galement de gnrer les commandes dans un format de document comme en PDF.

Les commandes fournisseurs sont toutefois gres par le Module Fournisseurs Commandes.

2 ConfigurationPour utiliser ce module, il vous faut d'abord l'activer. Pour cela, aprs s'tre connect avec un compte administrateur, aller sur la page "Accueil - Configuration - Modules". Choisissez l'onglet dans lequel apparat le module puis cliquez sur "Activer".Si un pictogramme apparat la fin de la ligne du module, cliquez dessus pour accder la page de paramtrage spcifique ce module.


3 Crer une commandeLa cration dune commande se fait partir de la fiche du tiers concern, depuis l'onglet Client (cela requiert donc que le tiers soit de nature Client, si non, modifier le tiers). Cliquer alors sur le bouton daction Crer commande.Si le Module Workflow et le Module Propositions commerciales sont actifs, vous pouvez aussi faire crer une commande brouillon automatiquement quand une proposition/devis est ferm l'tat sign (Vous pouvez configurer cela dans le Module Workflow.

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4 Modifier une commandePour modifier une commande il vous faut ouvrir la fiche de celle-ci. Vous trouverez la commande depuis le menu Commercial - Commandes clients - Liste ou bien depuis la fiche Tiers - Onglet Client.

5 Clturer une commandeUne fois quune commande a t entirement expdie, il faut retourner sur sa fiche pour clturer la commande. Pour cela, utiliser le bouton Clturer depuis la fiche Commande. Si le Module Factures Clients est activ, la commande se retrouvera visible dans la liste du menu Comptabilit - A facturer.

6 Supprimer une commandePour supprimer une commande il vous faut ouvrir la fiche de celle-ci. Vous trouverez la commande depuis le menu Commercial - Commandes clients - Liste ou bien depuis la fiche Tiers - Onglet Client.Une commande ne peut tre supprime que si celle-ci est l'tat de brouillon. Une fois valide, elle peut seulement tre annule. La suppression dun commande entrane leffacement de toutes les donnes sy rfrant.

Attention, une commande supprime est dfinitivement efface et ne peut tre restaure.

7 Le module commandes fournisseurs

1 IntroductionLe module Fournisseurs permet de saisir et modifier des commandes, composes de lignes de commandes pour un tiers qui est de type Fournisseur.



3 Crer une commande fournisseurLa cration dune commande fournisseur se fait partir de la fiche fournisseur dans la partie tiers ou fournisseurs de lapplication, onglet fournisseur. Le bouton le permettant se trouve dans la barre daction de la fiche fournisseur.

La commande est alors cre ltat de brouillon.

Il faut alors slectionner des produits vendus par le fournisseur dans la liste donne. Si l'on veut rajouter un nouveau produit, il est ncessaire de passer par l'interface des produits/services, de crer

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un produit puis dutiliser l'onglet fournisseur de la fiche produit et d'indiquer le prix et la quantit minimum pour ce fournisseur. Le produit est alors disponible dans la liste des produits de ce fournisseur et peut tre ajout la ligne de commande.

4 Clturer une commande fournisseurUne fois que les produits ou services dune commande ont bien t reue, il faut retourner sur la fiche commande pour saisir la rception. Le statut de la commande passe alors reu partiellement ou reu compltement selon les informations saisies.

5 Supprimer une commande fournisseurPour supprimer une commande il vous faut ouvrir la fiche de celle-ci. Une commande ne peut tre supprime que si celle-ci est ltat de brouillon. Une fois valide, elle peut seulement tre annule. La suppression dun commande entrane l'effacement de toutes les donnes sy rfrant.

Une commande supprime ne peut pas tre rcupre.

6 Modifier une commande fournisseurPour modifier une commande il vous faut ouvrir sa fiche. Une commande ne peut tre modifie que si celle-ci est ltat de brouillon.

8 Le module factures clients

1 IntroductionLe module Factures Clients permet de saisir, modifier ou crer une facture compose de lignes de factures. Cest galement ce module qui permet de saisir les paiements raliss sur une facture. Il inclut galement les fonctions de gnration d'une facture dans un format de document comme un PDF.

Les factures fournisseurs sont gres par le Module Fournisseurs Factures.





3 Cration de factureA ce stade de dveloppement Dolibarr n'inclut pas de vritable comptabilit au sens lgal. Vous devez donc, soit utiliser en parallle un logiciel ddi de comptabilit, soit confier la tenue de la comptabilit un cabinet comptable.

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En revanche Dolibarr vous permet bien sr dtablir des factures aux clients que vous avez pralablement saisis (voir Module Tiers).

Vous pouvez crer une facture directement partir d'une fiche client, ou partir dune commande clture ltat accept , ou encore depuis un contrat de service.

Types de facturesSi vous crez une facture depuis une fiche client, vous pouvez choisir 4 types de factures:

Les factures de " doit "

Il sagit dune facture standard. Il n'y a aucun prrequis.

Les factures de " doit " de remplacement

Une facture de remplacement permet de refaire une facture sur laquelle il y aurait des erreurs et sur laquelle rien n'aurait t fait (aucun paiement saisi).

On ne peut crer quune seule facture de remplacement pour une facture de " doit " donne. Quand on cr une facture de remplacement R, on choisit la facture de doit F qui doit tre remplace. Il nest alors plus possible de faire dactions sur la facture F, bien que cette dernire ne change pas de statut aprs que la facture de remplacement R ait t cre au statut brouillon. Si la facture de remplacement R est supprime, la facture F reprends son tat initial et le cycle de vie de la facture F peut reprendre.

Si la facture de remplacement R est valide, la facture F passe alors au statut abandonne automatiquement. Le cycle de vie continue sur la facture R.

Les factures davoir

On cre une facture davoir sur une facture de doit . On peut crer plusieurs factures d'avoir sur une facture donne. La facture d'avoir est transforme en rduction qui sert rduire le paiement de nimporte quelle autre facture en attente de paiement.

Les factures dacomptes

Vous pouvez crer autant de facture dacompte que dsir. Une facture dacompte sera ensuite convertie en rduction (dj pay) pour une autre facture (la facture dfinitive) sur laquelle porte lacompte.

ProcdureUne fois une facture cre (en mode brouillon), vous devez intgrer, dans la facture, des Produits ou Services dj dfinis dans Dolibarr ou bien dont vous saisissez directement lintitul, le taux de TVA, le prix unitaire. Pour chaque ligne de la facture vous dfinissez aussi une quantit et ventuellement une remise (pourcentage).

Une fois la facture prte vous devez la valider. Quand vous validez la facture un numro lui est attribu selon le modle de numrotation que vous avez choisi dans la configuration du module Facture. Si une erreur est dtecte aprs avoir valid la facture, vous pouvez modifier la facture en cliquant sur le bouton modifier en bas de la fiche facture ( si la facture n'a pas atteint le status Pay), ou rouvrir le facture pour la modification avec le bouton r-ouvrir en bas de la fiche facture (si la facture a atteint le status Pay).

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4 Rduire le montant total et/ou le solde payerIl est possible de rduire le montant total et/ou le solde payer d'une facture, mais il convient de faire une distinction entre une remise et une rduction, bien que ces deux termes soient un peu amalgams par endroits.

RductionUne rduction est une rduction relative (pourcentage) du prix de vente d'un ou de plusieurs produits ou services dtaills dans la facture. Cette rduction doit tre dfinie ligne par ligne lors de l'dition de la facture et tre comprise entre 0 % et 100 % (NB : le pourcentage de remise est remplac dans le cas 100 % de rduction par la mention offert).

RemiseUne remise est une rduction du prix total de la facture. Elle peut tre dfinie de deux manires selon quelle est ou non associe une autre facture, cest--dire un versement dj perus ou non.

Remise associe un versement dj peru

Les factures d'avoir et factures d'acompte, qui sanctionnent des versements dj perus, peuvent tre converties en rduction future (on notera d'ailleurs l'amalgame fait entre remise et rduction). Dans ce cas la rduction, une fois attribue la facture en cours via la section Remises, sera mentionne dans le bas du document sous la forme d'une mention des versements anticips considrs, qui sont donc dduis du montant total de la facture pour spcifier le solde payer. Cette remise n'est donc PAS mentionne comme une ligne dans le dtail de la facture.

Remise non associe un versement dj peru

Il est aussi possible de dfinir une remise qui n'est pas relative un versement dj peru. Dans ce cas, il faut aller sur la fiche du client, onglet client, et dfinir la ou les remises fixes (montant) ou relatives (pourcentage) qu'on attribue ce client, et pourquoi (geste commercial, compensation suite retard de livraison, etc). Une fois ces remises attribues au client, elles seront disponibles lors de l'dition de n'importe quelle facture de ce client, dans la rubrique Remises en haut de page. A l'inverse des remises conscutives des versements dj perus, celles-ci seront mentionnes comme des lignes ngatives dans le dtail de la facture, et rduiront donc le montant total de celle-ci, avant dduction des versements ventuellement dj perus. Mais ces remises ne sont PAS associes une facture avoir ou d'acompte.

RsumIl y a donc 3 possibilits pour rduire le prix dune facture :

attribuer une rduction en pourcentage sur certains produits/service dtaills dans la facture, ce qui aura pour effet de dfinir un montant total plus bas que normalement prvu ;

attribuer au client une remise globale, non associe une facture avoir ou d'acompte, et qui sera alors ajoute comme une ligne de montant ngatif qui rduira le montant total de la facture ;

mentionner, via des factures avoir ou d'acompte transformes en rduction future, que des versements anticips ont dj t perus, ce qui rduira le solde payer mais pas le montant total de la facture ;

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5 Gnration PDF, ImpressionLorsquun document est gnr, il est fabriqu suivant un modle choisi parmi une liste active dans les crans Accueil - Configuration - Modules - Facture

Pour que le document intgre le numro de compte bancaire de votre socit ou l'adresse de paiement par chque (ou les 2), il convient de :

1. activer le module Banques/Caisses2. Crer le compte de votre socit3. Paramtrer le module Factures et Avoirs en allant dans Configuration - Modules - Factures

et Avoirs puis cliquer sur licne configuration, choisir dans la rubrique Mode de rglement le compte cr l'tape 2 ci-dessus, o l'adresse utiliser pour le paiement par chque, et valider le changement en cliquant sur le bouton Modifier de la rubrique.

Vous pouvez maintenant rgnrer votre facture, et vous verrez, pour le modle crabe, le RIB ou les coordonnes safficher sous les conditions de paiement.

6 Saisir les paiementsLes paiements ne peuvent seffectuer que sur des factures valides.

Si un avoir est disponible, il pourra tre imput sur une facture dun montant total infrieur celui de lavoir.

7 Clore une factureUne facture valide peut tre dfinitivement classe ltat :

Pay (Si la somme des paiements est suprieure ou gale au montant rclam). Pay partiellement (Si la somme des paiements est suprieure 0 mais strictement infrieure

au montant rclam). Abandonn (Si aucun paiement n'a eu lieu).

8 Exporter les facturesDolibarr fournit un outil gnrique vous permettant d'exporter les donnes de vos factures. Pour cela, il faut utiliser l'assistant Export qui se trouve dans le menu Outils - Nouvel export (Si le Module Exports a t activ).

Voir la page Module Exports pour plus dinformations.

9 Factures pr-dfiniesDans Dolibarr, une facture dsigne comme pr-dfinie est simplement une facture dont on rutilise la plupart des donnes pour mettre d'autres factures sur base de ces informations, ce qui permet un gain de temps non-ngligeable la saisie

Dans le cas de la mise en uvre des contrats, une facture prdfinie peut tre dfinie et correspondant aux lments rcurrents du contrat. Ceci est trs intressant. Le seul bmol, la priode indique pour chaque lment de la facture rsultante couvre toute la priode du contrat. Elle ne devrait porter que sur le mois de facturation.

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10 Exemples de cas dutilisations

AcomptesUCIN01: Rception acompte commande puis facture finale Situation Rception acompte commande puis facture finale Actions Je reois un paiement d'acompte.

Je saisie une facture d'acompte du montant reu (et non du montant total). Je saisi le paiement du montant reu. Je convertit cette facture en rduction future. Plus tard, je cre la facture complte (mais je peux aussi l'avoir fait avant). J'inclus la rduction de l'acompte dans la facture complte ce qui rduit le reste payer. J'envoie ou r-envoie la facture complte gnre qui indique qu'un acompte a dj t reu.

Facturation et paiementsUCIN02: Facturation et paiement intgral' Situation Je cre une facture.

Je reois l'intgralit des paiements.

Actions Je saisis tous les paiement sur la facture. Le solde devient 0.

Je peux classer la facture Paye.

UCIN03: Facturation et paiement suprieur reu Situation Je cre une facture.

Je reois un paiement suprieur au montant rclam.

Actions Je saisis le montant reu.

Je clos la facture l'tat Pay. Je cre un avoir du trop peru.

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UCIN04: Facturation et paiement intgral puis produit retourn Situation Je cre une facture.

Je reois l'intgralit des paiements. Je les saisis et le solde devient 0. Je clos la facture l'tat Pay. Plus tard, je reois un retour de produit suite rtractation lgale.

Actions Je saisis un avoir sur cette facture.

Cet avoir peut tre converti en rduction pour la prochaine facture ou rembours en montaire.

UCIN05: Facturation et paiement intgral puis erreur sur produit dtect' Situation Je cre une facture.

Je reois l'intgralit des paiements. Je les saisis et le solde devient 0. Je clos la facture l'tat Pay. Plus tard, je dcouvre une erreur de produit.

Actions Je saisis un avoir sur cette facture qui contient le produit en erreur.

Je convertis cet avoir en rduction. Je cre une nouvelle facture avec le bon produit. J'intgre l'avoir dans cette nouvelle facture. ventuellement si j'utilise le module stock, je corrige le stock en manuel.

UCIN06: Facturation et paiement partiel car anticip (escompte) Situation Je cre une facture.

Je reois un paiement du montant de la facture moins un escompte accord pour paiement anticip.

Actions Je saisis le paiement reu de la valeur reue.

Je classe la facture Pay partiellement et renseigne le motif "Le manque est un Escompte".

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UCIN07: Facturation et paiement partiel ou nul puis retour produit et attente correction anomalie ou erreur infine tolrable' Situation Je cre une facture.

Si je reois un paiement partiel, je le saisis. Je reois un retour d'une partie des produits (rtractation du client) ou ne reois plus les quelques centimes manquant. ventuellement, le client attend un avoir pour payer la fin de la facture.

Actions Je saisis un avoir sur la facture.

J'envoie l'avoir. Ensuite, je convertis cet avoir en rduction pour le client. Je saisis ventuellement la suite des paiements reus. ventuellement j'inclus l'avoir dans la liste des paiements de la facture (sinon il pourra tre inclus dans une autre facture). Je classe la facture l'tat Pay.

TODO Contrle a inclure en plus : Quand l'avoir est fait sur une facture au statut 'Rglement commenc', il faut mettre un message disant "Attention, ne crer un avoir sur une facture en cours de paiement que si le client a cess le paiement et attend cet avoir pour poursuivre la suite ou parce que vous fermez la facture". Ensuite il faut vrifier que le montant de l'avoir est infrieur au montant de la facture auquel il s'applique - montant dj reu. Sinon, refuser cration avoir.

UCIN08: Facturation et paiement partiel car mauvais payeur Situation Je cre une facture.

Je reois un paiement partiel, je le saisis. Aprs une longue attente, la suite des paiements n'est pas reue et j'abandonne tout espoir.

Actions Je classe la facture l'tat Pay partiellement et renseigne le motif Mauvais payeur.

UCIN09: Facturation et aucun paiement reu car mauvais payeur' Situation Je cre une facture.

Aprs une longue attente, la suite des paiements n'est pas reu et j'abandonne tout espoir.

Actions Je classe la facture l'tat Abandonne et renseigne le motif Mauvais payeur.

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Correction des erreurs de facturationUCIN00: Erreur sur le contenu de la facture corrige par facture remplacement Situation Je cre une facture.

Je valide. Je me rend compte de l'erreur sur le contenu (montant, descriptif) aprs validation (voir use case UCIN10 en cas d'erreur sur client).

Actions Je classe la facture abandonne pour motif 'Autre' (opration non obligatoire car automatique avec tape suivante).

Je cre une nouvelle facture en choisissant Facture de remplacement et en slectionnant la facture remplace comme facture.

UCIN10: Erreur sur le client dtect aprs validation mais avant paiement Situation Je cre une facture.

Je valide. Je me rend compte que la facture a t cre sur le mauvais client.

Actions Je classe la facture abandonne pour motif 'Autre' et je renseigne le motif "Erreur saisie sur mauvais client".

Je cre une nouvelle facture sur le bon client.

TODO: Faire confirmer par expert que possible si c'est fait avant envoi. Si pas possible, interdire la possibilit et utiliser le cas suivant.

UCIN10: Erreur sur le client (ou facture saisie 2 fois) dtect aprs envoi facture mais avant paiement Situation Je cre une facture.

Je valide et l'envoie au client. Je me rend compte que la facture a t cre sur le mauvais client ou facture en doublon avec une autre dj envoye.

Actions Je cre un avoir sur la facture qui n'a pas encore de paiement, du montant inverse exacte.

Je convertit l'avoir en rduction. L'avoir se retrouve ainsi "trait", je peux l'envoyer au client si je le dsire. Je retourne sur la fiche facture en erreur et j'applique la rduction issue de l'avoir. Le du devient alors zro et je la classe Paye compltement (paiement de 0). Que le client ait reu ou non la facture initiale, cette dernire a t annule et ferm par l'avoir. Je ressaisi la facture sur le bon client.

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UCIN10: Erreur sur le libell client dtect aprs saisie de paiement' Situation Je cre une facture sur le client de libell X.

Je valide. Je saisi les paiements. Je classe la facture paye. Je me rend compte que la facture a t cre sur le mauvais client et le client me demande une contre-facture sur l'ancien nom X et une nouvelle sur le nouveau nom Y.

Actions Je cre un avoir sur la facture en erreur avec toutes les lignes en inverse.

Je transforme l'avoir en rduction. L'avoir se retrouve ainsi "trait". J'dite la fiche client pour corriger le libell client X par Y. Je cre la nouvelle facture sur le nouveau client Y en incluant toutes les lignes. Je la valide. Jinclue le paiement issue de l'avoir. Le solde passe alors 0 (aucun du). Je peux classer la facture Paye sans saisir d'autres rglements (le client a dj pay).

Factures pr-dfiniesUCRIN01: Cration d'une facture pr-dfinie Situation Cration d'une facture pr-dfinie Actions Il n'est pas possible de crer une facture rcurrente en partant de rien. Il s'agit d'une

facture normale que l'on convertie. rutilise par la suite. Voir cas d'utilisation suivant donc.

UCRIN02: Transformation d'une facture normale en facture prdfinie Situation Transformation d'une facture normale en facture prdfinie Actions J'ouvre une facture existante. Je clique sur le bouton "Modifier en rcurrente".

J'entre un titre (par exemple, "Mise--jour trimestrielle") et ventuellement une note, qui pourrait tre une explication de la raison de la rptition de cette facture. Ma facture est prsent une facture rcurrente. Cela ne sera visible que si je demande l'affichage des factures rcurrentes ou que je cre une nouvelle facture.

UCRIN03: Utilisation d'une facture prdfinie pour la cration d'une nouvelle facture Situation Utilisation d'une facture prdfinie pour la cration d'une nouvelle facture Actions Je cre une nouvelle facture ("Crer facture"), et j'utilise la bote de slection en

bas de page pour slectionner la facture rcurrente que je veux utiliser comme gabarit (template). Ma nouvelle facture est pr-remplie, les modifications apporter sont mineures.

9 Le module factures fournisseurs

1 IntroductionLe module Factures Fournisseurs permet de saisir, modifier ou crer une facture compose de lignes de factures pour un tiers qui est de type Fournisseur. C'est galement ce module qui permet de saisir les paiements raliss sur ces factures. Les factures de tiers clients sont gres par le module Module Factures Clients.

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2 ConfigurationPour utiliser ce module, il vous faut d'abord l'activer. Pour cela, aprs s'tre connect avec un compte administrateur, aller sur la page "Accueil - Configuration - Modules".Choisissez l'onglet dans lequel apparat le module puis cliquez sur Activer .



3 Cration de facture

Types de facturesActuellement, seules les factures de doit sont gres pour les factures fournisseurs.

Les factures de doit

Il sagit dune facture standard. Il ny a aucun prrequis.

ProcdureUne fois une facture cre (en mode brouillon), vous devez intgrer dans la facture des Produits ou Services dj dfinis dans Dolibarr ou bien dont vous saisissez directement l'intitul, le taux de TVA, le prix unitaire. Pour chaque ligne de la facture vous dfinissez aussi une quantit et ventuellement une remise (pourcentage).

Une fois la facture prte vous devez la valider. Attention cette opration est irrversible. Quand vous validez la facture un numro lui est attribu selon le modle de numrotation que vous avez choisi dans la configuration du module Fournisseur. Si une erreur est dtecte aprs avoir valid la facture, il faudra soit faire une facture de remplacement, soit faire une facture d'avoir.

4 Saisir les paiementsPour saisir le paiement d'une facture fournisseur, il suffit de slectionner la facture concerne dans la liste des factures fournisseurs et de cliquer sur mettre rglement . Dans la nouvelle fentre, renseigner les champs Date , Mode de rglement , ventuellement le numro affrent ainsi que le compte bancaire concern. Penser recopier les montants rgls, dans la/les case(s) Montant en fin de ligne, puis enregistrer.

5 Classer la factureAprs avoir mis un rglement, la facture passe l'tat Commence (liste des factures impayes) ou l'tat Rglement commenc (dans la facture) .Pour qu'elle soit au statut Paye , il est conseill de classer la facture comme paye : slectionner la facture concerne puis cliquer sur "Classer Paye", confirmer la demande. Si une facture n'est pas classe paye , mais que le rglement est mis, la facture passe de Impaye Commence , mais elle sera toujours considre comme une facture impaye dans la liste des factures fournisseurs.

6 Exporter les factures fournisseursVoir le Module Exports.

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7 Cas dutilisationsUCSIN02: Facturation fournisseur puis rception avoir suite erreur facture Situation Je reois une facture fournisseur et un avoir suite erreur facture Actions Je saisi la facture fournisseur (facture de doit).

Je reois l'avoir fournisseur (facture avoir/note de crdit), et je saisis une facture fournisseur normale mais avec montant ngatif. Je paie (mettre paiement). Je saisi le paiement sur facture fournisseur et un paiement ngatif sur facture avoir fournisseur. Je classe les deux factures comme "payes"

Un paiement positif et un autre ngatif pour corriger apparatront dans le relev bancaire.

10 Le module banques et caisses

1 IntroductionCe module permet de suivre un compte bancaire ou compte de caisse.



3 Dfinitions Un compte banque est un compte bancaire (souvent ce compte permet de faire des chques

ou de payer par carte bancaire). Une caisse, cest la boite gteau de grand-mre dans laquelle on mets de largent liquide

ou encore ton porte-monnaie ou encore la caisse enregistreuse pour les commerants.

Quand on reoit un paiement en chque, il sera forcement dpos sur un compte bancaire (compte banque) mais en cas de rception dargent liquide, il est possible de ranger les billets dans un porte monnaie, une caisse enregistreuse (compte caisse) comme de les mettre de cot pour les dposer la banque. Dolibarr permet de crer autant de comptes banque ou de comptes caisse que besoin. Pour grer une trsorerie, il en faudra au moins un (en gnral compte bancaire, moins que le commerce gr naccepte ni chque, ni carte bleu et que tout soit fait en liquide, achat comme vente), mais ceci reste optionnel. Si la trsorerie ne doit pas tre gre par Dolibarr, le module Banque/Caisse peut tre dsactiv.

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4 Cration dun nouveau compte bancaire / caisseAller dans le menu Compta/Trsorerie puis Banque puis bouton Crer compte .

1/ Cliquez sur le menu Banques/Caisses.

2/ Cliquez sur le bouton Nouveau compte financier tout en bas.

3/ Remplissez les dtails demands puis cliquez sur Crer compte .

4/ Sous le titre Comptes bancaires , dans la colonne gauche, cliquez sur le code du compte.

5/ Choisissez la page Numro Compte et cliquez sur Modifier (en bas droite) pour remplir les dtails Rib, etc.

6/ Vous pouvez maintenant slectionner ce compte pour les virements dans le module Factures et Avoirs [login en tant qu'administrateur, menu Configuration/Modules/Modules financiers (Compta/trsorerie)]

5 Suppression/Dsactivation dun compte

Dsactiver un comptePour dsactiver (fermer) un compte, aller dans le menu Banques/Caisse. Choisissez le compte sur le menu gauche. La fiche du compte s'affiche alors. Cliquez sur le bouton Modifier et changer le statut Ferm . Il sera possible de ractiver le compte tout moment.

Supprimer un compteAttention, la suppression dun compte financier efface le compte mais aussi tous les enregistrements rapprochs dessus. La plupart du temps, on prfrera juste dsactiver le compte (voir paragraphe prcdent). Pour supprimer un compte, aller dans le menu Banques/Caisse. Choisissez le compte sur le menu gauche. La fiche du compte saffiche alors. Cliquez sur le bouton Supprimer et confirmez.

11 Le module agenda

1 IntroductionLe module Agenda permet de bnficier dun calendrier dans Dolibarr et de grer des notions comme des vnements ou rendez-vous.

2ConfigurationPour utiliser ce module, il vous faut dabord l'activer. Pour cela, aprs s'tre connect avec un compte administrateur, aller sur la page Accueil - Configuration - Modules .




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3 DfinitionsAvant daller plus loin sur lutilisation du module Agenda, il est important de bien comprendre les termes de vnements / Taches / Journaux . Ces notions souvent confondues ont des vocations diffrentes, aussi il est important de se familiariser avec ces termes admis dans la plupart des ERP.

IntroductionLes applications de gestion de taches/plannings/agenda tel lightning, webcalendar, outlook etc grent 3 notions diffrentes (normes dans la norme RFC2445) qui sont :

Les vnements (event en anglais dans la norme) Les taches (to-do en anglais dans la norme) Les journaux (journal en anglais dans la norme)

ces notions sont trs proches mais restent destins des vocations diffrentes. Cette page dcrit ces nuances.

Les vnements et rendez-vous (event)Un vnement (event en langage norm), est une notion qui caractrise une action instantane ou de longue dure qui a eu dans le pass ou doit avoir lieu dans le futur.

Il a les caractristiques suivantes:

Un libell (Dans la norme ical: summary) Une description (Dans la norme ical: description) Une date dbut (Dans la norme ical: dtstart) Une date de fin (Dans la norme ical: dtend) ou une dure (Dans la norme ical: duration) mais

cest lun ou lautre et pas les deux. Un lieu, comme un nom de salle par exemple (Dans la norme ical: location) Une priorit (Dans la norme ical: priority) La transparence (dans la norme ical: transp) qui dit si les acteurs sont rendus indisponibles

par cette tache. Un statut (tentative, confirm ou annul), rarement utilis. Dautres informations moins structurantes.

Exemple dutilisation: Cela correspond aux informations que lon voit dans les calendriers Evolution, Thunderbird/Lightning ou Outlook (onglet Calendrier), On utilise les "events" pour stocker les rendez-vous par exemple, mais peut aussi tre utilis pour stocker un travail faire dans une plage de date donne.

Dans Dolibarr: Cette notion est gre par le Module Agenda. Dolibarr y a ajout la notion de pourcentage d'avancement.

Les taches (to-do)Une tache a les caractristiques suivantes

Un libell (Dans la norme ical: summary) Une description (Dans la norme ical: description) Une date de dbut (Dans la norme ical: dtstart) Une date de fin (Dans la norme ical: due) ou une dure (Dans la norme ical: duration) mais

l'un ou l'autre et pas les deux. Un pourcentage d'tat d'avancement (Dans la norme ical: percent-complete).

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Une priorit (Dans la norme ical: priority). Un statut (en cours, confirm ou annul) Dautres informations moins structurantes.

Exemple dutilisation : Cela correspond aux tches que l'on trouve sous Outlook (onglet Taches), Evolution ou Thunderbird/Lightning. On sen sert en gnral pour dfinir les tches dun projet.

Dans Dolibarr : Cette notion est gre par le Module Projet.

Les journaux (journal)Une entre journal est une information. Elle a les caractristiques suivantes:

Un libell Une description Une date de l'information Un lieu Un statut (brouillon, confirm, effac). Dautres informations moins structurantes.

Exemple dutilisation : Grer un journal de bord.Dans Dolibarr : Cette notion n'existe pas dans aucun module fourni en standard avec Dolibarr.

4 Les vnements (event)Sous Dolibarr, on appelle aussi ces vnements, les actions. Il y a les actions automatiques (crs automatiquement par Dolibarr) et les manuelles (cre explicitement par lutilisateur). Cest la vocation mme du module Agenda que de grer ce type dvnement.

Les vnements automatiquesOn configure dans le module Agenda, les vnements que l'on veut voir crer automatiquement dans le calendrier. Les vnements choisis (cration facture, validation commande) sont alors sauvs dans le calendrier automatiquement. Ils symbolisent une action mtier qui vient d'tre ralis. Ils sont donc cres au statut ralis (pourcentage avancement = 100 %). La dure de ces vnement est en gnral de 0 secondes (date de fin = date de dbut)

Les vnements manuels et rendez-vousOn peut aussi en crer soi-mme manuellement via les menus sous le menu Agenda. On peut ainsi Crer, Modifier, Supprimer un vnement (nomm action dans Dolibarr). Ces vnements auront une date de dbut, de fin et un tat davancement choisi par l'utilisateur qui peut tre modifi ultrieurement.

12 Le module projets

1 IntroductionLes projets permettent de dfinir des listes de taches. Ils regroupent aussi des lments de dolibarr

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ensemble comme des propositions commerciales, des commandes ou des factures.


Choisissez longlet dans lequel apparat le module puis cliquez sur Activer .



3 DfinitionsAvant daller plus loin sur lutilisation du module Projet, il est important de se familiariser avec les termes de vnements / Taches / Journaux. Ces notions souvent confondues ont des vocations diffrentes, aussi il est important de se familiariser avec ces termes admis dans la plupart des ERP.

4 Workflow

PermissionsVoici un schma qui dcrit les conditions pour pouvoir raliser les diffrentes actions du module.

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Crer un projetLa cration d'un nouveau projet se fait depuis le menu Nouveau projet visible dans le menu principal Projet .

Un projet peut tre priv ou public. Les projets publics (et leurs taches) peuvent tre lu/diter par toute personne qui a les permissions Projet. Les projets privs (et leurs taches) peuvent tre lus/dits uniquement par les utilisateurs qui ont les permissions Projet et qui en plus sont dfinis comme contact du projet, ainsi que par le crateur du projet (Si tous les contacts du projet sont retirs, il faut conserver au moins un utilisateur apte diter le projet, ne serait-ce que pour ajouter des contacts. Cest le crateur).

Crer une tacheLa cration d'une tache se fait via le bouton Crer Tache depuis l'onglet Taches dun projet ou bien depuis le menu Projets -> Nouvelle tache.

On ne peut crer une tache que sur un projet partag (sans responsable attitr) ou sur un projet dont on est le responsable.

Une tache peut tre cre sous le projet ou sous une autre tche du projet.

13 Crdits

Site web de Dolibarr : http://www.dolibarr.fr/

Documentation trs inspire du wiki de Dolibarr : http://www.dolibarr.fr/wiki

Licence de cette documentation : Creative Commons Attribution-ShareAlike 3.0 License.

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1 Introduction Dolibarr1 Ce que fait Dolibarr2 Modules principaux3 Autres caractristiques diverses

2 Le modules des tiers1 Introduction2 Configuration3 Crer une nouvelle socit4 Modifier une socit5 Supprimer une socit6 Crer un contact-adresse7 Modifier un contact8 Supprimer un contact

3 Le module des produits1 Introduction2 Configuration3 DfinitionProduitsProduits associs

4 Le module des services1 Introduction2 Configuration3 Dfinition

5 Le module propositions commerciales1 Introduction2 Configuration3 Cycle de vie / Rgles de gestion4 Crer une proposition commerciale5 Clture dune proposition6 Modles de document

6 Le module commandes clients1 Introduction2 Configuration3 Crer une commande4 Modifier une commande5 Clturer une commande6 Supprimer une commande

7 Le module commandes fournisseurs1 Introduction2 Configuration3 Crer une commande fournisseur4 Clturer une commande fournisseur5 Supprimer une commande fournisseur6 Modifier une commande fournisseur

8 Le module factures clients1 Introduction2 Configuration3 Cration de factureTypes de facturesProcdure

4 Rduire le montant total et/ou le solde payerRductionRemiseRemise associe un versement dj peruRemise non associe un versement dj peru

Rsum

5 Gnration PDF, Impression6 Saisir les paiements7 Clore une facture8 Exporter les factures9 Factures pr-dfinies10 Exemples de cas dutilisationsAcomptesFacturation et paiementsCorrection des erreurs de facturationFactures pr-dfinies

9 Le module factures fournisseurs1 Introduction2 Configuration3 Cration de factureTypes de facturesProcdure

4 Saisir les paiements5 Classer la facture6 Exporter les factures fournisseurs7 Cas dutilisations

10 Le module banques et caisses1 Introduction2 Configuration3 Dfinitions4 Cration dun nouveau compte bancaire / caisse5 Suppression/Dsactivation dun compteDsactiver un compteSupprimer un compte

11 Le module agenda1 Introduction2 Configuration3 DfinitionsIntroductionLes vnements et rendez-vous (event)Les taches (to-do)Les journaux (journal)

4 Les vnements (event)Les vnements automatiquesLes vnements manuels et rendez-vous

12 Le module projets1 Introduction2 Configuration3 Dfinitions4 WorkflowPermissionsCrer un projetCrer une tache

13 Crdits

Documents

Formation Dolibarr